Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA

Informe “Administración Documental”.

Presentado por

Neiva-Huila

2019

 De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el

aprendiz debe entregar un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro,
distribución o embalaje de 5 documentos de diferente contexto.
La normalización es un punto cIave para estabIecer un programa de gestión documentaI. En primera
instancia Ia normalización en Ia producción de Ios documentos nos dirige a determinar en qué soportes se
deben eIaborar Ios documentos, cuáI será Ia presentación de esos soportes, de qué manera se
normaIiza Ia eIaboración de Ios textos, etc. Es preciso indicar que existe desde eI año 1997 Ia CircuIar 002
deI Archivo GeneraI de Ia Nación de CoIombia, en Ia cuaI se advierte sobre Ia posibiIidad de utiIizar
tecnoIogías de punta para Ia producción
de documentos y Ia Ley 527 de 1999 por medio de Ia cuaI se define y regIamenta eI acceso y uso de Ios
mensajes de datos, deI comercio eIectrónico y de Ias firmas digitaIes.

En cuanto a Ia recepción y distribución de Ios documentos, estos son eIementos importantes a tener en
cuenta por Ios archivistas para estabIecer Ios aspectos a normaIizar, ya que se debe tener en cuenta que
Ia producción documentaI no soIo empieza cuando en Ia misma institución se generan documentos,
sino incIuso cuando se reciben, Io que indica un controI en Ia recepción y distribución, y de esta
manera poder dar a Ios ciudadanos respuesta sobre eI estado de sus trámites de una manera diIigente.
EI decreto 2150 de 1995 incide en Ia necesidad de reforzar Ias oficinas de correspondencia que se
identifican en su artícuIo 32 como ventaniIIas únicas. Esto debe IIevar a Ias entidades a que cuenten con
un sistema centraIizado de correspondencia, así como con Ia infraestructura básica que Ies permita
atender eficientemente Ia recepción y distribución de Ios documentos.

1: Recibo:
La documentación es recibida en forma directa, personalmente o a través de los servicios de
correspondencia personalizado. Cuando el procedimiento está centralizado, debe existir instrucciones
claras en el sentido de que las demás oficinas de la empresa no pueden recibir y tramitar documentación
directamente. Todo documento recibido tiene que ser canalizado a través de la oficina central. La primera
tarea que debe asignarse en el recibo de la documentación es la clasificación de la correspondencia, la
cual puede agruparse así: Correspondencia externa, Correspondencia interna, Folletos, revistas,
publicaciones, paquetes. Correspondencia personal, Correspondencia confidencial de carácter
institucional.

2: Radicación:

El proceso de radicación consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se va a

identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente. La actividad de
radicación no se efectúa con toda la documentación recibida. Solo se radican cartas, memorandos,
telegramas, fax, correspondencia confidencial de carácter institucional, haciendo la salvedad de que se
debe radicar en el sobre sin abrirse y algunos son documentos que hacen parte de la gestión
administrativa y que van a conformar la memoria institución. Otro paso de la radicación es colocar la fecha
que se recibe el documento. Esta información es muy importante porque es a partir de este momento
cuando se inicia la responsabilidad de la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y la propiedad
de la comunicación, y en muchos casos, la fecha de elaboración de la correspondencia no coincide con la
recepción. El paso siguiente es colocar el nombre de la dependencia que debe encargarse del asunto.
Cuando se decide centralizar la recepción, dentro del trabajo preliminar del análisis del flujo de la
información, ese posible que se asigne códigos a cada una de las dependencias. En este caso es este el
código que registra en el documento. La mayoría de las empresas utilizan para el proceso de radicación
un sello que puede ser mecánico o electrónico, que tiene impresos los datos mencionados. Para el control
se adiciona un espacio para la firma de quien da respuesta y la fecha de esta. Otras organizaciones han
diseñado, con el apoyo del departamento de sistemas, un programa en base de datos para el recibo y
despacho de su correspondencia.
3: Registro:

Cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de la correspondencia en forma automatizada, el

programa permite almacenar y mantener actualizada la información sobre la correspondencia recibida y
despachada. Facilita su consulta a través de varios conceptos: fecha, remitente, destinatario, número de
radicación,etc. Produce listados sobre documentos en tránsito porque la información queda registrada
automáticamente. Cuando no es así, el registro deberá llevarse manualmente, por lo cual debe diseñar un
formato que permita tener la información sobre la correspondencia que se reciba y que se radica y la
situación actual del trámite. Tendrá como mínimo los siguientes datos: número de registro, fecha de
elaboración y de recibido, ciudad de srcen, persona o entidad que la envía y el asunto que trata.
Adicionalmente con fines de seguimiento y control, debe contemplarse un espacio para registrar el
número y fecha de respuesta. En el comercio ofrece formas impresas que son funcionales y que pueden
adecuarse a las necesidades de la organización. Dentro de este proceso de radicación y registro es
importante tener en cuenta:

 No radicar la correspondencia personal. Si el sobre no trae registrada la información personal, se

puede asumir como personal la que venga dirigida a un funcionario y no tenga escrito el cargo
que desempeña dentro de la organización. Esta correspondencia solo se fecha en el sobre.

 Colocar la fecha de recibo a: folletos, revistas, publicaciones, inscripciones.

 Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a esta oficina.

 Hacer las observaciones pertinentes en el radiador; cuando las comunicaciones llegan sin
firmar.

 Verificar que los anexos enunciados estén completos. En caso contrario, hacer la aclaración en
forma oral o escrita al remitente. Esto únicamente cuando la comunicación llega a través del
correo.

4: Distribución o reparto:

El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto hacia las

oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente. Las
entidades que cuenten con la unidad de correspondencia realizan este procedimiento por
medio de un mensajero interno o patinador, el cual hace los recorridos en horas fijas,
dando así inicio al control y seguimiento de las comunicaciones, el cual consiste en vigilar
que las comunicaciones oficiales continúen con su procedimiento normal sin demora ni
extravió, en toda la secuencia del trámite. De acuerdo con la unidad de correspondencia,
para este procedimiento de control se elaboran planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permiten certificar la recepción de los documentos, por parte de los
funcionarios asignados para estas funciones. Finalmente, para que el trámite de un
documento se realice adecuadamente, se requiere que desde su nacimiento hasta su
final, cumpla con unas condiciones a nivel técnico en su elaboración. Es decir, que incluya
los principios adecuados en la composición de su cuerpo y que sea acorde con el objetivo
que pretenda con su destinación, de acuerdo a la ley general de archivos.

5: Despacho de documentos: Una vez culminada su etapa de producción; la unidad de

correspondencia debe garantizar la llegada a su destino sin contratiempo.
6: Traslado de documentos: Corresponde al paso de éstos desde el área que lo origina a
la unidad de correspondencia, para ser enviado a su destino final. El traslado de
documentos, tanto interno como externo, debe cumplir con los respectivos procedimientos
para registrar su salida, mediante un formato diligenciado según las políticas de la
compañía, su empaque en sobres, bolsas o cajas según el tipo de documento, la
compilación de éstos, anexos y copias respectivas, si requiere de soportes.