Empresa Organizativa

Codensa
Colombia
Código de identificación PC442
Procedimiento

Versión 1
Gerencia Comercial
Carácter
Colombia
Ámbito Codensa S.A. ESP
Macro Proceso Facturación
Proceso Impresión
Fecha de aprobación 29 de Agosto de 2014

Pedidos de Material y Control de Inventarios para Facturación en

Sitio

Ver gestión de revisión y aprobación en la siguiente página

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GESTIÓN DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

GESTIÓN NOMBRE CARGO

Álvaro Ladino Merchan Jefe Departamento Operación Facturación

Jefe Departamento Nuevas Conexiones

Dario Guerrero
Cundinamarca
Jorge Luis Conrado Jefe Departamento Operación PSVA’s
Revisión
Iván Mauricio Morales Chaves Jefe División Facturación

Fredy Bocanegra Pinzón Jefe Departamento Nuevas Conexiones

David Rodríguez Jefe Departamento Ventas de PSVA’s

Paulo César Parra Subgerente Operaciones Comerciales

Aprobación
Eric Luc Camilo Thiriez Subgerente Desarrollo Comercial
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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ........................................................................................................... 4
2. ALCANCE ............................................................................................................ 4
3. DEFINICIONES .................................................................................................... 4
4. CONDICIONES GENERALES .................................................................................. 4
5. CONTENIDO........................................................................................................ 5
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................... 5
5.2 ACTIVIDADES / RESPONSABLES............................................................................ 7
6. CONTROL DE REGISTROS ................................................................................... 11
7. MATRIZ DE CONTROL INTERNO........................................................................... 11
8. CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................... 12
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1. OBJETIVO

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Definir los tiempos y acciones para abastecimiento de materiales, revisión de la impresión y control de
inventarios para el esquema de Facturación en sitio.

2. ALCANCE

Cargos / Procesos: Aplica para el Profesional del Departamento Operación PSVA’s, el Jefe del Departamento
Nuevas Conexiones Cundinamarca, el Jefe, Profesional, Tecnólogo y Técnico del Departamento Operación
Facturación; y los responsables de la ejecución de las actividades del proceso de Suministro de papel y
Facturación en Sitio, en las Empresas Colaboradoras. El documento aplica para el Proceso Impresión.

Actividades: Inicia con las actividades para determinar los tiempos de pedido, abastecimiento de materiales,
revisión de la impresión y control del inventario de materiales requeridos para operar bajo el esquema de
facturación en sitio, tanto para el contratista que soporta dichas actividades como para Codensa S.A. ESP y
finaliza con la solicitud de un nuevo pedido.

3. DEFINICIONES

Estas definiciones se encuentran en el glosario unificado de términos que se encuentra en la intranet de la

organización y puede ser consultado en la ruta:
http://sp-corporativo.codensa.com.co/sitios/Sistema_Normativo/glosario/default.aspx

 Arte de la factura en máquina

 Ciclo
 Contratista
 Cuenta
 Empresa Colaboradora (EECC)
 Facturación en sitio (FES)
 Facturador
 Papel térmico
 Sherpa
 Sticker

4. CONDICIONES GENERALES

El marco legal que afecta el presente documenta está dado por:

 Contrato de Condiciones Uniformes

 Ley 142 de 1994
 Ley Sarbanes Oxley
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5. CONTENIDO
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO

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Departamento Operación Empresa Colaboradora
Departamento Operación PSVA’s Subgerencia Desarrollo Comercial
Facturación (Suministro de papel)

INICIO

Profesional
PC182
“Diseño de la Plantilla de la
1. Generar el diseño del pre Factura Emitida por la
impreso para el arte de papel Empresa”

Profesional

NO 2. Remitir y aprobar el diseño

del pre impreso para el arte de
papel

Profesional Responsable

3. Realizar la solicitud del

¿Se aprueba el pre SI 4. Aprobar el arte de la factura
pedido para el diseño de artes
impreso? en máquina
para papel

Profesional / Tecnólogo /
Responsable
Técnico

5. Verificar las condiciones de

6. Almacenar material
almacenamiento

Profesional / Tecnólogo /
Técnico

7. Realizar pruebas al material

Tecnólogo / Técnico Responsable

8. Entregar material 9. Distribuir el material

Figura 1. Diagrama de Flujo Pedidos de Material y Control de Inventario para Facturación en Sitio
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Departamento Operación
Facturación / Empresa Colaboradora Departamento Operación Empresa Colaboradora
Departamento Nuevas Conexiones (Facturación en Sitio) Facturación (Suministro de papel)
Cundinamarca

Profesional / Tecnólogo /
Técnico / Jefe
10. Coordinar y trasladar el
material a las sedes de los
contratos
Responsable

11. Almacenar el material en

las sedes de la operación

Responsable Tecnólogo / Técnico

13. Generar archivo de

12. Asignar material
impresión

Responsable

14. Verificar la información

registrada en la factura

IN778
“Verificación para
Impresión en Facturación
en SItio (FES)”

Responsable Jefe / Profesional

15. Reportar la información 16. Analizar los consumos y

para el control de inventario estimación de material

Responsable

17. Reponer material

Profesional

18. Solicitar nuevo pedido

FIN

Figura 2. Diagrama de Flujo Pedidos de Material y Control de Inventario para Facturación en Sitio
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5.2 ACTIVIDADES / RESPONSABLES

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Generar el diseño del pre impreso para el arte de papel de la
1. Generar el diseño del Profesional
facturación en sitio (FES), teniendo en cuenta las condiciones definidas
pre impreso para el Departamento
en el procedimiento “Diseño de la Plantilla de la Factura Emitida por la
arte de papel Operación PSVA’s
Empresa” (PC182).
Remitir vía correo electrónico al Profesional del Departamento
Operación Facturación y la Empresa Colaboradora de impresión que
suministra el papel, los diseños en formato .tif, en alta resolución las
imágenes u otro que sea definido entre las partes para que sean
elaboradas las sherpas y nuevamente enviadas a Codensa S.A. ESP
para su correspondiente revisión, ajuste (si se requiere). Esta actividad
debe ser iniciada seis (6) semanas antes a la puesta en operación en
2. Remitir y aprobar el
terreno con el papel. Professional
diseño del pre
Departamento
impreso para el arte
Después de recibidas las sherpas que envía la Empresa Colaboradora Operación PSVA’s
de papel
de impresión que suministra el papel, se revisa que cumplan con las
especificaciones del diseño enviado inicialmente. La aprobación del
diseño debe estar cinco (5) semanas antes a la puesta en operación en
terreno con el papel.

Si se aprueba el pre impreso continúa con la actividad 3, de lo contrario

pasa a la actividad 1.
Realizar vía correo electrónico a la Empresa Colaboradora de impresión
3. Realizar la solicitud Profesional
que suministra el papel la solicitud del pedido para los diseños de artes
del pedido para el Departamento
para papel (FES) aprobados.
diseño de artes para Operación
El pedido se realiza de manera mensual o según la periodicidad
papel Facturación
definida por Codensa S.A. ESP.
Responsable
Aprobar el arte de la factura en máquina y asegurar que cumpla las
4. Aprobar el arte de la Empresa
condiciones requeridas por Codensa S.A. ESP y las definidas
factura en máquina Colaboradora
contractualmente.
(Suministro de papel)
Verificar las condiciones mínimas de almacenamiento requeridas para
los materiales de facturación en sitio, principalmente el papel térmico y
adhesivos; con el fin de garantizar el cumplimiento de estas condiciones
y lo definido contractualmente, como son:

 Espacio para almacenamiento Profesional /

5. Verificar las Tecnólogo / Técnico
 Embalaje del material a recibir (Dimensión cajas, hojas por rollo
condiciones de Departamento
y envoltura de rollos)
almacenamiento Operación
 Niveles de almacenamiento: Lo recomendado por el proveedor
Facturación
es que el apilamiento de forma vertical sea máximo de dos
cajas teniendo en cuenta que el papel es delicado.
 Condiciones de humedad y temperatura
 Seguridad
 Protección de los materiales (disponibilidad de estibas)
Almacenar el material para facturación en sitio, en la bodega destinada Responsable
para tal fin una (1) semana antes de iniciar operación en terreno, con el Empresa
6. Almacenar material
fin de adelantar pruebas de material, alistamiento y distribución de los Colaboradora
mismos a las diferentes sedes de la operación. (Suministro de papel)
Realizar las pruebas al material (papel térmico y adhesivos), con el fin Profesional /
de garantizar la operación en terreno. Tecnólogo / Técnico
7. Realizar pruebas al
Departamento
material
Las pruebas a realizar y sus responsables son: Operación
Facturación
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

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Departamento Operación Facturación

 Impresiones con papel recibido en equipos de impresión en

sitio (referencia Zebra RW 420), garantizando de esta forma la Responsable
operación en terreno. Empresa
Colaboradora
Empresa Colaboradora de impresión que suministra el papel (Suministro de papel)

 Cumplimiento de especificaciones técnicas declaradas

contractualmente:

 Papel térmico con las siguientes condiciones:

 Ancho hasta 4”.
 Longitud continúa con troquelado según pre formato
definidos por Codensa S.A. ESP
 Base de Peso 82 g/m²
 Presentación en rollos con core (diámetro del cilindro del
rollo) de 19 mm.
 Resistencia al calor hasta 60°C
 Resistencia a la humedad 90%

Igualmente se soporta el cumplimiento de las condiciones requeridas de

los materiales, con la entrega de una certificación por parte del
proveedor donde garantiza la calidad de los productos y el cumplimiento
de lo requerido; este soporte es entrega de forma magnética con cada
pedido recibido. Esta información es archivada por el Profesional del
Departamento Operación Facturación por un periodo mínimo de seis
meses.
Entregar el material (papel) en cajas y en la cantidad de rollos estimada
por contrato, zona, ciclo y grupo; en las instalaciones de la Empresa
Colaboradora que suministra el papel a los Coordinadores de los
contratos para la facturación FES. Tecnólogo / Técnico
Departamento
8. Entregar material
La frecuencia de entrega debe ser de dos (2) veces máximo durante la Operación
vuelta de facturación. Facturación

Nota: El papel también puede ser entregado por el Coordinador

Operativo de la Empresa Colaboradora que suministra el papel.
Responsable
Distribuir el material por contrato y zona, de acuerdo a la información
Empresa
9. Distribuir el material estimada de consumo por zona; y cuyo cálculo se detalla en la actividad
Colaboradora
“Reportar información para el control de inventario”.
(Suministro de papel)
Coordinar la entrega de los materiales en conjunto con el Jefe del Profesional /
Departamento Nuevas Conexiones Cundinamarca o quien él designe, Tecnólogo / Técnico
Coordinadores de los contratos (FES) y el Coordinador operativo del Departamento
10. Coordinar y proceso; a las sedes dispuestas por las respectivas Empresas. Operación
trasladar el material Facturación
a las sedes de los Cada Empresa Colaboradora de facturación en sitio debe realizar el
contratos traslado de los materiales a sus respectivas sedes. Jefe
Departamento
La entrega del material se debe realizar en el horario definido por la Nuevas Conexiones
Empresa Colaboradora de facturación en sitio. Cundinamarca
11. Almacenar el Almacenar el material en las sedes de las Empresas Colaboradoras Responsable
material en las (FES) y asegurar que estén dadas las condiciones mínimas requeridas Empresa
sedes de la para el almacenamiento, principalmente del papel térmico y adhesivos. Colaboradora
operación (Facturación en Sitio)
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

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Se deben tener en cuenta las siguientes condiciones:

 Espacio
 Elementos de protección para los materiales (estibas,
condiciones de humedad y temperatura)
 Embalaje del material a recibir:
 Dimensión de las cajas
 Capacidad de la caja
 Hojas por rollo: Entre 90 y 100 hojas
 Envoltura de rollos: Bolsa plástica, aislante de la
humedad, suciedad y la luz.
 Niveles de almacenamiento: Lo recomendado por el
proveedor es que el apilamiento de forma vertical sea
máximo de dos cajas teniendo en cuenta que el papel
es delicado.
 Seguridad y protección de los materiales: El almacenamiento
se debe realizar sobre estibas o una superficie que aislé el
material de la humedad del piso.

Se debe tener presente los siguientes aspectos:

 Cerciorarse que el material se mantenga en su empaque

original.
 El material debe permanecer aislado de un lugar de humedad
relativa constante.
 No exponer el papel térmico a la luz solar de forma directa.
 Mantener a temperatura ambiente de 18°C y 25°C.
 Factores que perjudican la estabilidad de la escritura en los
papeles térmicos:

 Exponer el papel a temperaturas superiores a 40 °C por

periodos prolongados.
 Almacenaje en ambientes húmedos por largos periodos.
 Contacto directo con plásticos (folios de PVC, ventanas
plásticas de las billeteras).
 Contacto con aceites, alcoholes, solventes.
 Almacenamiento en ambientes y/o atmósferas
químicamente agresivas.

Se debe tener presente las siguientes recomendaciones para el

almacenamiento de adhesivos:

 No retire los rollos del empaque original hasta el momento en

que los va a imprimir, porque los cambios en la humedad
relativa pueden ocasionar pérdida o incremento de la tensión,
deterioro en el Core interno y hasta pérdida de la alineación en
la bobina.
 Almacenar en un lugar seco y fresco, mantener el material
alejado de fuentes de calor e ignición o la luz directa del sol.
 Almacenar y procesar el material bajo condiciones estables de
humedad y temperatura.
 Las condiciones ideales son 23 ± 2 º C y humedad relativa
entre 50 y 55 %.
 Cuando use parcialmente un rollo, regrese el sobrante a su
empaque original.
 Rollos de diferente diámetro exterior deben ser apilados en
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

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columnas independientes.
 Apoyar los rollos sobre superficies planas, en pilas no mayores
a 1 metro de altura.
 No apoyar los rollos de costado (el eje del Core debe quedar
perpendicular respecto al piso), así se evitará su deformación.
Asignar el material de la siguiente manera:

Para el supervisor(es) de la zona

 Asignar el material (papel – adhesivos) al supervisor(es) de la zona.

Esta asignación se realiza de acuerdo a las condiciones de la
operación y se registra en el formato que la Empresa Colaboradora
disponga para este fin.

Nota: Se debe tener en cuenta el control de inventarios diario de

materiales FES y la estimación de consumo de material por grupo
realizada para determinar el pedido, donde se contemple el 2% de
desperdicio y el 15% de backup para cubrir imprevistos.

Para el Facturador

 Asignar y entregar el material al facturador de forma diaria o como

Responsable
lo considere la Empresa Colaboradora dependiendo de la condición
Empresa
12. Asignar material de la operación, ésta se realiza teniendo en cuenta ciclo, grupo, tipo
Colaboradora
de material (papel Codensa) e información de estimado de material
(Facturación en Sitio)
a requerir por grupo, el cual incluye un 2% de desperdicio y un 15%
backup para imprevistos.

 La entrega de material se registra en el formato que disponga el

contrato. Al finalizar la jornada, el (los) supervisor(es) realiza(n) el
control de material consumido en la jornada registrándolo en el
formato que disponga el contrato así como la devolución de material
por el facturador incluyendo el material dañado con el fin de
asegurar que no se deje material disponible que pueda ser usado
para otros fines.
En el caso de duplicados de factura generados, éstos deben ser
justificados.

 Se debe tener presente que el sobrante de hojas del último rollo

usado en la jornada no debe ser retirado del equipo de impresión ya
que este mismo equipo será asignado al mismo facturador al día
siguiente a excepción de alguna situación de fuerza mayor.
Generar el archivo para lectura e impresión en el Sistema de
Información Comercial y cargarlo en las terminales portátiles a través de
la AOF, estos son dejados por sucursal, ciclo y zona.
Tecnólogo / Técnico
13. Generar archivo de Departamento
Nota: Esta actividad es el resultado de todos los procesos precedentes
impresión Operación
de generación de libros de lectura, captura de información en terreno,
Facturación
carga de información en el administrador de lecturas, procesamiento de
datos en el Sistema de Información Comercial y valorización de los
cargos.
Verificar la información registrada en la factura teniendo en cuenta Responsable
14. Verificar la
algunos parámetros básicos como son: fecha de próxima lectura, fechas Empresa
información
de vencimiento. Colaboradora
registrada en la
(Facturación en Sitio)
factura
Para asegurar la coherencia de la información impresa en terreno, se
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

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debe tener presente la revisión y verificación de lo detallado en el
instructivo “Verificación para Impresión en Facturación en Sitio (FES)”
(IN778).

Esta verificación es registrada por los facturadores y supervisores en los

registros dispuestos por los contratos para el control de la operación en
terreno.
Reportar la información de los consumos de material para el control de
inventario a: El Coordinador de la zona: quien la consolida y envía vía
correo electrónico al Coordinador del contrato, quien centraliza la
15. Reportar la Responsable
información de las diferentes zonas y genera el reporte de consumo de
información para el Empresa
material diario por contrato, zona, ciclo y grupo; al Jefe Nuevas
control de Colaboradora
conexiones Cundinamarca o a quien se designe y este a su vez informa
inventario (Facturación en Sitio)
estos consumos al coordinador operativo del proceso de impresión o al
Profesional de Operación Facturación encargado, quien consolida la
información de consumos para las sucursales 4000 y 5000.
Realizar el análisis de los consumos y elaborar el estimado de
cantidades para el próximo pedido.

En este se contempla:

 Un porcentaje de desperdicio Jefe / Profesional

16. Analizar los
 Un porcentaje de backup Departamento
consumos y
estimación de  Y el volumen de material a requerir por generación de servicios Operación
financieros (SF), encargos de cobranza (ECOS), Facturación
material
comunicaciones.

Nota: El volumen de hojas a pedir debe estar asociado a rollos entre 90

y 100 hojas. Los resultados del análisis son consignados en el formato
“Control Materiales Facturación en Sitio” (RG01-PC442) con una
frecuencia mensual.
Reponer el material dañado cuando la causa sea atribuible a Responsable
incumplimiento en las condiciones de los materiales, para ello se debe Empresa
17. Reponer material
evidenciar dicha situación con el material físico o por medio de registro Colaboradora
fotográfico. (Suministro de papel)
Profesional
Solicitar vía correo electrónico a la Empresa Colaboradora que
18. Solicitar nuevo Departamento
suministra el papel, el nuevo pedido de material indicando el arte que
pedido Operación
aplicará para este nuevo pedido.
Facturación

6. CONTROL DE REGISTROS

Responsable
Criterios de Protección Tiempo de Disposición
Código Nombre Almacenamiento de archivo de
recuperación del Registro Retención Final
registro
D:\ALEX\PROYECT
Control OS OPERACIÓN Profesional
Archivo
RG01- Materiales FACTURACIÓN\Imp Departamento Por periodo Archivo 1 Mes Central de la
PC442 Facturación resión 2009\tareas Operación
Empresa
en Sitio Dario G\FES\Control Facturación
inventario FES

7. MATRIZ DE CONTROL INTERNO

No aplica.
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8. CONTROL DE CAMBIOS

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Los cambios que se realicen al presente documento se consignan en la siguiente tabla:

Versión Fecha Descripción de la modificación Aprobado por

Subgerente Operaciones
29 de Agosto de Comerciales
1 Elaboración inicial. Entrada esquema de Facturación en sitio.
2014 Subgerente Desarrollo
Comercial
02 de
Actualización del documento en la nueva metodología de elaboración
1 Septiembre de No aplica
documental según PC001.
2014