GUÍA DE USUARIO SISTEMA INFORMACIÓN VRI – DIRECTOR

DE GRUPO Y PROYECTO
Tabla de contenido
1. FUNCIONALIDADES USUARIO DIRECTOR DE GRUPO .................................................................. 3
1.1 Crear nuevo proyecto.......................................................................................................... 4
1.2 Gestionar proyectos: ........................................................................................................... 4
1.2.1 Asociar convocatoria ....................................................................................................... 5
1.2.2 Actualizar información proyecto ..................................................................................... 6
1.2.3 Integrantes proyecto ....................................................................................................... 7
1.2.4 Compromisos proyecto ................................................................................................... 8
1.3 Documentos proyecto ............................................................................................................. 9
1.4 Revisión proyecto personal VRI............................................................................................. 11
1.5 Actualizar datos ................................................................................................................. 11
1.6 Actualizar informes ........................................................................................................... 13
1.7 Grupos de investigación asociados como director ........................................................... 14
1.7.1 Modificar disciplinas de grupo ...................................................................................... 15
1.8 Solicitudes VRI ................................................................................................................... 15
2. FUNCIONALIDADES USUARIO DIRECTOR DE PROYECTO............................................................... 16
 1. FUNCIONALIDADES USUARIO DIRECTOR DE GRUPO

El director de Grupo puede actualizar sus datos, gestionar proyectos asignados como director, subir
compromisos, adjuntar documentos asociados a un proyecto, asociar disciplinas al Grupo de
Investigación y gestionar semilleros.

Para ingresar a la plataforma se debe ingresar al navegador con la siguiente dirección web:

https://www.unicauca.edu.co/sisvri/

Las credenciales de acceso corresponden al número de cédula del Investigador y como contraseña
el primer nombre en minúsculas. Una vez digitado, se da clic en el botón Ingresar.

Por ejemplo: Cedula: 12985932, Contraseña: xxxxxx

Una vez se ingrese, se puede visualizar la interfaz principal del sistema, en la parte izquierda se
puede observar el menú con las diferentes funcionalidades que se pueden realizar.
 1.1 Crear nuevo proyecto
Para adicionar un nuevo proyecto, se debe ingresar con el Usuario del Director del Grupo, una vez
en la interfaz principal en la parte superior derecha, se debe dar clic en el ícono (+), como se muestra
a continuación:

En la ventana que se despliega se genera automáticamente el Id Proyecto que se asociara al

proyecto además, se debe ingresar un título, escoger un Grupo y seleccionar el Director del
proyecto. Una vez hecho esto se debe dar clic en Registrar.

Nota:

El proyecto se visualizara a la persona que se asignó como Director. Para poder ingresar la
información general del proyecto, se debe ingresar con el Usuario que sea el Director de Proyecto.

1.2 Gestionar proyectos:

Se encuentra un listado con los proyectos asociados como Director, se visualiza el Id proyecto, título,
fecha de inicio, finalización y estado. Dentro de esta pestaña en la parte derecha se pueden observar
cuatro botones que permiten editar la informacion general del proyecto. A continuacion se
describen cada uno de ellos.
 1.2.1 Asociar convocatoria
El primer botón, permite asociar el proyecto a una determinada convocatoria. Se debe dar clic en el
botón llamado “Conv” ubicado en la parte derecha, como se observa en la siguiente figura.

En la ventana que se despliega, el sistema indica la convocatoria a la cual el proyecto está asociada.
Para que el proyecto aplica a una determinada convocatoria, se debe escoger de la lista la
convocatoria a la que se quiere aplicar, para tener más en detalle la información de la Convocatoria
damos clic en el botón consultar.

Una vez hecha la consulta, aparecerá información más detallada de la Convocatoria, como: Nombre,
objetivo, tipo, oferente y fechas. Si la convocatoria consultada es la que se quiere relacionar con el
proyecto, sólo resta darle clic en el botón Asociar.
 1.2.2 Actualizar información proyecto
El segundo botón permite modificar la información general del proyecto y ficha resumen, para
acceder se debe dar clic en el botón llamado “Act”, como aparece resaltado en la siguiente figura.

La ventana que se despliega consta de dos partes. En la parte superior se muestra la información
básica del proyecto, para actualizar la información, se debe ingresar los datos en cada uno de los
campos y dar clic en el botón Actualizar para guardar los cambios.

En la parte inferior de la misma ventana, aparecen los campos relacionados a la ficha resumen, se
debe digitar la informacion correspondiente y dar clic en el botón Actualizar ubicado en la parte
inferior de la ventana.

El sistema en cada uno de los campos de la ficha resumen al dar por primera vez clic, despliega una
ventana de ayuda que contiene aspectos a tener en cuenta al redactar cada uno de los campos.
 1.2.3 Integrantes proyecto
El tercer botón, permite gestionar los integrantes asociados al proyecto. Para acceder se debe dar
clic en el botón llamado “Integ” ubicado en la parte derecha, como aparece resaltado en la siguiente
imagen.

En la parte superior de la ventana desplegada se listan los integrantes asociados al proyecto con su
cédula, nombre, rol ejecutado, fechas de vinculación y horas de dedicación. Todos estos campos
menos la cédula y el nombre pueden ser modificados dando clic en el ícono resaltado a
continuación.

Una vez se ha terminado con los ajustes, se debe dar clic en el chulo para guardar los cambios, si no
se desea guardar, dar clic en la equis.

En la parte inferior se tiene la opción de asociar nuevos integrantes al proyecto. Se debe escoger el
grupo de investigación, seleccionar el nuevo integrante, rol a desempeñar, el campo dedicación
horas y fechas de vinculación al proyecto. Las fechas están en formato DD/MM/YYYY. Una vez
completado el formulario se debe dar clic en el botón Aceptar.
 1.2.4 Compromisos proyecto
El cuarto botón, permite registrar, visualizar y editar los compromisos asociados a un proyecto. Para
acceder se debe dar clic en el botón llamado “Com” de la parte derecha como aparece resaltado en
la siguiente figura.

En la parte superior se listan los compromisos asociados al proyecto con su respectivo Id, nombre,
fecha de vencimiento, cantidad, responsable y tipo de evidencia (solo si aplica). Es posible editar los
campos nombre, fecha de vencimiento y cantidad. Para editarlo se da clic en el ícono resaltado como
se observa a continuación.

Una vez se ha terminado con los ajustes, se debe dar clic en el chulo para guardar los cambios
realizados o dar clic en la equis para cancelar.

En la parte inferior se encuentra la opción para agregar un nuevo compromiso, para ello se debe
seleccionar el integrante responsable, seleccionar el tipo de compromiso, la cantidad, fecha de
vencimiento y seleccionar el tipo de evidencia. Una vez hecho esto se debe dar clic en Asociar.

Nota: Para los compromisos: Artículos, Libros y Capítulos de Investigación, especificar si la evidencia
a entregar junto con el producto es sometido o publicado.

Una vez se termine de ingresar la información general del proyecto, se debe anexar los soportes
correspondientes al proyecto.
 1.3 Documentos proyecto
Esta opción permite anexar los documentos correspondientes al proyecto, además, descargarlo y
actualizarlos en determinados casos.

Inicialmente se debe seleccionar la opción en la parte del menú llamada Documentos proyecto. Una
vez dentro de la interfaz, se debe seleccionar el ID del Proyecto de la lista desplegable y dar clic en
consultar como se observa a continuación.

A continuación se delegara un alista con los documentos que se deben adjuntar para su posterior
revisión por parte del personal de la Vicerrectoría de Investigaciones.

Los documentos son: Aval departamento, aval facultad, carta entidades, cronograma, presupuesto,
soporte éticos legales y otros. En caso de que no aplique alguno de ellos, se debe adjuntar un archivo
diciendo que no aplica. En la parte derecha en el botón Instructivo documentos, se puede observar
en detalle que debe llevar cada documento.

Nota: El sistema solo permite adjuntar un archivo por documento. Si se tienes diferentes avales, se
deben escanear en un solo documento y subirlo al sistema.

Si hay documentos que no se encuetran enmarcados dentro de los mencionados, se puede

adjuntarlos en una carpete comprimida y subirla al sistema en el apartado otros.
Para subir un docuemnto, se debe dar clic en el boton examinar, buscar el archivo a subir al
sistema y dar clic en el boton Anexar como se observa en la sigueinte fiugra.

Una vez anexados cada uno de los documentos, En la parte superior derecha se puede observar el
estado en el que se encuadra cada soporte asociado al proyecto. Los estados pueden ser: No
anexado, en revisión, ajustes y aprobado.

Una vez realizada la revisión de cada documento, si se necesita realizar algún ajuste, estos se
indicaran en el cambo Observaciones. El sistema habilitara el campo Actualizar, donde se deberá
adjuntar el documento con los ajustes mencionados.
 1.4 Revisión proyecto personal VRI
Una vez ingresada la información general del proyecto y anexado los respectivos documentos, se
debe dar clic el botón “Enviar para revisión VRI” ubicado en la parte inferior del menú documentos
proyecto como se observa a continuación.

1.5 Actualizar datos

Se debe seleccionar la opción Actualizar datos del menú ubicado en la parte izquierda de la
aplicación. Esta sección permite actualizar la información personal del Investigador registrada
previamente en el sistema.
Para cargar la información, se debe dar clic en el botón Consultar datos ubicado en la parte superior
izquierda.

Una vez consultados los datos, se pueden visualizar y actualizar cada uno de ellos. Aquellos que
tienen (*) son obligatorios, para guardar los cambios se debe dar clic en el botón Actualizar.
 1.6 Actualizar informes
Esta opción permite anexar los soportes correspondientes a compromisos asociados a un proyecto.
Se debe seleccionar la opción Actualizar informes del menú principal y seleccionar un proyecto de
la lista que se despliega, a continuación dar clic en el botón consultar para obtener los compromisos
que se tienen asignados, como se observa en la siguiente figura.

Después de hacer la consulta, aparece la información general del proyecto y se despliega una lista
con el nombre de los compromisos asociados. Una vez se selecciona uno de ellos, se despliega
automáticamente la información general del compromiso.
Cuando se ha escogido un compromiso, para anexar un documento se debe dar clic en el botón
Examinar, seleccionar un archivo y para terminar dar clic en el botón Aceptar.

1.7 Grupos de investigación asociados como director

En la parte inferior de la sección de Gestionar Proyectos, se tiene un listado de los grupos de
investigación a los que el usuario se encuentra asociado como director. En este caso, se muestra el
grupo GNTT con su ID, e-mail, escalafón en Colciencias y facultad a la que pertenece.
 1.7.1 Modificar disciplinas de grupo
El director puede hacer modificaciones a su grupo con respecto a las disciplinas asociadas, dando
clic en el ícono de la parte derecha que se resalta a continuación:

En la ventana que se despliega, se muestran listadas las disciplinas actualmente relacionadas al

grupo, para asociar una nueva, se debe escoger en los menús desplegables el área básica, sub área
básica y disciplina respectivamente. Una vez hecho esto se debe dar clic en el botón Asociar
disciplina.

1.8 Solicitudes VRI

Se debe seleccionar la opción Solicitudes VRI del menú ubicado en la parte izquierda de la aplicación.
Esta sección permite realizar una solicitud al personal de la Vicerrectoría de Investigaciones
relacionada a Proyectos y Grupos de Investigación.
Una vez dentro de la interfaz, en la parte superior mostrara las solicitudes realizadas y su estado,
el cual puede ser: En trámite y finalizada.

En la parte inferior se puede realizar una nueva solicitud, para ello se debe seleccionar el tipo de
solicitud, ingresar una observación y adjuntar un documento en caso que se requiera. Por último
dar clic en el botón registrar.

Las solicitudes serán atendías en el orden de radicación dentro del sistema.

2. FUNCIONALIDADES USUARIO DIRECTOR DE PROYECTO

Este usuario tiene las mismas funcionalidades del director de proyecto en cuanto a Gestionar
proyectos, Actualizar informes, datos y documentos proyecto mencionadas anteriormente.

En lo relacionado con la gestión de proyectos, este usuario no puede registrar un nuevo proyecto ni
asociar nuevas disciplinas al Grupo.