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Vigencia: 10/08/2015

TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO

Misional Asesoría y Asistencia Técnica (AAT) Técnico Operativo de Obras Públicas

Prestar asesoría y asistencia técnica para mejorar la calidad de vida de los habitantes, con principios de información
OBJETIVO completa y clara, eficiencia, transparencia, consistencia, calidad, oportunidad en el servicio, y ajuste a las necesidades,
realidades y expectativas del ciudadano.
Inicia desde la identificación de las necesidades de Asesoría, asistencia técnica hasta la realización y evaluación de
ALCANCE
Asesoría y/o asistencia técnica.

RECURSOS QUIEN SUMINISTRA

Secretarios de Despacho, Directores de área, Asesores, Líderes de Proceso de Gestión del Talento humano
Humanos Programas , Profesionales Universitarios Técnicos operativos y
Auxiliares administrativas Proceso Apoyo Jurídico y Contratación
Proceso Gestión de Recursos Físicos
Instalaciones locativas, equipos de computo, redes de computo y
Físicos comunicación red interna, Internet, sistemas de información, papelería
Proceso Sistemas de Información y
y material didáctico.
Comunicación
Condiciones favorables en cuanto a ventilación, iluminación,
Ambiente de Trabajo Proceso Gestión Recursos Físicos
temperatura
Procedimiento: Asesoría y Asistencia Técnica a la Comunidad,
Representante de la Alta Dirección, Procesos
Información Procedimiento: Difusión convocatoria, Guías de asesoría y asistencia,
del Sistema Integral de Gestión.
base de datos procedimientos.

REQUISITOS
LEGALES Ver Listado Maestro de Documentos Externos del proceso Asesoría y Asistencia Técnica
NTC GP 1000:2009 4.1 – 4.2 .3 – 4.2.4 – 5.2 – 6.1 - 7.1 - 7.2 - 7.5 - 8.2.1 - 8.2.3 - 8.2.4 - 8.3 - 8.4 - 8.5
1.2.2 Modelo de Operación por Procesos, 1.2.4 Indicadores de Gestión, 1.2.5 Políticas de Operación, 1.3.1 Políticas de Administración
MECI 2014
del Riesgo, 1.3.2 Identificación del Riesgo, 1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo, 2.1.1 Autoevaluación de Control y Gestión, 2.2.1

Elaboró: Técnico Operativo de obras Públicas Revisó: Comité del SIG Aprobó: Alcalde

Fecha: 14/08/2015 Fecha: 14/08/2015 Fecha: 14/08/2015

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Auditoría Interna, 2.3.1 Planes de Mejoramiento, 3 Eje transversal: Información y Comunicación.

PROVEEDOR: Calidad, claridad y oportunidad.

CLIENTE: Información clara y oportuna.

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Necesidades
Proceso Planificación
identificadas por oferta y
Administrativa Servidores Públicos,
1. Identificar las necesidades por demanda.
Organizaciones,
de Asesoría, Asistencia
Entidades Política y objetivos de Calidad instituciones y
Técnica y Capacitación. Programación de
gubernamentales del comunidades
2. Elaborar por organismo y/o Asesoría y Asistencia
Orden Nacional y Documentación aplicable al
programa, la programación técnica por Organismo
Departamental Proceso Proceso Gestión de
de asesoría y Asistencia y/o programa
Recursos Físicos
técnica mensualmente
Servidores Públicas, Plan de Desarrollo y Planes Proceso Sistemas de
3. Elaborar programación de Programación de
Organizaciones, aplicables al Proceso Información y
P Capacitación no formal en capacitación no formal
Instituciones, Comunicación
los organismos competentes en los organismos
comunidades, Normatividad aplicable
mensualmente competentes
vigente Proceso Gestión del
4. Preparar la ejecución de la
Proceso Promoción del Talento Humano
asesoría y asistencia técnica Necesidades de
Desarrollo Social, Requerimientos de Asesoría y
5. Preparar la ejecución de la Recursos
Asistencia Técnica Proceso Apoyo
capacitación no formal
Proceso Inspección Jurídico y
Solicitud de Recursos
Vigilancia y Control Contratación
Necesidades de
Comunidad
Contratación
Organismos, Servidores Necesidades identificadas por 6. Realizar la Asesoría y Asesoría y asistencia Administradores
Públicos, Organizaciones, oferta y por demanda Asistencia Técnica realizada. Municipales.
instituciones y 7. Evaluar la Asesoría y Servidores Públicos,
H
comunidades Programación de Asesoría y Asistencia Técnica Informes de Servicios Organizaciones,
asistencia 8. Realizar la Capacitación no Prestados de Asesoría y instituciones y
Proceso Gestión de formal. Asistencia Técnica comunidades

PROVEEDOR ENTRADAS
Recursos Físicos Plan de capacitación
Proceso Sistemas de Planeación de la asesoría y la
Información y asistencia técnica
Comunicación
Planeación de la capacitación
Proceso Gestión del
Talento Humano Recursos requeridos
suministrados
Proceso Apoyo Jurídico y
Contratación Bienes y Servicios
Contratados
Informes de servicios
prestados de asesoría y
asistencia técnica
Informes de resultados del
Proceso de Mejoramiento
proceso.
Continuo
Producto o servicio no
Comunidad
conforme
Proceso Evaluación
PQRS consolidadas y
Independiente
tramitadas
Proceso Asesoría y
Informes de auditorías de
Asistencia Técnica
control interno y del SIG
Informes analizados y
evaluados
Proceso de Mejoramiento
Continuo
Productos y/o Servicios No
Conformes identificados y
Grupo de Apoyo del
analizados
Proceso de Asesoría y
Asistencia Técnica
PQRS analizadas y tratadas
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ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
9. Evaluar la Capacitación No Proceso Asesoría y
formal y realizar seguimiento Informe consolidado y asistencia técnica.
evaluado de la asesoría
y asistencia técnica
10. Analizar los servicios
Servicios no conformes
prestados e identificar los no Proceso de
identificados
conformes Mejoramiento
11. Analizar PQRS Continuo
V PQRS analizadas
12. Realizar seguimiento y
medición al proceso Grupo de Apoyo del
Indicadores analizados
13. Análisis de hallazgos de Proceso AAT
Hallazgos de auditorías
auditorías
Servicio No Conforme Proceso
14. Realizar el control del Controlado mejoramiento
servicio no conforme continuo
15. Dar respuesta a las PQRS PQRS atendidas
A 16. Tomar acciones de mejora, Grupo de Apoyo del
preventivas y correctivas Correcciones o ajustes Proceso de Asesoría
para el Proceso y Asistencia Técnica
Acciones correctivas
Partes Interesadas
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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Indicadores analizados Acciones preventivas

Hallazgos de auditorías Acciones de mejora

analizados
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INDICADORES
Indicador Formula Frecuencia Responsable
Nro. de asesorías y asistencias técnicas
Cumplimiento de Asesorías y asistencia realizadas oportunamente x 100 Técnico Operativo de
Trimestral
Técnica Nro de asesorías y asistencias técnicas Obras Públicas
planeadas
Nro. de Asesorías evaluadas como buenas(entre
4 y 5) x 100 Técnico Operativo de
Prestación de Asesorías
Nro. de evaluaciones de asesorías y asistencia Trimestral Obras Públicas
técnicas realizadas

DOCUMENTACIÓN SOPORTE DOCUMENTOS DE APOYO

AAT-PR-01 Procedimiento para la Asesoría y Asistencia Técnica DOC-PR-06 Control de documentos internos
DOC-PR-07 Control de documentos externos
DOC-PR-08 Control de registros
AAT-PR-02 Atención Veterinaria y Operación del Albergue Municipal MEJ-PR-01 Producto No Conforme
MEJ-PR-03 Acciones Correctivas
EVI-PR-01 Auditorías Internas

GESTIÓN DE RIESGOS
Ver matriz de riesgos

POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Ver documento de Políticas de operación del proceso Asesoría y Asistencia Técnica

CONTROLES
Ver documento de Qué se Controla Quien Frecuencia Como
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Controles, PLA- Responsables de las

Atención Oportuna de las asesorías y Revisando los requisitos de las
GU-02 asesorías y Diaria
Asistencias Técnicas asesorías y Asistencias Técnicas
Asistencias Técnicas
Aplicación de Métodos diseñados para
Responsables de las
conocer la percepción del usuario con Revisando los Métodos de las
asesorías y Diaria
relación a las asesorías y Asistencias asesorías y Asistencias Técnicas
Asistencias Técnicas
Técnicas tramites
Secretario o Director Revisando y analizando informes de la
Informe de Asesoría y Asistencia Técnica Mensualmente
de área asesoría y asistencia prestada
INFORMACIÓN
Ver documento de Matriz de Información del proceso Asesoría y Asistencia Técnica.
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha de
Versión Descripción
Aprobación
01 30/09/2011 Aprobación del sistema.
Se modifica el objetivo del proceso, Se modifica el Alcance del Proceso, Cambio en los requisitos del proceso, cambio del
ciclo PHVA, (Proveedores, entradas, actividades, salidas y clientes); Cambio en la referencia a la documentación soporte y
los documentos de apoyo, Cambio en el mapa de riesgos del proceso, se adiciona y especifican los controles del proceso,
cambio de las políticas de operación del proceso, cambio de la matriz de información del proceso, se eliminaron y se
integraron varios procedimientos. Se adiciona el procedimiento AAT-PR-02 Atención Veterinaria y Operación del Albergue
02 03/10/2012 Municipal y se integran algunas actividades con el procedimiento de asesoría y asistencia técnica para dar cumplimiento
con el procedimiento nuevo, se generan el AAT-MA-01 Manual de Operaciones Programa de Atención y Manejo de Fauna
Callejera. Y se adicionan los riesgos de corrupción.

En los indicadores cambia la fórmula para el indicador de prestación de asesorías, ya que se toma como base de
medición solo el 10% del total de los servicios prestados durante el periodo de medición.
Se ajusta el proceso de acuerdo a los nuevos cambios y versiones del SIG, se elimina el indicador de Calidad de Vida por
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no ser muy subjetiva la medición como estaba planteado.