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LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN EMTEL.S.A.E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE

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PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Firma: Firma: Firma:

Nombre: Fabián Patiño M. Nombre: Jeannette Liliana Méndez V Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B

Cargo: Contratista Gestión de Calidad Cargo: Responsable Gestión de Calidad Cargo: Gerente
Fecha: 01/02/2017 Fecha: 01/02/2017 Fecha: 01/02/2017
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ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Versión: 01

Proceso: GESTION DE CALIDAD Vigencia: 01/02/2017

CONTROL DE MODIFICACIONES

VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ

01 01/02/2017 Creación del Documento Fabián Patiño M.

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Tabla de Contenido

1. OBJETIVO .................................................................................................................................................................... 4
2. ALCANCE..................................................................................................................................................................... 4
3. DEFINICIONES ............................................................................................................................................................. 4
4. CONDICIONES GENERALES .......................................................................................................................................... 6
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................................................................................... 6
6. ACCIONES CONTINGENTES .......................................................................................................................................... 9
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................................................... 9
8. REGISTROS DE CALIDAD .............................................................................................................................................. 9
9. ANEXOS .................................................................................................................................................................... 10

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1. OBJETIVO

Establecer las directrices para la elaboración, revisión, aprobación y socialización de la documentación

del Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A. E.S.P
igualmente velar por el control y actualización de Documentos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los documentos relacionados en el Sistema de Gestión de Calidad,
de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A.E.S.P.

3. DEFINICIONES

 Anexo: Documento adicional que amplía la información complementaria y que soporta el contenido.
Puede presentar formatos, gráficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros.

 Aprobación: Se hace referencia a la firma de aceptación al documento que garantiza su aprobación

desde el punto de vista de recursos y coherencia con el Sistema Integrado de Gestión diseñado.

 Caracterización de proceso: Documento usado para describir la estructura de cada proceso,

estableciendo entre otros, su objetivo, alcance, responsable, entradas, salidas y las actividades de
acuerdo con el ciclo PHVA.

 Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un documento en forma
particular

 Distribución: Actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los interesados para
su aplicación.

 Documento: Medio de soporte de información, puede ser físico, escrito, electrónico y/o en medio
magnético.

 Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que inciden en la
ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema Gestión. Entre los documentos externos se
pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros.

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 Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

 Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona evidencia de una
acción.

 Indicador: Expresión cualitativa y cuantitativa de la medida de un resultado que se presentan en

índices, porcentajes.

 Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle actividades u
operaciones muy específicas.

 Listado Maestro de Documentos: Lista en la cual se relacionan los documentos controlados

 Manual del Sistema Gestión: Es el documento que describe en forma genérica el Sistema de Gestión,
incluye entre otros la política del Sistema de Gestión de Calidad y el alcance del mismo.

 Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden
ser de forma o de fondo.

 PHVA: Herramienta de la mejora continua, se basa en el ciclo Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.

 Pirámide documental: Es la representación gráfica de los documentos definidos en el Sistema

Integrado de Gestión.

 Política: Documento que define directrices.

 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable
que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo.

 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.

 Programa: Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una organización y
describe los métodos que se van a emplear para alcanzar dichos propósitos.

 Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.

 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y

efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

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 Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al documento. La primera
versión corresponde al número uno (1.0), para la segunda versión correspondería al número dos (2.0).

4. CONDICIONES GENERALES

La elaboración de documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa de Telecomunicaciones

de Popayán S.A. EMTEL E.S.P. Debe realizarse según lo estipulado en este procedimiento.

Los documentos entrarán en vigencia una vez aprobados, adoptados y sean publicados en el micro-sitio
Web de Calidad https://www.emtel.net.co/mi-empresa/calidad/

Los responsables de Procesos donde se utilizan formatos impresos deben asegurar la eliminación de todas
las copias de los formatos desactualizados cuando se actualicen o se den de baja.

El responsable de cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que apliquen a los
procesos de la entidad y decidir, si se trata de documentos legales y/o documentos que ofrecen
orientación para la aplicación de la normatividad, con el fin de actualizar el Normograma.

La consulta a los documentos del Sistema de Gestión de Calidad debe realizarse en el micro-sitio web
https://www.emtel.net.co/mi-empresa/calidad/ por lo tanto NO se debe realizar la impresión de los
mismos, salvo los formatos que se requieran utilizar en medio físico.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Registro /
No. Actividad / Descripción Responsable
Documento

IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE ELABORAR, MODIFICAR O

ELIMINAR UN DOCUMENTO Y/O FORMATO
N/A
Identificar de acuerdo con la necesidad del proceso la Todo el
1 necesidad de crear, modificar o Eliminar un documento y/o personal
formato. El personal debe manifestar al responsable del
proceso, los requerimientos de elaboración, modificación o
eliminación que se requiera para el desarrollo de las actividades
propias del proceso.

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REGISTRAR SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.

Registrar la solicitud en el formato CA.FR.06 Solicitud

Elaboración, Modificación o Eliminación de Documentos y/o
formato y enviar al responsable del proceso para firma de Todo el CA.FR.06 Solicitud
2 aprobación o rechazo de solicitud. personal y Elaboración,
Responsable Modificación o
Si es aprobado continua en la actividad 3. del proceso Eliminación de
Si es rechazado incluye la justificación de rechazo. Documentos
Fin procedimiento.
Si es anulación o retiro de obsoleto continúa en la actividad 12

ELABORAR O MODIFICAR DOCUMENTOS Y/O FORMATOS

El solicitante es el responsable de la elaboración o modificación

de documentos y/o formatos, lo elabora o modifica según
corresponda, teniendo en cuenta lo establecido en ANEXO A: Todo el
3 DIRECTRICES PARA ELABORAR DOCUMENTOS. Cuando sea personal y Documento
necesario documentar Manuales, Procedimientos, Planes, Responsable
Programas se deben utilizar las plantillas diseñadas para la del proceso
construcción de estos documentos. Plantillas disponibles en el
micro-sitio web https://www.emtel.net.co/mi-empresa/calidad/

REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Y/O FORMATOS

Enviar el documento y/o formato a vez esté elaborado y/o

ajustado al responsable del proceso para revisión y aprobación, Correo Electrónico
teniendo en cuenta lo relacionado en el ANEXO A: DIRECTRICES y/o
4 PARA ELABORAR DOCUMENTOS. Responsable Documento
del proceso
Si el documento y/o formato está acorde con las directrices
establecidas en el SGC, en la normatividad vigente, continua
actividad 5. Si no cumple se devuelve a la Actividad 3 a quien
lo elaboró para que realice los ajustes requeridos.

REMITIR DOCUMENTO Y/O FORMATO AL PROCESO GESTIÓN

Responsable
5 DE CALIDAD
del proceso o
quien delegue
Remitir documento aprobado por el responsable del proceso al

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responsable del Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa Correo Electrónico

de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A con el objetivo y/o
de revisar el documento en cuanto a forma, estructura y Documento
realizar la respectiva codificación.

REVISIÓN ESTRUCTURA DE CODIFICACIÓN

Revisar que el documento y/o formato cumpla con lo

establecido en el presente documento.
6 Gestión de Documento
Se asigna el código, número de versión y fecha de acuerdo con Calidad Codificado
las directrices establecidas. Los códigos se asignan de acuerdo
con lo establecido en el ANEXO B: ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN
DOCUMENTAL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.

IMPRIMIR Y FIRMAR DOCUMENTO APROBADO

Imprimir documento y o formato aprobado, preferiblemente Documento

7 Gestión de
por lado y lado o en papel reciclado. Para las firmas tener en aprobado
Calidad
cuenta lo estipulado en el ANEXO A: DIRECTRICES PARA (firmado)
ELABORAR DOCUMENTOS.

ARCHIVAR DOCUMENTO Y/O FORMATO APROBADO

Documento
El documento físico se archivara en la oficina de Calidad, el Impreso/ Equipos
8 Gestión de
documento en medio digital será almacenado en los computo Calidad
Calidad
computadores asignados a los responsables del Sistema de
Gestión de Calidad.

REGISTRAR EN EL LISTADO MAESTRO

FR.01_Listado
Si es un documento actualizar el formato FR.01_Listado Maestro de
9 Gestión de
Maestro de Documentos, con el nuevo documento o con la Documentos
Calidad
información del documento modificado.

PUBLICAR EL DOCUMENTO Y/O FORMATO EN EL MICROSITIO https://www.emtel.

10 Gestión de
DE CALIDAD net.co/mi-
Calidad
empresa/calidad/

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Publicar el documento aprobado, en el micro-sitio web

https://www.emtel.net.co/mi-empresa/calidad/

SOCIALIZAR DOCUMENTO Y/O FORMATO

Identificar el personal relacionado con el documento y/o Correo Electrónico y

11 formato a socializar informando mediante correo electrónico la lista de asistencia
Responsable
elaboración de nuevos documentos o actualizaciones realizadas
proceso
según corresponda indicando la ubicación del documento en
micro-sitio https://www.emtel.net.co/mi-empresa/calidad/

RETIRAR EL DOCUMENTO Y/O FORMATO OBSOLETO

Se hace la actualización en el Listado Maestro de Documentos, FR.01_Listado

12 se descargan los documentos anulados u obsoletos del micro - Gestión de Maestro de
sitio https://www.emtel.net.co/mi-empresa/calidad/ del Calidad Documentos
Sistema de Gestión.

6. ACCIONES CONTINGENTES

Para el caso que el Sitio Web no esté disponible, el responsable del proceso de de Gestión de Calidad,
tendrá una copia de seguridad de los todos la documentación registrada en el SGC.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 N/A

8. REGISTROS DE CALIDAD

Los registros que se generan por la aplicación de este documento son:

 CA.FR.01 Listado Maestro de documentos

 CA.FR.02 Listado Maestro de Registros
 CA.FR.03 Listado Maestro de Documentos Externos
 CA.FR.04 Listado de Asistencia
 CA.FR.06 Elaboración, Modificación o Eliminación de Documentos

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9. ANEXOS

ANEXO A: DIRECTRICES PARA ELABORAR DOCUMENTOS

ANEXO B: ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.

ANEXO A: DIRECTRICES PARA ELABORAR DOCUMENTOS

 Encabezado.

El encabezado debe ubicarse en todas las páginas de los documentos y contiene:

 El Logo de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A EMTEL

 Tipo y nombre del documento (CALIBRI 12 MAYÚSCULAS NEGRITA)
 Proceso al que pertenece. (CALIBRI 11 MAYÚSCULAS NEGRITA)
 Código, Versión y Vigencia, indicando día, mes y año; a partir de esta fecha, el documento entra en
vigencia para su aplicación. (CALIBRI 10 NEGRITA)

TIPO DE DOCUMENTO Código: XX.XX.XX

NOMBRE DEL DOCUMENTO Versión: XX

Proceso: NOMBRE DEL PROCESO AL QUE PERTENECE Vigencia: DD/MM/AAAA

 Aprobación de Documentos.

Consiste en verificar y aprobar teniendo en cuenta que lo documentado corresponde con las actividades
realizadas por cada proceso.

La aprobación de documentos y formatos debe registrare en un pie de página, ubicado en la primera hoja de
los documentos, debajo del título.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

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Proceso: GESTION DE CALIDAD Vigencia: 01/02/2017

Firma: Firma: Firma:

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:

Contiene las firmas de quien elabora, revisa y aprueba el documento, basado en la jerarquía del documento y las
responsabilidades de siguiente tabla:

NIVEL JERARQUICO DEL

RESPONSABLES DE ELABORACIÓN - REVISIÓN - APROBACIÓN
DOCUMENTO

Tipo de Documento ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Manual
Política
Mapa de Procesos
Caracterización Designado por el
Responsable del Gerencia o Primer
Procedimiento responsable del proceso
proceso Suplente de Gerencia
Instructivo donde aplica
Formato
Programas
Planes

La revisión y aprobación de los documentos se evidencia con las firmas en el pie de página, hoja de los
documentos originales.

 ANEXO B: ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.

Los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad son:

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Proceso: GESTION DE CALIDAD Vigencia: 01/02/2017

ESTRUCTURA DE CODIFICACIÓN.

Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, se codifican a través de LETRAS MAYUSCULAS: las dos
primeras denotan el Proceso y las siguientes el tipo de documento seguidas de un número consecutivo,
así:

LETRA DEL PROCESO LETRA DEL TIPO DE DOCUMENTO

GE GESTION ESTRATÉGICA MA MANUAL
CA GESTION DE CALIDAD PO POLÍTICA
CO GESTION DE LA COMUNICACIÓN MP MAPA DE PROCESOS
GC GESTION DE MERCADEO Y VENTAS CP CARACTERIZACIÓN
ST SERVICIOS TIC PR PROCEDIMIENTO
IT INTEGRACION TECNOLÓGICA IN INSTRUCTIVO
EX GESTIÓN DE EXPERIENCIA FR FORMATO
GA GESTIÓN ADMINISTRATIVA PG PROGRAMA
GJ GESTION JURIDICA PL PLAN
GF GESTIÓN FINANCIERA

Ejemplos:

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 Identifique el código que le corresponde al procedimiento 2 del proceso de Gestión Estratégica

 Identifique el código que le corresponde al formato 1 del proceso de Gestión de la Experiencia.

LETRA DEL PROCESO LETRA DEL TIPO DE DOCUMENTO NUMERO CÓDIGO

CONSECUTIVO

GE PR 02 GE.PR.02
EX FR 01 EX.FR.01

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