Seminario Taller

“Elaboración,
Administración y Evaluación
de Proyectos”

Vanessa Caballeros
 Objetivo

•Adquirir habilidades y conocimientos

básicos necesarios para poder
administrar proyectos de una forma
estructurada, con la finalidad de
aplicarlos en su actividad diaria.
 Contenido
1. Conceptos básicos de la administración
de proyectos
2. Administración del Alcance del Tiempo
3. Administración del costo
4. Administración de la Calidad y de los
RRHH
5. Evaluación de Proyectos
 1. Conceptos básicos de la
Administración de proyectos
 ¿Qué es la administración de Proyectos?

• Combinación de técnicas de estrategias de

negocios
• Despliegue adecuado de las actividades con el fin
de lograr algo
• Alinear actividades para que cada una haga su
tarea y logre su fin
• Tiempo que asegura la alineación de los esfuerzos
individuales a la intención estratégica de la
1
empresa
 Concepto de Administración de proyecto

• La administración de un proyecto, es la
combinación de técnicas estratégicas de negocios,
con un despliegue y alineación adecuada de las
actividades, para que cada una de estas haga su
tarea; con el fin de lograr algo en un tiempo
determinado, para alcanzar el objetivo estratégico
de la organización.
 Ciclo de Vida de un proyecto

• Las organizaciones y los lideres dividen los proyectos en

fases, mismas que se relacionan entre si. El conjunto de
estas fases se conoce como “Ciclo de Vida del Proyecto”.
 Ciclo de Vida de un proyecto

• Características
• Definición de fases que conectan el inicio de un
proyecto con su fin.
• La Transición de una fase a otra (transferencia
técnica)
• Productos entregables
• Riesgos aceptables
• Estandarización
 Los ciclos de vida del proyecto
generalmente definen:
Qué trabajo técnico se debe realizar en cada
fase.
Cuándo se deben generar los productos
entregables en cada fase y cómo se revisa,
verifica y valida cada producto entregable.
Quién está involucrado en cada fase.
Cómo controlar y aprobar cada fase.
 Ciclo de Vida de un proyecto

L1
• La mayoría de los ciclos de vida de los
proyectos, comparten determinadas
características comunes:
• Las fases son secuenciales
• Están definidas por alguna forma de transferencia
de información técnica o componentes técnicos
• El nivel de costo y de personal es bajo al comienzo,
alcanza su nivel máximo en las fases intermedias y
cae cuando el proyecto se aproxima a su fin.
 Características de las fases del proyecto
• La conclusión y la aprobación de uno o más productos
entregables
• Un producto entregable, es un producto de trabajo
que se puede medir y verificar, por ej.
• Una especificación,
• Un informe del estudio de viabilidad
• Un documento diseñado detallado
• Un prototipo de trabajo
• Las fases se pueden sub • Las fases normalmente
dividir en sub fases, en toman el nombre de estos
relación del tamaño, productos entregables de
complejidad, nivel de las sub fases, por ej.
riesgo y restricciones del • Requisitos
flujo de caja
• Diseño
• Cada sub fase se relaciona
con uno o más productos • Construcción
entregables específicos • Prueba
para el seguimiento y
control
• Concluye con una revisión del trabajo logrado y los
productos entregables
• La dirección lleva a cabo una revisión para tomar una
decisión, para poder comenzar con las actividades de
la siguiente fase sin cerrar la fase actual
• Se puede cerrar una fase sin la decisión de iniciar
alguna otra fase. Por ej.
• El proyecto está completo o se considera que el riesgo es
demasiado alto para permitir la continuidad del proyecto
Secuencia típica de las fases en un ciclo de vida
Fases de Un Proyecto
 Grupos de proceso y áreas de conocimiento
• Áreas de Conocimiento
Definición del proyecto y las áreas involucradas desde
Integración el plan de administración, la ejecución al cierre

Administración, definición de productos y actividades

Alcance y su seguimiento

Costos Presupuesto y su control

Planeación de recursos, desarrollo y administración de

Recursos equipos del proyecto
 Definición de actividades interrelacionadas y
Tiempo cronogramas

Calidad Planeación, aseguramiento y control de la calidad

Definición de la distribución de información del

Comunicaciones proyecto

Riesgos Planes y administración

Planeación de adquisiciones, contrataciones, mapeo

Suministros de proveedores
• Grupos de Proceso
• Director del proyecto
• Cliente / usuario
• Organización ejecutante
• Miembros del equipo del proyecto
• Equipo de dirección del proyecto
• Patrocinador
• Influentes
 Influencia de los interesados a lo largo del tiempo

• El poder que tiene los interesados en el proyecto para influir en las características
finales del producto del proyecto y en el costo final del proyecto, es más alto al
comienzo y decrece gradualmente a media que avanza el proyecto
 Organización para el proyecto (Estructuras)

Por proyectos Matricial Funcional

• El personal reporta • Reporta al líder del • Varios responsables

directamente al proyecto y al mando • Superior identificado
mando superior funcional • Actúan por
• Control total sobre el • Líder de proyecto de especialidad
presupuesto, tiempo completo • Enfoque
recursos materiales • Autoridad y toma de fragmentado
• El mando superior decisiones
tiene responsabilidad compartida
administrativa sobre
el personal
• Puede disponerse de
un pool de recursos
2. Administración del Alcance y
del Tiempo
Origen del proyecto
Etapas de la Administración de Proyectos
 Técnicas y herramientas
• Mecanismos de selección de
proyecto
• Definición del proyecto
INICIO

• Carta del proyecto

• Alcance del proyecto
 Carta del Proyecto
•Formaliza el inicio del proyecto
•Permite identificar el proyecto por parte de los
involucrados
•Proporciona información general

¿Qué? ¿Por qué?

¿Quién? ¿Para qué?
¿Cómo? ¿Cuándo?
2
Técnicas y Herramientas

• Estructura de Descomposición del

Trabajo

PLANEACIÓN • Tabla de precedencias

• Ruta critica
• Matriz de roles

• Plan del proyecto

 Procesos de planeación

•Plan de Administración de Proyecto

•Alcance, definición y plan de administración

•Estructura de Descomposición del Trabajo

•Definición de actividades, de hitos o milestones

•Secuencia de actividades

–Diagramas de red, lista de actividades

3
 Procesos de Planeación
• Estimación de recursos

• Estimación de la duración de actividades

• Desarrollo del cronograma

• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto

• Planeación de:

4 – Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

 Definición de HITOS
• es una tarea de duración cero que simboliza el haber
conseguido un logro importante en el proyecto.

• Los hitos son una forma de conocer el avance del

proyecto sin estar familiarizado con el proyecto y
constituyen un trabajo de duración cero porque
simbolizan un logro, un punto, un momento en el
proyecto.
L2
 Planeación de administración del Proyecto
• Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para
evaluar el avance y cumplimiento del programa

• Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como:

– Definición del alcance
– Organización del Proyecto
– Mecanismos y programas de comunicación
– Programa de Proyecto

– Estimados de costos
– Procesos de administración de riesgos
– Procedimientos de control de cambios
 Estructura de Descomposición del Trabajo
EDT

¡ En partecitas !

Suficientemente pequeñas
que quepan en el plato y lo
suficientemente grandes que
no indigesten.

¿Cómo se come un elefante?

¿Qué es?
• Representación de la jerarquía del proyecto
• Identifica todo el trabajo a realizar
• Es un producto de la definición de alcance

Características
• Organiza y define el alcance total del proyecto
• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento
• Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para
• Estimación de costos
• Distribución de roles y funciones
• Planes técnicos
• Lista de productos a entregar
• Informes sobre el avance y análisis de problemas
 Elaboración
1. Identificar los productos entregables y el trabajo
relacionado
2.Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en

componentes detallados de nivel inferior
4.Desarrollar y asignar códigos de identificación a los
componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es
necesario y suficiente
•Organización de unidades medibles de trabajo requeridos
para desarrollar productos

Componentes mas
importantes
Productos de trabajo
terminados
Tareas que entregan un
producto
 Tabla de precedencias

• Contiene todas las actividades del proyecto identificadas

en la EDT, en el orden en el que se ejecutarán.

• Incluye los siguientes elementos:

• Clave de la • Duración
actividad
• Actividades
precedentes
• Actividad • Responsable
Tipos de precedencias
5
 3
1 2
2
2
1 2 1
2
2
3 4 5
3 4 5 1
1
4
6 7 6 7

Diagrama de Gantt Red / Ruta crítica

1 2

Hitos 3 4 5
(milestones)
6 7
Gráfica de Gantt

1. Programar las actividades del 2. Permite registrar avances

Proyecto considerando tiempo y de acuerdo con lo
responsables. planeado.
 Diagrama de Red (Ruta Crítica
• Determina la duración total del proyecto

• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea

• Muestra interdependencia de tareas

• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto

• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo

• Permite evaluar avances o desempeño

 Holgura
• Es el período de tiempo que una tarea puede
retrasarse sin retrasar al proyecto

• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.

• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan,

ocasionan retrasos al proyecto
La holgura se calcula por alguna de las
siguientes fórmulas:

Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)

o bien,
Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)

• Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el

diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada
tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin
del proyecto hacia el inicio.
6
3. Administración del Costo
 Estimación de Costos

•Costos Fijos
• Son aquellos que no dependen del volumen de
producción

•Costos Variables
• Son aquellos que dependen del volumen de
producción

7
 Costeo del Proyecto

Costos variables
Clave Cantidad de
Actividad Actividad Hrs. Cantidad RH Valor Hrs Total
Honorarios:

Gastos de operación:
viáticos
Alquiler de equipo
alquiler de instalaciones
materiales

Costos fíjos

Total de Costos
Técnicas y herramientas
• Sistema de autorización de trabajo
• Sistema de información
• Reportes de avance

EJECUCIÓN
• Resultados del trabajo
• Cambios requeridos
• Mejora de calidad
• Mejoras en la ejecución
• Informes de proyecto
 Procesos de Ejecución
• Dirección del proyecto
– Productos de avance
– Acciones implantadas

• Aseguramiento de calidad
– Cambios
– Acciones correctivas

• Formación y desarrollo de equipo de trabajo

• Distribución de información
• Manejo de proveedores
Comunicaciones en el Proyecto

Procesos para contar con la información del proyecto en

tiempo y forma.

• Planificar las comunicaciones

• Generar información
• Distribuir la información
• Informar los avances
• Satisfacer a los interesados
Reportes de avance

Las metas intermedias son resultados parciales que se

van logrando a lo largo del proyecto.

Las metas intermedias:

• Describen un resultado técnico o un evento

• Se programan en fechas determinadas

• Su duración es cero
Características:

• Tangibles

• Medibles

• Entregables

• Se deben establecer claramente

 Ventajas:

• Más fácil de interpretar

• Se puede utilizar para reportes del proyecto, como

programa de entregas o avances
• Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona
flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza
• Se pueden generar indicadores que proporcionen
información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos,
Cambios, Riesgos, entre otros)
Técnicas y herramientas • Análisis de valor ganado
• Distribución de
información
• Sistemas de control de
cambio
• Control de riesgos

CONTROL
• Actualizaciones del plan
• Acciones correctivas
• Lecciones aprendidas
• Aceptación del trabajo
• Ordenes de cambio
• Ajustes a línea base
Procesos de control

• Supervisión y control
• Control de cambios
• Verificación y control de
alcance
• Control del cronograma
 Procesos de control

• Control de costos
• Control de calidad
• Seguimiento de desempeño
del equipo
• Informes de resultados
• Comunicación con
interesados
 Control de Costos y Gastos del Proyecto

Codigo de
Nombre de Actividad Costo Estimado Costo Ejecutado Ahorro Exceso Responsable Observaciones
Actividad

8
Análisis de valor ganado

Permite evaluar el desempeño

del proyecto, considerando
medidas de tiempo y costo.

– Valor planeado

– Valor ganado
Valor ganado del proyecto
4. Administración de la
Calidad y de los RRHH
Análisis de calidad
• Costo de conformidad y no conformidad
• Análisis costo / beneficio
• Control de calidad - herramientas
estadísticas
Administración de cambios
• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

• Recopilar, medir y difundir la información sobre el

avance, riesgos y resultados preliminares del
Proyecto

Con el objeto de:

– Comparar y evaluar el avance real del
Proyecto
– Dar seguimiento y supervisión de riesgos
– Documentar la situación actual del Proyecto
Análisis y contención de riesgos

Recomendaciones prácticas:
• Prevea riesgos, no catástrofes
• Aplique su sensibilidad, visión
• Realice el análisis en grupo y en forma ágil

• Analice los riesgos más importante

• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto
antes de actividades o eventos críticos
Planeación del recurso humano
• La Gestión del RH del proyecto,
incluye los procesos que organizan
y gestionan al equipo del proyecto

• El equipo de proyecto está

compuesto por la gente que tiene
asignados roles y
responsabilidades para completar
el proyecto
Planificación de los
RRHH:

Identificar y documentar los

roles, responsabilidades, y
relaciones de reporte del
proyecto, así como crear el
Plan de Gestión de Personal.
Ejecución

Adquirir el Equipo
de Proyecto :

Obtener los recursos

humanos necesarios
para completar el
proyecto.
Ejecución

Desarrollar el Equipo de
Proyecto

Mejorar las competencias y la

interacción de los miembros del
equipo para mejorar la
perfomance del proyecto.
Control

Gestionar el Equipo de Proyecto

Realizar seguimiento al
rendimiento de los miembros de
equipo, proporcionar
retroalimentación, resolver temas
pendientes, y coordinar cambios
para mejorar el rendimiento.
 Determina roles, responsabilidades, relaciones
de reporte, y crea el Plan de Gestión de
Personal.

Herramientas y técnicas:

Organigramas y descripciones de puestos.

Creación de conexiones (networking).
Teoría de la organización.
 Herramientas y Técnicas: Organigramas y
Descripciones de Puestos
 Existen varias formas de documentar roles
y responsabilidades, la mayoría cae dentro
de los tipos jerárquicos, matriciales y texto.

 Algunas otras asignaciones se especifican

en otros planes subsidiarios de proyecto.
 Organigrama de tipo Organigrama de responsabilidades Formato orientado al
jerárquico basado en una matriz texto

9
• Cualesquiera combinación de
métodos que se utilice, el objetivo
final es asegurar que cada paquete
de trabajo tiene un propietario
definido y que todo el equipo tiene
una clara comprensión de sus roles
y responsabilidades
• Salidas:
–Roles y responsabilidades.
–Organigramas del proyecto.
–Plan de gestión del personal.
Técnicas y herramientas

• Auditorias de procura
• Informes y reportes de
ejecución

CIERRE

Reporte final
Cierre del Proyecto
1.Cierre administrativo
– Reporte final
• Presupuesto
• Programa
• Evidencias
• Lecciones aprendidas
• Reporte de control de cambios

– Archivos
– Plan de transición
Cierre del Proyecto
2.Cierre del contrato
– Archivos de contrato
– Manuales, planos
– Bitácoras
– Comunicados
– Lecciones aprendidas

3.Producto, servicio o resultado final

5. Evaluación de Proyectos
 LA EVALUACION ES:

Una manera de Una forma de

verificar la medir el
racionalidad en la cumplimiento
acción para el de objetivos y
logro de metas y de la
determinadas capacidad para
metas y objetivos alcanzarlos
 EVALUACION
Herramienta para:
Fortalecer los Evaluación
procesos de
planeación EX-ANTE

Hacer más efectiva Evaluación de

la ejecución de las
acciones planeadas SEGUIMIENTO

Producir un Evaluación
adecuado sistema de
retroalimentación EX-POST
L3
 RECURSOS
COMPROMETIDOS

BENEFICIOS GENERADOS:
PROBLEMA RESUELTO
NECESIDADES SATISAFECHAS
La evaluación del proyecto permite
tomar una serie de recursos
escasos, entre ellos el factor
humano y el tiempo, y con un
proceso lógico lograr:

Identificar Organizar
recursos recursos

ASIGNARLOS EN FORMA
OPTIMA
 EVALUACION EXANTE

INDICADORES

Alternativa 1 Comparación Alternativa “n”

DECISION
 Legal
EVALUACION Técnica
Económica
Financiera
Institucional
Ambiental
TOMA DE Cultural
DECISION
Otros
Lecturas Recomendadas
• PMI Standard
A guide to the project management body of knowledge

• Chamoun, Yamal
Administración Profesional de Proyectos

• Microsoft Project Paso a Paso

• Kerzner, Harold PhD

Project Management

• GIDO, Clements
Administración exitosa de proyectos

• DAVIDSON, Jeff
La gestión de proyectos

• WEISS, Joseph
Administración de proyectos en cinco pasos
Links de presentaciones de apoyo.

• Administración de Proyectos 2

• Ciclo de vida del Proyecto

• Administración de Proyectos
Muchas Gracias