METODOLOGÍAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Fase 3 – Construir la Caja de Herramientas para la

Gestión de Proyectos

Grupo 212056_5

2019 II Periodo 16-04

DIEGO HERNAN GARCIA CC: 79208812

DARIO BUITRAGO Cod. 80022055
DIANNY VARGAS MUÑOZ Cod. 1120571718
DIEGO ESTEBAN GONZALEZ Cod.

Tutor:
JANNETH LORENA TORRES

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

INGENIERÍA INDUSTRIAL
CEAD - JOSÉ ACEVEDO Y GÓMEZ
OCTUBRE DE 2019
 1. INTRODUCCION

Las herramientas de gestión de proyectos sirven para proporcionar la estructura, la

flexibilidad y el control necesario a los miembros del equipo de trabajo para alcanzar
resultados extraordinarios a tiempo y dentro del presupuesto. Además, hay que señalar
que la administración eficiente de un proyecto implica la utilización de procesos de
gestión específicos para cada una de las etapas del mismo: inicio, planificación, ejecución,
control y cierre.

Existe una gran variedad de herramientas que son utilizadas para la gestión de proyectos,
y dado a esta enorme variedad, podríamos decir que el principal problema no es encontrar
herramientas sino identificar cual es la que mejor se adapta a nuestras necesidades y a las
necesidades del proyecto. También se hace necesario aplicar todos los conocimientos,
habilidades y técnicas para alcanzar los objetivos del proyecto.

Para ello el presente trabajo describiremos las técnicas y herramientas más destacadas y
usuales en la gestión de proyectos, no pretendiendo hacer un estudio exhaustivo dado el
gran número existente de estas técnicas y herramientas, busca describir la importancia
de las herramientas de gestión de proyectos, establecer la utilidad de cada una de ellas,
con el fin de elegir la más adecuada para emprender un proyecto.
 2. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Comprender la contexxtualizacion de los proyectos y los términos específicos asociados

a su concepción y diseño, reconocer las diferencias entre un proceso, las Áreas de
Conocimiento y las Herramientas que se utilizan en la Gestión de Proyectos.
.

1.2 OBJETIVO ESPECIFICO

• Reconocimiento de las herramientas para la gestion de proyectos de acuerdo con

las referencias bibliográficas suministradas
• Contextualizar y reconocer algunas de las herramientas que se utilizan para la
gestión de proyectos.
• Elaborar una caja de herramientas para reconocer la utilidad de las diferentes
herramientas de la gestión de proyectos.
 DESARROLLO DEL TRABAJO

1. Resumen de conceptos de las Herramientas por cada uno de los estudiantes

que integran el grupo.
DIEGO HERNAN GARCIA
¿Qué son las Herramientas de Gestión de Proyectos?
- ANÁLISIS DE VIABILIDAD: Una vez identificadas las oportunidades, es
necesario analizar su viabilidad, tanto técnica como económica, para facilitar la
decisión sobre la selección y aprobación. Pueden utilizarse metodologías de
análisis tanto cuantitativas como cualitativas. El análisis de viabilidad es una
herramienta crucial para la toma de decisiones que permitirá identificar las
limitaciones del proyecto, detectar oportunidades, definir los requisitos del
proyecto, evaluar alternativas y llegar a un consenso sobre la línea de acción.

- Diagramas de Programación GANTT, CPM y PERT

 Diagrama de Gantt: herramienta básica que se utiliza para realizar la planificación

del trabajo de un proyecto. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el
final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas, así como
las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo,
fin-fin, comienzo-fin, comienzo-comienzo).
 PERT: Se trata de una técnica que pretende optimizar el desarrollo y la ejecución
de un proyecto complejo mediante el análisis previo de todas y cada una de las
múltiples actividades o tareas que lo integran y que están interrelacionadas
temporalmente. Consiste en la representación gráfica de una red de tareas que
cuando se colocan en una cadena, permiten alcanzar los objetivos de un proyecto.

 Método de la ruta crítica CPM (Critical Path Method): es un algoritmo basado en

la teoría de redes diseñado para facilitar la planificación de proyectos. El resultado
final del CPM será un cronograma para el proyecto, en el cual se podrá conocer
la duración total del mismo, y la clasificación de las actividades según su
criticidad. Es una herramienta que me permite estimar el tiempo más corto en el
que es posible completar un proyecto utilizando el método de la ruta crítica (CPM-
Critical Path Method) o del camino crítico. El objetivo principal es determinar la
duración de un proyecto, donde cada una de las actividades del mismo tiene una
duración estimada. La duración de las actividades que forman la ruta crítica
determina la duración del proyecto entero y las diferencias con las otras rutas que
no sean la crítica se denominan tiempos de holgura. Un proyecto puede tener más
de una ruta crítica.
 Análisis de los Interesados: Individuos y organizaciones que participan
activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados como
resultado de la ejecución o la finalización del proyecto. Son todas aquellas partes
que necesitan ser consideradas para alcanzar las metas del proyecto y cuya
participación y apoyo son cruciales para su éxito. Por lo tanto, la identificación de
todos los interesados es una actividad importante del director del proyecto para
asegurar el éxito del proyecto.
 Análisis de Riesgos: Análisis de riesgos es el estudio de las causas de las posibles
amenazas y probables eventos no deseados, así como los daños y consecuencias
que éstas puedan producir. ... Si en estos elementos existe una vulnerabilidad, es
el momento en el que la probabilidad de que se ponga en riesgo el proyecto sea
más elevada.
 Evaluación de Lecciones aprendidas: Herramienta para documentar las lecciones
aprendidas de un proyecto. Es una matriz sencilla que permite generar una
dinámica de equipo para identificar buenas prácticas y áreas de mejora del
proyecto.
 Gestión de Roles y Responsabilidades: La matriz RACI es una herramienta
sencilla que permite conocer los roles y responsabilidades de cada recurso del
proyecto en cada una de las actividades o tareas. Su nombre proviene de las siglas
en inglés: R (Responsable, ‘el que ejecuta la tarea’), A ( Accountable , ‘el que vela
porque se ejecute’), C ( Consulted , ‘debe ser consultado para obtener datos o
tomar decisiones’) e I ( Informed , ‘debe ser informado’).
 Control Seguimiento y Monitoreo: Es una de las herramientas más usadas para
definir el alcance de un proyecto. La EDT es una representación gráfica y
descriptiva de la descomposición jerárquica, orientada a entregables, no tareas, de
todo el trabajo que se va a realizar para lograr los objetivos del proyecto.
 Plan de Hitos: Es un formato de visualización resumido de todos los estadios
decisivos que se deben alcanzar en el proyecto para llegar a su fin. Los hitos
marcan estadios intermedios en el proyecto. Para definirlos correctamente, deben
ser específicos, medibles y estar asociados a una fecha concreta. Se puede usar la
técnica de responder a preguntas sobre una condición que se debe alcanzar en el
proyecto.
 EDT:Es una de las herramientas más usadas para definir el alcance de un proyecto.
La EDT es una representación gráfica y descriptiva de la descomposición
jerárquica, orientada a entregables, no tareas, de todo el trabajo que se va a realizar
para lograr los objetivos del proyecto.

DAIRO BUITRAGO
1. Análisis de Viabilidad: Evaluación de información procedente de varios ámbitos
que permite conocer si un nuevo proyecto aportara lo que se espera de él.
2. Diagramas Causa – Efecto o Ishikawa: representación gráfica para visualizar de
forma intuitiva las causas, subcausas que explican los problemas.
3. Diagramas de Programación GANTT, CPM y PERT:
- PERT: Herramienta que facilita estimar el coste y duración de las tareas del
proyecto.

- Diagrama de dependencias: PDM técnica que permite representar las

subordinaciones entre las tareas del proyecto.

- Diagrama de Gantt: diagrama de barras que muestra la relación entre las

actividades del proyecto y el marco temporal del proyecto.

4. Análisis de Riesgos: Herramienta de análisis cualitativo de los riesgos que permite

prioriza según dos factores: probabilidad de que ocurra y las repercusiones que pueda
tener.

5. Análisis de Stakeholders o Interesados: Permite clasificar a los interesados en el

proyecto en subgrupos y definir estrategias comunes para gestionarlos.

6. Estructura Desglosada del Trabajo (EDT): representación gráfica y descriptiva de

la descomposición jerárquica, orientada a entregables, no tareas de todo el trabajo que
se va a realizar para el logro de objetivos.

7. Evaluación de Lecciones Aprendidas: herramienta para documentar las lecciones

aprendidas de un proyecto.

8. Gestión de Roles y Responsabilidades: RACI permite conocer los roles y

responsabilidades del recurso del proyecto de cada una de las actividades
programadas

9. Plan de Comunicaciones e Informes: herramienta básica para planificar y gestionar

la comunicación con los diversos interesados de un proyecto.
 10. Plan de Hitos: formato de visualización resumido de todos los estadios decisivos
que se deben alcanzar del proyecto.

11. Programación, Ajustes y Optimización del Calendario: técnicas sobre las cuales
se revisa en el calendario del proyecto.
2. Identificación del uso de cada Herramienta

DAIRO BUITRAGO

1. Análisis de Viabilidad: Incorpora criterios económicos y de negocio, aspectos

organizativos, técnicos y de gestión de proyectos. Incluye una identificación de la
oportunidad, describiendo el problema, el potencial del mercado y resultados proyectados
a obtener.
2. Diagramas Causa – Efecto: Determina las acciones correctivas o que den respuesta a
un determinado problema, permite la visualización rápida y clara de la relación de causas.

3. Diagramas de Programación GANTT, CPM y PERT

- PERT: Hace uso de variables como tiempo/costo pesimista/el más probable

y el optimista.

- Diagrama de dependencias: PDM Las actividades se deben de representar en

un rectángulo, permite representar las tareas del proyecto: la duración de la tarea
se indica en la parte interior y en cada extremo se indican las fechas máximas de
inicio y finalización

- Diagrama de Gantt: permite la planificación del proyecto de forma

estructurada y organizada, cada actividad representa con un bloque rectangular,
cuyo tamaño indica la duración de la misma, la posición está determinada por las
flechas de inicio y finalización.
4. Análisis de Riesgos: La matriz tiene dos ejes: vertical maneja los valores de
probabilidad y en horizontal los valores de impacto. Los valores obtenidos se
multiplican por el valor de probabilidad por el de impacto. Los riesgos más
críticos tienen valores altos y los menos relevantes valores más bajos.

5. Análisis de Stakeholders o Interesados: la matriz responde a diferentes situaciones

y se opta por el uso de la matriz de poder/influencia/matriz de influencia o
impacto.

6. Estructura Desglosada del Trabajo (EDT): Cuenta al detalle las acciones que se
va a emprender en el desarrollo del trabajo, la importancia de la misma radica en
que en el nivel inferior permite identificar el coste y calendario, no es listado de
tareas sino de entregables.

7. Evaluación de Lecciones Aprendidas: esta matriz sencilla permite generar

dinamismo en el equipo para identificar las buenas prácticas y áreas de mejora del
proyecto.

8. Gestión de Roles y Responsabilidades: Se debe de tener en cuenta el recurso y

los roles de cada una de las personas, ya que puede haber varios roles para una
sola persona

9. Control, Seguimiento y Monitoreo.

10. Plan de Comunicaciones e Informes: la estructura se compone de: tipo, objetivo,

canal, frecuencia, destinatario, responsable, entregable. Permite gestionar la
comunicación en todos los niveles de la organización

11. Plan de Hitos: marcan estadios intermedios del proyecto, se deben de definir de
forma correcta: ser específicos, medibles y estar asociados a una fecha concreta.
Se puede utilizar la técnica de responder a preguntas a una condición que se debe
alcanzar el proyecto.

12. Programación, Ajustes y Optimización del Calendario: identifica la cadena de

tareas que determina la duración mínima del proyecto y, por lo tanto, las tareas
con una menor flexibilidad y que requieren de mayor control. Cualquier retraso
que se genera en el camino crítico, genera de forma directa un retraso en el
proyecto.
1.3 APORTES DIANNY VARGAS MUÑOZ

1.4 DIEGO ESTEBAN GONZALEZ

 3. CAJA DE HERRAMIENTAS

CAJA DE HERRAMIENTAS
Herramienta ¿En qué consiste? ¿Para qué se utiliza? Área de Grupo de Relación con una
Conocimient Procesos herramienta
o
Consiste en analizar y Permite identificar las Riesgos, Inicio
visualizar la viabilidad, tanto limitaciones del proyecto, alcance,
técnica como económica, para detectar oportunidades, costos,
Análisis de facilitar la decisión sobre la definir los requisitos del tiempos
Viabilidad selección y aprobación. Pueden proyecto, evaluar
utilizarse metodologías de alternativas y llegar a un
análisis tanto cuantitativas consenso sobre la línea de
como cualitativas. acción.
Consiste en identificar las Se utiliza entre para: Riesgos Seguimiento y La relaciono con un
numerosas causas y sus efectos Analizar las relaciones control multímetro, porque me
potenciales organizándolas en causa-efecto, Comunicar las permite hacer una
Diagramas
categorías principales y relaciones causa-efecto, verificación de las
Causa –
subcategorías, de modo tal que Facilitar la solución de condiciones de un circuito
Efecto
la disposición final se parece al problemas desde el síntoma para poder hacer una
esqueleto de un pez. hasta la causa y luego hasta intervención y o corrección
la solución. del mismo.
Diagramas de Consiste en Un diagrama de La aplicación de PERT- Integración, planeación, GPS es un sistema global
Programació red representa las CPM proporciona un alcance, programación de navegación por satélite
n GANTT, interdependencias y relaciones programa conteniendo las tiempo y control que permite localizar con
CPM y PERT de precedencia fechas de inicio y precisión un dispositivo
 Entre las actividades del
proyecto. Normalmente se usa
una flecha (arco dirigido) para
representar una actividad; la
punta indica el sentido de
avance del proyecto.
La secuencia entre las
actividades se precisa con
eventos. Un evento (nodo) es la
terminación de algunas
actividades y el comienzo de
nuevas en un instante de
tiempo
Consiste en el estudio de las
causas de las posibles
amenazas y probables eventos
no deseados, así como los
daños y consecuencias que
éstas puedan producir.
Análisis de
Riesgos
finalización de cada
actividad. Debido a la
interacción entre las
actividades, la
determinación de estos
tiempos , exige cálculos
especiales que conducen a
Clasificar las actividades de
los proyectos como críticas
o no críticas.
Se utiliza para determinar
determinará cuáles son los
factores de riesgo que
Potencialmente tendrían un
mayor efecto sobre nuestro
proyecto y por lo tanto,
deben ser gestionados por el
gerente del proyecto con
especial atención.
GPS en cualquier lugar del
mundo. De la misma
manera los diagramas de
programación, me mantiene
ubicado sobre las
actividades, tiempos y la
criticidad de las mismas.
Riesgo, Planeación y Lo comparo con otra
costos, control. herramienta tecnológica
calidad. como son los software anti
virus, que buscar y detectar
virus informáticos
consiguen bloquearlos,
desinfectar archivos y
prevenir una infección de
los mismos, de la misma
manera el análisis de los
riegos nos permite
controlar nuestro proyecto
de la exposición a fallas
inesperadas en la
planeación.
 Consiste en la identificación de
todos los interesados, Las parte
interesadas pueden ser:
individuos dentro del proyecto;
individuos o departamentos
dentro de la organización; e
Análisis de individuos o grupos fuera de la
Stakeholders organización (pueden ser
o Interesados influyentes).
La EDT es una representación
gráfica y descriptiva de la
descomposición jerárquica,
identificar los productos
Estructura finales; consiste en: definir los
Desglosada entregables principales;
del Trabajo descomponer los entregables
(EDT) principales en componentes
más pequeños hasta llegar al
nivel de paquete de trabajo y;
revisarla con los interesados
principales.
Se utiliza para identificar a
todas las partes interesadas
clave (primarias y
secundarias) que tienen un
interés en las cuestiones
referentes al proyecto.
Es una actividad importante
del director del proyecto
para asegurar el éxito del
proyecto.
Usada para definir el
alcance de un proyecto.
Orientada a entregables, no tiempo
tareas, de todo el trabajo que
se va a realizar para lograr
los objetivos del proyecto.
Interesados, Planeación La herramienta que
integración, considero que se puede
recursos comparar es el microscopio
humanos. que sirve para el aumento
de la imagen, a fin de
permitir que el ojo humano
pueda percibir formas y
estructuras, que sin su
ayuda no se podrían ver.
Por tanto el análisis de los
interesados también es
similar a la función de
dicha herramienta ya que
nos permite identificar los
interesados del proyecto.
Interesados, Inicio, Lo comparo con una
alcance, planeación. máquina herramienta se
dedican a fabricar
productos o partes de
productos, Se dice que las
máquinas-herramienta son
máquinas madre porque
posibilitan la fabricación de
todas las demás máquinas
incluyendo a ellas mismas.
Si comparamos en el EDT
hay que entregar productos.
 Es una matriz sencilla que Herramienta para Interesados, Seguimiento
Evaluación de permite generar una dinámica documentar las lecciones calidad,
Lecciones de equipo para identificar aprendidas de un proyecto integración.
Aprendidas buenas prácticas y áreas de
mejora del proyecto.
En la matriz, o tabla, aparecen Esta herramienta nos Interesados, Inicio,
los recursos como columnas y permite conocer los roles y integración, planeación
las tareas como filas. Para cada responsabilidades de cada
fila, se asignan los códigos recurso del proyecto en cada
RACI; “R” – Responsable es el una de las actividades o
rol encargado de realizar la tareas.
tarea. “A” – Aprobador es el
rol que aprueba el trabajo
realizado por el Responsable.
“C” – Consultado son aquellas
Gestión de
personas que son consultadas
Roles y
sobre la cuestión. “I” –son
Responsabilid
aquellas personas a las que hay
ades
que mantener informadas sobre
la evolución de la tarea. Como
regla general para su
elaboración, se ha de tener en
cuenta que un recurso puede
tener varios roles en una tarea y
que en una fila solo puede
haber una única A, al menos
una R y no tienen por qué
haber C ni I
 Cuando el proyecto está en
marcha, el gestor se encarga de
supervisar su día a día, de
asegurar que se cumplen las
tareas necesarias para verificar
los requisitos y producir los
Control, entregables pactados de
Seguimiento y documentar el trabajo realizado
Monitoreo mediante informes, de
actualizar los planes de
proyecto o de hacer
previsiones.
El plan de comunicación es la
herramienta básica para
planificar y gestionar la
Plan de comunicación con los diversos
Comunicacio interesados de un proyecto
nes e
Informes
Es un formato de visualización Los hitos ayudan a mantener
Plan de Hitos resumido de todos los estados
decisivos que se deben alcanzar realizar el seguimiento de su
Es un proceso iterativo a lo alcance, Planeación,
largo de todo el proyecto en costes, Control,
el que se comprueba si está tiempo y seguimiento,
avanzando tal y como estaba calidad ejecución.
previsto a nivel de alcance,
costes, tiempo y calidad. Es
parte de la estrategia de
mejora continua definida
por el ciclo Deming o
PDCA es una estrategia de
mejora continua basada en
una espiral que incluye
planificar, hacer, verificar y
actuar (del inglés PDCA).
El plan de comunicación Comunicació Planeación,
ayudará a optimizar el flujo n, tiempo. seguimiento.
de comunicación y facilitará
una comunicación eficiente
entre los socios y equipo
dando a conocer el proyecto
a interesados, e informando
y comunicando los
resultados y avance del
mismo.
Tiempo, Planeación,
el enfoque del equipo y a calidad seguimiento
 en el proyecto para llegar a su avance. Son un elemento
fin. visual que hay que incluir
en informes de seguimiento
y otras acciones de
comunicación.
El camino crítico identifica la Se usa esta herramienta para Alcance, Inicio,
Programació cadena de tareas que revisar el calendario del costos, planeación,
n, Ajustes y determinan la duración mínima proyecto, y realizar el ajuste riesgos, ejecución,
Optimización de un proyecto y, por lo tanto, necesario. calidad. seguimiento.
del las tareas con una menor
Calendario flexibilidad y que requieren un
mayor control.
 4. CONCLUSIONES

 Concluimos que un proyecto es como una combinación de actividades

interrelacionadas que deben ejecutarse en un determinado orden para terminar un
trabajo.
 Es importante que las personas que forman parte del proyecto, y sobre todo los
administradores, conozcan y sepan utilizar las herramientas que ayudan a
gestionarlo.
 Conocer todos los aspectos, de las herramientas de gestión de proyectos permite
que sea un factor de éxito muy importante en las organizaciones y garantiza que
se logren los objetivos del proyecto durante el tiempo previsto, y con el
presupuesto designado y entender que la administración de los nuevos tiempos
tiene que saber enfrentar los nuevos retos a medida que se organiza y controlan
los proyectos.
 5. BIBLIOGRAFIA

 Ollé, Candela, and Berta Cerezuela. Gestión de proyectos paso a paso, Editorial
UOC, 2017. ProQuest Ebook Central,
http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=5214305.
Created from unadsp on 2019-10-24 20:53:36.

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http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=5214305.
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