IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

INTRODUCCION

En el contexto de los archivos, estos se originaron desde hace tiempos aun desde las
escrituras; es decir desde el inicio de la humanidad, su significado nos demuestra su
importancia (archivo proviene del latín Archivium y éste del griego Acheion que significa
principio, origen) demostrando la importancia para la vida cultural, social, cultural social,
política y científica de la humanidad siendo estos los que recopilan, conservan y difunden
información registrada en ellos. Vemos la importancia de los archivos que son
indispensables en los recursos de las empresas, entidades públicas, privadas o un país
ya que en su documentación expresa de forma única, el desarrollo histórico de sus
funciones y actividades. Su gran importancia radica en la investigación y administración.

DESARROLLO

Los archivos como tal nacen de la necesidad de la vida pública y privada de las
sociedades porque serán la memoria y la garantía de los derechos, obligaciones y en
definitiva, de las relaciones sociales. Los archivos son importantes para la administración
y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma
de las decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Económicos: Obtiene información sobre los perfiles de la empresas.

Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Funcionales: Permite la operación de archivar y consultar los documentos de manera

eficiente.

Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar

equivocaciones.

Técnicos: Se registra situaciones en la toma de decisión del responsable, para no

delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

Se clasifica dependiendo el tiempo en cada etapa documental, sujetándose a los

requerimientos de la organización:

Archivo activo: Compuesto por documentos de los años actuales o anteriores, que se
encuentran en proceso de tramitación, como: historia laborales , resoluciones, contratos
y demás documentos en proceso de consulta.

Archivo semiactivo: Son los documentos que varían en su periodo de conservación y su

consulta es menor.
Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservación, de acuerdo con las disposiciones legales, comerciales o históricas.

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

Archivo general de la Nación

Archivo general del departamento

Archivo general del municipio
Archivo general del distrito

Territorialidad

Archivos de entidades de orden nacional.

Archivos de entidades de orden departamental.
Archivos de entidades de orden distrital.
Archivos de entidades de orden metropolitano.
Archivos de entidades de orden municipal.
Archivos de entidades de orden local.
Archivos de las nuevas entidades territoriales que se crean por ley.

Archivos de los territorios indígenas que se crearan cuando la ley los desarrolle.

Organización del estado.

Archivos de la rama ejecutiva
Archivos de la rama legislativa.
Archivos de la rama judicial.
Archivos de los organismos de orden de control.
Archivos de los organismos autónomos.

CONCLUSIONES

El archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de

la humanidad.

El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o de un país

representada en la conservación de los documentos.

El archivo satisface las necesidades de la información, disponible en todo momento.

El archivo constituye un centro de consulta de la información, disponible en todo

momento.

El archivo recopila, conserva y difunde información registrada en él.

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INTRODUCCIÓN
Laimportanciadelosarchivosseremontadesdeelorigendelaescritura;esdecir

desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta palabranos

demuestrasuimportancia(lapalabraarchivoprovienedellatín Archivium y éste del

griego Archeión que significa principio, origen) y esto nos demuestraloimportantes

quehansidoparalaevolucióncultural,social,políticaycientíficadelahumanidadya

quelosarchivosrecopilan,conservanydifundeninformación registrada en ellos. Es

asícomovemoslaimportanciadelosarchivosqueconstituyenparteesencialdelos

recursosdeinformacióndeunaempresa,entidadpública,privadaounpaísporcuanto

ensudocumentaciónseexpresa,enformaúnica,eldesarrollohistóricodesus

funcionesyactividades.Suimportanciasepodrácomprenderapartirdelvalorque

tienepara:laadministración, y la investigación
DESARROLLO
Si partimos del supuesto básico de que los archivos, son creados orgánicamente por personas e
instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que todo gobierno,
dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o
recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a
cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o
fiscal, o a requerimientos de ciudadanos. El archivo como tal nace como una necesidad de la vida pública
y privada de las sociedades porque serán la memoria y la garantía de derechos, obligaciones, y en
definitiva, de las relaciones sociales. Los archivos son importantes para la administración y la cultura,
porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en
antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del patrimonio cultural y
de la identidad nacional.
Cualidades de los archivos
Económicos: Se obtiene información sobre perfiles de la empresa Simples: Identifica el contenido de la i
información de manera sencilla. Funcionales: Permiten la operación de a archivar y consultar los
documentos de manera eficiente. Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar
para evitar equivocaciones. Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable,
para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
Clasificación de los archivos
Se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales,
sujetándose a los requerimientos de la organización: Archivo activo: compuesto por documentos
del año actual o años anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación, como: historias
laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de
consulta. Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor.

4 Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.
Categorización de los archivos
Archivo General de la Nación

Archivo general del departamento.

Archivo general del municipio.

Archivo general del distrito. Territorialidad

Archivos de entidades del orden nacional.

Archivos de entidades del orden departamental.

Archivos de entidades del orden distrital.

Archivos de entidades del orden metropolitano.

Archivos de entidades del orden municipal.

Archivos de entidades del orden local.

Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley. Archivos de los territorios
indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.

Organización del Estado

Archivos de la rama ejecutiva.

Archivos de la rama legislativa.

Archivos de la rama judicial.

Archivos de los organismos de orden de control.

Archivos de los organismos autónomos. Actualmente el archivero moderno utiliza las

tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera,
que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone
al uso del productor del documento y al usuario externo.
CONCLUSIONES
Elarchivonoshasidofundamentalenlaevolucióncultural,social,políticay
científica de la humanidad. El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un país representada en la
conservacióndelosdocumentos.Elarchivoconstituyeuncentrodeconsultadelainformación,disponibleentodo

momento.El archivo satisface las necesidades de información eficaz a consultar por parte

de la ciudadanía en general. El archivo debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y consulta. El archivo recopila, conserva y
difundeinformaciónregistradaenel