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Análisis: Esta cumple un papel fundamental en cualquier empresa ya que ayuda a tener buenas
bases para un buen desarrollo en todos los aspectos tantos administrativos como en las
capacidades de cada individuo.
Planeación:
“La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo
los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la
determinación de tiempos y números necesarios para su realización.” (A. Reyes Ponce).
“La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un
problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas” (J. A.
Fernández Arenas).
Análisis: Una buena planeación, contribuye al éxito de una organización y esto se traduce en
ganancias, ya que minimiza los riesgos al tiempo que reduce costos y a su vez aumenta los
beneficios. Por ende, esto genera el desarrollo de la misma y facilita el logro de los objetivos
en corto, mediano y largo plazo.
Organización:
“Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos
creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad
y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir.” (Eugenio Sixto
Velasco). “Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que
integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de
elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa
persigue” (Isaac Guzmán).
Análisis: Esta cumple un papel fundamental ya que es una de las bases en el buen
desenvolvimiento de quienes integran determinada empresa y para el logro de la meta
establecida.
Dirección:
“Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la
organización.” (Burt K. Scanlan).
“Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados,
para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y supervisión.” (Lerner y
Baker).
Análisis: Es considerada uno de los requerimientos importantes a nivel empresarial, para así
llegar a alcanzar los fines propuestos, siempre y cuando se pongan en práctica esfuerzos de
manera colectiva.
Ejecución:
Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y
organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones
requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes
utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes,
instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia
creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.
Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.
Análisis: En toda organización, debe existir una persona capacitada para orientar al resto de
sus integrantes en el cumplimiento de sus funciones para lograr su crecimiento a la par con el
de la empresa y así lograr que los beneficios sean recíprocos.
Control:
Es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo
que supuestamente debiera ocurrir, de lo contrario, será necesario que se hagan los ajustes o
correcciones necesarios.
“El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes
establecidos”. (Burt K. Scanlan).
Análisis: Es de vital importancia este punto, ya que sin este no se puede percibir o reconocer
las debilidades de una empresa, para así ser evaluadas y rectificadas a fin de facilitar de manera
determinante y fundamental el éxito de la organización.
“Las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y
facilitan la implementación de las estrategias, y que estas se clasifican en: Estratégicas o
Generales, Tácticas o Departamentales y Operativas o Especificas, y que en relación a su origen
pueden ser Externas o Internas”
Operativas o específicas: Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse
en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: "Sección de tornos;
de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en
turno o en su caso, al departamento de mantenimiento".
Análisis: Las políticas dentro de la empresa son las que nos conducen a seguir lineamientos
prescritos , nos orientan a llevar a cabo las actividades pertinentes dependiendo del lugar o
departamento en el cual nos encontremos, si hablamos en términos generales, pueden lograr
con su riguroso cumplimiento el éxito de la organización como tal y si la aplicamos dentro de
cada subsistema podemos hacer de éste un departamento óptimo donde se logre la
satisfacción empresarial, así como la profesional e individual.
Formulación de objetivos:
Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar,
establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo
específico.
"Adquirir, colocar, tener listos y en uso, un lugar y unas instalaciones adecuadas y a un precio
razonablemente bajo".
"Hacer que se distribuyan libros a los clientes que compran por correo, y a todas las tiendas o
distribuidores".
Objetivo específico: Identifican en forma más precisa aquello que se pretende alcanzar con la
ejecución del proyecto.
Objetivo administrativo: Es la meta que se persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere
la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta definición incluye dos conceptos,
desde el punto de vista del gerente son:
Meta: Es la mira que va a perseguirse y deber ser identificada en términos claros y precisos. No
se habrá de confundir una meta con el área general de actividades deseadas, el hacerlo así
pone en énfasis en los medios, no en la mira.
Ámbito: De la meta que se persigue está incluida en la declaración de los límites o restricciones
presitos que deberán observarse.
Objetivos a corto plazo: Por lo general se extienden a un año o menos. Por ejemplo, el objetivo
de la compañía es alcanzar 3 millones de ventas brutas para el año 2003.
Objetivos a mediano plazo: Por lo general cubren periodos de 1 a 5 años por ejemplo expandir
la empresa en el oriente y occidente del país entre los años 2003 y 2008.
Objetivos a largo plazo: Se extienden más allá de 5 años. Por ejemplo, buscar establecerse en
10 países extranjeros para el año 2016.
Planes
Son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o esquemas
detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para
realizarlo.
Tipos de planes
Estratégicos: Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de
base a los demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los miembros de mayor
jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los
medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización, son a largo plazo
y comprenden a toda la empresa.
Tácticos o funcionales: Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de
los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. Son establecidos
y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos de
la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecución se dan a mediano plazo y abarcan
un área de actividad específica.
“La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia
se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto de la
adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.”
(Chiavenato).
Análisis: Esto significa claramente que dependiendo de las situaciones que experimentemos y
la capacidad que demostremos a la hora de asumir responsabilidades tomando la mejor
decisión, es que haremos de nuestro desempeño laboral lo mejor, logrando así no sólo la
satisfacción personal de alcanzar grandes logros laborales , sino también producirle a la
organización una gran complacencia y grandes beneficios, puesto que demostraremos nuestra
gran capacidad para la dirección de una empresa y la estabilidad de la misma.
Investigar la situación: Para tomar decisiones es necesario, en primer lugar, identificar las causas
que produjeron el problema, partiendo de preguntas tales como ¿qué pudo originar el
problema?, para conocer así las fuentes del problema y definirlo en función de los objetivos
organizacionales. Una vez definido el problema, lo siguiente será decidir lo que constituya una
buena solución para no desviarse de los objetivos de la decisión de manera que tenga base
para proponer y evaluar soluciones alternativas.
Desarrollar opciones: Una vez analizado el problema se hace necesario buscar la solución, pero
no dentro de una alternativa, sino preparar un conjunto de alternativas. Así evitamos caer en
posiciones extremas sin cubrir la amplitud necesaria.
Riesgo: Deben compararse los riesgos dentro de cada curso de acción posible con los
beneficios separados. Hay que valorizar las probabilidades de la alternativa y la solución que
plantea.
4. Poner en practica la decisión y hacer su seguimiento: Esta fase es esencial pues le da valor y
contenido a todas las demás. De nada vale tomar una decisión, si la decisión no se hace efectiva
mediante la acción. Poner en práctica una decisión requiere de algo más que dar las órdenes
correspondientes. Deben adquirirse recursos y asignarse conforme sea necesario. Los gerentes
establecen presupuestos y programas para las acciones. Asignar responsabilidades de las
tareas específicas. Establecer procedimientos, realizar los informes de avance y establecer un
control y seguimiento de la decisión.
Análisis: Para que el proceso de la toma de decisiones se lleve a cabo con éxito, es necesario
cumplir con 4 fases fundamentales. Una vez diagnosticado, definido y analizado el problema
o situación, debemos seguir rigurosamente estas etapas, a fin de garantizar que se cumplan
las metas propuestas en el menor tiempo posible, en pro de minimizar los riesgos y multiplicar
los beneficios.
“Las decisiones que se toman sobre las personas, son las decisiones más importantes que un
ejecutivo puede tomar” (Alfred P. Sloan). Estos aspectos, problemas o dificultades, y
oportunidades, requieren de una identificación precisa ya que son, no sólo diferentes por
definición, sino que también brindan un alcance diferente. En ocasiones es más fácil identificar
un problema que una oportunidad, llegando al primero a través de criterios vertidos por
terceras personas ya sean clientes o trabajadores de la organización, por incumplimiento en
los planes de trabajo o con relación a períodos anteriores. Al respecto Pounds, W. (1969) citado
en Stonner, J.F. (2004) expresa lo siguiente: “El proceso de identificación de problemas suele
ser informal e intuitivo. Son cuatro las situaciones que generalmente le indican a los
administradores la existencia de posibles problemas: cuando se produce un alejamiento de la
experiencia pasada, cuando se produce una desviación del plan fijado, cuando otras personas
presentan problemas al administrador y cuando los competidores actúan mejor que la
organización del administrador en cuestión”. Si es importante la identificación de problemas,
que en ocasiones no es una situación sencilla, lo es más el aprovechamiento de oportunidades,
por el alcance de esta última.
“Los resultados provienen de explotar las oportunidades no de solucionar los problemas”. “Para
obtener resultados, hay que adecuar los recursos a las oportunidades, no a los problemas”.
“Concentre los recursos en las oportunidades decisivas”.
Análisis: En forma general, una decisión es una elección ante determinadas alternativas, donde
en muchos casos nos queda la duda, o sea, si tomamos o no la decisión correcta. Una vez que
se toma una decisión, debemos asumir las consecuencias que esto conlleva. En ocasiones
debemos resolver problemas o dificultades presentadas en la actividad organizacional, lo cual
requiere que restablezcamos la situación hacia su posición original o anterior. En otros casos
la toma de decisiones, no es sinónimo de que exista algún problema o conflicto. También
puede tratarse de oportunidades. Ante diferentes situaciones de la vida familiar, social o laboral
nos enfrentamos a momentos en los cuales debemos realizar alguna elección, desde ¿qué
vamos a realizar el fin de semana?, ¿qué comprar en el súper mercado?, ¿qué ropa usaremos
para tal o cual ocasión?, ¿qué diremos a nuestro jefe sobre la idea que tenemos?, en fin son
múltiples las situaciones del día a día donde debemos tomar decisiones, unas más sencillas
que otras.
“Todo problema se origina a partir una necesidad o necesidades, estas últimas son deficiencias
para el logro de un objetivo y esas deficiencias originan uno o más problemas que deben ser
resueltos. En los problemas se hallan aspectos conocidos y desconocidos; los conocidos (o
antecedentes), pueden constituir los síntomas o los defectos, es así que el problema se
manifiesta a través de sus consecuencias; pero también ocurre que el aspecto conocido no sea
el efecto si no la causa, factores o agentes que lo originan”. (Carvajal Lizardo “Metodología de
la Investigación”).
El método analítico:
Problema se define como “una situación real o anticipada en la vida que requiere respuestas
por parte del sujeto para un funcionamiento adaptativo; pero que no están disponibles o no
son identificables por él, debido a la existencia de barreras u obstáculos” (Nezu, 2004). Las
demandas de la situación pueden venir del exterior; pero también de los objetivos y valores
del individuo. Las barreras más comunes para alcanzar los objetivos son: ambigüedad,
incertidumbre, demandas en conflicto, falta de recursos, o novedad. En esta fase se incluye la
definición de los objetivos que el individuo quiere alcanzar (Nezu, 2004). Cuando se va a
resolver un problema es necesario analizarlo y dilucidar cuales son los procesos y aspectos
relevantes que están influyendo en la aparición y mantenimiento del problema o qué hace
amenazante la situación.
Definir y entender el problema (ENTRADA): En esta etapa se busca definir el problema de forma
clara, recogiendo hechos e información relevante que apunten al esclarecimiento del mismo.
Identificar los resultados obtenidos (SALIDA): El producto o resultado de una decisión, debe
ser evaluado regularmente para determinar su efectividad.
Análisis: Es importante tener en cuenta, que ante la presencia de un problema y una vez
definido éste, debemos identificar cuáles fueron las causas que lo generaron, a fin de adoptar
medidas preventivas a futuro y resolver en el presente de manera rápida y eficaz. El análisis del
problema es vital para la toma de decisiones que es el siguiente paso a realizar una vez
detectada la irregularidad. Cuando nos enfrentamos a grandes problemas, es necesario sub-
dividirlos para manejarlos más fácilmente. Esto nos lleva a la toma de decisiones oportunas y
adecuadas, ya que una decisión no acertada puede ocasionar pérdidas, no sólo materiales sino
de otras índoles. Igual una decisión correcta nos puede significar ganancias y asegurarnos el
éxito. Sabemos que hay problemas, cuando notamos que las cosas no marchan bajo su curso
normal. ¿Qué? ¿Cómo? ¿Para qué? son interrogantes que se debe plantear la persona
responsable de la toma de decisiones, en miras de planificarse en tiempo y recursos que serán
invertidos para llevar a cabo la ejecución de dicho proceso. Es importante, darles una
orientación positiva a los problemas, es decir, asumirlos como un reto si se quiere y no como
fracasos. Esta actitud ante los mismos, contribuirá con la resolución más favorable. Si creemos
que no contamos con las herramientas para hallar las posibles soluciones, o sentimos
incertidumbre ante la situación existente, debemos buscar ayuda externa. En cualquier
situación de la vida cotidiana que se nos presente, no necesariamente tiene que ser un
problema, debemos estar preparados para tomar decisiones certeras que nos traigan
beneficios a corto, mediano y/o largo plazo, esto con la finalidad de alcanzar las metas
establecidas en un tiempo estipulado y siempre respetando nuestras propias convicciones
(valores). "Lo bello es la consecuencia de lo correcto", reza una regla japonesa.
Históricamente se conoce que uno de los principales problemas que han causado grandes
conflictos en las sociedades, ha sido las diferencias entre clases o la repartición desigual de
bienes y riquezas. Las llamadas clases dominantes, sobre las dominadas. Pero en Venezuela
actualmente, estamos viviendo una situación de violencia, que no distingue entre sexo, edad,
credo, clases sociales ni preferencias políticas. Esta ola de violencia ha cobrado un gran número
de vidas, siendo los más afectados jóvenes con edades comprendidas entre los 14 y 29 años,
esto según un estudio realizado en 2011 por el instituto Tecnológico de los Llanos (Edo. Guárico,
Venezuela). ¿Qué o cuáles son las causas de tal situación? ¿Cómo podemos atacar este terrible
flagelo que nos afecta a todos por igual? ¿Por qué debe crearse un plan eficaz que logre
minimizar los índices de mortandad que se están registrando diariamente? El tema de la
inseguridad es bastante complejo y hasta delicado de tratar, ya que son diversas las causas
que lo originan, y por tal motivo sólo se mencionarán los más relevantes. Influyen tres factores:
sociales, económicos y políticos.
Causas:
Posibles soluciones:
Hacer énfasis en el buen uso del tiempo libre, sobre todo en la edad escolar.
Mostrar especial interés por las actividades que realizan nuestros niños y quiénes son sus
amistades.
Crear un plan eficiente de desarme que sea eficaz y sobre todo que se le dé continuidad. Estos
programas sólo pueden funcionar si se realizan en conjunto, (Alcaldías, gobernaciones, policías
estatales y municipales, GNB y gobierno central).
Aplicar verdaderas sanciones a quienes infringen las leyes.
Como se mencionó al principio, el problema de la inseguridad nos está afectando a todos por
igual. Pero los más susceptibles son nuestros niños y adolescentes, siendo estos mismos el
futuro de nuestro país, la llamada generación de relevo. No debemos acostumbrarnos a tal
situación, no es justo vivir en medio de tanta incertidumbre. Nos merecemos vivir en una
sociedad mejor, y cada uno de nosotros podemos contribuir en nuestro entorno para que esto
sea una realidad.