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FINALIDAD
La presente Guía de Operación del Software StarSoft - Cuentas por Cobrar versión SQL, tiene por
finalidad explicar, de una manera fácil y didáctica el manejo del Software, de manera que los usuarios
puedan operar y administrar fácilmente todas las bondades que tiene este moderno sistema de
información.
Es muy importante reconocer e identificar la finalidad de cada una de las teclas de función, las
cuales siempre se identifican en la última línea de la pantalla.
Nota. La tecla (F1) sirve para consultar la Tabla de ayuda sobre la información a ingresar.
Al abrirse el software StarSoft – CUENTAS POR COBRAR, la primera ventana que se abre en el
sistema es la de SEGURIDAD A NIVEL DE ADMINISTRADORES, donde el “Administrador del
Programa”, digitará su código de administrador, e ingresará su contraseña, para luego dar un “click”
en el botón aceptar.
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OBSERVACION.- En Código de Usuario se coloca el nombre del usuario a ingresar, seguidamente
su contraseña, el cual aparecerá en asteriscos para seguridad del usuario, seguidamente deberá
registrar el Tipo de cambio de venta.
1. BASE DE DATOS
Esta opción del menú principal sirve para actualizar la Base de Datos requeridos para efectuar el
proceso de Cuentas por Cobrar. Se cuenta con los siguientes sub. menus:
1.1 CLIENTES
En este sub. menú se registran todos los datos de los clientes. Cada cliente es identificado mediante
un código que es asignado por única vez al momento de crear el cliente, este código no puede ser
modificado ni reasignado por otro ítem.
La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opción de Actualiza Datos Generales, es una
BROWSE con la relación de clientes, mostrando en la parte superior un buscador que nos ayudará a
seleccionar sólo al cliente que deseamos visualizar, digitando los primeros caracteres del código o
nombre del cliente deseado. El sistema nos mostrará sólo aquellos registros que se igualan a los
caracteres digitados. El buscador usualmente está ordenado por por código, pero puede ser
modificado; ordenado por descripción o RUC de acuerdo a lo que desea buscar el usuario.
Datos Generales
Es importante indicar que antes de registrar los datos de los clientes se tiene que haber completado
el registro de las tablas de ayuda, ya que el registro de clientes requiere datos de estas tablas; como
distrito, giro del cliente, banco, etc.
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Para simplificar el registro de datos siempre se cuenta con ayudas en línea – HELP. Presionando la
tecla F1 observaremos la lista de variables para rellenar los campos de datos, éstos se toman de las
tablas de ayuda correspondientes, por este motivo antes de registrar los datos es importante verificar
que las tablas de ayuda estén completas con los datos requeridos.
Durante la Actualización de Datos Generales es posible crear clientes nuevos, modificar los datos de
los clientes ya existentes ( excepto el código ), eliminar a los clientes, en cuyo criterio de la empresa
ya no tendrán más movimiento. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes
campos:
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Cta. Cte. : Registra el No de Cta. Cte. Correspondiente al banco indicado.
Zona : Registra la zona de ubicación del cliente.
Nota.- Así mismo podemos reg istrar una ficha técnica de los clientes que requieran una descripción
más detallada de sus pedidos, su forma de pago, referencias comerciales, etc. Para ello necesitamos
ingresar a la opción Ficha.
Descuento del Cliente : Registra el descuento que la empresa otorga al cliente. Se
encuentra expresado en porcentaje.
Forma de Pago : Registra la forma de pago del cliente.
Tipo de Precio : Registra el tipo de precio otorgado al cliente. Dependiendo i
es comprador mayorista o minorista.
Moneda Crédito : Registra el tipo de moneda del crédito otorgado. Puede ser:
DOLARES, SOLES
Límite Crédito : Registra en números la línea de crédito.
Giro Cliente : Registra el rubro que tiene el cliente.
Principal : Registra si el cliente es principal: SI NO.
Reprensentante : Registra al reprensentante legal de la empresa cliente.
Catálogo de Clientes
En éste sub. menú se encuentra la relación de todos los clientes de la empresa. Se pueden reportar
por Código, Razón Social, RUC, Grupo; ingresando el código inicial del cliente hasta el código final
del cliente que se desea en el reporte; o se puede listar la relación de todos los clientes, sin necesidad
de colocar los códigos.
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AVALES
Son los datos de una persona que va a garantizar al cliente el pago de sus letras.
1.2. VENDEDORES
En este sub. menú se registra todos los datos de los vendedores. Cada vendedor es identificado
mediante un código que es asignado por única vez al momento de crearlo, este código no puede ser
modificado, ni reasignado para otro ítem.
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ACTUALIZA DATOS GENERALES DE LOS VENDEDORES
Mediante Actualización de Datos Generales es posible crear vendedores nuevos, modificar los datos
de los vendedores ya existentes (excepto el código), eliminarlos (si a criterio de la empresa ya no
tendrán más movimiento). Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes campos:
En este menú se encuentran los conceptos de cobranza aplicables a la cuenta del cliente, mediante
los cuales se pagará parcialmente o totalmente una deuda.
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En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un concepto de cobranza. Para cualquiera
de estas opciones se tienen los siguientes datos:
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
- Aplic. Fact. Prov. Va ha ser cancelado con la factura de un proveedor.
- Cobro Cheq. Dif. Cancela con un cheque diferido que tiene una fecha de
cobro posterior.
DISTRITO
Es la base de datos donde se registran todos los datos de los distritos que se especificarán en los
datos de los clientes. Cada distrito es identificado mediante un código, que es asignado por única vez
al momento de registrar el distrito, éste código no puede ser modificado, ni reasignado para otro
distrito.
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
Actualización de Datos Generales de Distritos
Durante actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevos distritos, modificar los datos
de los distritos ya existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido de los distritos.
Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:
FORMA DE PAGO
Es la base de datos donde se registran todos los datos de las formas de pago que se especificarán
en los documentos de ventas. Cada forma de pago es identificada mediante un código, que es
asignado por única vez al momento de registrar la forma de pago, este código no puede ser
modificado, ni reasignado para otro ítem.
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Cuentas por Cobrar
Actualización de Datos Generales de Forma de Pago versión SQL
Durante la actualización de datos generales es posible ingresar nuevas formas de pago, modificar los
datos de las formas de pago ya existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido.
Para calquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:
ZONA DE VENTA
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a las zonas de venta que
manejarán los vendedores. Cada zona de venta es identificada mediante un código, que es
asignado por única vez al momento de registrar la zona de venta, este código no puede ser
modificado, ni reasignado para otra zona de venta.
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Cuentas por Cobrar
Actualización de Datos Generales de Zona de Venta versión SQL
Durante la actualización de datos generales es posible ingresar nuevas zonas de venta, modificar los
datos de las zonas de ventas ya existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido
de las zonas de venta. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:
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Cuentas por Cobrar
Actualización de Datos Generales de Giro de Cliente versión SQL
Durante la actualización de datos generales es posible ingresar nuevos giros del cliente, modificar los
datos de los giros del cliente ya existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido
de ellos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:
Giro Cliente : Registra el código del giro del cliente. Contiene 8 caracteres
alfanuméricos.
Descripción : Registra el nombre del giro del cliente a ingresar. Contiene hasta 40
caracteres alfanuméricos.
BANCOS
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los bancos de la empresa donde
se realizarán los depósitos. Cada banco es identificado mediante un código, que es asignado por
única vez al momento de registrar al banco, este código no puede ser modificado, ni reasignado para
otro banco.
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Cuentas por Cobrar
Actualización Datos Generales de Bancos versión SQL
Durante la actualización de datos generales es posible ingresar nuevos bancos, modificar los datos
de los bancos ya existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier dato requerido de ellos.
Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:
TIPO DE CAMBIO
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los tipos de cambio que se
ingresará para el proceso. Para buscar los tipos de cambio anteriores se cuenta con un buscador
ordenado por meses. Es importante tener en cuenta que el tipo de cambio será ingresado sólo en el
caso que el departamento de Contabilidad no lo haya registrado en su sistema previamente.
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Cuentas por Cobrar
Actualización de Datos Generales de Tipo de Cambio versión SQL
Durante la actualización de datos generales es posible ingresar los nuevos tipos de cambio del día,
modificar los datos de los tipos de cambio. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la
siguiente información:
Fecha : Registra la fecha del día en que todos los procesos trabajarán dicho
tipo de cambio.
Tipo de Compra : Registra el tipo de cambio de compra.
Tipo de Venta : Registra el tipo de cambio de venta.
TERRITORIO
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los territorios que trabajará la
empresa. Cada territorio es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al
momento de registrar a dicho territorio, este código no puede ser modificado
ni reasignado para otro territorio.
Durante la actualización de datos generales es posible ingresar los nuevos territorios, modificar los
lados de los territorios existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido. Para
cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
RUTA
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a las rutas que trabajará la empresa.
Cada ruta es identificada mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar
a dicha ruta, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otra ruta.
Durante la actulización de datos generales es posible ingresar las nuevas rutas, modificar los datos
de las rutas existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido de las rutas. Para
cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
Ruta : Registra el código de la ruta. Contiene 8 caracteres alfanuméricos.
Descripción : Registra el nombre de la ruta. Contiene 40 caracteres.
SEGMENTO
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a la segmentación que trabajará la
empresa. Cada segmento es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al
momento de registrar a dicho segmento, este código no puede ser modificado ni reasignado para otro
segmento.
Durante la actualización de datos generales es posible ingresar los nuevos segmentos, modificar los
datos de los segmentos existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido de los
segmentos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:
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Cuentas por Cobrar
TIPO DE DOCUMENTO versión SQL
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los tipos de documentos que
trabajará la empresa. Cada tipo de documento es identificada mediante un código, que es asignado
por única vez al momento de registrar a dicho tipo de documento, este código no puede ser
modificado, ni reasignado para otro tipo de documento.
Durante la actualización de datos generales es posible ingresar los nuevos tipos de documentos,
modificar los datos de los tipos de documentos existentes (excepto el código), anular o consultar
cualquier dato requerido de los tipos de documentos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta
con la siguiente información:
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
SITUACION DE LETRAS
En este menú encontramos todos los conceptos en los que se pueda ubicar a una letra, y el tipo de
moneda en que se encuentra ésta.
SITUACION DE FACTURAS
En este menú encontramos todas las situaciones en las que pueden estar las facturas
CONCEPTOS GENERALES
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a conceptos generales que
trabajará la empresa. Cada concepto es identificado mediante un código, que es asignado por única
vez al momento de registrar a dicho concepto, este código no puede ser modificado ni reasignado
para otro concepto.
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
Editando la tabla anterior nos muestra la siguiente la tabla que aparecerá a continuación.
1.6. CHEQUES
Es un registro de cheques cobrados, diferidos, sirve para dar mantenimiento, es decir, cambiar de
estado a los cheques, los estados pueden ser cobrados, rebotados, diferidos.
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
2. COBRANZAS
Para registrar las cancelaciones se tiene que crear la planilla, hacer click en el botón CREACIÓN e
indicar la fecha. Si la planilla ya existe, seleccionarla y hacer click en el botón MODIFICAR.
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Cuentas por Cobrar
versión de
Dar click en el botón Creación, aparece una pantalla con 2 opciones, cancelación SQL
un documento,
en el caso de cancelar un solo documento, o cancelación múltiple para cancelar varios documentos.
Presionar la tecla F1 para seleccionar el cliente, luego aparece una lista con todos los documentos
pendientes de ese cliente, seleccionar el documento y presionar dos veces la tecla ENTER. Luego
se registran los siguientes datos:
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Cuentas por Cobrar
Doc. Referencia versión
Registra el tipo y No. De documento que generó ésta letra.SQL
Bco. Girador Registra el banco girador del cheque.
Fecha Girado Registra la fecha en que fue girado el cheque.
Cta. Bca. Cheque Registra la Cta. Cte. Del cheque emitido.
Banco Registra el banco donde nuestro cliente hizo el deposito de un
pago
Cuenta Bancaria Registra la cuenta bancaria donde nuestro cliente hizo el deposito
de un pago
3. LETRAS / FACTORING
En este menú se realiza el proceso de canje por letras y la actualización de la situación de las
letras, de todo documento pendiente del cliente a la empresa.
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Cuentas por Cobrar
de canje por letras es el siguiente: versión SQL
Luego indicar el nro de letras a canjear, la fecha de canje, la moneda del canje, el tipo de cambio,
para cada letra indicar el nro, fecha de vencimiento, si se desea modificar el monto de la letra, en la
columna Autocalc cambiar el valor a N.
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
Una vez emitida la letra, ésta tiene que ser aceptada por el cliente. El proceso de registro de dicha
aceptación será puesta en este sub. menú. El cuadro a llenar será el siguiente:
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
3.4. MANTENIMIENTO DE FACTORING
Por esta opción se administrarán los estados de las facturas para los factoring que
hayan podido ser generados con ellas
4. PROCESO
En este menú se manejan los documentos de los clientes ingresadas a cartera. En esta pantalla se
muestra los saldos de los clientes que han sido canjeadas por letras.
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
Para cualquiera de las acciones mencionadas anteriormente, es suficiente posicionarse sobre el
cliente a quien se le emitirá la letra, se podrá observar un cuadro con los datos necesarios de los
documentos pendientes. El cuadro será el siguiente:
Los datos que se tienen que llenar para el ingreso de documentos a cartera será los siguientes:
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Cuentas por Cobrar
4.5. GENERACION DE ASIENTOS CONTABLES versión SQL
En este menú se generan los asientos contables generados por las liquidaciones de cobranzas.
Se genera el asiento contable de la planilla de cobranza; para ello se deben llenar los casilleros que
se encuentran en el siguiente recuadro:
Estai opción permite regularizar las facturas que tienen como saldos centimos en el monto
de cobranza.
5. REPORTES / CONSULTAS
En este menú se puede se puede hacer las consultas de las letras que la empresa tiene en cartera,
pendientes por cliente, por vencimiento, por cuenta bancaria y el total de la relación de canjes.
En esta pantalla podemos consultar la relación de las letras que han sido ingresadas a cartera de la
empresa, la consulta puede ser realizada por: Pendientes por cliente y estado de cuenta por cliente.
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Cuentas por Cobrar
PENDIENTES POR CLIENTE versión SQL
La consulta será realizada por cliente, ingresando el código del cliente del cual se desea la
consulta. El cuadro mostrado será el siguiente:
Se obtiene una relación del estado total de cuentas pendientes por cliente a la empresa. El cuadro
contiene los siguientes datos:
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Cuentas por Cobrar
versión
Una vez seleccionado los códigos de los clientes sobre los que se desea hacer SQL
la consulta, se
obtendrá un reporte detallado de las cuentas pendientes del cliente.
Se obtiene una relación del estado total de cuentas pendientes por cliente a la empresa hasta la
fecha indicada.
Permite ver todas las cuentas de letras depositadas si están pagadas o no.
Se podrá obtener la información detallada de los documentos pendientes de cancelación, por tipo de
documento, para ello hay que ingresar el tipo de documento o marcar el recuadro de todos los
documentos; e inmediatamente después el rango de fechas sobre las cuales se desea el reporte.
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por cliente y tipo de documento, para ello se
ingresará el código del documento inicial y el código del documento final o se procederá a marcar el
recuadro de todos los documentos y los códigos de los clientes requeridos.
En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documentos y grupo de clientes, para ello
se ingresará el código del documento inicial y el código del documento final luego se selecciona el
código del grupo de cliente inicial y el código del grupo de cliente final sobre los cuales se desea la
información.
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por zona, para ello se ingresará el código de la
zona inicial y el código de la zona final sobre los cuales se desea la información.
En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por zona y cliente, para ello se ingresará el
código de la zona inicial y el código de la zona final luego se ingresará el código del cliente inicial y
el código del cliente final sobre los cuales se desea la información.
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
SALDOS A UNA FECHA
En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documento, para ello se ingresará el código
del documento buscado o todos los documentos luego se ingresará un intervalo de la fecha sobre los
cuales se desea la información.
En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documento y cliente, para ello se ingresará
el código del documento deseado luego se ingresará el código del cliente inicial y el código del cliente
final y finalmente se ingrasrá un intervalo de la fecha sobre los cuales se desea la información.
AVISOS DE VENCIMIENTO
En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documento con fecha de vencimiento, para
ello se ingresará el código del documento inicial y el código del documento final y finalmente un
intervalo de fecha de vencimiento sobre los cuales se desea la información.
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
POR DOCUMENTO
En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documento de los clientes, para ello se
ingresará el tipo de cambio, un intervalo de fecha de vencimiento sobre los cuales se desea la
información.
POR CLIENTE
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Cuentas por Cobrar
5.4. LIQUIDACION versión SQL
Se encontrará los reportes correspondientes a los pagos realizados por los clientes a la empresa.
Se encuentra el reporte de todos los documentos cancelados, cuyo orden puede ser por cliente o
por cobrador.
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
LIQUIDACION DE COBRANZAS
5.5. LETRAS
En esta pantalla se puede consultar la relación del total de letras por cobrar que han sido emitadas
por la empresa independientemente del lugar donde se ubiquen o de la fecha de vencimiento. La
consulta puede ser realizada po: Letras por vencimiento, Letras pendientes por cuenta bancaria y la
relación de canjes.
La consulta a realizar estará ordenada por fecha de vencimiento de las letras , desde la más
antigua, para ello se debe ingresar las fechas desde las cuales se quiere emitir el reporte.
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
LETRAS POR COBRAR POR ZONA
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versión SQL
LETRAS PENDIENTES DE ACEPTACION
REGISTRO DE LETRAS
CANJES
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
5.5. CHEQUES
CHEQUES DIFERIDOS
CHEQUES REBOTADOS
6. ANALISIS
En este menú se realizan las proyecciones de cobranzas de la empresa por periodo. Se tienen los
siguientes sub. menús:
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
Se encontrará la proyección de cobranza prevista por la empresa que tendrá que realizar el vendedor,
pero a diferencia del reporte anterior, éste contiene el total de las cuentas proyectadas por ese
periodo. El reporte será el siguiente:
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
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Cuentas por Cobrar
7. CONFIGURACION versión SQL
CREAR EMPRESA
Es una base de datos donde se registran todos los datos de las empresas que tendrán acceso al uso
de este sistema. Cada empresa es identificada mediante un código que asignado por única vez por
el administrador, al momento de crear a la empresa, este código no puede ser modificado, ni
reasignado para otra empresa.
Durante la actualización de datos generales es posible ingresar empresas nuevas, modificar los datos
de las empresas ya existentes (excepto el código o RUC), eliminar empresas o consultar cualquier
dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
Al ingresar a la opción Datos se marcará todas aquellas opciones que serán manejadas por dicha
empresa. La pantalla será la siguiente:
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Cuentas por Cobrar
CREAR USUARIOS versión SQL
Es la base de datos donde se registran a los usuarios que tendrán acceso al uso del sistema. Cada
usuario es identificado mediante un código asignado por única vez al momento de crear al usuario,
este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro usuario.
Durante la actualización de datos generales es posible ingresar a un nuevo usuario, editar (modificar)
o eliminar a un usuario ya existente.
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
Código Usuario : Registra el código de usuario. Cuenta con 8 caracteres.
Nombre : Registra el nombre del usuario que tendrá acceso al sistema.
Password Usuario : Registra el password con el que se identificará el usuario.
Confirmar : Se confirma el password con el que se identificará el usuario.
CREAR ADMINISTRADOR
Es la base de datos donde se registran todos los datos de los documentos que serán emitidos por el
sistema. Cada documento es identificado mediante un código que asignado por única vez por el
administrador, al momento de crear la empresa, este código no puede ser modificado, ni reasignado
para otra empresa.
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
7.4. CAMBIAR EMPRESA
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Cuentas por Cobrar
versión SQL
8. HERRAMIENTAS
Este proceso actualizará todas las cuentas contables de cada documento en cartera, con las
definidas en los parámetros de asiento.
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