PROCESO ESTRATEGICO PE - 01 - ELABORA

OBJETIVO: Garantizar que el conjunto residencial cuente con un direccionamiento que lo lleve
ALCANCE: Presupuestos, programación y ejecución de actividades,
RESPONSABLE: Administrador del conjunto residencial Altos de San Isidro
PROVEEDORES ENTRADAS

Informe de centro de costos

Cotización de servicios

Informes de cartera
Indicador de Recuperación de
Cartera
Informes financieros

Informe de solicitud de presupuesto

del año

Cronograma de actividades
y mantenimiento

Recursos Documentos
Contratos de: Revisor Fiscal,
auxiliar Contable, Contador,
Computadores, Papelería,
Administrador.
Mensajería y Plataformas de
y Ley 675 de 2001.
entidades bancarias
Contratos de mantenimientos

Medición
Indicador Formula

Ejecución Presupuestal.
TEGICO PE - 01 - ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUE
o residencial cuente con un direccionamiento que lo lleve a una operación optima
ión y ejecución de actividades,
o residencial Altos de San Isidro
INTERACCIÓN No. PROCEDIMIENTOS
Diagrama de flujo proceso PM-01
1y2

4
https://drive.google.com/file/d/1IzYHvCL7qXAX3p-6S2OeAKSpz-tjXCMn/view?usp=sha
5y7

8y9

Registros

Acta de reunión de concejo

Medición
Frecuencia
Formula
Medición

Anual
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
ptima

SALIDAS USUARIOS
Informe de centro de costos
El Administrador.
analizado y clasificado

Cuantificación de cotizaciones de
El Administrador.
servicios anuales

Informe de estimación de
El Administrador.
flujo de caja mensual

El Administrador.
Informe de solicitud de El Consejo de Administración.
presupuesto del año aprobado

El Administrador.
Cronograma de actividades
El Consejo de Administración.
y mantenimiento, socializado

Requisitos
Reglamento interno del conjunto
residencial altos de san isidro
Seguimiento
El presupuesto final debe ser
presentado a la asamblea general
antes del 20 de Febrero de cada
año.

Metas

≥ 90%
 PROCESO MISIONAL PM - 01 - LISTA
OBJETIVO: Garantizar los recursos necesarios para el funcionamiento del conjunto residencia
ALCANCE: Cobro de cuota de administración y reporte para inicio de proceso prejurídico
RESPONSABLE: Administrador del conjunto residencial Altos de San Isidro
PROVEEDORES ENTRADAS

Programa contable Word office

Cuenta de cobro

Estado de cuenta actualizado

Formato de reporte de proceso

Contratación de personal, prejurídico
proveedor de software contable
y contratista del cobro Carta de notificación
prejurídico,
Lista negra de bloqueo de servicios

Reportes de entidades bancarias

Cuenta de cobros
Estado de cuenta actualizado
Reportes de entidades
bancarias

Informe de cartera recuperada

Relación de apartamentos que son
enviados a cobro prejurídico

Recursos
Computadores, Papelería,
Mensajería y Plataformas de
entidades bancarias
Documentos
Contratos de: Revisor Fiscal,
auxiliar Contable, Contador,
Administrador.
y Ley 675 de 2001.

Medición
 Indicador Formula

Cobro Prejurídico

Recuperación de
Cartera
O MISIONAL PM - 01 - LISTADO Y COBRO DE CARTERA
ecesarios para el funcionamiento del conjunto residencial Altos de San Isidro
stración y reporte para inicio de proceso prejurídico
o residencial Altos de San Isidro
INTERACCIÓN No. PROCEDIMIENTOS
Diagrama de flujo proceso PM-01

5 https://drive.google.com/file/d/1tAr6qjNFVmQ6m_InPzwFM0rTiGQ203pq/view?usp=sh

Registros

Procesos de cobros prejurídico

Medición
 Frecuencia
Formula
Medición

Mensual

Mensual
OBRO DE CARTERA
o

SALIDAS USUARIOS
Cargo de cuota de administración
del mes a cartera del apartamento El Administrador. El
auxiliar Contable.
Actualización de saldo de la
cartera a cobrar al apartamento
Cuenta de cobro actualizada y El Administrador.
entregada El Auxiliar Contable.

El Administrador.
Relación de apartamentos que El Contador.
son enviados a cobro prejurídico El Revisor Fiscal.
El Consejo de Administración.

Formato de reporte de proceso

prejurídico diligenciado El Administrador.

Carta de notificación enviada y

El Administrador.
radicada
Actualización de lista negra de
bloqueo de servicios El Administrador.

El Administrador.
El Contador. El
Cartera actualizada
Revisor Fiscal. El
Auxiliar Contable.

El Contador. El
Informe de cartera recuperada
Revisor Fiscal.

El Administrador.
Indicadores de gestión: Cobro
El Contador
Prejurídico Indicador de
El Revisor Fiscal.
cartera
El Auxiliar Contable.

Requisitos
Reglamento interno del conjunto
residencial altos de san isidro
Seguimiento
Todo proceso de cobro
prejurídico, se debe inicial al
vencimiento del tercer mes de la
cartera del apartamento.
Metas

100%

70%
 PROCESO MISIONAL PM - 02 - MANT
OBJETIVO: Garantizar el correcto funcionamiento de los equipos e instalaciones del conjunto r
ALCANCE: Equipos de computo, sistema CCTV, equipos eléctricos e infraestructura
RESPONSABLE: Administrador del conjunto residencial Altos de San Isidro
PROVEEDORES ENTRADAS

Cronograma de mantenimiento

Formato de inspección de trabajos

realizados

Hoja de vida de equipos

Contratistas de servicios de
mantenimiento Lista de chequeo

Lista de chequeo

Formato de visita del proveedor

Cronograma de mantenimiento

Recursos Documentos

Computadores y Papelería Contratos de soportes

Medición
Indicador Formula

Mantenimientos
de equipos
 MISIONAL PM - 02 - MANTENIMIENTO DEL CONJUNTO
cionamiento de los equipos e instalaciones del conjunto residencial Altos de San Isidro
ema CCTV, equipos eléctricos e infraestructura
o residencial Altos de San Isidro
INTERACCIÓN No. PROCEDIMIENTOS
Diagrama de flujo proceso PM-01
1

2.1

3 https://drive.google.com/file/d/1KeL5e4fovP-vo3JPTQjS7q91UIxodFVd/view?usp=shar

Registros

Hojas de vida de equipos, formatos de visita y registro fotográfico

Medición
Frecuencia
Formula
Medición

Mensual
TO DEL CONJUNTO
San Isidro
SALIDAS
email al proveedor recordando el
compromiso del mantenimiento
programado
Formato de inspección de trabajos
realizados, diligenciado
Hoja de vida de equipos,
diligenciada
Lista de chequeo, diligenciada
Registro de mantenimiento en la
lista de chequeo
Formato de visita del proveedor
diligenciado
Cronograma de mantenimiento
diligenciado
Requisitos
Reglamento interno del conjunto
residencial altos de san isidro,
normas técnicas INCONTEC,
normas Retie y retilap
Metas
USUARIOS
El Administrador.
El Administrador.
El Revisor Fiscal.
El Consejo de Administración.
El Administrador.
El Administrador.
El Consejo de Administración.
El Administrador.
El Consejo de Administración.
El Administrador.
El Consejo de Administración.
Proveedor del servicio
El Administrador.
El Consejo de Administración.
Seguimiento
Todo proceso de mantenimiento
se debe programar en
cronograma y dejar registro en
las hojas de vida de los equipos.
90%
 PROCESO MISIONAL PM - 03 - C
OBJETIVO: Garantizar la seguridad del conjunto residencial y el control de servicios no esencia
ALCANCE: Contratistas, Residentes y Visitantes
RESPONSABLE: Compañía de vigilancia contratada
PROVEEDORES ENTRADAS

Teléfono, citófono

Orden de Trabajo

Comprobante de pago de
Seguridad Social
Contratistas de servicios de
vigilancia Lista negra

Formato de ingresos Bloqueados

Libro de minuta

Libro de minuta

Recursos Documentos

Computadores, Papelería, Contrato de vigilancia

Teléfono, Citófono y Libro de Ordenes de trabajo y
minuta Lista negra

Medición
Indicador Formula

Control de parqueaderos
comunes
ESO MISIONAL PM - 03 - CONTROL Y SEGURIDAD
el conjunto residencial y el control de servicios no esenciales
y Visitantes
ontratada
INTERACCIÓN No. PROCEDIMIENTOS
Diagrama de flujo proceso PM-01
1

2A

3A

3B https://drive.google.com/file/d/1EXOKcxVo5IQ0eu4HXfHAvWOQqR5gCWrV/view?usp=

4A Y 4B

7A

Registros

Registros de ingreso y salidas de contratistas, detallando trabajos a

realizar, en el libro de minuta

Medición
Frecuencia
Formula
Medición

Mensual
L Y SEGURIDAD

SALIDAS USUARIOS
Realizar llamada pidiendo
autorización de ingreso del El Vigilante.
visitante.

El Administrador.
Orden de Trabajo verificada
El Vigilante

Comprobante de pago de El Administrador.

Seguridad Social verificado El Vigilante

Lista negra verificada El Vigilante

El Administrador.
El Vigilante
Formato de ingresos Bloqueados
El Vigilante
Diligenciado.

Libro de minuta diligenciado El Vigilante

Libro de minuta diligenciado El Vigilante

Requisitos
Reglamento interno del conjunto
residencial altos de san isidro
Seguimiento
Todo residente del conjunto que
se encuentre en la lista negra de
bloqueo de servicios, no podrá
usar los parqueaderos
comunes, la pisina y el
gimnasio.

Metas

<30%
 PROCESO MISIONAL PM - 04 -
OBJETIVO: Garantizar la atención de solicitudes de los residentes del conjunto residencial
ALCANCE: Propietarios y residentes del conjunto residencial
RESPONSABLE: Administrador del conjunto y consejo de administración
PROVEEDORES ENTRADAS

Formato de PQRS

Formato de PQRS

Procesos:
PE-01, PM 01,
PM 02 Y PM 03

Plan de acción

Formato de comunicado

Recursos Documentos

Computadores y Papelería Ley 675 de 2001.

Medición
Indicador Formula

Atención de PQRS
OCESO MISIONAL PM - 04 - ATENCIÓN DE PQRS
solicitudes de los residentes del conjunto residencial
del conjunto residencial
o y consejo de administración
INTERACCIÓN No. PROCEDIMIENTOS
Diagrama de flujo proceso PM-01
1

3 https://drive.google.com/file/d/1V5P0Q6rRweX3rOx9NYZhHPf9FdYUACbb/view?usp=s

6
Registros

Registrar respuesta entregada en la hoja de vida del apartamento

Medición
Frecuencia
Formula
Medición

Mensual
ÓN DE PQRS
SALIDAS
Formato de PQRS diligenciado
Formato de PQRS radicado
Plan de acción estructurado y
ejecutado
Formato de comunicado con
respuesta de la solicitud
Requisitos
Reglamento interno del conjunto
residencial altos de san isidro
Metas
100%
USUARIOS
El Residente
El Administrador.
El Administrador.
El Consejo de Administración.
El Administrador.
El Consejo de Administración.
El Administrador.
El Consejo de Administración.
El Administrador.
El Consejo de Administración.
Seguimiento
El tiempo de respuesta no
puede superar los ocho días
hábiles establecidos, para la
atención de la PQRS
 PROCESO DE APOYO PA - 01 - INFOR
OBJETIVO: Garantizar que los residentes del conjunto residencial, se encuentren informados d
ALCANCE: Propietarios y residentes del conjunto residencial
RESPONSABLE: Administrador del conjunto y consejo de administración
PROVEEDORES ENTRADAS
Informes de:
Gestión Mensual
Revisor Fiscal
Cronograma de Mantenimiento
Reportes Generados Actividades de
Consejo

Carteleras Informativas y email del

conjunto residencial

Recursos Documentos

Carteleras Informativas,
Informes de gestión y contables
Computadores y Papelería

Medición
Indicador Formula

Socialización
 DE APOYO PA - 01 - INFORMACIÓN Y SOCIALIZACIÓN
ntes del conjunto residencial, se encuentren informados de la situación actual del conjunto.
del conjunto residencial
o y consejo de administración
INTERACCIÓN No. PROCEDIMIENTOS
Diagrama de flujo proceso PM-01

1,2,3 y 4

https://drive.google.com/file/d/17TK5DhJPwiFNV3iBaM5rqOPidNdg53As/view?usp=sh

5y6

Registros

Bandeja de salida de correo y registro fotográfico de cartelera

Medición
Frecuencia
Formula
Medición

Mensual
N Y SOCIALIZACIÓN
al del conjunto.

SALIDAS USUARIOS

Informes y cronograma El Administrador.

Socializados

Cartelera Actualizada y email El Administrador.

enviados

Requisitos Seguimiento

Reglamento interno del conjunto Se debe hacer los 10 primeros

residencial altos de san isidro días de cada mes

Metas

≥ 100%