Manual Project 2016

MANUAL
MICROSOFT PROJECT
Instructora del Seminario:

Iris Soledispa Garofalo
Licenciada en Sistemas de Información
E-mail: irissg@yahoo.com
Móvil: 0994765748
Telf. Of. 6037289
Microsoft Project
INTRODUCCIÓN
Microsoft Project, es una aplicación de gestión de proyectos, que nos

ayudara a organizar un proyecto en diferentes tareas y en un tiempo
determinado.
Microsoft Project, permite:

Planificar: Planificar y programar tareas así como asignar recursos a dichas
tareas de manera adecuada y sencilla.
Control: Realizar un control, organización y seguimiento, así como coordinar
toda la información que conlleva los requisitos del proyecto, la duración y los
recursos asignados a las diferentes tareas.
Visualización e Impresión: Visualizar el Plan de Proyecto en formatos estándar
y con un diseño de diagramas muy apropiados y fáciles de interpretar.
Valoraciones: Valorar con costos las diferentes fases de un proyecto.
Para realizar una adecuada gestión de planificación de proyecto, se

requiere:
 Definir la lista de tareas e hitos
 Estimar la duración de cada tarea
 Determinar las relaciones o vínculos entre las tareas
 Construir una estructura de descomposición de trabajo (WBS o EDT)
 Evaluación de los recursos del proyecto
 Asignación de recursos a las tareas
 Optimizar la estructura del proyecto
Preparado por: Lcda. Iris Soledispa Garófalo

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Microsoft Project
QUÉ ES UN PROYECTO?
Es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final,

dirigidos a alcanzar un objetivo claro, y realizados por personas dentro de
unos parámetros establecidos, tales como tiempo, costos, recursos y calidad.
Un proyecto es algo diferente de lo que hacemos todos los días, porque el
objetivo de un proyecto es un evento específico y no rutinario.
ALGUNOS CONCEPTOS DE PROJECT
Tareas: son las acciones, pasos o actividades necesarias para completar o

lograr el fin del proyecto.
Duración: las tareas tienen una duración que se la puede estimar en
unidades como horas, días, semanas, etc.
Relaciones: las relaciones especifican que tareas deben empezar o finalizar
para que otras tareas pueden empezar o finalizar.
Limitantes de tareas: pueden ser una fecha específica en que una tarea
debe empezar o finalizar.
Hitos o puntos de control: tareas que no consumen tiempo. Se usan como
eventos de control del proyecto.
Tareas de grupo o resumen: aquellas que agrupan otras tareas o subtareas.
Tareas repetitivas: aquellas que se repiten periódicamente como reuniones o
informes que se realizan semanalmente.
Camino crítico: conjunto de tareas que si se atrasan afectan el final del
proyecto.

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Microsoft Project
Recursos: son personas, equipos y materiales que se usan para cumplir las
tareas.
Calendarios: existen calendarios de proyecto, de tareas y de recursos que
especifican días laborables y no laborables.
Vistas: Son las diversas “pantallas” que muestra Project para ingresar o
mostrar información de proyectos.
Diagrama de Gantt: es la vista más común de Project, permite ingresar las
tareas y observar gráficamente las duraciones y las relaciones entre tareas.
DEFINICIÓN DE LAS TAREAS DEL PROYECTO
Los pasos requeridos para completar un proyecto recibe el nombre de

TAREAS. Las tareas se llevan a cabo en una secuencia determinada por la
naturaleza del proyecto. Algunas tareas ocurren secuencialmente, mientras
que otras se pueden llevar a cabo de forma paralela con otra.
La lista de tareas y el tiempo necesario para su realización es el PLAN DEL

PROYECTO. El plan dice cuando se espera que empiece y acabe cada tarea,
y cuanto tiempo va a emplear. La cantidad de tiempo que tarda en
realizarse una tarea se denomina DURACIÓN. Project permite especificar la
duración en semanas, días, horas o minutos.
DURACIÓN DE TAREAS
La DURACIÓN es el período total de tiempo que es necesario para completar

una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el

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comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y

de recursos. Recuerde que trabajo no equivale a duración de la tarea.
¿CÓMO INGRESAR A PROJECT?
 Utilizando el botón INICIO, ubicado en la barra de tareas que permite

acceder a varias opciones, a continuación seleccione MICROSOFT
POJECT.
 También puede realizarlo por medio del ICONO de acceso directo de

MICROSOFT PROJECT ubicado en el ESCRITORIO DE WINDOWS.
 Project le da la bienvenida con la siguiente pantalla de presentación:
VISTAS GENERADAS POR MICROSOFT PROJECT
A continuación una breve descripción de cada tipo de vista:

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Microsoft Project
Calendario: Un calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones.

Utilice esta vista de tareas para mostrar las tareas programadas en una
semana o en un intervalo de semanas concretos.
Diagrama de Gantt: Una lista de tareas e información relacionada y un

diagrama que muestra tareas y duraciones en función del tiempo. Utilice esta
vista de tareas para introducir y programar una lista de tareas.
Gantt de redistribución: Una lista de tareas, información sobre los retrasos y las
demoras de las tareas y un diagrama de barras que muestra los efectos
anteriores y posteriores a la redistribución. Utilice esta vista de tareas para
comprobar la magnitud del retraso de la tarea.
Gantt esperado: Un diagrama de Gantt que muestra los resultados de un

caso esperado en su programación. Utilice esta vista cuando realice un
análisis PERT de una duración de tareas o de una programación de proyecto.
Gantt optimista: Un diagrama de Gantt que muestra los resultados del mejor
caso posible de la programación. Utilice esta vista cuando realice un análisis
PERT de una duración de tareas o de una programación de proyecto.
Gantt pesimista: Un diagrama de Gantt que muestra los resultados del peor
caso de la programación. Utilice esta vista cuando realice un análisis PERT de
una duración de tareas o de una programación de proyecto.

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Microsoft Project
¿CÓMO INGRESAR UNA TAREA O SUBTAREA?
 Clic en la celda correspondiente a la columna NOMBRE DE TAREA
 Escriba el nombre de la TAREA o SUBTAREA
 Presione la tecla ENTER ()
HITOS O PUNTOS DE CONTROL
Los hitos son eventos significativos que sirven como puntos de control del
proyecto. Los hitos son tareas que no consumen tiempo, es decir su duración
es 0. Se usan los hitos para realizar seguimientos de pasos importantes que
ocurren en el proyecto. Para crear el hito, simplemente ingrese 0d en la
duración de una tarea. Un hito aparece en Gantt como un robo.
¿CÓMO BORRAR UNA TAREA O SUBTAREA?
 Seleccione la Tarea que desee eliminar

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Microsoft Project
 Botón DERECHO DEL MOUSE, elija ELIMINAR UNA TAREA
¿CÓMO INGRESAR UNA DURACIÓN?
 Clic en la celda correspondiente a la columna DURACIÓN, escriba un

número para la longitud de duración seguido de una abreviatura de
unidad de duración (d, m, h, s).
 Presione la tecla ENTER ()
 Repita los pasos 1 y 2 para ingresar las duraciones de todas las tareas

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Microsoft Project
RELACIONES ENTRE TAREAS
Las tareas de los proyectos se realizan en determinado orden. Por lo general

las tareas empiezan tan pronto otras terminan. Ejemplo: Pintar la pared y
luego colgar los cuadros.
Estas dos tareas tienen una relación de Fin a Comienzo (FC), ya que primero
debe finalizar la pintura, para luego empezar a colgar los cuadros. Se le llama
tarea predecesora a aquella que antecede o empieza antes de las que
dependen de la misma. Y se le llama tarea sucesora a aquella que ocurre
luego de la tarea de que depende.
– Tarea 1: Pintar pared - Predecesora de tarea 2

– Tarea 2: Colgar cuadros - Sucesora de tarea 1
Existen 4 tipos de relaciones de tareas:
– FC: Fin a comienzo (más común)
– CC: Comienzo a comienzo

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– FF: Fin a fin
– CF: Comienzo a fin
En resumen:
TIPO DE RELACIÓN ENTRE DESCRIPCIÓN

TAREAS
 La tarea comienza cuando su

Fin a Comienzo (FC) predecesora finaliza

Comienzo a Comienzo (CC) predecesora comienza
 La tarea finaliza cuando su predecesora

Fin a Fin (FF) finaliza

Comienzo a Fin (CF) predecesora finaliza
 En el Menú VER, elija DIAGRAMA DE GANTT
 En la Tabla de Gantt, SELECCIONE las tareas que desea vincular

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 Haga clic en el botón VINCULAR TAREAS de la Barra de Herramientas o

presione CRTL+F2, siempre que desee vincular dos tareas FC
Caso contrario de doble clic a la tarea que desea agregar un vínculo y del
menú desplegable de la opción tipo seleccione la relación que deberá tener
esta tarea.
¿CÓMO INGRESAR LA FECHA DE COMIENZO DE UN PROYECTO?
 En el Menú PROYECTO, elija INFORMACIÓN DEL PROYECTO

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 En FECHA DE COMIENZO, escriba la fecha de comienzo a partir de la que

se programará el proyecto
 Seleccione el tipo de CALENDARIO, con el que guste programar
 Clic botón ACEPTAR

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Microsoft Project
CALENDARIO DEL PROYECTO
El CALENDARIO DEL PROYECTO define los días y horas laborables de todo el

proyecto.
Microsoft Project, solamente programara tareas en los días y horas laborables
establecidas en el CALENDARIO DEL PROYECTO. Cuando abre un nuevo
proyecto Project utilizara automáticamente un calendario de proyecto
predeterminado en la siguiente configuración:
 Días laborables: Lunes a Viernes
 Horas laborables: 9:00 a 13:00 y 15:00 a 17:00
 No hay días no laborables programados

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Microsoft Project
CREAR CALENDARIO DEL PROYECTO
 En el Menú PROYECTO, elija CAMBIAR TIEMPO DE TRABAJO

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Microsoft Project
 Clic botón CREAR CALENDARIO, para modificar el calendario de un

proyecto específico.
 Escriba el NOMBRE de su nuevo calendario.
CREAR EXCEPCIONES DEL CALENDARIO DEL PROYECTO
 Seleccione su calendario personalizado

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Microsoft Project
 Clic en una FECHA ESPECÍFICA DEL CALENDARIO
 Clic en la celda NOMBRE de la pestaña de EXCEPCIONES
 Escriba el nombre de la EXCEPCIÓN
 Clic en la celda COMIENZO
 Agregue cuantas EXCEPCIONES, usted considere necesaria
ESTABLECER HORAS YDÍAS LABORABLES Y NO LABORABLES
 Clic en la pestaña SEMANA LABORAL

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Microsoft Project
 Clic en el botón DETALLES

Desde esta opción puede cambiar los horarios preestablecidos en las
columnas DESDE, HASTA; especificando las opciones ESTABLECER DIAS
COMO PERIODO NO LABORABLE o ESTABLECER DIAS EN ESTOS PERIODOS
LABORABLES ESPECIFICOS.

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Microsoft Project
CAMPO EDT (Estructura de Descomposición de Trabajo)
Recuerde que una EDT (estructura de descomposición del trabajo) es una

presentación simple y organizada del trabajo requerido para completar el
proyecto, y hay muchas maneras de organizar la presentación de este
trabajo. Esta también conocida por su nombre en inglés Work Breakdown
Structure (WBS), es una herramienta fundamental que consiste en la
descomposición jerárquica.
 Para ver los EDT de todas las actividades, presione el BOTON DERECHO DEL
MOUSE, sobre una COLUMNA
 Seleccione INSERTAR COLUMNA
 Inserte la columna EDT
FORMATOS PARA LA VISUALIZACIÓN DE TAREAS
 Seleccione la opción FORMATO
 Active las casillas, según sea su requerimiento de visualización

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Microsoft Project
 Opción NÚMERO DE ESQUEMA y TAREA DE RESUMEN
 Opción TAREA DE RESUMEN DEL PROYECTO y TAREA DE RESUMEN
FORMATOS PARA ESTILOS DE BARRA
 Seleccione la opción FORMATO

 Active las casillas, según sea su requerimiento de estilos de barra

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 Opción TAREAS CRÍTICAS
Todas las tareas son importantes en un PROYECTO, pero solo algunas de ellas
son críticas. La RUTA CRÍTICA es una cadena de tareas vinculadas que
afectan directamente a la fecha de finalización del proyecto. Si una tarea
de la ruta crítica está retrasada, se retrasa todo el proyecto.
SUGERENCIAS PARA EL USO DERECURSOS
La asignación de recursos es una parte importante en la administración de

proyectos y está motivada por varias circunstancias:

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 Permite llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado por el personal

y el equipamiento asignado a las tareas.
 Asegura una buena descripción y comprensión del proyecto; si las
responsabilidades están claras, el riesgo de que una tarea se pase por alto
disminuirá.
 Aumenta la flexibilidad en la planificación de cómo y cuándo deben estar
terminadas las tareas.
 Permite observar que recursos están siendo sobre asignados y cuales están
infrautilizados.
 Permite realizar un seguimiento de los costes de los recursos
RECURSOS
Los recursos son personas, equipos, materiales, equipos o lugares y en general

elementos necesarios para realizar las tareas.
Al asignar recursos a las tareas se podrá controlar el costo y la duración del

proyecto. Existen 3 tipos de recursos:
 Trabajo: personas,
 Costos: equipos, lugares.
 Materiales: artículos que se consumen como papel, clavos, cinta.
Además será posible agregar dos o más RECURSOS a una TAREA, dando
doble clic sobre una TAREA específica.

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Microsoft Project
ASIGNAR UN RECURSO A UNA TAREA
 En la BARRA DE VISTAS, active la opción DIAGRAMA DE GANTT
 De doble clic sobre la tarea a signar el o los Recursos
 Clic en la pestaña RECURSOS
 En el campo NOMBRE, escriba el nombre del recurso que desee asignar a

las tareas de su proyecto.
INGRESAR UN RECURSO
 En la BARRA DE VISTAS, elija HOJA DE RECURSO
 Escriba los NOMBRE DE LOS RECURSO, TIPO, TASA ESTÁNDAR u COSTO USO,
según sea el caso
 Después de digitar el valor correspondiente presione la tecla ENTER ()
TIPOS DE TAREAS A LA PROGRAMACIÓN
Los tipos de tarea solo se aplican a las tareas programadas

automáticamente y se dividen en tres categorías: de unidades fijas, de
trabajo fijo y de duración fija. Project analizará el tipo de tarea para
determinar cómo se comportarán la duración, el trabajo y las unidades a
medida que Project programe su proyecto.

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Microsoft Project
Para cambiar un tipo de tarea, haga doble clic en el NOMBRE DE LA TAREA

dentro DE LA HOJA DE TRABAJO
 Clic en la pestaña AVANZADA.
 Seleccione el TIPO DE TAREA, según su criterio

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Microsoft Project
Puntos a tomar en consideración:
Unidades fijas: Una tarea del tipo unidades fijas es una tarea en la cual las
unidades asignadas (o recursos) son un valor fijo y cualquier cambio en la
cantidad de trabajo o en la duración de la tarea no afectan a las unidades
de asignación de la tarea. Se calcula según la fórmula: Trabajo = Duración X
Unidades.
Trabajo fijo: Una tarea del tipo trabajo fijo es una tarea en la que la cantidad
de trabajo es un valor fijo y cualquier cambio en la duración de la tarea o en
el número de unidades de asignación asignadas a esa tarea (o recursos) no
afectan al trabajo de la tarea. Se calcula según la fórmula: T = D x U
Duración fija: Una tarea de duración fija es una tarea en la cual la duración
es un valor fijo y cualquier cambio en el trabajo o en las unidades de
asignación (esto es, recursos) no afectan a la duración de la tarea. Se
calcula según la fórmula: T = D x U. Este es el tipo de tarea predeterminada
por Project.
RECURSOS
Los RECURSOS, en MICROSOFT PROJECT, son el conjunto de PERSONAS,

EQUIPAMIENTO, GASTOS ECONOMICOS Y/O MATERIALES empleados en la
realización de las tareas.

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Microsoft Project
DETALLES DE RECURSOS
Tipos de recursos: materiales y de trabajo (personas y equipos). Los recursos

materiales son aquellos productos que se consumen durante el proyecto:
combustible, clavos, rollos de película, etc.
Etiqueta solo los recursos materiales tienen etiquetas como unidad, docena,
metro, galón, tonelada, etc.
Grupo es una manera de organizar los recursos, por ejemplo se agrupan por
estado, función, tiempo. Ejemplo: turno noche, técnicos, departamento
ventas, asesores, gerentes, etc.
Capacidad máxima: Define el máximo número de unidades de un recurso

disponibles para asignarlas al mismo tiempo en el proyecto. El valor estándar
es 100% es decir 1 unidad. Significa que el recurso está disponible a tiempo
completo, si ingresa un 50% significa que está disponible medido tiempo.
Tasa estándar es un valor por periodo de tiempo. Ejemplo: 2/h, 200/mes, 20/d.
Si no ingresa el periodo asume hora.
Tasa horas extras se usa para valores en horarios no laborables que suelen
tener un recargo. Aunque sea igual a la tasa estándar se la debe ingresar si
van a pagarse horas extras.
Costo/uso de recurso para recursos cuyo costo no es por tiempo, sino por uso.
Por ejemplo, el alquiler de un salón puede tener un costo por hora, pero
además podría tener un costo por limpieza, independiente a las horas

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usadas. La suma de los 3 costos: estándar, extra y por uso forman el costo
variable que sumado al costo fijo de la tarea dan el costo total. Acumular
puede ser comienzo, prorrateo o fin, indica cómo aplicar el costo. Por
ejemplo alquilar un equipo puede requerir un pago adelantado. Los sueldos
son prorrateados es decir conforme se van usando los recursos y algunos
servicios se pagan al final. Esto es útil para flujos de dinero.
SEGUIMIENTO DEL PROYECT
Para hacer el seguimiento con Project se deben hacer 2 pasos:

1. Guardar la información prevista del proyecto (línea base).
2. Escribir la información del progreso (campo duración).
Como opciones para realizar seguimiento de un PROYECTO, se pueden

ejecutar acciones como:
 MOVER PROYECTO
 ACTUALIZAR PROYECTO

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LÍNEA BASE
Permite comparar la información con que se planeó el proyecto y la forma

como se está ejecutando. Al guardar una línea base se guarda una copia de
la siguiente información:
 Costo
 Duración
 Comienzo
 Fin
 Trabajo.
CREAR UNA LINEA BASE
 En la banca de opciones seleccione el menú PROYECTO,

 Clic en el botón ESTABLECER LÍNEA BASE del grupo programación, luego
clic en la opción ESTABLECER LÍNEA BASE.

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Microsoft Project
 En la ventana activa selección la opción: PROYECTO COMPLETO o TAREAS

SELECCIONADAS
 Finalmente clic en el botón ACEPTAR
TAREAS REPETITIVAS O PERIÓDICAS
Las tareas repetitivas son actividades que se desarrollan a intervalos regulares

de tiempo.

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Microsoft Project
3. En el campo NOMBRE TAREA, seleccione una celda

4. Clic en el menú TAREA
5. Del menú desplegable TAREA PERIÓDICA
6. Especifique el nombre de la tarea, la duración y el patrón de repetición,

así como el calendario a utilizarse.
TIPOS DE TAREAS
Posteriormente después de resumir la planificación, es vital determinar la

estructura de la programación del proyecto.

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Microsoft Project
DIVIDIR TAREAS
Project gestiona estas interrupciones de manera distinta a lo que se espera.

Prácticamente no queda registro de las divisiones y no trata esas subdivisiones
como subtareas, sirve únicamente para una representación gráfica, pero no
es operativo. La utilización de ese botón podría servir básicamente para
hacer un esquema gráfico en determinadas situaciones pero sin ser
recomendable cuando se quiere operar con las porciones gráficas de la
barra.

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Microsoft Project
CREAR TABLAS PERSONALIZADAS
En vez de abrir una vista de plantilla, puede establecer una tabla y una vista
predeterminadas con el propósito de visualizar campos requeridos.
7. Clic en el menú VISTA

8. Del menú desplegable TABLAS, más tablas
9. Clic botón NUEVA

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Microsoft Project
10. Escriba el nombre de la NUEVA TABLA
11. Inserte los campos que desee visualizar en su nueva Tabla, clic botón
ACEPTAR
CAMPOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project permite la configuración de campos (columnas)

personalizados para almacenar información específica de la organización.

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Pueden crearse campos de tareas y de recursos, de los siguientes campos:

Costo, Número, Texto y Duración

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Microsoft Project, permite:

Para realizar una adecuada gestión de planificación de proyecto, se

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Es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final,

ALGUNOS CONCEPTOS DE PROJECT

Tareas: son las acciones, pasos o actividades necesarias para completar o

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DEFINICIÓN DE LAS TAREAS DEL PROYECTO

Los pasos requeridos para completar un proyecto recibe el nombre de

La lista de tareas y el tiempo necesario para su realización es el PLAN DEL

La DURACIÓN es el período total de tiempo que es necesario para completar

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comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y

¿CÓMO INGRESAR A PROJECT?

 Utilizando el botón INICIO, ubicado en la barra de tareas que permite

 También puede realizarlo por medio del ICONO de acceso directo de

 Project le da la bienvenida con la siguiente pantalla de presentación:

VISTAS GENERADAS POR MICROSOFT PROJECT

A continuación una breve descripción de cada tipo de vista:

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Calendario: Un calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones.

Diagrama de Gantt: Una lista de tareas e información relacionada y un

Gantt esperado: Un diagrama de Gantt que muestra los resultados de un

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¿CÓMO INGRESAR UNA TAREA O SUBTAREA?

 Clic en la celda correspondiente a la columna NOMBRE DE TAREA

 Escriba el nombre de la TAREA o SUBTAREA

 Presione la tecla ENTER ()

HITOS O PUNTOS DE CONTROL

¿CÓMO BORRAR UNA TAREA O SUBTAREA?

 Seleccione la Tarea que desee eliminar

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 Botón DERECHO DEL MOUSE, elija ELIMINAR UNA TAREA

¿CÓMO INGRESAR UNA DURACIÓN?

 Clic en la celda correspondiente a la columna DURACIÓN, escriba un

 Presione la tecla ENTER ()

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RELACIONES ENTRE TAREAS

Las tareas de los proyectos se realizan en determinado orden. Por lo general

– Tarea 1: Pintar pared - Predecesora de tarea 2

Existen 4 tipos de relaciones de tareas:

– FC: Fin a comienzo (más común)

– CC: Comienzo a comienzo

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– FF: Fin a fin

– CF: Comienzo a fin

TIPO DE RELACIÓN ENTRE DESCRIPCIÓN

 La tarea comienza cuando su

 La tarea comienza cuando su

 La tarea finaliza cuando su predecesora

 La tarea comienza cuando su

 En el Menú VER, elija DIAGRAMA DE GANTT

 En la Tabla de Gantt, SELECCIONE las tareas que desea vincular

Preparado por: Lcda. Iris Soledispa Garófalo

 Haga clic en el botón VINCULAR TAREAS de la Barra de Herramientas o

¿CÓMO INGRESAR LA FECHA DE COMIENZO DE UN PROYECTO?

 En el Menú PROYECTO, elija INFORMACIÓN DEL PROYECTO

Preparado por: Lcda. Iris Soledispa Garófalo

 En FECHA DE COMIENZO, escriba la fecha de comienzo a partir de la que

 Seleccione el tipo de CALENDARIO, con el que guste programar

 Clic botón ACEPTAR