EFECTOS POR COBRAR

CONCEPTO
Estas también son cuentas por cobrar que pueden haberse generado del producto de ventas
a crédito o no. A diferencia de las Cuentas por Cobrar Comerciales, estos derechos están
basados o soportados por los documentos Letras de Cambios o el Pagaré. Se generan de las
operaciones normales de ventas o de otros casos como anticipos importantes entregados a
proveedores que se soportan con los documentos antes mencionados como un mecanismo
mayor de control de esos derechos exigibles.

PRESENTACION
Los Efectos por Cobrar su ubican en el balance en la sección de Activos Corrientes
Exigibles, después del efectivo, igual que las Cuentas por Cobrar. Las partidas de valuación
(Efectos Descontados, Efectos en Litigio o Enviados al Abogado), o que disminuyan el
valor global, se registran justo después de ellos para reflejar el monto neto de la partida.
Anteriormente, Los efectos Descontados se reflejaban en la sección del pasivo del balance
general.

VALORACION
Se valoran a los montos en que fueron acordados los giros, letras y pagarés. Aquellos casos
de transacciones en moneda extranjera, las variaciones de valor de las mismas deberán
actualizar el monto registrado en contabilidad y llevarse al resultado del ejercicio en que
sea detectada dicha variación. Los beneficios o costes derivados de la gestión de cobranzas
de estos documentos, afectara el período en que hayan sido devengados.

CONTROL INTERNO
Así como para las cuentas por cobrar, para los efectos, el control interno juega un papel
muy importante en el manejo efectivo de este rubro. Algunas medidas que se toman en
cuenta son similares al control de los otros exigibles:

  Creación, aplicación y análisis de Normas de Procedimientos para el área y

proceso,
  Delegación de Funciones:
o o Vendedores,
o o Cobradores,
o o Analistas Contables (Registros),
o o Tesorería,
o o Aprobaciones.
  Análisis de Saldos Continuo,
  Gestión de Cobranza Activa,
  Custodia segura de las Letras y/o Pagarés.

GESTION DE DOCUMENTOS
Soportar estos derechos en documentos como letras o pagares constituye una mayor
garantía legal de cobro. Pero no siempre la gestión de cobranzas de los efectos por cobrar
se desarrolla de manera armoniosa y tranquila. Para esos casos en que se generan
dificultades para el cobro de tales documentos y la empresa requiera disponer de estas
deudas, existe la posibilidad de ir a una agencia bancaria quien podrá realizar la gestión de
cobro del giro por la empresa (en casos de no contar con los recursos suficientes y
necesarios) y puede hacer la misma gestión pero adelantando a la organización el monto del
 pagare o letra, previa deducción de gastos administrativos y financieros propios de los
bancos. Las operaciones bancarias que puede realizar una empresa con Letras de Cambio,
Giros o Pagarés son:
 Giros descontados por el banco: Ocurre cuando se descuenta en una entidad financiera,
documentos por cobrar, propiedad de la empresa y se recibe dinero en el momento que se
realiza la operación. El banco anticipa a la empresa el monto del documento deduciendo
sus comisiones bancarias y gastos administrativos mientras realiza la gestión de cobranza
del mismo. La empresa registra ese giro como un efecto descontado, cuenta de valoración
del activo que disminuye su valor. Luego, el banco informa a la empresa que el giro ha sido
cobrado y esta elimina tanto el efecto por cobrar como el descontado. En caso de ser
infructuosa la gestión del banco, la organización debe reintegrarle a este la cantidad
anticipada por el banco así como los intereses de mora que pudieron haberse generado en el
camino. En este caso, solo se reversa el efecto descontado, ya que el documento sigue
estando pendiente de cobro.
 Efectos enviados al cobro: Ocurre cuando se entregan a una entidad financiera documentos
por cobrar propiedad de la empresa y no se recibe dinero al momento de la operación. El
dinero se recibe cuando el cliente cancela al banco. En la contabilidad se hace el registro
pero se utilizan cuentas de orden. Estas cuentas se reflejan en el balance al final de los
activos y pasivos de la empresa mientras que el banco realiza la gestión de cobro. Una vez
cobrado el efecto, se reversa el asiento anterior, se hace la entrada a bancos, se cancela el
efecto por cobrar generándose una diferencia que obedece a los gastos administrativos y
comisiones cobradas por el banco. Esta diferencia se registra en el período en que fue
realizada. En caso de cobro infructuoso, se reversa el asiento de cuentas de orden, de igual
manera, y se registran los gastos bancarios en el período en que se hayan realizado.

Los asientos contables de estas operaciones con letras, giros y pagaré con intermediación
bancarias son:
Giros enviados al cobro
1.- REGISTROS CONTABLES CUANDO LOS GIROS SON ENVIADOS AL
COBRO:
Cuando los Giros son Enviados al Cobro se utiliza Cuentas de Orden, la Empresa hace el
siguiente asiento:
--------X--------
00-00 Efectos Enviados al Cobro XXXX
Efectos Enviados al Cobro Per Contra XXXX
--------X--------
2.- REGISTROS CONTABLES CUANDO LA ENTIDAD BANCARIA COBRA:
Se emite una NOTA DE CRÉDITO, abonando en Cuenta el neto, una vez descontado unos
intereses o comisión. La Empresa hace el siguiente asiento:
--------X--------
00-00 Banco (N/C) XXXX
Gastos de Interés XXXX
Comisiones Bancaria XXXX
Efectos Enviados al Cobro Per Contra XXXX
Efectos a Cobrar XXXX
Efectos Enviados al Cobro XXXX
--------X--------
3.- REGISTROS CONTABLES CUANDO SE DEVUELVEN LOS GIROS POR
INCOBRABLES:
La Entidad Bancaria emite una NOTA DE DÉBITO y la Empresa hace el siguiente asiento:
--------X--------
00-00 Gastos Administrativos XXXX
Efectos Enviados al Cobro Per Contra XXXX
Banco (N/D) XXXX
Efectos Enviados al Cobro XXXX
 --------X--------
Giros enviados al descuento
1.- ASIENTOS CONTABLES CUANDO LOS GIROS SON ENVIADOS AL
DESCUENTO:
La Entidad Bancaria emite NOTA DE CRÉDITO, abonando el neto, una vez descontado
menos (-) intereses. La Empresa hace el siguiente asiento:
--------X--------
00-00 Banco (N/C) XXXX
Gastos de Interés XXXX
Comisiones Bancarias XXXX
Efectos Descontado XXXX

--------X--------
2.- ASIENTOS CONTABLES CUANDO EL BANCO COBRA ENVÍA UNA NOTA DE
AVISO:
La Empresa hace el siguiente asiento:
--------X--------
00-00 Efectos Descontados XXXX
Efectos por Cobrar XXXX
--------X--------
3.- ASIENTOS CONTABLES CUANDO SE DEVUELVEN LOS GIROS POR
INCOBRABLES:
La Entidad Bancaria emite una NOTA DE DÉBITO y cobra Intereses. La Empresa hace el siguiente
asiento:
--------X--------
00-00 Efectos Descontados XXXX
Gastos Administrativos XXXX
Banco (N/D) XXXX
--------X--------

Si realizar la gestión con la entidad bancaria no funciona, también existe la posibilidad de

llevar dichos efectos por cobrar a litigio o juicio. Estos documentos son enviados a los
abogados de la empresa quienes se encargarán de las acciones judiciales. Del litigio de
estos documentos puede resultar el cobro de los mismos a un monto mayor al documento
(generando una utilidad en Efecto en Litigios) o, por el contrario, cobrarse a un monto
menor (ocasionando una perdida en cobro de Efectos en Litigio). También puede suceder
que el giro sea renovado. De acá se generan una intereses por el vencimiento de los
documentos que constituirán junto con el valor original de los documentos a renovar, el
monto del nuevo giro, letra o pagaré. Estos intereses ganados se registran una vez acordado
y firmados los nuevos giros. En Contabilidad se realizan los siguientes registros en libros
según el caso:

Giros enviados al abogado

1.- ASIENTOS CONTABLES CUANDO LOS GIROS SON ENVIADOS AL ABOGADO:
Litigio para que el Abogado se encargue de la Cobranza (Se utiliza Cuenta de Orden).
--------X--------
00-00 Efectos a Cobrar en Litigio XXXX
Efectos a Cobrar en Litigio Per Contra XXXX
--------X--------
2.- ASIENTOS CONTABLES CUANDO EL ABOGADO COBRA POR ENCIMA DEL VALOR
NOMINAL:
--------X--------
00-00 Banco (Lo Recibido) XXXX
Efectos a Cobrar en Litigio PC XXXX
Ganancia en Litigio XXXX
Efectos Por Cobrar XXXX
Efectos Enviados al Cobro XXXX
--------X--------
3.- ASIENTOS CONTABLES CUANDO EL ABOGADO COBRA POR DEBAJO DEL VALOR
NOMINAL:
--------X--------
00-00 Banco (Lo Recibido) XXXX
Efectos a Cobrar en Litigio PC XXXX
Pérdida en Litigio XXXX
Efectos Por Cobrar XXXX
Efectos Enviados al Cobro XXXX
--------X--------
4.- ASIENTOS CONTABLES POR RENOVACIÓN DE GIROS:
--------X--------
00-00 Efectos Por Cobrar (LE) XXXX
Intereses Ganados XXXX
Efectos por Cobrar (LS) XXXX
--------X--------
Leyenda:
LE= Letra Entrada
LS= Letra Salida
"Entrada porque es mayor, por los intereses que se venció".
Se consideran cuentas de igual denominación:
-GASTOS ADMINISTRATIVOS
-COMISIÓN BANCARIA
-GASTOS POR INTERESES

CONCLUSIONES
Los efectos por cobrar, al estar amparados en documentos como letras de cambio o pagarés,
ofrecen una mayor garantía de cobro con un mecanismo legal más robusto que el de una
simple factura (Cuentas por Cobrar Comerciales). Esto también sucede porque,
posiblemente, los riesgos que representan esos deudores son tan importantes que la empresa
se vio en la necesidad de soportar esos derechos con los diversos documentos ya
mencionados anteriormente.
Las ventajas de estas cuentas es que están amparadas en mecanismos legales que pueden
influir en el cobro de las deudas, para no llevar la disputa a tribunales o ya sea en el litigio
mismo. Además de que la empresa cuenta con la oportunidad de que cualquier entidad
bancaria pueda interceder como cobrador de estos derechos amén de cancelar las
respectivas comisiones bancarias y otros gastos de la gestión de cobranza del banco. Este
mecanismo genera más de una opción para el cobro de las deudas de los clientes.
El aspecto negativo es que, posiblemente, se llegó a este punto de negociación debido a que
el cliente mostraba poca disposición para el pago de las facturas por las maneras cotidianas,
lo cual puede deberse a fallas en la gestión de cobranzas así como en la gestión de
aprobación de ventas a créditos de la empresa. También puede deberse a anticipos
importantes entregados a nuevos proveedores de lo cal se debe dejar una garantía de la
ejecución del proyecto para dar seguridad de que el efectivo (pago en cheque o
transferencia) entregado no vaya a perderse por causa de un servicio o mercancía pagados
pero no recibidos.
Sea cual sea la razón de realizar una letra de cambio o un pagaré para soportar un derecho
de la empresa sobre un deudor, la empresa debe asegurarse de llevar a cabo todas las
medidas de control interno de partidas por cobrar así como los registros contables
necesarios de manera oportuna y veraz garantizando así, la posible consecución del
objetivo principal; que es el cobro de la deuda y la inyección de efectivo al proceso
productivo y también para reflejar perfectamente la realidad económica de la empresa al
momento de presentar la información (estados financieros).