FPADFR09104IM2XXX

HR Data Management
Core HR - Organisation
Guide d'implémentation
HR Access 9.1
France Secteur privé
FPADFR09104IM2XXX
Quatrième édition – Première Révision: Août 2016
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Remarques du lecteur
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HR Access.
www.soprahr.com
Le Triangle de l'Arche
8, cours du Triangle
92937 Paris La Défense Cedex
Table des matières
Introduction .................................................................... 5
A propos de cette documentation ............................................................. 5
Documentation de référence .................................................................... 5
Core HR .................................................................................................... 6
Navigation dans HRa Space ...................................................................... 6
Processus guidés ...................................................................................... 8
Consulter les données de la société et de l'établissement9

Consulter les données de la société .......................................................... 9
Gérer le référentiel d'adresses Hexaposte .............................................. 11
Comment procéder ..........................................................................11
Charger le fichier Hexaposte .............................................................12
Préparer et lancer la mise à jour ........................................................13
Contrôler la mise à jour ....................................................................13
Activer le contrôle d'adresses Hexaposte .............................................13
Consulter les modules de HR Access....................................................... 13
Consulter les données de l'établissement ............................................... 14
Activation du régime d'Alsace Moselle .................................................14
Consulter l'option de présentation du nom ............................................. 14
Affecter automatiquement des matricules à des dossiers ....................... 15
Définir la structure de la société ................................... 17

Organisation des données ...................................................................... 17
Liens avec la paie ............................................................................17
Gérer les structures ................................................................................ 18
Gérer les organisations .......................................................................... 18
Organigrammes ..............................................................................18
Gestion de la confidentialité ..............................................................19
Gestion des unités organisationnelles et multi-arborescence ..................20
Gérer un référentiel des emplois ............................................................ 22
Définir un emploi .............................................................................23
Codes INSEE des emplois .................................................................23
Liens avec les compétences ..............................................................23
Liens avec la gestion des carrières .....................................................24
Liens avec la Rémunération et la paie .................................................24
Eléments de paie .............................................................................25
Politique syndicale ...........................................................................25
Hygiène et sécurité ..........................................................................25
Documents d'analyse et de gestion des emplois ...................................25
Gérer les postes d'une organisation .............................. 27

Définir les postes .................................................................................... 28
Identification ..................................................................................28
Affectations ....................................................................................28
Gestion des effectifs.........................................................................29
Héritage de l'emploi ............................................................................... 30
Documents d'analyse et de gestion des postes ....................................... 30
Gérer les caisses de cotisation ...................................... 31

Introduction ........................................................................................... 31
Comment paramétrer la gestion ............................................................. 32
Consulter les emplois et les postes ......................................................... 34
Définir les organismes sociaux ............................................................... 34
Définir les régimes de protection............................................................ 35
Définir les profils de cotisation ............................................................... 35
Profil de cotisation ...........................................................................35
Comment procéder ..........................................................................36
Définir un régime spécial et le profil de cotisation associé ......................36
Définir les caisses d'une société ou d'un établissement ......................... 37
Consulter les types de caisses ................................................................ 37
Définir les caisses de cotisation d'un dossier individuel ......................... 38
Comment fonctionne l'alimentation automatique ..................................38
Forcer la valeur des caisses de cotisation ............................................38
Paramétrer les processus d'embauche par étapes ........ 39

Introduction ........................................................................................... 39
Complétude des informations ............................................................39
Paramétrer un processus d'embauche par étapes .................................. 40
Définir un nouveau processus ............................................................40
Ajouter les étapes du processus .........................................................40
Qualifier une étape pour la DPAE, l'ajout à l'effectif et la paie .................40
Créer une étape ..............................................................................41
Muter une population de dossiers ................................. 43

Architecture ........................................................................................... 43
Préparer la mutation de masse ............................................................... 44
Paramétrer la mutation ....................................................................44
Gérer les exceptions ........................................................................45
Gérer les congés payés/RTT.......................................... 47

Les principales informations utilisées pour gérer les congés .................. 47
Paramétrage standard des congés ......................................................... 49
Gestion du solde négatif ...................................................................54
Déclenchement du calcul des congés ...................................................... 55
Exemples de déclenchement du calcul des congés ................................56
Consommation des congés (ZYOS) .....................................................62
Saisie d'une absence abattant les droits acquis ....................................65
Saisie d’ajustements (ZYOQ) .............................................................67
Déclenchement batch ............................................................................. 82
Relance du calcul des droits pour une population ..................................82
Ajustements de masse .....................................................................83
Paramétrer un motif de licenciement pour maintien des
droits .......................................................... 87
Introduction ........................................................................................... 87
Comment procéder ................................................................................. 87
Index ................................................................... 89
Introduction
A propos de cette documentation

Ce guide s'adresse aux experts RH et aux administrateurs RH. Il présente les concepts de
gestion des structures utilisés dans la description de l'organisation. Il décrit la définition
de la société et de ses établissements, des postes et des emplois, et des unités
organisationnelles.
Des informations plus détaillées concernant la consultation et la saisie des données sont
accessibles grâce à l'aide en ligne que vous pouvez consulter sur les domaines et les
pages.
Documentation de référence
Poste de l'Expert RH - Aide en L'aide contextuelle détaille les actes de gestion et
ligne guide l'utilisateur au cours des opérations de saisie.
Core HR - Administration du Ce guide s'adresse aux experts RH. Il présente les
personnel - Guide utilisateur tâches administratives quotidiennes (embauche,
réembauche, mutation, sortie, etc.) ainsi que la
gestion des données des salariés, de leurs activités et
de leurs absences.
Core HR - Administration du Ce guide s'adresse à l'administrateur RH et au
personnel - Rapports concepteur. Il décrit les rapports standard disponibles
pour l'administration du personnel :
 Etats édités à la demande (attestations,
déclarations)
 Etats récapitulatifs
Etats pour le Bilan social, la DOETH et la Déclaration
2483
Core HR - Outils Ce guide s'adresse aux experts RH et aux
d'administration - Guide administrateurs RH. Il présente les concepts
d'implémentation nécessaires à la définition des options de mise en
œuvre, de l'historique des modifications et des chaînes
non spécialisées.
Core HR - Organisation - Guide Ce guide s'adresse aux experts RH et aux
d'implémentation administrateurs RH. Il présente les concepts de
gestion des structures utilisés dans la description de
l'organisation. Il décrit la définition de la société et de
ses établissements, des postes et des emplois, et des
unités organisationnelles. Il présente la gestion
automatisée des caisses de cotisations, et le
paramétrage du calcul des congés, pour la France.
Core HR - Organisation — Guide d'implémentation 5

Introduction
Core HR
Toutes les fonctions HR Access sont structurées autour d'un noyau commun (Core HR)
sur lequel s'appuie l'administration du personnel, avec, par exemple, les données
individuelles des salariés, la définition des unités organisationnelles de la société et
l'ensemble des référentiels HR Access communs. Les fonctions Core HR doivent être
utilisées, quels que soient les modules mis en œuvre avec HR Access.
Navigation dans HRa Space

Les experts RH disposent d'un système de navigation dédié dans HRa Space.
Les pages qui permettent de consulter et mettre à jour les données sont organisées en :
 Domaines, listés dans un menu sur la gauche
 Thèmes, affichées dans une barre de navigation, après sélection d'un domaine
 Actions, après sélection d'un thème, qui regroupent des pages
 Pages, qui peuvent être constituées de plusieurs onglets
6 Core HR - Organisation — Guide d'implémentation

Introduction
Deux modes d'accès sont proposés :

 Par la barre de recherche : La saisie prédictive complète votre recherche au cours de
votre frappe.
 Par le Menu :
• Cliquez sur le menu pour accéder aux domaines.
• Déplacez le curseur pour dérouler les thèmes et leurs actions.
• Cliquez sur l'action souhaitée pour accéder à sa page, organisée en onglets.

Introduction
1 Domaines 2 Thèmes 3 Actions
Dans la documentation, l'emplacement d'une page est indiqué comme suit:

Domaine / Thème / Actions (optionnel) / Page / Onglet (optionnel)
Utilisez la partie populations placée à gauche pour sélectionner les dossiers que vous
utilisez.
Processus guidés
Les processus guidés sont un mode de gestion contextuel mis en œuvre au travers de
HRa Space qui permet le pilotage des processus propres à chaque acteur.
Un processus guidé est composé d'un enchaînement d'étapes faisant appel à la
participation de plusieurs utilisateurs (salarié, manager, Expert RH). Chaque étape peut
être composée de plusieurs tâches affectées à un utilisateur.
Un processus guidé permet de déployer facilement un processus afin d'harmoniser les
pratiques d'une société et de contrôler et gérer les étapes et les tâches apparentées.
Un processus guidé implique un utilisateur déclencheur et plusieurs collaborateurs.
L'utilisateur déclencheur lance le processus guidé en appelant la première tâche de la
première étape du processus guidé depuis le menu Navigation de son espace de travail.
Cet utilisateur peut être un salarié, un manager ou un professionnel RH.
Les collaborateurs sont informés des tâches qu'ils doivent effectuer par courrier
électronique, par mémo ou via un outil de suivi qui permet de connaître l'état du
processus guidé et de gérer les alertes.

Consulter les données de la société et de l'établissement
CHAPITRE 1
Consulter les données de la société et de

l'établissement
DANS CE CHAPITRE
Consulter les données de la société ................................................. 9

Gérer le référentiel d'adresses Hexaposte ....................................... 11
Consulter les modules de HR Access .............................................. 13
Consulter les données de l'établissement ........................................ 14
Consulter l'option de présentation du nom ...................................... 14
Affecter automatiquement des matricules à des dossiers .................. 15
Consulter les données de la société

La société est définie dans l'application lors de la mise en place de HR Access.
Une société est définie par :
 ses coordonnées,
 les modules de HR Access auxquels elle accède,
 les options de personnalisation.
Pour visualiser les données de la société :
Organisation / Société / Détails
1. Ouvrez le dossier de la société concernée.
Les informations de cette page sont utilisées sur les documents officiels, comme le
bulletin de paie.
L'onglet Coordonnées de la société présente les informations suivantes :
 Identification de la société (libellé long, libellé court, Réglementation)
 Pays
 Secteur d'activité
 Devise utilisée
 Adresse
 N° de téléphone
 Identification administrative de la société (numéro de SIREN, etc.)
L'onglet Etablissement principal présente les informations suivantes :
 Code de l'établissement principal
 Date d'effet du rattachement en tant qu'établissement principal
 Adresse de cet établissement (alimentée automatiquement)
L'onglet Durées théoriques et RTT présente les informations relatives aux durées des
journées et demi-journées et à l'acquisition des jours de repos.

Gestion des jours de repos pour RTT

La loi sur les 35 heures donne la possibilité de mettre en œuvre la Réduction du Temps
de Travail (RTT) en octroyant des jours (ou des demi-journées) de repos
supplémentaires. Selon les termes des accords d'entreprise éventuellement conclus,
l'octroi de jours de repos peut s'effectuer de façons très diverses :
 Rester dans un cadre hebdomadaire classique : le salarié doit prendre n demi-
journées dans la semaine. Le décompte des heures supplémentaires effectué
traditionnellement sur la semaine est ici applicable.
 Octroyer n jours dans la quinzaine, le mois, le cycle, l'année, de façon à respecter le
nombre moyen d'heures travaillées fixé par l'accord d'entreprise pendant cette même
période. Il s'agit ici d'une forme de modulation particulière : le temps, et en
particulier les heures supplémentaires, est décompté sur une période non
hebdomadaire (plusieurs semaines, mois, cycle, l'année, etc.). L'acquisition du temps
de repos est mesurée en heures alors que la prise de ce repos est décomptée en
jours ou en demi-journées.
 S'apparenter à la gestion classique des congés : le salarié doit prendre n jours sur
une période, en général l'année. Il s'agit souvent dans ce cas d'un nombre forfaitaire
de jours de repos fixé par l'accord d'entreprise. C'est le cas des cadres au forfait,
pour lesquels il est stipulé un nombre de jours de travail à effectuer dans l'année.
La mise en œuvre dans HR Access peut être différente : soit adapter la gestion
administrative des salariés, soit utiliser le module Gestion des Temps & Activités, en
fonction :
 De la politique d'acquisition de temps de repos retenue : si l'objectif est de mesurer
finement et quotidiennement l'activité du salarié pour déterminer ce temps de repos,
le module Gestion des Temps & Activités est indispensable.
 Des périodicités retenues : la gestion administrative gère facilement l'année mais
uniquement, en standard, dans le cadre d'un décompte hebdomadaire des heures
supplémentaires. Le module Gestion des Temps & Activités gère facilement le cycle,
la semaine, le mois, etc.
 De la complexité des politiques d'acquisition et de consommation des jours de repos :
chevauchement des périodes, durées différentes pour l'acquisition et la
consommation.
 De la disponibilité sur le site du module Gestion des Temps & Activités, du degré
d'automatisation souhaité, des développements spécifiques déjà présents ou
envisagés, etc.
Pour la mise en œuvre des jours de repos gérés comme des congés payés, voir Core HR -
Administration du personnel - Guide utilisateur
Pour la mise en œuvre des jours de repos dans T&A France, voir Gestion des Temps et
Activités - Guide utilisateur.

Gérer le référentiel d'adresses Hexaposte

Le référentiel Hexaposte contient les codes postaux, les références INSEE et les codes
Hexaposte des 36000 communes du territoire français.
HR Access permet d'intégrer ces données, pour contrôler les adresses (lignes 5 et 6,
lieux-dits et villes) et alimenter les codes INSEE, lors de la saisie d'adresses par les
différents utilisateurs.
Ces données sont enregistrées dans des répertoires HR Access dédiés :
• ZDHNA Code INSEE
• ZDHNB Code Postal
• ZDHNO Hexaposte
Vous devez intégrer régulièrement les mises à jour de ce référentiel, au niveau de la
société.
La mise à jour réinitialise ces répertoires. Il faut donc éviter de les compléter, ou de les
utiliser à d'autre fin que leur fonction standard.
Durant la mise à jour des répertoires, la saisie d'adresse n'est plus disponible. Il est donc
judicieux de programmer la mise à jour sur une plage horaire adaptée.
Comment procéder
Le référentiel Hexaposte n'est pas inclus dans les fournitures standard à l'installation.
Seul un extrait de ce fichier, qui est volumineux, est proposé pour permettre d'effectuer
les tests de fonctionnement.
Pour la première mise en place du référentiel Hexaposte, et la prise en compte des
versions mises à jour, vous devez effectuer les opérations suivantes :
1. Chargement du fichier sur le poste, depuis le site du fournisseur Amabis
2. Transfert par ftp sur le serveur
3. Préparation du fichier : chaîne KFH pour transformer ce fichier en mouvements de
mise à jour des répertoires HR Access qui récupèrent ces données :
• ZDHNA Code INSEE
• ZDHNB Code Postal
• ZDHNO Hexaposte
4. Mise à jour des répertoires

Charger le fichier Hexaposte

► Récupérez le fichier Hexaposte qui vous est fourni sur votre poste, dans le répertoire
TransfertFTP.
Plusieurs fichiers sont fournis en standard : pour chaque norme Afnor gérée (32 et
38, dans la version courante); un fichier complet et un fichier de mise à jour sont
proposés.
Le fichier à utiliser est le fichier complet de la norme AFNOR NF 10-011, dite
Norme 38 car elle est sur 38 caractères. Le nom du fichier fourni par Amabis se
termine, dans la version actuelle par 38-c .
► Modifiez le nom du fichier en "HEXAPOSTE".
► Transférez ce fichier "HEXAPOSTE" dans le répertoire $FILE de l'environnement par
ftp, en utilisant le fichier Hexaposte.bat.
► Après le transfert, vérifiez que le fichier se trouve bien dans le répertoire $FILE de
l'environnement.
Fichier de transfert Hexaposte.bat

Ce fichier permet de lancer la commande de transfert FTP. Il contient la ligne suivante :
 ftp -s:Param.txt Adresse_IP
Param.txt : fichier paramètre qui contient les paramètres de transfert
Adresse_IP : à remplacer par l’adresse IP de l’environnement cible
Compléter les paramètres de transfert ftp

Le fichier Param.txt contient les paramètres de transfert. Vous devez modifier ce fichier
en fonction de votre configuration :
 Login à remplacer par votre Login sur l’environnement cible
 Pass à remplacer par votre mot de passe
 Ascii : Transfert du fichier en mode ASCII
 Cd $FILE : Cette commande signifie « change directory », elle permet de changer le
répertoire courant. Positionnement sur dossier où le fichier va être transféré ;
remplacez $FILE par le chemin complet du dossier $FILE (exemple :
/Home_environment/file)
 lcd c : \...\Desktop\TransfertFTP : Emplacement du dossier TransfertFTP ;
indiquez le chemin complet
 Put HEXAPOSTE : Cette commande permet de transférer le fichier local HEXAPOSTE
le serveur dans le répertoire distant en cours (FILE)
 Bye : Déconnecte le logiciel client du serveur FTP et le met en état inactif

Préparer et lancer la mise à jour

Outils d'administration / Gestion administrative
Rappel : Durant la mise à jour des répertoires, la saisie d'adresse n'est plus
disponible. Il est donc judicieux de programmer la mise à jour sur une plage
horaire adaptée.
► Utilisez la demande NRCHEXA pour lancer l'enchaînement des opérations : cette

demande standard vous permet de demander le transformation du fichier suivie de
l'import de mouvements de mise à jour obtenu.
Pour personnaliser les opérations :
► Utilisez la page Interface des données Hexaposte (KFH) pour créer une demande de
transformation du fichier Hexaposte en mouvements de mise à jour HR Access.
Le texte présenté sur cette page rappelle les opérations requises au préalable
(chargement du fichier, décrit précédemment).
► Utilisez ensuite la page Import des données Hexaposte pour lancer le processus de
mise à jour proprement dit. La demande NRBHEXA est proposée en standard.
Contrôler la mise à jour

La mise à jour comprend un assez grand volume de données (environ 300 Mo) et est
longue (plusieurs dizaines de minutes).
Il est donc fortement conseillé de vérifier le compte rendu de traitement, pour s'assurer
que toutes les données ont bien été importées.
Activer le contrôle d'adresses Hexaposte

Outils d'administration / Configuration / Définir options de mise en œuvre
► Dans l'onglet Options globales, activez l'option Contrôles sur adresse, pour que les
gestionnaires et les utilisateurs bénéficient de la saisie assistée de la commune et des
lieux-dits.
Consulter les modules de HR Access

HR Access est composé de modules indépendants mais raccordables pour une gestion
globale des dossiers du personnel dans un système informatique unique.
A titre d'exemple, HR Access propose les modules suivants :
 le module Recrutement
 le module Paie
 le module Gestion des Temps & Activités
 le module Formation
Lors de l'implémentation de HR Access, la société choisit les modules qui l'intéressent.
Pour consulter la liste de modules sélectionnés par la société :

Organisation / Société / Modules

Les modules à mettre en œuvre dans la société sont activés lorsqu'ils sont cochés.
Un module peut être installé sur un site, sans être utilisé. S'il n'est pas coché, il est
inactif.
Consulter les données de l'établissement

Les établissements sont définis lors de l'implémentation.
Un établissement est défini par :
 Ses coordonnées
 Son adresse
 Les références légales
 Les renseignements complémentaires (par exemple : l'horaire applicable)
Organisation / Etablissement / Identification

1. Ouvrez le dossier de l'établissement concerné.
L'onglet Identification de l'établissement présente :
 Les libellés longs et courts
 La société de référence
 Les coordonnées postales et téléphoniques
L'onglet Renseignements complémentaires présente :
 Les horaires théoriques de l'établissement
 Les renseignements médicaux
 L'interface comptable (facultatif)
 Le forçage de la rémunération (cette fonctionnalité est valable si le site est équipé du
module Gestion des talents).
Activation du régime d'Alsace Moselle

L'activation du régime d'Alsace Moselle est indiquée dans l'onglet Identification de
l'établissement.
Consulter l'option de présentation du nom

Lors de l'implémentation de HR Access, la société choisit le modèle de présentation du
nom.
Organisation / Société / Options // Présentation du nom
L'onglet Présentation du nom propose différents types de présentation de nom. Un
témoin indique la présentation sélectionnée.

Affecter automatiquement des matricules à des

dossiers
Lors de l'implémentation de HR Access, la société décide d'automatiser ou non
l'attribution des matricules.
Pour affecter automatiquement des matricules à des dossiers lors de leur création :
Organisation / Société / Options
2. Sur l'onglet Numérotation, définissez les règles de numérotation automatique des
matricules pour chaque type de dossier (par exemple, dossier de salarié, dossier de
candidature, etc.).

Définir la structure de la société
CHAPITRE 2
DANS CE CHAPITRE
Organisation des données ............................................................ 17

Gérer les structures..................................................................... 18
Gérer les organisations ................................................................ 18
Gérer un référentiel des emplois ................................................... 22
Organisation des données

L'ensemble des données que vous renseignez est réuni dans la base de données
HR Access et classé en termes de dossiers décrits par les structures de données:
 ZE Unités organisationnelles : définition et gestion des unités de votre organisation
 ZC Emplois : gestion des emplois
 ZA Postes : gestion des postes
Liens avec la paie

Avec le module Paie, il est possible de déclencher des éléments de rémunération sur une
population de dossiers définie par un critère autre que ceux pouvant être définis dans le
réglementaire de paie. Ainsi, une prime peut être déclenchée pour un salarié selon son
rattachement à une unité organisationnelle, son emploi ou son poste. Le mode de
définition est semblable à celui d'un élément fixe collectif en paie, sauf que cette
information est définie au niveau du dossier de l'unité organisationnelle (Eléments de
paie), de l'emploi (Paie et horaires) ou du poste (Paie et horaires).
La correspondance entre le dossier du salarié et celui de l'unité organisationnelle, de
l'emploi ou du poste est appréciée au dernier jour de la période de paie. Le
déclenchement en paie est automatique. Le contrôle de cohérence de la saisie est assuré
par le module de paie.

Gérer les structures

Après avoir défini les paramètres de votre site, de votre société et de ses établissements,
il est nécessaire de définir les structures de l'organisation sur lesquelles s'appuie la
gestion RH. La définition des unités organisationnelles est obligatoire pour attribuer une
affectation principale à un salarié ou à un agent lors de la création de son dossier, puis
pour lui attribuer des affectations secondaires le cas échéant. L'affectation principale
consiste alors à associer l'individu à une unité organisationnelle et à un emploi ou un
poste.
Pour ce faire, vous définissez des unités organisationnelles rattachées à votre société et à
ses établissements. Vous devez également définir des emplois. En revanche, la définition
des postes est recommandée mais non obligatoire. L'ensemble de la définition, puis la
maintenance de votre organisation, peuvent être réalisées à l'aide des différents
processus du Poste du professionnel RH. De plus, des possibilités d'analyse et de
simulation sont proposées à partir du Poste du Manager.
Gérer les organisations

Utilisez le domaine Organisation pour définir une ou plusieurs unités organisationnelles.
Une unité organisationnelle représente une partie de la société. Elle est définie par un
type (Département, Service, etc.) qui est lui-même lié à un niveau hiérarchique. Une
unité organisationnelle peut également être définie par une structure (Administratif,
etc.).
Vous pouvez aussi définir des unités organisationnelles mères et subordonnées et
construire différentes structures organisationnelles qui correspondent à différentes vues
de votre société. Ce qui définit plus concrètement les structures organisationnelles, ce
sont les liens entre les unités organisationnelles, appelés Types d'arborescence, qui
peuvent être de type administratif, fonctionnel ou budgétaire.
Pour gérer des structures organisationnelles, il faut avoir préalablement défini les
informations relatives aux valeurs par défaut de la société, aux types d'unités
organisationnelles et aux types d'arborescence dans les options de mise en œuvre (voir
Core HR - Outils d'administration - Guide d'implémentation).
Enfin, utilisez ce domaine pour définir les informations relatives à la politique par défaut
pour chaque unité organisationnelle.
Dans les pages liées à la gestion des unités organisationnelles, vous pouvez consulter, en
cliquant sur les liens correspondant, à la Liste des titulaires de l'unité, à la Liste des
postes de l'unité et à la liste des U.O. subordonnées.
Organigrammes
La représentation graphique des structures sous forme d'organigrammes permet
d'effectuer des analyses et des simulations.
Pour la gestion des organisations, vous disposez d'organigrammes locaux et globaux en
fonction du type d'arborescence sélectionné. Vous pouvez enregistrer l'historique des
organigrammes et créer des organigrammes pour simuler des réorganisations futures.
Pour mettre au point une politique des postes, utilisez les organigrammes de postes.

Gestion de la confidentialité
La gestion de la confidentialité fait appel à un paramétrage préalable au niveau du site.
En ce qui concerne le lien entre la gestion des unités organisationnelles et la
confidentialité, il est à noter que les procédures de sécurité :
 Prennent en considération les structures organisationnelles administratives de la
société
 Utilisent principalement les informations relatives au responsable des unités
organisationnelles et aux affectations principales des salariés
L'administrateur de la sécurité peut affiner le modèle de sécurité en affectant des
autorisations d'accès spécifiques aux différents profils. Pour créer les profils de sécurité
du manager, le système lit le responsable de l'unité organisationnelle et le type
d'arborescence administratif afin de déterminer l'unité organisationnelle placée sous sa
responsabilité et les salariés qui y sont principalement affectés, pour la période
concernée. Il n'aura en revanche pas accès aux unités supérieures ou aux autres
branches de la structure. Pour le profil de sécurité de son assistant, le système lui
donnera accès uniquement aux dossiers des salariés affectés à l'unité organisationnelle
correspondant à son affectation principale.
Les profils de confidentialité du responsable ou de l'assistant permettent d'accéder aux
dossiers des salariés, des postes, des unités organisationnelles et des candidats.
Le profil de responsable correspond au responsable de l'unité organisationnelle associée à
l'affectation principale du salarié. Le responsable de l'unité peut être un salarié (identifié
par son matricule) ou un poste. Lorsque vous affectez un poste, les droits d'accès gérés
par le système de sécurité sont octroyés à tout salarié occupant ce poste.

Gestion des unités organisationnelles et multi-

arborescence
Unités organisationnelles
Utilisez la page Identification pour définir une unité organisationnelle en renseignant les
informations de la pop-up Nouvelle unité organisationnelle.
Pour créer une unité organisationnelle, il vous faudra renseigner obligatoirement son
code, sa date d'effet et son libellé. Sa réglementation s'alimentera automatiquement par
INT, si vous ne renseignez pas de société, son statut par Actif et sa structure
par Administratif.
Chaque unité organisationnelle est associée à une réglementation qui définit les
domaines de codes utilisables par cette unité. Cette réglementation est par défaut la
réglementation INT lorsque l'unité organisationnelle n'appartient pas à une société. Elle
peut alors être utilisée depuis n'importe quelle société. Si la réglementation est celle de
la société, l'unité organisationnelle ne pourra alors être affectée que dans des postes de
la même société.
La structure de l'unité organisationnelle (Administrative, Budgétaire, Fonctionnelle)
permet d'affiner la définition de l'unité organisationnelle et est utilisée lors de
l'embauche. Les affectations administratives ne peuvent être saisies que sur des unités
organisationnelles de structure administrative.
Pour rendre une unité organisationnelle exploitable dans la gestion de structures
organisationnelles, il faut également renseigner :
 Le type (Service, Section, Projet spécial, etc.). Le type de l'unité organisationnelle
positionne son niveau d'analyse qui alimente les tables consolidées. Celles-ci
permettent d'effectuer toutes les explorations.
 L'unité mère et le type d'arborescence. Le type d'arborescence matérialise le lien
entre les unités organisationnelles afin de construire une structure organisationnelle.
Il existe 3 types d'arborescence en standard : Administratif, Fonctionnel et
Budgétaire. Ainsi, une unité organisationnelle qui sera liée à une autre unité
organisationnelle par un lien Administratif appartiendra à une structure
organisationnelle de type administratif.
Utilisez la pop-up Détail dans la page Nouvelle unité organisationnelle pour accéder à la
page de consultation Profil d'unité organisationnelle. Vous accédez aux informations
détaillées sur l'unité que vous pouvez choisir comme unité mère.
Utilisez également la page Identification pour indiquer le rattachement d'une unité
organisationnelle à :
 Un établissement
 Un responsable
 Une société comptable
 Une zone géographique d'activité

Multi-arborescence et tables consolidées

Une arborescence, appelée également structure organisationnelle, se construit par le
rattachement d'une unité organisationnelle à une autre unité organisationnelle
appelée Unité mère via un lien Type d'arborescence.
Le principe de la multi-hiérarchie permet de subordonner une unité organisationnelle à
plusieurs autres unités organisationnelles tout en respectant des principes de cohérence.
En effet, pour construire une arborescence cohérente, le type d'arborescence doit être
identique pour toutes les unités organisationnelles qui composent cette arborescence.
Ainsi, deux unités organisationnelles liées par un type d'arborescence administratif
formeront une arborescence de type administratif. De plus, une unité ne peut être
subordonnée à plusieurs unités mères avec le même type d'arborescence au même
instant. Ainsi, une unité ne peut avoir qu'une seule unité mère avec un type
d'arborescence administratif, mais elle peut avoir une autre unité mère avec un type
d'arborescence fonctionnel, par exemple.
La seule unité de la structure qui n'est pas rattachée à une unité mère est celle qui se
trouve en haut de l'arborescence. Utiliser les types d'arborescence permet donc de relier
une unité à plusieurs unités mères pour créer des arborescences imbriquées et éviter le
dédoublement d'unités organisationnelles.
Vous pouvez consulter l'historique des unités mères ainsi que toutes les arborescences
liées à une unité organisationnelle dans la page Arborescence et tables condensées.
Utilisez cette page pour visualiser le contenu des tables consolidées.
Les tables consolidées des unités organisationnelles mettent à plat l'arborescence depuis
l'origine (une ligne par changement) en utilisant l'historique des liens de parenté, les
niveaux associés au type interne d'unité organisationnelle et les responsables. Ces tables
sont recalculées par comparaison entre les anciennes occurrences et les nouvelles. Le
calcul de ces tables se fait dans le processus Opérations en lançant une demande
d'export de données, puis une demande d'import de données ou bien en lançant un
enchaînement.
Eléments de paie
Avec le module Paie, vous pouvez renseigner, dans la page Eléments de paie, si des
éléments fixes collectifs peuvent s'appliquer aux salariés affectés à cette unité
organisationnelle. Ce paramétrage permet d'insérer des rubriques de paie qui viennent
en complément sur le bulletin de paie des salariés.

Lien avec les compétences

La page Compétences utilise les données renseignées dans Gestion des compétences.
Leur utilisation n'est pas indispensable pour la définition des unités organisationnelles.
Vous pouvez identifier des valeurs clés et des compétences associées à un emploi pour
une unité organisationnelle. Ainsi, la définition de l'organisation intègre le modèle des
compétences. Ces dernières peuvent être d'ordre technique, fonctionnel et relationnel.
Vous pouvez créer une structure organisationnelle pour un projet spécifique ou une
équipe regroupant certaines compétences.
Une société ayant identifié des valeurs clés et des projets stratégiques peut définir des
procédures de recrutement internes ou externes en conséquence. Lorsqu'une société
envisage d'adopter une nouvelle stratégie, elle peut faire des simulations de nouvelles
organisations pour contrôler que les salariés pressentis disposent des compétences
exigées ou qu'ils sont en train de les acquérir.
Une grille de valeurs clés peut comporter entre une et douze compétences. Une
compétence représente les connaissances appliquées à un domaine donné. La Grille 1,
par exemple, peut représenter les compétences de l'établissement, et la Grille 2 celles de
la société. Une unité subordonnée peut hériter de la grille d'une unité supérieure. Par
défaut, elle héritera de la grille de son unité mère appartenant à son arborescence de
type administratif.
Vous pouvez lier des compétences et plusieurs grilles de valeurs clés à une unité
organisationnelle et vous pouvez visualiser différentes grilles des valeurs clés d'une unité
mère en modifiant le type d'arborescence.
Gérer un référentiel des emplois

Utilisez Organisation / Emploi pour référencer les emplois dans une société. Un emploi
correspond à un ensemble de tâches, de fonctions, de responsabilités relatives à un
travail effectué.
Un emploi est défini, entre autre, par une classification (catégorie, famille, classe), des
éléments de paie et horaires, une exigence en termes de compétences, de langues, de
formation et d'expérience professionnelle antérieure.
La gestion des emplois permet de définir, au niveau de l'emploi, tous les éléments
communs à plusieurs postes et, au niveau du poste, les particularités (voir Gestion des
postes), comme des implantations géographiques différentes, des établissements
différents.
Les informations relatives à l'emploi peuvent être héritées par défaut dans les dossiers
des postes ou des salariés rattachés à cet emploi. C'est pourquoi, lors de l'exécution des
procédures d'embauche ou d'affectation et mutation, il n'est pas nécessaire de renseigner
en même temps le poste et l'emploi.
A partir de Emploi, utilisez les liens correspondants pour consulter la Liste des postes
pour un emploi et la Liste des salariés par emploi.

Définir un emploi
Utilisez la page Identification pour décrire un emploi et lui attribuer un code, un libellé et
une date d'effet.
Cette page vous permet également de le classer dans les différentes catégories (classe,
famille, métier, temps de travail, etc.), d'entrer des renseignements complémentaires
(réservé aux handicapés, situation, etc.) et d'identifier les tâches liées à cet emploi.
Pour chacune d'elles, sélectionnez la périodicité, ainsi que le pourcentage de temps qui
lui est consacré. Vous pouvez aussi préciser si la tâche est essentielle ou non.
L'identification d'un emploi futur permet au système de l'activer lorsque la date d'effet
devient la date courante.
Le système conserve un historique des modifications apportées à la situation et à l'état
de validation d'un dossier d'emploi. L'état de validation fait référence au stade du dossier
d'emploi dans le processus de validation. Quand vous créez un dossier d'emploi, si vous
ne sélectionnez pas un état de validation, la valeur Non Applicable est affichée par
défaut.
Les informations de classification d'un emploi indiquées dans la page Classification sont
héritées par tous les postes liés à cet emploi.
Utilisez l'onglet Description pour réutiliser la description d'un emploi directement dans les
Demandes de personnel créées par la suite. Il suffit, pour cela, de cocher la case Inclure
dans l'annonce.
Codes INSEE des emplois

Le code INSEE de l'emploi est utilisé dans les rapports et dans certaines déclarations
légales, comme la Déclaration des Mouvements de Main d'œuvre sur laquelle cette
donnée est mentionnée.
Liens avec les compétences

Utilisez la page Exigences pour associer un ensemble spécifique d'exigences à chaque
emploi défini pour tracer le profil idéal du salarié à recruter pour cet emploi.
Dans la section Compétences, renseignez les codes des compétences exigées, le niveau
de compétence requis, si elles sont exigées ou simplement utiles et si elles peuvent être
développées dans le travail. Cette page utilise les données renseignées dans Gestion des
compétences, mais il n'est pas indispensable de la renseigner pour définir des emplois.
En revanche, si vous associez des compétences à l'emploi, elles sont héritées par tous les
postes et les recherches de compétences liées à cet emploi.
Les autres sections vous permettent de renseigner des informations qui contribuent à
décrire le profil de l'emploi et qui concernent les langues, les permis, le niveau de
formation requis et l'expérience professionnelle (expérience d'encadrement, à
l'international, emplois précédents).
Enfin, dans la section Modification des exigences, vous pouvez enregistrer la date à
laquelle les exigences de l'emploi ont été modifiées, le motif du changement et des
commentaires à propos de ce changement.

Liens avec la gestion des carrières

Utilisez la page Carrières pour définir la politique de gestion d'une carrière pour un
emploi :
 Emploi stratégique ou emploi clé; un type permet préciser cette indication
 Durée théorique de l'emploi
 Plan de carrière et évolutions vers des emplois futurs
Les informations liées à la gestion de la carrière d'un emploi indiquées ici sont héritées
par tout poste lié à cet emploi.
Les mises à jour sont historisées avec un commentaire.
Utilisez la section Formation conseillée pour définir les programmes de formation (stage
et/ou filière) à conseiller à un salarié occupant cet emploi et l'importance accordée à ces
différentes formations.
Liens avec la Rémunération et la paie

Politique de rémunération
Utilisez la page Rémunération pour définir une politique de rémunération pour chaque
emploi. En entrant une nouvelle politique de rémunération, vous pouvez renseigner une
échelle de rémunération. Chaque échelle de rémunération comporte une position
salariale. Vous pouvez structurer davantage une échelle de rémunération en ajoutant des
échelons à l'intérieur d'une position salariale. L'échelle de rémunération et les positions
salariales peuvent être utilisées comme base pour les propositions d'augmentations de
salaires. Vous pouvez également planifier une évaluation salariale (date, méthode
choisie, valeurs de l'emploi, etc.).
Cette rémunération est ajoutée automatiquement au dossier du salarié quand un
nouveau salarié est recruté pour occuper un poste associé à un emploi. Lorsqu'une
rémunération existante est mise à jour, seules les dernières occurrences de la Politique
de rémunération pour une échelle de rémunération et une position salariale données sont
mises à jour. Pour une rémunération existante, les détails par défaut de la rémunération
sont mis à jour pour les salariés associés à un emploi particulier.
Utilisez la page Politique de rémunération pour gérer les modifications effectuées dans la
politique entre Unique Historique et Répétitive Historique. Pour intégrer les modifications
effectuées dans les rubriques Noms de rubriques et De type date, l'instruction Move est
mise à jour. L'information devient répétitive historisée avec les nouvelles rubriques
Fourchette de salaires, Position salariale, Date de début et Date de fin.
Paie et horaires
Quand vous créez un nouveau dossier d'emploi, HR Access crée également une paie et
des horaires par défaut pour l'emploi, parmi lesquels :
 40 heures/semaine
 8 heures/jour
 Première équipe
Utilisez Emploi / Paie et horaires pour :
 Modifier les horaires normaux pour l'emploi
 Définir le droit au paiement des heures supplémentaires et du travail posté
 Définir si l'emploi exige une carte de pointage
 Affecter des grilles de salaire au recrutement (Standard, Minimum ou Garanti). Les
grilles de salaire vont initialiser la rémunération du salarié

Si vous définissez des dossiers de poste et que vous les liez à un dossier d'emploi, les
informations de paie et d'horaires indiquées ici sont héritées par tout poste lié à cet
emploi.
Eléments de paie
Avec le module Paie, vous pouvez définir, dans la page Eléments de paie, des éléments
fixes collectifs qui s'appliquent aux salariés affectés à une unité organisationnelle. Ce
paramétrage permet d'insérer des rubriques de paie qui viennent en complément sur le
bulletin de paie.
Politique syndicale
Les pages associées à la politique syndicale ne sont pas disponibles pour la France.
Lorsqu'un nouvel emploi est créé, vous pouvez lui associer plusieurs politiques
syndicales. Utilisez la page Politique syndicale pour entrer plusieurs politiques syndicales
à partir de Emploi.
Vous pouvez utiliser cette page pour gérer les changements de catégorie apportés à la
politique syndicale (de Fixe unique à Unique historique). Renseignez la Date d'effet dans
la page Politique syndicale et répercutez la modification sur la page et le serveur.
Hygiène et sécurité
Utilisez Hygiène et sécurité pour recommander ou exiger un test d'hygiène ou de sécurité
pour les salariés occupant un emploi. Vous pouvez alors définir la périodicité du test et
son importance (Préférée ou Requise).
Quand vous affectez des tests d'hygiène et de sécurité à un emploi, ils sont hérités par
tous les dossiers de postes associés à l'emploi. Lors de l'affectation d'un salarié ou d'un
agent à un poste ou à un emploi comportant un test exigé ou recommandé, le système
envoie un message vous conseillant de prévoir le test du salarié.
Documents d'analyse et de gestion des emplois

Les états standard suivants sont disponibles pour l'analyse et la gestion du référentiel
des emplois :
 Liste des emplois
 Emplois par catégorie
 Emplois par classification
 Emplois par famille d'emploi
 Emplois par métier
 Emplois par niveau cadre
 Liste des titulaires par emploi (à date fixe)
 Liste des titulaires par emploi (dans une période)

Gérer les postes d'une organisation
CHAPITRE 3
DANS CE CHAPITRE
Définir les postes ........................................................................ 28

Héritage de l'emploi .................................................................... 30
Utilisez Postes :
 Pour définir des postes et les affecter à une unité organisationnelle et à un emploi. La
gestion des postes est facultative si vous avez défini les unités organisationnelles et
les emplois.
 Pour définir une base de données de dossiers de postes pour votre société. Vous
pouvez lier chaque dossier de poste à un emploi, une société, une unité
organisationnelle et un établissement.
Les postes sont généralement utilisés dans le cadre du budget et de la planification, pour
faire le suivi des heures et des ETP (équivalents temps plein) associés à une unité de
travail effectuée.
Les postes sont liés aux emplois et aux unités organisationnelles (centre de coût,
services, projets, etc.), rendant possible la planification, les prévisions budgétaires et la
gestion de tous les travaux, que le poste correspondant soit occupé ou non.
La définition du poste ainsi que les compétences exigées peuvent être héritées de
l'emploi associé au poste. Ces informations peuvent être modifiées en fonction des
besoins du poste.
La pop-up Liste des titulaires est accessible depuis la bannière des différentes pages
de Gestion des postes.

Définir les postes
Identification
Utilisez la Page Identification pour définir, mettre à jour ou supprimer les dossiers de
postes.
Vous pouvez définir un poste futur et lui affecter la situation Inactif ainsi qu'un état de
validation. L'identification d'un poste futur permet au système de l'activer lorsque la date
d'effet devient la date courante.
Lorsque vous créez un dossier de poste, il hérite d'une partie des informations de
classification de l'emploi auquel il est associé. Utilisez la section Classifications pour
modifier et mettre à jour les informations de classification d'un poste (type, type de
contrat, niveau cadre, autorisation d'achat, temps de travail, etc.). De la même façon,
son dossier hérite des informations relatives à la description d'un emploi (langue,
section) et des tâches qui décrivent l'emploi. Vous pouvez, dans la section Tâches,
modifier les tâches héritées de l'emploi, définir d'autres tâches pour le poste, un
déplacement et le pourcentage du temps consacré au déplacement. Les sections
renseignées dans l'onglet Descriptions sont également héritées de l'emploi lié au poste et
vous pouvez les modifier.
Vous pouvez hériter des sections qui décrivent un poste dans les demandes de personnel
liées à ce poste et crées par la suite. Dans le cas où un poste et un emploi auraient une
description différente, la description du poste sera héritée dans la demande de personnel
liée au poste et à l'emploi.
Affectations
Utilisez la page Affectations pour ouvrir un poste dans une unité organisationnelle.
Dans la section Organisation d'affectation, vous pouvez préciser à quelle unité
organisationnelle vous associez un poste. Cette association génère une affectation
principale de type administratif dans le dossier du salarié embauché pour ce poste. Dans
la pop up Profil de l'unité organisationnelle, vous pouvez visualiser les unités mères de
l'unité que vous avez sélectionnée en fonction du type d'arborescence.
Utilisez la section Répartition au sein de l'organisation pour affecter le poste à d'autres
unités organisationnelles en précisant le type d'arborescence concerné. Un message
d'erreur vous indique si le total des répartitions est inférieur ou supérieur à 100 %. Cette
répartition va générer des affectations opérationnelles dans le dossier du salarié.
Lorsque vous créez un dossier de poste, vous le rattachez à une unité organisationnelle.
Le poste hérite de l'établissement et du lieu de travail de cette unité. Utilisez la
section Lieu de travail pour consulter et modifier l'établissement principal auquel est
rattaché le poste et définir les lieux géographiques d'exercice de la fonction. Utilisez la
section Imputation comptable pour relier le poste à un service comptable et définir la
structure comptable d'un poste (centre comptable, compte, sous-compte, répartition).
Utilisez la section Responsable pour identifier les postes en relation avec le poste
sélectionné. Vous pouvez également indiquer le type de lien entre deux postes : type
personnel ou subordonné. Le type de lien indique le rôle de la personne occupant le poste
sélectionné par rapport à l'équipe. Si le type de lien est subordonné, cela signifie que le
salarié fait partie de l'équipe. S'il est personnel, le salarié occupant le poste sélectionné
est responsable de l'équipe.

Gestion des effectifs

Utilisez la page Gestion des effectifs pour visualiser les écarts de personnel et définir les
équivalents temps plein (ETP) autorisés pour chaque poste. L'écart ETP est la différence
existant entre les ETP autorisés et les ETP réels pour un poste. La zone Ecart est
renseignée automatiquement par le système.
Vous pouvez renseigner la section Effectif autorisé pour définir les ETP et les titulaires
autorisés en fonction de la date d'effet. Un ETP indique le nombre d'unités à temps plein
autorisées pour un poste. Il représente le nombre d'heures standard requis pour un
salarié travaillant à temps plein.
Vous pouvez également choisir le degré de gravité des erreurs dans la section Gravité
des erreurs. Ainsi, en cas de dépassement des ETP ou des titulaires, le système affichera,
selon votre choix, un message simple, un message d'anomalie ou une erreur bloquante.

Héritage de l'emploi
Lorsqu'un poste est créé et associé à un emploi, certains éléments sont hérités de
l'emploi, par exemple les compétences, les éléments de paie, les tests d'hygiène et
sécurité.
Dans la page Exigences, carrières et succession, les données relatives aux compétences
requises, à la carrière du poste et aux formations conseillées sont héritées de l'emploi qui
a été associé au poste. Ces données peuvent être modifiées selon les besoins. Dans la
section Exigences, vous héritez du code et libellé de la compétence, du niveau de
compétences nécessaires pour le poste, de son importance (Préférée, Requise), et vous
savez si elle peut être acquise dans le travail et si elle est héritée ou non de l'emploi.
Dans la section Carrière, vous héritez de la classification, de la longévité et de la mise à
jour. Dans la section Formation conseillée, vous héritez des stages et filières, de leur
importance et vous savez si elles sont héritées ou non de l'emploi.
En ce qui concerne les informations relatives à la paie et aux horaires, le poste hérite
également ces données de l'emploi qui lui a été préalablement associé si le module Paie
est installé. Dans la page Eléments de paie, vous pouvez renseigner, pour un poste
précis, si des éléments fixes collectifs peuvent s'appliquer aux salariés affectés à ce
poste. Ce paramétrage permet d'insérer des rubriques de paie qui viennent en
complément sur le bulletin de paie des salariés. Dans la page Paie et horaires, vous
pouvez préciser les règles de traitement (série de paie, périodicité de paie), les horaires
normaux, les droits et les salaires d'embauche (utilisez une grille ou un montant et
indiquez une période).
Cependant, les mises à jour respectives sur ces données dans les dossiers d'emploi et de
poste sont indépendantes les unes des autres. De plus, les modifications apportées à la
paie et aux horaires d'un emploi ne sont pas prises en compte dans les postes liés à cet
emploi.
En ce qui concerne les informations sur les tests d'hygiène et sécurité, elles sont héritées
de l'emploi et sont accessibles au niveau de la gestion des postes dans la page Hygiène
et sécurité.
Enfin, si vous créez un poste et que vous le liez à un emploi, il hérite des informations
relatives à l'emploi. Cependant, les modifications effectuées au niveau de l'emploi ne
sont pas toutes transférées automatiquement aux postes associés à l'emploi. Les
modifications sont répercutées quand il s'agit des compétences, de la formation
conseillée et des tests d'hygiène et sécurité. En revanche, les modifications concernant la
paie et les horaires, les tâches, la carrière, l'imputation comptable, la classification et la
description ne sont pas répercutées.
Documents d'analyse et de gestion des postes

Les états standard suivants sont disponibles pour l'analyse et la gestion de la base des
postes de l'organisation :
 Liste des titulaires par poste (à date fixe)
 Liste des titulaires par poste (dans une période)
 Contrôle des effectifs (écarts titulaires)
 Contrôle des effectifs (écarts ETP)
 Etat des écarts sur poste

Gérer les caisses de cotisation
CHAPITRE 4
DANS CE CHAPITRE
Introduction ............................................................................... 31
Comment paramétrer la gestion .................................................... 32
Consulter les emplois et les postes ................................................ 34
Définir les organismes sociaux ...................................................... 34
Définir les régimes de protection ................................................... 35
Définir les profils de cotisation ...................................................... 35
Définir les caisses d'une société ou d'un établissement ..................... 37
Consulter les types de caisses ....................................................... 37
Définir les caisses de cotisation d'un dossier individuel ..................... 38
Introduction
HR Access propose un mode de gestion automatique des caisses de cotisation qui
concerne :
 Les caisses de retraite complémentaire
 Les caisses de prévoyance
 Les mutuelles
Les caisses sont alors automatiquement à chaque dossier individuel en fonction de 4
critères:
 La qualification
 Le type de contrat (ex: CDD, CDI, stagiaire, ... )
 La nature du contrat (ex: contrat de qualification)
 Si nécessaire, le régime spécial, qui permet de gérer les exceptions, dans les dossiers
individuels
Les profils de cotisation permettent de paramétrer cette affectation.
La gestion automatisée des caisses de cotisation est définie au niveau de la société. Vous
pouvez la redéfinir au niveau de l'établissement, s'il utilise des règles différentes.
L'affectation est faite automatiquement à l'embauche, à la réembauche, et lors d'un
changement dans le dossier individuel concernant :
 Un changement d'établissement ou de société (mutation)
 La qualification
 La nature ou le type de contrat

Comment paramétrer la gestion

Le paramétrage de la gestion automatisée des caisses de cotisations fait intervenir
plusieurs objets, à des niveaux différents :
 Au niveau réglementaire, les objets sont définis dans les répertoires suivants :
• ZDHM9 Type de caisse de cotisation
• ZDDRX Régimes
• ZDDRK Organismes sociaux
• ZDUAA Sociétés légales
• ZDDRE Etablissements
 Au niveau de l'organisation, les types de dossiers suivants sont utilisés :
• ZC Emploi
• ZA Poste (lorsque les postes sont mis en œuvre dans la société)
Le paramétrage en tant que tel consiste à définir les objets réglementaires suivants :
• ZDHM8 Profil de cotisation
• ZDHM7 Régime spécial de cotisation
Puis à les associer à la société, et, si nécessaire, aux établissements qui n'utilisent pas
les règles de gestion définies pour la société (règles additionnelles ou différentes).


Consulter les emplois et les postes

Organisation / Définir les postes / Identification
Organisation / Définir les emplois / Identification
Utilisez la section Classifications pour consulter, et au besoin mettre à jour, les
informations de classification d'un emploi ou d'un poste, en particulier le type de contrat.
Définir les organismes sociaux

Outils d'administration / Configuration / Définir les organismes / Organismes sociaux
Répertoire concerné : ZDDRK Organismes sociaux
Un organisme social définit la caisse auquel correspond chaque régime de protection
complémentaire.
Les organismes sociaux sont rattachés aux sociétés et aux établissements par
l'intermédiaire des types de caisse (ZDHM9 Type de caisse de cotisation). Ils permettent
entre autres l'édition des états post-paie :
 Journal des organismes
 DUCS
Ils sont utilisés lors du paramétrage des rubriques de paie, pour préciser l'organisme de
recouvrement des cotisations.
Les organismes sociaux usuels sont proposés en standard. Vous pouvez compléter cette
liste.
Pour créer un organisme social :
► Indiquez un libellé.
► Indiquez son type d'institution (ZDHM9 Type de caisse de cotisation).
D'autres renseignements sur les organismes sociaux permettent d'éditer des rapports et
des déclarations légales. Voir les guides concernant ces déclarations, ainsi que l'aide en
ligne, pour plus de détails sur ces éléments.

Définir les régimes de protection

Outils d'administration / Configuration / Définir les organismes / Régimes de protection
complémentaire
Répertoire concerné : ZDDRX Régimes
Les régimes complémentaires permettent de déclencher en paie les règles de paie pour
les cotisations.
Chaque régime est rattaché à un organisme social.
Lorsque la caisse et l'organisme ont signé un contrat d'adhésion, le numéro contractuel
est indiqué au niveau du régime : il faut autant de régimes par catégorie que de numéros
d'adhésion différents. Ce numéro d'adhésion est utilisé pour l'édition de la DADS-U et de
la DUCS.
Pour créer un régime :
► Activez l'icône nouveau dossier dans la bannière.
Dans la pop-up :
► Indiquez le modèle auquel il appartient.
► Saisissez un code, un libellé long et un libellé court.
► Activez le bouton Alimenter.
► Dans la page de définition, indiquez son code caisse (ZDDRK Organismes sociaux).
D'autres renseignements sur les régimes permettent d'éditer des rapports et des
déclarations légales. Voir les guides concernant ces déclarations, ainsi que l'aide en ligne,
pour plus de détails sur ces éléments.
Définir les profils de cotisation

Répertoire concerné : ZDHM8 Profil de cotisation
Profil de cotisation
Les profils de cotisation permettent de paramétrer l'affectation d'un dossier individuel à
des caisses en fonction de la qualification, et du type et de la nature de contrat.
Les profils de cotisation permettent également de gérer les cas spécifiques. Vous
indiquez directement une population dans le dossier individuel : la caisse de cette
population lui est alors attribuée.
Un profil de cotisation permet d'associer les dossiers individuels à un régime de
cotisation, et donc à la caisse de ce régime pour la société ou l'établissement, en fonction
de ces trois critères :
 Qualification
 Type de contrat
 Nature de contrat

Le profil de régime de cotisation permet aussi d'exclure des dossiers d'un régime, avec le
type d'action exclusion.
Les profils de cotisation permettent également de gérer les exceptions : en ce cas, vous
indiquez un code de régime spécial associé à ce profil. Vous indiquerez ce régime spécial
dans les dossiers individuels concernés.
Comment procéder
Dossier individuel / Configuration / Profil de cotisation
Pour créer un profil de cotisation :
► Saisissez un libellé.
► Indiquez le type d'affectation pour ce profil :
• Automatique
• Saisie manuelle : il faut saisir ce code de profil de cotisation dans le dossier
individuel. Un contrôle de validité est effectué, sur la concordance entre le dossier
individuel et le profil de cotisation sur la qualification, la nature et le type de
contrat.
Ce code ne sera pas modifié en cas de mise à jour du dossier (qualification, type
ou nature de contrat) : il faudra, si nécessaire, le mettre à jour manuellement
• Exclusion : ce profil de cotisation ne peut être affectée pour les critères indiqués
► Indiquez les critères des dossiers individuels pour lesquelles profil de cotisation
s'applique :
• Qualification
• Type de contrat (exemple : CDI, CDD, Stagiaire, etc.)
• Nature de contrat (exemple : contrat de qualification)
Définir un régime spécial et le profil de cotisation associé

Pour traiter les exceptions, vous pouvez créer un régime spécial de cotisation, et des
profils de cotisation qui peuvent bénéficier de ce régime.
Dans le profil de cotisation, vous indiquez le code du régime spécial à la suite des types
et nature de contrat.
Vous indiquerez ce code de régime spécial dans les dossiers individuels concernés. Un
contrôle est effectué sur la correspondance entre le dossier et le profil de cotisation pour
la qualification, le type et la nature de contrat.

Comment procéder
Dossier individuel / Configuration / Définition codes standard
Répertoire concerné : ZDHM7 Régime spécial de cotisation

► Indiquez les libellés long et courts du régime spécial.
► Précisez si ce régime spécial est :
• Actif
• Inactif
• Clos
Définir les caisses d'une société ou d'un

établissement
Organisation / Société / Caisses de cotisation
Organisation / Etablissement / Caisses de retraite
Il s'agit de définir pour chaque profil de cotisation, le régime et le type de caisse
associés.
Pour définir l'affectation d'un profil de cotisation :
► Cliquez sur pour ajouter une occurrence.
► Sélectionnez :
• Le profil de cotisation (ZDHM8 Profil de cotisation)
• Le type de caisse (ZDHM9 Type de caisse de cotisation)
• Le régime (ZDDRX Régimes)
► Indiquez les dates de validité. (La date de début est obligatoire.)
► Indiquez si l'alimentation automatique (Alim. auto.) est activée ou non.
Consulter les types de caisses

Dossier individuel / Configuration / Définition codes standard
Répertoire concerné : ZDHM9 Type de caisse de cotisation

Les types des caisses sont utilisés dans la définition :
 Des régimes de protection complémentaires
 Des populations de régime de cotisation
Les types de caisses usuels (AGIRC, ARRCO, prévoyance, mutuelle) sont prédéfinis. Vous
pouvez compléter cette liste.

Définir les caisses de cotisation d'un dossier

individuel
Comment fonctionne l'alimentation automatique

A l'embauche, à partir de la qualification, du type de contrat et de sa nature, les caisses
de cotisation sont automatiquement déduites.
Vous n'avez pas donc pas besoin de préciser ces informations lorsque les règles
générales s'appliquent au dossier individuel.
Les caisses sont recalculées lors d'un changement sur un de ces trois éléments, ainsi
qu'en cas de changement d'établissement ou de société.
Forcer la valeur des caisses de cotisation

Vous pouvez forcer la valeur de la caisse de cotisation lorsque le salarié doit cotiser à
d'autres caisses que celles prévues pour :
 Sa qualification
 La nature et le type de son contrat
En ce cas, indiquez explicitement le code du régime spécial à prendre en compte.

Paramétrer les processus d'embauche par étapes
CHAPITRE 5
DANS CE CHAPITRE
Introduction ............................................................................... 39
Paramétrer un processus d'embauche par étapes ............................ 40
Introduction
Cette section présente le paramétrage des éléments utilisés pour les processus
d'embauche par étapes :
 Étapes
 Masques de saisie
Elle s'adresse au responsable de la mise en œuvre des procédures de l'entreprise.
Note : Les fonctionnalités décrites dans cette section sont disponibles à partir de
HRa Suite 9.1 Edition 2.
Complétude des informations

Les étapes utilisées dans un processus permettent de saisir les informations du dossier
progressivement, et en fonction des procédures de l'entreprise.
Cependant, les processus paramétrés doivent assurer que toutes les informations
nécessaires à l'embauche sont bien saisies.
Les contrôles ne sont pas faits étape par étape : le seul contrôle à la fin d'une étape est
que les informations nécessaires à la complétion de l'étape sont bien saisies;
En revanche, à la fin du processus d'embauche, les contrôles standard sont effectués : si
des informations requises sont omises dans le processus paramétré, aucune embauche
ne pourra être finalisée avec ce processus.

Paramétrer un processus d'embauche par étapes

Un processus d'embauche par étapes est constitué d'une succession d'étapes
élémentaires (quatre au maximum).
Les étapes sont définies indépendamment des processus : une étape peut être utilisée
dans plusieurs processus.
Les étapes sont indépendantes, mais leur enchaînement doit garantir la validité du
processus final.
Outils d'administration / Configuration / Définir les processus d'embauche
Définir un nouveau processus

► Utilisez le bouton Créer dans la bannière, ou
► Utilisez la recherche pour ouvrir un processus que vous pouvez dupliquer avec le
bouton .
► Dans la pop-up, indiquez le code, les libellés et les dates de validité du processus.
Vous pouvez indiquer un statut Inactif tant que le processus est en cours
d'élaboration ; il faudra le rendre Actif pour que les utilisateurs puissent en disposer.
Ajouter les étapes du processus

► Utilisez la section Les étapes associées pour définir quelles étapes utiliser dans le
processus.
► Indiquez le Numéro d'ordre de l'étape : il y a au plus 4 étapes dans un processus.
L'ordre indiqué dans le paramétrage est figé pour l'utilisateur final.
► Saisissez le Code étape, ou cliquez sur ... pour le sélectionner dans une liste.
Qualifier une étape pour la DPAE, l'ajout à l'effectif et la

paie
Utilisez les options pour indiquer que la complétion de l'étape permet de prendre en
compte le dossier dans les déclarations, l'effectif ou la paie, sans attendre la fin de
l'embauche, mais dès que les informations requises sont disponibles.
Activez l'option Effet
DPAE Permet l'édition de la DPAE
Effectif Le dossier est pris en compte dans le calcul de l'effectif
Paie Le dossier peut être traité en paie
Remarque : La coche Effectif ne sera opérationnelle qu'à partir de la version 9.1 édition
3 ; dans les versions actuelles, le dossier est à l'effectif dès que la première étape est
enregistrée.

Rappel sur la complétude des informations

Vous devez vous assurer de la cohérence entre ce qui est indiqué au niveau du
paramétrage des étapes, et ce qui est nécessaire pour que l'embauche, ou l'opération
indiquée soit effective. En effet, les contrôles d'autorisation, de cohérence et de
complétude ne sont appliqués que lors de la finalisation de l'embauche, à la fin de la
dernière étape.
Créer une étape

La création d'une étape se fait indépendamment des processus. En effet, une étape n'est
pas liée à un seul processus. Une étape peut être utilisée dans plusieurs processus.
Pour créer une étape :
► Utilisez la page Définir les étapes.
► Utilisez le bouton Créer dans la bannière, ou
► Utilisez la recherche pour ouvrir une étape que vous pouvez dupliquer avec le bouton
.
Sélectionner les informations

► Saisissez les 2 derniers caractères du code de l'information saisie dans l'étape (par
exemple, CO pour l'information ZYCO Contrat).
► Indiquez si l'information est :
• Obligatoire pour la création d'étape : l'étape ne pourra être sauvegardée tant que
cette information manque.
• Obligatoire pour la complétion d'étape : toutes les informations indiquées comme
telles doivent être saisies pour que le gestionnaire puisse terminer l'étape et
passer à la suivante.
• Facultative : aucun contrôle sur cette information n'est fait au niveau du
processus
Rappel sur la complétude des informations

Vous devez vous assurer de la cohérence entre ce qui est indiqué au niveau du
paramétrage des étapes, et ce qui est nécessaire pour que l'embauche, ou l'opération
indiquée soit effective. En effet, les contrôles d'autorisation, de cohérence et de
complétude ne sont appliqués que lors de la finalisation de l'embauche, à la fin de la
dernière étape.
Définir le masque de l'étape

Lorsque vous sauvegardez un processus, vous devez créer les masques des étapes en
indiquant l’étape et le processus concernés. Cette opération est purement technique.

Muter une population de dossiers
CHAPITRE 6
DANS CE CHAPITRE
Architecture ............................................................................... 43
Préparer la mutation de masse ..................................................... 44
La mutation de masse vous permet de changer l'affectation d'un ensemble de dossiers
individuels en ce qui concerne :
 La société
 L'établissement
 Le poste
 L'unité d'organisation
 L'emploi
Architecture
Un processus batch sélectionne une population à partir de :
 Société
 Etablissement
 Poste
 UO/Emploi
Les mêmes critères permettent de définir la cible.
Les cumuls et assiettes impactés par la mutation sont spécifiés.
Des dérogations peuvent être définies dans les dossiers individuels, pour préciser une
cible spécifique.
Le transfert, ou son rejet, et éventuellement la dérogation, sont enregistrés dans une
information dédiée (ZY1K)

Préparer la mutation de masse
Paramétrer la mutation
Outils de gestion / Import/Export de données / Interface export
► Utilisez la page Interface export pour paramétrer la mutation.
La chaîne NRA permet l'exportation des données sous forme de mouvements de mise à
jour d'une base source pour les importer dans une base cible.
► Sélectionnez une demande de travail batch avec les critères de sélection proposés ou
créez une nouvelle demande depuis la bannière.
Dater et identifier la mutation

Utilisez la section En-tête pour :
 Préciser la date d'effet de la mutation, et la date de bascule de caisses si elle est
différente.
 Indiquer le code (3 caractères) et le motif de la mutation (6 caractères).
Ces informations sont mémorisées dans le dossier individuel, et servent à tracer la
mutation.
Paramétrer les sources et les cibles

Une demande peut inclure plusieurs combinaisons source (affectation actuelle) / cible
(affectation de destination).
Tout salarié correspondant à la description d'une source est traité et muté vers la cible
définie en regard. Lorsque plusieurs sources sont indiquées, la source utilisée est celle
qui correspond le plus précisément à l'affectation du salarié. En cas d'ambiguïté, le
dossier n'est pas traité.

Exemple d'interprétation de la source pour un salarié dans la société SC1, établissement

ET3, Emploi JB10, Org unit ORG05 :
Société Etabli. Poste Emploi UO
Mutation ( Tous les salariés sont mutés dans

ce cas)
SC1 ET30 Mutation sur cette cible (seule ligne

SC3 correspondante)
SC3
ET3 JB03 ORG100 Pas de mutation : aucune ligne ne

ET3 JB04 ORG101 correspond
ET3 JB10
ET3 JB10
ET3 JB03 ORG101 Mutation, dossier sélectionné sur cet

ET3 JB04 établissement / emploi. (seule ligne
correspondante)
ET3 JB10
ET3 JB10
ET3 JB03 ORG05 Pas de mutation : ambigüité entre les 2

ET3 JB04 dernières lignes
ET3 JB10
ET3
SC1 JB10 Mutation : 2 critères correspondants

JB10
Dans la section Source et cible de la mutation, indiquez les critères de sélection des
sources :
► Utilisez Ajout d'une occurrence ou Dupliquer pour ajouter une ligne.
► Saisissez les critères pertinents.
Il n'est pas nécessaire de compléter toutes les zones de saisie. Les éléments saisis en
source et en cible peuvent être de nature différente (par exemple, Etablissement vers
Société).
Préciser les impacts sur la paie

Utilisez la section Eléments de paie impacté par la mutation pour détailler les objets de
paie qui doivent être transférés lors de la mutation.
► Utilisez Ajout d'une occurrence ou Dupliquer pour ajouter une ligne.
► Sélectionnez le type de l'objet :
• Rubrique de paie
• Cumul
• Regroupement
► Indiquez jusqu'à dix codes par ligne.
Attention : les codes saisis ne sont pas contrôlés. S'ils sont incorrects, il seront ignorés
pendant le traitement.
Gérer les exceptions

Vous pouvez préciser des exceptions dans les dossiers individuels.

Dossier individuel / Mutation-Sortie / Mutation de masse

► Indiquez le code de la mutation.
► Indiquez les éléments de la cible à utiliser par exception pour ce dossier.
Cette page présente également l'historique des mutations de masse appliquées à ce
dossier individuel.

CHAPITRE 7
Gérer les congés payés/RTT
Introduction
Cette section décrit les fonctionnalités de la gestion des congés disponibles à partir de
HRa Suite 9. Ces fonctionnalités sont paramétrées dans HRCT et mise à disposition du
gestionnaire dans HRa Space. Les fonctionnalités proposées sont :
 Gestion des congés de tous types
 Calcul de l’acquis et des éléments de paie suite à mise à jour des règles d'acquisition,
des absences ou des ajustements
 Calcul en TP ou en batch
 Traitement déclenché lors de l’embauche, la réembauche, lors d’une sortie ou d’un
transfert
 Règles d’acquisition personnalisables
 Règles d’acquisition spécifiques applicables au niveau de chaque dossier individuel
 Choix de la période d'acquisition (par année civile ou période légale avec un
paramétrage standard complet livré pour les deux cas)
 Gestion des congés année en cours, et précédentes (N-1 et N-2) :
• Gestion automatisée du report de congé
• Prise des congés en cours d'acquisition (par anticipation)
• Calcul du 10ème sur la base correcte en cas de prise de congés N-2
 Paiement du 10ème à la prise ou en fin de période de consommation
 Distinction des ajustements sur acquisition et des ajustements sur solde (impact
différent sur le 10ème)
 Nombre illimité d’ajustements passés (historique daté avec commentaires)
 Choix de la période d'acquisition (par année civile ou période légale avec un
paramétrage standard complet livré pour les deux cas)
L'utilisation de ces fonctionnalités par l'expert RH est décrite dans le chapitre Gérer les
congés payés/RTT de Paie - Guide utilisateur.
Les principales informations utilisées pour gérer

les congés
Le tableau récapitulatif ci-dessous énumère les principales informations utilisées dans la
gestion des congés lors de l'embauche/réembauche ou sortie ou mutation d'un salarié, la
saisie d'une règle d'acquisition, d'un ajustement, d'une absence ou d'une demande de
calcul manuel, etc.
Information Rôle
ZYOQ Ajustements acquisitions/solde Contient tous les ajustements pris par le
congés salarié. En standard, les options

Information Rôle
d'ajustements sont :
 Ajustement sur acquis
 Ajustement sur solde
 Report
 Reliquat
 Transfert CET
ZYOR Règles d'acquisition Précise les motifs d'absence auxquels le
salarié est éligible, ainsi que le mode
d'acquisition
ZYAG Absences Saisie des absences
ZYOS Consommation mensuelle Présente la durée totale des absences
prises par mois.
ZYOT Abattement des droits acquis Précise les abattements de l’acquis suite
aux prises des absences suspensives.
ZYOU Acquisition mensuelle Précise les acquisitions mensuelles en
prenant compte des abattements et du
mode d’acquisition
ZYOV Eléments à disposition de la paie Exploite mensuellement les résultats
Information "finale" en consultation calculés au niveau des informations ZYOU,
uniquement ZYOQ et ZYOS pour donner les soldes
acquis, pris et restant finaux
ZYDV Congés payés Contient une synthèse des congés des
Information "finale" en consultation salariés par motif de congé, exercice et
uniquement période d’entrée/sortie

Paramétrage standard des congés

Les congés sont attribués aux salariés en appliquant une ou plusieurs règles d’acquisition
à un motif d'absence donné. Par exemple, pour le motif d'absence Jours RTT, vous
pouvez attribuer une règle d'acquisition pour les cadres, une autre pour les non-cadres,
une autre encore pour les stagiaires, etc. Le paramétrage se fait au niveau de HRCT. Les
éléments à paramétrer sont :
 les motifs d'absences et de présences
 les règles d'acquisition des congés
 la mise à disposition des congés
 les motifs suspensifs
 les périodes d'acquisition et de consommation des congés
 la gestion des soldes en fin de période
 la gestion du solde négatif
 les modalités de paiement du 10ème
 les témoins d'influence des absences
 les droits déclenchés par le motif
 les caractéristiques des provisions
Quelques exemples de calculs des congés seront donnés pour illustrer les résultats de ces
paramétrages dans HRa Space.
Paramétrage des Motifs d'absences et de présences

(ZDDSJ)
Groupe 1 de type « Légal »
CL1 : Congés payés - Ouvrable - Juin – mai (Type CP - Motif principal)
CF1 : CP de fractionnement - Ouvrable- Juin-Mai (Type CP - Motif secondaire)
CA1 : CP d'ancienneté - Ouvrable - Juin – Mai (Type CP - Motif secondaire)
RJ1 : Jours RTT - Ouvrable - Juin – Mai (Type RTT)
Groupe 2 de type « Conventionnel »

CL2 : Congés payés - Ouvré - Janvier- Décembre (Type CP - Motif principal)
CF2 : CP de fractionnement-Ouvré-Janvier-Décembre (Type CP - Motif secondaire)
CA2 : CP d'ancienneté - Ouvré - Janvier – Décembre (Type CP - Motif secondaire)
RJ2 : Jours RTT - Ouvré - Janvier – Décembre (Type RTT )
Eléments utilisés pour le paramétrage des motifs

d’absence
Règles d’acquisition autorisées
Les règles d’acquisition sont paramétrées dans le répertoire ZDHM3 Caractéristiques des
acquisitions avec l’information ZDEM Caractéristiques de l'acquisition, qui contient
notamment :
 le type d’acquisition
 les nombre de jours à acquérir

 l'unité d'acquisition - unité qualifiant l'acquisition élémentaire

 le mode d'acquisition
La règle d'acquisition pointe sur un type d'acquisition. Les types d’acquisition sont
paramétrés dans le répertoire ZDHM4 Type d'acquisition.

Type d'acquisition
Répertoire ZDHM4 Type d'acquisitions
La rubrique ZDEM-TYPACQ peut prendre les valeurs suivantes :
001 Par 4 semaines pleines
L’acquisition de base correspond à une période 28 jours. L’acquis mensuel
correspond au prorata de cette acquisition de base sur la durée du mois
calendaire.
002 003 Par Mois
L’acquisition de base est appliquée au mois calendaire.
004 "Fixe" – Annuel
L’acquisition est valorisée pour un seul mois de la période d’acquisition :
celui correspondant au premier mois de la période de consommation, mais
au plus tard au dernier mois de la période d’acquisition (au cas où la
consommation commencerait après la fin de la période d’acquisition).
005 "Ancienneté" - Par Tableau
L’acquisition est calculée depuis un tableau dans lequel la ligne est choisie
selon une des dates d’ancienneté disponibles dans le dossier individuel.
Afin de pouvoir utiliser un tableau pour une acquisition mensuelle, l’option
‘Année de référence’ doit être valorisée à 'MM' (ZDEM-ARFANC = MM
Acquisition mensuelle). La fonctionnalité permet d’ajouter à l’acquis mensuel
de base, le nombre de jours paramétrés au niveau du tableau. Par exemple
un tableau a été créé pour une acquisition mensuelle de 2 jours et rattaché à
la règle d’acquisition CL1. Cette règle permet un à salarié d’acquérir par
défaut 12 jours par année. Le salarié a un acquis mensuel de : 12/12 + 2 =
3 jours.
Unité de calcul 89 et acquisition pour salarié au temps partiel

En standard HR Access s’aligne avec la gestion légale des congés ou un salarié acquiert
2,5 jours ouvrables de congé mensuellement indépendamment de son temps de travail.
La fonctionnalité congés payés gère la possibilité d’utiliser l’unité 89 (unité cycle),
cependant la gestion de l’acquis en fonction du temps de travail du salarié revient à la
charge du client. Exemple :
 Un salarié travaillant à 50% : son acquis est calculé de la façon suivante
Acquis * temps de travail

Mise à disposition
Ce paramètre est spécifié dans ZDHM5 Type de mise à disposition, information ZDEJ-
TYPDIS Type de mises à disposition. Il peut prendre les valeurs :
000 Mise à disposition fin de mois (acquis du mois de février disponible début
mars).
001 Mise à disposition début de mois (acquis du mois de février disponible
début février)
002 Mise à disposition annuelle (acquis de l'année disponible à la fin de la
période d'acquisition
003 Mise à disposition annuelle (acquis de l'année disponible en début de
période de consommation, éventuellement avancée en fin de période
d'acquisition)
Motifs suspensifs
L’information ZDE9 Caractéristiques des abattements fait le lien avec les autres motifs
DSJ. Elle contient le Numéro de droit, de tranche, unité calendaire. On ne peut spécifier
qu’une seule ligne par motif/Date. La présence du droit et de la tranche à ce niveau
permet de spécifier que l’absence est suspensive pour une tranche et pas une autre.

Période d’acquisition et de consommation

Information ZDBO Périodes pour congés payés
Ce paramètre sert à définir les périodes d'acquisition et de consommation des motifs de
congés.
Gestion des soldes en fin de période

Information ZDEI Caractéristiques des transferts
Les soldes de congés donnent lieu à des ajustements de type transfert CET (Compte
épargne temps), report et reliquat. L'information ZDEI sert à :
 configurer par défaut des paramètres d’ajustement comme le motif de reliquat cible,
le compte CET, etc.
 définir un nombre de jours maximum à reporter pour les ajustements de type report,
reliquat et transfert TP
 calculer les ajustements en TP et en BATCH
Ajustement de type transfert CET

Champs obligatoires :
 Valeur maximum du transfert
 Code motif de transfert au CET
 Compte de transfert CET
Ajustement de type reliquat

Champs obligatoires :
 Valeur maximum du reliquat
 Code motif congé reliquat
Ajustement de type report

Champ obligatoire :
 Valeur maximum du report

Rubriques à déclencher
L’information ZDE7 Caractéristiques des soldes contient une liste de 60 rubriques à
déclencher (Pris, Acquis, Ajustements, Reports, Payés, Transférés, etc.).
Gestion du solde négatif

L'option 'Solde prévisionnel sans autorisation de dépassement' (paramètre GESNEG =
011) du champ Autorisation du solde négatif – en TP permet d’autoriser l’obtention d’un
solde négatif dans ZYOV Eléments à disposition de la paie. Le contrôle du solde négatif se
fait par rapport au solde consommable (ZYOV-SOLC0A, ZYOV-SOLC1A, ZYOV-SOLC2A).
Exemples d'utilisation du solde négatif
 Un salarié ayant comme "Acquis connu" 2 jours, souhaite poser 4 jours de congés.
Dans ce cas, le gestionnaire doit changer la mise à disposition du motif d’absence en
question à Mise à disposition annuelle.
 Un salarié ayant consommé tous ses droits acquis souhaite poser 1 jour de congé
supplémentaire. Dans ce cas, le gestionnaire doit lui attribuer un ajustement sur
acquis ou sur solde.
Modalités de paiement du 10ème

L’information ZDEJ Caractéristiques de Gestion du congé permet de spécifier des
éléments de paie (mot clé, rubriques) pour le motif (CL1 CL2 RJ1 RJ2), afin :
 de calculer la base 1/10ème sur trois années A , A-1, A-2
 d'en décrire les modalités de paiement (une fois l'an, ou chaque mois, à partir du
salaire du mois courant ou du salaire du mois précédent)
 de préciser les modalités d'acquisition, d'arrondis, l'unité, etc.
Témoin de gestion des congés

Information ZDCN Témoins d'influence des absences (ZDCN-GPAICO: Paiement des
congés (N - 2))
Cette information est utilisée pour préciser :
 si un motif d’absence est de type congé ou non.
 les rubriques de paiement à déclencher en cas d’un solde de tout compte.
Caractéristiques des provisions

Information ZDE8 Caractéristiques des provisions
Les rubriques de paie paramétrées au niveau de l’information ZDE8 sont alimentées par
les soldes ZYOV des années A, A-1 et A-2.
Le motif CL1 déclenche les rubriques de paie MSA MSB MSC :

Déclenchement du calcul des congés

Cette section décrit les résultats du paramétrage dans le dossier du salarié lorsque le
calcul des congés est déclenché. Des exemples dans la partie suivante illustrent les
impacts des calculs.
Le calcul des peut être déclenchée en TP ou en batch par NRA/NRB décrit plus loin. Le
calcul est déclenché automatiquement en TP lorsque l'expert RH effectue une des
opérations suivantes sur le personnel :
 embauche/réembauche ou sortie ou mutation d'un salarié (ZYES)
 saisie d'une règle d'acquisition (ZYOR)
 saisie de différents types d'absences (ZYAG)
 demande de calcul manuel (ZYOW)
 saisie d'un ajustement (ZYOQ)
Deux dates sont utilisées pour le calcul :
 Date éléments qui précise à partir de quel mois recalculer ZYOU Droits de congés
calculé et ZYOV Eléments à disposition de la paie.
 Date acquisition : alimentée par la date la plus récente entre :
• la date d’embauche/ou réembauche
• la date de la dernière paie plus 1 mois
Cette date sert à mettre à jour l’information ZYDV.
Dans le cas des transferts, les occurrences Règles d'acquisition sont laissées ouvertes si
le paramétrage du site le stipule, ce qui est l'option appropriée sur un site où toutes les
sociétés ont les mêmes règles d'acquisition (par défaut, elles sont fermées la veille du
transfert).
Dans le cas des sorties, les occurrences règles d'acquisition sont clôturées.

Exemples de déclenchement du calcul des congés

Les exemples seront basés sur un motif d'absence RTT, à savoir RJ4 (règle d'acquisition
JTC) et un motif d’absence de type congé payé, CL1 (règle d'acquisition CL1).
Nous prenons le cas d’un salarié embauché le 01/01/2015.
Saisie d'une règle d’acquisition (ZYOR)

La saisie d’une règle d’acquisition déclenche automatiquement le calcul et la génération
des éléments de l’acquis.
Le calcul des éléments de l’acquis est effectué pour la date du 01/01/2015 (même date
d’embauche et de début des règles d’acquisition).
Impact sur les droits de congés calculés (ZYOU)

Le calcul génère 12 occurrences à partir de la date 01/01/2015 (date de calcul).
Chacune des occurrences contient des informations sur l’acquis mensuel du mois porté
par l’occurrence et le cumul de la période d’acquisition calculé sur le mois.

Acquis mensuel/acquis période pour le mois de janvier :
Acquis mensuel/acquis période pour le mois de décembre :

Impact sur les éléments à disposition de la paie (ZYOV)

Pour le motif RJ4, le type de mis à disposition étant en début du mois de consommation
(003), la totalité des jours acquis (9 jours) sur toute la période (du 01-01-2015 au 31-
12-2015) est à la disposition du salarié dès le mois de janvier.
Eléments de paie pour le mois de janvier :
Eléments de paie pour le mois de décembre :

Pour le motif CL1, le type de mise à disposition étant en fin du mois d'acquisition (000),
l’acquis mensuel est de 2,5 jours calculés sur 4 semaines pleines en jours ouvrables.
La mise à disposition étant en fin du mois d’acquisition, l’acquis du mois de janvier sera à
disposition pendant le mois de février.
Solde pour le mois de Janvier :
La mise à disposition étant à la fin du mois d’acquisition, l’acquis du mois de janvier sera
à disposition à partir du mois de février.
Solde pour le mois de février :
Impact sur les congés payés (ZYDV)

L’information ZYDV Congés payés est une information de synthèse qui reflète l’état des
congés payés par exercice et prend en compte les absences et les ajustements futurs.
Elle est alimentée uniquement par :
 les soldes à disposition contenant les droits acquis, pris et restants relatifs à la
période de la dernière paie + 1 (ZDOV)
 les soldes prévisionnels droits acquis, pris et restants relatifs à la date de fin de
consommation de l’exercice en question (ZDOV
 les données des périodes d’acquisition et des périodes de consommation (ZDBO)

Solde à disposition et solde prévisionnel à la date de fin de consommation

Récupération des soldes de congés payés

Les soldes en cours sont récupérés en se positionnant sur l’occurrence ZYOV relative à la
période de la dernière paie + 1. L'information ZY49 est lue pour récupérer les droits
acquis, pris et restant connus.
Les soldes prévisionnels sont récupérés en se positionnant sur l’occurrence ZYOV à la
date de fin de consommation. Ils prennent ainsi en considération les absences et les
ajustements futurs. Si l’occurrence ZYOV à la date de fin de consommation n’est pas
encore alimentée, la dernière occurrence ZYOV trouvée est utilisée.
Recalcul des congés payés
Le recalcul de l’information ZYDV s’effectue suite à un mouvement de ZYOW Dates de

rappel individuel en s’appuyant sur les dates ZYOW-DATE01 et ZYOW-DATE02.
La rubrique ZYOW-DATE01 est utilisée initialement pour le calcul de ZYOV. Elle sera
alimentée selon le cas de figure par l’une des dates suivantes
 la date d’embauche (ZYES)
 la date de recalcule (ZYOW)
 la date de début d’absence (ZYAG)
 la date d’effet d’ajustement (ZYOQ)
 la date d’effet de la règle d’acquisition (ZYOR)

Cette rubrique sert à alimenter l’information ZYDV notamment en cas d’une action sur un
exercice non couvert par une occurrence ZYOV (A-3 …).
Ainsi, le système se base sur cette rubrique pour mettre à jour l’exercice ZYDV en
sélectionnant uniquement les données de l’année de référence A et notamment en cas
d’un mouvement sur un exercice inferieur à A-2
La rubrique ZYOW-DATE02 est toujours alimentée par la période de la dernière paie + 1.
Le système récupère les soldes en cours et prévisionnels des années A, A-1 et A-2 de
l’occurrence ZYOV relatives à cette date d’effet. Plusieurs occurrences de IDZYES
peuvent exister si le salarié effectue plusieurs entrées/sorties durant le mois de sa
dernière paie. Toutes ces occurrences ZYOV sont ainsi à prendre en considération dans le
calcul de ZYDV et le critère utilisé pour le calcul est l'information IDZYES.
Consommation des congés (ZYOS)

Une ligne de ZYOV (éléments de paie) contient le détail de l’acquis, des ajustements, du nombre
de jours pris (consommé) ainsi que le solde restant sur les années A, A-1 et A-2.
La consommation et l’imputation des absences sur les années A, A-1 ou A-2 dépend du
découpage de l’absence dans (ZYDA). Si la ligne ZYDA indique une tranche 5, le nombre de jours
pris est imputé sur l’année A, si tranche 4, le nombre de jours est pris sur l’année A-1 et si
tranche 3 il s’agit du pris sur l’année A-2.
L’information ZYOS contient la consommation mensuelle.
Le paramétrage à mettre en place permet de découper une absence pour générer les
tranches 3, 4 ou 5. Un droit est à mettre en place au niveau de la règle d’acquisition.
Saisie d’une absence de type congé

Absence CL1 du 31-08-2015 au 17-09-2015
Découpage de l’absence par tranche dans ZYDA :

Etant donné que le salarié a 11 jours restant sur l’année 2015 (A-1), on trouve deux
lignes ZYDA en tranche 4. Le reste du congé (5 jours) est imputé sur les droits 2016, on
retrouve donc une tranche 5 dans ZYDA.

Impact sur la consommation mensuelle (ZYOS)
:
Impact sur les éléments de paie du mois de septembre (ZYOV)
Au mois de septembre le nombre de jour pris est de 16 jours, 11 jours sur l’année 2015
et 5 jours sur l’année 2016


Saisie d'une absence abattant les droits acquis

Certaines absences comme la maladie par exemple, abattent les droits aux congés, c'est-
à-dire, le salarié n'acquiert pas de droit pendant son absence. Une telle absence est dite
"suspensive". La transaction se déclenche lors de la saisie d'absence impactant les
congés (ZYAG).
Saisie d'une absence maladie

Dans l'exemple, le salarié est en congé maladie pendant tout le mois de janvier, il
n'acquiert donc aucun droit en janvier.
Chaque abattement crée une ligne au niveau des absences suspensives (ZYOT).
Impact sur les absences suspensives (ZYOT)

Impact sur les éléments de l’acquis (ZYOU)
Impact sur les éléments de paie (ZYOV)

Le solde restant calculé est 9 – 0,75 = 8,25 arrondi au supérieur = 9

Dans le cas de CL1, l’acquis diminue de 2 jours, au niveau de ZYDV l’abattement sera
visible sur le solde prévisionnel
Saisie d’ajustements (ZYOQ)

Les ajustements gérés en standard sont :
 les ajustements sur acquis
 les ajustements sur solde
 les acquis supplémentaires
 les transferts sur CET (Compte d’épargne temps)
 les ajustements de type report
 les ajustements de type reliquat
 les ajustements de type solde de tout compte
D’autres types d’ajustement sont créés automatiquement. On distingue :
 l'ajustement pour report et ajustement pour contrepartie de report créés
automatiquement lors d’un report des droits de congé d’une année N vers une année
N+1.
 l'ajustement sur acquis supplémentaire, contrepartie du reliquat créé lors du report
de droits congé d’un motif vers un autre motif
 l'ajustement pour solde de tout compte est créé automatiquement suite à la remonté
de la paie de sortie
Nombre de jours reportés

Un nouveau paramètre d’alimentation de ZYOQ vient ainsi de s’ajouter, à savoir le
« Nombre de jours maximum à reporter ». L’idée consiste à plafonner le nombre de jours
à reporter pour les opérations de type « Reliquat », « Report » et « Transfert CET » par
rapport à un seuil réglementaire (Cette fonction est garantie via l’utilisation de
l’information ZDEI). Le nombre de jours maximum à reporter est garanti aussi au niveau
du dossier de salarié, et ceci dans le but d’ignorer le seuil réglementaire et de donner un
nouveau seuil spécial à un salarié ou une population.
Ainsi dans ZYOQ, on distingue entre deux notions différentes : le nombre de jours
reportés et le nombre de jours à maximum à reporter.
La logique consiste à exécuter un ensemble de contrôles avant de déterminer le nombre

jour à reporter :
 Si le nombre de jours ZYOQ à reporter est saisi, on ignore complètement les contrôles
sur le maximum réglementaire ZDEI et le maximum saisie ZYOQ. Le seul contrôle à
exécuter est celui par rapport au solde restant connu dans ZYOV pour vérifier si le
dossier en question possède un solde suffisant ou non.

 Si le nombre de jours ZYOQ à reporter n’est pas saisi et que le nombre de jours ZYOQ
maximum est saisi, on ignore dans ce cas le contrôle par rapport au maximum
réglementaire ZDEI et on exerce uniquement un contrôle avec ZYOV pour savoir si le
dossier a un solde restant suffisant. Dans ce cas, le nombre de jours ZYOQ à reporter
sera alimenté par le minimum entre le restant ZYOV et le maximum ZYOQ. Le besoin
ici est de se passer du seuil réglementaire pour donner un plafond exceptionnel à une
population donnée.
maximum n’est pas saisi, le seul contrôle à exécuter est par rapport au maximum
réglementaire ZDEI pour savoir si le dossier a un solde restant ZYOV suffisant ou
non. Dans ce cas, le nombre de jours ZYOQ à reporter sera alimenté par le minimum
entre le restant ZYOV et le maximum réglementaire ZDEI.
maximum n’est pas saisi et qu’aussi le maximum réglementaire ZDEI n’est pas saisi,
aucun contrôle ne sera exécuté. Le nombre de jours à reporter sera alimenté
automatiquement par le restant connu ZYOV.
Il existe différents endroits pour saisir des ajustements en TP :

 page de synthèse de l’information ZYDV
• Dossier individuel / Absence / Gestion des congés / Congés
 page de saisie des ajustements : 2 onglets : un onglet pour saisir les ajustements sur
acquis/solde et un onglet pour saisir les ajustements de type report (CET, Reliquat et
report)
• Dossier individuel / Absence / Gestion des congés / Ajustements sur acquis/solde
• Dossier individuel / Absence / Gestion des congés / Ajustements de type report
 page de gestion des comptes épargne temps
• Dossier individuel / Absence / Saisir les absences / Gérer les comptes épargne
temps
La saisie d’un ajustement a un impact sur les congés payés (ZYDV) et sur les éléments
de paie (ZYOV) mais aucun impact sur les éléments de l’acquis (ZYOU).
En TP, sur la pop-up de saisie d'ajustement depuis la page Information Congés,
l'ajustement est saisi depuis l'occurrence ZYDV courante dont l'identifiant complet est
recopié dans ZYDV. Il n'y a donc pas de problème d'identification de l'occurrence à
ajuster.
On peut passer plusieurs occurrences de ZYOQ (Ajustement Pris, Ajustement Acquis)
dans la même transaction. La présence de la ZYDV ciblée par l'ajustement n'est plus
nécessaire (sauf impératif fonctionnel, par exemple présence de l'occurrence N dans le
cas d'un report N sur N+1).
La date d'effet de l'ajustement (DATEFF) sert dans tous les cas à désigner l'occurrence de
ZYOV Eléments à Disposition de la Paie à mettre à jour. Elle est obligatoire.

Saisie d’un ajustement sur acquis
L’ajustement étant saisi avec 01/01/2015 comme date d'effet, il impacte les éléments de
paie (ZYOV) du mois de janvier et l’exercice RJ4 2015 alimenté au niveau de
l’information congés payés (ZYDV).

Saisie d’un ajustement sur solde

L’ajustement étant saisi avec 01/03/2015 comme date d’effet, il impacte les éléments
de paie (ZYOV) du mois de mars et l’exercice RJ4 2015 alimenté au niveau de
l’information congés payés (ZYDV).

Impact sur le solde au mois de mars

Etant donné que le salarié n’est pas payé, les droits acquis et restants sont alimentés
dans ZYDV avec les données du mois de janvier. L’ajustement sur solde saisit apparait au
niveau du solde prévisionnel.
Saisie d'un ajustement de type solde de tout compte

Quand un salarié quitte l'entreprise, le nombre de jours restants à payer font objet d’un
ajustement de type solde de tout compte. Ce type d’ajustement est généré en remontée
de paie ((NRB) et prend comme date d’effet :
 la date de fin d’acquisition pour les exercices A-1 et A-2.
 la date de sortie pour l’exercice en cours A
Prenons l’exemple d’un salarié sorti au 31 janvier 2016 et disposant des droits restants
CP suivant :
 restant 2015 : 5 Jours
 restant 2016 : 18 jours
En remontée de paie du mois de sortie, deux ajustements de type solde de tout compte
sont créés :
 un ajustement ayant une date d’effet le 31-05-2015 de 5 jours pour solder le nombre
de jours restants de l’exercice 2015
 un ajustement ayant une date d’effet le 31-01-2016 de 18 jours pour solder le
nombre de jours restants de l’exercice 2016

Saisie d'un report sur reliquat

Le report sur reliquat se fait d’un motif d’absence sur un autre. Dans l'exemple, il
s'agit du report d’un nombre de jours de l’année 2015 pour le motif RJ4 sur le motif
CL1. Le nombre de jours maximum à reporter est paramétrable.
Pour accéder à la page de saisie des ajustements, cliquez sur + dans la barre de
navigation. La date d’effet et le motif d’ajustement sont obligatoires. La date d’effet cible
permet de cibler l’occurrence (ZYOV/ZYDV) du motif reliquat à cibler.

Impact sur les ajustements (ZYOQ)

Un ajustement contrepartie de report est créé

L’ajustement sur le motif RJ4 est créé avec la date de fin d’acquisition paramétrée.
Mois de décembre 2015

L’ajustement contrepartie de reliquat sur CL1 est créé avec la date de début d’acquisition
Mois de juin 2015
Solde restant

Saisie d'un report de congé

Les reports de congés se font généralement après la fin de période d’acquisition et de
consommation. Dans l'exemple, nous utiliserons le congé RJ4 où la période d’acquisition
de l’année 2015 s’achève au 31/12/2015.
Le solde restant de l’année 2015 est reporté sur l’année 2016.


Pour accéder à la page de saisie des ajustements de type Report, cliquez sur le lien
Report du solde restant. La date d’effet, le nombre de jours et le motif sont alimentés
automatiquement.
Après la soumission, deux ajustements sont créés ; un en fin de période d’acquisition

2015 (décembre) et un autre en début d’acquisition 2016 (janvier).

Impact sur les éléments de paie du mois de décembre 2015
Solde restant
Impact sur les éléments de paie du mois de janvier 2016

Le nouveau solde sur le mois de janvier 2016 = 14 + l’acquis du mois + les ajustements
Saisie d'un report de type transfert CET

Le report de type transfert CET s’effectue en saisissant une occurrence manuelle au
niveau de l’information ZYOQ.

Le report s’effectue en passant par la page de gestion des comptes d’épargne temps.
Nous avons procédé d’abord par la saisie d’un nouvel ajustement de un jour sur l’année
de référence 2015 (RJ4) pour faire évoluer le solde et pouvoir effectuer notre report.
Une pop-up de saisie d’ajustement s’ouvre :


L’ajustement impacte ZYOV du mois de décembre 2015
Solde restant
Impact sur les opérations compte d’épargne

Etant donnée que la date d’effet cible est = 01-01-2016, l’opération report a été créée
avec une date = 01-01-2016

Déclenchement batch
Le traitement batch peut être utilisé pour :
 Relancer le calcul des droits CPRTT pour une population
 Effectuer des ajustements de masse
Il s’effectue en deux étapes :

1. Chaîne NRA avec le processus FS0OW, pour générer le fichier de mise à jour
2. Chaîne NRB avec le processus FS00B pour prendre en compte le fichier
Relance du calcul des droits pour une population
Paramètre de la chaîne NRA :

 ELPAIE : déclenche le recalcul des droits CPRTT à partir de la date d’effet saisie et
met à jour ZYOV
NRA

NRB
Ajustements de masse
En fin de période d'acquisition il y a un traitement à appliquer sur les soldes :

report, écrêtage, reliquat, transfert vers un CET… La politique est déterminée par le
client au niveau du motif de congé. Ce traitement a pour effet de générer des
ajustements et mettre à jour ZYDV et ZYOV.
Tout cela peut se traiter par utilisation d'ajustements (ZYOQ) à générer et appliquer sur
toute la population et a donc vocation à se faire en batch.
Le processus FS0OW sur la base de plusieurs paramètres et permet de générer (NRA)
des ajustements ZYOQ repris par la chaîne NRB du processus FS00B.
Chaque type de report a des paramètres spécifiques.
Description de la carte paramètre PC13
Motif Date Exercice Type Motif Nbr jours Date Exercice

Nbr jours Motif cible Compte CET
d'absence d'effet cible d'ajustement d'ajustement MAX d'effet cible cible
Report S S AA S AA S S AA AA
Reliquat S S AA S AA S S S S AA
Transfert CET S S AA S AA S S S S
Sur Acquis S S AA S AA S
Sur Solde S S AA S AA S
S = Saisissable
AA = Alimentation Automatique
Paramètres à saisir :
 DATEFF : date d’effet de l’ajustement
 TYPAJU : type d’ajustement

 MOTIFA : motif d’ajustement

 DATMVT : date du mouvement (pour reliquat et CET)
 NBJOUR : nombre de jours à reporter
 MOTIFR : motif de report
 NBJORX : nombre de jours maximum à reporter
 CPTCET : compte CET
 RELIQUAT : motif reliquat
Cas d’un report sur CET

Remarque : pour les ajustements de type report la date paramètre ‘DATEFF’ doit être
égale à la date de fin d’acquisition du motif.
Exemple
Un salarié a, en fin de période, 10 jours dans le solde de ZYDV pour le motif CL1 et pour
l’année de référence 2013.
Dans le paramétrage du motif CL1, les caractéristiques du transfert CET et du report sont
les suivantes :
Résultat :
Après avoir lancé le batch, il aura 5 jours dans le compte CET « CEA » puisque le nombre
de jours reportés est limité à 5 jours.

Paramétrer un motif de licenciement pour maintien des droits
CHAPITRE 8
Paramétrer un motif de licenciement pour

maintien des droits
DANS CE CHAPITRE
Introduction ............................................................................... 87
Comment procéder ..................................................................... 87
Introduction
La législation prévoit le maintien de la couverture complémentaire santé pour les salariés
en cas de sortie "non consécutive à une faute lourde, ouvrant droit à prise en charge par
le régime d'assurance chômage".
Ce maintien est précisé au niveau du certificat de travail.
Pour que l'édition du certificat prenne en compte l'existence d'une faute lourde ou d'une
démission, afin de ne pas inclure cette mention, il est nécessaire d'indiquer une
transcodification des motifs de sortie de ce type.
Comment procéder
Outils d'administration / Configuration / Définir les codes et les messages
Pour tous les motifs de sortie de ZDUAK Motif de la situation qui correspondent à une
faute lourde ou à une démission (ou un autre cas n'ouvrant pas droit à prise en charge
par l'assurance chômage) :
► Dans l'onglet Transcodification, indiquez pour chaque code concerné :
• Code pays : FRA
• Code état : FA
• Valeur transcodifiée : 88

Index
Consulter l'option de présentation du nom • 14
A Contrôler la mise à jour • 13
A propos de cette documentation • 5 Coordonnées de la société • 9
Absence Modules • 13
Témoins d'influence • 54 Numérotation • 15
Activation du régime d'Alsace Moselle • 14 Présentation du nom • 14
Activer le contrôle d'adresses Hexaposte • 13 Core HR • 6
Adresse Cotisation
Hexaposte • 11 Caisse • 31, 37
Affectations • 28 Profil • 35
Affecter automatiquement des matricules à des Couverture santé • 87
dossiers • 15 Créer une étape • 41
Ajouter les étapes du processus • 40 Cumul
Ajustement de type reliquat • 53 Mutation • 43
Ajustement de type report • 53
Ajustement de type transfert CET • 53
D
Architecture • 43
Assiette Dater et identifier la mutation • 44
Mutation • 43 Déclenchement batch • 82
Automatique Définir la structure de la société • 17
Caisse de cotisation • 31 Définir le masque de l'étape • 41

Définir les caisses de cotisation d'un dossier
individuel • 38
C Définir les caisses d'une société ou d'un
établissement • 37
Caisse
Définir les organismes sociaux • 34
Type • 37
Définir les postes • 28
Caisse de cotisation • 31, 37
Définir les profils de cotisation • 35
Caisse de retraite • 37
Définir les régimes de protection • 35
Caractéristiques des provisions • 54
Définir un emploi • 23
Charger le fichier Hexaposte • 12
Définir un nouveau processus • 40
Classification
Définir un régime spécial et le profil de cotisation
Emploi • 34
associé • 36
Poste • 34
Documentation de référence • 5
Code
Documents d'analyse et de gestion des emplois •
Régime spécial • 36 25
Code INSEE • 23 Documents d'analyse et de gestion des postes • 30
Codes INSEE des emplois • 23 Dossier individuel
Comment fonctionne l'alimentation automatique • Caisse • 38
38
DPAE • 40
Comment paramétrer la gestion • 32
Comment procéder • 11, 36, 37, 87
Complémentaire E
Régime de protection • 35 Effectif
Complétude des informations • 39 Embauche • 40
Consulter les données de la société • 9 Eléments de paie • 21, 25
Consulter les données de la société et de Eléments utilisés pour le paramétrage des motifs
l'établissement • 9 d’absence • 49
Consulter les données de l'établissement • 14 Embauche
Consulter les emplois et les postes • 34 Inclure à l'effectif • 40
Consulter les modules de HR Access • 13 Emploi
Consulter les types de caisses • 37 Classification • 34

Index
Emplois • 25 M
Hygiène et sécurité • 25
Mise à disposition • 52
Exception
Mise à jour de l'acquis • 82
Mutation • 45
Modalités de paiement du 10ème • 54
Explicite
Motifs d'absences et de présences (ZDDSJ) • 49
Caisse de cotisation • 38
Motifs suspensifs • 52
Multi-arborescence et tables consolidées • 21
F Mutation
Forcer la valeur des caisses de cotisation • 38 Assiette • 43
Cumul • 43
Exception • 45
G
Impacts en paie • 45
Gérer le référentiel d'adresses Hexaposte • 11 Mutation de masse • 43, 44
Gérer les caisses de cotisation • 31 Muter une population de dossiers • 43
Gérer les congés payés/RTT • 47 Mutuelle
Gérer les exceptions • 45 Gestion automatique • 31
Gérer les organisations • 18
Gérer les postes d'une organisation • 27
N
Gérer les structures • 18
Gérer un référentiel des emplois • 22 Navigation dans HRa Space • 6
Gestion de la confidentialité • 19
Gestion des effectifs • 29 O
Gestion des jours de repos pour RTT • 10
Organigrammes • 18
Gestion des soldes en fin de période • 53
Organisation des données • 17
Gestion des unités organisationnelles et multi-
Organisme social • 34
arborescence • 20
Gestion du solde négatif • 54
Groupe 1 de type • 49 P
Groupe 2 de type • 49 Paie • 17
Eléments fixes collectifs pour une population •
H 17
Embauche • 40
Héritage de l'emploi • 30
Mutation • 45
Hexaposte
Paie et horaires • 24
Adresse • 11
Paramétrer la mutation • 44
Hygiène et sécurité • 25
Paramétrer les processus d'embauche par étapes •
39
I Paramétrer les sources et les cibles • 44
Paramétrer un motif de licenciement pour maintien
Identification • 28
des droits • 87
INSEE • 23
Paramétrer un processus d'embauche par étapes •
Introduction • 5, 31, 39, 47, 87 40
Période d’acquisition et de consommation • 53
L Politique de rémunération • 24
Politique syndicale • 25
Lien avec les compétences • 22
Poste
Liens avec la gestion des carrières • 24
Classification • 34
Liens avec la paie • 17
Postes
Liens avec la Rémunération et la paie • 24
Affectation • 28
Liens avec les compétences • 23
Définition • 18, 28
Héritage de l'emploi • 30

Index
Préciser les impacts sur la paie • 45 Organigrammes • 18

Préparer et lancer la mise à jour • 13 Profil assistant • 19
Préparer la mutation de masse • 44 Profil responsable • 19
Processus guidés • 8 Structure • 20
Profil
Cotisation • 35
Z
Profil de cotisation • 35
ZDDRK Organismes sociaux • 34
Protection
ZDDRX Régimes • 35
Régimes complémentaire • 35
ZDHM7 Régime spécial de cotisation • 37
ZDHM8 Profil de cotisation • 35
Q ZDHM9 Type de caisse de cotisation • 34, 37
Qualifier une étape pour la DPAE, l'ajout à l'effectif
et la paie • 40
R
Rappel sur la complétude des informations • 41
Rapport • 25, 30
Régime
Protection complémentaire • 35
Régime spécial • 38
Cotisation • 36
Règles d’acquisition autorisées • 49
Rémunération • 17
Définition sur une population • 17
Retraite
Caisse • 37
Gestion automatique • 31
Rubriques à déclencher • 54
S
Saisie d’ajustements (ZYOQ) • 67
Saisie d’une absence maladie • 65
Sélectionner les informations • 41
Spécial
Régime • 36
T
Transfert • 43, 44
Type d'acquisition • 51
Type de caisse • 37
Type d'institution • 34
U
Unité d'acquisition
Temps partiel • 51
Unités organisationnelles • 18, 20
Définition • 18, 28
Lien avec les compétences • 23

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Mise à jour de la documentation

Consulter les données de la société et de l'établissement9

Définir la structure de la société ................................... 17

Gérer les postes d'une organisation .............................. 27

Gérer les caisses de cotisation ...................................... 31

Paramétrer les processus d'embauche par étapes ........ 39

Muter une population de dossiers ................................. 43

Gérer les congés payés/RTT.......................................... 47

A propos de cette documentation

Core HR - Organisation — Guide d'implémentation 5

Navigation dans HRa Space

6 Core HR - Organisation — Guide d'implémentation

Deux modes d'accès sont proposés :

Core HR - Organisation — Guide d'implémentation 7

1 Domaines 2 Thèmes 3 Actions

Dans la documentation, l'emplacement d'une page est indiqué comme suit:

8 Core HR - Organisation — Guide d'implémentation

Consulter les données de la société et de

Consulter les données de la société ................................................. 9

Consulter les données de la société

Core HR - Organisation — Guide d'implémentation 9

Gestion des jours de repos pour RTT

10 Core HR - Organisation — Guide d'implémentation

Gérer le référentiel d'adresses Hexaposte

Core HR - Organisation — Guide d'implémentation 11

Charger le fichier Hexaposte

Fichier de transfert Hexaposte.bat

Compléter les paramètres de transfert ftp

12 Core HR - Organisation — Guide d'implémentation

Préparer et lancer la mise à jour

► Utilisez la demande NRCHEXA pour lancer l'enchaînement des opérations : cette

Contrôler la mise à jour

Activer le contrôle d'adresses Hexaposte

Consulter les modules de HR Access

Core HR - Organisation — Guide d'implémentation 13

Organisation / Société / Modules

Consulter les données de l'établissement

Organisation / Etablissement / Identification

Activation du régime d'Alsace Moselle

Consulter l'option de présentation du nom

14 Core HR - Organisation — Guide d'implémentation

Affecter automatiquement des matricules à des

Core HR - Organisation — Guide d'implémentation 15

Définir la structure de la société

Organisation des données ............................................................ 17

Organisation des données

Liens avec la paie

Core HR - Organisation — Guide d'implémentation 17

Gérer les structures

Gérer les organisations

18 Core HR - Organisation — Guide d'implémentation

Core HR - Organisation — Guide d'implémentation 19

Gestion des unités organisationnelles et multi-

20 Core HR - Organisation — Guide d'implémentation

Multi-arborescence et tables consolidées

Core HR - Organisation — Guide d'implémentation 21

Lien avec les compétences

Gérer un référentiel des emplois

22 Core HR - Organisation — Guide d'implémentation

Codes INSEE des emplois

Liens avec les compétences

Core HR - Organisation — Guide d'implémentation 23