e-Arhivare

Sistemul informatic destinat pentru arhivarea documentelor este sistemul informatic care asigură
preluarea, stocarea, organizarea, controlul, accesul şi diseminarea documentelor, într-o manieră rapidă,
precisă, facilă şi sigură (trusted). Legea arhivării electronice se află încă pe site-ul MCTI în fază de proiect.
Această lege a arhivării electronice ar apare ca o completare la prevederile Legii nr.16/1991 privind
Arhivele Naţionale.
Arhivarea electronică a documentelor prezintă avantaje legate de economiile de cheltuieli şi de spaţiu
fizic de depozitare, de îmbunătăţirea problemei manipulării documentelor, mărirea vitezei de acces la
documente, de asigurarea unor condiţii sigure de păstrare a documentelor fragile etc.

În proiectul Legii arhivării electronice sunt prevăzute mai multe grupe distincte destinate stocării
datelor:
 stocarea strategică (companiile publice şi cele private care lucrează cu publicul);
 documentele facsimil, captări de imagini după documentele pe hârtie;
 centrele de recuperare a datelor după producerea unor dezastre;
 sistemul de back-up.

Toate tranzacţiile ce se vor efectua în Sistemul Informatic Integrat (SII) şi în Sistemul Electronic
Naţional (SEN) vor fi cu criptare cheie publică – cheie privată.

ℹ Arhivele electronice sunt depozitate în centre de date autorizate.

itularul dreptului de dispoziţie asupra documentului electronic este persoana fizică sau

T juridică proprietară sau emitentă a documentului ce are dreptul de a stabili şi modifica

regimul de acces la document. Regimul de acces la document reprezintă gradul în care se
acordă dreptul de acces la documentul electronic de către titularul dreptului de dispoziţie asupra
documentului. Orice persoană fizică sau juridică are dreptul de a depune spre păstrare documente electronice
în arhive electronice cu condiţia de a respecta prevederile legale.

Furnizarea serviciilor de arhivare electronică se asigură de către agenţi economici acreditaţi

(administratori de arhivă). Administratorul arhivei electronice dispune de proceduri de securitate şi de
conservare declarate.

Cerinţele pentru depunerea unui document electronic în arhivă sunt:

 utilizarea şi valabilitatea semnăturii electronice în formă extinsă de către titularul dreptului de dispoziţie;
 depunerea cheii de criptare şi de decriptare pentru documentele criptate;
 completarea fişei electronice a documentului.

Fişa electronică1 a documentului conţine, în principiu, următoarele informaţii:

1
Fisa provine din limba franceza
page 1
Autor: Marin Alexandru
 e-Arhivare

identificatorul unic al proprietarul emitentul documentului titularul dreptului de

documentului electronic electronic dispoziţie

tipul, nivelul de istoricul tipul formatului digital de cuvinte-cheie de regăsire a

clasificare documentului arhivare a documentului documentului electronic
electronic
elementele de localizare
ale suportului fizic

Evidenţa documentelor electronice din arhivă se ţine în cadrul unui registru electronic cu acces public
pentru documentele electronice cu acest caracter. Regimul de acces la un document electronic este stabilit de
către titularul dreptului de dispoziţie. Administratorul arhivei electronice eliberează la cerere copii, extrase
sau certificate de pe documentele electronice ce se referă la utlizator (solicitant).

Dintre firmele care oferă deja soluţii de arhivare electronică a documentelor, se menţionează: Crescendo,
Indaco Systems, Xerox, Konica Minolta, NETVision Systems, Total Soldt, Star Storage etc. Organizarea
documentelor în arhivele electronice este de tip bibliotecă.

page 2
Autor: Marin Alexandru