LINEAMIENTOS METODOLÓGICOS COMPONENTE DE FORTALECIMIENTO ORGANIZATIVO Y

CONTROL SOCIAL- PIC FASE II

AGENCIA DE RENOVACIÓN DEL TERRITORIO

Marzo de 2018
Bogotá D.C.
AGENCIA DE RENOVACIÓN DEL TERRITORIO
MARIANA ESCOBAR ARANGO
Directora General de la Agencia de Renovación del Territorio

Dirección de Intervención del Territorio

María Eugenia Pinto Borrego
Directora

Sub Dirección de Coordinación y Fortalecimiento Institucional

Manuela Urrego Rodríguez
Sub Directora

Sub Dirección de Coordinación y Fortalecimiento Institucional

Carolina Fonseca Suárez
Gestora
Irene Platarrueda López
Gestora
Juan Sebastián Bogotá Gómez
Contratista
TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 5

1. LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACION DEL PROCESO FORTALECIMIENTO DE

CAPACIDADES ORGANIZATIVAS 7

1.1. Definiciones 7

1.2. Enfoques metodológicos 7

1.2.1. Aprender haciendo 7
1.2.2. Enfoque territorial, participativo y de acción sin daño. 8
1.2.3. Enfoque sistémico y aprendizaje de la resistencia al cambio 8
1.2.4. Enfoque étnico, de género y reparador 9

2. ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN FORTALECIMIENTO ORGANIZATIVO 10

2.1. Plan de acción del contratista 10

2.1.1. Definición de un plan de acción del componente de fortalecimiento y control social. 10

2.2. Análisis de contexto y actores. 12

2.2.2. Mapa parlante para identificar actores relevantes, problemáticas y oportunidades en torno a la
obra PIC al nivel municipal. 12

2.3. ÍNDICE DE CAPACIDADES ORGANIZACIONAL- ICO 14

2.2.1. Concertación del Plan de Trabajo 15

3. LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACION DEL PROCESO DE CONTROL SOCIAL 18

3.1. MARCO LEGAL 19

3.2. CONCEPTOS CLAVES 20

3.3. COMITÉ DE ACOMPAÑAMIENTO COMUNITARIO CAC 21

3.2. Sesiones de control social 22

3.3.1. Reunión de socialización y de conformación del comité de acompañamiento comunitario. 22
3.3.2. Sesiones de seguimiento del comité de acompañamiento comunitario 24
3.3.3. Sesión de cierre y entrega de obra 25

4. ENTREGA DE SOPORTES Y MANEJO DE INFORMACIÓN 27

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 capacidades para el pdet 5

ilustración 2 elementos del componente de fortalecimiento organizativo y control social 6
ilustración 3 línea de tiempo desarrollo del componente de fortalecimiento y control social 6
ilustración 4 capacidades organizativas a fortalecer 7
ilustración 5 organizacion de información y carpetas. 27
INTRODUCCIÓN
La Agencia de Renovación del Territorio – ART, es la entidad creada por el Gobierno Nacional para
articular los esfuerzos del Estado y de toda la sociedad en la transformación del campo colombiano;
facilitar y promover la participación en veredas, municipios, y departamentos; e incentivar los
procesos de fortalecimiento de las instituciones y las organizaciones locales.

La ART también tiene la labor de estructurar conjuntamente con campesinos, grupos étnicos,
comunidades en general y gobiernos territoriales, las apuestas más importantes en las comunidades
en los próximos años que incluye entre otros, proyectos productivos, de infraestructura, de
reactivación económica y ambientales y forestales.

Pequeñas Obras de Infraestructura Comunitaria – PIC es una estrategia de la Agencia de Renovación

del Territorio para atender las principales necesidades de las comunidades rurales en el corto
tiempo, mejorar su calidad de vida y fortalecer organizaciones comunitarias.

El fortalecimiento organizativo del programa PIC se basa en la necesidad de dejar capacidad

instalada en las comunidades, no es solamente un mecanismo para facilitar la presencia estatal en
los territorios afectados por el conflicto a través de la provisión de bienes públicos; sino que
pretende que las organizaciones comunitarias de los territorios beneficiarios de las obras puedan
acceder a la oferta institucional, formular y ejecutar proyectos y ejercer un liderazgo de base de
manera permanente y eficaz.

El fortalecimiento organizativo realizado mediante las obras PIC se enmarca dentro de una
estrategia más amplia de la ART llamada Gobernanza para la Paz, fortaleciendo capacidades para
el PDET que contempla cuatro grandes grupos de capacidades.

Ilustración 1 Capacidades para el PDET

Capacidades Capacidades
Capacidades para la Capacidades de control
para la Paz gobernanza organizativas social y
Habilidades para Habilidades para la Habilidades para rendición de
la transformación participación social el liderazgo cuentas
de conflictos, la y la incidencia por transformador y Habilidades para la
reconciliación y la medio del diálogo la gestión transparencia y la
convivencia hacia democrático hacia estratégica del creación de valor
una cultura de la gestión de desarrollo desde público hacia una
paz. alianzas de el territorio. cultura de la
cooperación. legalidad.
Objetivo general del componente de fortalecimiento comunitario y control social

Fortalecer a las organizaciones comunitarias de los núcleos veredales de los proyectos PIC Fase II en
sus procesos organizativos, participativos y de control social, a través de la ejecución de obras y el
uso de herramientas conceptuales, técnicas y metodológicas.

Ilustración 2 Elementos del componente de fortalecimiento organizativo y control social

De acuerdo al Anexo Técnico, es clave mencionar que el componente de fortalecimiento

organizativo y control social se comienza a implementar desde la fase de estructuración, se
desarrolla durante la fase de ejecucion y se evalua en la fase de terminación, de la siguiente manera:

Estructuración: el equipo de fortalecimiento deberá realizar el alistamiento identificando los

principales aspectos a tener en cuenta desde los enfoques. Para esto es clave realizar el análisis de
contexto que permita identificar desde estos, los principales elementos y aliados a tener en cuenta
durante la fase de ejecución.

Ejecución: es la fase donde se desarrollan las actividades específicas de fortalecimiento organizativo

y control social.

Terminación: en esta fase se entrega de manera formal la obra a la comunidad, se evalua el

componente de fortalecimiento organizativo y control social, asímismo se determinan las acciones
para el cuidado y sostenibilidad de la obra.

Ilustración 3 Línea de tiempo desarrollo del componente de fortalecimiento y control social

 1. LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACION DEL PROCESO FORTALECIMIENTO DE
CAPACIDADES ORGANIZATIVAS

1.1. Definiciones

El desarrollo de capacidades de las organizaciones sociales, comunitarias y productivas tiene el

objetivo de mejorar o robustecer su desempeño de acuerdo con su propósito, contexto, recursos y
viabilidad logrando ser más eficientes, autónomas y legítimas, creando así las condiciones para ser
protagonistas de los procesos propios de desarrollo de sus territorios. Adicionalmente se refiere a
la capacidad de evolucionar organizacionalmente para adaptar sus estructuras y funciones de
acuerdo con la naturaleza dinámica del desarrollo.

El desarrollo de capacidades se realiza en diferentes niveles: en las personas, en las organizaciones

y en las redes. A través de la estrategia PIC se han de desarrollar las capacidades de las
organizaciones.

Ilustración 4 Capacidades organizativas a fortalecer

Fortalecimiento de capacidades PIC

Desarrollo de
Desarrollo de capacidades
capacidad para organizativas de
generar alianzas coordinación para
y articulaciones la gestión de su
estratégicas visión y objetivos
Capacidad Legal y de Relacionamiento

Desarrollo de
habilidades Capacidad Administrativa y Financiera
individuales que
promuevan
liderazgos Capacidad Técnica (gestión de proyectos y
transformadores administración de obras)

1.2. Enfoques metodológicos

1.2.1. Aprender haciendo

El desarrollo de capacidades organizativas a través de la ejecución de las obras PIC se hará con base
al enfoque pedagógico “aprender haciendo” que hace referencia al aprendizaje de manera
simultánea de la teoría y la práctica. Se parte de situar a la organización en el desafío real de la
ejecución de la obra PIC provocando así el aprendizaje significativo de las competencias necesarias
para llevar a cabo la obra de manera satisfactoria. A partir de la experiencia real del aprendizaje
activo se generan capacidades ligadas a la planificación, el pensamiento crítico y la creatividad.

Este enfoque pedagógico requiere de manera determinante el acompañamiento constante de los

profesionales descritos en el Anexo 2 del proceso de selección, para la resolución de retos
complejos que en la práctica se tendrán que enfrentar, pues su papel no se limita al de ser un mero
transmisor de la información sino a un colaborador más, que guía con información teórica y de su
experiencia profesional el efectivo desarrollo de las actividades. Por lo tanto, el proceso de
enseñanza y aprendizaje es abierto, pues se constituye alrededor del proyecto a realizar mediante
un análisis colaborativo de la situación que de paso a un plan de acción.

1.2.2. Enfoque territorial, participativo y de acción sin daño.

Con el propósito de asegurar un proceso de aprendizaje que contribuya al objetivo mayor de

construcción de paz desde los territorios, es fundamental tener en cuenta los siguientes principios:

 Las organizaciones sociales, a pesar de las condiciones adversas en las que se han
desarrollado, tienen un importante acumulado de conocimientos y experiencias específicas
a su contexto. Por lo tanto, el fortalecimiento de capacidades no puede basarse en la
premisa de que las organizaciones son vulnerables y débiles per se, sino en el
reconocimiento de sus capacidades, fortalezas y oportunidades en relación con su presencia
territorial.
 Las organizaciones deben ser partícipes directas de todo el proceso de fortalecimiento, el
diagnóstico, la formulación y la ejecución del plan de trabajo.
 Los operadores deben realizar un análisis del contexto que les permita diseñar una
intervención bajo el enfoque de acción sin daño.

1.2.3. Enfoque sistémico y aprendizaje de la resistencia al cambio

De acuerdo con la metodología desarrollada por la cooperación alemana GTZ, el aprendizaje en las
organizaciones se da cuando se desarrolla su capacidad de cambiar oportunamente tanto sus
procesos y reglas como su cultura en respuesta a la necesidad de adaptación a su entorno y de
nuevas oportunidades. El enfoque sistémico propone enmarcar el cambio en el conjunto de las
relaciones internas de la organización, así como en el marco de sus relaciones con los demás actores
en el territorio. Por lo tanto, implica un análisis de las conflictividades alrededor de la organización,
pero también de sus oportunidades (GTZ, 2010).

Las ventajas comparativas de una organización que aprende son, entre otras:

 Mayor competencia para resolver problemas o enfrentar retos

 Mayor proactividad del personal por el incentivo de la innovación
 Mayor claridad sobre sus posibilidades y el aporte que puede hacer en su entorno
 Adaptabilidad a cambios en el entorno y permeabilidad de los límites
 Reducción de riesgos en la toma de decisiones
Fuente: Tabla tomada de GTZ 2010 Pág. 12
El enfoque sistémico orientado a un proceso de aprendizaje implica cambios. Los cambios suelen
generar temor, incertidumbre y resistencia, pues no siempre los cambios son percibidos como
positivos por todas las personas. La resistencia al cambio es normal, por lo que es importante
identificarla, comprenderla y manejarla adecuadamente por medio de la participación amplia y
funcional de las personas que sientan resistencia.

La resistencia se puede expresar de manera activa en irritación, excitación, oposición o protesta y

de manera pasiva en desanimo, desviación y evasión. No obstante, puede ser resulta si se resuelven
las siguientes cuestiones.

Preguntas para identificar y gestionar la resistencia al cambio

¿Quién o quiénes se resisten a los cambios? ¿A cuáles cambios en concreto?

¿Qué objeciones y preguntas tienen los involucrados? ¿Por qué el miedo a cambiar?

¿Qué es especialmente valioso e importante para ellos?

¿Cuáles son sus intereses, necesidades y preocupaciones?

¿Qué puede suceder si procedemos tal y como lo hemos planeado?

¿Qué habría que impedir en opinión de los involucrados?

¿Qué alternativas ven los involucrados?

¿Cómo habría que proceder según su opinión?

¿Qué es adecuado y aceptable para ellos y la organización?

Fuente: Tabla tomada de GTZ 2010 Pág. 13

1.2.4. Enfoque étnico, de género y reparador

Se deben contemplar acciones afirmativas y diferenciadas que permitan a las mujeres, grupos
étnicos y víctimas acceso en igualdad de condiciones y representación equitativa en los diferentes
espacios de participación como fue determinado en el Acuerdo final para la terminación del
conflicto.

Herramientas: Para un desarrollo más detallado de estos enfoques.

Anexo 1: Enfoques diferenciales del PDET

2. ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN FORTALECIMIENTO ORGANIZATIVO

A continuación, se presentan las actividades mínimas que el equipo social del contratista debe
desarrollar para dar cumplimiento al proceso de fortalecimiento organizativo. Es fundamental que
tenga en cuenta el siguiente diagrama de flujo.

Diagrama 1. Proceso plan de acción para el componente de fortalecimiento.

2.1. Plan de acción del contratista

2.1.1. Definición de un plan de acción del componente de fortalecimiento y control social.

El contratista, de acuerdo al anexo 1 del Análisis Preliminar, deberá presentar un plan de acción, tomando en
cuenta los siguientes aspectos:

Ejemplo de plan de acción:

PLAN DE ACCIÓN COMPONENTE DE FORTALECIMIENTO Y CONTROL SOCIAL

1. Nombre del contratista: xxx

2. Región: xxx
3. Fecha: 6 de junio de 2018

Tabla 1. Proyectos Viabilizados, respecto a metas de fortalecimiento1: (Ejemplo)

Total proyectos viabilizados: 30 (fecha de corte 2 de junio de 2018)

Total Organizaciones comunitarias ejecutoras estimadas: 2 Ejemplo: 20
Proyectos viabilizados nivel de complejidad 1: 20
Proyectos viabilizados nivel de complejidad 2 5
Proyectos viabilizados nivel de complejidad 3 5

1 El propósito de que el equipo social tenga en cuenta los proyectos viabilizados, se debe a que es importante para el propósito de
cumplir las metas del componente de fortalecimiento, sobre todo en obras complejidad 1 que sean las Juntas de Acción Comunal,
organización social o comunitaria, consejo comunitario o demás formas de asociación que la comunidad en el territorio usualmente
adopta, quienes desarrollen las obras, con el acompañamiento del equipo social en el marco del levantamiento del ICO y el plan de
trabajo.
2 Este dato sale de la página 8 del Análisis Preliminar.
La presente tabla permite, que el contratista, tomando en cuenta, la meta de organizaciones a fortalecer, y los proyectos
de acuerdo con su nivel de complejidad, priorice sus acciones y se identifiquen las organizaciones en las cuales se debe
concentrar para el fortalecimiento. Se deberán tomar como prioritarios las obras de complejidad 1 para brindar
fortalecimiento, con el fin de garantizar que estas sean contratadas con las Juntas de Acción Comunal, organización social
o comunitaria, consejo comunitario o demás formas de asociación que la comunidad en el territorio usualmente adopta.
En caso de que la meta de organizaciones mínima, no se cope con proyectos de complejidad 1 deberá priorizar con los
proyectos de complejidad 2 y 3, sobre todo estos últimos, dado que son los que mayor tiempo toman en implementarse
y por tanto garantizan un acompañamiento más largo de fortalecimiento, y en conclusión, mejores resultados.

4. Composición del equipo de fortalecimiento y control social.

Tabla 2. Datos del equipo social y su distribución.

Rol Nombre Profesión Celular Correo Municipios

Electrónico asignados

Coordinador de No aplica
Seguimiento y
apoyo social

Gestor de
Fortalecimiento

5. Municipios para atender, distribución del equipo social, y metas: (Ejemplo)

En este cuadro, el contratista deberá informar qué proyectos, su complejidad, y quién del equipo social es responsable de
brindar el fortalecimiento. Lo anterior, con el fin de establecer unas metas y productos claros para el proceso. Es claro,
que cada proyecto debe contar con el CAC.

Tabla 3. Proyectos con fortalecimiento priorizado.

Divipola Departamento Municipio Nombre del proyecto Complejidad Nombre del

viabilizado responsable equipo
social/ teléfono/correo
electrónico

MEJORAMIENTO DE LA Carolina Fonseca Suárez

CASETA COMUNITARIA DE
LA VEREDA SANTA INÉS DEL 1
86001 PUTUMAYO MOCOA
MUNICIPIO DE MOCOA EN
EL DEPARTAMENTO DE
PUTUMAYO.

Contribuir al 1 Zoraida Velasco

VALLE DEL fortalecimiento social y
86865 PUTUMAYO
GUAMUEZ comunitario a través del
mejoramiento de la Escuela
Rural Mixta en la vereda La
 Oculta, municipio de Valle
del Guamuez.

El contratista deberá entregar su propuesta de plan de acción firmado por el coordinador social, una vez avalado en el
comité operativo.

6. PLAN DE ACCIÓN POR PROYECTO CON FORTALECIMIENTO Y CONTROL SOCIAL: Cuando a un proyecto
solamente tenga control social se deberá reportar solamente el avance del CAC. (Se adjunta la matriz)

Se adjunta una base de Excel donde se monitoreará los proyectos y su avance en el componente de fortalecimiento y
control social. El cual debe contar con los soportes donde se tenga la trazabilidad de cada proyecto y su estado de avance.

2.2. Análisis de contexto y actores.

El equipo que realiza el acompañamiento social deberá realizar un análisis de contexto y de actores
por cada municipio donde se desarrollan las obras PIC, que le permita comprender el contexto
comunitario, las fortalezas, debilidades y oportunidades que ofrece el territorio para desarrollar el
proceso de fortalecimiento y control social.

2.2.2. Mapa parlante para identificar actores relevantes, problemáticas y oportunidades en torno
a la obra PIC al nivel municipal.
Mapa Parlante

Identificar mediante un mapa parlante, los actores relevantes, los conflictos y potencialidades en
torno a las obras PIC de cada municipio.

Se desarrollará junto al equipo municipal de la ART, para este ejercicio es necesario contar con un
mapa municipal o de la vereda o zona de influencia inmediata de la obra PIC.
 UBICAR LA OBRA Y SU POTENCIALIDADES IDENTIFICAR LOS CONFLCITOS ALREDEDOR DE
LAS OBRAS

 Ubicar geográficamente la obra PIC  Actores armados

 Ubicar a las comunidades y actores que se  Actores políticos (Alcaldías opositoras del
beneficiarán de la construcción de la obra proceso, concejos municipales, líderes de
(familias, escuelas, organizaciones, grupos influencia, etc )
de trabajo, etc)  Economías ilegales
 Ubicar los actores estratégicos en la  Conflictos interculturales
ejecución de la obra.  Conflictos por tenencia de tierra y uso del
 Identificar las organizaciones con suelo
potencialidad para el fortalecimiento e  Conflictos ambientales.
identificar
 Identificar programas, proyectos y/o
servicios que pueden fortalecer el proceso
de fortalecimiento.

Paso 1. Identifique y clasifique estos temas en su municipio.

Paso 2. Cree íconos por cada tema. Cree las convenciones para poder leer el mapa.

Paso 3. Proceda a ubicar cada tema en el mapa.

 RESULTADOS

Este ejercicio permite visualizar y graficar el estado de cosas en el territorio, identifique zonas
críticas, zonas de potencialidades, y zonas a mejorar y que requieren mayor atención. Así como los
aliados estratégicos que puede identificar para el proceso de fortalecimiento de capacidades de las
organizaciones con las que va a trabajar. Se recomienda contar con el apoyo del gestor municipal
de la ART, para que este proporcione información clave al proceso mediante el cual se priorizaron
las obras y los principales actores que hicieron o no, parte del proceso.

2.3. ÍNDICE DE CAPACIDADES ORGANIZACIONAL- ICO

Para determinar las actividades que se desarrollarán en el marco del componente de

fortalecimiento organizativo se deberá realizar un diagnóstico participativo aplicando las
metodologías Índice de Capacidades Organizativas – ICO- con las organizaciones seleccionadas con
el fin de identificar su grado de desarrollo e identificar las áreas prioritarias de mejoramiento. El
Índice de Capacidades ICO es una medición objetiva expresada en números en una escala prefijada
de los niveles de progreso de una organización.

Consideraciones indispensables

Para diligenciar el ICO es fundamental contar con la presencia de la Juntar Directiva de la

organización o en su defecto con el/la representante legal. Así mismo es indispensable tener
acceso a los documentos a los que se hace referencia en las preguntas para verificar su
autenticidad y actualización. Es importante comunicar a la organización con anticipación para que
al momento de la visita para aplicación del ICO, tengan los documentos legales para su
verificación.

En el caso de obras de complejidad 1 y 2 donde se sugiere comenzar el levatamiento del ICO en

la visita previa una vez se tenga la claridad que la obra ha sido aprobada en el Comité Operativo.

Es importante resaltar que el resultado general no determina si la organización puede ser

contratada o no, la herramienta debe ser analizada a la luz del plan de trabajo para determinar si
los requisitos de prioridad alta se pueden cumplir en el tiempo necesario para poder contratar
con la organización.

Herramientas para la aplicación del Índice de Capacidades Organizacionales - ICO

Anexo 2: Cuestionario ICO y Plan de Mejora

Anexo 3: Guía para el diligenciamiento del cuestionario ICO

2.2.1. Concertación del Plan de Trabajo
El plan de trabajo para el desarrollo de las capacidades organizativas debe ser un proceso
concertado en el que tanto el profesional de apoyo como los representantes de la organización se
comprometan a llevar a cabo una serie de acciones que tras ser desarrolladas resultará en el
incremento de las capacidades de la organización y que puedan ser desarrolladas en el tiempo de
ejecución de la obra y el proceso de entrega.

Las habilidades, conocimientos y capacidades específicas que han sido evaluadas mediante la
aplicación del ICO han sido clasificadas por parte del equipo técnico de la ART con el fin de
determinar su nivel de prioridad para el proceso de fortalecimiento.

Prioridad Actividades

Las actividades de prioridad alta  Formalización de organización, Estatutos y

determinan sí es posible o no
contratar con la organización, no
obstante en las obras de nivel II
y 3 se deben desarrollar para
que las juntas queden
fortalecidas en los aspectos
básicos. Las actividades para
desarrollar estas capacidades se
deben realizar a muy corto plazo
con el objeto de posibilitar dicha
contratación.
reglamentos creados o actualizados y funciones de
cada uno de sus miembros
 Registro en las entidades públicas correspondientes
(personería jurídica actualizada)
 Reglas definidas sobre procesos de elección y
funciones de la Junta Directiva
 Acta de la Junta Directiva elegida: Capacitación en
elaboración y archivo de actas
 Definición de misión, visión de las JAC´s o de la
Organización
 Creación y actualización de RUT
 Bancarización

Las actividades de prioridad  Diseño de Plan de Mejoras: Capacitación en

media posibilitan la buena
ejecución de la obra. Las
actividades para desarrollar
estas capacidades se deben
realizar durante el tiempo de
ejecución de la obra.
elaboración de planes de mejora en temas
administrativos, financieros y contables
 Procesos de contratación: Conocimiento y manejo de
los requisitos mínimos de contratación con entidades
públicas, cooperación internacional y organizaciones
no gubernamentales.
 Gestión contable: Creación y seguimiento de libros
contables de las obras PIC
 Gestión administrativa: Capacitación sobre
administración de obras PIC.
 Gestión de recursos humanos: Capacitación en
procesos para contratar mano de obra, requisitos de
seguridad industrial, pagos de seguridad social.
Práctica en la obra PIC
 Gestión de Capacitación en procesos de compras.
Práctica en la obra PIC

Son de especial interés para la
ART. Estas capacidades se deben
desarrollar en los casos en que el
tiempo y los recursos lo
permitan, por ejemplo; en las
obras de complejidad tres.
 Gestión de proyectos: El desarrollo de este tema
deberá estar enfocado a la particularidad de la obra
PIC.
 Capacitación y listado de verificación sobre gestión
documental para obras PIC según nivel de
complejidad de las obras (estudios y diseños,
licencias, permisos, con quién se gestionan, cuánto
tiempo toman)
 Conceptos básicos para ejecución de la pequeña obra
de infraestructura que se ejecutará: Visitas de campo
enfocadas en los conceptos básicos de construcción
para ejecución de obras PIC
 Liderazgo y participación: Capacitación en cómo
identificar y promover nuevos liderazgos que incluya
un ejercicio liderado por los miembros de la
organización de identificación e involucramiento de
nuevos liderazgos
 Comunicación asertiva: Asesoría y acompañamiento a
los miembros de las organizaciones, al menos en tres
oportunidades, para informar sobre los avances de las
obras PIC al CAC
 Articulación con entidades públicas y privadas y
gestión de oferta institucional
 Capacitación en elaboración de manuales de políticas
y procedimientos
 Capacitación en manejo de archivos
 Formulación de Proyectos: Capacitación en
formulación de proyectos usando marco lógico a
través de talleres participativos

Tomando en cuenta el nivel de prioridad de cada capacidad se ha de formular el plan de trabajo de

la comunidad. Los operadores contarán con un documento que contiene los Módulos y contenidos
para el desarrollo de las capacidades arriba mencionadas. En base a estos módulos, el operador
deberá acordar las actividades a seguir con la organización. El plan será firmado por el profesional
de fortalecimiento y el representante de la comunidad

Herramientas para la concertación del Plan de Mejora

Anexo 2: Cuestionario ICO y Plan de Mejora

Anexo 4: Módulos y contenidos para el fortalecimiento PIC

2. Desarrollo de las actividades del plan de trabajo y aplicación del ICO de cierre
Las actividades del plan de trabajo se deben desarrollar de acuerdo con los lineamientos
metodológicos descritos en el apartado 1. Definiciones, 2. Enfoques metodológicos.
Para desarrollar las acciones necesarias para generar capacidades en las organizaciones se cuenta
con los siguientes módulos
Prioridad
Las actividades de prioridad alta
determinan sí es posible o no
contratar con la organización.
Las actividades para desarrollar
estas capacidades se deben
realizar a muy corto plazo con el
objeto de posibilitar dicha
contratación.
Las actividades de prioridad
media posibilitan la buena
ejecución de la obra. Las
actividades para desarrollar
estas capacidades se deben
realizar durante el tiempo de
ejecución de la obra.
Las actividades de prioridad baja
no tienen relación directa con la
contratación o ejecución de la
obra, sin embargo, son de
Módulos para el desarrollo de las actividades
 Módulo 1: Formalización de Organizaciones
 Módulo 2: Registro en las entidades públicas
correspondientes
 Módulo 3: Reglas definidas sobre procesos de
elección y funciones de la Junta Directiva
 Módulo 4: Actas de la Junta Directiva: Capacitación en
elaboración y archivo de actas
 Módulo 5: Definición de misión, visión de las JAC o de
la Organización
 Módulo 6: Creación y actualización del RUT
 Módulo 7: Bancarización
 Módulo 8: Gestión contable: Creación y seguimiento
de libros contables de las obras PIC (Pendiente)
 Módulo 9: Gestión de recursos humanos:
Capacitación en procesos para contratar mano de
obra, requisitos de seguridad industrial, pagos de
seguridad social. Práctica en la obra PIC (Pendiente)
 Módulo 10: Gestión en procesos de compras. Práctica
en la obra PIC (Pendiente)
 Módulo 11: Diseño de Plan de Mejoras: Capacitación
en elaboración de planes de mejora en temas
administrativos, financieros y contables (Pendiente)
 Módulo 12: Procesos de contratación: Conocimiento
y manejo de los requisitos mínimos de contratación
con entidades públicas, cooperación internacional y
organizaciones no gubernamentales. (Pendiente)
 Taller sobre liderazgo comunitario (nuevos liderazgos,
género y transformación de conflictos) (Pendiente)
 Taller sobre Planeación Estratégica (Pendiente).
 especial interés para la ART.
Estas capacidades se deben
desarrollar en los casos en que el
tiempo y los recursos lo
permitan, por ejemplo; en las
obras de complejidad tres.

3. LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACION DEL PROCESO DE CONTROL SOCIAL

El Anexo 2 Fortalecimiento Organizativo y Control Social- Pic Fase II establece los principales
lineamientos del programa PIC Fase II, que se basa en la necesidad de dejar capacidad instalada en
las comunidades. PIC no es solamente un mecanismo para garantizar la presencia estatal en los
territorios afectados por el conflicto a través de la provisión de bienes públicos; sino que pretende
que las organizaciones comunitarias de los territorios beneficiarios de las obras puedan acceder a
la oferta institucional, formular y ejecutar proyectos y ejercer un liderazgo de base de manera
permanente y eficaz.

Es necesario procurar que las comunidades beneficiarias de los proyectos PIC Fase II ejerzan su
derecho y deber a participar de manera individual o a través de sus organizaciones, redes sociales e
instituciones en la vigilancia de la gestión pública, y que sean informados de los avances sobre los
proyectos.

Los objetivos primordiales del control social son:

 Fortalecer la cultura de lo público en el ciudadano;

 Contribuir a mejorar la gestión pública desde el punto de vista de su eficiencia, su eficacia y
su transparencia;
 Prevenir los riesgos y los hechos de corrupción en la gestión pública, en particular los
relacionados con el manejo de los recursos públicos;
 Fortalecer la participación ciudadana para que esta contribuya a que las autoridades hagan
un manejo transparente y eficiente de los asuntos públicos;
 Apoyar y complementar la labor de los organismos de control en la realización de sus
funciones legales y constitucionales;
 Propender por el cumplimiento de los principios constitucionales que rigen la función
pública;
 Promover el liderazgo y la participación con miras a democratizar la gestión pública;
 Poner en evidencia las fallas en la gestión pública por parte de agentes estatales y no
estatales, y formular propuestas para mejorarla;
 Contribuir a la garantía y al restablecimiento de los derechos sociales, económicos y
culturales.
Dado que la meta de la estrategia es construir confianza entre la comunidad y el Estado, el
seguimiento que ejerza la comunidad sobre los proyectos será determinante para el logro de la meta
de la estrategia. Para esto se crea el Comité de Acompañamiento Comunitario, descrito en el Anexo
Técnico.

3.1. MARCO LEGAL

Para dar cumplimiento con lo anterior, se utilizará la normativa vigente en términos de control social
y rendición de cuentas, y se tendrán en cuenta las recomendaciones, oferta de servicios, estrategias,
metodologías, insumos y apoyo en capacitaciones, de las entidades del gobierno nacional
encargadas de dictar política en materia de participación ciudadana, control social y rendición de
cuentas.

Constitución Política de Colombia, Artículos 23, 74, 209.

Ley 489 de 1998, “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las
entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el
ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución
Política y se dictan otras disposiciones”.

Ley 850 de 2003, “Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas”.

Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a
la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”

Ley 1757 de 2015, “Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del
derecho a la participación democrática”.

Decreto 3622 de 2005, “Por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se
reglamenta el Capítulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo
Administrativo”

Resolución 2620 de 2013, del Departamento Nacional de Planeación. “Por la cual se definen las
metodologías diferenciadas de monitoreo aplicables a los órganos y actores del sistema general de
regalías por el sistema de monitoreo, seguimiento, control y evaluación (SMSCE) y se dictan otras
disposiciones relacionadas con control social”.

Ley 1474 de 2011, Artículo 78, “Todas las entidades y organismos de la Administración Pública
tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de democracia participativa
y democratización de la gestión pública. Para ello podrán realizar todas las acciones necesarias con
el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación,
ejecución, control y evaluación de la gestión pública.”
3.2. CONCEPTOS CLAVES

Control Social: Es el derecho y el deber de los ciudadanos a participar de manera individual o a

través de sus organizaciones, redes sociales e instituciones, en la vigilancia de la gestión pública y
sus resultados.3

Rendición de cuentas: es el deber que tienen las autoridades de la Administración Pública de

responder públicamente, ante las exigencias que realice la ciudadanía, por los recursos, las
decisiones y la gestión realizada en ejercicio del poder que les ha sido delegado.4

Comité de Acompañamiento Comunitario: Instancia de participación comunitaria que tiene por

objeto realizar el acompañamiento a la ejecución de los proyectos y el respectivo control social.

Veedurías Ciudadanas: Es el mecanismo democrático de representación que le permite a los

ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión
pública, respecto a las autoridades, administrativas, políticas, judiciales, electorales, legislativas y
órganos de control, así como de las entidades públicas o privadas, organizaciones no
gubernamentales de carácter nacional o internacional que operen en el país, encargadas de la
ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público.

Principio de transparencia. Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos
obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia, de lo cual dichos sujetos están
en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y
a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que
esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos
establecidos en esta ley.5

Principio de facilitación. En virtud de este principio los sujetos obligados deberán facilitar el ejercicio
del derecho de acceso a la información pública, excluyendo exigencias o requisitos que puedan
obstruirlo o impedirlo.6

Principio de gratuidad. Según este principio el acceso a la información pública es gratuito y no se

podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.7

3
Departamento Administrativo de la Función Pública – ESAP. 2016. Control Social a la Gestión Pública. Plan Nacional de
Formación Para el Control Social.
4
Escuela Superior de Administración Pública – DAFP – Contraloría. 2009. Audiencias públicas en la ruta de la rendición de
cuentas a la ciudadanía, De la Administración Pública Nacional.
5
Ley 1712 de 2014.
6
Ibíd.
7
Ibíd.
Principio de celeridad. Con este principio se busca la agilidad en el trámite y la gestión
administrativa. Comporta la indispensable agilidad en el cumplimiento de las tareas a cargo de
entidades y servidores públicos.8

Principio de eficacia. El principio impone el logro de resultados mínimos en relación con las
responsabilidades confiadas a los organismos estatales, con miras a la efectividad de los derechos
colectivos e individuales.9

Principio de la calidad de la información. Toda la información de interés público que sea producida,
gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa,
reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados
en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad.10

Principio de la divulgación proactiva de la información. El derecho de acceso a la información no

radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también
en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que
conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal
y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible,
atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros.11

Principio de responsabilidad en el uso de la información. En virtud de este, cualquier persona que

haga uso de la información que proporcionen los sujetos obligados, lo hará atendiendo a la misma.12

3.3. COMITÉ DE ACOMPAÑAMIENTO COMUNITARIO CAC

Funciones del Comité de Acompañamiento Comunitario13:

 Socializar el estado de ejecución de los proyectos, sus modificaciones, contratiempos, resultados,

conclusiones, etc.
 Identificar elementos clave para el desarrollo de aspectos de fortalecimiento comunitario.
 Aprobar las acciones a desarrollar en beneficio del fortalecimiento comunitario e implementarlas.
 Sugerir ajustes, modificaciones y complementos a las acciones que se desarrollen en beneficio del
fortalecimiento comunitario, con el fin de alcanzar el objetivo propuesto.

El Comité de Acompañamiento Comunitario estará integrado por:

 Delegados de las comunidades beneficiarias del proyecto. El número de delegados será definido
en consenso con las mismas y serán mínimo (1) y máximo (5).
 Un representante del Contratista.
8
Ibíd.
9
Ibíd.
10
Ibíd.
11
Ibíd.
12
Ibíd.
13 Fondo Colombia en Paz. 2017. Anexo Técnico PIC II.
 El Coordinador regional de la ART o quien este designe.

El Comité de Acompañamiento Comunitario ejercerá sus funciones respecto de cada uno de los
proyectos en el momento que se dé inicio al proceso de ejecución de los mismos. Los delegados de
la comunidad beneficiaria que participen en este comité deben informar a los demás miembros de
la comunidad acerca de los temas tratados en las reuniones, para lo cual ellos dispondrán de los
mecanismos y tiempo necesarios para cumplir con ese encargo.

La elección de los representantes de la comunidad ante el comité se realizará en la reunión de

socialización del inicio del proyecto en la comunidad. Una vez hecha la elección, el Contratista
convocará a los miembros del comité con el objeto de instalar el mismo.

El Comité de Acompañamiento Comunitario, se reunirá previa convocatoria de la secretaría técnica

o a solicitud de cualquiera de sus integrantes. En todo caso como mínimo se reunirán dos veces
durante la ejecución de cada proyecto.

El quorum para deliberar y decidir en el marco del citado comité es la mitad más uno de sus
miembros, sus decisiones constarán en actas suscritas por quienes participen en la reunión.

A este comité podrán ser invitados las personas naturales o jurídicas que sus miembros requieran,
los invitados podrán intervenir en sus sesiones con voz pero sin voto, siempre que la invitación verse
sobre asuntos de interés de los proyectos.

La secretaría técnica del comité será ejercida por un delegado del Contratista y tendrá, entre otras,
las siguientes funciones:

a) Citar a las sesiones, por cualquier medio expedito y con la suficiente antelación, a la totalidad de
los miembros del Comité de Acompañamiento Comunitario.

b) Proyectar, para aprobación de los miembros del comité, las actas de las sesiones llevadas a cabo
y obtener la suscripción de las mismas.

c) Llevar y custodiar el archivo que contenga la totalidad de la documentación que sea emitida por
el comité.

d) Suministrar información relacionadas con las sesiones del comité.

3.2. Sesiones de control social

El control social, se debe desarrollar a través del comité de acompañamiento comunitario CAC. Esta
actividad inicia en la reunión de socialización, se desarrolla durante la ejecución de la obra y finaliza
una vez ha sido entregada la obra a la comunidad de manera formal, a continuación, se describe
cada uno de estos momentos.

3.3.1. Reunión de socialización y de conformación del comité de acompañamiento comunitario.

Momento en que se desarrolla: La reunión de socialización se debe realizar del 0% - 15% en avance
de ejecución de la obra o una vez suscrita el acta de inicio.

Insumos: Información preliminar del proyecto, contrato, cronograma, presupuesto, acta de inicio
de obra.

Objetivo: Socializar con la comunidad el componente técnico y social del proyecto y conformar el
Comité de Acompañamiento Comunitario, para el proyecto.

Agenda sugerida:

• Presentación objetivos de la reunión y registro de asistencia

• Intervención Administración Municipal (si aplica)
• Presentación y roles de los participantes
 Presentación de la organización ejecutora (si aplica)
• Presentación información, técnica, administrativa, y financiera del proyecto
 Elección y conformación del Comité de Acompañamiento Comunitario
 Proposiciones y varios

Participantes, sus funciones y roles:

PARTICIPANTES FUNCIONES O ROLES

• Informar a los beneficiarios sobre la naturaleza de los recursos con

Profesional Social del
contratista, con apoyo
del gestor social de la
ART o a quien se delegue
por parte de la entidad.
Administración local
Secretario de obras,
planeación y/o
infraestructura
(supervisor por parte del
Ente Territorial(si aplica)
• Contratista
• Interventoría.
•Operador u
Organización Ejecutora
(Aliado estratégico)
los cuales se financia la obra, objeto, alcance, plazos, y valor.
• Convocar por un medio expedito y con suficiente antelación a la
comunidad, a los foros programados con apoyo del ET y/o JAC.
• Socializar las responsabilidades de cada uno de los actores, Resolver
las inquietudes de la comunidad frente al proyecto.
• Llevar y custodiar el archivo que contenga la totalidad de la
documentación que sea emitida por el comité.
• Realizar acta de constitución en la cual conste: el nombre de los
integrantes, número documento de identidad, el objeto de la
vigilancia, nivel territorial, duración, lugar de residencia, datos de
contacto
• Apoyar en la realización de la convocatoria
• Apoyo al contratista de obra en la explicación del componente
técnico
• Prestar todo el apoyo logístico. técnico y operativo a la ART. para el
cumplimiento y ejecución de las reunión.
•Socializa el componente técnico del proyecto: Objeto, alcance,
plazo, valor, aspectos técnicos
• Presentación del equipo de trabajo
• Resolver las inquietudes técnicas de la comunidad frente al proyecto.
Comunidad beneficiaria • Participar activamente en la reunión y o foro de auditoria visible
del proyecto y/o Junta de citada
Acción Comunal. • Elegir democráticamente el grupo de beneficiarios y/o la comunidad
que quiera conformar el comité de acompañamiento comunitario para
hacer control social.
Personero municipal. (si • Realizar una inducción a la Ley 850 de 2003 y sensibilizar a la
aplica) comunidad sobre la importancia de hacer control social a la obra.
• Fortalecer los procesos de participación ciudadana, en el seguimiento
En el caso de las y control de los proyectos de inversión.
comunidades indígenas,
esta función será asumida
por las autoridades
propias.

Personas invitadas Los invitados podrán intervenir en sus sesiones con voz pero sin voto,
relacionadas con el siempre que la invitación verse sobre asuntos de interés de los
proyecto proyectos

Evidencias: Registro de asistencia, Acta de conformación del Comité de Acompañamiento

Comunitario o Directorio de contactos. Diligenciar la base general y realizar la programación.

3.3.2. Sesiones de seguimiento del comité de acompañamiento comunitario

Momento en que se desarrolla: La reunión de seguimiento del comité de acompañamiento

comunitario se realiza tantas veces sean necesario y como mínima una vez, del 30% - 70% en avance
de ejecución de la obra.

Insumos: Información del supervisor técnico, con soportes de avance.

Objetivo: En esta instancia, el contratista, interventor, Administración Municipal (si aplica), JAC,
Personería, Comité de Acompañamiento Comunitario, y el representante de la ART, rinden cuentas
y exponen los avances y hallazgos en la ejecución de la obra.

Agenda:

• Presentación objetivos de la reunión y registro de asistencia

• Intervención Administración Municipal (si aplica)
• Presentación información avance de obra
•Respuestas a inquietudes de la comunidad
•Aplicación sondeo de satisfacción
•Proposiciones y varios
Participantes, sus funciones y roles:

PARTICIPANTES FUNCIONES O ROLES

• Convocar por un medio expedito y con suficiente antelación a la

Profesional Social del
contratista, con apoyo del
gestor social de la ART o a
quien se delegue por parte de
la entidad
Administración local
secretario de obras,
planeación y/o infraestructura comunitario
(si aplica)
comunidad, a los foros programados con apoyo del ET y/o JAC.
• Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión
anterior
• Aplicación de sondeos de satisfacción.
• Proyectar el acta y obtener la suscripción de la misma.
• Llevar y custodiar el archivo que contenga la totalidad de la
documentación que sea emitida por el comité.
• Apoyar en la realización de la convocatoria
• Apoyo logístico para la realización del comité de acompañamiento
• Apoyo al contratista de obra en la explicación del avance de obra

• Contratista y/o organización • Socializar el avance y modificaciones si se hicieron.

ejecutora • Recibir las observaciones y sugerencias de los ciudadanos,
• Interventoría. relacionadas con la obra objeto de veeduría.
•Operador • Atender las preguntas, inquietudes y observaciones del proyecto.

Comunidad beneficiaria del Participar activamente en la reunión citada y presentar inquietudes,

proyecto y/o Junta de Acción observaciones y recomendaciones
Comunal.
• Vigilar la ejecución de las obras según lo contratado
Integrantes del Comité de • Comunicar a la ciudadanía, mediante asambleas o reuniones, los
Acompañamiento avances del proceso de control que está desarrollando.
Comunitario • Identificar alertas e inconvenientes que puedan afectar el
desarrollo de los proyectos
• Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos durante la
Primera Auditoria
Personas invitadas Los invitados podrán intervenir en sus sesiones con voz pero sin
voto, siempre que la invitación verse sobre asuntos de interés de los
relacionadas con el proyecto
proyectos

Evidencias: Registro de asistencia, acta de la reunión del Comité de Acompañamiento Comunitario,

donde se plantean las conclusiones, acuerdos, compromisos y recomendaciones que incluya
registro fotográfico, información que debe nutrir el reporte al Comité Operativo. Sondeo de
Satisfacción resultados y análisis sobre la percepción de los beneficiarios que participaron en el
ejercicio de seguimiento visible al proyecto

3.3.3. Sesión de cierre y entrega de obra

Momento en que se desarrolla: 100% Obra Terminada

Insumos: Acta de recibo a satisfacción

Objetivo: Es un espacio donde la comunidad efectúa un balance final de la intervención del proyecto
y se hace la entrega oficial a los beneficiarios del proyecto, JAC y/o Entidad Territorial. Se
determinan las responsabilidades para el cuidado y sostenibilidad de la obra.

Agenda sugerida:

 Presentación objetivos de la reunión y registro de asistencia

 Intervención Administración Municipal
 Rendición de cuentas
 Respuestas a inquietudes de la comunidad
 Aplicación sondeo de satisfacción
 Recomendaciones de mantenimiento y sostenibilidad del proyecto
 Lectura y firma del acta de entrega del proyecto
 Cierre y varios

Participantes, sus funciones y roles:

PARTICIPANTES FUNCIONES O ROLES

• Convocar por un medio expedito y con suficiente antelación a la

comunidad, a los foros programados con apoyo del ET y/o JAC.
Profesional Social del •Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos durante las
contratista, con apoyo reuniones de control social anteriores
del gestor social de la • Aplicación de sondeos de satisfacción
ART o a quien se • Proyectar el acta de las sesiones llevadas a cabo y obtener la
delegue por parte de suscripción de las mismas.
la entidad • Llevar y custodiar el archivo que contenga la totalidad de la
documentación que sea emitida por el comité.
• Cierre del proceso
Administración local • Apoyar en la realización de la convocatoria
Secretario de obras, • Apoyo logístico para la realización de la reunión de entrega de obra.
planeación y/o • Recibir el proyecto y garantizar, cuando así se haya definido, la
infraestructura (si operación y sostenibilidad de los proyectos ejecutados.
aplica)
• Rendición de cuentas por parte de todos los actores que participaron
• Contratista o/y en el proceso
organización ejecutora • Responden públicamente, ante las exigencias que haga la ciudadanía
• Interventoría. • Entregar el proyecto a la Entidad Territorial y/o JAC
• Operador • Atender preguntas y respuesta a inquietudes de la comunidad.
 • Socializar a la comunidad beneficiaria el tipo de uso, mantenimiento y
sostenibilidad del proyecto

Comunidad • Compromiso de la comunidad entorno a la sostenibilidad del proyecto

beneficiaria del en el tiempo.
proyecto y/o Junta de
Acción Comunal

Evidencias: Registro de asistencia, acta de la reunión, donde se plantean las conclusiones, acuerdos,
compromisos y recomendaciones que incluya Registro fotográfico. Sondeo de Satisfacción, Acta de
entrega, firmada por el Alcalde (si aplica), la JAC, el contratista u Operador (según aplique).

4. Entrega de soportes y manejo de información

Cada operador deberá llevar la información en carpetas por municipio, donde se tenga copia en
digital de los soportes de fortalecimiento organizativo y de control social, esta información deberá
subirla a una nube en la plataforma de Google Drive, y deberá entregar el link al supervisor del
contrato.

Ilustración 5 Organización de información y carpetas.

 Información
por
Por municipio municipio/pr Soportes
oyecto
Componentes Línea base ICO
Plan de Mejora
Implementación Plan
Fortalecimiento de Mejora
Soporte de talleres y
Ej: actividades.
Tierralta Línea base cierre ICO
Base de proyectos y
datos de la comunidad Acta socialización del
proyecto
Control Social
Acta de seguimiento
Acta de cierre