BPMN en las organizaciones

En una organización funciona varios procesos que sustentan su operativa.

Segundo, que es preciso gestionarlos y que para ello existe una disciplina
llamada BPM – Business Process Management) (en español Gestión de Procesos
de Negocios). Tercero, que para gestionar bien un proceso, primero hay que
modelarlo con alguna notación y asumimos que conoce BPMN.

En este contexto, abordaremos el asunto de porqué BPMN es la notación más

apropiada, y hasta diría imprescindible para que su organización, sea una
corporación con miles de empleados o una incipiente startup, pueda:

1. Competir (y sobrevivir)
2. Crecer (siendo eficiente y escalable)
3. Llegar más alto (involucrando a todos en ese camino)

Competir (y sobrevivir)

La única forma de competir (y sobrevivir) es ser más eficientes y eficaces que la

competencia. Caso contrario, los clientes se irán y más temprano que tarde
(sooner than later), la empresa quebrará. Tan fácil de decir, tan difícil de hacer.

Automatizar los procesos es un instrumento (uno de muchos, pero uno importante)

para lograr eficiencia y eficacia. Pero para automatizar los procesos es preciso
primero modelarlos, y hacerlo en BPMN presenta grandes ventajas:

 La notación pone énfasis en el negocio y el proceso, no en aspectos

técnicos. Obliga a pensar, analizar y comprender el proceso. Primero
esto, después aquello, si pasa tal cosa, se hace tal otra.
 Es simple de leer y entender. Esto permite instrumentar las primeras
versiones de los procesos, pero sobre todo, ajustarlas y corregirlas a
medidas que se ejecutan y se detectan oportunidades de mejora.
 No requiere conocimiento técnico para implementarse. El entrenamiento
en el uso de los elementos básicos es muy rápido.
 La automatización debe ser rápida. Tomada la decisión de automatizar
un proceso, para que realmente sea un instrumento competitivo, debemos
poder pasar del modelo gráfico (dibujo) a su ejecución en horas, tal vez
días, pero nunca semanas o meses. En ese sentido, la herramienta elegida
(BPM Suite) debe permitir pasar directamente desde el modelo BPMN a su
ejecución.

Veamos un ejemplo simple, que con sólo mirarlo ya entendemos el proceso, las
condiciones y bifurcaciones del flujo y los posibles cuellos de botella:
La eficiencia generada al automatizar un proceso se traduce en dos grandes
elementos:

1. Menores costos por transacción (se optimizan tiempos, reducen insumos,

etc.)
2. Mayor satisfacción de todos los interesados (clientes, empleados, etc.)

La automatización lleva algo de tiempo, por ende es una inversión. Cuánto más
tiempo insuma, mayor inversión y más lento será su retorno (ROI). Por ello es tan
importante utilizar un lenguaje estándar como BPMN que todos manejen, y que la
herramienta permita pasar del modelo a la ejecución con un simple click.

Crecer (siendo eficiente y escalable)

A partir de los procesos automatizados y ordenados, es posible crecer con una

operación estandarizada. Dicho de otra manera, los procesos manuales no son
escalables, por lo que la empresa que tenga que procesar más trabajo por unidad
de tiempo, no podrá hacerlo, los costos para hacerlo manualmente se dispararán,
perdiendo competitividad, peligrando su supervivencia.

Nuevamente, aquí el uso de BPMN es relevante, pues al ser un estándar, luego de

haber automatizado un primer proceso, el segundo, el tercero y los siguientes
seguirán la misma notación, funcionarán sobre la misma herramienta BPM, y no
requerirán una gestión del cambio para que las personas lo adopten.

En este sentido, podemos ver que BPMN:

 Es una notación simple, que facilita entender y formalizar procesos que

pueden ser complejos.
 Visualmente queda muy claro cuál es el flujo (workflow asociado al
proceso), y eso permite discutir sobre lo realmente relevante. Los flujos con
múltiples condiciones quedan claros para todos.
 Se pueden añadir comentarios que expliquen cosas no triviales en el
diagrama, lo que hace que se pueda compartir y ser autoexplicativo.
 Corolario de lo anterior: es autodocumentado, evitando el costo y lo
engorroso de mantener documentación de procesos en editores de texto.

A manera de ejemplo, la Biblioteca de Procesos de Flokzu reúne procesos

modelados en BPMN, listos para ser utilizados, de forma que la adopción sea
gradual pero rápida, y así pueda ser más escalable. La empresa en crecimiento
adoptará uno, y rápidamente el segundo, y el tercero, haciendo que su operación
sea cada vez más automatizada y acompañe su crecimiento.

Llegar más alto (involucrando a todos)

Una empresa, grande o chica, es un equipo, y para llegar más alto precisa que
todos los miembros estén comprometidos con esa misión, se alinean en cómo
lograrlo y compartan los valores necesarios para hacerlo del modo correcto.

Uno de los puntos más importantes para lograr equipos cohesivos y alineados es
lograr una adecuada gestión del conocimiento. El sólo hecho de modelar en
conjunto los procesos de la empresa utilizando BPMN permite hacer más
cohesivos los equipos (post específico al respecto), pues:

1. Es una tarea colaborativa por definición.

2. Permite que todos los miembros se empapen del negocio y como los
procesos atienden las metas.
3. Gestiona el conocimiento, dado que se formalizan los procesos y luego
serán disponibles para las personas que vengan luego.

Utilizando BPMN y el BPM Suite adecuado, se pueden hacer estas tareas de alto
valor agregado en poco tiempo, y focalizando en el negocio (no en detalles
técnicos). Este video muestra a manera de ejemplo cómo se automatiza un
proceso en 8 minutos:

El ciclo de vida BPM paso por paso

1 Planificación y Alineamiento Estratégico

Para obtener una visión amplia de los procesos de negocio en línea con la cadena
de valor, en esta etapa tenemos que examinar toda la documentación disponible y
asimilar cómo los procesos están alineados con los servicios prestados, con la
atención al cliente, con el soporte a la gestión y con las ventas. Para eso, se
deben realizar 4 etapas:

 Enmarcar la organización.
 Identificar los procesos primarios de gestión y apoyo.
 Identificar los indicadores de desempeño.
 Preparar para el análisis de los procesos.
2 Análisis de los procesos

En esta etapa del ciclo de vida de BPM es necesario observar los procesos
exactamente de la forma en que están sucediendo en la empresa en ese
momento, sólo entonces se puede obtener una “imagen” que permitirá hacer el
modelado y la evaluación de los procesos de la organización. Es con este análisis
del momento presente que se hace posible comprender lo que podría mejorarse,
centrándose en las siguientes fases del ciclo de BPM.

Estos son los pasos en esta fase:

 La entrevista con los actores

 El análisis de la documentación de los procesos. He aquí
cómo documentar los procesos con una herramienta de BPMN gratuita
para el modelado.
 La documentación del análisis
 La validación del entendimiento y documentación
3 Diseño de los procesos

Es el momento de tomar decisiones acerca de todo lo que se detectó en la fase

anterior, llamada AS-IS. Ahora que ya se conocen los obstáculos, fallas, retrasos y
otras deficiencias del proceso analizado (con el mayor detalle posible), es el
momento de alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa y diseñar un
nuevo proceso. Para eso, no se puede dejar de hacer simulaciones basadas en
escenarios e incluir las mejoras necesarias. Los pasos de esta fase son los
siguientes:

 Analizar las deficiencias y hacer comparaciones

 Diseñar el proceso y hacer el análisis del uso de TI. Venga a conocer
a HEFLO, una herramienta de BPM en línea que ofrece una cuenta gratis
para la documentación de los procesos.
 Procedimientos de aprobación del nuevo proceso
 Creación del plan de implementación
4 Implementación de los Procesos

La implementación es una fase del ciclo de vida de BPM que se puede realizar de
dos maneras. A través de una implementación sistémica, es decir, con la ayuda
de la tecnología y los softwares específicos para eso, o una implementación no
sistémica, que no tiene este tipo de herramienta de BPM.

Independientemente de cuál se va a utilizar, el objetivo es el mismo: permitir y

poner en acción la ejecución de los procesos como se han definido y
documentado, en la forma de un flujo de trabajo.

5 Seguimiento de los procesos

Todas las empresas tienen metas estratégicas. Y es en esta etapa del ciclo de
BPM que se puede averiguar si los procesos están alineados con esos objetivos,
mediante el control de los indicadores apropiados para la evaluación de los
resultados. Los indicadores de desempeño más empleados por lo general implican
cuatro dimensiones: el tiempo de duración del proceso, el costo monetario gastado
en el proceso, la capacidad: ¿cuánto produce el proceso efectivamente? Y la
calidad, que examina si hay muchos errores y variaciones que afectan a una
entrega satisfactoria a los clientes del proceso.

6 Refinamiento de los Procesos

Es en este momento que comienza la mejora continua de los procesos. Al

analizar el seguimiento de la etapa anterior y darse cuenta si los objetivos
estratégicos se están alcanzando o no, si se logran las metas definidas durante el
modelado, en relación con los resultados observados realmente en la práctica.

El refinamiento de los procesos también se puede entender como

la transformación de los procesos a través de una evolución planificada y siempre
supervisada en relación con los resultados medidos. La atención debe centrarse
en mejorar el rendimiento, reducir los costes y satisfacer las necesidades del
cliente y en la relación con ellos.
Es por eso que toda esta cadena de actividades se denomina ciclo de vida de
BPM: ¡volvemos al principio! ¡Ahora que todo está implementado y en curso,
volveremos a analizar los procesos, asegurar que están alineados con los
objetivos estratégicos y refinarlos continuamente, siempre con el objetivo de
ofrecer el más alto valor percibido al cliente, generando más beneficios para la
empresa!

En este contexto, es evidente que no sólo el análisis y modelado, sino que

también el seguimiento, dependerán del uso de las herramientas BPM, ágiles,
intuitivas y transparentes.

¿Qué son las Herramientas CASE?

Se puede definir a las Herramientas CASE como un conjunto de programas y

ayudas que dan asistencia a los analistas, ingenieros de software y
desarrolladores, durante todos los pasos del Ciclo de Vida de desarrollo de un
Software. Como es sabido, los estados en el Ciclo de Vida de desarrollo de un
Software son: Investigación Preliminar, Análisis, Diseño, Implementación e
Instalación.

La tecnología CASE supone la automatización del desarrollo del software,

contribuyendo a mejorar la calidad y la productividad en el desarrollo de sistemas
de información a la hora de construir software se plantean los siguientes objetivos:

• Permitir la aplicación práctica de metodologías estructuradas, las cuales al ser

realizadas con una herramienta conseguimos agilizar el trabajo.

• Facilitar la realización de prototipos y el desarrollo conjunto de aplicaciones.

• Simplificar el mantenimiento de los programas.

• Mejorar y estandarizar la documentación.

• Aumentar la portabilidad de las aplicaciones.

• Facilitar la reutilización de componentes software.

• Permitir un desarrollo y un refinamiento visual de las aplicaciones, mediante la

utilización de gráficos..

La tecnología CASE supone la automatización del desarrollo del software,

contribuyendo a mejorar la calidad y la productividad en el desarrollo de sistemas
de información a la hora de construir software se plantean los siguientes objetivos:
• Permitir la aplicación práctica de metodologías estructuradas, las cuales al ser
realizadas con una herramienta conseguimos agilizar el trabajo.

• Facilitar la realización de prototipos y el desarrollo conjunto de aplicaciones.

• Simplificar el mantenimiento de los programas.

• Mejorar y estandarizar la documentación.

• Aumentar la portabilidad de las aplicaciones.

• Facilitar la reutilización de componentes software.

• Permitir un desarrollo y un refinamiento visual de las aplicaciones, mediante la

utilización de gráficos.

Clasificación

Aunque no es fácil y no existe una forma única de clasificarlas, las herramientas

CASE se pueden clasificar teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

1.Las plataformas que soportan.

2. Las fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas que cubren.
3. La arquitectura de las aplicaciones que producen.
4. Su funcionalidad.
Algunos ejemplos

 ERwin

 EasyCASE

 Oracle Designer

 PowerDesigner

 System Architect

 SNAP

Herramientas CASE

Las herramientas CASE evolucionan hacia tres tipos de integración:

1. La integración de datos permite disponer de herramientas CASE con diferentes
estructuras de diccionarios locales para el intercambio de datos.
2. La integración de presentación confiere a todas las herramientas CASE el
mismo aspecto.
3. La integración de herramientas permite disponer de herramientas CASE
capaces de invocar a otra herramienta CASE.