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5 Codifica los fólderes por color. Los fólderes están disponibles en una gran
variedad de colores. Compra un color diferente para cada tipo de proyecto en el
que trabajes. Por ejemplo, todos los archivos financieros pueden ser azules,
mientras que los archivos de diseño pueden ser rosados.
6 Etiqueta los fólderes. Muchos fólderes para ficheros vienen con etiquetas de
plástico. Úsalas para asegurarte de que puedas abrir tu fichero y encontrar
inmediatamente lo que necesitas.
1 Crea una copia de seguridad del sistema antes de que empieces a organizar. La
parte más importante de archivar documentos digitalmente puede ser asegurarte
de que tus archivos no se pierdan si un disco duro deja de funcionar, si alguien
roba la computadora o si se pierde una contraseña.
Mejor aún, crea dos copias de seguridad. Si no tienes papeles, debes tener una
copia de seguridad en el sitio y en otro lugar, en caso de que algo le suceda a tu
oficina o computadora.
Cataloga los documentos archivados para que con el tiempo otras personas y tú
puedan encontrar los archivos que necesiten. Este proceso puede ser tan simple
como nombrar los archivos o carpetas con el nombre del contenido y las fechas
que incluyen los archivos.
Advertencias
Un riesgo es que se dañen los archivos. Por tanto, asegúrate de utilizar un sistema
probado debidamente para hacer una copia de seguridad de tu información.
No tener un sistema listo para archivar los documentos puede generar que se
pierdan los archivos accidentalmente, especialmente si se eliminan por error.
Asigna un nombre al disco y haz clic en “Mostrar opciones de formato”.
Espera a que aparezca una carpeta de disco vacía. Esto significa que el disco está
formateado y listo para copiar archivos.
Abre la carpeta con los documentos que desees archivar y arrastra estos archivos
a la carpeta de disco vacía.
3 Organiza los Expedientes, los mismos deben estar individualizados, ya que cada
uno se refiere a la resolución de un asunto.
Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para
cada obra, para cada sesión de órgano colegiado, para cada petición de traslado
académico, para cada convocatoria de oposiciones, etc.)
En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por trámites en
subcarpetas, que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente
(ejemplo: expediente de obras mayores se pueden agrupar en subcarpetas la
licitación, contrato, etc.)
Los expedientes a su vez forman parte de una serie, pero ¿Qué es una serie?
Serie
Se entiende por serie el conjunto ordenado de documentos y expedientes
generados por una unidad u oficina resultado de una misma gestión, actividad o
procedimiento.
Evite las carpetas de anillas, que obligan a taladrar la documentación. Si usa este
tipo de carpetas introduzca la documentación dentro de dossier de plástico, así
evitará taladrarla.
Coloque las cajas en lugares secos, alejados de polvo, y de focos de calor y luz.