UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTA MARÍA

PRÁCTICA

9
Guía de Practicas de Tecnología de la Información
Escuela Profesional de Ingeniería Industrial –VI Semestre

BASE DE DATOS ACCESS VBA

OBJETIVOS

 Conocer los principios de bases de datos para el almacenamiento de la información.

 Aplicar los principios de diseño de bases de datos.
 Valorar la importación de la función que cumplen las bases de datos como parte fundamental
del funcionamiento de la organización.

RECURSOS
 PC
 Guía de Prácticas
 Microsoft Access

DURACIÓN DE LA PRÁCTICA
 Una sesión (2 horas)

MARCO TEÓRICO

1. BASE DE DATOS
 Una base de datos es un conjunto de información (datos) relacionada entre sí.
 Se caracterizan por no tener información redundante ni inconsistente.
Ejemplo: Una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por
documentos impresos e indexados para su Consulta.
 La información contenida en una base de datos puede ser recuperada o almacenada mediante
Consultas que ofrecen una amplia flexibilidad para administrar la información.
 El lenguaje más habitual para construir consultas en bases de datos relacionales es SQL,
Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar implementado
por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales (SGBDR)

INGENIERÍA INDUSTRIAL 1
1.1 Bases de datos relacionales

 Es uno de los modelos más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y
administrar datos dinámicamente.
 Para crear una base de datos relacional, partimos de un esquema conceptual de los datos
mediante el modelo entidad/relación. Para su implementación, se ha de transformar el modelo
entidad/relación a un esquema lógico, un modelo relacional.

1.1.1 Modelo entidad/relación

Un socio puede tomar prestado uno o más libros y un libro puede ser prestado a uno o más socios.

También es posible que un libro nunca forme parte de un préstamo o que un socio no tome
prestado nunca un libro.

1.1.2 Modelo relacional: El modelo relacional correspondiente al modelo entidad/relación

mostrado en la figura anterior es el siguiente:

1.2 Estructura de una base de datos

1.2.1 Estructura de una base de datos centralizada: Todos los usuarios acceden a una única
base de datos ubicada en un único ordenador

INGENIERÍA INDUSTRIAL 2
 1.2.2 Estructura de una base de datos distribuida: La base de datos puede estar distribuida en
ordenadores distintos y cada cierto tiempo habrá que hacer procesos de replicación para
así mantener actualizadas todas las bases de datos.

2. ACCESS

 Microsoft Access es una herramienta informática que me permite almacenar grandes

cantidades de información en forma organizada.
 Access se puede utilizar para almacenar:
 Información de clientes
 Información de productos
 Información de venta
 Información de proveedores
 Información de cursos
 Información de notas de cursos
 Y toda aquella información que puede ser almacenada

3. SGDB
 Access es un Sistema Gestor de Base de Datos Relacional (SGBD) que forma parte del conjunto
de herramientas ofimáticas de Microsoft.
 Un SGBD es un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre las bases de
datos y las aplicaciones que la utilizan
 Proporcionan un interfaz entre aplicaciones y sistema operativo, consiguiendo, entre otras
cosas, que el acceso a los datos se realice de una forma más eficiente, más fácil de
implementar y, sobre todo, más segura.

4. Objetos de una base de datos Access

 Tablas: estructura básica de un sistema de bases de datos relacional. Es el archivo o
contenedor donde se almacenan los datos distribuidos en filas y columnas; cada fila se
corresponde con un registro, y cada columna se corresponde con un campo del registro.
 Consultas: Una Consulta sirve para obtener información de la base de datos. Una Consulta
puede modificar y analizar los datos de una Tabla.
 Formularios: Los Formularios son pantallas que contienen campos de datos procedentes de las
Tablas o Consultas. Los Formularios se utilizan fundamentalmente para ver, introducir y
modificar la información contenida en una base de datos, en definitiva, para gestionar registros
de una Tabla o Consulta.
 Informes: Un informe sirve para mostrar información, en formato impreso, de Tablas o
Consultas, organizada y/o resumida de una determinada manera. Además de estos datos, al

INGENIERÍA INDUSTRIAL 3
 Informe, se pueden añadir otros elementos estáticos, como pueden ser imágenes, agregar
totales
 Macros: Una macro es un conjunto de instrucciones o acciones que sirven para automatizar
tareas. Cada tarea es una acción que se llevará a cabo sobre objetos o datos de la base de
datos.
 Módulos: Un Módulo es un conjunto de declaraciones, instrucciones y funciones escritas en
lenguaje VBA (Visual Basic Application) que servirán para automatizar tareas.

Access 2010 empaqueta los objetos de la base de datos en archivos con extensión accdb ya no
utiliza la extensión mdb que utilizaba en versiones anteriores.

5. Diseño de una base de datos

Lo más importante a la hora de crear de una base de datos es un buen diseño.
Para crear los objetos que componen la base de datos (Tablas, Formularios, Informes) es preciso
previamente realizar una fase de diseño.
Las etapas para el diseño de una base de datos se pueden resumir en:
(1) Diseño general del sistema
(2) Diseño de la salida de datos
(3) Diseño de los campos
(4) Diseño de las tablas y las relaciones entre ellas
(5) Diseño de la entrada de datos y reglas de validación para los campos
(6) Diseño de la entrada de datos a través de Formularios
(7) Diseño de menú de distribución de la aplicación

6. Tipos de datos

 Algunas consideraciones
 Los nombres de los campos en Access, no pueden tener más de 64 caracteres, no pueden
tener puntos, exclamaciones o corchetes.
 Errores en nombre de campos
1. Cod.Alumno
2. Nombres!apellidos
3. [area]
 No puede existir en una misma tabla dos campos con el mismo nombre.
 Con respecto al nombre del campo, se pueden utilizar espacios, pero no se puede empezar
con un espacio. (se recomienda no usar espacios en los nombres)

 Tipos de Datos
1. Texto: Este tipo de dato te permite ingresar texto o combinaciones de texto y números, así
como números que no requieren cálculos, como los números de teléfono, por ejemplo si tengo
un campo llamado nombre, y agrego información como Juan, esta información contiene 4
caracteres. Si eliges este tipo de dato, para algún campo, podrá introducir máximo 255
caracteres.
2. Memo: Este tipo de dato, es lo mismo que el tipo de dato Texto, la diferencia es que este te
permite ingresar combinaciones de texto y numero en forma extensa o largo, usted puede
ingresar hasta 65 535 caracteres.
3. Numérico: Almacena números, que son destinados a realizar cálculos y operaciones
matemáticos. Este tipo de dato no acepta fracciones. Este tipo de dato tiene una variedad de
formatos, en Access, cuando elijamos este tipo de dato, elegiremos una de las opciones de
tamaño del campo, estas opciones son las siguientes:
a) Byte: Si usted elige esta opción puede almacenar números que van en el rango de 0 hasta
255, por ejemplo si tengo un campo llamado edad, ingresare la información 25, y este valor es
menor que 255, por lo tanto es correcto la elección de este formato. Al elegir esta opción usted
esta ocupando un byte de memoria.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 4
 b) Entero: Almacena números que se encuentran en el rango de -32 768 hasta 32 767(no se
admite fracciones), con esto podré ingresar información como la distancia de una ciudad a otra.
Con esto estamos ocupando 2 bytes de memoria.
c) Entero Largo: Cuando usted elige el tipo de dato numérico, por defecto Access agrega como
predeterminado Entero Largo. Con esta opción puede almacenar números que están en el rango
de – 2 147 483 648 y 2 147 483 647. Ocupa 4 bytes en la memoria.
d) Simple: Almacena números entre –3,4 x 1038 a 3,4 x 1038 , ocupa 4 bytes de memoria.
e) Doble: Almacena números desde –1,79 x 10308 hasta 1,79 x 10308 , ocupa 8 bytes de
memoria.
f) Decimal: Su tamaño de almacenamiento es de 12 bytes de memoria, y almacena datos reales
con la coma decimal.
4. Fecha/Hora: Se puede almacenar valores de fecha y hora, para los años de 100 hasta 9999,
por ejemplo 19/06/94 05:34:23 p.m. Ocupa 8 bytes de memoria.
5. Moneda: Almacena valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos,
por ejemplo $349.23. Su espacio de memoria es de 8 bytes.
6. Autonumerico: Es un valor numérico que Access incrementa de modo automático( de uno en
uno) cada vez que se añade un registro, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada
vez que se agrega un nuevo registro a una tabla (es decir 1,2,3,4,…..). No se puede modificar
manualmente. Este campo ocupa 4 bytes de memoria.
7. Si/No: Para almacenar datos que tenga dos únicos valores como (Sí/No, Verdadero/Falso o
Activado/Desactivado, Negro/Blanco). Este campo puede servir para manejar información
sobre el sexo de una persona (masculino y femenino). Su tamaño de almacenamiento de un Bit
de memoria.
8. Objeto OLE: Son objetos tales como una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word,
gráficos, sonidos u otros datos binarios, etc, vinculado o incrustado en una tabla de Access.
Como por ejemplo agregar a un campo la fotografía de cada uno de los empleados de una
empresa. Ocupa hasta 1 Gigabyte (limitado por el espacio disponible en su disco duro). Como
alternativa tenemos el tipo de datos adjuntos, que permite guardar más de un objeto OLE.
9. Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada
como dirección de hipervínculo o dirección de Internet. Este campo puede contener hasta 2048
caracteres, como por ejemplo www.ucsm.edu.pe
10. Asistente para búsqueda: Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de
una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Tamaño igual al del
campo clave principal utilizado para realizar la búsqueda (habitualmente 4 bytes).

7. Propiedades de los campos

I. FORMATO
El aplicar formato a un campo, implica que cuando ingresas información en un campo, se
presenta de una forma diferente. Por ejemplo si se ingresa la fecha: 05/11/2018, y si le
aplicamos un formato, dicha fecha se puede presentar como: 05 de noviembre del 2018.
En conclusión el formato se usa para personalizar la forma de presentar los datos. A
continuación mostramos, el uso de formato para algunos campos:

a) TIPO MONEDA
Para este tipo de dato manipular la cantidad de decimales, donde muestras tus datos con 0,
1, 2, 3, etc. decimales.

b) TIPO TEXTO
Ejemplo
Para un campo área donde trabaja un empleado, siempre se debe ingresar en mayúscula,
entonces el formato será: >

INGENIERÍA INDUSTRIAL 5
Si se ingresa Juan Pérez, se presenta con el formato de: JUAN PÉREZ

c) TIPO FECHAS
Ejemplo1
Si ingresamos el campo Fecha de Ingreso, luego ingresamos una fecha como: 01/11/2018,
entonces podemos aplicar formatos como:

Estos formatos también me permiten ingresar una fecha con hora, o podemos ingresar solo
la hora.

Ejemplo2
También podemos crear formatos personalizados, de acuerdo a los siguientes elementos:

Si se ingresa la siguiente fecha: 01/11/2018 y aplicamos el siguiente formato:

 mmmm, aaaa se presenta como: noviembre, 2018
 mmmm "de" aaaa se presenta como: noviembre de 2018
 “Mes” mmmm "de"aaaa se presenta como: mes noviembre de 2018

d) TIPO SI/NO
Si tenemos un campo sexo, en formato escribimos:
;”Mujer”;”Hombre” luego elija la pestaña búsqueda y elija la opción cuadro de texto
Si ingresamos el valor de 0, se muestra Mujer
Si ingresamos el valor de 1, se muestra Hombre

INGENIERÍA INDUSTRIAL 6
II. VALOR PREDETERMINADO
Esta propiedad la tienen todos los campos menos los de Objeto OLE. Es aquel valor que usted
coloca y aparecerá por defecto tal valor, esto se observara en el momento de ingresar
información a un campo.
Ejemplo, si en mi tabla tuviera un campo llamado fecha, puedo colocar en la opción valor
predeterminado 11/03/89, y cuando ingrese información aparecerá esta información por
defecto.

III. REGLA DE VALIDACION

Esta propiedad la tienen todos los campos menos los de Objeto OLE. Se especifican las
condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan, si los datos no cumplen las
condiciones Access no admitirá ese dato. Para introducir las condiciones que debe cumplir un
campo, se selecciona Regla de validación en las propiedades del campo. A la derecha del
espacio en blanco hay unos puntos suspensivos. Se hace clic sobre ellos. Aparecerá una ventana
para generar expresiones, en esta ventana habrá que especificar esas condiciones.
Ejemplo1
Si tengo un campo llamado UnidadesEnExistencia de tipo numérico, y deseamos que solo la
información ingresada debe ser mayor a 500.
Entonces lo que escribiré en reglas de validación será: >500. Ahora cuando yo ingrese
información en este campo, he ingrese 200, no me aceptara ya solo aceptara valores mayores a
500.

Ejemplo
Si tengo un campo llamado PrecioUnitario y deseo ingresar información que estén en el rango
de 600 y 900, entonces colocare en mi regla de validación lo siguiente:
>=600 y <=900

IV. TEXTO DE VALIDACION

Cuando Access no admite un dato porque no cumple la regla de validación no aparece ningún
mensaje que explique por qué no admite el dato a no ser que se utilice el texto de validación.
En esta propiedad se debe introducir cuál es la condición que debe cumplir el dato para que el
usuario lo sepa.
Ejemplo: Si tomamos el ejemplo2 de la regla de validación, entonces si yo ingreso el valor de
1000, entonces quisiera que salga el siguiente mensaje:
Texto de validación: Por favor ingrese un valor que este en el rango de 600 y 900. Este mensaje
saldrá en una ventana indicándole la falla.

V. REQUERIDO
Nos indica si es obligatorio el ingreso o no ingreso de información. Si se encuentra activado "Si",
no dejará que el usuario abandone un registro sin haberlo rellenado. Y si encontramos que “No”,
entonces podemos abandonar el registro sin ingresar información
Si el campo es numérico, y no inserta información, el access por defecto inserta el número 0,
entonces no estarías violando las propiedades, ya que hay un valor y es 0, pero si estuviera
vacío, eso sí es un error, si es que has elegido en requerido como sí.

VI. INDEXADO
Propiedad que me permite ingresar valores en un campo sin repetir

INGENIERÍA INDUSTRIAL 7
 La propiedad Indexado usa los siguientes valores.

Valores Descripción
No (Predeterminado) Sin índice.
Sí (con duplicados) El índice permite duplicados.
Sí (sin duplicados) El índice no permite duplicados.

VII. MASCARAS
Las máscaras facilitan el ingreso de información a los campos en forma de registros. Para crear
una máscara se sigue un esquema de tres partes:
1. Presenta la máscara de entrada
2. Indica si los caracteres literales empleados en la máscara se almacenan o no en el campo
junto con los datos. Se escribe 0 para que se guarden y 1 para que no se guarden
3. Especifica el carácter que debe aparecer en los espacios en blanco de la máscara. Access por
defecto utiliza el subrayado.

Ejemplo1: Ingresar los teléfonos celulares formado por 9 dígitos, anteponiendo para todos los
números el prefijo: 95.

Parte1: “95” 0000000, es propiamente dicho la mascara

Parte2: 0 , Indica que los caracteres literales se van a guardar en la tabla
Parte3: "_", El carácter será _, en los espacios en blanco
Al juntar quedaría así: “95” 0000000 ; 0; "_"

Ejemplo2: Ingresar una fecha de nacimiento, con el formato de: 03/12/1977, donde se muestre
las barras y la cantidad de números a ingresar.
00/00/0000; 0 ;”_”

A continuación mostramos una tabla con los principales caracteres que se usan en la
construcción de mascaras
Código Función
0 Dígito (0-9). Introducción obligatoria. No permite signos
Dígito o espacio. Introducción opcional. Las posiciones en blanco se convierten en espacios
#
y se permiten los signos
9 Dígito o espacio. Introducción opcional. No permite signos
L Letra (A-Z). Introducción obligatoria
? Letra (A-Z). Introducción opcional.
A Letra o dígito. Introducción obligatoria
A Letra o dígito. Introducción opcional
& Cualquier carácter o espacio. Introducción obligatoria
C Cualquier carácter o espacio. Introducción opcional
< Convierte los caracteres en minúsculas
> Convierte los caracteres en mayúsculas

8. Clave principal: Una clave primaria puede estar formada por uno o más campos. El valor de la
clave principal debe cumplir 2 requisitos:
 El valor para dicha clave nunca se puede repetir
 El valor para dicha clave nunca puede ser vacío

INGENIERÍA INDUSTRIAL 8
9. RELACION ENTRE TABLAS: La integridad referencial se refiere a 3 puntos importantes:
 Integridad Referencial: Permite controlar el ingreso de información a una tabla
 Actualización en cascada: Permite actualizar un dato en las demás tablas
 Eliminación en cascada: Permite eliminar registros en cascada.

10. CONSULTAS DE SELECCIÓN

Las consultas de selección en Access, me permiten seleccionar registros que cumplen uno ó más
condiciones o criterios. Por ejemplo:
 Seleccionar todos los clientes que viven en la ciudad de Arequipa
 Seleccionar las personas mayores de edad
 Seleccionar los que han nacido en el mes de noviembre

La interfaz de creación de consultas es:

A continuación mostramos los elementos de dicha interfaz:

 Campo : Nombre de campo que deseas visualizar
 Tabla : Tabla a la que pertenece el campo seleccionado
 Orden : Mostrar dicha columna o campo en orden ascendente, descendente
 o ninguno.
 Mostrar : Mostrar u ocultar dicho campo
 Criterio : Agregar criterios o condiciones al campo (Y)
 O : Agregar criterios o condiciones al campo (O)

A continuación mostramos ciertos criterios para el manejo de condiciones: Significado de

condiciones

A* Empiezan con A
>100 Mayor que 100
<=100 Menor o igual que 100
Entre 50 y 80 Entre 50 y 80
Alemania Valores iguales a Alemania
<>Alemania Diferente de Alemania
<>10 Diferente de 10

INGENIERÍA INDUSTRIAL 9
 Nulo Muestra valores nulos o vacíos
Negado Nulo Muestra los valores no nulos o no vacíos
Negado A* Muestra todo aquello que no empieza con A
Muestra todo aquello que empieza con D, E, F
>=D
hasta Z
Alemania o Francia Muestra todo aquello igual a Alemania o Francia
A* o B* Muestra todo aquello que empieza con A ó B
Fecha() La fecha de hoy
Muestra los registros con fecha menor o igual al
<=20/08/1994
20/08/1994
Muestra registros que se encuentran en un rango
Entre 10/08/1994 y 20/08/1994
de fechas
Mes([NombreTabla]![Fechanacimiento])
Nacidos en octubre
=10
Año([NombreTabla]![Fechanacimiento])
Nacidos después de 1980
>1980
Día([NombreTabla]![Fechanacimiento])
Nacidos la primera quincena
<=15

11. CONSULTAS PARAMETRIZADAS

Son aquellas consultas que en el momento de ejecutarlas me solicitan valores basados en una o
más condiciones.
Mostrar los nombres de los productos que pertenecen a un pedido específico

Ejecute el pedido 10248 y dar click en Acpetar

INGENIERÍA INDUSTRIAL 10
Mostrar los productos que empiezan con uno o más caracteres

Mostrar los productos que cuyo precio unitario se encuentre en un rango de valores.

Mostrar los empleados que han nacido un mes específico

INGENIERÍA INDUSTRIAL 11
12. CONSULTAS DE ACCIÓN
Las consultas de acción, producen cambios en los registros de las tablas. Dentro de las
consultas de acción tenemos: Consultas de actualización y de eliminación.
a) Aumentar el precio de todos los productos en un 10%.
Paso 01: Preparar una consulta con la tabla producto y agregar el campo PrecioUnidad.
Paso 02: Convertir la consulta anterior, en una consulta de actualización. Dar un clic en el
icono Actualizar.

Paso 03: Ahora la consulta, se mostrará de la siguiente manera:

En la consulta de actualización se muestra una fila llamada: Actualizar a. En dicha fila

debemos ingresar el nuevo valor que tendrá el precio unidad de los productos.

Paso 04: Al ejecutar la consulta, te indica cuantos registros o filas, se van a cambiar con el
nuevo valor, en este caso será 77 productos. Para poder ver los resultados, tenemos que
abrir la tabla productos y verificar los valores del campo PrecioUnidad

INGENIERÍA INDUSTRIAL 12
 Aumentar el precio en un 50%, de aquellos productos cuyo nombre empiece con A.

13. INFORMES
Los informes son reportes listos para ser impresos. Los informes se pueden crear de 2 maneras:
 Usando el asistente para informes
 Diseño de informes

INGENIERÍA INDUSTRIAL 13
 ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA
1. Ingresar a Microsoft ACCESS
 Desde el botón Inicio situado o ventana de Windows, normalmente, en la esquina inferior
izquierda de la pantalla. Al hacer clic sobre el botón se despliega un menú. Aparecerá la lista
de los programas que hay instalados en tu ordenador. Localiza Microsoft Office y haz clic en
ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciará el programa

 Desde el icono de Access 2010 del escritorio

 Buscando en el explorador

INGENIERÍA INDUSTRIAL 14
2. Crear una base de datos
2.1 Aparece la siguiente pantalla:

2.2 Seleccionar Nuevo / Base de datos en blanco

2.3 Crear una base de datos con el nombre de Práctica-Tu apellido paterno
2.4 Indicar dónde se va a guardar la base de datos (d:\Mis documentos o la indicada por el
docente)
2.5 Click en el botón crear
Nota: Tomar nota que los archivos creados con Access, su extensión es: ACCDB
2.6 Aparecerá la siguiente pantalla:

INGENIERÍA INDUSTRIAL 15
3. Reconocer el entorno de Access

3.1 En la siguiente imagen se puede apreciar el entorno de Access

3.2 Reconozca el entorno de trabajo de la base de datos creada en Access

4. Crear Tablas

4.1 Antes de crear las tablas, vemos por defeco que hay una tabla creada, la cual cerraremos,
haciendo click derecho en la tabla, seleccionar Cerrar

4.2 Aparecerá la pantalla de esta manera

INGENIERÍA INDUSTRIAL 16
4.3 Procedemos a crear la tabla
Tabla alumno: Almacenar datos como nombres, apellidos, dirección, teléfono celular, teléfono
fijo, carrera o especialidad, también se necesita tener su edad actualizada, sexo, fecha de
ingreso, foto, etc. Los alumnos pertenecen a un turno (que puede ser mañana, tarde o noche).
La pensión que pagan los alumnos es mayor a 500 soles y menor a 1500 soles. El código del
alumno debe ser auto numérico y debe incrementarse de 1 en 1, empezando desde 1.

4.4 Click en la ficha crear (parte superior de Access)

4.5 Click en la opción Diseño de tabla

4.6 Ingresar los campos con sus tipos de datos

Nombre del Campo Tipo de datos

Cod_Alumno Autonumeración Incrementarse de uno en uno
Nuevos valores:
incrementalmente
Indexado: Sí sin duplicados (sin
repetir)

Nombres Texto Minúscula (Formato: <)

Apellidos Texto Mayúscula (Formato: >)
Dirección Texto
Teléfono_Celular Número Por defecto que aparezca cero.
(Valor predeterminado: 0)
Formado por 9 dígitos,
anteponiendo el prefijo 9
(Máscara: “9” 0000000 ; 0; "_")

Teléfono_Fijo Número
Carrera Texto
Fecha_ Nacimiento Fecha/Hora Fecha corta (Formato: Fecha
corta)
Sexo Si/No Mujer, Hombre
(Formato: ;"Mujer";"Hombre")
En la pestaña búsqueda y elija
la opción cuadro de texto
Si ingresamos el valor de 0, se
muestra Mujer
Si ingresamos el valor de 1, se
muestra Hombre
Edad Número Valor predeterminado: 0
Fecha_Ingreso Fecha/Hora Marzo 2013 (Formato: mmmm,

INGENIERÍA INDUSTRIAL 17
 aaaa
Foto Objeto OLE
Turno Texto Debe indicar: mañana, tarde,
noche
En pestaña Búsqueda:
Mostrar control: cuadro de lista
Tipo de origen de la fila: Lista
de valores
Origen de la fila:
"Mañana";"Tarde";"Noche"
Pensión Moneda 2 decimales (Lugares
decimales: 2)
Sólo puede ingresar montos
entre 500 y 1500
(Regla de Validación: >500 y
<1500
Texto de validación: Por favor
ingrese un valor que este en el
rango de 500 y 1500)

4.7 Colocar como campos requeridos: Nombres, Apellidos, Dirección, Edad, Fecha_Ingreso, Turno.
4.8 Colocar descripciones de cada campo

4.9 Crear Clave principal: click derecho sobre el campo a ser clave primaria, click en opción clave
principal

4.10 Guardar la tabla Alumno: click derecho en Tabla 1, seleccionar guardar, colocar el nombre
Alumno, click en Aceptar.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 18
5. Modificar Tabla Alumno y crear Tabla Escuela
5.1 En la Tabla Alumno, modificar el campo Carrera por Cod_Escuela, colocar como campo
requerido y como tamaño de campo 3
Teléfono fijo, colocar tamaño de campo 6 dígitos
Edad, tamaño de campo: 2
5.2 Crear la Tabla Escuela, con los campos:
Cod_Escuela, tipo de datos: texto, requerido y de tamaño 3
Escuela, tipo texto, requerido
Colocar como clave principal Cod_Escuela y guardar tabla

6. Ingresar registros a las dos tablas

6.1 Para ingresar registro, debe hacerlo en la vista Hoja de Datos
6.2 Considerar para la Tabla Escuela, los siguientes registros:
I01 Ingeniería Industrial
I02 Ingeniería Mecánica
I03 Ingeniería Electrónica
I04 Ingeniería de sistemas
I05 Ingeniería de Minas

6.3 Ingresar 5 registros y considerar para la Tabla Alumno, que todos los alumnos estudian
Ingeniería Industrial
6.4 Ingresar 2 registros y considerar para la Tabla Alumno, que esos dos alumnos estudian
Ingeniería Mecánica

7. Crear relación entre tablas

7.1 Click en Herramientas de base de datosde la cinta de opciones, click en la opción Relaciones

7.2 Agregar las dos tablas

INGENIERÍA INDUSTRIAL 19
7.3 Click en Agregar y luego en Cerrar

7.4 Alargar la Tabla Alumno

7.5 Un click con el mouse sin soltar en el campo Cod_Escuela de la tabla Escuela y arrastrar el
mouse hasta el campo Cod_Escuela de la tabla Alumno, y soltar el mouse

7.6 Al momento de relacionar dos tablas, se muestra la siguiente ventana:

7.7 Tenemos que activar las casillas correspondientes:
Caso 01: Activar la casilla Exigir integridad Referencial
Caso 02: Activar la casilla Actualizar en cascada los campos relacionados
Caso 03: Activar la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados

INGENIERÍA INDUSTRIAL 20
7.8 Probando las propiedades de las casillas

Caso 01: Activar la casilla Exigir integridad Referencial

Insertar un nuevo alumno, sería con código 8 y que corresponde a la escuela con código I06. El
ingreso de dicho registro, no será permitido, ya que dicha escuela con código I06, no existe en
la tabla Escuela.

Colocaremos cómo código de Escuela I01

Caso 02: Activar la casilla Actualizar en cascada los campos relacionados

Si cambiamos el código de la Escuela de Ingeniería Industrial por el código de A01, click
derecho en Alumno y selecciono Guardar

¿Qué sucede?
La modificación de dicho código, se actualizan en la tabla Alumno, de la siguiente manera:

Caso 03: Activar la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados

Que sucede si se elimina la Escuela con código I02 (Ingeniería Mecánica)

INGENIERÍA INDUSTRIAL 21
Al eliminar dicho registro, el nuevo estado de la tabla Alumno es:

Al final la relación entre ambas tablas es:

INGENIERÍA INDUSTRIAL 22
 7.9 Guardar base de datos

8. Consultas

8.1 Abrir la base de datos proporcionada por el Docente “Base de datos-SIN CONSULTAS”
8.2 Analizar la información de dicha base de datos y las relaciones de las tablas
8.3 Indicar para el pedido 10253

IdPedido 10253
Cliente HANAR Hanari Carnes
Fecha de pedido 10-08-94
Vendedor 3 Leverling Janet

Producto Precio unitario Cantidad Importe

31 Queso gorgonzola Telino 10 20 200
39 Licor verde Chartreuse 14.4 42 604.8
49 Regaliz 16 40 640
Importe Total: 1444.8

8.4 Indicar para el pedido 10255

IdPedido 10255
Cliente
Fecha de pedido
Vendedor

Producto Precio unitario Cantidad Importe

Importe Total: 1444.8

INGENIERÍA INDUSTRIAL 23
8.5 Crear las siguientes consultas de selección:
a) Mostrar los nombres, dirección y ciudad de los clientes que son de Francia

Crear/Diseño de consulta

Seleccionar Tabla Clientes, click en Agregar y Cerrar

Seleccionar los campos que solicitan de la Tabla Clientes

INGENIERÍA INDUSTRIAL 24
Colocar Francia en Criterios del Campo País y enter

Click en ejecutar

Click Derecho en la consulta, seleccionar Guardar, colocar como Nombre 1-Clientes de Francia

b) Mostrar el nombre del producto y precio unitario de las categorías carnes y Condimentos.
Nombre de la Consulta: A2

INGENIERÍA INDUSTRIAL 25
c) Mostrar los nombres, dirección y ciudad de los clientes, donde el segundo carácter del
nombre del cliente sea la O.
Nombre de la Consulta: A3

d) Crear una consulta para mostrar los pedidos que se deben entregar en los meses de enero,
febrero y marzo
Nombre de la Consulta: A4

INGENIERÍA INDUSTRIAL 26
8.6 Crear la siguiente consulta parametrizada:
e) Crear una consulta parametrizada donde se ingrese el IDPedido y muestre los nombres de
los productos que pertenecen a dicho pedido

Nombre de la Consulta: 5-Ingrese IDPedido

Ejecute el pedido 10248 y dar click en Aceptar

INGENIERÍA INDUSTRIAL 27
8.7 Crear la siguiente consulta de actualización:

f) Aumentar el precio de todos los productos en un 10%.

Preparar una consulta con la tabla producto y agregar el campo PrecioUnidad.
Convertir la consulta anterior, en una consulta de actualización. Dar un clic en el icono
Actualizar.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 28
Ahora la consulta, se mostrará de la siguiente manera:

En la consulta de actualización se muestra una fila llamada: Actualizar a. En dicha fila

debemos ingresar el nuevo valor que tendrá el precio unidad de los productos.

Guardar la consulta: Nombre de la Consulta: 6-Actualizar precio en 10%

Al ejecutar la consulta, te indica cuantos registros o filas, se van a cambiar con el nuevo
valor, en este caso será 77 productos. Para poder ver los resultados, tenemos que abrir la
tabla productos y verificar los valores del campo PrecioUnidad

INGENIERÍA INDUSTRIAL 29
9. Informes

9.1 Ir a Crear/asistente para informes

9.2 Seleccionar la tabla o consulta, que permitirá crear el informe

9.3 Seleccionar los campos que formarán parte del informe

9.4 Seleccione un campo, de tal manera que te permita agrupar los registros en dicho informe. En
este caso agruparemos a los clientes por país.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 30
9.5 Mostrar a los clientes ordenados en forma alfabética por nombre de compañía.

9.6 En la siguiente ventana, seleccionar la distribución de los registros (en pasos) y seleccionar un
estilo de informe

INGENIERÍA INDUSTRIAL 31
9.7 Luego agregar un título al informe y dar un clic en el botón Finalizar.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 32
Nota Importante: Si se crea un informe en base a una consulta parametrizada, se tendrá como
resultado un informe parametrizado.
Por ejemplo si tenemos una consulta parametrizada, donde al ejecutar la consulta me pide el
nombre de un país y muestre los clientes que pertenecen a dicho país. Al ejecutar el informe, te
solicitara el nombre de un país

9.8 Crear un informe a partir de la consulta parametrizada

INGENIERÍA INDUSTRIAL 33
10. Formularios
10.1 Crear un formulario de la tabla categorías
10.2 Clic en la opción Asistente para formularios

10.3 Seleccionar la tabla categoría y pasar todos los campos al lado derecho

10.4 Seleccionar la distribución en columnas y un estilo

INGENIERÍA INDUSTRIAL 34
10.5 Escribir un título al formulario y clic en finalizar

INGENIERÍA INDUSTRIAL 35
11. Macros

INGENIERÍA INDUSTRIAL 36
Cerrar y ejecutar la macro

INGENIERÍA INDUSTRIAL 37
Seleccionar la macro, Guardar objeto como

INGENIERÍA INDUSTRIAL 38
Cerrar Visual Basic y vamos a Access Inicio

Doble click en la Macro para abrir la programación en Visual Basic

INGENIERÍA INDUSTRIAL 39
12. VBA

12.1 Abrir formulario vista diseño

12.2 Colocar botones en el formulario

INGENIERÍA INDUSTRIAL 40
INGENIERÍA INDUSTRIAL 41
12.3 Agregar Botón Nuevo Registro

INGENIERÍA INDUSTRIAL 42
12.4 Agregar Botón Guardar

12.5 Después de crear los botones, en Hoja de Propiedades, cambiar Nombre y Título para el botón de
primer registro

12.6 Luego en Ficha Eventos /Procedimiento / ...

INGENIERÍA INDUSTRIAL 43
12.7 Programar para Botón primer Registro

INGENIERÍA INDUSTRIAL 44
12.8 Para los otros Botones:

Botón Nombre Título

Cmd_Inicio Primer Registro

Cmd_Anterior Anterior

Cmd_Siguiente Siguiente

Cmd_Final Último Registro

Nuevo Registro Cmd_Nuevo Nuevo Registro

Guardar Cmd_Guardar Guardar

12.9 Para la programación de los otros Botones:

Private Sub Cmd_Anterior_Click()

Me.Recordset.MovePrevious
If Me.Recordset.BOF Then
Me.Recordset.MoveNext
MsgBox "Ya está en el primer registro"
End If
End Sub

Private Sub Cmd_Final_Click()

Me.Recordset.MoveLast
End Sub

Private Sub Cmd_Guardar_Click()

DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord
End Sub

Private Sub Cmd_Inicio_Click()

Me.Recordset.MoveFirst
End Sub

Private Sub Cmd_Nuevo_Click()

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
Me.IdCategoría.SetFocus
End Sub

Private Sub Cmd_Siguiente_Click()

Me.Recordset.MoveNext
If Me.Recordset.EOF Then
Me.Recordset.MovePrevious
MsgBox "Ya está en el último registro"
End If
End Sub

12.10 Probar los botones del formulario.

12.11 Ingresar nuevo registro Frutos secos con foto adjunta y guardar

INGENIERÍA INDUSTRIAL 45
 EJERCICIOS PROPUESTOS

1. Crear las siguientes consultas de selección:

a) Mostrar el nombre del producto, precio unitario y stock donde sus proveedores son Tokyo
Traders, Ma Maison y Norske Meierier.
Nombre de la Consulta: E1
b) Mostrar los IDPedidos que pertenecen al cliente Wilman Kala
Nombre de la Consulta: E2
c) Mostrar el IDPedido, nombre del cliente y fecha de pedido que ha sido atendido por el
empleado King.
Nombre de la Consulta: E3
d) Mostrar una consulta donde se muestre el nombre, dirección y ciudad de los clientes que no
tienen fax y sean del país de Brasil.
Nombre de la Consulta: E4
2. Crear las siguientes consultas parametrizadas:
e) Mostrar los clientes que pertenecen a un país específico, el país se debe ingresar al momento
de ejecutar la consulta.
Nombre de la Consulta: E5
f) Mostrar los productos que pertenecen a una categoría, el nombre de la categoría se debe
ingresar al momento de ejecutar la consulta.
Nombre de la Consulta: E6
3. Crear la siguiente consulta parametrizada:
g) Disminuir el precio de todos los productos, en un 10%
Nombre de la Consulta: E7

4. Diseñar un informe, donde ingrese el nombre de la categoría del producto y muestre los productos
(nombre del producto, precio y unidades en existencia). Primero debe crear la consulta
parametrizada y luego el informe

5. Crear un formulario usando la tabla cliente, donde se muestre el nombre del cliente, dirección,
ciudad y país. El formulario deberá ser parametrizado (solicitar el nombre del país).

6. Ir a la Vista Diseño del Formulario, y agregar los siguientes botones con su respectivo código

Botón Nombre Título

Cmd_Primero Primer Registro

Cmd_Antes Anterior

Cmd_Después Siguiente

Cmd_Fin Último Registro

Nuevo Registro Cmd_Crear Nuevo Registro

Guardar Cmd_Grabar Guardar

INGENIERÍA INDUSTRIAL 46