¿CUAL ES EL ROL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION EN LOS

NEGOCIOS ACTUALMENTE?

Los Sistemas de Información deben tener un objetivo, una estrategia y factores

críticos de éxito. La evaluación de los Sistemas de Información que operan
actualmente en una empresa así como la adquisición o creación de un nuevo
sistema, requieren del establecimiento de objetivos claros, medibles y reales
sustentados en una estrategia que guie el como van a ser transformados en
resultados. Así mismo, se vuelve clave la existencia de factores críticos de éxito
que identifiquen los elementos de valor que existen dentro y fuera de la empresa y
que pueden ser utilizados en la instrumentación de un Sistema de Información.

Por ejemplo, el objetivo de aumentar 20% el nivel de ventas, siguiendo una

estrategia de segmentación de precios, buscando eficientar los procesos
administrativos que se realizan en las áreas funcionales de mercadotecnia,
producción, contabilidad y finanzas (factores críticos de éxito) integra el para qué y
el cómo de los Sistemas de Información.

Los Sistemas de Información tienen un ciclo de vida: análisis, diseño, desarrollo e

implementación. La medición de la eficiencia de un Sistema de Información así
como la fijación del tiempo de ejecución debe tomar en cuenta las características
propias de cada etapa. Durante el análisis de requerimientos se investigan,
organizan y jerarquizan las necesidades de información de los usuarios y de la
empresa, en el diseño, se concretan las entradas (datos), procesamientos
(frecuencia y volumen de cálculos o transformaciones de datos) así como las
salidas esperadas (reportes, consultas).

En el desarrollo se definen las herramientas tecnológicas y equipos de trabajo y en

la etapa de implantación se realizan pruebas de estrés, adecuaciones,
entrenamientos, conversiones y revisiones. La retroalimentación entre las etapas
anteriores representa un papel clave para que un Sistema de Información
satisfaga las necesidades para las cuales fue creado.

La etapa de análisis de requerimientos para un Sistema de Información no puede

ser vista solo como su etapa inicial. Buscar la trascendencia para un Sistema de
Información, requiere aplicar esquemas lógicos de causa y efecto y a su vez
enriquecer estos esquemas con la experiencia de usuarios que puedan visualizar
la ocurrencia de eventos inesperados que en determinado momento pueden
afectar el rumbo planeado para un Sistema de Información.
El papel del administrador en los Sistemas de Información

La especialización actual de tareas basada en economías de escala o factores

geográficos, ha permitido que los servicios de subcontratación sean más
accesibles y costeables. Las alianzas tecnológicas que se realizan entre empresas
distintas implican un compromiso responsable de ambas partes así como una
asignación eficiente de recursos reales para lograr la aplicación de las tecnologías
de la información en un menor tiempo y con un alto grado de confiabilidad. Los
Hoteles Camino Real por ejemplo, han logrado aplicar nuevas tecnologías sin
llegar a conocerlas a fondo, contratando proveedores externos para la ejecución
de proyectos o tareas específicas y evaluando arrendamientos financieros de
equipos modernos que satisfagan las necesidades de sus clientes.

¿QUE ES EXACTAMENTE UNA EMPRESA DIGITAL Y UN SISTEMA DE INFORMACION?

DEFINICIÓN DE UNA EMPRESA DIGITAL.

Son aquellas empresas que le dan total utilización a los sistemas de información
para el desarrollo de sus actividades. Las empresas digitales manejan todos sus
procesos de negocios y las relaciones con sus clientes, empleados y otras
 entidades utilizando como mecanismo de información sistemas digitales que
facilitan la agrupación y socialización de la misma.
Algunos de los sistemas que son utilizados para el manejo de la información en
una empresa son:

ERP: son los sistemas de procesamiento de las transacciones, recolectan

modifican y recuperan la información, generada por las transacciones producidas
en una organización.

CRM: tiene en cuenta todas y cada una de las relaciones del marketing Y ventas y
dan apoyo a todas operaciones transaccionales de una organización.

SCM: estos sistemas están orientados a la capacidad productiva de la

organización, teniendo en cuenta el planteamiento de todas las actividades
productivas.

ALGUNAS CARACTERÍSTICAS DE LAS EMPRESAS DIGITALES PUEDEN

SER.

 fácil administración de un mercado global

 fácil competitividad
 fácil relación con sus clientes y proveedores
 administración digital de los activos claves
 organización de los sistemas integrados de una organización
 información a tiempo y confiable
 seguridad informática
 Sistema de información

Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento

y administración de datos e información, organizados y listos para su uso
posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo. Dichos elementos
formarán parte de alguna de las siguientes categorías:

 Personas;
 Datos;
 Actividades o técnicas de trabajo;
 Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de
comunicación, aunque no necesariamente)
.
Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos
manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se
distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización,
en función de sus objetivos. Si bien la existencia de la mayor parte de sistemas de
información son de conocimiento público, recientemente se ha revelado que desde
finales del siglo XX diversos gobiernos han instaurado sistemas de información
para el espionaje de carácter secreto.

Habitualmente el término se usa de manera errónea como sinónimo de sistema de

información informático, en parte porque en la mayoría de los casos los recursos
materiales de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por
sistemas informáticos. Estrictamente hablando, un sistema de información no tiene
por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir).
Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una
subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.
¿COMO HAN TRANSFORMADO LAS TECNOLOGIAS DE
INFORMACION A LOS NEGOCIOS?

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación han transformado nuestra

manera de trabajar y gestionar recursos. Las TIC son un elemento clave para
hacer que nuestro trabajo sea más productivo: agilizando las comunicaciones,
sustentando el trabajo en equipo, gestionando las existencias, realizando análisis
financieros, y promocionando nuestros productos en el mercado.

Bien utilizadas, las TIC permiten a las empresas producir más cantidad, más
rápido, de mejor calidad, y en menos tiempo. Nos permiten ser competitivos en el
mercado, y disponer de tiempo libre para nuestra familia.

Tomemos como ejemplo el área de Marketing y Comunicación.

Las empresas tienen como objetivo principal vender sus productos en el mercado.
Y para conseguirlo necesitan primero presentar el producto a sus clientes para
que lo conozcan. Esa es una función del marketing.

Las TIC facilitan el trabajo de presentar el producto a los clientes y conseguir

ventas de muchas maneras distintas. Por ejemplo: El correo electrónico nos
permite enviar todo tipo de información y comunicados a nuestros clientes.

Podemos enviarles un catálogo de productos, una felicitación de navidad o un

boletín de noticias, sin prácticamente ningún coste. Las TIC lo hacen posible.

Una página web donde exponer nuestros productos permite que los clientes
interesados encuentren nuestros productos fácilmente en Internet y contacten con
nosotros. También permite transmitir al mundo nuestra filosofía de empresa.
Un sistema de gestión de clientes informatizado (también conocido por sus siglas
en inglés como CRM) nos permite conocer mejor a nuestros clientes, analizando
sus hábitos y su historial de compras. Así podemos planificar mejor nuestras
acciones de venta y también gestionar de forma eficaz de las diferentes áreas de
negocio de la empresa.

De manera análoga al área de Marketing, las TIC también permiten mejorar la

gestión financiera (en la contabilidad, la banca electrónica o la facturación
electrónica), la logística y la distribución (en el seguimiento de flotas, la gestión de
almacén, el comercio electrónico), los recursos humanos (en la formación a
distancia e-learning, la gestión del conocimiento, el seguimiento personalizado), la
producción y los procesos (gestión de compras, órdenes de producción, gestión de
recursos ERP).

En la actualidad, las TIC son un factor determinante en la productividad de las

empresas, sea la empresa que sea y tenga el tamaño que tenga.

Aunque se trate de una empresa muy pequeña, incluso si se trata de una sola
persona, hay una serie de servicios TIC básicos con los que cualquier empresa ha
de contar: conexión a Internet, correo electrónico, dominio en Internet, y página
web. Estos cuatro servicios básicos son los mínimos para cualquier empresa,
puesto que agilizan enormemente acciones comunes que todas las empresas
realizan, y sirven como base para poder utilizar otros servicios más avanzados.

Estos servicios TIC básicos agilizan el acceso a la información, la comunicación

con nuestros clientes y proveedores, la promoción de nuestros servicios y la
imagen de marca. Y a la vez, tienen un coste muy bajo.

Una vez estos servicios básicos están instalados, las empresas deben analizar
sus procesos de negocio, e integrar las tecnologías de la información y la
comunicación que optimizan estos procesos para aumentar la productividad. Para,
en definitiva, producir más y mejor en menos tiempo, y que todos podamos
disfrutar del tiempo libre.

Desafortunadamente, no todas las empresas utilizan los servicios TIC, y algunas

no los utilizan de manera adecuada. Aunque el uso de la Tecnologías de la
Información y la Comunicación es un factor clave en la productividad, su uso no
está generalizado entre las medianas empresas y las PYMES.

El objetivo de la página ServiciosTIC.com es precisamente ese: generalizar el uso

de las Tecnologías de la Información y la Comunicación entre las medianas
empresas y las PYMES.

Si eres una empresa mediana o una PYME, y crees que puedes utilizar las TIC
para mejorar tus procesos de negocio pero necesitas asesoramiento, te invitamos
a que nos mandes un mensaje con tus datos. Nos pondremos en contacto contigo
y te daremos nuestra opinión acerca de qué cosas puedes hacer en tu empresa
para mejorar.

INVESTIGAR QUE ES LA PLANEACION ESTRATEGICA DE LAS

TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMO SE LLEVA A CABO
EN UNA EMPRESA

Los modelos y técnicas tradicionales en Planeación Estratégica de Tecnología de

Información -PETI-, consideran dominios de aplicación en los que el
comportamiento del mundo real es descrito a través de conceptos estáticos. Las
entidades son tratadas como perfectamente racionales. Interactúan solas en el
entorno y no consideran experiencias anteriores. No obstante, el mundo real está
representado por entornos dinámicos que no son predecibles. La ejecución de un
plan no está garantizada, debido a que el entorno puede cambiar de manera
impredecible. El propósito del entorno es promover cualquier tipo de interacción
entre entidades. Nosotros estudiamos la dinámica que induce la aceptación o
rechazo de cambios en las condiciones del entorno. Proponemos un modelo
conceptuado bajo un dominio de aplicación dinámico, que integra las visiones
estratégicas de negocio/organizacional, con la visión estratégica de Tecnología de
Información (TI) en una visión única final. La construcción está basada en tres
conceptos: interacción, adaptación y evolución. Estos conceptos tienen un
significado diferente pero están íntimamente relacionados, alcanzando la sinergia
necesaria para un proceso de planeación dinámico efectivo.

El reto de las organizaciones siempre ha radicado en la creación de una ventaja

competitiva [6], lo que involucra el establecimiento de excelencia en precio,
producto, servicio o realización. En términos tecnológicos, la creación de una
ventaja competitiva se concentra en la búsqueda e identificación de nuevos
sistemas de TI, que generen una diferencia con respecto a otros competidores,
mejorando la participación en el mercado y aumentando las ganancias. Ejemplos
de aplicación de TI en la creación de una ventaja competitiva, han sido reportados
ampliamente en la literatura. Algunos de ellos son legendarios. Muchas empresas
han crecido y se han consolidado rápidamente en el mercado, porque supieron
aprovechar el potencial de la información y la TI con respecto a sus competidores.
Otras, por el contrario, han perdido terreno, debido a que sus competidores
establecieron una ventaja tecnológica.

En esta nueva economía, más que nunca, la información juega un papel

fundamental en las organizaciones. La habilidad para capitalizar este valor se
transforma en un factor crítico de éxito. Esto obedece a que las organizaciones
podrán triunfar sólo en la medida que sean capaces de incorporar información
estratégica dentro del Web. Como resultado, se ha generado una necesidad
creciente por administrar la incorporación de TI, para mejorar el soporte de las
actividades de negocio.

La Planeación Estratégica de Tecnología de Información (PETI) se ocupa de esa

tarea. Es un proceso que permite garantizar un desarrollo eficiente, viable y
sistemático; alinear las acciones y hacerlas consistentes unas con otras; planear la
asignación de recursos; sentar las bases para controlar los proyectos, y equilibrar
costos y beneficios. Principalmente se hace cargo del establecimiento de una
concordancia entre las estrategias de negocios y las estrategias de TI, creando
una ventaja estratégica y otra competitiva.

os modelos y técnicas tradicionales de PETI consideran dominios de aplicación

idealizados, en los que el comportamiento del mundo real es descrito a través de
conceptos estáticos y equilibrados. Las entidades que componen el dominio de
aplicación son tratadas como perfectamente racionales, interactúan solas en el
entorno y no consideran experiencias anteriores. Además, son predecibles los
efectos de cambio en diferentes escenarios del entorno, y es consistente y
completa la información para la toma de decisiones y acciones correctivas. Estas
suposiciones sobre la planeación aseguran que, sin importar lo que pase, los
planes podrán ser ejecutados y las metas, alcanzadas exitosamente. Como
resultado, planes fabulosos son construidos para mundos de juguete.

Sin embargo, en el mundo real no existen dichas suposiciones. Los dominios de

aplicación son representados por entornos dinámicos, impredecibles e
irracionales. Los hechos para la solución de problemas están tipificados por la
incertidumbre. La información es imprecisa, incompleta y contradictoria. La
secuencia de acciones, necesaria para alcanzar los objetivos, está en
concordancia con un conjunto de estrategias que pueden sufrir cambios
inesperados. El éxito de ejecución de un plan no está garantizado.
Esto ha motivado el desarrollo de un modelo de PETI, que cuenta con la
potencialidad de expresión y el formalismo necesario para llevar a cabo esta tarea.
Al mismo tiempo, contribuyen a cerrar la brecha que existe entre las visiones de
negocio, la organizacional y TI.

En el modelo, el mundo real está compuesto por entidades relacionadas unas con
otras, que bajo la generación de eventos cambian el comportamiento del entorno.
La concepción del modelo está basada en tres conceptos fundamentales:
interacción, adaptación y evolución. El concepto de interacción es propuesto para
representar el comportamiento dinámico del entorno, guiando la incorporación o
rechazo de hechos relacionados con las condiciones del entorno. El término
adaptación es establecido para incorporar estrategias de negocio, usando dos
métodos diferentes: 1) Un método lógico de inferencia, que emplea las
condiciones del entorno para generar estrategias nuevas de negocio, y 2) Un
método basado en el principio de Razonamiento Fundado en Casos -Case-Based
Reasoning (CBR)-, donde se tiene un almacén de casos con episodios pasados
específicos, que induce a la incorporación de estrategias de negocio [1]. En CBR
las estrategias de negocio viejas son incorporadas con la recuperación de los
casos más relevantes, adaptándolos para concordar con la nueva situación del
entorno. La evolución es un proceso de transformación de la estrategia de
negocios en componentes operativos y de TI: estrategia de TI, modelo de la
organización, modelo de TI y modelo de planeación. En este sentido, las
estrategias de negocio son consideradas como "axiomas" del arquetipo de la
organización. Cabe hacer notar que la estrategia de negocios se compone de
todas las estrategias (organizacional, competitiva y otras si fuese el caso) que una
organización necesita para subsistir en el mundo que la rodea.

El modelo PETI (ver figura 1) propuesto, tiene como objetivo proveer un marco
para administrar y proyectar los cambios internos y externos que ocupan un lugar
en el entorno. Considera un dominio de aplicación dinámico, que integra las
visiones estratégicas de negocio/organizacional, con la visión estratégica de
Tecnología de Información en una percepción única final [j].

En este modelo, el mundo real está compuesto por entidades relacionadas unas
con otras, que, bajo la generación de eventos, cambian el comportamiento del
entorno. La concepción del modelo está basada en tres conceptos fundamentales
(figura 2): interacción, adaptación y evolución.

El concepto de interacción es propuesto para incorporar o rechazar hechos

relacionados con las condiciones del entorno. En nuestro modelo, el mundo real
es un sistema de interacciones entre entidades (empresas, proveedores,
consumidores, gobierno, organismos, etcétera). Las entidades toman posiciones
estratégicas particulares, jugando papeles diferentes. Las interacciones son
establecidas por la interrelación entre los roles que cada entidad tiene en el
dominio de aplicación. El comportamiento del entorno es inducido por la
interacción entre entidades.

La ocurrencia de un incidente (creencias, reacciones del mercado u otros), que

cambia las condiciones del entorno, es llamado evento. Cada entidad tiene la
opción de considerar el suceso de un evento, e incorporar o rechazar hechos
relacionados con los cambios en las condiciones del entorno. La aceptación o el
rechazo dependen de los intereses de cada entidad. Ejemplos de condiciones que
pueden ser aceptadas o rechazadas, son: cambios en los planes económicos,
creencias políticas, tendencias tecnológicas nuevas y crecimiento en las tasas de
interés, entre otras.

El concepto de adaptación es introducido para incorporar estrategias de negocio.

Dos métodos diferentes son propuestos para llevar a cabo esta tarea. Por un lado,
se utiliza un método de inferencia, que toma como materia prima los hechos
relacionados con las condiciones del entorno y genera estrategias de negocio
nuevas. Por otro lado, el modelo utiliza una base de casos anteriores (CBR), que
permite la incorporación de estrategias de negocio ya probadas en condiciones
similares del entorno, por la misma entidad o por otras. Cada caso es soportado
por un conjunto de antecedentes acerca de las condiciones del entorno. La
recuperación de casos se lleva a cabo estableciendo una asociación directa, entre
la base de hechos de condiciones del entorno y los antecedentes en la base de
antecedentes de casos anteriores [l].

La estrategia de negocios es el medio por el cual una empresa determina su curso

de acción futuro.

La estrategia de TI es un conjunto de lineamientos estratégicos, establecidos para

relacionar el desarrollo del modelo de TI con la dirección estratégica del negocio y
el comportamiento de la organización.

El modelo de la organización está relacionado con un mecanismo capaz de

diseñar a detalle Hammer, M. (1990) Reengineering Work: Don´t Automate,
Obliterate. Hardvard Business Review, July-August, pp. 104-112. (y con
ambigüedad mínima) el comportamiento y estructura de la organización.

El modelo de TI se concentra en la construcción de la arquitectura y estructura de

TI, que establece un marco para la especificación de las aplicaciones y la
integración de la información.

El modelo de planeación está relacionado con la creación de un plan; las

prioridades para desarrollar dicho plan; un análisis costo/beneficio, y un estudio de
administración del riesgo.

El proceso de transformación se identifica con una pirámide inversa (figura 3), en

la que las estrategias de negocio representan los "axiomas" del arquetipo de la
organización. Estos axiomas son principios fundamentales considerados como
verdaderos, en virtud de que son congruentes con la realidad del entorno. En todo
caso, la PETI trata de estar en contacto con el mundo que la rodea, para dar a su
construcción la mayor coherencia lógica posible (en contraste con la definición de
los axiomas matemáticos, que tratan de alejarse de la realidad). Nótese que la
estrategia de negocios impacta directamente en la generación o selección de un
plan. Por esta razón la estrategia de negocios puede ser vista como una condición
especial sobre el proceso de PETI.

Las proposiciones de la organización (estrategia de TI, modelo de la organización,

modelo de TI y modelo de planeación) se deducen a partir de los axiomas,
mediante un método lógico de inferencia. Por consiguiente, toda proposición es
correcta o verdadera si se puede deducir a partir de los axiomas.

Esta definición concuerda con el hecho de que la eficiencia de una empresa y el

uso efectivo de la TI, depende de la correspondencia que existe con las
estrategias de negocios. Si las estrategias de negocios fuesen incompatibles con
su estructura física y sus capacidades de TI, el funcionamiento de sus áreas
funcionales sería deficiente.

Determinar que una proposición organizacional es verdadera, se reduce a

entender si los axiomas que la sustentan son congruentes con la realidad. En
nuestro entorno, la certeza de las proposiciones se apoya en definiciones
evolutivas. Los axiomas organizacionales no son absolutos, sino que evolucionan
con los cambios internos y externos del entorno.

La interdependencia entre los componentes del modelo se establece a través de

una integración vertical y horizontal, creada por una referencia cruzada
bidireccional. Esta condición da como resultado un proceso de planeación
dinámico, en el que cada componente está en concordancia con todos los demás,
y evoluciona con los cambios del entorno. El orden de aplicación natural de la
pirámide es "Abajo/Arriba"-"Izquierda/Derecha" y está dividido en tres niveles:
estratégico, funcional y planeación.

¿QUE NECESITAN SABER LOS GERENTES SOBRE LOS

SISTEMAS DE INFORMACION Y LAS EMPRESAS DIGITALES?

Los sistemas de información son muy importantes para cualquier empresa por que
debido a los enormes cambios sufridos por el mercado en los últimos años con la
incorporación de tecnologías informáticas que facilitarán la administración de los
datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, en la
actualidad todas las empresas, incluso las Pymes, requieren de la implementación
de un sistema de información que colabore con los procesos de gestiones
empresariales. Los gerentes deben saber todo sobre los sistemas de información
ya que estos brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la
capacidad de organización de la empresa, y tornar de esta manera los procesos a
una verdadera competitividad a nivel global. Por eso, quienes deseen convertir su
emprendimiento en una verdadera empresa competitiva insertada en el mercado
actual, deberán analizar detalladamente la implementación necesaria de sistemas
de información precisos.

Este concepto ha invadido en los despachos de los encargados de la gerencia de

compañías en los últimos años, ya que hace un par de décadas atrás la
información no era considerada un bien tan útil dentro de los procesos productivos
y las tomas de decisiones.
Sin embargo, a raíz de los cambios en la economía mundial y la globalización, los
datos relativos a todo el proceso productivo de una compañía se han vuelto uno
de los elementos fundamentales para lograr el éxito comercial. Por todo ello, es
importante destacar que la implementación de un sistema de información implica
un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la empresa,
sino también a sus empleados y habilidades, con el fin de crear una plataforma
acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema.

Por otra parte, es de vital importancia utilizar tecnologías de información y

comunicación adecuadas para el procesamiento y transmisión de los datos que se
gestionarán en el sistema de información.