REPUBLICA DE COLOMBIA

DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA
MUNICIPIO DE DIBULLA
NIT.825000134-1
SECRETARIA DE GOBIERNO Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO

INFORME ANUAL 2018 - 2019 GESTIÓN DOCUMENTAL

En cumplimiento de Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”, el Decreto 1080 de 2015
y Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información
Pública” el Archivo General del Municipio de Dibulla presenta el informe de gestión
documental correspondiente a los avances desarrollados durante los l años 2018 y 2019.

Este informe tiene como propósito mostrar el cumplimiento normativo vigente archivístico,
establecido por el Archivo General de la Nación-AGN ente rector de las políticas
archivísticas en el país, relacionando a continuación las actividades realizadas por la
Alcaldía Municipal de Dibulla en el año 2018 y 2019, para un mayor logro de efectividad y
trasparencia en el manejo de la información Institucional.

1. CUMPLIMIENTO NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO/COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO.

De conformidad con lo establecido por la normatividad archivística, según el Decreto 1080

de 2015, Art. 2.8.2.1.16, el cual establece las Funciones del Comité Interno de Archivo,
creado según el Decreto XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

La Alcaldía Municipal expide el Decreto 027 de febrero 26 de 2018 creando el Comité

Institucional de Gestión y Desempeño (Comité Interno de Archivo) de la Alcaldía de
Dibulla.

Dando cumplimiento al Decreto 1499 de 2017, “Por medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado
con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”, Una vez
fue revisado por la Alcaldía el referido Decreto se realizaron los ajustes dando lugar a la
conformación del nuevo Comité Institucional de Gestión y Desempeño, encargado de
orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión
MIPG, el cual debe articular, promover y adelantar las acciones pertinentes frente a las
políticas de gestión documental de la Alcaldía.

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1.2-REUNIONES COMITE INTERNO DE ARCHIVO.

Se realizaron 2 comités ordinarios.

Acta No. 004 de 17 de octubre de 2018. Capacitación al Comité Institucional de Gestión

y Desempeño, como responsable de promover y adelantar las acciones pertinentes frente
a las políticas de gestión documental de la Alcaldía; en cumplimiento Artículo 2.8.2.1.16 del
Decreto 1080 de 2015. Y Socialización del Contrato de Consultoría No 008 de 2018 de
septiembre de 2018. Para la prestación de servicio de los procesos de Gestión Documental.

Acta No. 005 de 30 de noviembre de 2018- Socialización, aprobación y entrega de los

instrumentos archivísticos; en cumplimiento del Contrato de Consultoría No 08 de 2018:

1.3 PRESTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL PARA CONSULTA

Durante la vigencia 2016 y 2019 se realizaron 600 consultas que fueron solicitadas por
cada una de las dependencias de la Alcaldía y por la ciudadanía.

PRESTAMOS DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN

(CARPETAS)
No de Solicitudes No. de Solicitudes resueltas
600 500

1.4 AUTORIZACIÓN PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL

Durante la vigencia 2016 y 2019 se realizaron 1 consultas que fueron solicitadas por los
entes de control, las solicitudes quedan registradas en el formato de préstamos,
establecido.

PRESTAMOS DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO

CENTRAL
No. de Solicitudes
No de Solicitudes resueltas
1 1

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2. ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO – PMA

Se elaboró el PMA mediante el cual se establecen las acciones de mejora a partir de los
incumplimientos yo hallazgos identificados por el Archivo General de la Nación, en las
entidades públicas.

Se radico en el Archivo General de la Nación el PMA con fecha de inicio. 14/09/2018 y

Fecha de finalización: 31/12/2020

AVANCES DEL PLAN DE MEJORAMIENTO 56%

Una vez que estos instrumentos Archivísticos sean implementados según lo señala cada
fecha de cumplimiento.

3. ELABORACIÓN DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

Se elaboró el Diagnóstico Integral de Archivo, con objetivo de conocer e identificar el

estado actual de la documentación que reposa en la Alcaldía, así como los aspectos
administrativos, archivístico y las condiciones estructurales de los depósitos donde se
salvaguardan.

Estableciendo en cada dependencia el estado y volumen documental en Metro Lineales

4. ELABORACIÓN DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL – CCD

El cuadro de Clasificación Documental se compone por todas las agrupaciones

documentales a nivel documental (Serie, Subserie y tipología Documental), este se
construyó con base a la documentación establecida en las encuesta estudio realizada en
cada dependencia.

Los principales beneficios son:

 Asegura los archivos de la Alcaldía

 Ubica los documentos en categorías temáticas normalizadas
 Reduce los errores en la clasificación de documentos
 Unifica el lenguaje para denominar los archivos
 Facilita la consulta posterior
 Facilita la administración eficiente de los archivos

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5. ACTUALIZACION Y AJUSTES DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

La Alcaldía Municipal realizó la respectiva actualización de la Tabla de Retención

Documental- TRD, debido a que fueron devueltas por el Consejo Departamental de
Archivos de la Guajira, en virtud de que estas:

- No correspondían a la estructura orgánica actual en esa oportunidad

- No se elaboraron Cuadros de Clasificación Documental-CCD
- No se justificó el proceso de eliminación de documentos
- Y no fueron aprobadas por el Comité Interno de archivo de la Alcaldía

Una vez actualizadas fueron aprobadas por el Comité Interno de Archivo según Acta N°
005 del 30 de noviembre de 2018, es de anotar que esta tabla permite:

- Mejor manejo de la información.

- Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
- Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente
- Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención
en ella estipulados
- Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.

Además, se elaboró el Manual de aplicación de las TRD para la organización de Archivos

de Gestión y Transferencias primarias.

Actualmente las TRD se encuentran para radicar en el Consejo Departamental de

Archivos de la Guajira para su respectiva convalidación.

6. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

En cumplimiento del Decreto 1080 de 2015 y la Ley 1712 de 2014 en la entidad se

diseñó el Programa de Gestión Documental el cual fue aprobado por el comité Interno de
Archivo de la Alcaldía de Dibulla según Acta N° 005 del 30 de noviembre de 2018.

7. ELABORACIÓN DE PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR

La Alcaldía Municipal de Dibulla en cumplimiento del Decreto 1080 de 2015, Artículo

2.8.2.5.8. Literal d “Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental”, se ha
propuesto como una de sus estrategias fundamentales desarrollar el Plan Institucional de
Archivos “PINAR”, teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en el
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diagnóstico integral de archivos y los factores críticos señalados como oportunidades de
mejora.

8-. VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA:

Se Implementó la Unidad de Correspondencia / Ventanilla Única en la Alcaldía Municipal, con el

objetivo de gestionar de manera centralizada y normalizada el manejo de las comunicaciones
oficiales enviadas y recibidas, contando con una persona capacitada en el manejo seguro de estas,
garantizando su adecuada y oportuna distribución a su lugar de destino, hay 01 funcionario
encargado para esta labor. En cumplimiento del Acuerdo 060 de 2001. Artículo 3º. Expedido por
el Archivo General de la Nación.

Equipos de Computo

1. Software OZ Document, instructivo para el manejo del Software

2. Instructivo sobre el Procedimiento para el manejo Comunicaciones Oficiales
recibidas y enviadas
3. Impresora de Stiker
4. Computador con su impresora

Formatos de Control que se llevan en la Ventanilla Única

5. Registro de Comunicaciones Oficiales Enviadas-Planilla

6. Registro de Comunicaciones oficiales Recibida-Planilla
7. Registro de Comunicaciones Enviadas o Recibidas Vía Fax-Planilla
8. Planillas para la Distribución de Comunicaciones Oficiales
9. Registro de préstamo y consulta de documentos
10. Registro y control de seguimiento a las PQR-Planilla
11. Registro y control de seguimiento a los Derechos de Petición- Planilla

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9. OTRAS ACTIVIDADES REALIZADAS

 Socialización a todos los funcionarios y jefes de las Secretarías sobre los Instrumentos
Archivísticos, Tablas de Retención Documental, Plan Institucional de Archivos-PINAR y
Programa de Gestión Documental-2018.

 inducción y reinducción sobre el proceso de organización de los Archivos de Gestión- 2018

 Capacitación programada por el Consejo Departamental de Archivos en la Alcaldía de San

Juan del Cesar, por el Archivo general de la Nación, Sobre la Importancia de la elaboración
del Sistema Integrado de Archivo – SIC- 2019

 Entrega a las distintas dependencias de los formatos (HOJA DE RUTA Y FUID) para su
respectivo diligenciamiento.

 Asesorías e entregas de material archivísticos (Cajas, Ganchos, Carpetas).

10. ACTIVIDADES SUGERIDAS PARA EL PROXIMO AÑO 2020

El Archivo Central del Municipio en cabeza del responsable de la Gestión Documental, liderara en
cumplimiento de la normatividad archivística y las tareas señaladas en el Plan de Mejoramiento
Archivístico, suscrito por el Archivo General de la Nación y el Consejo Departamental de la Guajira,
las siguientes actividades:

10.1. ACTIVIDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

DOCUMENTAL (SIC).

Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integral de

Conservación (SIC) , en cada una de las fases del ciclo vital del documento.

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10.2. JORNADAS DE LIMPIEZA AL DEPOSITO DEL ARCHIVO CENTRAL Y A LOS
ARCHIVOS INSTITUCIONALES

El Archivo General del Municipio, establecerá el cronograma de limpieza, para la vigencia

2020, esta actividad es realizada por el personal asignado por la entidad, en cumplimiento
del Sistema Integrado de Conservación – SIC.

Se realizaran jornadas de aseo, realizadas por las y los funcionarios del área de Servicios
Generales y el responsable del área del Archivo Central, durante el primer semestre el año
2020.

Elaboró: Yasira- Archivo Central

Reviso: Larry Yanez- Secretario de Gobierno

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