Contabilitatea avansurilor spre decontare - cont 542

Entitățile pot acorda sume în numerar sau prin bancă, denumite avansuri spre decontare,
puse la dispoziția angajaților, în vederea efectuării unor plăți în numele societății sau în
vederea unor deplasări în interes de serviciu.
Avansurile spre decontare sunt sume puse la dispoziția administratorilor sau a salariaților din
entitate, în vederea efectuării unor plați în numele acesteia. De regula, justificarea avansului
și transformarea sa în cheltuiala efectivă are loc la întoarcerea din deplasare, pe baza unui
decont de cheltuieli.
Aceste sume sunt considerate avansuri de trezorerie și se evidentiază în contul 542 -
"Avansuri de trezorerie", conform OMFP 1802/2014.
Pct.302 alin.(3) Sumele acordate personalului prin sistemul de carduri, cu titlu de avansuri
spre decontare în vederea plății unor achiziții sau prestări de servicii, se evidențiază în contul
542 "Avansuri de trezorerie"/analitic distinct.
Avansurile de trezorerie se pot acorda în lei sau în valută, contabilitatea lichidităților aflate în
bănci sau în casierie şi mişcărea acestora, se ţine distinct în lei şi în valută, ca urmare a
încasărilor şi plăţilor efectuate, conform:
Pct.303. Contabilitatea disponibilităților aflate în bănci/casierie şi a mişcării acestora, ca
urmare a încasărilor şi plăților efectuate, se ține distinct în lei şi în valută.
Sumele reprezentând avansuri spre decontare, acordate potrivit legii şi nedecontate până la
data bilanţului, se evidenţiază în contul de debitori diverşi (461 “Debitori diverşi”) sau creanţe
în legătură cu personalul (4282 “Alte creanţe în legătură cu personalul”), în funcţie de natura
creanţei, conform pct.306 alin.(3).
Limita de plată din avansuri este de 5000 lei, de persoană, pe zi, conform reglementărilor
din Legea 70/2015 privind întărirea disciplinei financiare privind operațiunile de încasări și plăți
în numerar:
Art.3 alin.(1) lit.e) se pot efectua plăți din avansuri în limita unui plafon de 5000 lei, stabilit
pentru fiecare persoană care a primit avansuri spre decontare.

Documente justificative privind avansurile spre decontare

Din punct de vedere al documentelor justificative, regăsim ca şi înscrisuri probatoare: decont
de cheltuieli, ordin de deplasare, dispoziţie de plată, dispoziţie de încasare, chitanța, situaţii
de calcul. OMF 3512/2008 privind ocumentele financiar-contabile, prezintă în
nomenclator aceste acte utilizate și prevede modul întocmire. Pe scurt aceste documente se
folosesc astfel:
 decontul de cheltuieli – pentru justificarea avansului și transformarea sa în cheltuiala
efectivă; se folosește pentru decontări de cheltuieli de orice natură, se ține evidența numerică
consecutivă și în contabilitate reprezintă document justificativ, actele din spatele decontului
fiind anexe, astfel cheltuiala se înregistreaza la data și cu numărul decontului;
link fisier pdf printabil ptr download print față și print față verso;
 ordinul de deplasare – pentru justificarea avansului și transformarea sa în cheltuiala efectivă;
înlocuiește decontul când cheltuielile se referă la o deplasare în afara localitații, delegație;
pentru mai multe detalii despre ordinele de deplasare citiți articolul dedicat
deplasărilor: Delegarea și detașarea salariaților;
 dispoziţia de plată – când se acordă numerar salariatului sau administratorului înaintea
plațiilor efective, sau după prezentarea decontului de cheltuieli;
link fisier pdf printabil ptr download print față și print față verso;
 dispoziţia de încasare – se folosește la restituirea sumelor rămase neutilizatedin avansuri
spre decontare sau la transferul între casierii, însă de preferat este utilizarea chitanțelor;
 chitanța - se folosește la încasarea restituirii sumelor rămase nefolosite din avansuri spre
decontare în locul dispoziției de încasare;
 situaţiile de calcul – calcule pentru justificarea sumelor scrise în decont;
 actele justificative anexate – bonuri, chitanțe de la furnizori, sau alte înscrisuri ce dovedesc
plata și se atașează în spatele decontului; facturile trebuie scoase și puse la jurnalul de intrări,
la decont rămâne doar dovada plății, chitanțele.

Conturi contabile privind avansurile de trezorerie

Contabilitatea avansurilor de trezorerie se realizeaza cu ajutorul Contului 542 “Avansuri de
trezorerie”.
Cont 542 “Avansuri de trezorerie”.
După conținutul economic este un cont de active circulante bănești.
După funcția contabilă este un cont de activ.
În DEBIT se înregistrează: În CREDIT se
înregistrează:
 Sumele acordate prin bancă sau în numerar ca avansuri de Plățile efectuate din
trezorerie (5121, 5124; 5311,5314); avansuri de trezorerie
 Diferențele favorabile de curs valutar, aferente avansurilor (401,404,451,462);
acordate în valută, stabilite la închiderea exercițiului financiar Restituirile de avansuri
(765); nefolosite
SOLDUL debitor al contului reprezintă avansurile de trezorerie
(5121,5124;5311,5314);
acordate și nedecontate.
 Achiziționarile de bunuri si
servicii cu plata din
avansuri de trezorerie
(208, 301 la 381, 532,
604, 605, 611 la 626,
628);
 Plata TVA deductibilă
însrisa în documentele de
cumpărare (4426);
 Sumele reprezentand
avansuri de trezorerie,
nedecontate pană la data
bilanțului (461);
  Diferențele nefavorabile
de curs valutar, aferente
avansurilor acordate în
valuta, stabilite la
închiderea exercițiului
financiar și la decontarea
avansurilor (665);
SOLDUL creditor al
contului reprezintă
cheltuieli justificate
înregistrate în
contabilitate prin deocntul
de cheltuieli, dar
nedecontate încă.

Monografie. Operații privind avansurilor de trezorerie

Exemplu 1
Se acordă un avans în data de 24.04.2018, din casierie, în sumă de 1000 lei, unui angajat
pentru o deplasare în localitate cu scopul de a achiziționa pentru firmă urmatoarele:
 Papetărie în sumă de 50 lei, TVA inclus cu bon fiscal fără CUI;
 Materiale de curățenie și reparații, în sumă de 150 lei, plus TVA cu bon fiscal cu CUI;
 Mărfuri în sumă de 500 lei, plus TVA, cu factură și chitanță;
În data de 26.04.2018, angajatul depune decontul de cheltuieli și restituie avansul neutilizat
în casierie. TVA 19%.

24.04.2018 – Acordare avans în baza dispoziției de plată

542.XX= 5311 1000 lei
Analitic angajat „Avansuri de trezorerie” ”Casa în lei”
26.04.2018 – Înregistrarea cheltuielilor în baza decontului de cheltuieli
Factura de marfă se înregistrează în jurnalul de intrări cu data de 24.04.2018 (factura se pune
la jurnalul de intrări și chitanța în spatele decontului)
%= 401 595 lei
371 “Furnizori” 500 lei
„Mărfuri”
4426 95 lei
„TVA deductibilă”
Bonul fiscal cu CUI se înregistrează în jurnalul de intrări (pentru a se putea deduce TVA-ul)
cu data de 24.04.2018 (bonul se pune după preferință ori în spatele decontului ori la jurnalul
de intrări):
%= 401 178.5 lei
611 “Furnizori” 150 lei
„Cheltuieli cu întreținerea și reparațiile”
4426 28.5 lei
„TVA deductibilă”
Decontarea efectivă cu data de 26.04.2018, în baza decontului ce are anexate chitanța și cele
două bonuri:
%= 542.XX 823.5 lei
302 Analitic angajat „Avansuri de50 lei
trezorerie”
 „Materiale consumabile”
401 595 lei
„ Furnizori”
401 178.5 lei
„ Furnizori”
26.04.2018 – Restituirea avansului neutilizat
5311= 542.XX 176.5 lei
„Casa în lei” Analitic angajat „Avansuri de
trezorerie”

Exemplu 2
În data de 27.04.2018, același angajat pleacă să mai cumpere pepetărie în valoare de 50 lei
cu TVA inclus, în baza unui bon fară CUI. A plecat devreme, înainte să poată lua avans spre
decontare de la casieria unității, urmând să încaseze suma decontată la întoarcere.

27.04.2018 – Înregistrarea cheltuielilor în baza decontului de cheltuieli

Decontarea efectivă cu data de 27.04.2018, în baza decontului ce are anexat bonul:
302= 542.XX 50 lei
„Materiale consumabile” Analitic angajat „Avansuri de trezorerie”
27.04.2018 – Acordare avansul spre decontare în baza dispoziției de plată, după decontarea
cheltuielilor
542.XX= 5311 50 lei
Analitic angajat „Avansuri de trezorerie” ”Casa în lei”

Exemplu 3
Se acordă avans unui angajat pentru o delegație.
Pentru delegații interne sau externe, citiți exemplele din articolul dedicat
deplasărilor: Delegarea și detașarea salariaților.

Exemplu 4
Se virează în data de 30.04.2018, o sumă de 2000 lei, din bancă, în contul de card (de firmă)
al unui angajat pentru o deplasare în localitate cu scopul de a achiziționa marfă în sumă de
1000, plus TVA, plătită cu cardul și marfă în sumă de 700 lei, TVA inclus, cu factura și chitanță
(angajatul scoate banii de la un bancomat în prealabil pentru a plăti cash).

30.04.2018 – Acordare avans în contul de card

581= 5121.XX 1000 lei
“Viramente interne” “Conturi la bănci în lei”
5121.XX= 581 1000 lei
Analitic angajat “Conturi la bănci în lei” “Viramente interne”
30.04.2018 – Înregistrarea cheltuielilor în baza decontului de cheltuieli
Factura de marfă (1000lei) se înregistrează în jurnalul de intrări cu data de 30.04.2018
(factura cu tot cu bonul de plată cu cardul se pune la jurnalul de intrări)
%= 401 1190 lei
371 “Furnizori” 1000 lei
„Mărfuri”
4426 190 lei
„TVA deductibilă”
Plata facturii din contul de card
401= 5121.XX 1190 lei
“Furnizori” Analitic angajat “Conturi la bănci în lei”
Factura de marfă (700lei) se înregistrează în jurnalul de intrări cu data de 30.04.2018 (factura
se pune la jurnalul de intrări și chitanța în spatele decontului)
%= 401 700 lei
371 “Furnizori” 588 lei
„Mărfuri”
4426 112 lei
„TVA deductibilă”
Retragerea banilor de la bancomat și înregistrarea avansului spre decontare, în baza
extrasului contului de card
542.XX= 5121.XX 700 lei
Analitic angajat „Avansuri de trezorerie” Analitic angajat “Conturi la bănci în lei”
Decontarea efectivă cu data de 30.04.2018, în baza decontului ce are anexată chitanța:
401= 542.XX 700 lei
“Furnizori” Analitic angajat „Avansuri de trezorerie”
Restul de bani neutilizați (2000-1190-700=110lei) rămân în contul de card, fiind sold contabil
în balantă, în contul de bancă 5121.XX analitic angajat, nu în 542.XX analitic angajat.