Conferencia Problemas y Soluciones en C y P en El Campo Laboral PDF

Ing.
Gabriel Rodríguez
CEO Abaco Consultores
Dirección: De los antiguos juzgados Nejapa, 900mts Sur, 50mts oeste.
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Tel: 2279-1014
Email: elingabaco@gmail.com
INTRODUCCIÓN
Cuando salgas de la universidad vas a tomar la decisión de desarrollarte en una de las tres
áreas generales de la construcción: Diseño, Supervisión y Presupuesto. Todos tienen el mismo
nivel de estrés. Un mal diseño indica pérdidas humanas, una mala supervisión indica pérdidas
de clientes, y un mal presupuesto indica pérdidas monetarias
¿Qué es lo que está sucediendo con los C y P en el campo laboral? En este documento
pretendo que cada uno de ustedes tanto estudiantes como empresas se vaya, sabiendo
diagnosticar qué tipo de problema tiene en la ejecución de sus presupuestos.
Dentro de una empresa constructora existen dos áreas que a mi parecer son las más
importantes, el área de ventas y el área de Costos y Presupuestos. Sin la primera, no habría
trabajo para nadie, y sin la segunda todo trabajo que consiga la primera, se perdería, y vas más
allá aún, no solo perderías el trabajo, sino también dinero, reputación y credibilidad. En esta
segunda nos enfocaremos el día de hoy.
Lamentablemente hemos infravalorado tanto el área de presupuestos a nivel académico (y yo
estuve incluido en este grupo) a tal punto que creía que los que se dedicaban a esta área eran
los que no querían trabajar como ‘’verdaderos’’ ingenieros.
Les hablaré acerca de los problemas que he visto y cometido durante 5 años de mi vida, en el
análisis de Costos y Presupuestos de Obras Civiles; a tal punto que he creado una empresa
que se dedica única y exclusivamente a esto: Analizar los costos de un proyecto de forma
detallada. Esta empresa la fundé con base en cada una de las soluciones que les he de
compartir a continuación.
Primero que todo, quiero que comprendamos de manera acertada el concepto de problema y
solución:
Problema es todo obstáculo que no permite que avance efectivamente a la meta que me he
trazado lograr. Solución es la maquinaria que quita ese obstáculo y me permite pasar con
facilidad hacia la meta que me tracé.
Aclarado estos conceptos, solamente me queda aclarar los dos grandes propósitos por los
cuales les comparto esta información:
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1. A los estudiantes de ingeniería civil y arquitectura de sus últimos años de la carrera,

quienes en algún momento han de ir a buscar su primer trabajo: La suerte es cuando la
preparación y la oportunidad se presentan a la vez. Cada problema que les compartiré y
cada solución, será una ventaja para ustedes cada vez que toquen una puerta para
solicitar un empleo, ya que, toda empresa, lo que realmente busca es llenar los huecos
que esos problemas dejan, con las soluciones que les mostraré. Y por favor, no sean
uno de esos problemas.
2. A las empresas, contratistas o trabajadores de empresas constructoras, aprendan a
diagnosticar, identificar, y solucionar estos problemas para que puedan ahorrarse tiempo
y dinero en sus operaciones. Tiempo, para búsqueda de nuevos clientes, nuevos
mercados o desarrollo de nuevas estrategias. Dinero, para la reinversión y crecimiento
de sus empresas.
Hoy en día, lo que las empresas quieren es resultados, y eso es lo que vengo a implantarles en
sus mentes hoy, ideas que, de alguna u otra forma, les darán los resultados que sus empresas
requieren.
La manera en cómo se desarrollará este documento es la siguiente: Se les hablará de la
clasificación de los problemas, y se desglosarán los problemas más importantes para cada una
de las clasificaciones, dando a la vez su pertinente solución. Probablemente sentirán
redundancia en algunos de los problemas que se expondrán ya que varios de estos caben
dentro de más de una de las clasificaciones, esto, les reforzará la idea de que ese problema es
de alto impacto para el desarrollo de un correcto análisis de costos y presupuestos; y finalmente
el lenguaje que utilizaré será en parte coloquial, para una mejor fluidez con nuestros lectores.
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CLASIFICIACIÓN DE LOS PROBLEMAS DE COSTOS Y PRESUPUESTOS DE OBRAS

CIVILES EN EL CAMPO LABORAL:
Hemos identificado y clasificado los problemas en Costos y Presupuestos de tres maneras, tal
clasificación nos permitirá dar una mejor solución a los problemas expuestos, y sabremos qué
herramientas son las mejores a utilizar para reparar cualquier daño ocasionado por dicho
problema:
1. Problemas Humanos: Estos tienen que ver con la personalidad, madurez, experiencia,
ambición, motivación, concentración y emociones que hacen que la persona no de los
resultados que se esperan.
2. Problemas Técnicos: Estos son debido a la capacidad, conocimiento, y aptitudes que
se requieren para ejercer la labor de presupuestista.
3. Problemas Operacionales: Estos tienen que ver con la falta de los Procedimientos de
Operación Estándar, la sistematización y ejecución repetitiva de pasos, que una empresa
constructora no tiene.
PROBLEMAS HUMANOS:
1. Sangre nueva:
Problema: Debemos de saber que cada persona es distinta como individuo, sin
embargo, compartimos ciertos rasgos de comportamiento por el simple hecho de haber
nacido en una época similar. Nuestros padres son generación X, nosotros, los del 80´s
al 99´s somos los famosos millenials y los del 2000 a la fecha, son la generación Zeta o
Zentenials. Definitivamente hay una gran diferencia en nuestros gustos, hábitos,
comportamientos, pensamiento y, sobre todo, nuestra manera de trabajar, pero, esto trae
consigo, tanto ventajas como desventajas. Ya que estamos hablando de los problemas,
hablaremos sobre alguna de las desventajas de cómo trabajan los millenials y zentenials:
- Egocentrismo extremo: Pensar en sí mismos antes que en la empresa.
- Victimización: Se sienten infravalorados y sobreexplotados.
- Relajación extrema: Creen que la vida es un juego y que siempre habrá
oportunidades.
- Constancia casi nula: En cualquier momento renunciarán y no soportarán el arduo
trabajo al que son sometidos.
Solución: Sin embargo, tanto millenials como zentenials tienen sus ventajas, las cuales
las empresas deben de aprovechar al máximo, y en el caso del área de Costos y
Presupuestos, saber trabajar con estas generaciones para que puedan pulir su diamante
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en bruto. Estas son algunas de las características positivas con las cuales cuentan estas
generaciones:
- Trabajo en equipos: Son territoriales y siempre quieren pertenecer a una tribu que
se alinee a sus valores y metas.
- Retables: Un reto siempre será un juego que jugarán con gusto.
- Digitales: Son la generación que nació y creció literalmente con información y
tecnología en la mano.
¿Cómo aprovecharías sus características positivas para dar mejores resultados en tus y
Presupuestos?
2. Te falta ojo de Halcón:
Problema: La capacidad de ver los detalles de un proyecto es de vital importancia
en el correcto análisis de los costos y presupuestos. El más mínimo error puede
causar que la empresa pierda el proyecto que ha estado licitando desde hace
tiempo. El análisis de un Proyecto de magnitudes de 10 mil metros cuadrados en
adelante, no se hacen de la noche a la mañana y no es cuestión de juego o
depender de terceros o primerizos.
Hago la analogía con el ojo de Halcón, debido a la gran capacidad que éstos
tienen en detectar a su presa, a pesar de largas distancias, incluso, a veces, a
pesar de los obstáculos en frente. ¿Cuántas veces se te han escapado los detalles
de prerrequisitos para licitar una obra? ¿Has dejado pasar los procesos
constructivos para los sistemas que en plano o que los documentos técnicos
piden? ¿Cuántos errores has encontrado, cuántas contradicciones, cuántos
detalles no has visto? Ahora dime, ¿Por qué crees que pasa esto fenómeno? ¿Por
qué se te escapan los detalles, pierdes de vista las cosas importantes que debes
de ver dentro de un documento o en un plano? Esto es la falta de atención.
Actualmente estamos siendo bombardeados con información una y otra vez desde
diferentes plataformas, sobre todo desde el celular. Las redes sociales nos han
contaminado con tanta información que pide constantemente nuestra atención.
En 1835 un astrónomo aseguraba haber descubierto una nueva especie humana,
el Vespertilio-Homo. Este era una criatura mitad murciélago y mitad hombre, que,
por si fuera poco, vivía también en la luna. ¿Te parece conocida esta descripción?
Hoy en día las personas tienen vidas nocturnas con sus celulares, y durante el día
parecen que viven en la luna. La infoxicación demanda atención, atención,
atención, y eso evita que nuestra mente esté concentrada en los asuntos
correspondientes a nuestras responsabilidades.
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Solución: La Ultra Focalización. En su libro, The One Thing (Una sola cosa) del
autor Gary Keller, nos presenta la analogía del empuje de las fichas de dominó.
Él dice que, si colocamos una fila de fichas, las cuales crecen una detrás de la
otra en un 50% y tiramos la primera, ésta activará una reacción en cadena que irá
tirando las que están detrás de ella. Lo sorprendente de esto, es que para la ficha
25, esa ficha tendría el tamaño de la torre Eiffel, y para la ficha 31, ésta tendría el
tamaño del Monte Everest.
La ultra focalización es concentrar toda nuestra atención en una sola tarea hasta
terminarla, y así, sucesivamente ir completando la cadena hasta terminar los
proyectos previstos. El poder de la focalización, permite obtener el máximo
rendimiento de cualquier persona, para esto, debes de ser proactivo, no reactivo.
La proactividad es hacer las tareas pendientes antes que se hagan urgentes, y no
esperar a reaccionar hasta que se vean las consecuencias de tu irresponsabilidad,
que es lo que se conoce como reactividad.
En promedio las personas usamos el celular durante todo el día unas 3 horas, y
no estamos hablando del tiempo libre fuera del trabajo, hablamos en horas
laborales. Si te haces habilidoso en focalizar y concentrar toda tu atención en las
tareas como el análisis, búsqueda de errores, detalles importantes, y cálculos,
sabrás qué realmente es ser productivo, y te harás indispensable para la empresa
que laboras, debido a que serás aproximadamente entre un 30% a un 35% más
productivo. Hablaremos un poco más respecto a la realización de tareas
importantes en la clasificación de problemas operacionales.
3. Supongamos:
Problema: Uno de los mayores problemas, o, a decir verdad, el mayor problema de los
presupuestistas es SUPONER. Veamos rápidamente el concepto de suponer:
Considerar una cosa verdadera o real a partir de ciertos indicios o señales, sin tener
certeza completa de ella. Las suposiciones están estrechamente relacionadas al
conocimiento y a la experiencia, sin embargo, tiene mucho que ver también con la pereza
y ahorro de tiempo o energía.
Considerar algo cierto, sin tener la certeza de ello te va a llevar ante varias caras mal
humoradas, enojadas, y sin sonrisa alguna. Suponer te trae fatales errores como pérdida
de dinero, pérdida de tiempo y pérdida de recursos que no tenías contemplado en el
presupuesto. ¿Has escuchado las siguientes frases? Yo supuse que ellos nos darían la
comida. Yo pensé que ustedes incluían eso en sus alcances. Yo creí que el
levantamiento que hizo el ingeniero/arquitecto estaba bien, por eso no verifiqué. Ellos
me enviaron los alcances, y determiné los costos con base en esos alcances, no fue mi
culpa.
En cierta medida, la experiencia te da el poder y derecho de suponer ciertas cosas, sin
embargo, nunca aconsejaría a nadie suponer nada. Todo tiene que estar absolutamente
verificado.
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Solución: Pregunte y aclare. Generalmente las empresas constructoras, consultoras y

las personas que construirán un proyecto te dan un tiempo determinado para hacer
preguntas y consultas, aunque, hay otras que viven en un mundo donde creen que todo
lo que se les debe hacer es en un abrir y cerrar de ojos. Siempre le he dicho a mi equipo,
a las personas que he capacitado: es mejor ‘’parecer’’ un pendejo preguntando, que
‘’confirmar’’ serlo por no haberlo hecho. No debe de importarte si has de parecer tonto
por cualquier duda que tengas, si no tenés claro un concepto, una especificación, un
detalle, o has visto y hallado redundancias y contradicciones en los documentos o
planos. Tratá en todo momento de verificar que todo esté claro para vos y para tu equipo
de presupuestos.
4. Aburrido y Estresado:
Problema: Este es un problema netamente humano, y te explicaré brevemente ambos
casos, y qué tienen que ver con los Costos y Presupuestos.
El aburrimiento es causado cuando las personas que tienen un nivel superior de
conocimientos o están más capacitados para realizar tareas más complejas, se le dan
tareas muy inferiores a su capacidad, un ejemplo de esto es: una persona que tiene un
conocimiento fluido de los sistemas constructivos de diferentes actividades de un
proyecto, se le posicione a cotizar los materiales o mano de obra. Puede ser también
una persona que ya ha recibido el curso de costos y presupuestos de Abaco y maneje
en sus manos una serie de pasos y tablas ya predefinidas para diferentes etapas y
actividades de un proyecto y se le posicione como la persona que esté haciendo los
levantamientos en diferentes puntos regionales.
En cambio, hablemos del estrés. Este es el caso contrario al aburrimiento; este se origina
debido a que todas las tareas impuestas sobre una persona van más allá de las
capacidades que este individuo posee. Si una persona con muy poco conocimiento en
un área es puesta a cargo de dicha área, definitivamente su confianza de la ejecución
de dicha actividad va a mermar, por ende, su estrés negativo incrementará, lo cual
bloqueará su mente y hasta puede borrar lo poco que sabía, produciendo así, resultados
no satisfactorios para la empresa.
Te doy un ejemplo: Te daré a realizar el presupuesto completo de este parqueo, lo
necesito para dentro de 3 días, y tiene un área de 12 mil metros cuadrados. Si esta
persona no tiene idea por dónde empezar, no sabe el sistema constructivo que se
utilizará, no sabe los materiales, actividades, y recursos que este proyecto requiere;
regresará dentro de 3 días, y notarás una de dos cosas: no realizó el presupuesto, o hizo
algo que no era como debía ser. Eso conlleva a la pérdida de tiempo, por lo tanto, a
pérdidas económicas para la empresa. Un ejemplo más y nos vamos a la solución: Tenés
solo a un presupuestista, y generalmente él sólo hace todos los presupuestos. ¿Qué
pasa cuando te llegan varias peticiones de diferentes clientes? ¿Qué hará el
presupuestista para clasificar y asignar tiempo para cada uno de estos clientes? ¿Y si
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dos clientes requieren un presupuesto distinto para los mismos días? Eso es sobrecarga
o saturación de trabajo, algo, que, aunque tengamos un conocimiento técnico
especializado, nos generará estrés, ya que son actividades que van más allá de nuestras
capacidades.
Solución: Reubicación y Capacitación constante y continua. En el caso de las personas

que se aburren al desarrollar actividades que están muy por debajo de su conocimiento,
se les debe de valorar de acuerdo a la capacidad que ellos verdaderamente poseen y
han demostrado resultados positivos. Si se da el caso de que ya han terminado las
actividades que se les responsabilizó, se les debe seguir capacitando en las áreas en
las que ellos son fuertes. Caso contrario, el estrés se debe atacar con capacitaciones y
constante aumento del conocimiento en diferentes habilidades que necesitas para
realizar presupuestos y programaciones de obras. Debes de saber que en diferentes
centros de estudio existen capacitaciones para el desarrollo de habilidades que
verdaderamente requieres para ejecutar mejor tu trabajo. En el caso particular de Abaco,
hemos desarrollado un Curso de Costos y Presupuesto de obras verticales, el cual
también tiene incluida la metodología que utilizamos para realizar nuestros servicios.
PROBLEMAS TÉCNICOS:
1. Solo sé que no sé nada:
Problema: Cito a Sócrates, pero no en el sentido que él le quiso dar a la frase. En este
caso, es un problema con el cual los Ingenieros Civiles y Arquitectos están dejando las
universidades, claro, hablando específicamente del área de Costos y Presupuestos.
Sucede que, al encarar el mundo de la construcción, te has de desarrollar o especializar
en cualquiera de sus ramas, sin embargo, te aseguro, que en todas ellas debes de llevar
un conocimiento como mínimo, básico de la determinación de costos, alcances, y
cálculos necesarios para poder ejecutar cualquier proyecto.
Lamentablemente, este conocimiento tan necesario viene casi nulo desde tu alma máter.
De ninguna forma pienso hablar mal de ninguna institución, sino más bien crear
conciencia en la mente de los estudiantes que el área de Costos y Presupuestos, estará
presente en toda su vida. Una mala praxis de esta, no solo puede generar pérdidas
monetarias, sino también, destruir carreras enteras y llevar a la bancarrota a cualquier
empresa.
Ahora veamos, si pones a cualquier estudiante de estas carreras en la responsabilidad
de calcularte una etapa de un proyecto, muy pocos podrán realizar dichos análisis
correspondientes. Por lo general lo que pueden hacer es un take off, que en su mayoría
lo confunden con los presupuestos. Saber los conceptos y procedimientos de un
presupuesto es de gran importancia, ya que, sin el conocimiento de estos, tendremos
serias dificultades cuando nuestros clientes pidan solo ciertas partes de un presupuesto.
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Un ejemplo de esto es que un cliente solo te pida el take off, o solamente los alcances,
o una lista de materiales, puede también, que te pidan una memoria de cálculo de las
operaciones que realizaste para llegar a los alcances que te aparecen a vos, y hay una
diversidad de ejemplos para lo que son conceptos básicos de costos y presupuestos.
Hablemos también de los conceptos técnicos que probablemente los aprenderás cuando
estés en el campo, sea como supervisor e incluso diseñador. Te doy una serie de
ejemplos de los conceptos más comunes que en algún momento no los sabía y que en
repetidas ocasiones me preguntan sobre los mismos: Garitas, Canópias, bateas, grifas,
cenefas, zócalos, ficha técnica, estructura de costos, matrices, insumos, tiempo
estimado, tiempo óptimo, TDR, etc.
Solución: Reforzar y especializar. El reforzar los conocimientos de los conceptos y la

aplicación de métodos para el correcto análisis de Costos y presupuesto es la solución
más viable. Especializarte en el área de trabajo que vas a desarrollar en tu carrera es
algo que debes de ver con más seriedad. Existe un estudio que indica que, si lees algo
durante una hora diario por 5 años, te conviertes en un experto en el tema, y si estudias
una hora diaria durante 10 años, te conviertes en un experto de nivel mundial.
Sinceramente creo que, aunque no te vayas a desarrollar como presupuestista, debes
de tener más que el conocimiento básico para poder determinar errores o prevenir faltas
o sobreabundancia de recursos.
2. Estructura:
Problema: El problema acá es la falta de conocimiento de procesos constructivos, para
diferentes sistemas constructivos. No es lo mismo la instalación de un cielo suspendido
plycem a la instalación de un cielo plano gypsum. Aquí viene otro problema más
generalizado en la composición de la estructura de un presupuesto de cualquier obra
civil, no saber cuáles son las etapas generales y el orden de éstas, lo cual, siempre
estará intrínsecamente ligado a la ejecución de los diferentes sistemas constructivos.
Solución: Estudiar. Simple y sencillamente estudiar. Investigar los diferentes tipos de

sistemas constructivos no es algo que sea complicado de hacer, en la actualidad
prácticamente cada empresa que recomienda la implementación de sus materiales,
publica sus fichas técnicas y manuales para la correcta ejecución de éstos. Al estudiar
estos manuales, encontrarás las actividades, y recursos que estos sistemas requieren.
3. 4 Parámetros:
Problema: En cualquiera de las 3 ramas generales que te vayas a desarrollar, debes de
aplicar siempre estos cuatro parámetros. Es algo básico, sin embargo, por experiencia,
he visto que muchos no los están utilizando de manera consiente, por lo que cometen
muchos errores al asesorar a sus clientes e incluso al recomendar productos o servicios
de terceros. Los cuatro parámetros de los que hablo, son la base de toda la Ingeniería y
Arquitectura:
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a. Funcionalidad: es el propósito de la obra, en esta se determina para qué servirá la

obra, lo cual también me dará una idea del sistema constructivo que he de utilizar.
Saber esto es muy útil cuando asesoras a un cliente, el cual no tiene planos o idea
de lo que va a construir.
b. Estética: es la cara bonita de la obra, hay muchas cosas que podrían ser funcionales,
sin embargo, nosotros somos personas que nos gusta ver simetría en las cosas, la
estética es eso, que haya una armonía entre la funcionalidad y la simetría. Acá puede
entrar un concepto relativamente nuevo llamado consciliencia, el cual es la unificación
del arte con la ciencia.
c. Seguridad: Si nosotros construimos para el bien de la sociedad, nuestra prioridad
en todo momento debería ser la seguridad de la misma. Como he mencionado
anteriormente, la funcionalidad y la estética van de la mano, pero si algo no es seguro,
no podría construirse. Ya que resultaría en un fin catastrófico. Debes de saber que
hay zonas geográficas en las que no puedes utilizar ciertos sistemas constructivos,
esto debido a diferentes factores, tales como: altura, temperatura, clima,
comportamiento sísmico, mecánica de suelos, etc.
d. Economía: y acá entramos nosotros, dentro de estos parámetros que ya mencioné
anteriormente debe de haber una armonía total para la obra que se ha diseñado, sin
embargo, hay una limitante, y esa es el dinero. Si no determinamos de manera
acertada los costos que generará esa obra, no podremos construirla, lo otro es, si
utilizamos un sistema mucho más costoso que otro, el cual también puede dar
solución a lo que se requiere, podrías gastar más dinero del que era necesario.
Solución: Tener en cuenta todos estos parámetros en tus cálculos como presupuestista,
te dará una más clara visión del costo de las actividades en la ejecución de las mismas.
Ten presente siempre que estos parámetros tienen diferentes valores para diferentes
personas o clientes. Algunos van a obviar la parte económica y querrán centrar sus
esfuerzos en la realización de algo bello y artístico. Así para cada uno de los parámetros.
Repito, si no sabes a qué le da valor tu cliente, pues pregunta.
4. Viagra digital:
Problema: No utilizar los potenciadores que verdaderamente te darán velocidad y una
mejor presentación de tus cálculos, con más eficiencia y eficacia es un problema muy
común en costos y presupuestos. ¿A qué me refiero con esto? No utilizar los softwares
especializados en esta área. Existe una diversidad de softwares para C y P los cuales
no utilizamos, y que nos podrían ayudar en la mejora de nuestros presupuestos.
Softwares tales como: OPUS, NEODATA, S10, QUERSOFT, etc. Cada uno de estos con
sus ventajas y desventajas. Generalmente los que más utilizamos para realizar C y P
son MS EXCEL y MS PROJECT. Definitivamente ambos los seguirás usando toda la
vida, y te serán extremadamente útil, sin embargo, hay un problema con estos últimos,
el cual es: el error humano. Al querer auditar cualquier cálculo que ya hemos realizado
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en estos softwares, veremos que no es imposible, pero sí muy complejo, y, sobre todo,
consumirá mucho valioso tiempo, que a veces, no se tiene.
A estos programas les llamo potenciadores porque te facilitan en mucho sentido el
cálculo de Costos y Presupuestos, todos estos Softwares son basados en Bases de
Datos, los cuales quedan grabados y pueden ser utilizados para cualquier otro proyecto
similar.
Solución: Análogo a Digital. Deja de hacer tus cálculos a mano, mi recomendación y lo

que yo hago, es que todos los apuntes de cualquier detalle que haya llamado mi atención
lo plasmo en una libreta, pero mis cálculos los determino en Excel, esto, mediante tablas
previamente diseñadas. La mayoría de los proyectos son iguales, por lo tanto, las tablas
serán muy parecidas, incluso iguales en ciertas ocasiones, con pequeñas variaciones.
Sin embargo, el cálculo de los costos y la determinación final del presupuesto del
proyecto que mi cliente ejecutará, lo hago por medio de softwares, en nuestro caso en
particular utilizamos el OPUS. Usar estos programas te servirá para agilizar tu análisis y
procedimiento que uses para tus Costos y Presupuestos, aunque tanto Excel como
Project te sirven con el mismo objetivo, pero debes de saber usar sus propias tablas y
comandos para poder programar una cadena de pasos que te llevarán a la presentación
final de tu proyecto.
PROBLEMAS OPERACIONALES:
1. No hay un SOP:
Problema: ¿Cuál es tu Standard Operating Procedure? Un SOP son los procedimientos
que has de explicarle a tu presupuestista o equipo de presupuesto respecto a los pasos
que ellos deben dar para la correcta ejecución de un C y P. La falta de claridad de la
metodología de las empresas respecto al análisis de C y P, hace que tengan
contratiempos y no entreguen en tiempo y forma lo que se les ha solicitado, e incluso,
hace que haya muchas confusiones de quien se responsabiliza por cada área que les
tocó trabajar. No tener un SOP definido en las empresas constructoras, es el mayor error
que pueden cometer, no importa qué tanta experiencia tenga el presupuestista, el hará
lo que ha venido aprendiendo, sin embargo, no siempre coincidirá con la estrategia
general de la empresa o con los requisitos que el cliente necesita. Entonces, ¿Para qué
te sirve un SOP?
A. Orden: Llevarás un orden secuencial de tus cálculos y podrás auditar cualquier
actividad o etapa con mayor velocidad.
B. Claridad: Te permitirá saber qué es lo que realmente estás haciendo en un momento
dado, en qué punto del presupuesto estás, y llevar un control de éste con más detalle.
La importancia de una clara descripción del trabajo: la persona debe de encajar en la
descripción del trabajo, y no la descripción del trabajo debe de encajar con la persona.
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C. Velocidad: Para una empresa, la velocidad significa resultados positivos, y dinero

ganado, o sea, mayor rentabilidad y productividad. El SOP te permitirá tener una bola
de nieve que irá rodando a mayor velocidad y con más actividades ejecutadas en
menor tiempo y con menos riesgo de error.
Solución: Sistematiza. System (Save yourself, Stress, Time, Effort and Money). La
sistematización es la identificación de una práctica la cual descuartizas en diferentes
fragmentos, los cuales conviertes en pasos que pueden ser repetidos una y otra vez. El
análisis de C y P está dividido en 4 etapas fundamentales, para que puedas trabajar con
orden esquemático, para esto, también te recomiendo que estudies un poco más acerca
de estrategias operacionales, en nuestro caso en particular, yo he escogido utilizar el
enfoque modular de los procesos:
ETAPA 1
ETAPA 2
ETAPA 3
ETAPA 4
ANALISIS CALCULOS Y ANÁLISIS DE OFERTA
PRELIMINAR TAKE OFF COSTOS FINAL
El simple hecho de tener en diferentes etapas el análisis de los presupuestos, te da la

facilidad de evaluar y controlar con mayor rapidez tus costos. Abaco sigue el siguiente
sistema para poder realizar un mejor análisis de los Costos y Presupuestos de nuestros
clientes, para eso, hemos renombrado el área de presupuesto, como Área de
Operaciones, la cual tiene 3 áreas operativas con funciones específicas:
ANALISTAS TAKE OFFISTAS

•Análisis preliminar de Doctos Técnios y planos.
•Cálculo de Take off.
COMERCIALES
•Actualización de Bases de Datos de proveedores.
•Actualización de Precios.
PRESUPUESTISTAS
•Determinación de Costos.
•Presentación Final de Oferta (Salida)
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Para llevar estos procedimientos a la práctica real, debes de hacer un manual de

procedimientos, así, tu equipo de C y P no tendrá excusas y podrán tener una mejor
visualización de cualquier error que ellos puedan cometer.
2. No los conozco:
Problema: No tener una estandarización de precios en el mercado actual provocará que
no sepas a quién contratar o porqué contratarlo. Para saber los precios correctos, lo
mínimo que debes de tener es una amplia base de datos que te permita saber cómo
fluctúan los precios por zona, por categoría o por calidad. El precio en promedio entre sí,
debería fluctuar entre ± 5%, claro, como mencionaba anteriormente, estos tienen que ser
determinados por los factores de calidad, tiempo de entrega, o zona geográfica. La
mínima cantidad de proveedores por recursos debería ser de 10, con quienes debes de
establecer una relación muy cercana para poder obtener sus precios base lo más rápido
posible.
Solución: Tener esta base de datos no es complicado, lo único es tener una lista con
los siguientes acápites:
ITEM EMPRESA NOMBRE CARGO CELULAR CORREO DIRECCIÓN CIUDAD
También esta lista debe de estar clasificada para los diferentes insumos:
- Mano de Obra
- Materiales
- EQUIPOS
- HERRAMIENTAS
3. Zapatero a su zapato:
Problema: El presupuestista no es el residente, ni el supervisor, ni el diseñador, ni el
chofer, ni el secretario, etc.
Estoy seguro que tiene las habilidades y capacidades necesarias para ejercer cualquiera
de los cargos antes mencionados, sin embargo, esto sobrecargará de trabajo al
presupuestista, y no cumplirá efectivamente con ninguna de las tareas encomendadas.
Ya les expliqué los beneficios del enfoque. Desenfocar al presupuestista de los trabajos
de presupuestos y ordenarles otra tarea, saturará a éste, y el único resultado predecible
es la mediocridad en todas sus obras. ¿Qué tiene que ver con los problemas operativos?
Cualquier actividad que éste realice, fuera de sus funciones, restará desempeño en las
mismas, produciendo desconcentración, pérdidas monetarias, y el estrés de tu
presupuestista, también, los pasos que posiblemente hayas establecido en los
manuales, tendrán algún tipo de alteración, provocando desorden y caos instantáneo.
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Seguramente creerás que utilizar a tu presupuestista para realizar alguna otra actividad
te ahorrará dinero, pero nada más alejado de la realidad. Nunca una persona enfocada
en diferentes tareas te va a generar la misma productividad que una persona enfocada
en una sola tarea.
Solución: Hacer un manual de funciones y procedimientos es lo más útil para estos

casos. Dejar en claro las funciones que ha de ejecutar el presupuestista, y cuáles son
los pasos que debe de seguir, te garantizará el orden, y agilidad que necesitas para que
puedas ahorrarte la mayor cantidad de tiempo, y poder invertirlo en otras actividades
más productivas.
4. Yo te elijo:
Problema: ¿Cómo determinas a quien vas a contratar? ¿Quién es el mejor de los
proveedores que te ha estado buscando? ¿Cuáles son los procedimientos y estrategias
que tienes para elegir a tu proveedor ideal? ¿Tenés algún tipo de estrategia comercial?
No saber quiénes son tus proveedores clave es un punto muy importante que debes de
dominar, y a quienes vas a elegir para que te respondan en el momento adecuado es
algo que debes de tener muy presente en todo momento. Al referirme a responder, quiero
decir que ellos sean capaces de estar atentos y que los tengas primero en tu lista de
selección. Elegir a empresas o a personal, únicamente por que son la opción más
económica, al final te puede salir muy caro. Para esto te comparto una sencilla estrategia
que te será de gran utilidad:
Solución:
Selección objetiva: Mediante la siguiente tabla, lo único que necesitas hacer es
comparar a las empresas o personas que has de contratar en algún futuro, esto, lo haces
una vez que hayas estudiado sus perfiles, portafolios o currículums. La razón de hacer
esto es la objetividad, un gran error que cometemos a veces es contratar a personas que
nos son conocidas o familia, sin saber en realidad los atributos que ellos tienen que
nosotros valoramos. Te pongo un pequeño ejemplo:
PROVEEDORES TIEMPO ECONOMÍA CALIDAD RECOMENDACIÓN PUNTUACIÓN
Una vez hayas determinado los atributos que has de valorar, debes de contar la cantidad
de atributos que les has dado, en este caso, son 4, por lo tanto, tu rango de valoración
debe de ser de 0 a 4 puntos, a la valoración más baja le pondrás cero, y a tu valoración
más alta, le pondrás 4. Al finalizar tu valoración para cada atributo, deberás realizar un
promedio para cada una de ellas, y la puntuación más alta, determinará que tienes al
mejor proveedor.
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5. Primero, lo primero:
Problema: No establecer prioridades al estar presupuestando y no entrenar a tu
personal sobre la toma de decisiones es un error que puedes pagar muy caro. La
acumulación de proyectos te va a generar pérdidas de clientes y estrés, más del que
puedas soportar. Esto se debe específicamente porque están dejando que las cosas
importantes se conviertan en urgentes. ¿Cuál es el procedimiento que le has establecido
a tus presupuestistas para que puedan decidir qué presupuesto calcular primero?
¿Cómo saben ellos a qué cliente han de darle prioridad? Ambas respuestas están dadas
por tres factores, el tiempo de entrega, tamaño y la prioridad del cliente. Ya hemos visto,
que trabajar estresado, y desenfocado, son factores que te llevarán al fracaso de tus
presupuestos.
Solución: Te compartiré una pequeña matriz expuesta por el autor Stephen Covey, que
he modificado, donde te explico cómo debes de establecer prioridades, y qué hacer con
el resto de las actividades.
URGENTE NO URGENTE
Cuadrante I Cuadrante II
IMPORTANTE
1. Prioritarios. 2. Prioridad según el tamaño.
Cuadrante III
NO Cuadrante IV
IMPORTANTE 3. Hacer después de salir de tus
4. Ignorar
prioridades.
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Cuadrante I: Estos son de alta prioridad, a estos debes de darle toda tu atención y
focalizarte tal como te lo he mencionado anteriormente, en este caben los clientes que
contratan tus servicios regularmente, y que quieren que les des una oferta por cualquier
proyecto que estén próximos a ejecutar.
Cuadrante II: Estos son los proyectos de clientes regulares, sin embargo, en estos
casos, debes de ver el nivel de urgencia con que lo necesita, y el tamaño del mismo. Con
base en ese par de parámetros, establecerlos como prioridad o no.
Cuadrante III: Nuevos prospectos o prospectos que te piden regularmente cotizaciones,
pero que en relación a las veces que han contratado tus servicios, son muy poco
frecuentes. Tratar de siempre servirles con agrado, sin embargo, no establecerlos como
prioridad sobre los que son tus clientes regulares.
Cuadrante IV: Estas son las personas que solo te buscan para comparar precios, te
aconsejo que los ignores, o les hagas los presupuestos como última instancia.
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CONCLUSIÓN:
Claro está que existen muchos más problemas en la realización de Costos y Presupuestos de
Obras Civiles, pero en este pequeño documento, quise exponer los más relevantes con los que
me he topado en todos mis años de experiencia, que, a decir verdad, si no fuese por tantos
errores cometidos, y probando diferentes soluciones, no podría tener la capacidad de hacer la
empresa que en estos momentos está bajo mi dirección.
Con estos problemas y soluciones expuestos, espero servirles para llenar los huecos que
probablemente no hayan cerrado y que lastiman el funcionamiento y crecimiento de las
empresas constructoras que dirigen o para las que laboren algún día. No olvidemos, que cada
una de las soluciones deben de ser aplicables y repetibles, para que podamos transformar en
un sistema que nuestra siguiente generación pueda ejercer sin ninguna dificultad, o, al menos,
establecer una pauta lógica de la identificación de problemas en esta rama tan importante de la
industria de la construcción.
Podemos ver también que, la identificación de los problemas, no yacen netamente en la parte
del conocimiento técnico que los profesionales tienen, sino también en el tipo de persona y los
procedimientos operativos que cada empresa debería de tener, para así poder agilizar y mejorar
los resultados que sus futuros clientes requieren.
No cabe duda, que la implementación de estas soluciones, mejorará la empresa en la que vayan
a laborar, por lo tanto, toda pequeña información que les aumente el valor, generará una mayor
probabilidad de contratación, si son nuevos en la industria de la construcción; o aumentarán las
posibilidades de ganar nuevos clientes, al identificar los problemas que ellos tienen.
Las personas compramos por dos motivos: por placer o por miedo. En este caso, estamos
dándole valor a nuestros futuros empleadores o clientes, a través de darle soluciones que
minimicen sus miedos en la elaboración de Costos y Presupuestos.
Te deseo el mayor éxito en tus metas personales y profesionales, recordándote una vez más la
siguiente frase: La definición de suerte es: Cuando la preparación y la oportunidad se
encuentran.
Atte.
Ing. Gabriel Rodríguez

CEO Abaco Consultores
7643-5849
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Estás a tiempo para ser parte de los que sabrán decir sin preocupación: SÍ, YO SÉ
PRESUPUESTAR. Contáctanos a través del número que aparece acá, pregunta por el temario
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Si estás interesado en contactarnos para saber más de nuestros servicios como Consultores
Analistas expertos en Costos y Presupuestos, te dejamos nuestro contacto, y listos para hacerte
una visita y aconsejarte en el área de Costos y Presupuestos de tu empresa.
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