SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

EVIDENCIA 3

ENSAYO

“IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

PRESENTADO POR

22 DE OCTUBRE 2019
 DEFINICIÓN
El término archivo (latín archīvum). Es el conjunto de documentos fuera cual fuere su fecha, forma
y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el trascurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a: El fondo
documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o
jurídica en el ejercicio de sus actividades.

IMPORTANCIA
Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de
testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.

HISTORIA Y EVOLUCIÓN
Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura, suceso que
liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de instituciones. El manejo de la información,
entonces, tiene su punto de partida desde el comienzo de la historia de la humanidad. Desde
tiempos muy remotos fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya dado
origen a la primera agrupación de escritos bien organizados, los que se convirtieron en
instrumento de control de las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores.

Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran:

• Los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la
doctrina. Esto también ocurría en China e India.

• Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en
vestigios en madera y mármol.

• Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol con
implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con instrumentos en
forma de cuña. A partir de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo.

CUALIDADES
 *Simples: Identifica el contenido de información de manera sencilla.

*Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.

*Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.

*Técnicos: Se deben registrar las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

*Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.

CLASIFICACIÓN
Los archivos se clasifican por la función y el modo de organizarlo.

Los archivos se constituyen en una de las herramientas de mayor utilidad en una empresa donde
las mismas los emplean con la finalidad de mantener resguardados todos aquellos documentos
que representan un gran valor para la corporación. Pese a que la estructura externa que estos
puedan presentar, algunas más sencillas y otras de armazón más ostentosa los archivos no han
podido ser desplazados por el avance tecnológico, ya que gran parte de las empresas reconocen la
importancia que los documentos presentan para la comunicación vital de sus recursos o bien la
relevancia que los mismos representan para la organización de las transacciones.

Según la Organización:

*Archivo centralizado: Una sola dependencia controla toda la documentación de la organización.

*Archivo descentralizado: Es aquel que es independiente de todo proceso archivístico.

*Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de información lo lleva cada
dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.

*Archivo descentralizado con control centralizado: Este depósito de archivo se maneja de

acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez
se controla desde el archivo central.

Según su Uso:

*Archivo activo: Es el que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente.

*Archivo semiactivo: Son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta
es menor.
*Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

Según su Naturaleza:

Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.

Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor histórico,
investigativo, científico o cultural son de interés público.

Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas

Según su Ciclo Vital:

*Archivo de gestión: Corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está sujeta

a consulta administrativa por toda la organización.

*Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestión de cada dependencia.

*Archivo histórico: Aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de
conservación permanente.

CONCLUSIÓN
Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han llegado a muchos
ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a utilizar la informática
para gestionar los grandes volúmenes de información que se generaban; después empezó a crecer
el número de documentos creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban en el
mismo formato electrónico en el que habían sido originados, dando lugar a documentos
electrónicos de archivo. Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya
que deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos.

Actualmente y cada vez más, los documentos electrónicos integran mayor parte de los recursos de
información de las organizaciones. Por eso es muy importante que se diseñe un buen sistema de
gestión de documentos que soporte las necesidades de la organización y sea capaz al mismo
tiempo de proveer la información requerida rápida y eficazmente, y de proteger los datos
almacenados en el sistema. No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”,
pero sí que cada vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar
por el formato papel.
 FUENTES
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Contenido/OVA/
d1_s2_MaterialF_1/utilidades/oa.pdf

http://archivo-tec.blogspot.com/p/blog-page_23.html