Manual utilizare software hotel

GrandChef
 Introducere si prezentare

Acest program a fost gandit si conceput pentru a sprijini si usura activitatea

managerilor de hoteluri, pensiuni, restaurante, baruri, oferind o deosebita flexibilitate in
configurare si adaptare in functie de necesitatile fiecaruia precum si o deosebita
usurinta in utilizare.

Principalele functii oferite de acest program sunt:

1 Configurarea camerelor sub ce forma se doreste;

2 Adaugare, editare, clienti, firme, agentii, si posibilitatea efectuarii de
rapoarte;
3 Posibilitatea crearii unei baze de date cu clienti fideli si managementul
fiecaruia in parte;
4 Se pot defini diverse tipuri de reduceri care se pot aplica pentru diferite
firme si agentii;
5 Gestionarea separata, pe drepturi a fiecarui utilizator al acestui program
(receptioneri, administrator, sef…);
6 Posibilitatea definirii mai multor tipuri de plata (CEC, card bancar,
virament, protocol...);
7 Comunicatie directa cu casa de marcat fiscala, nemaifiind necesara
introducerea datelor de catre utilizator;
8 Posibilitatea de a vedea cu ajutorul rapoartelor toate datele despre
camere, utilizatori, date despre clientii fideli inregistrati in baza de date;
9 Contorizarea automata a convorbirilor telefonice efectuate din camere;
10 Modulul de cazare si facturare pentru receptioneri a fost conceput pentru a
putea fi utilizat de oricine, acesta remarcandu-se printr-o deosebita
usurinta in utilizare;
 INTRODUCEREA DATELOR DESPRE HOTEL

Se va accesa menu-ul Hotel apoi optiunea Date hotel.

Dupa alegerea acestei optiuni se va deschide o fereastra in care se vor edita

datele firmei, precum si adresa hotelului.

La Informatii generale aveti de completat urmatoarele campuri:

●Denumire
●Cod fiscal
●Nr. registru comert
●Capital social
●Director
La Detalii:
●Adresa
●Judet
●Localitate
●Telefon
●Adresa email
●Pagina web

Dupa editare se va apasa butonul Salvare.

 Pentru a introduce contul bancar, din menu-ul Hotel, alegeti optiunea Conturi
bancare hotel, apoi Adaugare.

Pentru a introduce preturile camerelor, se acceseaza tot menu-ul Hotel, dar

optiunea Preturi camere. Se da clik pe tipul de camera si se editeaza pretul, apoi
Salvare.
 CONFIGURAREA CAMERELOR

Pentru crearea si dispunerea camerelor se acceseaza menu-ul Camere,

optiunea Dispunerea camerelor.

Atentie: mai intai trebuie inchisa pagina de receptie(cea cu

camerele).
 Dupa selectare, se va deschide o noua pagina precum in imaginea de mai jos.

Aici aveti posibilitatea de a adauga/edita/sterge camerele, precum si asezarea

lor in ce pozitie se doreste.
Pentru a crea o camera se da clik pe pagina.
 Pentru modificarea formei se apasa butonul Proprietati camera, dar nu
inainte de a selecta camera/camerele.

Dupa alegerea optiunilor dorite se va apasa butonul Salvare, memorandu-se

astfel modificarile facute. Atentie la casutele Disponibila si Vizibila! Ambele trebuie
bifate.

La terminarea adaugarii si configurarii camerelor se va apasa butonul Salvare

de pe bara de butoane din partea superioara, salvandu-se astfel configuratia aleasa.

Pentru a iesi din modulul de configuratie se apasa butonul Inchide fereastra.

 CLIENTI
Aceasta sectiune a programului va permite sa adaugati clienti in baza de date,
sau sa re-editati datele clientilor deja inregistrati.

Pentru a adauga un client se alege optiunea Adaugare client.

In fereastra nou deschisa se completeaza la:

-Informatii generale : numele, prenumele ,CNP-ul, sexul si
nationalitatea clientului;
 - Act de identitate : tipul de ID, seria si numarul.

-Detalii : data si locul nasterii, precum si adresa, tara judetul si

localitatea.
 -Contact : firma la care lucreaza clientul, functia si numarul de
telefon.

In menu-ul Clienti avem la dispozitie inca cinci optiuni:

-Inregistrare mesaj nou : aceasta functie se poate folosi pentru a inregistra

un mesaj, pe camera sau pentru un client.
-Mesaje pentru clienti : puteti inregistra/vizualiza sau sterge mesaje pentru
clienti.
-Alarme: adaugarea/ editarea/ sau stergerea de alarme
-Adaugare rezervare: adaugarea directa a rezervarilor, fara a se folosi
graficul de rezervari
-Rezervari: vizualizarea tuturor rezervarilor, adaugarea de noi rezervari,
editarea rezervarilor deja inregistrate sau stergerea tuturor rezervarilor.
 PRODUSE

Acesta functie a programului permite adaugarea, editarea sau stergerea de produse,

categorii de produse si servicii, precum si variante de vinzare a produselor si serviciilor existente.

Pentru crearea categoriilor de produse se acceseaza menu-ul Produse, apoi

Categorii de produse si servicii.
Pentru a adauga o categorie noua se va apasa butonul Adaugare.

In fereastra nou deschisa se va defini numele noii categorii.

 Optiunea Categorie Parinte este utila daca se doreste incadrarea categoriei nou
definite intr-o categorie existenta (de ex: in categoria parinte Minibar se pot defini
urmatoarele subcategorii: cola, energizant, fanta, etc.)

Dupa terminarea adaugarii categoriilor de produse se trece la adaugarea de

produse. Acest lucru se realizeaza prin accesarea optiunii Produse si servicii din
menu-ul Produse.

Similar ca la adaugarea categoriilor de produse, in fereastra deschisa, pentru a adauga

produse si servicii se va apasa butonul ADAUGARE.
 In aceasta fereasta avem la dispozitie urmatoarele optiuni:

- nume scurt: denumirea produsului;

- categorie: categoria din care face parte produsul respectiv;
- pret de vanzare: pretul cu care se vinde clientului produsul;
- departament: departamentul din care face parte produsul ( in cazul nostru Hotel)

Dupa completare se apasa butonul Salvare!

 REDUCERI
Accesand acest menu programul ofera posibilitatea de a face diverse reduceri:

-Reduceri pentru produse

-Reduceri pentru facturi
-Reduceri pentru carduri

Initial se creaza reducerile dorite apasand butonul Adaugare reducere.

 In fereastra noua se editeaza denumirea reducerii, se stabileste valoarea procentuala a
reducerii, se bifeaza ca fiind disponibila apoi se salveaza reducerea creata apasand butonul
Salvare.

Pentru vizualizarea, editarea sau stergerea tuturor reducerilor create se va accesa menu-ul
Reduceri, optiunea Reduceri.

Accesand Reduceri pentru produse se pot acorda reducerile create la diverse

produse, chiar si la anumite intervale de ora.
 Pentru a acorda reduceri la facturile ce depasesc, sau se incadreaza intr-o anumita suma,
accesati Reduceri pentru facturi apoi Adaugare.

Alegeti din campul Reduceri, reducerea dorita (creata in menu-ul Reduceri, optiunea
Adaugare reducere), apoi editati Valoarea minima si Valoarea maxima a facturilor la
care acordati reducerea. La final, apasati butonul Salvare.

Ultimul tip de reducere, Reduceri pentru carduri, se foloseste in cazul in care se

ofera unor clienti carduri de fidelitate, in scopul acordarii unei reduceri. In acest caz, se va accesa
menu-ul Reduceri, optiunea Reduceri pentru carduri, apoi Adaugare.
 In fereastra nou deschisa se alege tipul reducerii, din campul Reducere, apoi se
completeaza numerele de serie a cardurilor ce vor beneficia de reducere: De la seria…… La
seria…….

La final se da Salvare.
 NOMENCLATOARE

Aceasta functie a programului ne permite sa introducem Firme, Agentii de turism,

Banci, Tari, Judete, Localitati, Nationalitati, Tipuri de acte de identitate,
Scopuri ale calatoriei, Tipuri de plata, Moduri de plata, Cote de TVA, Unitati
de masura si Valute.
 Pentru adaugarea de firme, se va accesa optiunea Firme apoi Adaugare si se va
deschide o fereastra ca in imaginea de mai jos:

La ■Informatii generale se vor completa campurile:

●Denumire
●Cod fiscal
●Nr. registru comert
●Reducere (in cazul in care se acorda)

■Contact se vor copleta campurile:

●Adresa
●Judet
●Localitate
●Telefon
In cazul in care Judetul sau Localitatea nu se regasesc in lista, acestea se pot adauga prin
apasarea butonului de langa lupa (clik pe foaie). Se va deschide o pagina ca cea din imaginea ce
urmeaza.
 Pentru a schimba datele unei firme deja introduse in baza de date, sau pentru a sterge una
din firme se da clik pe ea, apoi Editare, respectiv Stergere.

Pentru a adauga in baza de date sau pentru a sterge Agentii de turism, Banci, Tari,
Judete, Localitati, Nationalitati, Tipuri de acte de identitate, Scopuri ale calatoriei, Tipuri
de plata, Moduri de plata, Cote de TVA, Unitati de masura sau Valute, se va proceda ca si in
cazul firmelor. In toate cazurile, la final se va apasa butonul Salvare, altfel operatiunile
efectuate nu se vor salva in baza de date.

Agentii de turism
Banci

Tari
Judete

Localitati
Nationalitati

Tipuri de acte de indentitate

Scopuri ale calatoriei

Tipuri de plata

In cazul adaugarii tipurilor de plata, dupa ce se editeaza Denumirea, si se alege Modul de plata,
se bifeaza in casute optiunile dorite.
Cote de TVA

Unitati de masura
Valute
 UTILIZATORI

Aceasta sectiune a programului va permite sa modificati sau sa adaugati

utilizatori ai programului sau drepturi ale acestora. Pentru a ajunge la aceasta sectiune
se va apasa pe butonul UTLIZATORI din partea superioara a programului, apoi se va
selecta optiunea Utilizatori.

In fereastra ce s-a deschis este afisat un tabel cu utilizatorii existenti in program iar in partea
inferioara a ferestrei exista butoanele de editare/adaugare/stergere a utilizatorilor din sistem.
 Pentru a se adauga un utilizator in sistem se va apasa pe butonul Adaugare, programul
afisand fereastra de mai jos:

La Categorie se va selecta Receptioner sau Conducere, dupa caz.

Campul Nume se va completa cu numele noului utilizator.

Urmeaza a se completa campul Parola si Reintroduceti cu parola dorita. Dupa

completarea informatiilor generale se va trece la sectiunea drepturi unde se vor acorda/retrage
drepturile dorite pentru utilizatorul respectiv, precum in imaginea de mai jos.
 Dupa acordarea drepturilor utilizatorului, se va trece la setarea tipurilor de plata la care
are acces utilizatorul. Acest lucru se face accesand optiunea Tipuri de plata din bara de sus a
ferestrei.

Dupa setarea tuturor drepturilor utilizatorului la final se va apasa butonul Salvare, din
acel moment utilizatorul lucrand cu drepturile selectate.

Pentru a schimba drepturile unui utilizator, parola sau datele acestuia, se va accesa menu-
ul Utilizatori, optiunea Utilizatori, se va selecta utilizatorul, apoi Editare.
 Tot in menu-ul Utilizatori exista optiunea Mesaje intre utilizatori, folosita pentru a
lasa un mesaj unuia din colegi.

Dupa editarea mesajului se apasa butonul Salvare. Mesajul nou inregistrat, va aparea pe
ecran colegului in momentul in care se va loga la program cu parola personala.
 RAPOARTE

Aceasta optiune permite accesul la rapoartele sistemului unde se va regasi toata

activitatea de peste zi sau pana in momentul respectiv, aceasta functie fiind in timp real, orice
modificare in sistem regasindu-se imediat in rapoarte.
Pentru a accesa rapoartele se va apasa pe butonul RAPOARTE din partea superioara a
ferestrei principale a programului sau menu-ul RAPOARTE apoi optiunea Vizualizare
rapoarte.
 Se va deschide fereastra de rapoarte care arata ca in figura de mai jos:

Pentru o mai usoara vizualizare, rapoartele sunt filtrate pe rapoarte generale, rapoarte pe
camere, rapoarte pe vanzari si rapoarte pe clienti.
In sectiunea Generale sunt urmatoarele rapoarte:

La sectiunea Camere se regasesc urmatoarele rapoarte:

La sectiunea Cazari apar urmatoarele rapoarte:

La Vanzari se gasesc urmatoarele rapoarte:

Ultima sectiune de rapoarte este cea de Clienti:

Pentru orice raport programul ofera posibilitatea de printare, apasand butonul Tiparire
de pe bara de sus a programului, raportul iesind pe imprimanta atasata la sistem.
O alta optiune oferita de program este vizualizarea rapoartelor din arhiva, pe o zi sau pe o
perioada de timp. Pentru aceasta inainte de a se selecta un raport se va bifa casuta Vizualizare
in perioada, din partea dreapta jos a ferestrei de rapoarte.
 INCHIDEREA DE ZI

O alta functie folosita in program este inchiderea de zi. Aceasta functie are rolul de a
inchide ziua economica curenta si a deschide o noua zi economica care are vanzarile zero.
Inchiderea de zi poate fi facuta la orice ora, nefiind limitata de trecerea de la o zi calendaristica la
alta.

La apasarea butonului va aparea un mesaj ( precum in imaginea de mai sus), in care

utilizatorul este intrebat daca doreste intr-adevar inchiderea de zi. Dupa confirmare, programul
va realiza o copie de siguranta a bazei de date si va incepe sa listeze, pe imprimanta atasata
sistemului, rapoartele de inchidere de zi programate in sectiune Rapoarte de inchidere zi(din
menu-ul Rapoarte). Apoi va aparea o fereastra cu un calendar in care programul va propune
utilizatorului noua zi economica care este de regula ziua economica curenta +1.
 Daca urmatoarea zi de lucru a unitatii este corecta, se va apasa doar pe Confirmare, in
acest moment realizandu-se efectiv inchiderea de zi. Daca ziua economica urmatoare pe care
unitatea va functiona nu coincide cu data propusa de program (de ex. o saptamana unitatea nu va
fi deschisa) se poate scrie sau selecta din calendarul afisat noua zi cind se stie ca unitatea va
functiona. La ultimul pas din inchiderea de zi programul va intreba utilizatorul daca doreste sa
inchida aplicatia.

. Daca nu se confirma inchiderea aplicatiei programul va afisa fereastra de parola, fiind

deschisa astfel o noua zi economica, programul fiind gata de lucru. Aceasta situatie poate aparea
in cazul unitatilor cu program non-stop.
 REZERVARI

Rezervarile se fac pe un tabel, la care aveti acces apasand butonul Grafic. Pagina nou
deschisa arata ca in imaginea de mai jos:

● in partea stanga a tabelului,pe verticala, sunt afisate camerele hotelului si tipul acestora
( ex: 11- Double, 12- Double, 17- Matrimoniala);
● deasupra tabelului, pe orizontala, se regasesc zilele, afisate pe o perioada stabilita initial
( perioada ce se poate prelungi sau scurta in orice moment);
● sub data zilei, este afisata o situatie a camerelor din ziua respectiva ( ex: 0/22- unde “0”
reprezinta numarul camerelor rezervate, iar “22” numarul camerelor disponibile);

Tot pe aceasta pagina exista 4 zone cu functii diferite:

-Perioada
-Sectiune
-Tip de camera
-Grad de ocupare
 In zona Perioada se gasesc doua calendare. Dand clik pe primul “calendar” (ce se afla
langa data zilei curente), avem posibilitatea de a modifica tabelul, pentru a ne afisa o perioada
anterioara zilei curente.

Dupa selectarea anului, a lunii si a zilei, se apasa butonul Confirmare. In urma acestei
operatiuni, tabelul se va mari, cu perioada dorita (din trecut).

Pentru a mari tabelul de rezervari, cu o perioada viitoare, se da clik pe cel de-al doilea
“calendar”. La fel ca si in cazul anterior, se alege anul, luna si ziua.

Zona Sectiune este utila in cazul in care s-au pus pe mai multe pagini camerele
hotelului. De exeplu pe o pagina camerele de la etajul 1, pe alta camerele de la etajul 2… etc.
Accesand aceasta optiune, avem posibilitatea de a vedea tabelul de rezervari doar pentru
camerele de pe un anumit nivel.
 Zona Tip de camera, ne ofera posibilitatea sa vedem graficul de rezervari doar
pentru un tip de camera (ex: doar camerele double, doar matrimonialele, doar apartamentele,
etc).

In zona Grad de ocupare este afisat un procent al ocuparii camerelor si a numarului

de locuri.

Pentru a efectua o rezervare, se da clik pe tabelul de rezervari in dreptul datei si a

camerei dorite.

In fereastra nou deschisa se alege numarul de zile, apoi se da Confirmare. Se va

deschide o alta fereastra precum in imaginea ce urmeaza:
 Se alege numele clientului din lista(clik sagetuta) sau se adauga (clik pe foaie-butonul de
langa lupa), apoi se introduc datele de contact (nr. de tel., adresa, e-mail). La final se apasa
butonul Salvare. Dupa salvare, rezervarea se inregistreaza in program, fiind vizibila prin
colorarea patratelelor din tabel in galben.

Fiecare zi de cazare a clientului este numerotata.

Pentru a anula o rezervare, se da clik pe prima zi de rezervare.

Din partea de sus a ferestrei se alege optiunea Validare si observatii.

Apoi clik pe ceasul din dreptul rubricei Anulata la data si in final Salvare.
In acest mod rezervarea dispare din tabelul cu rezervari, dar se regaseste in rapoarte.
 Pentru a prelungi sau a scurta perioada unei rezervari, se da clik pe ultima zi a rezervarii,
apoi in fereastra deschisa se va modifica numarul de zile.

In cazul rezervarilor din ziua curenta, camerele nu vor mai fi albastre (disponibile) ci
galbene, precum in tabelul cu rezervari.
 Toate rezervarile se pot vizualiza apasand butonul Rezervari, ce se afla in bara de
butoane, intre Cazari si Parola.

Pentru a vedea rezervarile pe o alta perioada decat ziua curenta, din zona Perioada, se va
alege intervalul de timp dorit.
Tot pe aceasta pagina mai avem posibilitatea de a vedea rezervarile doar pentru o anumita
camera.

Se da clik pe numarul camerei, astfel in lista vom avea doar rezervarile pe camera
respectiva.
 Tot pe aceasta pagina avem posibilitatea de a vedea doar rezervarile Necazate, Efectuate sau
Anulate.

Utilizand bara de butoane din partea de jos a paginei, putem adauga, edita, sterge sau cauta o
rezervare.
 ANEXA

CULORI:

ALBASTRU-camera este libera

ROSU -camera este ocupata si neplatita

ROZ -camera este ocupata si platita

Negru -camera s-a elibrat si este murdara

GALBEN -camera este rezervata

RECEPTIE: 1.Cazare

2.Facturare

3.Eliberare camera
1.CAZARE

-se da clik pe camera dorita apoi -cazare client nou- adaugare (sau din lista de clienti, daca a
mai fost cazat in hotel) - se introduc datele clientului:

*nume

*prenume

*nationalitate

*adresa

*localitate

*tara

*tip ID ( BI, CI, PASAPORT...)

*serie ID

*nr. ID

*CNP

( toate campurile de interes, din aceasta fereastra)

-dupa copletarea datelor se da confirmare si inca o data confirmare (altfel datele introduse nu
vor fi salvate).
-se alege tipul de cazare, durata sejurului si firma(din lista sau se adauga) apoi se da din nou
confirmare.

- daca se doreste tiparirea fisei de cazare se da clik pe da.

-introducerea datelor despre firma daca e cazul (pentru facturare pe firma) se face si de la
NOMENCLATOARE--FIRME--adaugare

-se completeaza campurile libere din Informatii generale si Contact

*Informatii generale: -denumire (numele firmei)

-cod fiscal

-nr. registru
 *Contact: -adresa

-judet

-localitate

-se da salvare--actualizare--inchide fereastra

■in acest moment datele firmei sunt salvate in baza de date, dar nu sunt
raportate la client!!!!

-pentru a introduce si firma, in lista de date a clientului, se da clik pe camera in care a fost cazat
si din lista aparuta se selecteaza Editare cazare curenta, apoi se alege din lista de la Firme
numele firmei dorite, apoi Salvare.
2.FACTURAREA CLIENTULUI

- clik pe camera

- inregistrare consum produse si servicii

- nota de plata

- confirmare
-se alege tipul de plata: *numerar

*card bancar

*virament

*protocol

* ........

* ........

-confirmare
-se selecteaza ce se va tipari: *Nota de plata

*Factura

-bonul se tipareste automat, in functie de tipul de plata

-se introduce nr. bon fiscal- confirmare

-in cazul in care s-a selectat factura, se va selecta numele firmei din lista ( automat v-a
disparea numele clientului din casuta,caci factura se face pe firma, dar datele acestuia vor fi pe
factura)

-apoi confirmare

-se verifica datele aparute pe factura apoi se da print (in cate exemplare se doreste)

3.ELIBERAREA CAMEREI (dupa ce s-a facturat)

- clik pe camera

-eliberare camera

-confirmare.