ACTIVIDAD 6: PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES 1

PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES

Presentado por:

JUAN MIGUEL JARAMILLO HOLGUIN

PAOLA GARCES HERRRA
YOHANA ALEJANDRA GARCES HERRERA
JORGE ARMANDO RESTREPO
CRISTIAN ALEXANDER GONZALEZ LONDOÑO

Profesor (a):
HAROLD EDILBERTO VALENCIA GALLEGO

Asignatura:
COMPRAS Y SUMINISTROS

NRC: 18464

LINK DEL VIDEO:

https://www.youtube.com/watch?v=ed0X-E33sjQ&feature=youtu.be

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

UNIMINUTO – SECCIONAL BELLO
FACULTAD DE EDUCACIÓN
ADMINISTRACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL
BELLO, COLOMBIA
2019
ACTIVIDAD 6: PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES 2

Introducción:

En los últimos años, con la aparición de las nuevas tecnologías se evidencia una estrategia a

la hora de alcanzar la mayor calidad a un precio adecuado. La cadena de abastecimiento se

ha transformado en uno de los paradigmas de competitividad al reducir las posibilidades de

mejoramiento asociada a un agente en particular. La cadena de abastecimiento se entiende

como la red y estructura física, virtual y relacional, en la que se desarrollan todas las prácticas

comerciales, entre proveedores, productores, distribuidores y clientes; con el objeto de

generar valor en la cadena e integrar los múltiples actores, los cuales sólo mediante sistemas

logísticos intencionalmente diseñados logran objetivos competitivos de tiempo, valor, modo

y lugar, tanto para las compañías como para los individuos; ya que actualmente no compiten

las empresas entre sino las cadenas de abastecimiento.

ACTIVIDAD 6: PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES 3

Resumen:

Las materias primas, servicios, enseres, servicios y en general cualquier tipo de

producto o servicio requerido por la empresa Servimos y cuidamos S.A.S; puede ser

una fuente de contaminación, riesgo o detrimento si las condiciones higiénicas, de

calidad, precio, cantidad y especificaciones en las que llegan no son las adecuadas.

Por esta razón, se debe establecer las condiciones necesarias que deben tener, para

garantizar la calidad e inocuidad de los bienes, productos o servicios que se requieren

y solicitan para nuestra empresa. Al conjunto de estas condiciones se les llama

especificaciones de compra.

El objetivo del programa de control de proveedores, es evitar que los servicios y otros

productos de los que se provee la empresa Servimos y cuidamos S.A.S, cumplan los

requisitos exigidos por la empresa para su funcionamiento, sin atentar contra los

principios de calidad y cumplimiento de la empresa. Es frecuente que en las

especificaciones de compra, además de los requisitos de inocuidad, se tenga en cuenta

otros aspectos. En cualquier caso, siempre deberán recoger como prioridades los

aspectos relacionados con la seguridad y calidad del producto o servicio requerido.

ACTIVIDAD 6: PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES 4

Summary:

The raw materials, services, equipment, services and in general any type of product or service

required by the company Servimos y cuidamos S.A.S; It can be a source of contamination,

risk or detriment if the hygienic conditions, quality, price, quantity and specifications in

which they arrive are not adequate.

For this reason, it must establish the necessary conditions that must have, to ensure the quality

and safety of the goods, products or services that are required and requested for our company.

All these conditions are called purchase specifications.

The objective of the supplier control program is to prevent the services and other products

provided by the company Servimos y cuidamos SAS, from meeting the requirements

demanded by the company for its operation, without violating the principles of quality and

compliance of the company. It is common that in the purchase specifications, in addition to

the safety requirements, other aspects are taken into account. In any case, they should always

collect as priorities the aspects related to the safety and quality of the product or service

required.
ACTIVIDAD 6: PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES 5

Palabras claves: Actividades de valor, ventaja competitiva, estratega, costos, proveedores,

cliente, ventaja competitiva, infraestructura, cotizaciones, producto, cliente, administrador,

empresa, liderazgo, transporte, negocio, concentración, ventaja, desventaja.

Key Words: Value activities, competitive advantage, strategist, costs, suppliers, customer,

competitive advantage, infrastructure, quotes, product, customer, administrator, company,

leadership, transportation, business, concentration, advantage, disadvantage.

ACTIVIDAD 6: PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES 6

Procedimiento de proveedores para la empresa Servimos y cuidamos S.A.S

OBJETIVO.

Establecer una metodología para la adquisición de bienes, servicios, materiales, insumos,

equipos, así como la selección evaluación y reevaluación de proveedores.

1. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación para la adquisición de bienes, servicios, materiales,

insumos y equipos, así como para la selección evaluación y reevaluación de proveedores

destinados a las actividades de la empresa.

2. RESPONSABLES Y AUTORIDADES.

Es responsabilidad de:

 GERENTE GENERAL

 GERENTE DE COMPRAS

 GERENTE ADMINISTRATIVO

 ASISTENTE DE GERENCIA.
ACTIVIDAD 6: PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES 7

3. DEFINICIONES.

3.1.Producto: Resultado de un proceso.

3.2.Proveedor: organización o persona que proporciona un producto, EJEMPLO

Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un

servicio o información.

4. DESARROLLO Y ACTIVIDADES.

4.1.GENERALIDADES.

Este procedimiento tendrá aplicación cuando existe la necesidad de realizar la compra de

algún servicio o producto que inciden en la prestación de los servicios de la organización,

para lo cual se aplica a los proveedores que están en listado de proveedores, y se realiza una

evaluación de proveedores, donde se tendrán en cuenta los proveedores que obtengan el

mayor puntaje.

Este procedimiento debe ser aplicado por todas las dependencias que requieren bienes y/o

servicios; con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de los bienes, productos

y/o servicios comprados.

Estas pautas, son obligatorias y tendrán aplicación cuando exista la necesidad de realizar la

compra de algún producto o servicio en la empresa Servimos y cuidamos S.A.S.

ACTIVIDAD 6: PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES 8

DIAGRAMA DE FLUJO PARA LAS COMPRAS EN SERVIMOS Y CUIDAMOS

S.A.S

COMPRAS

0
1. CONDICIONES GENERALES.
1.1. CRITIERIOS PARA COMPRAS
0
2.1. MONTOS DE COMPETENCIA
2. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN PARA LAS COMPRAS.
DE PROVEEDORES.

0
3. REQUISICIÓN DE PRODUCTOS
O SERVICIOS

NO Producto SI
Nuevo

4. COTIZACIONES

0
5. ORDEN DE COMPRA O REMISIÓN.

0
6. RECEPCIÓN DEL PRODUCTO
O SERVICIO.

0
7. RE-EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES.
Desempeño
0
8. RETROALIMENTACIÓN A
PROVEEDORES Y PLANES DE
MEJORA.

0
FIN
 ACTIVIDAD 6: PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES 9

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1.1. CRITERIOS PARA COMPRAS.

a). Caja Menor: La cuantía máxima mensual autorizada para caja menor será
designada por el gerente general y el contador con previa autorización de la
junta directiva, , la caja menor es manejada por el asistente de gerencia, y el
periodo de reembolso se hará mensualmente.

Se establece que los pagos de servicios contratados, compras y productos se

harán por caja menor hasta por un valor correspondiente al 50% de la base de
la caja menor, sin que los mismos puedan ser fraccionados.

Por lo tanto queda prohibido el pago por caja menor de servicios que excedan
esta suma. Se podrán autorizar por caja menor la adquisición de bienes que
sean necesarios para el funcionamiento previa verificación de que la
organización no los posea en el momento del requerimiento.  GERENTE
GENERAL
1. CONDICIONES No está permitido efectuar préstamos personales con recursos de la caja  GERENTE DE
GENERALES. menor. COMPRAS
 GERENTE
b). Montos que excedan los establecidos, son manejados directamente por la ADMINISTRATIVO
gerencia.  ASISTENTE DE
GERENCIA.
1.2. MONTOS DE COMPETENCIA PARA LAS COMPRAS

a) Caja Menor: Los pagos de servicios contratados, compras y productos que

se hacen por caja menor son autorizados por el asistente de gerencia.
b) El gerente de compras podrá realizar el pago de servicios contratados,
compras de: productos, equipos, maquinaria y materiales, por un monto
máximo del establecido previamente por la junta directiva en consenso con
la gerencia general y el contador, montos que excedan esta cantidad
deberán ser autorizados por la gerencia general.

c) Pagos de servicios contratados, compras de: productos, equipos,

materiales, hasta un monto previamente establecido son autorizados por
el gerente general.

d) Pagos de servicios contratados, compras de: productos, equipos,

maquinaria, materiales, para montos que excedan los establecidos,
deberán pasar por revisión de la junta de socios, con el fin de determinar
si su adquisición es necesaria o no.

Antes de realizar la compra de algún producto o servicio, se debe realizar la

selección y evaluación de proveedores.

La selección de proveedores, es la etapa previa al inicio del proceso de compra,

mediante la cual se logra la validación o aprobación de algunos proveedores,
que tienen las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades
de Servimos y cuidamos S.A.S, y sus clientes finales.
 ACTIVIDAD 6: PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES 10

2. SELECCIÓN Y Por lo tanto el proveedor que desee trabajar con Servimos y cuidamos S.A.S,  ASISTENTE DE
EVALUACIÓN DE debe ingresar al Registro de proveedores y se debe proporcionar la información GERENCIA
PROVEEDORES. indicada en el formato de selección y evaluación de proveedores.  ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Los proveedores seleccionados serán los que obtengan los mayores puntajes.

Se diligencia el formato para la requisición del producto o servicio y se entrega

al asistente de gerencia.

3. REQUISICIÓN DE Se realiza la revisión de la requisición del producto o servicio, si el insumo o  INTERESADO

PRODUCTOS O servicio es autorizado se procede a realizar la cotización respectiva con los  GERENTE
SERVICIOS proveedores y se revisan: GENERAL
 ASISTENTE DE
a) Si es un nuevo producto y el proveedor no se encuentra registrado en GERENCIA
el formato de selección y evaluación de proveedores.
b) Si el proveedor se encuentra registrado en el formato de selección y
evaluación de proveedores.
c) Cuando se requiere la contratación de mano de obra calificada se
deben establecer las competencias y requisitos a cumplir por el
contratista.

El asistente de gerencia solicita la cotización respectiva al proveedor/es  ASISTENTE DE

4. COTIZACIONES seleccionados, mediante llamada telefónica, correo electrónico, o de forma GERENCIA.
presencial.  ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

Solicitar el insumo, producto o servicio al proveedor finalmente seleccionado  ASISTENTE DE

5. ORDEN DE COMPRA O mediante la orden de compra, remisión o la compra directa. GERENCIA
REMISIÓN.  ASISTENTE
La orden de compra o remisión puede ser enviada vía correo electrónico, fax, ADMINISTRATIVO
otros medios de comunicación o de forma presencial.

El responsable de solicitar el producto o servicio en conjunto con el especialista,  INTERESADO

cuando el caso así lo amerite; realiza la recepción del producto o servicio.  GERENTE
GENERAL
Se debe verificar el estado de entrega del producto o servicio de acuerdo a la  ASISTENTE DE
orden de compra y la factura, revisando que las características, cantidades, GERENCIA
6. RECEPCIÓN DEL especificaciones y los precios de los ítems de la orden de compra sean iguales
PRODUCTO O a los de la factura y el total de las dos coincidan con el mismo valor.
SERVICIO.
Se debe Devolver el producto/servicio al proveedor, si no se cumplen los
parámetros para recibir el producto/servicio, y registrar en la hoja de vida del
proveedor.

 Cuando el proveedor entrega el producto o servicio se debe dejar

registro de la verificación del estado de entrega del producto o servicio
en: la orden de remisión del proveedor, orden de remisión de la
empresa, en la factura u otro documento según sea el caso.
 ACTIVIDAD 6: PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES 11

 Se debe Archivar. Orden de compra/servicio o remisión, factura, y

orden de cobro en los casos que aplique.

 ASISTENTE DE
7. RE-EVALUACIÓN DE GERENCIA
PROVEEDORES. Los proveedores seleccionados serán los que obtengan los mayores puntajes.  ASISTENTE
De acuerdo a la re-evaluación de proveedores. ADMINISTRATIVO

 RESPONSABLE
8. RETROALIMENTACIÓN De acuerdo con el resultado de la evaluación de desempeño se informara al DEL SG-SST.
A PROVEEDORES Y proveedor sobre el resultado obtenido para que pueda tomar las acciones  GERENTE
PLANES DE MEJORA. preventivas, correctivas, de mejora o planes de acción para la mejora continua GENERAL.
del sistema.  ASISTENTE DE
GERENCIA

9. REQUERIMIENTOS DEL Como parte del proceso de selección de los proveedores se deberá incluir y
SISTEMA DE GESTIÓN verificar que los mimos cumplan como mínimo con:
EN SALUD Y
SEGURIDAD EN EL 1. Afiliación y pagos a Seguridad Social
TRABAJO. 2. Reglamento Higiene y Seguridad Industrial
3. Políticas de calidad, S&SOA y/o Ambiental
4. Políticas de Prevención del consumo de sustancias Psicoactivas
5. Matriz de Peligros y Riesgos (Panorama de Riesgos)
6. Matriz de identificación de Aspectos e Impactos Ambientales
7. Constancia de Capacitación en prevención y atención de emergencias
(empresa)
8. Certificación de la ARL del comportamiento de accidentalidad de la
empresa en los últimos tres (3) años * (Periodicidad: ANUAL) *La
Certificación de la ARL sobre accidentalidad, debe incluir número de
accidentes totales, número de accidentes que generaron incapacidad;
número de días de incapacidad generados; descripción de los accidentes
fatales o que generan incapacidad permanente.
9. Constancia de entrega de Elementos de Protección personal
10. Otros dependiendo las tareas a encomendar a dicho contratista
(certificaciones de alturas, valoraciones psicofísicas…)
ACTIVIDAD 6: PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES 12

Lista de proveedores Servimos y Cuidamos S.A.S

1-Identificación de los proveedores.

-Dinámica: Para toma de muestras.

-Servinutrir: Proporciona alimentación a los pacientes y familiares.

-Ilunion: Ofrece servicio de lavandería

-Sodexo: Servicios generales

-Darser: Personal médico y de enfermería, nutricionistas, fonoaudiólogos, psicólogos y

todo el personal administrativo.

-Universidad Ces: Proporciona las fisioterapeutas

-Medicamentos: cohan, Colsubsidio,

-Equipos médicos: Allers grupos, Biosuministros

- Insumos de aseo: Kemical, tecnilac, Orion

-Residuos hospitalarios: Interaseo, ambiental mi vereda S.A.S E.S.P

 ACTIVIDAD 6: PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES 13

PROVEEDOR TIPO DE PROCEDENCIA UBICACIÓN TIEMPO FORMA DE

PROVEEDOR ENTREGA
Dinámica Servicios Nacional Diariamente de Por demanda de
acuerdo a las los productos
necesidades de los
pacientes
remitidos
Servinutrir Por convenio Nacional Diariamente En punto de
servicio
Ilunion Normal Nacional Diariamente
Sodexo Normal Multinacional Diariamente En el centro de
costos
Darser Específico Nacional De acuerdo a la En la empresa
necesidad de la usuaria
empresa
Universidad CES Específico Nacional De acuerdo a la En la empresa
necesidad de la usuaria
empresa
Cohan Específico Nacional Diariamente de Por demanda de
acuerdo a las producto
necesidades de los
pacientes
remitidos
Allers grupos De producto Internacional De acuerdo al En el hospital
pedido solicitado, directamente
cantidad y tipo de bajo la
producto oscila modalidad de
entre tres a seis iconterm DDP
meses en llegar al
país.
Orión De producto Nacional Semanal Directamente al
área de limpieza
Interaseo Servicios Nacional De acuerdo a la En el acopio de
frecuencia de residuos
recolección
ACTIVIDAD 6: PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES 14

Iconterm utilizado por la empresa Servimos y cuidamos S.A.S

DDP: Entregada derechos pagados…lugar de destino convenido

Delivered Duty Paid, termino comercial que representa la obligación máxima del vendedor.

Determina que ha cumplido con sus obligaciones el vendedor una vez que ha puesto a
disposición del comprador la mercancía, ya efectuadas las formalidades aduaneras de
exportación y de importación.

De igual forma cubriendo con los gastos de transporte nacional e internacional.

El vendedor cumplirá con el pago de impuestos de exportación y de importación

(dependiendo de los países, tratados o acuerdos comerciales), el cumplimiento de normas
(sanidad vegetal, animal, etiquetado, entre otras), autorizaciones o permisos.

Si el vendedor incurre en la descarga de la mercancía en el lugar de destino, este no tendrá el

derecho a recuperar dichos gastos por parte del comprador, salvo acuerdo en contrario de las
partes.

El comprador tiene la obligación especificar correctamente el punto de entrega al vendedor

para que el vendedor pueda realizar la contratación del transporte y el seguro.

Este término es muy flexible porque se puede utilizar con cualquier modo de transporte o
incluso multimodal.

Para la empresa Servimos y cuidamos S.A.S; este término es el más adecuado para la
adquisición de los equipos médicos importados; ya que toda la responsabilidad recae sobre
el vendedor y así minimizamos riesgos y montos económicos.
ACTIVIDAD 6: PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES 15

Conclusiones

 El desarrollo de una adecuada gestión de proveedores, a través de la conformación de

programas y procedimientos, se establece hoy en día como uno de los principales
pilares de la gestión de aprovisionamiento dentro de la cadena de abastecimiento de
las empresas.
 Se evidencia que la empresa Servimos y cuidamos S.A.S; tiene implementado
programas que evalúan el desempeño, la calidad y cumplimiento de proveedores.
 Es importante fomentar la utilización de procedimientos en la selección y evaluación
de proveedores, durante los procesos de abastecimiento se hace indispensable el uso
de estos procedimientos, con lo cual las alianzas estratégicas entre proveedores y
clientes fomentan iniciativas de colaboración.
 Se debe realizar de manera conjunta entre clientes y compradores un procedimiento
claro común que permita fortalecer las relaciones comerciales y dejar las reglas de
juego claras, sin dejar de lado la calidad, el servicio, el precio, la forma de pago y el
panorama económico
ACTIVIDAD 6: PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES 16

Bibliografía

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estratégico. Revista de estudios interdisciplinarios de ciencias sociales. Universidad
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