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FINANCIERA
VERSIÓN: 1
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS FINANCIEROS FECHA: Diciembre de 2010
PROCEDIMIENTO
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter
confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa
de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
CÓDIGO: FI-P13-PR32
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR VERSIÓN: 1
PAGAR
FECHA: Diciembre de 2010
1. OBJETIVO
Administrar las cuentas por pagar a través del registro oportuno, confiable y eficiente
de las obligaciones adquiridas por la Universidad con un tercero por cuenta de un
servicio prestado o un bien adquirido, para el adecuado manejo de la información de
proveedores y la oportuna entrega de informes de tipo tributario a entidades de
control.
2. ALCANCE
Inicia con la validación de los requisitos de las facturas y los requisitos derivados del
proceso de compras en la Oficina de Cuentas por Pagar hasta el seguimiento y
control de las obligaciones derivadas del proceso de cuentas por pagar.
3. DEFINICIONES
1
LEGIS. Manual de IVA incluye facturación. Pág. 268. 2010.
4. CONDICIONES GENERALES
• La Oficina de Cuentas por Pagar deberá solicitar a los proveedores dos copias de
la factura o documento equivalente; a las cuales deberá colocarse el sello de
radicado y una de ellas deberá conservarse en la Oficina de Cuentas por Pagar
como soporte de las compras.
• La Oficina de Cuentas por Pagar solo recibirá facturas sin el registro de la nota de
recepción, para los siguientes casos:
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Presenta a la Oficina de Cuentas por Pagar la
factura, cuenta de cobro o el Formato de solicitud Unidades de
Cargo
1. de registro de comprobante directo (FI-P13- la
Responsable
F04) debidamente diligenciado adjuntando los Universidad
soportes respectivos.
Recibe y revisa los requisitos.
Remítase a la actividad 4
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Realiza los registros para la causación del Oficina de Analista de
6. Cuentas por cuentas por
comprobante en el sistema PeopleSoft.
Pagar pagar
6. DIAGRAMAS DE FLUJO
NOMBRE CÓDIGO
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
IDENTIFICACIÓN DEL
NOMBRE
DOCUMENTO
INTERNO
EXTERNO