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Facultad de Ingeniería y

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Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano Trabajo colaborativo

IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS DE INFORMACIÓN APLICADOS A LA


LOGÍSTICA

INTEGRANTES:
SEBASTIÁN BARRERA CANTOR Código: 1721980953
LINA ALEXANDRA MERCHAN PINILLA Código: 1311640435
CINDY PAMELA TREJOS GÓMEZ Código: 181198178
YONI FERNANDO VEGA MORALES Código: 1811983273

MAYO 2019
SISTEMAS DE INFORMACIÓN LOGÍSTICA
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Tabla de contenido
Tabla de figuras y gráficos ........................................................................................................... 3
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 4
OBJETIVOS ................................................................................................................................. 5
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA DISPAPELES S.A.S. ............................................................ 6
MISIÓN DISPAPELES S.A.S. ...................................................................................................... 6
VISIÓN DISPAPELES S.A.S. ....................................................................................................... 6
PRODUCTOS Y SERVICIOS ...................................................................................................... 6
ANÁLISIS DE LA CADENA DE VALOR DE DISPAPELES S.A.S. BASADO EN ......................... 7
LAS 5F DE MICHAEL PORTER .................................................................................................. 7
CADENA DE VALOR ................................................................................................................... 8
DEFINICIÓN DE LOS LINEAMIENTOS POR SBU PARA LA APLICACIÓN DE TECNOLOGÍAS
DE LA INFORMACIÓN EN DISPAPELES S.A.S. ...................................................................... 10
Tipos de aplicaciones de las TI de gestión logística estratégicas Dispapeles S.A.S. .................. 2
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN QUE PODRÍAN ESTABLECER SOLUCIONES A
DISPAPELES S.A.S. .................................................................................................................... 4
Adquirientes ..........................................................................................................................................................5
Portal de Proveedores ..........................................................................................................................................5
Módulos de Recepción de Facturas electrónicas ..................................................................................................5
Solución de pagos y recaudos ..................................................................................................... 6
Factoring Electrónico.................................................................................................................... 6
Servicios de Impresión y Envíos Electrónicos .......................................................................................................6
ALTERNATIVA PARA LA POSIBLE SOLUCIÓN EN CUANTO AL SISTEMA DE
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA E INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE TI EN
DISPAPELES S.A.S. .................................................................................................................... 8
¿Qué es? ............................................................................................................................................................ 10
Incluye tres tipos de soluciones: ......................................................................................................................... 10
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Tabla de figuras y gráficos


Figura 1. Definición de las 5 fuerzas de Michael Porter. Fuente:
https://es.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lisis_Porter_de_las_cinco_fuerzas .................. 7
Figura 2 Representación gráfica de la cadena valor Dispapeles S.A.S........................... 8
Figura 3. Facturación electrónica Dispapeles S.A.S ..................................................... 15
Figura 4. Relación de facturación y solicitud de pedidos Dispapeles S.A.S .................. 15
Figura 5. Módulo de facturación electrónica .................................................................. 15
Figura 6. Módulo integración de pagos ......................................................................... 16
Figura 7. Herramientas de las operaciones de factoring ............................................... 16
Gráfico 1. Análisis de la competencia. Fuente: http://pie.supersociedades.gov.co ................... 8
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INTRODUCCIÓN

Dentro de las organizaciones es muy importante la mejora de sus sistemas productivos


enfocados en el cumplimiento y satisfacción de las necesidades del cliente, por ello cada
día, el uso de la tecnología es cada vez de mayor necesidad para asegurar que esto se
cumpla.
A partir de la necesidad surge el uso de programas basados en el procesamiento y
análisis de datos que permite la toma de decisiones más acertadamente, estos
programas son llamados Sistemas de Información Logística. La información recopilada
por este tipo de sistemas debe ser considerada en función de la cantidad, la exactitud
requerida, la oportunidad del lugar, el momento y confidencialidad adecuada.
Las tecnologías de la Información y los Sistemas de Información implementan la eficacia
del área logística y son en algunos casos su ventaja competitiva. Puesto que es
indispensable diseñar, desarrollar e implantar una estrategia adecuada con muchos
actores en juego y una cantidad de recursos en algunos casos nada despreciable.
En este proyecto se busca identificar las posibilidades estratégicas de las tecnologías de
la información y plantea la posibilidad de implementación de estas tecnologías en una
empresa.

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OBJETIVOS

GENERAL
Identificar los problemas de información de un proceso en Dispapeles S.A.S. para genera
una mejora.

ESPECÍFICOS
1. Realiza un diagnóstico inicial para identificación de problemas de información dentro
de Dispapeles S.A.S.
2. Conocer y analizar los productos y servicios, y la visión estratégica de
Dispapeles S.A.S identificando el uso de la tecnología de Gestión Logística.
3. Identificar los procesos de negocio en gestión logística requiriendo
apoyo en las tecnologías de la información.

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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA DISPAPELES S.A.S.

Dispapeles S.A.S. es una empresa de producción de tarjetas plásticas, sobres, rollos,


formas de negocio y documentos valor, con equipos de última tecnología incluyendo una
avanzada herramienta de software para el diseño, elaboración y aprobación remota de
artes, así como pruebas de color certificadas, interactuando con el cliente en ambiente
web.
MISIÓN DISPAPELES S.A.S.
Proveer soluciones integrales para la industria de la comunicación gráfica y el mercado
institucional, mediante una permanente innovación de productos y servicios de clase
mundial, siendo un aliado estratégico del cliente, buscando el desarrollo de sus
colaboradores, el progreso de la comunidad y satisfaciendo las expectativas del
accionista.

VISIÓN DISPAPELES S.A.S.


Dispapeles S.A.S. tiene el propósito de ser un aliado estratégico de nuestros clientes
mediante la permanente innovación del portafolio, ofreciendo soluciones integrales que
faciliten el cumplimiento de su propósito.
En el año 2020, ser reconocido en Colombia y Latinoamérica como un proveedor líder
de soluciones integrales de insumos y equipos para el sector de la comunicación gráfica,
ofreciendo productos y servicios para el sector institucional, haciendo eficiente los
procesos de negocio de nuestros clientes mediante el uso óptimo de tecnologías para el
manejo y registro de la información.

PRODUCTOS Y SERVICIOS
Industria Grafica

-Impresión Offset -Comunicación Visual (Gran Formato)


-Impresión Flexo gráfica. -Impresión Digital Textil
-Mercado Empresarial e Institucional

-Soluciones en productos de papelería para impresión y uso en oficina


-Soluciones eficientes para el manejo e impresión digital de documentos.

BPO
-Facturación Electrónica -Plataformas Servicios Multimedia
-Consultoría en procesos F. E. -Factoring Electrónico
-Módulo de Recepción F.E. -Procesamiento de Datos (PPD)
-Pasarela de Pagos -Envíos Electrónicos
-Mercadeo
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ANÁLISIS DE LA CADENA DE VALOR DE DISPAPELES S.A.S. BASADO EN


LAS 5F DE MICHAEL PORTER
Este modelo establece un marco para analizar el nivel de competencia dentro de una
industria, para poder desarrollar una estrategia de negocio. Este análisis deriva en la
respectiva articulación de las 5 fuerzas que determinan la intensidad de competencia y
rivalidad en una industria, y por lo tanto, en cuan atractiva es esta industria en relación
a oportunidades de inversión y rentabilidad.
Se refería a estas fuerzas como del microentorno, para contrastarlas con fuerzas que
afectan el entorno en una escala mayor a la industria, el macro entorno. Estas cinco
fuerzas son las que operan en el entorno inmediato de una organización, y afectan en
la habilidad de esta para satisfacer a sus clientes, y obtener rentabilidad. (1)

Figura 1. Definición de las 5 fuerzas de Michael Porter. Fuente:


https://es.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lisis_Porter_de_las_cinco_fuerzas

Para realizar el análisis de las cinco fuerzas de Michael Porter aplicadas a Dispapeles
S.A.S.; se conocerá primero la participación en el mercado de Dispapeles S.A.S. frente
a compañías con similar actividad económica y como afectan en los procesos más
importantes relacionados con tecnologías de información dentro de la cadena de valor.
(1) https://es.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lisis_Porter_de_las_cinco_fuerzas

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CADENA DE VALOR

Figura 2 Representación gráfica de la cadena valor Dispapeles S.A.S.

Dispapeles S.A.S. es una empresa competitiva en la


PARTICIPACIÓN DE industria de la comunicación gráfica pues es
fabricante de un 80 % de las líneas de negocio que
DISPAPELES CON comercializa, además es distribuidor directo de
RESPECTO A LA proveedores reconocidos comercialmente como
Grupo Familia (higiénicos), Kimberly Clark
COMPETENCIA EN EL Profesional (higiénicos), Lexmark (Hardware,
Software y soluciones de impresión), Hewlett
MERCADO Packard (Hardware, Software y soluciones de
impresión), Avery Dennison (Industria Gráfica),
Tesa (Adhesivos), 3M (adhesivos), Propal pulpa y
29% DISPAPELES papel (papel),entre otros, en la actualidad sus
50% OFIXPRESS principales competidores se destacan por ser
12 UNIPLES S.A
reconocidos y fuertes en el mercado, algunos de sus
9%
competidores son: Carvajal, Ofixpres, Cadena,
CARVAJAL
Ditar, Uniples, Soluciones y suministros (Sumimas).

Gráfico 1. Análisis de la competencia. Fuente: http://pie.supersociedades.gov.co

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En el gráfico se puede observar que las dos empresas con mayor fuerza en el mercado son
Carvajal y Dispapeles S.A.S.; lo que permite evidenciar que en un mercado con un alto valor
de competencia es necesario mejorar en la forma de relacionarse con clientes y proveedores,
tanto internos como externo, así que conocer estos valores permite identificar el potencial de
la empresa para la aplicación de herramientas de tecnología de información.
Dispapeles S.A.S. es una empresa que por el tipo de servicios y productos que ofrece es de
gran importancia la aplicación de tecnologías de información tanto con las distintas áreas de
la compañía como con sus clientes.
 Poder de negociación con los clientes: Dispapeles S.A.S. es una compañía que
ofrece a sus clientes precios asequibles, productos de muy buena oferta y que se
ajustan a las necesidades de los clientes, ofertando gran cantidad de productos que
acaparan un mercado amplio, en donde el cliente está dispuesto a pagar un precio
justo por el producto y/o servicio que satisface los requerimientos que el cliente
solicita.
Es decir que dentro de la cadena de valor de Dispapeles S.A.S. se evidencia que su
proceso de entrada más importante es el de la Infraestructura, ya que la mayoría de
sus productos se realizan en masa para abarcar el mercado total, para dar
cumplimiento al cliente y con ello hacerle ver el cliente que al ofertar diferentes
productos siempre podrá tener una solución a su requerimiento con Dispapeles S.A.S.
 Poder de negociación de los proveedores o vendedores: La industria gráfica es
el producto de más demanda para Dispapeles S.A.S.
Actualmente Dispapeles es DISTRIBUIDOR directo del FABRICANTE en este caso
para el producto del papel REPROGRAF el único Proveedor fabricante es PROPAL,
una de las más grandes empresas a nivel nacional. Cabe resaltar que PROPAL es
uno de los dos molinos de pulpa de papel en Colombia, así las cosas Dispapeles es
uno de los pocos Distribuidores Mayoristas incluidos en los acuerdos comerciales
entre las dos partes para la distribución del producto (papel Bond resma carta y oficio)
y la marca (Reprograf) mencionados, por tal motivo no se tienen más proveedores
con el objetivo común de posicionar la marca en el mercado y esto se puede hacer
visible dentro de la cadena de valor donde no se incluye a los proveedores como una
logística de entrada.
 Amenaza de nuevos competidores entrantes: Dispapeles S.A.S. cuenta con su
propio programa de ERP llamado AS400, el cual es un programa que por debilidad
en actualizaciones no se encuentra fácilmente en el mercado, por lo que la empresa
ha preferido invertir en actualizaciones basadas en los conocimientos de personal
interno y externo, generando más gastos en vez de adquirir una licencia corporativa
como SAP que le permita avanzar en el desarrollo de cada una de sus actividades.
 Amenaza de productos sustitos: Para Dispapeles disponer de un sistema de
Facturación electrónica, genera ventajas competitivas, ya que permite eliminar costos

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de impresión, generar un acceso más fácil y ágil a las facturas almacenadas, facilitar
la lucha contra el fraude, y contribuye a la modernización de la economía y el
desarrollo de la información. Este tipo de sistema ya es aplicado actualmente en una
alianza entre Bancolombia y Carvajal, que disponen de una tecnología más avanzada
para el desarrollo de este proceso, lo que genera para Dispapeles una amenaza en
cuánto a software porque lo sustituiría por uno de mejor acceso y lectura.
 Rivalidad entre los competidores: Por medio del análisis del mercado se evidencia
que Carvajal es la compañía que más abarca en el mercado según la actividad
económica realizada por las dos compañías, en donde es de suma importancia
mejorar en los aspectos de aplicación de herramientas TI para permanecer en un
mercado de gran competencia, puesto que la industria gráfica

DEFINICIÓN DE LOS LINEAMIENTOS POR SBU PARA LA APLICACIÓN DE


TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN DISPAPELES S.A.S.
Dispapeles está presente en las principales ciudades y llega con atención directa a más de
400 municipios del país, consolidando su liderazgo.; analizando su estrategia operativa, por
tanto, podemos decir que Dispapeles cuenta con una unidad estratégica de negocio en el
mercado, es una empresa que por el tipo de servicios y productos que ofrece es de gran
importancia la aplicación de tecnologías de información tanto con las distintas áreas de la
compañía como con sus clientes. Es una empresa donde la aplicación de éstas herramientas
ya se está realizando lo que genera gran impacto con sus clientes y permite general valor
agregado en sus productos y servicios, es por ello que el potencial de aplicación es bastante
alto y con un impacto positivo.
 Se genera necesidad por parte de un cliente o se realiza contacto con posibles
empresas que necesiten de nuestros servicios.
 Por parte del área comercial se genera una negociación acorde a solicitud de clientes
servicios alusivos a realizar.
 Realización y /o programación consultando almacenamiento interno de productos
solicitados por parte de las empresas solicitante.
 Despacho de mercancía solicitada y verificación de entrega con respectivo ejecutivo
encargado con el fin de evaluar calidad de servicio.
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NIVEL
ACCION ESTRATEGICA SBU FUNCIONES
COPORATIVO
Convertirnos en el proveedor y aliado estratégico número uno para cada
cliente 1 2 1
Nos caracterizamos siempre por brindar productos con altos estándares de
calidad. 1 1 1
Tener una estrategia para la gestión de residuos sólidos peligrosos y no
peligrosos con el único fin de cuidar el medio ambiente y la salud humana 2 3 2
Los proveedores que tenemos son altamente confiables y manteniendo los
1 1 1
más altos estándares de calidad para dar soluciones oportunas.
Entre nuestras prioridades se encuentra brindar comodidad a nuestros
empleados para así tener grupos de trabajo sólidos y buscar constantemente la 1 3 3
mejoría.
Mantener precios bajos y con un alto portafolio de productos para que los
1 2 2
clientes nos prefieran.
Queremos brindar un mayor número de sedes para que los clientes tengan mas
1 2 3
oportunidades de acceder a nuestros productos y servicios.
La distribución de los productos es prioridad ya que así garantizamos
2 2 2
cumplimiento y calidad.
Estar siempre al día con la tecnología que se necesita aplicar en nuestra
1 1 1
clientela.

Prioridad:
1- Muy alta
2- Alta
3- Media
En la matriz se califica los objetivos que la empresa tiene para darles prioridad y buscar
que se prioricen en el nivel corporativo, unidad estratégica de negocio y según su
funcionalidad. Con esto se busca una estrategia y suplir requerimientos trazados.

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Tipos de aplicaciones de las TI de gestión logística estratégicas Dispapeles S.A.S.


Para conocer que herramientas de TI deberían mejorarse o implementarse en
Dispapeles S.A.S se deben conocer los tipos de TI que la empresa utiliza. A
continuación, se presentan las herramientas de TI usadas dentro de Dispapeles
S.A.S o matriz de portafolio de TI.
NOMBRE OBJETIVO VENTAJA COMPETITIVA
*Le permite a la planta digital realizar una labor de costeo
registrando el precio de venta, este precio se ofrece al cliente,
para pasar a un estado de aprobación de una orden de compra,
esta orden de compra es recepcionada y se asigna un numero
de pedido para luego pasar a un estado de alistamiento del
este desarrollo de software es propio y tiene todos los derechos
Picking y Packing.
reservados, la función especifica es integrar todos los procesos
*la bodega registra la finalización del alistamiento para su
administrativos, operativos y logísticos, por medio de este
distribución generando la correspondiente facturación, dejando
SPID software se administra la cadena logística abastecimiento
la factura en seguimiento para el cobro de cartera
producción y distribución con su respectiva trazabilidad, desde la
correspondiente, este Software es una solución de tecnología de
cotización de los bienes o servicios y la solicitud de los clientes
la información en la cual se tiene una administración de
la cual se recepciona y se envía a un análisis de costos,
inventarios optima controlando ingresos, salidas, control de stock
de inventarios, control de seguimiento de pedidos, control de
distribución y todos los costos en los que incurre cada una de las
negociaciones y contratos adquiridos por la empresa.
*Genera reporte en tiempo real
Un software que integra cada una de las interacciones de la
CONSULTAS
empresa que permite focalizar la información para resolver *Ofrece información en tiempo real de las decisiones y
GERENCIALE
dudas como facturación pendiente, despachos pendientes, actividades realizadas del plan estratégico
S entregas, entre otros temas a nivel estratégicos
Es una herramienta de información que permite el ingreso y
consulta de cartera para los clientes inscritos en Dispapeles; son
clientes que por su solicitud permanente de pedidos se les realiza *Ofrece mejores oportunidades de pago a los clientes y
SARLAF
asignación de créditos y además de ello se generan las ordenes proveedores para evitar retrasos y optimizar tiempos
de proveedores para evitar retrasos a un plazo máximo de pago
de 60 días.
Herramienta de desarrollo propio y asignación interna que
permite dar soluciones en tiempo real al software que presenten
MESA DE AYU fallas para evitar retrasos en el proceso, ya que la alimentación *Mantener información actualizada y verás
de cada una de las herramientas usas se usan en
tiempo real
Este software permite a la compañía la comunicación interna, se Le permite a la compañía conocer en tiempo real el estado de
WEBMAIL realiza respectivos seguimientos en tiempo real de las novedades o pendientes ya que la información queda guardada
solicitudes pendientes del cliente interno y/o externo automáticamente en el correo de cada colaborador y cliente
*Genera estrategias de mercado para aquellos clientes cuya
Es una herramienta de comunicación sobre las lineas de
DISPANOTAS información que se lee en un texto relevante o con imágenes es
negocio de la compañía como herramienta de marketing Llamativa
*Ofrece al cliente seguridad en cuánto a la entrega de su pedido,
seguridad al colaborador y al producto.
GEO Es un software de seguimiento de pedidos satelitalmente *Genera un valor agregado en cuánto al tiempo de entrega y
llegada del pedido para que el cliente no espere más de lo
acordado.
estas tecnologías de información generan valor agregado para
La empresa cuenta con una línea de negocios para la los clientes pues optimizan los procesos y los tiempos de
COTIZACIÓN Y administración de la facturación electrónica de empresas, respuesta permitiendo un liderazgo en la Industria de la
PEDIDOS Dispapeles es uno de los más reconocidos proveedores de comunicación gráfica y permitiendo ofrecer productos de calidad
facturación electrónica avalados por la DIAN. haciendo que los clientes finales satisfagan todas sus
necesidades.

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Dispapeles implementa un sistema MAIN FRAIN llamado AS 400, este sistema permite
la alojar en sus servidores toda la información correspondiente a toda la cadena desde
el abastecimiento, la producción y distribución
Por medio de este sistema se administran e integran diferentes clases de procesos.
- Proveedores - Cartera
- Ingresos
- Inventarios en stock
- Creación de codificación
para diferente clase de
productos
- Salidas
- Ventas

Imagen 1,2.3 y 4 anexos

El producto que más interacción con los clientes tiene este sistema es la facturación
electrónica, llevada a cabo por medio del programa anterior expresado, que por medio
del uso de una matriz DOFA, haciendo énfasis en el uso de este software, se realizó la
identificación de las debilidades que permita convertirlas en oportunidades y amenazas
que permitan convertirlas en fortalezas para mejorar la interacción con los clientes por
medio de la facturación electrónica.
MATRIZ DOFA

Dispapeles S.A.S. es una empresa que está abierta


mejorar sus procesos con herramientas de TI
El AS400 es un programa que no cuenta con
actualizaciones disponibles generando obsolencia
Ya cuentan con la implementación de facturación
electrónica generando confiabilidad en sus
clientes

La facturación electrónica es un modelo que permite a las No existen actualizaciones del programa AS400 dejándolo
empresas mejorar la comunicación con los clientes, obsoleto
obtener mayor trazabilidad en cuanto a participación en el Empresas como Carvajal que es la empresa con mayor
mercado y generar un valor agregado facilitando el acceso participación en el mercado ya implementan tecnologías
más rápido y ágil de facturas almacenadas. de uso general creando una amenaza de pérdida de
clientes para Dispapeles
ANÁLISIS DOFA
Adquirir un programa nuevo ya que la empresa está
dispuesta a invertir en herramientas de TI para mejorar la
Ya que no se cuenta con una actualización del programa relación con sus clientes
usado en Dispapeles S.A.S, es de importancia adquirir Adquirir un programa que tenga las mismas características
DO otro programa, ya que una actualización con recursos FA del mercado global, pero generando valor agregado en
propios generaría gastos innecesarios y posibles falencias cuánto a su disposición para el cliente, ya que Carvajal
para los clientes que usan la herramienta. solo cuenta con una alianza entre Bancolombia y no con la
totalidad de sus clientes, algo con lo que si cuenta
Dispapeles S.A.S.

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TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN QUE PODRÍAN ESTABLECER SOLUCIONES A


DISPAPELES S.A.S.

De acuerdo con la DIAN a través del decreto 2242 de 2015, las empresas colombianas
están en la obligación de declarar sus impuestos por medio de facturas, con ello deberán
implementar un sistema de facturación electrónica el cual permita un control en el cual la
DIAN pueda controlar la obligación de la emisión de facturación.
Las ventajas competitivas de una facturación electrónica permite acortar los ciclos de
tramitación, incluido el cobro; reducir errores humanos; eliminar costes de impresión y
envío postal; facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento; mejorar el servicio
al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto
positivo sobre el medio ambiente; facilitar la lucha contra el fraude; subsumir la factura
en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión; y, esto
es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la
Sociedad de la Información.
A continuación, se presentan los desarrollos tecnológicos de Dispapeles en cuanto a
facturación y solicitud de pedidos como herramienta para establecer un contacto en
tiempo real con sus clientes.
La DIAN informa que los documentos que pueden ser emitidos por medio de la
facturación electrónica son los siguientes: Facturas, Notas crédito, Notas débito, Acuse
de recibido, Normatividad relacionada (decreto 2242 de 2015 compilado decreto 1625 de
2016)
Por tal motivo ha autorizado a varios proveedores para implementar este sistema a nivel
nacional, Dispapeles es uno de estos proveedores habilitados por la Dian debido a esto
Dispapeles ha desarrollado una solución ofrecida a todas las empresas a nivel nacional
llamado Fact- e.

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Figura 3. Facturación electrónica Dispapeles S.A.S.

Figura 4. Relación de facturación y solicitud de pedidos Dispapeles S.A.S.

Dispapeles cuenta con dinámicos e intuitivos portales para que adquirientes y proveedores
tengan control sobre sus facturas, así como trazabilidad de estas.

Con ello los adquirientes podrán tener facultades sobre los siguientes aspectos.

Adquirientes
Consulta y descarga de facturas
Aceptación y rechazo de facturas

Portal de Proveedores
Cargue de facturas no electrónicas
Consulta de facturas electrónicas.

Módulos de Recepción de Facturas electrónicas


Herramienta que permite tener el control y trazabilidad de las facturas recibidas por parte de
los proveedores, vinculando flujos de trabajo para configurar niveles de aprobación sobre las
facturas.

Figura 5. Módulo de facturación electrónica.

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Solución de pagos y recaudos


Facilita los procesos de conciliación de los recaudos de la empresa, informando el
detalle de los pagos recibidos.

Figura 6. Módulo integración de pagos.

Dentro de la solución de recaudos Dispapeles ofrece la pasarela de pagos electrónicos,


que incluye:

• Integración con Operadores desde un sitio WEB.


• Pagos de Forma Fácil, Eficiente y Segura.
• Generación de Notificaciones, Comprobantes y Reportes.
• Trazabilidad de las Operaciones.

Factoring Electrónico
Dispone de una Plataforma Tecnológica para Controlar y Administrar las operaciones de
Factoring.

Figura 7. Herramientas de las operaciones de factoring.

Servicios de Impresión y Envíos Electrónicos


Cuenta con 5 plantas de impresión digital para la impresión de extractos, facturas, o
documentos transaccionales, ubicadas en Bogotá, Cali, Medellín, Barranquilla y
Bucaramanga.

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Con el modelo In House, ofrece soluciones integrales de impresión, envíos electrónicos


digitalización de documentos en sitio.
Todo gestionado a través de AS400 y plataforma SPID; dentro de la administración de sus
procesos Dispapeles implementa el ERP, AS 400, por medio de este sistema se administra
actualmente toda la cadena logística correspondiente a abastecimiento, producción y
distribución además de integrar toda la parte administrativa como contabilidad, cartera,
ventas, entre otros procesos por medio de diferentes módulos.
- Proveedores - Contabilidad
- Compras - Análisis de inventarios
- Impuestos

El Software SPID es una herramienta de gestión orientado a la parte logística, esta solución
es un desarrollo propio de la empresa DISPAPELES, y fue creado para realizar todo el
proceso de outsourcing de proveeduría ya que el AS400 no está diseñado para esta línea,
por tal motivo el Spid permite realizar al usuario lo siguiente.
1. Creación de centros de costos. 4. Creación de pedidos
2. Creación de usuarios finales, 5. Modificación de pedidos
capacidad (500 usuarios) 6. Estados de pedidos borrador,
3. Creación de usuario administrador enviado, aprobado, en alistamiento,
el cual aprueba los pedidos. despachado, entregado.

Por último el SPID realiza una interfaz en la cual consolida todos los pedidos despachados
y realiza una interfaz en lenguaje AS400 esta es recepcionada por el AS400 el cual permite
realizar la facturación correspondiente.

Imagen 2. Interfaz herramienta SPID Fuente: Dispapeles S.A.S.

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Las debilidades de este programa están expresadas en la siguiente manera:


- El sistema solo puede ser operable desde las instalaciones de la empresa
- Se trata de un sistema antiguo el cual se ha ido desarrollando, generando altos costos
en su desarrollo.
- El mantenimiento de la plataforma requiere de un equipo informático trabajando en
soporte 7/24, esto genera costos en mano de obra.
- Desconocimiento de la plataforma, los clientes internos nuevos se demoran entre uno
y dos meses recibiendo capacitación para el manejo adecuado de la plataforma.
- Se deben crear códigos para los productos nuevos los cuales llevan un proceso
demasiado extenso y demorado.
- Presenta algunas falencias en el manejo de unidades de medida para la venta, es
decir, el usuario debe tener en las unidades de medida pues cada código puede ser
despachado en varias presentaciones, esto hace que se despache más mercancía
no deseada por el cliente el cual realiza una devolución de mercancía generando
costos adicionales en fletes y trámites administrativos, más puntualmente el software
induce al error humano.
- El sistema AS400 no permite realizar la ejecución de un sistema de outsourcing de
proveeduría

ALTERNATIVA PARA LA POSIBLE SOLUCIÓN EN CUANTO AL SISTEMA DE


FACTURACIÓN ELECTRÓNICA E INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE TI EN
DISPAPELES S.A.S.
Se sugiere realizar un cambio de ERP de AS400 a SAP el cual ofrece la integración por
medio de una serie de módulos los cuales alinean los procesos de negocios, se generan dos
estrategias que podrían unificar todos los procesos de la gestión estratégica de la empresa.
Por ello se investigaron sistemas de información logística que aplicaran a la problemática de
Dispapeles S.A.S., en este caso SAP y NetSuite ERP Software.
SAP: Como primera instancia se sugiere cambiar a un ERP SAP (Sistemas, aplicaciones y
productos) es integrar todos los procesos con el fin de optimizarlos a nivel general, el ERP
SAP ofrece un sistema único que soporta casi todas las áreas globalmente y es capaz de
diseñar software en varios lenguajes de programación, además de esto puede realizar las
mismas funcionalidades del AS400 para facturación electrónica, la implementación a SAP
cuenta con los siguientes módulos para BUSINESS INTELLIGENCE.

 GESTION DEL TALENTO HUMANO  MANTENIMIENTO


 PLANIFICACION DE PRODUCCION  GESTION FINANCIERA
 GESTION DE MATERIALES  CONTROLLIG
 VENTAS Y DISTRIBUCION  TESORERIA
 GESTION DE CALIDAD  PROYECTOS

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El beneficio que recibe la empresa en la implementación del ERP SAP corresponde a la


centralización de las bases de datos.
FINANZAS Y CONTABILIDAD.
- Administración sistematizada en el control del efectivo
- Control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar
- Control de los cupos de crédito asignados a clientes
- Control de los cupos de crédito asignados por los proveedores.
RECURSOS HUMANOS
- Control de horas hombre
trabajadas
- Administración de RRHH
MANUFACTURA Y PRODUCCION.
- Administración y pronóstico de
compras
- Control de inventarios en tiempo
real
- Control de la trazabilidad de los
ingresos y salidas
- Cronogramas de producción.
VENTAS Y MERCADEO
- Control de órdenes de pedido
- Pronóstico de ventas
- Devoluciones
- Actualización de precios
OBJETIVOS DE IMPLEMENTAR EL ERP SAP EN DISPAPELES
- Implementar un sistema con la seguridad necesaria en pro del beneficio de la
empresa
- Minimizar los costos y aumentar los beneficios
- Permitir la integración de todos los procesos en la empresa
- Tener un sistema que vele por la integridad de la información
- Permitir obtener información en tiempo real.
- Facilidad lectura de lenguajes de programación y compatibilidad con software
habilitado por la DIAN para la facturación electrónica.
- Facilidad para el manejo por parte de los clientes internos y externos.

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ENTREGA 3
APLICACIONES DE TI RECOMENDADAS.
Adicional al ERP Propuesto en el punto anterior se propone como alternativa el siguiente
ERP
NetSuite ERP Software: En vista de que el análisis dio como resultado que el proceso en
que la compañía se encuentra en desventaja y esto puede afectar los procesos de esta, una
alternativa que se brinda para solucionar este sistema es adquirir un programa de
administración de facturación electrónica con tres aspectos importantes.
 Que sea moderno.
 Que sea más económico.
 Que brinde un mejor acceso para los procesos y servicios que ofrece la compañía
Analizando un programa que brinde esa solución se encontró el llamado NetSuite ERP
Software
¿Qué es?
NetSuite es una solución integral de software basada en la nube que te permite reunir todos
los procesos clave de tu negocio, tales como cuentas, la gestión de clientes, el comercio
electrónico y la gestión de stocks en un único lugar fácil de usar. Debido a que está en la
nube, NetSuite está disponible en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Incluye
soporte de contabilidad, planificación de recursos empresariales (ERP), ventas y marketing,
gestión de relaciones con clientes (CRM), comercio electrónico y mucho más. Además, es
una solución economizadora ya que no necesita de un capital para iniciar ni se tendrá que
actualizar ni va a requerir ningún tipo de mantenimiento.
Incluye tres tipos de soluciones:
NetSuite CRM: es una herramienta que ayuda a gestionar las relaciones con todos los
clientes, brinda la ventaja de gestión con los clientes en cuanto a ventas, comercialización,
servicios de atención al cliente.
NetSuite ERP: es una herramienta muy avanzada ya que brinda la posibilidad de agrupar
varios procesos y definiendo un protocolo para cada uno, ya que todo va a quedar
consolidado en una misma base de datos permite una toma de decisiones más precisas y
alineando todos los departamentos.
SuiteCommerce: es una herramienta capaz de integrar varios canales de venta con la gestión
financiera, marketing, atención al cliente, gestión de pedidos, inventario y control de almacén.
Llegando a muy buenos resultados llegando a más clientes, incrementando las ventas,
gestionando mayor número de pedidos, además de conseguir una experiencia cliente B2B
tan extraordinaria como la que ofrece al cliente final B2C. es
una plataforma muy completa ya que ofrece un historial del cliente permitiendo ver, hábitos
de compra, promociones disfrutadas, contactos con atención al cliente, devoluciones,
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pedidos… esto sin importar por cual canal el cliente haya utilizado.

ISOLUCION.
Se trata de un Software para administrar de manera ágil y eficaz todos los componentes de
los Sistemas de Gestión de Calidad ISO 9001 e integrarlo con otros Sistemas de Gestión
ISO o con otros modelos de cumplimiento normativo. Además, apoya la toma de conciencia,
el manejo de Riesgos y el Contexto Estratégico. ISOLUCIÓN es de gran ayuda y apoyo para
el mantenimiento de las certificaciones ISO
se articula a través del Modelo Integrado de Compliance (MIC) con la administración y el
cumplimiento de otros Sistemas de Gestión y modelos normativos como son Medio Ambiente
ISO 14001, SSTfácil para SG-SST o ISO 45001, Seguridad de la Información ISO 27001,
SARLAFT, MIPG, Acreditación en Salud (S.O.G.C.), y Acreditación en Educación.
Su aplicación en las empresas se basa en las normas ISO de gestión de calidad, para la
implementación e integración de los sistemas de gestión de la empresa.

 Calidad | ISO 9001


 SST | ISO 45001 y Res. 312
 Medio Ambiente | ISO 14001
 HSEQ | Sistema Integrado

 SARLAFT | Riesgo LAFT


 MIPG | Gobierno
 Seguridad de la Información | ISO 27001
 Riesgos | ISO 31000
 Gestión | Mejora Empresarial
 SSTfácil | SG SST Res. 312
 Data Connector | API
 MIC | Modelo Integrado de Compliance
 Salud | SOGC
 Educación | Acreditación
 Gestión Energética | ISO 50001

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Objetivos de la implementación
 Manejo de documentación de forma ágil y flexible.
 Manejo de información de forma segura.
 Revision y aprobación de modelos de formatos a implementar
 Administración de listados maestros
 Administración de mapas de procesos
 Creación y aplicación de modelos documentales
 Seguimiento a los productos obsoletos
 Control de codificación automática.
 Manejo de actas.
 Gestión de indicadores de gestión
 Permite realizar proyecciones
 Permite la elaboración de reportes
 Gestión de mejora continua de los procesos
 Gestión de acciones correctivas en procesos
 Gestión de acciones preventivas en procesos.
 Control en producto no conforme
 Análisis de riesgos
 Administración de PQR, recepción, análisis, solución, y seguimiento.
 Coordinación de auditorías internas y externas.
 Creación de listas de chequeo.
 Control de proveedores
 Evaluación y calificación de proveedores.
 Administración del talento humano, control de hojas de vida, perfiles de cargos,
encuestas y cuestionarios,

CRM CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT


Permite la creación de encuestas electrónicas para la recolección de datos para el análisis
de la información con el fin de medir la satisfacción de los clientes finales.

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FACILIDAD DE ACCESO A LA INFORMACION
La plataforma es fácil de usar por medio de un practico tablero de mando y un eficiente motor
de tareas automáticas que envía alertas al correo de cada usuario.

ISOLUCION maneja tres tipos de usuarios


USUARIO ADMINISTRADOR
USUARIO DE EDITORES
USUARIO DE CONSULTA.

INFRAESTRUCTURA
Esta solución puede ser instalada en el servidor de la compañía o en la Nube y no requiere
demasiada capacidad o incurrir en gastos adicionales en hardware para su funcionamiento.
VALORES AGREGADOS QUE INCLUYE LA INTEGRACION
Implementación
Capacitación
Soporte
Mantenimiento y Garantía
Nivel de Éxito en la implementación
La solución garantiza un alto nivel de éxito y mejora en la administración de todos los
procesos de la empresa pues tiene la experiencia en el mayor número de éxito en la
implementación en empresas privadas y públicas a nivel nacional.
Solución ofrece portafolios segmentados para las necesidades puntuales de la empresa.
MÓDULOS QUE OFRECE LA SOLUCIÓN ISOLUCION.
Documentación
Gestiona de manera ágil y controlada toda la documentación del SGC con listados maestros,
modelos documentales predefinidos o personalizados, tablas de retención documental,
control de obsoletos.
Mapa de procesos
Visualiza cada proceso, caracterización y formato de manera inmediata. Permite la
navegación a través de toda la información asociada por medio de hipervínculos.
Actas

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Permite la elaboración de actas de reuniones de toda la compañía o del SGC en línea y al
instante, y envía los compromisos a los involucrados. Monitorea su avance y controla el
histórico.
Mejora
Gestiona fácilmente acciones correctivas, preventivas, de mejora, manejo de producto no
conforme, estadísticas, planes y programas. Incluye acciones para abordar Riesgos y
Contexto Estratégico.
Revisión por la dirección
También permite la creación de informes de manera automática extrayendo los elementos
de entrada desde las nueve fuentes del Sistema Integrado de Gestión.
Medición
Administra los indicadores de gestión (o KPI's) de forma automática. Alimenta las
mediciones, y permite su visualización, permite la elaboración de informes y su exportación
por medio de su compatibilidad con el paquete office y permite compartirlo con los usuarios
en tiempo real.
Talento humano
Construye organigramas de la empresa con cada perfil de cargo, y permite el análisis de los
perfiles de cargo y las hojas de vida e identifica las brechas de estos perfiles entre sí.
Auditorías
Programa y ejecuta cronogramas de auditorías, listas de chequeo y registro de hallazgos y
la elaboración de informes automáticos, evaluándolos y calificando a los auditores.
Proveedores
Selecciona, evalúa y reevalúa a los proveedores de la organización de acuerdo con sus
propios criterios de calidad y momentos de calificación, a partir de un listado propio o
integrado con el sistema ERP de Dispapeles actual (AS400).
Tareas
Permite asignar, gestionar, y realizar el seguimiento fácilmente a todas las actividades
internas o externas al SGC para todos los usuarios y envía alertas automáticas al correo
Configuración
Administra los roles de usuarios, grupos, sucursales, áreas; los niveles de acceso y
seguridad por cada uno. Permite modificar parámetros por cada módulo o funcionalidad y
realiza el seguimiento a la bitácora de acciones.
Control de equipos
Administra el inventario de las hojas de vida de equipos y maquinarias, permite realizar la
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programación o solicita los mantenimientos preventivos y correctivos de manera controlada.
Clientes
Permite la elaboración y envío de encuestas de satisfacción a sus clientes en listas de
distribución.
Acción para abordar riesgos
Permite identificar, analizar y registrar los controles a los riesgos que se identifican en los
diferentes procesos.
Tableros de indicadores
Establece comparativos, proyecciones y consolidación de indicadores y tableros. Permite el
cargue masivo.

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