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La Administración moderna

de la calidad complementa
la Administración
Profesional de Proyectos.
La calidad NO es negociable, los requerimientos SI.
Diagrama Causa-Efecto
con Lista de Verificación
¿Para qué sirve?

• Identifica todas las actividades necesarias para lograr satisfacer los requerimientos de calidad
establecidos tanto en el Charter y la Declaración del Alcance, así como durante el desarrollo
del diseño.
• También la usamos para identificar las causas raíz de los problemas de calidad y así tomar la
acción correctiva necesaria para la mejora continua. Enfoque más hacia las causas que hacia
los síntomas.
• La lista de verificación confirma efectivamente el desempeño de los factores incluidos en el
Diagrama Causa-Efecto con fines previstos.

¿Qué incluye?

• Entregables con sus criterios de aceptación


• Factores indispensables para lograr dichos criterios (causales)
Diagrama Causa-Efecto
con Lista de Verificación
¿Cómo desarrollarla?
• De acuerdo con el ejemplo que presentamos, establecer el efecto deseado en el extremo
derecho, marcando una línea horizontal.
• Derivar las causas principales para dicho efecto.
• Integrar los factores indispensables que influyen en cada una de las causas principales.
• Una vez depurado, vaciar la información en formato de listado, donde incluimos la fecha
programada de revisión, estatus, de fecha revisión real, observaciones y firma

¿Cuándo utilizarla?

Establecerla durante el desarrollo del Plan y utilizarla durante la ejecución del proyecto para
asegurar la calidad.
Diagrama Causa Efecto
Lista de Verificación
ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
Introducción
• Actualmente la administración de riesgos es vista a nivel mundial
como un asunto crítico que concierne a los niveles directivos de las
empresas.
• Este constituye un pilar del capital estructural de toda una compañía.
• Un programa mal diseñado puede dejar vulnerable a una
organización frente a percances que retrasen el alcance de sus metas,
o en el peor de los casos, llevarla a la insolvencia económica y la
bancarrota.
• Cuando un programa de administración de riesgos esta bien
diseñado, este brinda a una compañía la tranquilidad para lograr sus
objetivos en la creación de valor para sus accionistas.
CONCEPTO
Riesgo
Es la probabilidad de que ocurra un evento con características
negativas que afecten el buen funcionamiento de un proyecto.
Administración de riesgos
Significa: planear, organizar, dirigir y ejecutar tanto procesos
como actividades conducentes a asegurar que la entidad este
protegida apropiadamente contra los riesgos que podrían
afectarla.”
Es reconocida como:
• Una parte integral de las buenas prácticas gerenciales.
• Proceso iterativo que consta de varios pasos, los cuales,
cuando son ejecutados de manera secuencial, posibilitan una
mejora continua en el proceso de toma de decisiones.
ESENCIA
• PREVEER CONTINUAMENTE POSIBLES PROBLEMAS PARA LLEVAR A
CABO ACCIONES A TIEMPO EN VEZ DE IMPROVISAR Y BUSCAR
SOLUCIONES TARDIAS
ADMINISTRACION DEL RIESGO

Reducir la Identificar las áreas Establecer un plan de


repercusión negativa de oportunidad por manejo de riesgos
de los riegos en lograr y las amenazas con sus respectivos
nuestro proyecto. por controlar responsables.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DEL RIEGO


HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN LA PLANEACIÓN
DE RIESGOS

Mapa
de
Riesgos
Matriz de
Administración
de Riesgos
MAPA DE RIESGOS

¿Para qué • Identificación y cuantificación,


• Amenazas  Control
sirve? • Oportunidades  Aprovecha

• Riesgos identificados,
¿Qué • Oportunidades por aprovechar,
• Cuantificaciones o Evaluaciones de Riesgos,
incluye? • Definición de amenazas y oportunidades.

¿Cuándo • Establecer durante la elaboración del Plan,


• Actualización periódica,

utilizarla? • Administración de nuevos riesgos.


MAPA DE RIESGOS
MAPA DE RIESGOS Herramienta Propuesta:

•Expertos  Identificación de riesgos y oportunidades


que se puedan presentar en el proyecto.
•Asignar a cada riesgo un valor del 1 al 5,
¿Cómo •En función de la probabilidad de que suceda,
desarrollarla? •En función del impacto,
(en donde, 1 es el valor más bajo y 5 el valor más
alto).
•Probabilidad x Impacto = Amenazas/Oportunidades.
MAPA DE RIESGOS
Ejemplo - CASO

Cuantificación del Riesgo = Probabilidad x Impacto

¡Postura Pesimista!
¿Qué podría salir mal en este proyecto?
MAPA DE RIESGOS
Herramienta Propuesta: Común en proyectos
grandes

Estimación de alto nivel


 Propone un enfoque simplificado,

TÉCNICA DE MONTE CARLO


(50%)
 Existen técnicas y herramientas más
Se estima dentro de un
elaboradas, dependiendo de la complejidad rango generalmente Mejor caso,
del proyecto. (horas, etc.)
* Técnica de Monte Carlo,
* Programas computacionales, Se proporciona una serie
El más probable,
de estimaciones,

El pesimista.

60 hr  lo más probable,

Ejemplo, se estima la
50 hr  mejor escenario,
duración de una actividad:

90 hr  pesimista
MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

¿Para
qué • Para desarrollar respuestas y asignar
responsables para el manejo de riesgos.
sirve?
• Amenazas y oportunidades

¿Qué seleccionadas.
• Posibles respuestas

incluye?
• Plan de acción
• Identificación del responsable de
administrar el riesgo.
MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

• Escoger respuestas para cada riesgo.


¿Cómo • Desarrollar alternativas de contingencia: plan
A, plan B y posiblemente plan C.
desarrollarla? • Asignar responsable para cada uno de los
riesgos.

• Establecerla durante la elaboración del plan y


¿Cuándo actualizarla mientras dure el desarrollo del
proyecto, cuando las situaciones de riesgo
utilizarla? cambien.
POSIBLES RESPUESTAS ANTE UN RIESGO

• Evitarlo
-Eliminar la causa: no aceptar el sistema o la opción.
• Reducirlo
-Tomar medidas necesarias para contralar y continuamente reevaluar los
riesgos.
-Desarrollar planes de contingencia.
• Asumirlo
-Aceptar las consecuencias del riesgo, en caso de que ocurra.
• Transferirlo
-Compartir los riesgos parcialmente con otros o transferirlos en su totalidad.
• Obtener mayor información
- Desarrollar pruebas y simulacros para poder predecir los resultados.
Soluciones de diseño fuera del
presupuesto- respuestas:

Evitarlo Reducirlo Asumirlo

• Desarrollar el diseño • Monitorear el • Informar a los


totalmente y balance A-T-$ y afectados sobre los
considerar tiempo presentar impactos y actualizar
requerido para alternativas de la información.
ajustar el diseño al solución sin • Asumir las
presupuesto antes desmeritar la consecuencias.
de iniciar calidad. • Establecer márgenes
implementación. • Analizar y presentar de imprevistos.
• Seleccionar diseño opciones de diseño
aprobado. con menores
requerimientos y
menos riesgo.
Soluciones de diseño fuera del
presupuesto- respuestas:

Transferirlo Obtener mayor información

• Contratar con esquema de • Permitir mayor tiempo al


llave en mano, con un tope desarrollo del diseño.
máximo contractual, y • Confirmar la capacidad de
criterios de aceptación solución en base a los
preestablecido. requerimientos por parte del
• Establecer en el contrato con diseñador.
el diseñador su compromiso • Ratificar la confiabilidad de
para cubrir los costos las soluciones propuestas.
adicionales al rediseñar para
cumplir con el presupuesto.
MATRIZ DE ADMINISTRACION DE RIESGO
CASO
CONCLUSIÓN
• La Administración de riesgos consiste en identificar oportunidades y
evitar o mitigar pérdidas.

• Las herramientas específicas mencionadas matriz de Administración


de Riesgos y Mapa de Riesgos son un apoyo incondicional para
mantener el control y obtener resultados prolijos y exactos de la
información que se obtenga, y que definitivamente ayudan y apoyan
a la toma de decisiones dentro de la administración del riego.
ADMINISTRACIÓN DE LOS
ABASTECIMIENTOS
Objetivos de la Administración del
abastecimiento

• Optimizar la adquisición de
bienes y servicios externos a la
organización a cargo del
proyecto
Herramientas para la planeación del Abastecimiento

NÚMEROS DE CONTRATOS

POCOS CONTRATOS MUCHOS CONTRATOS

“Llave en Mano” Paquete Contrato general Administración directa de varios Por administración Materiales y
Diseño-Implementación implementación total, diseño proveedores mano de obra
por otros

La responsabilidad total recae La responsabilidad total recae


sobre un solo proveedor sobre el cliente

Menor control ejercido por el Mayor control ejercido por el


cliente cliente.
Posible mayor costo Posible menos costo.
Menor administración por parte Mayor administración por parte
del cliente del cliente.
Herramientas para la planeación del Abastecimiento

TIPOS DE CONTRATOS

PRECIO FIJO PRECIO VARIABLE


Precio fijo Precio unitario Precio máximo Por administración
garantizado
Precio Alzado Establecido un tope Compartiendo ahorros Costos directos más un
Importe Total máximo porcentaje de indirectos

Menor riesgo para el Mayor riesgo para el


cliente cliente
Mayor riesgo para el Menor riesgo para el
proveedor proveedor
Información de diseño Información de diseño
completa incompleta
Herramientas para la planeación del Abastecimiento

Forma de pago

Menos detalle –Menor administración (Unidades de Mayor administración (Unidades de medición


medición determinadas) determinadas)

Entregables Finales Entregables parciales % de avance Recursos Ejercidos


(Materiales, horas-hombre,
herramientas, etc.)

Mayor compromiso con los Menos compromiso con los


objetivos por parte del objetivos por parte del
proveedor proveedor
Menor riesgo para el cliente Mayor riesgo para el cliente

Mayor riesgo para el Menor riesgo para el


proveedor proveedor.
ESQUEMAS DE CONTRATACIÓN
• Proveedor General (PG) – Contrato a Precio Alzado
• Proveedor General (PG) – Contrato por Administración
• Diseño – Implementación “Llave en Mano” – Pecio Alzado
• Administración Directa de Varios Proveedores
Proveedor General (PG) – Contrato Alzado

Ventaja de cliente Desventajas del cliente Ventajas del PG Desventajas del PG


• Predetermina el precio total antes • El proceso de diseño no se • El proveedor determina su propio • Para competir logra propuestas más
de contratar. enriquece con la experiencia de los precio así como su utilidad. económicas de subcontratistas que
• Menor participación del Cliente. proveedores. • Poca participación del Cliente y el a veces no cumplen.
• Logramos beneficios por precios • El proceso diseño-implementación diseñador aparte de verificar • El costo de presupuestar es alto y la
competitivos al concursar. ocupa el mayor tiempo. calidad, programa y hace cambios. rentabilidad baja en un mercado
• El proveedor general absorbe todo • El Cliente y el proveedor general • Al innovar, el proveedor puede competitivo.
el riesgo, excepto cambios. mantienen una relación adversaria. reducir costos y optimizar la • Negociaciones tardadas en costos
• Simplificamos la administración del • El diseñador y proveedor utilidad, los ahorros son para él. adicionales.
Cliente mantienen relación adversaria y el • El proveedor puede transferir • Riesgos fuera de su control: mal
Cliente actúa como árbitro. riesgos a ciertos subcontratistas. tiempo, ausentismo, etc.
• Errores por especificaciones
confusas, difusas o ambiguas
Proveedor General (PG) – Contrato por Administración

Ventaja de cliente Desventajas del cliente Ventajas del PG Desventajas del PG


• Permite el Fast-Track. • Puede no ser la opción más • Elimina riesgo inherente del Precio • El margen de utilidad puede ser
• Reacción rápida del proveedor ante económica en un mercado Alzado. pequeño en partidas de bajo riesgo
cambios de alcance. competitivo. • Se le paga por el tiempo invertido y alta productividad.
• Relación no adversaria con el • Marcado conflicto de intereses del en la planeación. • El equipo de trabajo del proveedor
proveedor. cual el proveedor puede abusar. • Proyectos futuros sin gran puede resentir la participación
• Oportunidad de utilizar la • La participación del Cliente se competencia al lograr una relación activa del Cliente.
experiencia del proveedor en la fase incrementa considerablemente. armoniosa con el Cliente. • Su reputación se puede ver
de diseño. • El proveedor puede estar menos • Disminuye el costo de oficina afectada en caso de retra sos
• Subcontratos más convenientes y incentivado a la productividad. central al transferir a la oficina del importantes, costos excedidos o
no los más "castigados". • El Cliente paga las ineficiencias y re- proyecto los costos reembolsables. auditorías con resultados negativos.
• El Cliente puede participar trabajos. • Se beneficia por tiempos muertos • Con el Fast-Track la Administración
ampliamente. de los equipos. del Proyecto se complica.
Diseño-implementación “Llave en mano” – Precio alzado

Ventaja de cliente Desventajas del cliente Ventajas del PG Desventajas del PG


• Un solo contrato con su • Usualmente no podemos establecer • Permite al proveedor competir con • En caso de errores u omisiones en
responsabilidad sobre el diseño y la un precio firme hasta que el diseño base en innovación en vez de diseño, el proveedor asume toda la
implementación. esté avanzado. solamente precio. responsabilidad.
• Eliminamos la relación adversaria • Podemos ver afectadas tanto la • El proveedor tiene el control sobre • Para competir logra propuestas más
diseñador-ejecutor. calidad como el desempeño para el diseño lo cual le permite una económicas de subcontratistas que
• Mínima coordinación por parte del asegurar el margen de utilidad del mejor planeación. a veces no cumplen.
Cliente. proveedor. • El proveedor participa desde el • El concursar bajo este esquema es
• Ventajas del Fast-Track. • La poca interacción del Cliente inicio del proyecto, logrando una costoso y se requiere desarrollar un
• Establecemos un tope presupuestal. puede generar sorpresas. integración total. equipo que integre todas las
• Puede no ser la opción más • Simplificamos las requisiciones de especialidades.
• La ejecución de cambios se
simplifica durante la económica. pago con el Precio Alzado. • Complicamos la Administración del
implementación. Proyecto con el Fast- Track.
Administración directa de varios proveedores

Ventaja de cliente Desventajas del cliente


• El incorporar expertos en el Staff permite la aplicación de conocimientos y • Mayor participación del Cliente (cuando no tiene tiempo para dedicárselo o cuando
habilidades específicas del proyecto sin conflicto de intereses. no desea participar activamente en el proyecto).
• Permite optimizaciones al diseño. • Se requiere un equipo mayor (Staff), para administrar directamente a los
• Integración completa entre diseño e implementación. proveedores.
• Duración óptima - Fast- Track. • Mayor riesgo por la falta de coordinación al manejar un mayor número de contratos.
• Costos y gastos indirectos menores. • Mayor carga administrativa para los departamentos funciona les del cliente (facturas,
• Proveedores competitivos. contratos, recursos humanos, etc.).
• Mayor control ejercido. • No existe un proveedor que ofrezca garantías respecto al monto total de la inversión.
• Mayor administración de proveedores durante la etapa de garantías.
• Los problemas o errores de coordinación los paga el Cliente.
• El Cliente asume el riesgo total por el tiempo de entrega, la calidad, y el costo.
Herramientas para la planeación del Abastecimiento
RELACIÓN CONTRACTUAL AGENTE VENDEDOR
Tipo de relación contractual Descripción Sugerencias para contratar

Agente En una relación contractual el agente Contratar agentes en función y confiabilidad


consejero de confianza es el que provee un
servicio especializado y representa al
cliente, manteniéndose fuera de conflicto
de intereses, Su rol es guiar y asesorar . Los
agente pueden ser el abogado, el doctor, el
gerente de proyectos, ect.

Vendedor El vendedor es la persona o empresa que Contratar vendedores en función a precio,


provee un producto y a cierto precio; si el servicio y soporte después de la venta.
contrato se amplia, él gana más y el cliente
paga un costo adicional
PAQUETES DE CONTRATACIÓN

MATRIZ DE
ABASTECIMIENTOS

WBS  Funcionamiento
TRABAJOS ASIGNADOS A PAQUETES  Lo que incluye
 El desarrollo
 Utilizar la herramienta

INFORMACIÓN RELEVANTE DE LOS ABASTECIMIENTOS


ADMINISTRACIÓN DE LA
INTEGRACIÓN
Desarrollo del Plan del Proyecto

El Sistema de Control de Cambios

Las Lecciones Aprendidas

Sistema de Control de Cambios

Lecciones Aprendidas
SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS
Los proyectos nunca son Forma en que el equipo
ejecutados exactamente de Gerencia responderá
de acuerdo con el plan y manejara los cambios
original del Proyecto.

Práctica Común- Cambios


Tendencia Natural Consecuencias del Enfoque Informal o Tradicional

Tomar decisiones informalmente Confusión (comunicación verbal)


Comunicar decisiones verbalmente Conflictos (fallas en la comunicación)
No evaluar impactos y justificaciones Programas no cumplidos
Ignorar y omitir actualizar los documentos del Proyecto fuera de presupuesto
Proyecto
Crecer gradualmente el alcance (scope creep) Clientes y proveedores molestos
DIAGRAMA DE FLUJO DEL SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS
1 2

Solicitud de Generación del Cambio


Cambio

no
Justificación 3


Afectación en Alcance, Tiempo, Costo,
Evaluación Calidad y Riesgo (costo/beneficio)
del Impacto

sí Orden de Cambio (OC)


documentada
no sí
No Procede Autorización Actualización

4 Actualizar Documentos: Plan del


Proyecto, Programa, Presupuesto,
5 etc.
ADMINISTRACION DE CAMBIOS

El Alcance de Proyectos en muchas ocasiones se desarrolla sobre un


esquema muy preliminar por lo que los mismos se redefinen a lo largo
del Proyecto por lo que la ADMINISTRACION DE CAMBIOS se vuelve
más crítica y justifica al reforzar al equipo del Proyecto para:
• DOCUMENTAR
• LLEVAR A CABO
• MONITOREALOS
• ACTUALIZAR LOS DOCUMENTOS
HERRAMIENTA – Sistema de
Control de Cambios
Para que Sirve? Que Incluye?
Añaden Valor al Proyecto Solicitud de Cambio
Que logremos la autorización Justificación
tanto de los cambios como
de sus efectos en tiempo, Evaluación del impacto
costo, calidad y alcance.
Que actualicemos todos los
Autorización
documentos Relación de Cambios
correspondientes.
Actualización de
documentos afectados
HERRAMIENTA – Sistema de Control de
Cambios
Como desarrollarla? Cuando utilizarla?
Revisar el proceso anterior y los Establecerla durante el desarrollo
documentos anexos del Plan y actualizarla mientras
dure el Proyecto, al presentarse
los cambios
Solicitud de Cambio
- Caso
Sugerencias:

Establezca políticas de
autorización en función a rangos
de impactos o repercusiones

El gerente del Proyecto y su


equipo deberán asegurar que el
Sistema de Control de Cambios
sea implementado formalmente y
con disciplina.
Relación de Cambio – Caso

Efecto en Costo
Deductiva (-)

Presupuesto

No. e Planos
Descripción

Aditiva (+)

Efecto en

Efecto en

Efecto en
Tiempo
Estatus
Cuenta

Planos
Razón
#

1 1.3.1 OC Costo E/O Revisiones de sistemas constructivos 5,000 5,000 0 N/A N/A

2 1.3.3 OC Costo E/O Revisión al diseño y rediseños para 10,000 10,000 0 Nuevo juego de
ajustar el Proyecto al presupuesto planos

3 1.4.2 OC Ppto. Autorizada SC Moldura en plafón de área central 3,500 3,500 0 N/A N/A

4 1.4.2 OC Ppto. Por Autorizar SC Moldura de madera en privados 6,500 6,500 0 N/A N/A

5 1.4.3 OC Costo E/O Cableado eléctrico del edificio al 3,200 3,200 0 Plano eléctrico E103
medidor exterior de conjunto

6 1.4.2 OC Costo E/O Persianas en oficinas de Dirección y 12,350 12,350 0 N/A N/A
Recepción
7 1.4.4 OC Ppto. Por Autorizar SC Seis Sillas adicionales para la Sala de 12,000 12,000 0 N/A N/A
Juntas
8 1.4.1 OC Costo E/O Trabe para recibir cristal en Sala de 4,000 4,000 0 Planos arq. de A205, A207
Juntas y Recepción albañilería
9 1.4.3 OC Ppto. Autorizada SC Cambio de especificaciones en 7,326 -2,400 4,926 0 N/A N/A
muebles sanitarios

TOTAL A LA FECHA 63,876 -2,400 26,926 34,550 0


HERRAMIENTA – Lecciones Aprendidas

Qué incluye?
Para qué sirve? Criterio de búsqueda afectiva para futuras
consultas
Las lecciones Aprendidas permiten al equipo
aprender, tanto de sus logros como de sus Situación, Consecuencias y Evaluación
errores, para buscar un mejor desempeño en Con el conocimiento que tengo ahora, Que
la próxima experiencia haría diferente en esa situación? Como lo
resolvimos?

Cómo desarrollarla? Cuándo utilizarla?


Documentar los parámetros previamente Cada vez que haya un cambio o una
establecidos y capturarlos en una base de desviación (positivo o negativo), respecto a lo
datos con sus apropiadas explicaciones planeado
Lecciones Aprendidas- Caso

CRITERIO DE BÚSQUEDA:
Diseño/Arquitectura/oficinas/alcance/costo/tiempo.

SITUACIÓN:
La solución de diseño que propuso al arquitecto resultó en un proyecto un 50%
más caro con relación al presupuesto con el que se cuenta.

CONSECUENCIAS:
No podemos autorizar el diseño y hay que ajustarlo al presupuesto.

EVALUACIÓN:
Retrasamos la ingeniería, además de que requerimos autorizar un cambio al alcance
del arquitecto para realizar los ajustes al diseño.
Lecciones Aprendidas- Caso

Con el conocimiento que ahora tengo, ¿ qué haría diferente en esas situación?
Establecer un modelo de costos con el arquitecto para que diseñe con base en este.

¿Cómo lo resolvimos?
Negociamos un costo considerable con el arquitecto para que ajustara el diseño y quedara
dentro del presupuesto.

PODEMOS COMETER ERRORES, LO QUE NO ES PERMITIDO ES COMETER EL


MISMO ERROR VARIAS VECES.
RESUMEN DE PASOS RECOMENDADOS PARA
DESARROLLAR EL PLAN DEL PROYECTO

1- Contenido preliminar para desarrollo de un plan de proyecto

Listado de Aclaración de dudas Preparación del plan


contenido por con el Patrocinador, preliminar de
incluir antes del desarrollo del proyecto/documentación
plan proyecto de detalles

Utilizar el contenido que


aquí se incluye, Charter del Plan breve y fácil de
relacionadas con cada proyecto y entender, cuya
área, sus técnicas y Declaración de función deberá servir
herramientas alcance de guía para ejecutar
el proyecto

Desarrollo de Elaboración de la WBS,


formatos y listado de actividades y el
lineamientos programa, estimados de
costos y áreas de riesgo
2-Revision del plan con los expertos e involucrados principales

Reunión informal con involucrados claves

• Finalidad: retroalimentar con el equipo del proyecto el plan de proyecto,


antes de presentárselo al dueño

Revisión con cliente para aclaración de dudas

• Objetivo: revisar y comentar sobre el plan del proyecto de tal forma de


modificar procedimientos administrativos antes de entregarlos

Revisar el plan preliminar de proyecto y documentar


detalles de soportes

• Actualizar el plan del proyecto las veces que sea necesario, para incorporar
la retroalimentación útil
CONCUSIONES Y RECOMENDACIONES
• Para su fácil acceso, se debe desarrollar una base de datos en
la cual integremos las lecciones aprendidas.
• Recomendamos documentar las lecciones aprendidas en
cuanto sucedan, pues de otra manera corremos el riesgo de
perder el valor de su oportunidad y de atacar los puntos
importantes.
• El desarrollo del plan del proyecto deberá tener un
componente secuencial y otro reiterativo.(seguir el paso a
paso para desarrollar las herramientas de cada área y
actualizarlas)
¿Listos para el examen?

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