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de la calidad complementa
la Administración
Profesional de Proyectos.
La calidad NO es negociable, los requerimientos SI.
Diagrama Causa-Efecto
con Lista de Verificación
¿Para qué sirve?
• Identifica todas las actividades necesarias para lograr satisfacer los requerimientos de calidad
establecidos tanto en el Charter y la Declaración del Alcance, así como durante el desarrollo
del diseño.
• También la usamos para identificar las causas raíz de los problemas de calidad y así tomar la
acción correctiva necesaria para la mejora continua. Enfoque más hacia las causas que hacia
los síntomas.
• La lista de verificación confirma efectivamente el desempeño de los factores incluidos en el
Diagrama Causa-Efecto con fines previstos.
¿Qué incluye?
¿Cuándo utilizarla?
Establecerla durante el desarrollo del Plan y utilizarla durante la ejecución del proyecto para
asegurar la calidad.
Diagrama Causa Efecto
Lista de Verificación
ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
Introducción
• Actualmente la administración de riesgos es vista a nivel mundial
como un asunto crítico que concierne a los niveles directivos de las
empresas.
• Este constituye un pilar del capital estructural de toda una compañía.
• Un programa mal diseñado puede dejar vulnerable a una
organización frente a percances que retrasen el alcance de sus metas,
o en el peor de los casos, llevarla a la insolvencia económica y la
bancarrota.
• Cuando un programa de administración de riesgos esta bien
diseñado, este brinda a una compañía la tranquilidad para lograr sus
objetivos en la creación de valor para sus accionistas.
CONCEPTO
Riesgo
Es la probabilidad de que ocurra un evento con características
negativas que afecten el buen funcionamiento de un proyecto.
Administración de riesgos
Significa: planear, organizar, dirigir y ejecutar tanto procesos
como actividades conducentes a asegurar que la entidad este
protegida apropiadamente contra los riesgos que podrían
afectarla.”
Es reconocida como:
• Una parte integral de las buenas prácticas gerenciales.
• Proceso iterativo que consta de varios pasos, los cuales,
cuando son ejecutados de manera secuencial, posibilitan una
mejora continua en el proceso de toma de decisiones.
ESENCIA
• PREVEER CONTINUAMENTE POSIBLES PROBLEMAS PARA LLEVAR A
CABO ACCIONES A TIEMPO EN VEZ DE IMPROVISAR Y BUSCAR
SOLUCIONES TARDIAS
ADMINISTRACION DEL RIESGO
Mapa
de
Riesgos
Matriz de
Administración
de Riesgos
MAPA DE RIESGOS
• Riesgos identificados,
¿Qué • Oportunidades por aprovechar,
• Cuantificaciones o Evaluaciones de Riesgos,
incluye? • Definición de amenazas y oportunidades.
¡Postura Pesimista!
¿Qué podría salir mal en este proyecto?
MAPA DE RIESGOS
Herramienta Propuesta: Común en proyectos
grandes
El pesimista.
60 hr lo más probable,
Ejemplo, se estima la
50 hr mejor escenario,
duración de una actividad:
90 hr pesimista
MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
¿Para
qué • Para desarrollar respuestas y asignar
responsables para el manejo de riesgos.
sirve?
• Amenazas y oportunidades
¿Qué seleccionadas.
• Posibles respuestas
incluye?
• Plan de acción
• Identificación del responsable de
administrar el riesgo.
MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
• Evitarlo
-Eliminar la causa: no aceptar el sistema o la opción.
• Reducirlo
-Tomar medidas necesarias para contralar y continuamente reevaluar los
riesgos.
-Desarrollar planes de contingencia.
• Asumirlo
-Aceptar las consecuencias del riesgo, en caso de que ocurra.
• Transferirlo
-Compartir los riesgos parcialmente con otros o transferirlos en su totalidad.
• Obtener mayor información
- Desarrollar pruebas y simulacros para poder predecir los resultados.
Soluciones de diseño fuera del
presupuesto- respuestas:
• Optimizar la adquisición de
bienes y servicios externos a la
organización a cargo del
proyecto
Herramientas para la planeación del Abastecimiento
NÚMEROS DE CONTRATOS
“Llave en Mano” Paquete Contrato general Administración directa de varios Por administración Materiales y
Diseño-Implementación implementación total, diseño proveedores mano de obra
por otros
TIPOS DE CONTRATOS
Forma de pago
MATRIZ DE
ABASTECIMIENTOS
WBS Funcionamiento
TRABAJOS ASIGNADOS A PAQUETES Lo que incluye
El desarrollo
Utilizar la herramienta
Lecciones Aprendidas
SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS
Los proyectos nunca son Forma en que el equipo
ejecutados exactamente de Gerencia responderá
de acuerdo con el plan y manejara los cambios
original del Proyecto.
no
Justificación 3
sí
Afectación en Alcance, Tiempo, Costo,
Evaluación Calidad y Riesgo (costo/beneficio)
del Impacto
Establezca políticas de
autorización en función a rangos
de impactos o repercusiones
Efecto en Costo
Deductiva (-)
Presupuesto
No. e Planos
Descripción
Aditiva (+)
Efecto en
Efecto en
Efecto en
Tiempo
Estatus
Cuenta
Planos
Razón
#
1 1.3.1 OC Costo E/O Revisiones de sistemas constructivos 5,000 5,000 0 N/A N/A
2 1.3.3 OC Costo E/O Revisión al diseño y rediseños para 10,000 10,000 0 Nuevo juego de
ajustar el Proyecto al presupuesto planos
3 1.4.2 OC Ppto. Autorizada SC Moldura en plafón de área central 3,500 3,500 0 N/A N/A
4 1.4.2 OC Ppto. Por Autorizar SC Moldura de madera en privados 6,500 6,500 0 N/A N/A
5 1.4.3 OC Costo E/O Cableado eléctrico del edificio al 3,200 3,200 0 Plano eléctrico E103
medidor exterior de conjunto
6 1.4.2 OC Costo E/O Persianas en oficinas de Dirección y 12,350 12,350 0 N/A N/A
Recepción
7 1.4.4 OC Ppto. Por Autorizar SC Seis Sillas adicionales para la Sala de 12,000 12,000 0 N/A N/A
Juntas
8 1.4.1 OC Costo E/O Trabe para recibir cristal en Sala de 4,000 4,000 0 Planos arq. de A205, A207
Juntas y Recepción albañilería
9 1.4.3 OC Ppto. Autorizada SC Cambio de especificaciones en 7,326 -2,400 4,926 0 N/A N/A
muebles sanitarios
Qué incluye?
Para qué sirve? Criterio de búsqueda afectiva para futuras
consultas
Las lecciones Aprendidas permiten al equipo
aprender, tanto de sus logros como de sus Situación, Consecuencias y Evaluación
errores, para buscar un mejor desempeño en Con el conocimiento que tengo ahora, Que
la próxima experiencia haría diferente en esa situación? Como lo
resolvimos?
CRITERIO DE BÚSQUEDA:
Diseño/Arquitectura/oficinas/alcance/costo/tiempo.
SITUACIÓN:
La solución de diseño que propuso al arquitecto resultó en un proyecto un 50%
más caro con relación al presupuesto con el que se cuenta.
CONSECUENCIAS:
No podemos autorizar el diseño y hay que ajustarlo al presupuesto.
EVALUACIÓN:
Retrasamos la ingeniería, además de que requerimos autorizar un cambio al alcance
del arquitecto para realizar los ajustes al diseño.
Lecciones Aprendidas- Caso
Con el conocimiento que ahora tengo, ¿ qué haría diferente en esas situación?
Establecer un modelo de costos con el arquitecto para que diseñe con base en este.
¿Cómo lo resolvimos?
Negociamos un costo considerable con el arquitecto para que ajustara el diseño y quedara
dentro del presupuesto.
• Actualizar el plan del proyecto las veces que sea necesario, para incorporar
la retroalimentación útil
CONCUSIONES Y RECOMENDACIONES
• Para su fácil acceso, se debe desarrollar una base de datos en
la cual integremos las lecciones aprendidas.
• Recomendamos documentar las lecciones aprendidas en
cuanto sucedan, pues de otra manera corremos el riesgo de
perder el valor de su oportunidad y de atacar los puntos
importantes.
• El desarrollo del plan del proyecto deberá tener un
componente secuencial y otro reiterativo.(seguir el paso a
paso para desarrollar las herramientas de cada área y
actualizarlas)
¿Listos para el examen?