RDC-95 INFORME FINAL Fabian Camilo Vargas Uts,.

DOCENCIA PÁGINA 1 DE 71
INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO EN MODALIDAD DE

R-DC-95 PROYECTO DE INVESTIGACIÓN, DESARROLLO TECNOLÓGICO Y VERSIÓN: 01
PRÁCTICA
TÍTULO DEL TRABAJO DE GRADO
ORGANIZACIÓN Y GESTION DOCUMENTAL DE ARCHIVO, E IMPLEMENTACION Y

DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO (SGSST) Y DEMAS PROCESOS MISIONALES DE FEDEGASAN
AUTORES
Fabian Camilo Vargas Caicedo-1098755335
UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIOECONÓMICAS Y EMPRESARIALES-FCSE
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN AGROINDUSTRIAL
BUCARAMANGA
FECHA DE PRESENTACIÓN
Noviembre, de 2017
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR : Asesor de planeación

Oficina de Investigaciones soporte al sistema integrado de gestión FECHA APROBACION:

PRÁCTICA
TÍTULO DEL TRABAJO DE GRADO

ORGANIZACIÓN Y GESTION DOCUMENTAL DEL ARCHIVO, E IMPLEMENTACION Y
DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO (SGSST) Y DEMAS PROCESOS MISIONALES DE FEDEGASAN .
AUTORES
Fabian Camilo Vargas Caicedo-1098755335
Trabajo de Grado para optar al título de

Tecnólogo En Gestión Agroindustrial
DIRECTOR
Héctor Guillermo Moreno Jerez-Ingeniero Industrial
GRUPO DE INVESTIGACIÓN - GIGA
UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIOECONOMICAS Y EMPRESARIALES-FCSE
TECNOLOGIA EN GESTION AGROINDUSTRIAL
BUCARAMANGA
FECHA DE PRESENTACIÓN: Noviembre, de 2017


PRÁCTICA
Nota de Aceptación
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Firma del jurado
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Firma del Jurado
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Firma del jurado
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Firma del Jurado
Bucaramanga, Noviembre, de 2017


PRÁCTICA
Dedicatoria
Este trabajo de grado, está dedicado a las personas que más me han influenciado en mi vida
dándome los mejores consejos, conocimientos, guiándome y haciéndome una persona de bien para
esta sociedad con todo mi amor y afecto.
Dedico en especial mi trabajo de trabajo de grado a mi familia: a mis padres, que han estado
constantemente apoyándome en mis logros en el cual he conseguido durante el tiempo y a mi
hermana que me ha apoyado en este largo proceso, de este trabajo de grado para optar por el título
de gestor agroindustrial, a mis amigos quienes me han brindado un gran apoyo y a todos los que
me prestaron ayuda, a todos ellos dedico este trabajo de grado con mucho cariño y un muy grande
agradecimiento.


PRÁCTICA
Agradecimientos
La vida se encuentra plagada de retos y uno de ellos es la universidad. Tras verme dentro de ella,
me he dado cuenta que más allá de ser un reto, es una base no solo para mi entendimiento del
campo en el que me he visto inmerso, sino para lo que concierte a la vida y a mi futuro.
Le agradezco a mi institución, a mis maestros, y a mi director de prácticas el Ingeniero Héctor

Guillermo Moreno Jerez por sus esfuerzos para que finalmente pudiera graduarme como un gran
profesional agroindustrial.


PRÁCTICA
Contenido
Pág.
Introducción 14
1. Descripción del trabajo de investigación 16
1.1 Planteamiento del problema 16
1.2 Justificación 18
1.3 Objetivos 20
1.3.1 Objetivo general 20
1.3.2 Objetivos específicos 20
1.4 Estado del arte / antecedentes 21
2. Marcos referenciales 23
2.1 Marco teórico 23
2.2 Marco legal 24
2.3 Marco conceptual 24
2.4 Marco teórico 25
2.5 Marco legal 26
3. Desarrollo del trabajo de grado 27
3.1 Diseñar modelo del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo, dando
cumplimiento al decreto 1072 de 2015 para - FEDEGASAN 39
3.1.1 Subprograma de medicina preventiva y del trabajo 39
3.1.2 Subprograma de higiene industrial 42
3.1.3 Subprograma de seguridad industrial 47
4. Resultados 49
4.1 Evaluación del Subfondo documental de la Federación de Ganaderos de Santander-
FEDEGASAN 49
4.2 Guía de lineamientos archivísticos para la organización y clasificación, acorde a los
archivos de gestión de- FEDEGASAN 50


PRÁCTICA
4.3 Caracterización de los riesgos de acuerdo a la norma OSHASS 18001 y la OIT de las
distintas actividades que desarrolla la Federación de Ganaderos de Santander-FEDEGASAN 53
4.4 Modelo del sistema de subprogramas de seguridad y salud en el trabajo de acuerdo
al decreto 1072 de 2015 en relación con FEDEGASAN 55
5. Conclusiones 65
6. Recomendaciones 66
Referencias Bibliográficas 67
ANEXOS 69


PRÁCTICA
Lista de figuras
Pág.
Figura 1. Recolección de carpetas del fondo documental de FEDEGASAN Para su
organización 49
Figura 2. Análisis y diagnóstico de las temáticas expuestas 50
Figura 3.Selección de la base documental de FEDEGASAN 50
Figura 4. Clasificación de la recolección de la base documental 51
Figura 5. Catalogalizacion de las carpetas de archivos de gestión de FEDEGASAN 51
Figura 6. Documentaciones y disposiciones finales del sistema de gestión de archivos de
FEDEGASAN 52
Figura 7. Digitalización de la base documental de archivos de FEDEGASAN 53
Figura 8. Subprograma de medicina preventiva: Vigilancia epidemiológica para el peligro
biológico: usó de elementos de protección personal 55
biológico: programación de exámenes médicos periódicos que se le deben realizar a los
empleados de FEDEGASAN 56
biológico: Capacitación y charlas informativas del riesgo biológico y bioseguridad a los
empleados 57
biológico: Servicios de primeros auxilios, ubicación del botiquín 58
biológico: Servicios de primeros auxilios, elementos del botiquín 59
Figura 13. Subprograma de higiene industrial: Clasificación y disposición de los residuos
biológicos y similares 59
Figura 14. Subprograma de higiene industrial: Programa de orden y aseo 60
Figura 15. Subprograma de seguridad industrial: Demarcación y señalización de áreas y
puestos de trabajo 61

PRÁCTICA
Figura 16. Subprograma de seguridad industrial: mantenimiento preventivo y correctivo de

herramientas equipos y maquinaria 61
Figura 17. Subprograma de seguridad industrial: brigadas de emergencias, apoyo de
prevención, control y extinción de incendios 62
Figura 18. Subprograma de seguridad industrial: Plan de salidas de emergencias y
evacuación 62
Figura 19. Subprograma de seguridad industrial: Estructura organizacional de una brigada
de emergencias para la prevención y atención de emergencias 64


PRÁCTICA
Lista de Tablas
Pág.
Tabla 1. Normatividad del sistema de gestión documental 24
Tabla 2.Normatividad del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo 26
Tabla 3.Matriz de comparaciones de gestión documental con respecto a FEDEGASAN 27
Tabla 4. Formatos Identificación de carpetas 28
Tabla 5. Formatos de identificación de las cajas 28
Tabla 6. Formato único de inventario documental 29
Tabla 7. Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos de FEDEGASAN 31
Tabla 8. Convenciones de colores de la matriz de peligros y de identificación de los riesgos 35
Tabla 9. Matriz legal del sector del comercio 35
Tabla 10. Exámenes médicos al personal de FEDEGASAN 40
Tabla 11. Elementos y usos del botiquín 41
Tabla 12. Clasificación de los residuos sólidos, color de recipientes rótulos respectivos y
ubicación 43
Tabla 13. Plano de la ubicación de los recipientes de los residuos sólidos en la oficina de
FEDEGASAN 44
Tabla 14. Convenciones por colores de la ubicación de los residuos sólidos en la oficina de
FEDEGASAN 45
Tabla 15. Tipos de residuos que genera FEDEGASAN 45
Tabla 16. Características de los recipientes y de las bolsas desechables para el almacenamiento
de los residuos sólidos 46
Tabla 17. Elementos de uso de protección personal al momento de manipular residuos biológicos
de FEDEGASAN 46
Tabla 18. Caracterización de los peligros e identificación de los riesgos 53
Tabla 19. Subprograma de seguridad industrial: Puntos de encuentro en caso de emergencias 63


PRÁCTICA
Lista de Anexos
Pág.
Anexo A. Formato de identificación de las carpetas 69
Anexo B. Formato de Identificación del Cajas 70
Anexo C. Formato único de inventario documental 71


PRÁCTICA
Resumen ejecutivo
El presente trabajo se realizó en concordancia con lo definido en el Plan de Trabajo propuesto en
conjunto con el autor de este capítulo y el director ejecutivo de la federación de ganaderos de
Santander, el Dr. Jaime Eduardo Clavijo Picón, dentro las instalaciones de FEDEGASAN Y SUS
ZONAS DE INFUENCIA, con el fin de valorar la suficiencia, validez y utilidad de los respaldos
documentales ,que tiene la organización, debido a la gran cantidad de información que genera en
todas sus actividades: Social, económica , administrativa, y contable. En el diagnóstico realizado
se observó que el fondo documental del archivo, están bajo unos lineamientos no muy bien
ordenados, por consiguiente se van a organizar respectivamente. Asimismo, se demostró que
algunos funcionarios o trabajadores de FEDEGASAN, desconocen o no tienen la capacitación para
darle el manejo que requieren los documentos por parte del procedimiento de gestión archivístico.
Además, se comprobó que no se aplican las medidas adecuadas para resguardar los archivos
físicos; así como la falta de colaboración por parte de los analistas hacia los encargados del archivo
de gestión. De la misma forma, se analizaron otros aspectos como la entrada y salida de
documentos de las bodegas en los cuales se hallaron varias inconsistencias como la falta de
directrices y lineamientos que regulen de manera uniforme, la accesibilidad y disponibilidad de
los documentos, el uso de un único expediente personal, la ausencia de un control adecuado para
los consecutivos físicos, entre otros. Por lo anterior, se implementó en FEDEGASAN, un sistema
de gestión documental, con el fin de establecer procesos estandarizados con los siguientes
lineamientos archivísticos: Diagnostico, selección, catalogalizacion clasificación, reclasificación,
y digitalización (con estos lineamientos se facilita), la recuperación de la información de forma


PRÁCTICA
eficiente por parte de los departamentos que lo solicitan, y se permite compartir de forma eficiente
la información. La organización y los lineamientos archivísticos fortalecen cada uno de los
departamentos de administración de FEDEGASAN, para trabajar de una forma más eficiente y
rápida, de igual manera se contribuye a cumplir y acatar la normatividad vigente que establece que
todas las empresas (sin importar su razón social o actividad) debe mantener unos lineamientos
previamente establecidos que rigen sus procesos archivísticos. Al momento de mantenerlos y
conservarlos en la base documental y digital de FEDEGASAN.
PALABRAS CLAVES: Archivística, clasificación, documentación, archivo, base.


PRÁCTICA
Introducción
En primera instancia el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo bajo una

documentación, que se piensa aplicar a FEDEGASAN ,una empresa sin ánimos de lucro, dedicada
a actividades de apoyo fortalecimiento y crecimiento del sector ganadero, en el cual se encarga a
la vez de velar y cumplir con esmero los intereses de todos los ganaderos de Santander y sus zonas
de influencia, con el fin de mejorar la productividad, la economía a nivel regional y así mismo
favoreciendo a generar empleo y demás procesos misionales.
El desarrollo del diagnóstico de un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo
proporciona a las organizaciones las bases para minimizar los riesgos relacionados con la salud,
incidentes y accidentes de trabajo, enfermedades laborales y otros aspectos relacionados con
higiene y seguridad en las labores diarias de los trabajadores, equipos e instalaciones de la empresa
e inclusive al personal externo.
El presente trabajo se realizara con base en la legislación colombiana vigente de acuerdo
con el decreto 1072 de 2015,con el propósito de reducir los riesgos a los que están expuestos los
trabajadores de FEDEGASAN Y SUS ZONAS DE INFLUENCIA, al tiempo que se mejoren las
condiciones de trabajo. También busca la creación de una Cultura de Prevención en toda la
empresa, que llevara a un cambio de actitud y a la comprensión de que la seguridad y salud en el
trabajo es de vital importancia para todo el grupo de trabajo.
Por otra parte, se tiene pensado diseñar un sistema de gestión documental , que permite
mantener en orden y en plena organización la base de datos documental, que a su vez facilita su
búsqueda o fácil acceso por parte de la persona encargada de establecer un proceso a la hora de la
búsqueda, en el cual tiene ventajas de suma importancia para FEDEGASAN, por lo tanto se
aumenta la productividad por parte de un empleado al buscar la información, lo puede hacer de
una forma más rápidamente y eficientemente posible, de otra manera mediante estos lineamientos
archivísticos se permite compartir más rápidamente la información posible, siendo estas cadenas
organización y lineamientos en el cual ayudan y fortalecen el departamento de administración y
archivo, trabajando de una forma más eficiente y rápida posible, y así mismo contribuyendo a
cumplir y acatarse a la norma vigente que establece que todas las empresas sin importar su razón


PRÁCTICA
social o actividades deben mantener unos parámetros bien establecidos o digitalizados mediante
un paso de procesos archivísticos , al momento de mantenerlos y consérvalos en la base
documental y digital de FEDEGASAN, para facilitar su fácil acceso por parte de la persona
encargada de llevar a cabo sus búsquedas.


PRÁCTICA
1. Descripción del trabajo de investigación
1.1 Planteamiento del problema
La federación de ganaderos de Santander, es una empresa sin ánimo de lucro, que pretende analizar
diferentes problemas que afectan a la ganadería en Santander para minimizar deficiencias que han
venido creciendo significativamente desde su creación. FEDEGASAN cuenta con una amplia
sede en Bucaramanga, Santander ubicada en el km 6 en una cómoda y amplia oficina donde se
llevan a cabo diferentes procesos de gestión y administración de temas de ganadería. Actualmente,
los archivos de gestión del departamento de contabilidad, tesorería, facturación, ciclos de
vacunación, comercialización y proyectos lecheros entre otros, que genera la empresa en su
actividad administrativa,(La información organizada ayuda en la federación de ganaderos de
Santander),presentan una gran desorganización en casi la totalidad de los documentos
encontrados, lo que impide y dificulta tener un fácil acceso a la información y atraso en los
trámites administrativos llevados a cabo por la organización.
Los problemas presentados en los archivos de FEDEGASAN, se deben en gran parte a que
estos no cuentan con lineamientos que regulen los procedimientos para el correcto tratamiento y
manejo de la documentación existente, así como la falta de personal capacitado en esta área, que
pueda solventar los cambios que se presenten y que conozcan las diferentes operaciones
archivísticos que se utilizan; es por ello que al momento de ser requerido algún documento
archivístico por una gerencia o departamento, no es posible localizarlo inmediatamente puesto
que no están bien ubicados en los archivos.


PRÁCTICA
En algunas ocasiones la documentación debido a la manipulación del personal no

capacitado en el área, se encuentre en mal estado: mutilada, perforada, manchada, húmeda con
presencia de hongos, polillas y microorganismos, siendo imposible que se pueda consultar la
información por su alto nivel de deterioro y contaminación. (Fernandez Gil, 2011)
Por otra parte en FEDEGASAN, se lleva cabo el programa de implementación del sistema
de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST), según la norma 1443 de 2014 que determina
que todas las empresas, sin importar su razón social, deben implementar tal sistema como requisito
para seguir funcionando debidamente. Esta implementación comprenderá el diseño de un sistema
de gestión de seguridad y salud en el trabajo en la sede principal de FEDEGASAN en la subasta
de Mercagan oficina 302 con base en la legislación vigente del año 2014 y abarcara hasta la
elaboración de documentos necesarios y charlas informativas para la propuesta del diseño y
planeación de este sistema.
Recientemente desde FEDEGASAN se cumple con los aportes al sistema de seguridad

social y ARL de acuerdo a la clase y grado de riesgo de la actividad económica. Sin embargo al
no contar con un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo se delimitan herramientas
importantes como: La matriz de riesgos y los subprogramas de salud ocupacional, que serían de
gran utilidad para la identificación de peligros asociados a la actividad en el lugar de trabajo. Con
esta herramienta se podría valorar los riesgos y establecer medidas de control, que permitan
instaurar y mantener la seguridad y salud de los trabajadores. Lo anteriormente mencionado es
de vital importancia para la operación de cualquier empresa del territorio nacional, el no poseerlos
genera gastos por accidentes, enfermedades laborales, ausentismo, disminución de la
productividad y en el peor de los casos puede ocasionar multas por las entidades que la rigen y
cierre de la empresa como tal. (Castillo Moyano, 2010)


PRÁCTICA
1.2 Justificación
FEDEGASAN está dedicada a manejar diferentes temas relacionados que afectan de algún modo
a la ganadería en el departamento de Santander y sus zonas de influencia; debido a su gran
importancia, la documentación generada en esta organización requiere de ser gestionada en sus
archivos, al optimizar las técnicas archivísticas mejorara la gestión de información de las
actividades administrativas, legales y jurídicas.
La documentación resguardada en los archivos requiere que se apliquen métodos técnicos
archivísticos en el fondo documental, para organizar y estratificar toda la base documental de la
empresa.
Los archivos de gestión organizados y clasificados correctamente se podrá tener un acceso
rápido y fácil a la documentación, y así eliminar todos aquellos archivos de dificultad que no
permitan conseguir información por parte del personal a su debido momento.
El cumplimiento de la normatividad vigente, evitara incurrir en sanciones administrativas:
Con el programa de organización de gestión documental en FEDEGASAN, se busca que el
desempeño de las funciones administrativas se cumplan de acuerdo a la misión por la cual fueron
creadas.
En virtud del decreto 1126 de 1999 que el artículo 4 de la ley 594 de 2000 sobre los
principios generales que rigen la función archivística, señala que en el tema de modernización, el
estado propugnara por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de los sistemas de
información, estableciendo programas eficientes y actualizados en las base de datos de la
administración de documentos y archivos. (Cruz Mundet, 2014)


PRÁCTICA
Los sistemas de gestión en las empresas son de suma importancia, el modelo apunta hacia
un sistema integral que agrupa calidad, salud ocupacional y medio ambiente. Se obtienen mejores
resultados que benefician a un grupo más amplio con un buen servicio o producto, si los clientes
están satisfechos crecen las ganancias para los accionistas, aumentan los proveedores o cantidades
solicitadas y con el crecimiento de FEDEGASAN, los colaboradores tienen un mayor bienestar
y estabilidad laboral.
Cuando los colaboradores tienen bienestar, todo mejora, el desempeño, la productividad y
a su vez los resultados de la compañía que se ve reflejada en la sociedad, es por eso que esta
implementación busca desarrollar y planear un sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo, que permita identificar los peligros y riesgos a los que están expuestos todos los
trabajadores que conforman a FEDEGASAN, y con base en esto realizar actividades de promoción
y prevención que les garantice bienestar mediante subprogramas de seguridad y salud en el trabajo,
y así buscar con esto un beneficio para los trabajadores que conforman la empresa.
Contar con el sistema de gestión de la seguridad y seguridad en el trabajo generara

tranquilidad a la federación, por que cumple con sus obligaciones como empleador y evita
repercusiones económicas mayores. Además previene y disminuye riesgos que generen accidentes,
incapacidades y enfermedades laborales, los costos económicos y productivos que implican estos
hechos. Mediante esta implementación se busca contribuir a la mejora continua de la empresa
particularmente con los trabajadores, proporcionando un ambiente de trabajo seguro y velar por su
integridad para agregación de valor económico corporativo. (Polania Clavijo, 2016)


PRÁCTICA
1.3 Objetivos
El propósito de realizar la práctica empresarial en las instalaciones de FEDEGASAN Y SUS

ZONAS DE INFLUENCIA, es cumplir con unas directrices y con unos objetivos con el fin de
aplicar un sistema de gestión documental y así mismo su modernización para llevar unos
lineamientos en el archivo para que el trabajo sea mucho más eficiente y organizado posible por
parte de las personas que quieran realizar uno búsqueda en el fondo documental de FEDEGASAN,
así mismo se va a llevar a cabo el diagnóstico y apoyo a la implementación de un sistema de gestión
de seguridad y salud en el trabajo(SGSST), para cumplir con el decreto 1072 de 2015 en
FEDEGASAN y por ultimo cumplir con toda actividad misional para una mejor organización
gremial.
1.3.1 Objetivo general
Apoyar la organización y gestión documental de archivo, e implementación y documentación del
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST) y demás procesos misionales de
FEDEGASAN.
1.3.2 Objetivos específicos
 Tipificar el Subfondo documental de los archivos de gestión de acuerdo a la normatividad

para su organización, clasificación y estandarización en la Federación de Ganaderos de
Santander- FEDEGASAN.
 Proponer guía de lineamientos archivísticos para la organización y clasificación, acorde a
los archivos de gestión de- FEDEGASAN.
 Caracterizar los riesgos de acuerdo a la norma OSHASS 18001 y la OIT de las distintas
actividades que desarrolla la Federación de Ganaderos de Santander-FEDEGASAN.


PRÁCTICA
 Diseñar modelo del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo, dando

cumplimiento al decreto 1072 de 2015 para la empresa- FEDEGASAN.
1.4 Estado del arte / antecedentes
En la página web de investigación en archivística y archivos, se identifican tendencias
investigativas y se delimitan temáticas de estudio a partir de referencias representativas en temas
relacionados con la gestión archivística y de archivos. Respecto a lo publicado por la investigación
en archivística y archivos, se considera que la gestión documental de archivos han ganado en
importancia, por su destacado papel en la reconstrucción de la memoria colectiva, por la garantía
que significan para los derechos ciudadanos y por la transparencia que exigen de las
administraciones públicas o privadas, además del rescate del patrimonio documental, la evolución
de las tendencias administrativas de control interno y de calidad. (Sánchez, 2015)
En la página de gestión estratégica de archivos, se refiere a la organización de la
información que es necesaria entre otras razones, para evidenciar los hechos y conservar los
documentos. Con base en lo publicado, se estima que en las empresas hay que realizar
diagnósticos, con el objetivo de implementar un sistema que regule los procesos y permita un
control de la documentación, por último se concluye en concretar una distinción entre las fortalezas
y debilidades de la gestión documental y de archivos en las empresas, sin importar su razón social.
(Medina Salgado, 2016)
En el criterio, la necesidad sentida de las compañías sea cualquiera su tamaño, es lograr
convertirse en empresas sustentables, que en un amplio sentido, es la búsqueda de ser


PRÁCTICA
organizaciones eficientes que desarrollan medidas laborales, ambientales y sociales muy ligadas a
los intereses de sus partes interesadas. Con base a la existencia de una organización eficiente
propicia entonces como consecuencias ambientes de trabajo seguro e higiénicos, en armonía con
su entorno, lo cual posibilita su existencia durante un mayor tiempo y contribuye así a la creación
de un mundo mejor en el cual vivir; por último, la prevención y control de riesgos, accidentes en
el trabajo, salud ocupacional, enfermedades profesionales, y en general todo lo que pueda afectar
a la salud de los trabajadores debe ser ocupación de las partes interesadas. (Echeverri Zapata, 2015)
Se deberá manejar una metodología en planificación del SGSST, para determinar por
medio de una análisis un criterio lógico para la selección de muestras constituidas por las distintas
clases de riesgos laborales y de la salud ocupacional, para recolectar información que nos permita
hacer un control de los riesgos prioritarios a los que están expuestos todos los trabajadores de
cualquier empresa y sector en el cual laboran. (Henao Clavijo, 2016)


PRÁCTICA
2. Marcos referenciales
2.1 Marco teórico
En la escuela de bibliotecología de la universidad nacional y archivología de la misma en
Colombia, se han elaborado al pasar del tiempo muchas investigaciones y doctrinas teóricas que
plantean la creación de archivos centrales e históricos, que nos sirven como soporte a la propuesta
que está planteada a la organización y gestión de archivos en FEDEGASAN.
Como fuente de información necesaria para el desarrollo y análisis de esta investigación,
se encontraron las siguientes investigaciones:
-Propuesta para la creación del Archivo Histórico de la Corporación de Abastecimiento y
Servicios Agrícolas CASA S.A. Autor: Ronald Suárez. Tutor: Prof. María Magdalena Polanco.
Esta propuesta plantea un estudio exhaustivo de todas las amenazas que presenta actualmente el
archivo de -FEDEGASAN, este estudio se realizó, con la finalidad de establecer los lineamientos
de organización, restauración y conservación documental, para acceder de manera eficaz y
eficiente a la información e impedir el deterioro de la documentación almacenada en el fondo
documental.
Además se plantea la creación del archivo central estableciendo normas y lineamientos
para el correcto funcionamiento del archivo histórico y central de FEDEGASAN.
Estas investigaciones, han representado resultados significativos, por la metodología y diseño
aplicado, lo cual hace posible el apoyo a la investigación y propuesta que se está realizando para
llevar a cabo con una buena gestión y organización del archivo en FEDEGASAN. (Estrada, 2014)


PRÁCTICA
2.2 Marco legal
A continuación se presenta y señala la compilación de Normas o marco constitucional vigentes

relacionada con la gestión y organización de archivos en Colombia.
Tabla 1. Normatividad del sistema de gestión documental

Norma Descripción
Ley general de archivos 594 de Producción Documental
2000
Ley 527 de 1999. Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
Ley 4 de 1913 Sobre régimen político y municipal.
Ley 1437 Código contencioso y de lo administrativo Ley anti trámites.
Ley 57 de 1985. Sobre publicidad y acceso a documentos públicos.
Ley 80 de 1993. Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos.
Ley 397 de 1997 Ley general de la cultura.
Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia
reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su
Ley 39 de 1981
cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de
cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.
Las entidades estatales establecerán las medidas que demanden la preservación,
Ley 80 de 1993
inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.
Fuente: Fernández Gil, P. (5 de enero de 2011). Manual de organización de archivos documentales. Obtenido de Manual de
organización de archivos documentales: http://informacionpublicapgr.gob.sv/descargable.co
2.3 Marco conceptual
FEDEGASAN ,ha contemplado dentro del programa de organización y gestión Documental el
manejo efectivo de la información como parte esencial en el desarrollo de los procesos estratégicos
de la entidad, la adecuada clasificación y disponibilidad de los documentos que proporcionan un
apoyo para la administración y eficiencia en los procedimientos de cada área o departamento, a
través de las directrices estipuladas para el control en el flujo de documental, contempladas en el


PRÁCTICA
marco normativo para el manejo de instrumentos archivísticos. Lo anterior hace que se evidencie
una estructura organizada para la ubicación y disposición de la producción documental.
2.4 Marco teórico
Salud ocupacional que en adelante se entenderá como Seguridad y Salud en el Trabajo, “definida
como aquella disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las
condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por
objeto mejorar las condiciones y ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva
la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas
las ocupaciones”. El programa de Salud ocupacional que en adelante se entenderá como el Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo “consiste en el desarrollo de un proceso lógico y
por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación,
la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar,
reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo”.
En la actualidad en el país existen leyes, decretos y resoluciones que se encargan de proteger el
bienestar de la población trabajadora con el apoyo del ministerio de protección social y las
administradoras de riesgos laborales. Además de la legislación establecida para este tema también
se cuenta con la norma técnica NTC-OHSAS COLOMBIANA 18001 que es la norma de
estándares voluntarios del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo que las empresas
pueden usar de forma individual o integrar con la de calidad ISO 9001:2008 y de medio ambiente
ISO 14001:2004, formando un sistema de gestión integral que le permite a las empresas trabajar
con un enfoque de calidad y calidez en sus productos y servicios, en la práctica de prevención y


PRÁCTICA
protección del medio ambiente y en la aplicación de un adecuado sistema de seguridad y salud en
el trabajo. (Morales Villamizar, 2016)
2.5 Marco legal
Tabla 2.Normatividad del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

NORMA Descripción
Ley 9 de 1979 Por la cual se dictan medidas sanitarias. El título III habla de las disposiciones Salud Ocupacional las cuales son
aplicables a todo lugar y clase de trabajo, cualquiera que sea la forma jurídica de su organización o prestación, regulan
las acciones destinadas a promover y proteger la salud de las personas.
Ley 100 de 1993 Libro tercero Sistema general de Riesgos Profesionales.
Ley 1295 de 1994 Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales.
Ley 1562 de 2012 Por el cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional.
Fuente: Rosero, Y. (15 de Diciembre de 2014). Normatividad del SGSST. Obtenido de Normatividad del SGSST:
http://systemplusdecolombia.com/educacion/SG-SST/SGSST-DICIEMBRE-2014.pdf


PRÁCTICA
3. Desarrollo del trabajo de grado
Basado en la norma de manejo documental, se relaciona con lo desarrollado por la empresa con
una matriz de comparaciones pertinentes.
Tabla 3.Matriz de comparaciones de gestión documental con respecto a FEDEGASAN.

NORMAS EMPRESA OBSERVACION
Actualmente se están llevando a cabo estas Cabe destacar y como punto importante darle un
Documento de archivo Registro de transacciones archivísticas, por toda mejor manejo a estas clases de archivos de tal
información producida o recibida por una actividad de trámite que se esté generando en forma que exista en el fondo documental una
entidad pública o privada en razón de sus FEDEGASAN, por parte de una entidad fotocopia original y una copia para asegurarnos
actividades o funciones. pública o privada en cualquiera de sus de que todo esté en orden y trabajar de una forma
funciones. más segura y confiable.
En la base documental se encontraron estos Una recomendación es que al momento de

conjuntos de documentos conservados en recolectar estos tipos de información cabe
Patrimonio documental. Conjunto de carpetas de gancho por toda actividad destacar que haya un mejor manejo de
documentos conservados por su valor histórica y cultural de FEDEGASAN. conservación en materiales adaptados a estos
histórico o cultural. tipos de materiales, como bolsas empaques etc.,
ya que se encontraron en mal estado rasgados,
rotos, manchados.
Ley 80 de 1993 Las entidades sin importar su En el diagnóstico que se aplicó al fondo Es de suma importancia que las personas que
razón social establecerán medidas para documental de FEDEGASAN se estableció están manipulando y manejando el archivo de
preservar y conservar datos. que se está cumpliendo con esta norma FEDEGASAN estén capacitados por parte de la
establecida. gerencia para darle un buen manejo y correcto
uso.
ARTÍCULO 13. Instalaciones para los Al día de hoy se dispone de una bodega con Una recomendación seria que a la próxima vez
archivos. La administración pública deberá buena ventilación y luz incorporada en donde de diseñar una bodega le adaptaran un stand o
garantizar los espacios y las instalaciones reposan todos los archivos de FEDEGASAN. muebles para que las personas que vayan a
necesarias para el correcto funcionamiento de buscar un archivo puedan darle un buen manejo
sus archivos. En los casos de construcción de y que sea un trabajo más eficiente.
edificios públicos, adecuación de espacios,
adquisición o arriendo, deberán tenerse en
cuenta las especificaciones técnicas existentes
sobre áreas de archivos.
Fuente: Estrada, P. (2 de Octubre de 2014). Metodología normas técnicas de gestión documental y archivo. Obtenido de
Metodología normas técnicas de gestión documental y archivo.:
http://intranet.secom.gob.ec/intranet/Public/Formatos/Gesti%C3%B3n%20Documental/SNAP%202015%20Metodolog%C3%A
Da.pdf


PRÁCTICA
Con la ayuda de una guía de lineamientos compuesta por formatos se organizaran y se clasificaran
los archivos de FEDEGASAN.
Tabla 4. Formatos Identificación de carpetas

Nombre archivo: Archivos de FEDEGASAN Y SUS ZONAS DE INFLUENCIA.
Nombre de la serie: Informes, contabilidad, ciclos de vacuna.
Código serie N° 1
Tecnigan, otros
Nombre de la Subserie: soportes de información
Carpeta No. 1
No. de carpetas 20
Fechas extremas
Antiguo De 1963 Reciente hasta 2012
Da.pdf
Tabla 5. Formatos de identificación de las cajas

FEDEGASAN Y SUS ZONAS DE INFLUENCIA.
DEPARTAMENTOS, AREAS.
CAJA N° X.
Documentos de archivo.
Nombre de la serie o Subserie documental. N° carpetas por cajas.
Archivos de contabilidad. 25
Informes vacunación. 50
Resoluciones, Tecnigan, otros. 60
Da.pdf


PRÁCTICA
Tabla 6. Formato único de inventario documental

FEDEGASAN Y SUS ZONAS DE INFLUENCIA
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Hoja N° 1
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL.
ENTIDAD FEDEGASAN Y SUS ZONAS DE INFLUENCIA.
OFICINA PRODUCTORA DEPARTAMENTO DE GESTION DE ARCHIVOS.
INVENTARIO DOCUMENTAL DE GESTION DE
OBJETO
ARCHIVOS.
No. Orden Concepto contabilidad Cantidad
1 Contabilidad Fecha, año, caja N° x 25
2 Vacunación Fechas ciclo, caja N° x 40
3 Tecnigan Fechas, caja N° x 50
4 Otros Fechas, caja N° x 60
Da.pdf
Mediante el uso de la matriz de peligros e identificación de riesgos, se relaciona con lo desarrollado

por la empresa en la Tabla 7, Tabla 8, Tabla 9, donde aparecen formatos en comparación de los
riesgos y peligros de áreas determinadas con los datos actuales de FEDEGASAN.


PRÁCTICA


PRÁCTICA
Tabla 7. Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos de FEDEGASAN

Actividad Cargo Responsable
Área Actividad Peligro Riesgo Factor De Riesgo
Rut No Rut De la Actividad
Movimientos biomecánicos Lesiones de los Accidente laboral o
esfuerzo físico, y mental en Movimientos tendones, en los enfermedad, debido a
actividades relacionadas con el Auxiliar Contable Y repetitivos y nervios, lesiones las malas posturas, no
ADMINISTRATIVA X
área administrativa. Administrativos esfuerzo físico neuro vasculares, colocar en práctica las
constantemente. lesiones de pausas activas.
espalda.
Comportamiento Frente Posible Efecto Nº de expuestos Controles Existentes

NE TE
Al peligro Director Contratistas Visitantes Misión Fuente Medio Trabajo
Autocuidado y respeto por Fracturas, lesiones y 7 2 1 2 5 veces 3 N.H Buenas Capacitación
enfermedades por 8Hrs/día posturas, en posturas
los controles establecido
laborales, tensión semana pausas adecuadas y
tales como buenas posturas y
muscular dolor de activas y adecuación
adecuación en el sitio de cabeza estrés. estiramientos del sitio de
trabajo
trabajo.
Valoración Medidas De Intervención Propuesta

Nivel De NE Probabilidad Consecuencia Nivel De Valor Del Eliminación Sustitución Control Señalización Control EPP
Interpretación Riesgo Nivel Del Ing. Adm.
Deficiencia Riesgo
6 7 3 3 3 Medio NI NI NI


PRÁCTICA
Tabla 7. Continuación
Contacto físico con el Contraer enfermedades Uso no adecuado de los
Despacho y
BODEGA recepción de X Michael (Bodeguero) biológico. causadas por virus y elementos de protección de
biológicos. bacterias. bioseguridad (indumentaria).

NE TE
Tomar medidas de control, Infecciones, alergia 2 1 2 1 NH Buenas Usos de
o toxicidad prácticas. elementos
buenas prácticas
bacterias virus Charlas y bioseguridad
establecidas para la
hongos, hepatitis, 5 días X 1.5 capacitaciones
manipulación de biológicos tétanos, fiebres, Semana 8hrs/Día
tuberculosis etc.
con buenas normas de
bioseguridad.
Valoración Medidas de intervención propuesta

Nivel De NE Probabilidad Consecuencia Nivel De Valor Del Eliminación Sustitución Control Ing. Señalización Control Adm EPP
Interpretación Riesgo Nivel Del
Deficiencia Riesgo
3 riesgo 1.5 4 4 3 Alto NI NI NI


PRÁCTICA
Manipulación de herramientas de cocina en Cortaduras Utilización no adecuada
Preparar alimentos,
mal estado, regleta en mal estado, esta contusione-s, de equipos y materiales
y manipular Asistentes
hace parte de la bodega en donde se quemadura, corto cocina, caídas de un solo
CAFETERIA herramientas y X administrativos, auxiliar
almacena el biológico de la empresa, circuito, fracturas. nivel, contacto con cables
equipos de contable.
desorden en el are de preparación de de los equipos eléctricos.
cafetería
alimentos y pisos resbalosos.

NE TE
Precaución y prevención al Quemaduras a nivel NH Charlas Capacitaciones
momento de manipular medio, alergias y informativas preventivas
materiales y equipos para enfermedades a causa 5 veces 8H.rsx
7 1 1 1
facilitar la labor de cafetería, de los virus bacterias semana Día Manuales de
además como no correr en y microorganismos, señalización
esa área. raspaduras, traumas.

Deficiencia Riesgo
6 3 6 7 3 Medio NI NI Inspecciones Reforzar EPP
señalización Existentes
y charlas a
los
empleados


PRÁCTICA
Pisos resbalosos, contacto Caídas, picaduras, No correcto uso o
Limpieza y uso del Empleados de la redes eléctricas, insectos fracturas, biológicos manipulación de esas
BAÑOS X
baño. empresa. como (avispas). contactos. instalaciones, imprudencia
a la hora de caminar.

NE TE
Precaución y prevención a la Alergias por NH Charlas Capacitaciones
hora de realizar cualquier picaduras, informativas preventivas
actividad que se esté quemaduras de medio 5 Veces
8H.rsx
realizando. grado, enfermedades 7 0 0 1 X Manuales de
Día
por virus o bacterias semana señalización y
biológicas que rodeen normas higiénicas
en área.

Deficiencia Riesgo
3 2 4 4 3 Medio NI NI Inspecciones Reforzar Programas y EPP
señalizaciones capacitaciones Exist.
Charlas a
empleados
Fuente: Henao, F. (2013). Sistemas de seguridad y salud en el trabajo. Argentina: ECOE ediciones.


PRÁCTICA
Para efectos de análisis de la matriz de riesgos, es necesario tener en cuenta la Tabla 8, que refleja el tipo de control de acuerdo a los
colores estipulados.
Tabla 8. Convenciones de colores de la matriz de peligros y de identificación de los riesgos

COLOR CONTROL
Azul Prioritario
Gris Alternativa de solución
Amarillo Nivel de Riesgo Medio
Rojo Nivel de Riesgo alto
Fuente: Henao, F. (2013). Sistemas de seguridad y salud en el trabajo. Argentina: ECOE ediciones
Tabla 9. Matriz legal del sector del comercio

Tema Subtema Tipo norma Id norma legal Año Descripción norma legal
1. Brindar la información legal necesaria en Por la cual se adopta el Plan Nacional de
materias de riesgos laborales en el trabajo, Seguridad y Salud en el Trabajo 2013-2021.
Plan de seguridad y
informar sobre los procedimientos y normas que Resolución 6045 2014
salud.
conforman el sistema general de riesgo y peligros
laborales.
Reglamenta la Organización, funcionamiento y
2. Normatividad de riesgos laborales. ARL Resolución 1016 1989
forma de los programas de Salud Ocupacional.
Por la cual se establecen algunas disposiciones
Programas de
Riesgo de higiene y seguridad industrial. Resolución 2400 1979 sobre vivienda, higiene y Seguridad en los
higiene industrial.
establecimientos de trabajo.


PRÁCTICA
Notas de
Autoridad que emite Referente Requerimientos Parámetros
vigencia
Artículos
Nacional Internacional
aplicables
Señala obligaciones para todos los actores del Sistema de
1. Ministerio de Trabajo. X Toda N.A
Riesgos Laborales.
Los subprogramas de medicina Preventiva y de trabajo
tienen como finalidad principal la promoción, prevención
y control de la salud del trabajador, protegiéndolo de los
2. Ministerio de Trabajo y 10 numerales 1 al
X factores de riesgos ocupacionales: ubicándolo en un sitio N.A
Seguridad Social. 16
de trabajo acorde con sus condiciones de trabajo Psico-
fisiológicas y manteniéndolo en actitud de producción de
trabajo.
Son obligaciones de los trabajadores dar cumplimiento a
3. Ministerio de Trabajo y lo que corresponda en materia de medicina preventiva,
X Todo N.A
Seguridad Social. higiene y seguridad industrial de acuerdo con las normas
legales previamente establecidas.


PRÁCTICA
Tema Subtema Tipo norma Id norma legal Año Descripción norma legal
4. Implementación del sistema Subprogramas, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Decreto 1072 2015
de gestión. Documentaciones. Trabajo.
Iluminación deficiente
5. Riesgos locativos. Ley 9 1979 Por la cual se dictan Medidas Sanitarias.
y/o en exceso.
Aerosoles sólidos y
Seguridad en la utilización de los productos químicos en
6. Riesgos químicos. líquidos, gases y Decreto 1973 1995
el trabajo.
vapores.
Autoridad que emite Referente Requerimientos Parámetros Notas de

vigencia
Nacional Internacional Artículos
aplicables
2.2.4.6.1. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

4. Ministerio del trabajo. X N.A
2.2.4.6.37
En todos los lugares de trabajo habrá iluminación suficiente,

en cantidad y calidad, para prevenir efectos nocivos en la
5. Congreso de la república. x 105 N.A
salud de los trabajadores y para garantizar adecuadas
condiciones de visibilidad y seguridad.
6. Ministerio de Relaciones Implementar las normas de bioseguridad industrial a la hora

X Toda N.A
Exteriores. de manipular elementos extraños.


PRÁCTICA


PRÁCTICA
3.1 Diseñar modelo del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo, dando
cumplimiento al decreto 1072 de 2015 para - FEDEGASAN
Todo Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo debe contemplar actividades de

medicina preventiva y del trabajo, higiene industrial y seguridad industrial.
3.1.1 Subprograma de medicina preventiva y del trabajo
Tiene como finalidad principal la promoción, prevención y control de la salud del trabajador,
protegiéndolo de los factores de riesgo ocupacionales, ubicándolo en un sitio acorde a sus
condiciones psicofisiológicas y manteniéndolo en la aptitud de producción de trabajo, ver Tabla
10.
Mediante este subprograma se establecieron actividades de vigilancia epidemiológica
teniendo en cuenta las actividades que se realizan en cada uno de los procesos, los peligros
identificados mediante la matriz de riesgos y las recomendaciones sugeridas en la priorización de
riesgos y el servicio de primeros auxilios como lo establece el resolución 1016 de 1989.
Actividades de vigilancia epidemiológica
Las actividades de vigilancia epidemiológica son el “conjunto de actividades con las que se reúne
la información indispensable para conocer el comportamiento de los riesgos profesionales y
comunes, que afectan a la población trabajadora. Su fin es intervenir esos peligros a través de la
prevención y control.
Con el objetivo de garantizar un adecuado proceso de vigilancia epidemiológica se sugiere
a FEDEGASAN, establecer un procedimiento para el ingreso de personal, durante el tiempo de
labor y al momento de retiro que permita garantizar bienestar al trabajador.


PRÁCTICA
Exámenes de ingreso
Basado en lo indicado anteriormente todo trabajador que ingrese a laborar a FEDEGASAN, debe
realizarse exámenes de laboratorio y médicos de acuerdo al cargo a ocupar que permitan realizar
un análisis general del estado de salud actual por un médico especializado en Salud Ocupacional.
Exámenes médicos que debe realizarse al personal de FEDEGASAN.
Tabla 10. Exámenes médicos al personal de FEDEGASAN

PERSONAL TIPO DE EXÁMENES
 Audiometría
 Optometría
ADMINISTRATIVO
 Hemograma
 Creatinina
 Audiometría
 Optometría
 Hemograma
OFICIOS VARIOS
 Creatinina
 Vacuna hepatitis B
 Vacuna contra tétano
Exámenes periódicos
Vigilancia epidemiológica para el peligro biológico
Se van a establecer algunas actividades, que permitan disminuir el nivel de riesgo generado por el
peligro biológico, esas actividades son las siguientes: Aplica exámenes periódicos establecidos en
el punto anterior, Capacitación riesgo biológico y bioseguridad (ARL), Dotación de elementos de
protección personal y capacitación sobre la importancia del uso, cuidados y verificación del uso
correcto.


PRÁCTICA
Exámenes de retiro
En el momento de que el trabajador se retire o se le termine el contrato laboral debe realizarse un

examen de egreso que certifique las condiciones en que sale el trabajador en ese momento.
Servicios de primeros auxilios
La resolución 1016 de 1989 en el artículo 10 literal 7 establece que todo establecimiento comercial
debe organizar e implementar un servicio de primero auxilios oportuno y eficiente, en
cumplimiento de esto se establece el servicio de primeros auxilios en FEDEGASAN.
Para el correcto funcionamiento del servicio de primeros auxilios la empresa debe capacitar
a su personal en el tema y poder enfrentar de forma adecuada ante una persona con dolencias y
lesiones o en caso de emergencias.
Ubicación del botiquín
En FEDEGASAN, el botiquín se encontrara ubicado en el departamento de bodega de recepción

y despacho del biológico.
Elementos del botiquín
Tabla 11. Elementos y usos del botiquín

INSUMO USO
 Antiséptico
Yodopovidona (isodine)
 Desinfectante
 Desinfectante
Alcohol 70%
 Solución antiséptica
 Limpieza
Suero fisiológico
 purifica
 cubrir
Vendas, esparadrapo ,gasas
 proteger


PRÁCTICA
INSUMO USO
 curar
 absorbe
Algodón
 limpiar
 desinfectante
Jabón
 limpiar
Fuente: Henao, F. (2013). Sistemas de seguridad y salud en el trabajo. Argentina: ECOE Ediciones
Responsable
El responsable del buen manejo de los elementos del botiquín en FEDEGASAN, es la

recepcionista, el cual debe recibir capacitación al igual que otra persona que la empresa designe
para el adecuado manejo de este y atención de primeros auxilios en caso de que se requiera.
3.1.2 Subprograma de higiene industrial
La Higiene industrial es la disciplina dedicada al reconocimiento, evaluación y control de aquellos

factores y agentes ambientales originados en o por el lugar de trabajo, que puedan causar
enfermedad e ineficiencia entre los trabajadores o entre los ciudadanos de una comunidad.
Manual de Residuos Biológicos y Similares
El manual de residuos biológicos y similares, se desarrolló con el propósito de documentar el

manejo de residuos generados por -FEDEGASAN, con la metodología recomendada por la
resolución 1164 de 2002.
En el presente manual se puede encontrar la siguiente información:


PRÁCTICA
Tabla 12. Clasificación de los residuos sólidos, color de recipientes rótulos respectivos y
ubicación
Clase De Contenido
Color Etiqueta Ubicación
Residuo Básico
ROTULAR CON:
Servilletas, empaques de papel
NO ZONA DE
No peligrosos plastificado, barrido, colillas,
PELIGROSOS BODEGA O
ordinarios e inertes. icopor, vasos desechables,
ORDINARIOS CAFETERIA.
papel, tela.
VERDE Y/O INERTES.
GRIS ROTULAR CON
NO PELIGROSOS
Bolsas de plástico, garrafas,
RECICLABES RECEPCION O
pimpinas, materiales de
CARTON Y BODEGA.
polipropileno y cartón.
SIMILARES.
RECICLABLE
PLASTICO
PELIGROSOS
INFECCIOSOS Compuestos por cultivos,
BIOSANITARIOS, mezcla de microorganismos,
BODEGA.
CORTOPUNZANTES medios de cultivo, vacunas
Y QUÍMICOS vencidas o inutilizadas.
RIESGO
CITOTÓXICOS. ROJO
BIOLOGICO
Resto de sustancias químicas y

QUÍMICOS sus empaques o cualquier otro BODEGA.
residuo contaminado con estos.
ROJO


PRÁCTICA
Tabla 13. Plano de la ubicación de los recipientes de los residuos sólidos en la oficina de
FEDEGASAN
AREA DE RECEPCION Y AREA
CONTABILIDAD. ADMINISTRATIVA
AREA DE DIRECCION
EJECUTIVA.
areA
PASILLO
AREA DE RECEPCION Y DESPACHO

BIOLOGICO (BODEGA).
AREA DE JUNTA
DIRECTIVA
BAÑOS


PRÁCTICA
Tabla 14. Convenciones por colores de la ubicación de los residuos sólidos en la oficina de
FEDEGASAN, según Tabla 13
COLOR RIESGO
Verde No peligroso, biodegradable.
Rojo Peligroso, riesgo biológico.
Gris No peligroso, reciclable ordinarios.
Tabla 15. Tipos de residuos que genera FEDEGASAN

Área Clase de residuo Tipo de residuo
Recepción contabilidad
Mercadeo
No peligrosos. Biodegradables reciclables ordinarios.
Gerencia
Jefe personal
No peligrosos Biodegradables.
Baños
Peligrosos. Biosanitarios
Biológicos
Peligrosos infecciosos.
Bodega Biosanitarios
No peligrosos Biodegradables, reciclables
Cafetería No peligrosos. Biodegradables.
Características de los recipientes y de las bolsas desechables que se deben utilizar para el
almacenamiento de los residuos
De acuerdo a lo establecido por la legislación y los residuos que genera la empresa se deben utilizar
los siguientes recipientes y bolsas.


PRÁCTICA
Tabla 16. Características de los recipientes y de las bolsas desechables para el almacenamiento de
los residuos sólidos
COLOR RIESGO DISPOSICION
Basura común y reciclable(papel,
Gris No peligroso
cartón)
Basura común no reciclable (papel,
Verde No peligroso residuos comida, vasos desechables,
servilletas).
Contaminado, residuos biológicos
Rojo Peligroso (agujas, frascos, bolsas).
Elementos de protección personal para quienes manipulen los residuos o biológicos de

FEDEGASAN
Tabla 17. Elementos de uso de protección personal al momento de manipular residuos biológicos
de FEDEGASAN
Elemento Uso
Mascarilla Protectores respiratorios, contra virus y bacterias.
Guantes de nitrilo. Protección de las manos.
Gorro desechable. Barrera de protección frente a microorganismos.
Bata desechable. Protección de transmisión de virus patógenos.
Calzado de seguridad. Proteger los pies de virus y bacterias y además de caídas de
objetos pesados.
Programa de orden y aseo
Con el fin de mantener un ambiente de trabajo limpio, agradable y seguro para todas las personas
que trabajan en FEDEGASAN, se adopta el método de las 5S con el objetivo de lograr lugares de
trabajo organizados, ordenados y limpios de forma permanente que permitan lograr una mejor
productividad y un mejor entorno laboral. Esta metodología busca un mejor comportamiento de


PRÁCTICA
trabajadores y directivos mediante el objetivo de la mejora continua promoviendo de esta manera

el cambio sociocultural en FEDEGASAN.
Programa de orden y aseo
Mediante este programa se busca que FEDEGASAN, logre:

- Identificar los sitios donde se presenta mayor número de casos de desorden.
- Seleccione los diferentes elementos de trabajo necesarios para cada área y guardar los que
no son tan necesarios o de menos uso.
- Organice las áreas de trabajo.
- Que todos los colaboradores mantengan limpio su lugar de trabajo en todo momento.
- Disciplina que se mantenga el orden y la limpieza en todas las áreas de forma continua.
La implementación de un programa de orden y aseo dentro de las empresas contribuye al sistema

de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, ya que el objetivo del programa es lograr un
ambiente de trabajo sano, libre de contaminación visual y elementos de trabajo innecesarios, que
podrían causar eventos no deseados tanto al trabajador, como al proceso y a la infraestructura de
la empresa.
3.1.3 Subprograma de seguridad industrial
Es el conjunto de actividades destinadas a la prevención, identificación, evaluación y control de

los factores de riesgo que generen accidentes de trabajo, evitando posibles lesiones, accidentes,
enfermedades o hasta la muerte del trabajador


PRÁCTICA
Objetivos
- Mantener un ambiente laboral seguro, mediante el control de los factores personales y del trabajo
que generan los actos inseguros, condiciones ambientales peligrosas que puedan causar daño a la
integridad física del trabajador o a los recursos de la empresa.
- Reconocer identificar y controlar o minimizar los factores de riesgo que puedan causar
accidentes de trabajo.
Actividades
- Inspecciones de los puestos y áreas de trabajo en conjunto con el subprograma de medicina y de

higiene industrial.
- Mantener control de los elementos de protección personal suministrados a los trabajadores
previa verificación de su funcionamiento y adaptabilidad para lo requerido.
- Elaborar protocolos de mantenimiento preventivo y correctivo de herramientas equipos y
maquinaria, lo mismo que el plan de sustitución de los mismos.
- Manual de inducción a nuevos trabajadores e inducción empresarial a los mismos
- Implementar programas de orden y aseo.
- Demarcación y señalización de áreas y puestos de trabajo.
- Elaboración y divulgación del plan de emergencia y realización de simulacros en conjunto
con el subprograma de medicina del trabajo e higiene industrial.
- Conformación de los grupos de apoyo y brigadas de emergencias, grupo de apoyo de
prevención, control y extinción de incendios.
- Creación de una brigada de emergencia para la atención de eventos como accidentes o
incidentes y emergencias.


PRÁCTICA
4. Resultados
4.1 Evaluación del Subfondo documental de la Federación de Ganaderos de Santander-

FEDEGASAN
Figura 1. Sitio dispuesto para el acopio de carpetas del fondo documental de FEDEGASAN Para
su organización.
Fuente: Autor
En primera instancia se realizó una recolección al fondo de la base documental de archivos de

FEDEGASAN, con el fin de tener conocimientos previos de cómo se manejara la organización y
clasificación de los archivos de la empresa para dar como resultado final estandarizado del total
de archivos por temáticas respectivas producidas por la organización. Se estimó con datos
estadísticos que el 40 % de los archivos pertenecían al departamento de contabilidad, un 30 % a
archivos relacionados con la vacunación y por ultimo un 30% archivos varios (bancos, Tecnigan,
proyectos).Ver Figura 1


PRÁCTICA
Figura 2. Realización de Análisis y diagnóstico de las temáticas expuestas
Fuente: Autor
En la Figura 2, se detalla de cómo se llevó a cabo el proceso del sistema de gestión documental
con los archivos recolectados y separados por temáticas, para luego darles un manejo adecuado
bajo ciertas directrices y obtener, la clasificación y reclasificación del total de carpetas encontradas
en la base documental.
4.2 Guía de lineamientos archivísticos para la organización y clasificación, acorde a los

archivos de gestión de- FEDEGASAN
Figura 3.Selección de la base documental de FEDEGASAN
Fuente: Autor


PRÁCTICA
El logro alcanzado que se obtuvo de la selección documental fue tener un mayor orden y unos
parámetros previamente establecidos, al momento de hacer la clasificación ya que facilitaba
eficientemente el avance del proceso de sistema de gestión documental en FEDEGASAN. Ver
Figura 3
Figura 4. Clasificación de la recolección de la base documental de FEDEGASAN
Fuente: Autor
El paso siguiente del proceso de crear un sistema de gestión documental, conlleva a dar como
resultado una eficiente clasificación y organización del fondo documental, contando con unos
lineamientos en orden para dar con el siguiente proceso de disposición y donde reposen las
documentaciones finales. Ver Figura 4
Figura 5. Catalogalizacion de las carpetas de archivos de gestión de FEDEGASAN
Fuente: Autor


PRÁCTICA
Al contar con la base documental ya clasificada se procede a registrar manualmente mediante

carpetas y con sus respectivos rótulos, los archivos en toda su totalidad para darle un mejor manejo
a la hora de seleccionar cualquier documento y sea eficiente para la persona que este solicitando
tal documento. Ver Figura 5
Figura 6. Documentaciones y disposiciones finales del sistema de gestión de archivos de

FEDEGASAN
Fuente: Autor
Por consiguiente se procede a la disposición de la documentación final de los archivos de la

gestión documental, para dar como resultado final a lo que se tiene propuesto y pensado hacer,
además de brindar unos lineamientos archivísticos desde su selección hasta su documentación final
manteniendo mecanismos que nos faciliten las herramientas necesarias para dar orden a toda la
documentación solicitada y de uso de FEDEGASAN. Ver Figura 6


PRÁCTICA
Figura 7. Digitalización de la base documental de archivos de FEDEGASAN
Fuente: Autor
En la sección de la digitalización de la base documental final se puede evidenciar que la totalidad

de archivos generados, están clasificados y reposan en una base digital por medio de un inventario,
en el cual se logra unos objetivos entre ellos están la organización y estandarizaciones de la gestión
documental, además de Permitir hacer el trabajo mucho más fácil y eficiente a la hora de búsqueda
de documentos y por ultimo conservar todos los documentos históricos de FEDEGASAN. Ver
Figura 7
4.3 Caracterización de los riesgos de acuerdo a la norma OSHASS 18001 y la OIT de las
distintas actividades que desarrolla la Federación de Ganaderos de Santander-
FEDEGASAN
Tabla 18. Caracterización de los peligros e identificación de los riesgos

Área Riesgo identificado Caracterización
Los trabajadores de FEDEGASAN, que por sus distintas actividades
 Riesgo ergonómico
ADMINISTRATIVA que realizan como: movimientos repetitivos, malas posturas,
 Riesgo biomecánico
sujeción de una carga etc., que por sus características o condiciones


PRÁCTICA
ergonómicas inadecuadas extrañe riesgos en particular dorso lumbar

para los trabajadores.
Los contaminantes biológicos que se generan en la la recepción y

despacho de vacunas, en contacto con los contaminantes físicos y
BODEGA  Riesgo biológico químicos son seres vivos, capaces de reproducirse que al penetrar al
trabajador de esta área causan enfermedades de tipos infecciosas y
parasitarias.
Las actividades realizadas en esta área de cafetería conllevan a la
persona encargada a padecer una clase de riesgos y peligros que
tienen como características o condiciones eléctricas que en
decisiones inadecuadas puede provocar choques eléctricos o
 Riesgo Eléctrico
CAFEFETERIA quemaduras debido al mal estado de la regleta de enchufes de
 Riesgo biológico
aparatos y equipos de esta área de trabajo, por otra parte también se
corre el riesgo de contaminaciones cruzadas debido a no aplicar el
buen uso de las buenas prácticas de manufactura(BPM), parámetro
que se debe aplicar dentro de la empresa.


PRÁCTICA

Área Riesgo identificado Caracterización
Son microorganismos que se generan y endoparásitos, susceptibles
de originar cualquier tipo de infección alergia o toxicidad en los
BAÑOS  Riesgo biológico
trabajadores que manipulan esta área identificada.
4.4 Modelo del sistema de subprogramas de seguridad y salud en el trabajo de acuerdo al

decreto 1072 de 2015 en relación con FEDEGASAN

biológico: usó de elementos de protección personal
Se van a establecer algunas actividades, que permitan disminuir el nivel de riesgo generado por el
peligro biológico, una de esas actividades son: el uso adecuado de los elementos de protección
personal y capacitación sobre la importancia del uso, cuidados y verificación del uso correcto, con
el fin de prevenir y controlar enfermedades causadas por contaminación biológica dentro de las
instalaciones. Ver Figura 2


PRÁCTICA

biológico: programación de exámenes médicos periódicos que se le deben realizar a los empleados
de FEDEGASAN
Todo trabajador que ingrese a laborar a FEDEGASAN, debe realizarse exámenes de laboratorio y
médicos uno al ingresar y el otro a terminar contrato, de acuerdo al cargo a ocupar que permitan
realizar un análisis general del estado de salud actual por un médico especializado en Salud
Ocupacional, con el propósito de prevenir cualquier enfermedad que se le pueda presentar y poder
controlarla a tiempo. Ver Figura 3


PRÁCTICA

biológico: Capacitación y charlas informativas del riesgo biológico y bioseguridad a los
empleados
Con el objetivo de garantizar un adecuado proceso de vigilancia epidemiológica se sugiere a

FEDEGASAN, brindar charlas informativas y preventivas a sus empleados sobre la importancia
del correcto uso de elementos de protección personal, para que ellos estén actualizados y den un
correcto uso a estas dotaciones que son una herramienta para así evitar cualquier tipo de contagio
o enfermedad causada por los riesgos biológicos. Ver Figura 4


PRÁCTICA

biológico: Servicios de primeros auxilios, ubicación del botiquín
Fuente: Autor
Para el correcto funcionamiento del servicio de primeros auxilios la empresa debe capacitar a su
personal en el tema y poder enfrentar de forma adecuada ante una persona con dolencias y lesiones
o en caso de emergencias.
En FEDEGASAN, el botiquín se encontrara ubicado en el departamento de bodega de
recepción y despacho del biológico. Ver Figura 5


PRÁCTICA

biológico: Servicios de primeros auxilios, elementos del botiquín
El logro que se va a obtener es que cada empleado conozca muy bien la ficha técnica de todos los
elementos necesarios de un botiquín y este muy bien capacitado para en casos de emergencias
poder enfrentar de una forma adecuada a personas afectadas por cierta lesión provocada por un
accidente. Ver Figura 6
Figura 7. Subprograma de higiene industrial: Clasificación y disposición de los residuos

biológicos y similares


PRÁCTICA
El manual de La disposición y clasificación de los residuos biológicos y similares, se desarrolló

con el propósito de documentar el manejo de residuos generados por -FEDEGASAN, con la
metodología recomendada por la resolución 1164 de 2002, además se desarrolló con el fin de
controlar aquellos factores y agentes ambientales contaminantes originados en o por el lugar de
trabajo, que puedan causar enfermedad e ineficiencia entre los trabajadores. Ver Figura 7
Figura 8. Subprograma de higiene industrial: Programa de orden y aseo
Con el fin de mantener un ambiente de trabajo limpio, agradable y seguro para todas las personas
que trabajan en FEDEGASAN, se adopta el método de las 5S con el objetivo de lograr lugares de
trabajo más organizados, ordenados y limpios de forma permanente que permitan lograr una mejor
productividad y un mejor entorno laboral. Esta metodología busca un mejor comportamiento de
trabajadores y directivos mediante el objetivo de la mejora continua promoviendo de esta manera
el cambio sociocultural en FEDEGASAN. Ver Figura 8


PRÁCTICA
Figura 9. Subprograma de seguridad industrial: Demarcación y señalización de áreas y puestos de

trabajo
Fuente: Autor
Mediante el programa de demarcación y señalización de áreas y puestos de trabajos, se estará

Reconociendo e identificando y además se estará controlando los factores de riesgo que puedan
causar accidentes de trabajo. Ver Figura 9
Figura 10. Subprograma de seguridad industrial: mantenimiento preventivo y correctivo de

herramientas equipos y maquinaria
Fuente: Autor
Diseñar un programa de mantenimiento preventivo y correctivo, que permita aumentar el nivel de

rendimiento de las máquinas y equipos de tal forma que se conserven en condiciones de
funcionamiento seguro y eficiente que garanticen la prestación de un servicio oportuno, y así
mismo minimizar el impacto de peligro que causa al empleado. Ver Figura 10


PRÁCTICA
Figura 11. Subprograma de seguridad industrial: brigadas de emergencias, apoyo de prevención,

control y extinción de incendios
Fuente: Autor
El propósito de crear un plan de emergencias y extinción de incendios es controlar y minimizar la

prevención de un posible incendio generado en algunas de las instalaciones de FEDEGASAN,
Además crear un grupo de apoyo de brigadas de emergencias para atender estos casos con la debida
prudencia y correcto manejo para suprimir un caso de incendios si se llegara a presentar. Ver
Figura 11
Figura 12. Subprograma de seguridad industrial: Plan de salidas de emergencias y evacuación
Fuente: Autor


PRÁCTICA
En caso de una emergencia, el encargado del protocolo de la empresa, deberá guiarlos hacia la
salida de emergencia más cercana la cual es la única entrada principal con la que cuenta la sede de
FEDEGASAN, Se deberá evacuar y trasladarse al punto de reunión o punto de encuentro
previamente establecido por el brigadista encargado de atender estos casos de emergencias. Ver
Figura 12
Tabla 1. Subprograma de seguridad industrial: Puntos de encuentro en caso de emergencias

Área Punto de encuentro Salidas de emergencias Procedimiento de evacuación.
PRINCIPAL. Plazoleta En la sede principal hay dos Los empleados, Pasantes y
cafetería. salidas: visitantes, al escuchar el aviso
SEDE PRINCIPAL saldrán de sus puestos de trabajo
ALTERNO. Parqueadero  Salida oficina y se ubicarán en el punto de
subasta.  Salida escaleras encuentro principal.
Se establecerán salidas de emergencias debidamente señalizadas y usadas en caso que se requiera

un caso de emergencia, y además se contara con unos lugares o puntos de encuentro previamente
seleccionados, hacia donde toda persona ya sea empleador o visitante evacue y debe presentarse a
su líder encargado. Ver Tabla 1


PRÁCTICA
Figura 13. Subprograma de seguridad industrial: Estructura organizacional de una brigada de

emergencias para la prevención y atención de emergencias
Se organizara un comité de emergencias, que Estará compuesto por personas debidamente

motivadas, entrenadas y capacitadas, que en razón de su permanencia y nivel de responsabilidad
asumen la ejecución de procedimientos administrativos u operativos necesarios para prevenir o
controlar la emergencia que se pueda presentar dentro de las instalaciones de FEDEGASAN. Ver
Figura 13


PRÁCTICA
5. Conclusiones
Luego de realizar la aplicación de los diagnósticos a los archivos de gestión de FEDEGASAN, se

evidencia que la mayor problemática existente en ellos es la falta de lineamientos que regulen la
organización de los documentos, así como la inexperiencia de los trabajadores es otra de las fallas
que se encuentra al realizar este estudio.
Es por ello que al analizar los diagnósticos, se decidió proponer unos parámetros que regulen todos
los procesos archivísticos que se implementa en los archivos de la institución. La falta de técnicas
archivológicas por parte del personal es una de las debilidades con que cuenta, es por ello que se
recomendó que el tipo de personal fuese de un nivel académico mínimo para trabajar en este lugar.
Los lineamientos no solo serán pautas para organizar los documentos, sino que funcionaran como
herramientas de aprendizaje para aquellos archivistas que, aunque no poseen la experiencia técnica
tienen una experiencia laboral amplia y le proporcionaran una ayuda útil para su trabajo.
Más allá del cumplimento legal la matriz de riesgos es una herramienta muy valiosa al momento
de identificar las condiciones inseguras que podrían afectar la salud y el bienestar de trabajadores
y visitantes, mediante esta se puede dar prioridad, generar un plan de trabajo de acuerdo a la
necesidad y evitar que estas condiciones inseguras generen consecuencias en el trabajador,
infraestructura o el proceso.
Contar con un ambiente limpio y ordenado genera tanto en empleadores, empleados y visitantes
un ambiente laboral sano que contribuye al bienestar de todos es por esto, que se establecieron
algunas actividades de higiene industrial que tienen como principal objetivo el adecuado manejo
de los residuos generados por la empresa y velar porque en las diferentes áreas de la empresa se
preserve un ambiente laborar sano y limpio mediante el programa de orden y aseo.


PRÁCTICA
6. Recomendaciones
Una de las principales recomendaciones, sería la capacitación del personal que labora en cada
archivo de gestión, al tener un personal bien capacitado en el área, el mismo será capaz de tomar
la mejor decisión a la hora de organizar su archivo.
Deben destinarse espacios apropiados para que reposen los documentos, estos deberán cumplir
con las condiciones mínimas de seguridad para albergar papeles, como por ejemplo: estantería
adecuada, clima controlado, acceso restringido a personal no autorizado, detectores de incendio,
extintores, entre otros.
Cada archivo de gestión debe mantener limpias las áreas de trabajo para evitar la proliferación de
plagas y hongos, ya que en muchos lugares nos hemos percatado que existen criaderos de roedores,
debido a que los archivistas guardan alimentos en ellas.
Es importante implementar las actividades desarrolladas en el presente proyecto en busca de

minimizar los riesgos derivados de los peligros asociados a las actividades que se realizan en la
empresa, además de reducir potencialmente los tiempos improductivos por incapacidades,
enfermedades laborales, daños a infraestructura y los costos asociados a esto.
Efectuar mantenimiento preventivo continuo a los diferentes equipos de la empresa como neveras,
aires acondicionados, equipos de cómputo y demás equipos que intervienen en desarrollo de la
actividad de esta manera se pueden prevenir incidentes y accidentes de laborales o enfermedades
laborales, garantizando un ambiente laboral sano y mejoramiento de la productividad de la
empresa.


PRÁCTICA
Referencias Bibliográficas
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de Implementacion del SGSST en una oficina:
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bin/wxis.exe/?IsisScript=UCC.xis&method=post&formato=2&cantidad=1&expresion=m
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sequence=1


PRÁCTICA
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Objetos de aprendizajes de archivos: http://www.redalyc.org/html/2654/265420116011/
Polania Clavijo, N. P. (5 de julio de 2016). Diseño del sistema de gestión de la seguridad y salud
en el trabajo (SGSST) para la compañía de transporte Transportes Clavijo y Cia Ltda bajo
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seguridad y salud en el trabajo (SGSST) para la compañía de transporte Transportes Clavijo
y Cia Ltda bajo los lineamientos del Decreto 1072-2015:
http://repository.ucatolica.edu.co/handle/10983/7568
Rosero, Y. (15 de Diciembre de 2014). Normatividad del SGSST. Obtenido de Normatividad del
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2014.pdf
Sánchez, M. (3 de Mayo de 2015). Gestion de archivos. Obtenido de Gestion de archivos:

www.repossitoryenciclopedy.com.co


PRÁCTICA
ANEXOS
Anexo A. Formato de identificación de las carpetas
FEDEGASAN
R-BD-01 Formato de identificación de las carpetas

Nombre archivo: FEDEGASAN Y SUS ZONAS DE INFLUENCIA.
Nombre de la serie: Informes, contabilidad, ciclos de
vacuna.
Código serie N° 1
Tecnigan, otros
Nombre de la Subserie: soportes de información
Carpeta No. 1
No. de carpetas 20
Fechas extremas
Antiguo De 1963 Reciente hasta 2012
Da.pdf


PRÁCTICA
Anexo B. Formato de Identificación del Cajas
FEDEGASAN
R-BD-02 Formato de identificación de las cajas Versión: 02

FEDEGASAN Y SUS ZONAS DE INFLUENCIA.
DEPARTAMENTOS, AREAS.
CAJA N° X.
Documentos de archivo.
Nombre de la serie o subserie documental. N° carpetas por cajas.
Archivos de contabilidad. 25
Informes vacunación. 50
Resoluciones, Tecnigan, otros. 60
Da.pdf


PRÁCTICA
Anexo C. Formato único de inventario documental
FEDEGASAN
FEDEGASAN Y SUS ZONAS DE INFLUENCIA

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Hoja N° 1
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL.
ENTIDAD FEDEGASAN Y SUS ZONAS DE INFLUENCIA.
OFICINA PRODUCTORA DEPARTAMENTO DE GESTION DE ARCHIVOS.
INVENTARIO DOCUMENTAL DE GESTION DE
OBJETO
ARCHIVOS.
No. Orden Concepto Contabilidad cantidad
1 Contabilidad Fecha, año, caja N° x 25
2 Vacunación Fechas ciclo, caja N° x 40
3 Tecnigan Fechas, caja N° x 50
4 Otros Fechas, caja N° x 60
Da.pdf


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DOCENCIA PÁGINA 1 DE 71

INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO EN MODALIDAD DE

TÍTULO DEL TRABAJO DE GRADO

ORGANIZACIÓN Y GESTION DOCUMENTAL DE ARCHIVO, E IMPLEMENTACION Y

UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER

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TÍTULO DEL TRABAJO DE GRADO

Trabajo de Grado para optar al título de

GRUPO DE INVESTIGACIÓN - GIGA

UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER

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Bucaramanga, Noviembre, de 2017

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Le agradezco a mi institución, a mis maestros, y a mi director de prácticas el Ingeniero Héctor

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Figura 16. Subprograma de seguridad industrial: mantenimiento preventivo y correctivo de

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El presente trabajo se realizó en concordancia con lo definido en el Plan de Trabajo propuesto en

conjunto con el autor de este capítulo y el director ejecutivo de la federación de ganaderos de

todas sus actividades: Social, económica , administrativa, y contable. En el diagnóstico realizado

ordenados, por consiguiente se van a organizar respectivamente. Asimismo, se demostró que

algunos funcionarios o trabajadores de FEDEGASAN, desconocen o no tienen la capacitación para

de gestión. De la misma forma, se analizaron otros aspectos como la entrada y salida de

directrices y lineamientos que regulen de manera uniforme, la accesibilidad y disponibilidad de

lineamientos archivísticos: Diagnostico, selección, catalogalizacion clasificación, reclasificación,

y digitalización (con estos lineamientos se facilita), la recuperación de la información de forma

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la información. La organización y los lineamientos archivísticos fortalecen cada uno de los

departamentos de administración de FEDEGASAN, para trabajar de una forma más eficiente y

previamente establecidos que rigen sus procesos archivísticos. Al momento de mantenerlos y

conservarlos en la base documental y digital de FEDEGASAN.

PALABRAS CLAVES: Archivística, clasificación, documentación, archivo, base.

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En primera instancia el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo bajo una

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1. Descripción del trabajo de investigación

1.1 Planteamiento del problema

sede en Bucaramanga, Santander ubicada en el km 6 en una cómoda y amplia oficina donde se

llevan a cabo diferentes procesos de gestión y administración de temas de ganadería. Actualmente,

los archivos de gestión del departamento de contabilidad, tesorería, facturación, ciclos de

vacunación, comercialización y proyectos lecheros entre otros, que genera la empresa en su

actividad administrativa,(La información organizada ayuda en la federación de ganaderos de

Santander),presentan una gran desorganización en casi la totalidad de los documentos