Análisis del caso "Un día en el área de logística"

A continuación analizamos el caso de la empresa Pio Pio y Mas Pio, en el cual podemos
ver una innumerable cantidad de falencias desde, la gerencia hasta los auxiliares de
distribución; enumerare algunos de estos problemas y daré algunas posibles soluciones a
tener en cuanta si se quiere mejorar.

Análisis de problemáticas:

1. No hay asignación concreta de responsabilidades en el área de logística.

2. El área de ventas solo se preocupan por vender sin informarse de cómo está la
empresa y las capacidades reales que se tiene.
3. No hay una comunicación efectiva en todas las áreas de la empresa
4. Hay problemas de interacción y colaboración entre las diferentes áreas
5. No hay compromiso por parte de los coordinadores logísticos, esto hace que se
encarguen de los problemas que surgen en el día a día, pero descuidando el flujo
del proceso.
6. No se aprovechan los recursos tecnológicos con los que cuenta la empresa.
7. Se tiene una buena flota de vehículos para una distribución eficiente pero es
desaprovechada.
8. Se deja que cada ente tome decisiones individuales, que llevan al caos a la hora de
resolver problemas.
9. Mal manejo de inventarios.
10. Mala comunicación con el cliente.
11. Falta de estrategias que faciliten la interacción entre empresa-cliente.
12. Mal manejo en las prioridades de la producción, haciendo que se produzcan stocks
innecesarios y se descuide la producción de productos de alta demanda.
13. Malas estrategias por parte de gerencia, para la solución de problemáticas.

Posibles soluciones:

1. Primero que todo la empresa debe asignar a cada persona unas funciones
específicas acorde a su aptitud y actitud, con esto se evitara que todos se pasen “la
pelota” a la hora de tener problemas y cada uno se hará responsable de cada
actividad que se le asigne y así se podrá entender bien donde está fallando el
sistema y se evitara que cada empleado se sobrecargue.

2. El área de ventas debe vincularse más con todos los procesos de la empresa y su
logística ya que son esenciales para llevar a cabo entregas exitosas y
posteriormente mayores ventas que se convierta en ventajas para todos. Deberá
informarse mas sobre los inventarios estando actualizando varias veces en el día
esta información, también debe interactuar con producción, informando de cuáles
son las referencias que más se venden y en que presentaciones, también debe tener
 una comunicación constante con logística para saber las capacidades de entrega en
cuanto a tiempos y stock y con esto evitar comprometerse con el cliente con
entregas que la empresa no está en capacidad de cumplir. De esta forma el área de
ventas actuara como un “engranaje” en la “maquinaria” que es la empresa.
3. Es necesario implementar acciones que mejoren la comunicación efectiva entre
todas las áreas de la empresa y que todos estén enterados de todas las necesidades
que hay en cada departamento, con esto todos podrían estar enfocados a los
mismos fines, para esto es necesario empezar a educar a las personas en cuanto a
cómo comunicarse debidamente.

4. Además sería necesario hacer reuniones periódicas para debatir las necesidades y
los progresos.
Es muy importante que todos entiendan que son una sola entidad y no individuos
que buscan salir de sus problemas particulares.

5. Es necesario revisar la aptitud y actitud de cada uno de los roles del personal
administrativo y de sus subordinados, y que se cumpla la cadena de mando. los
que son coordinadores deben asumir esta tarea con responsabilidad, enfocándola al
proceso general de la empresa, creando estrategias que ayuden a facilitar el
proceso global, adelantándose a cualquier tipo de inconveniente que se pueda
presentar, para así, por medio de dichas estrategias evitarlos al máximo y no
enfocados solo solución de problemas que vayan surgiendo en el camino.

6. Según se nota en el caso presentado, la empresa cuenta con medios tecnológicos

para controlar pedidos, llevar inventarios, y control de toda el área logística en
general, hay que crear estrategias de verificación y control sobre estos medios para
así encontrar por qué fallan y solucionarlo. Con esto podrían los vendedores tener
una base de datos actualizada sobre sus clientes y sus preferencias versus la
cantidades que la empresa está en capacidad de distribuir, además todos los
vendedores deberían estar enterados de la programación de distribución que se
tiene para el día siguiente.

7. Según se lee en el caso, la empresa cuenta con más de un vehículo pero en

ocasiones dos vehículos llevan dos pedidos diferentes a un mismo cliente, esto se
podría mejorar si se desean mejor las rutas de distribución y mejorando los
sistemas de alistamiento y despacho de tal forma que se tenga en un solo ítem
todos los pedidos que un solo cliente haga y así cargarlos en un solo camión,
también es necesario alistar y cargar diferentes camiones según la prioridad y
horarios de entrega, por ejemplo cargar en un solo camión los pedidos que sea
indiferente para el cliente, la hora de entrega y en otros acomodar, según hora, ruta
y prioridad.
8. Para la solución de este problema es necesario que cada persona sepa cuál es su rol
y respete este, además que se cree un buen ambiente de trabajo en equipo donde
todos los logros y problemas sean de todos y siempre apoyándose en una buena
comunicación.

9. Es importante llevar un buen inventario, y según el caso presentado el manejo que

les da a estos no es muy eficiente ni eficaz pues en los horarios que se cargan los
datos, se da para desinformación de los vendedores, sobre lo que pueden vender o
no para el otro día, en este punto es necesario actuar de manera que el inventario
este actualizado constantemente en el transcurso del día no día a día, en este caso
se puede valer de la tecnología existente en la empresa o adquirirla de ser
necesario.

10. La mala comunicación con el cliente es un factor que puede llevar a grandes
problemas a la empresa, pues a raíz de este inconveniente, es que se empiezan los
incumplimientos y los disgustos de parte y parte, es importante que el cliente este
comunicado de como se le puede entregar el producto, los tiempos reales de
entrega, las diferentes opciones que se tiene si no se le puede cumplir a algo que
necesita puntualmente, esto también tiene que ver mucho con la atención al cliente
que es en extremo importante.

11. En este punto se pueden generar estrategias que ayuden a la buena atención del
cliente, en las cuales se vean beneficiados ambos, como por ejemplo negociar
horarios de entrega, ya que no se le puede entregar a todos en el mismo horario se
podría hablar con determinados clientes que procuren tener un stock que les
permita pedir con un día de antelación a la necesidad, con esto cuando se les
entregue no será problema la hora.

12. Para solucionar este problema en la producción es necesario aplicar las anteriores
soluciones, enfatizando mucho en la comunicación e interacción entre las
diferentes áreas de la empresa y así establecer prioridades.

13. En cuanto a las malas estrategias por parte de gerencia, podemos decir que la
solución no siempre es el recorte de personal, pues así no se aplicarían los
consejos anteriores y los problemas seguirían pues las problemáticas estarían
latentes así el personal ya no este, para mejorar es necesario primero mirar el
sistema e identificar restricciones y tomar decisiones que lleven a mejorarlas.