Valoración documental y disposición final de los documentos *

Disposición final
Ciclo vital
**
Tipo documental
No. Valoración Hasta 3
(Papel) 1 año 20 años o más
años E CT
(Gestión) (Histórico)
(Central)
1 Documento donde se consignan
los temas tratados en una
Acta reunión, sus conclusiones, y X X X
compromisos asignados o
adquiridos.

2 Orden escrita para el

cumplimiento de tareas
específicas, destinatario (s)
Memorando responsable (s), plazo de X X X
cumplimiento (inmediato o de
corto plazo).
3 Instrucciones específicas,
Instructivo resultantes de situaciones X X X X
emergentes y/o asuntos
 Disposición final
Ciclo vital
**
Tipo documental
No. Valoración Hasta 3
(Papel) 1 año 20 años o más
años E CT
(Gestión) (Histórico)
(Central)
concretos, para cumplimiento
general, (con carácter
permanente)
4 Documento asignando misiones
particulares e instrucciones de
coordinación a funcionarios o
Directiva Transitoria dependencias del Instituto, para X X X
que se un evento o
servicio, (con carácter
temporal).
5 Documento asignando misiones
particulares e instrucciones de
coordinación a funcionarios o
dependencias del Instituto, para
que se atiendan y cumplan
Directiva Permanente X X X X
políticas institucionales o que
desglosan mandatos
constitucionales, providencias
judiciales o reglamentarias.

6 Documento del orden

institucional, que desde la alta
dirección establece doctrina,
Resolución X X
estructura institucional,
funciones o responsabilidades
funcionales.
 Disposición final
Ciclo vital
**
Tipo documental
No. Valoración Hasta 3
(Papel) 1 año 20 años o más
años E CT
(Gestión) (Histórico)
(Central)

* Todos estos documentos adquieren carácter legal por corresponder a disposiciones administrativas de entidades
públicas.
** E = Eliminación. CT = Conservación total

Aprendiz ENRIQUE IVÁN CASTRO LESMES

Buenos días, bendiciones, acá les dejo mis 6 ejemplos de tipos documentales, valoración documental y su disposicion final:

TIPOS DOCUMENTALES VALORACION DOCUMENTAL DISPOSICION FINAL

CHEQUE Orden de pago pura y simple liberada 5 años después de elaborado el

Contra un banco en el cual el librador tiene documento
Fondos depositados a su orden en cuenta
Corriente bancaria o autorización para
Girar en descubierto.

SOLICITUD DE Formato donde se relaciona los días solicitados 3 años después de elaborado
VACACIONES otorgados al empleado después de cumplir un el documento
Año dentro de la compañía para el goce de los
Días por ley.

MEMORANDOS Información emitida ya sea por un área para dar 2 años después de retirado de las
Recomendaciones, instrucciones o en su defecto carteleras, si es por medio de correo
Disposiciones. Electrónico se deberá imprimir
y archivar

REGISTRO DE PERSONAL Planilla que se lleva a cabo para mirar el tipo 3 años después de elaborado
el de población con la que cuenta la empresa documento

ELEMENTOS DE PROTECCION Formato de SST, donde se le informa al empleado 20 años después de retirado el
PERSONAL (EPP) el elemento a entregar de acuerdo al próximo riesgo empleado, se archiva en su hoja
De vida y se guarda por ese lapso de
Tiempo para evitar demandas.

NOTA DE PEDIDO O Es un documento mediante el cual una persona o 5 años después de elaborado el
COMPRA empresa formula un pedido de compra a un comerciante documento.
 TIPOS VALORACIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL
DOCUMENTALES
OBLIGACIONES Se conservarán por el tiempo que
HIPOTECARIAS dure el
compromiso que respaldan.
Estos documentos son de carácter contable, legal y Previniendo y sin poner en riesgo o
jurídico. Establecida la obligación Se conservarán. peligro en el Archivo Central.
Ya que las obligaciones deben ser registradas en la
escritura y en el Certificado de Libertad. Después de este tiempo se pueden
eliminar.

ACTAS DE COMITÉ DE Son documentos que reflejan decisiones Conservación total. Al

GERENCIA de carácter administrativo, legal y fiscal. Forman cumplir su tiempo de retención se
parte de la remembranza microfilman para consulta y
Institucional. Conservación del srcinal.

INFORMES A ENTES DE Estos documentos reflejan el seguimiento y la Valor histórico. Se

CONTROL evaluación de la conservarán como parte de la
gestión de la Entidad por parte de los organismos de memoriainstitucional.
control. Son
considerados de carácter misional

ACTAS DE JUNTA Son documentos que reflejan Conservación total. Al cumplir su

DIRECTIVA decisiones de carácter administrativo, tiempo de retención se microfilman
legal y fiscal. Forman para consulta y conservación del
parte de la memoria institucional srcinal

CONVENIOS Documentos que manifiestan los contratos Su disposición es de 20

realizados por la entidad años. Cumplido el tiempo de
en ejercicio de sus funciones. Poseen valor legal, retención se pueden eliminar.
fiscal, contable y administrativo.
LICITACIONES Documentos que reflejan los contratos realizados por Mandato es de 20 años.
la entidad en ejercicio de sus funciones. Poseen valor Cumplido el tiempo de retención se
legal, fiscal, contable y administrativo. pueden eliminar.
 TIPO CLASE CARACTERÍSTICA DISPOSICIÓN CICLO DE VIDA
FINAL
Derecho de Textual, Documento privado Información de Archivo en
petición escrita forma emitido por una interés para la gestión 2 años,
física. persona natural o persona quien lo archivo central 3
empresa ante una solicita(persona o año, archivo
entidad privada o empresa) histórico
pública. Valor legal, (conserva o
fiscal y elimina)
administrativo
Plano de Grafico Documento público Es de estricto Archivo en
construcción utilizado por los cumplimiento, en el gestión 2años,
constructores para cual se detallan las archivo central 3
construir exactamente especificaciones del años, archivo
la futura obra de bien aprobado a histórico
acuerdo a lo aprobado construir. (conservación
por el POT. Valor definitiva)
legal, fiscal y
administrativo
Planilla de pago Textual- forma Documento público Información de Archivo en
EPS escrita utilizado en las interés para el gestión 2años,
o medios entidades y/o sector salud (EPS) y archivo central 3
magnéticos persona natural régimen pensional años, archivo
para el pago de un permiten registrar, histórico
servicio prestado clasificar, liquidar la (conservación
en salud. Valor prestación de servicios definitiva )
legal, fiscal, de salud y pensión que Soporte para la
administrativo y con lleva a la atención prestación de la
contable de un usuario salud y pensión
(Afiliación a salud y
pensión).
Resolución Textual Acto administrativo Dirigida a todos los Archivo en
de forma de carácter público miembros de la gestión 2 años,
escrita expedido en las entidad son tiene archivo en
o medios organizaciones del carácter general, central 10
magnéticos estado consiste en obligatorio y archivo histórico
 una orden escrita permanente, y se (conservación
dictada por el jefe de refiere al ámbito de definitiva)
un servicio competencia del
público. Que tiene servicio
carácter general,
obligatorio y
permanente, y se
refiere al ámbito de
competencia del
servicio. Valor legal,
fiscal y
administrativo
Manual de Textual forma Instrumento Es de estricto Archivo en
procedimientos escrita administrativo, cumplimiento dentro gestión 2 años,
público o privado, el para mejorar archivo central 4
cual le da apoyo a las la comunicación años (Se debe
tareas que se deben entre las diferentes actualizar según
hacer diariamente en dependencias al cada entidad)
las distintas áreas interior de las archivo histórico
dentro de una entidades (conservación
empresa. Valor legal definitiva)
y administrativo
Contratos Textual Instrumento Es de estricto Se conservan
de forma administrativo, cumplimiento, en el por el tiempo
escrita público o privado, cual se detallan las que dure el
o medios donde se registran los especificaciones del compromiso que
magnéticos acuerdos, por el que bien o servicio a respaldan. Se
dos o más partes adquirir. dejan en el
se comprometen archivo Central.
recíprocamente a Sujeto a
respetar y cumplir consulta según
una serie de requerimientos
condiciones. Valor
legal, fiscal,
administrativo y
contable