Influencias de la organización en la dirección de proyectos

Cada organización tiene su propia cultura laboral, sus propias políticas y normas
que son proyectadas a través de los colaboradores y que sin lugar a dudas van
a influenciar en el modo en cómo nosotros ejecutaremos un proyecto. El director
de proyecto debe estar sensibilizado con este factor ya que puede ser
determinante al momento de la dirección de un proyecto.

Basándonos en el PMBOK la cultura, estilo y estructura de la organización

influyen en la forma en la que los proyectos son ejecutados. El grado de madurez
de la dirección de proyectos de una organización, así como sus sistemas de
dirección de proyectos, también puede influenciar en el proyecto.

Cuando en el proyecto participan entidades externas, como resultado de una

unión temporal de empresas o de un convenio para un proyecto determinado, el
proyecto recibirá la influencia de más de una empresa.

A continuación se describen características y estructuras de la organización

dentro de una empresa, capaces de influenciar el proyecto.

Culturas y estilos de organización. Se conocen habitualmente como normas

culturales. Las normas incluyen un conocimiento común sobre qué enfoque
abordar para la realización del proyecto, que medios se consideran aceptables
para este fin y quién tiene influencia para facilitarlo. Muchas organizaciones han
desarrollado culturas únicas que se manifiestan de diferentes maneras, entre las
que se incluyen: visiones, valores, normas, creencias, políticas etc.

Estructura de la organización. Es un factor ambiental de la empresa que puede

afectar la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos.
Las estructuras abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura
orientada a proyectos.

La organización funcional clásica

Es una jerarquía donde cada empleado tiene un superior claramente definido.

Activos de los procesos de la organización. Estos activos de proceso abarcan
planes, políticas, procedimientos y lineamientos, ya sean formales o informales.
Los activos de proceso también abarcan las bases de conocimiento de la
organización, como las lecciones aprendidas y la información histórica.

Tomar en cuenta estos factores al momento de estar dirigiendo un proyecto sin

duda nos ayudará a alinearnos con las normas empresariales de nuestro cliente.

La estructura orientada a proyectos

En el caso de la estructura orientada a proyectos, la organización cuenta con
un equipo dedicado a tiempo completo y un director de proyecto que se sitúa al
máximo nivel dentro de la organización.

Habitualmente se estructuran también en unidades departamentales; sin

embargo todos ellos deben reportar directamente al director de proyecto. Como
se puede ver, se trata de una estructura organizativa muy sencilla y con ciertas
limitaciones, como la dificultad de transferir conocimientos a través de proyectos.

Cuando se adopta, es fundamental contar con algoritmos funcionales que

permitan dinamizar las negociaciones entre los proyectos, toda vez que estos
competirán habitualmente por determinados recursos financieros y de personal
no asignado de forma permanente al proyecto. Un algoritmo funcional de este
tipo son las tácticas de priorización de proyectos por escenarios.

La estructura matricial

La estructura matricial es muy habitual en algunas empresas de servicios y en

organizaciones que crecen con rapidez. Mezcla características de
organizaciones funcionales y orientadas a proyectos. Se pueden distinguir tres
tipos:

La organización matricial combina dos ejes: el funcional (vertical) y el de

proyectos (horizontales)
Estructura matricial débil: es muy similar a una organización funcional, siendo
el papel del director de proyecto más bien de coordinador o facilitador, es decir,
hace las veces de ayudante y coordinador, por lo que no puede tomar decisiones
de forma personal, pero tiene interlocución con todas las áreas funcionales
involucradas en el proyecto.

Estructura matricial equilibrada: cuenta con un director de proyecto que tiene

una mayor autonomía que en la estructura matricial débil, pero no le confiere
autoridad plena sobre el proyecto, especialmente sobre su financiamiento.

Estructura matricial fuerte: coincide en muchas características con la

organización orientada a proyectos, ya que tienen un director de proyecto y
un equipo administrativo dedicados a tiempo completo, sin que por ello se
modifique la estructura funcional. El director de proyecto posee autoridad plena
sobre el mismo y actúa al mismo nivel que los responsables de las áreas
funcionales.

Se debe evitar prejuzgar cuál de estas estructuras organizacionales es la más

adecuada. Es plausible que la gestión de proyectos tenga mayor relevancia en
una organización orientada a proyectos. Sin embargo, serán la naturaleza de la
actividad que realiza la organización, sus objetivos, su historia y su cultura las
que decidan si es más adecuada una estructura organizativa u otra. Como
gestores de proyecto debemos ser capaces de reconocer estas estructuras,
saber cuál va a ser la situación del proyecto en cada caso y adaptarnos a esas
circunstancias.

Taller
En equipos de trabajo, hacer en un documento aplicando normas APA,
responder las siguientes preguntas
1: Que es una estructura organizacional clásica
2. ¿Cuáles son las ventajas y las desventajas de la estructura organizacional
clásica
3. ¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto? Y cuál es el ciclo de vida de un
proyecto de software, mencione sus fases y tareas
4. en que consiste la estructura Matricial, ¿Cuáles son las ventajas y cuáles son
las desventaja?
5: Explique en qué consiste la estructura orientada a proyectos y diga cuál es
su importancia