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CRITERIOS DE SELECCIÓN DE
HERRAMIENTAS DE SOFTWARE PARA

HERRAMIENTAS DE SOFTWARE PARA
LA GESTIÓN DE PROYECTOS
Alberto Domínguez, PMP
SOFTWARE DE GERENCIA DE
SOFTWARE DE GERENCIA DE
PROYECTOS
Sistemas de
Información de
Gerencia de
Proyectos (PMIS)
Software de
Gestión de
Proyectos
(PMS)
PMIS
Compuesto por todas aquellas herramientas (automatizadas o no) que
simplifican o apoyan labores características de la gerencia de proyectos –
programación de actividades administración de la configuración recolección
programación de actividades, administración de la configuración, recolección,
almacenamiento y distribución de información, entre otros. (PMBOK v. 4)
3
Implementación de Gerencia de Proyectos
Implementación de Software de Gestión de
y
Proyectos
Esfuerzos que procuran objetivos similares pero que casi siempre son
incompatibles.
4
PROCESO DE SELECCIÓN DE
PROCESO DE SELECCIÓN DE
SOFTWARE
5
identificar necesidades
FLUJO ESTÁNDAR DE
FLUJO ESTÁNDAR DE
definir criterios de selección
DECISIÓN
crear lista de opciones
solicitar información y/o propuesta
evaluar respuestas
crear lista corta de opciones
ampliar información
decidir
6
FLUJO ESTÁNDAR DE
FLUJO ESTÁNDAR DE
DECISIÓN
IDENTIFICAR NECESIDADES crear lista de opciones
• ¿cuáles son los problemas más comunes?
• ¿cuáles las debilidades? solicitar información y/o propuesta
• ¿dónde hay mayor gasto?
• ¿dónde apunta la estrategia?
¿dónde apunta la estrategia?
• ¿qué contratos maneja con clientes? evaluar respuestas
• ¿cómo es el manejo financiero?
• ¿cómo factura y cobra?
• ¿cómo es el flujo de dinero?
decidir
7
FLUJO ESTÁNDAR DE
FLUJO ESTÁNDAR DE
DECISIÓN
DEFINIR CRITERIOS DE SELECCIÓN crear lista de opciones
• sector privado / público
• registro de Proveedores solicitar información y/o propuesta
• restricciones sobre el monto
• requerimientos de calidad evaluar respuestas
• certificaciones
decidir
8
FLUJO ESTÁNDAR DE
FLUJO ESTÁNDAR DE
DECISIÓN
CREAR LISTA DE OPCIONES crear lista de opciones
• productos y servicios
• proveedores solicitar información y/o propuesta
evaluar respuestas
decidir
9
FLUJO ESTÁNDAR DE
FLUJO ESTÁNDAR DE
DECISIÓN
SOLICITAR INFORMACIÓN O crear lista de opciones
PROPUESTA COMERCIAL
PROPUESTA COMERCIAL
• RFP – solicitud a proposiciones solicitar información y/o propuesta

• concurso cerrado
evaluar respuestas
decidir
10
FLUJO ESTÁNDAR DE
FLUJO ESTÁNDAR DE
DECISIÓN
EVALUAR RESPUESTAS crear lista de opciones
• oferta completa
• características del producto solicitar información y/o propuesta
• recomendaciones
• demostración
• periodo evaluación
evaluar respuestas
• servicios de apoyo
• cualidades del proveedor crear lista corta de opciones
• garantía
decidir
11
FLUJO ESTÁNDAR DE
FLUJO ESTÁNDAR DE
DECISIÓN
CREAR LISTA CORTA DE OPCIONES crear lista de opciones
evaluar respuestas
decidir
12
FLUJO ESTÁNDAR DE
FLUJO ESTÁNDAR DE
DECISIÓN
AMPLIAR INFORMACIÓN crear lista de opciones
• presentación
• diagnóstico solicitar información y/o propuesta
• demostración
• ejemplo existente evaluar respuestas
• programa piloto
• simulación
decidir
13
FLUJO ESTÁNDAR DE
FLUJO ESTÁNDAR DE
DECISIÓN
DECIDIR crear lista de opciones
evaluar respuestas
decidir
14
IDENTIFICAR NECESIDADES
DIMENSIONES DE LA
DIMENSIONES DE LA
IMPLEMENTACIÓN
15
DIMENSIONES
nivel de
madurez
modelo de
d l d
aproximación
implementación
escala
lista de
lista de presupuesto
opciones
16
• seguimiento y planeación informal o sin
simple mayores complicaciones
li i
ESCALA
Antes de evaluar la oferta es necesario
determinar las proporciones de la
determinar las proporciones de la
implementación. personal • gerencia unipersonal
• para grupos que requieren de herramientas
colaborativa de trabajo colaborativo, simplificación de
actividades como planeación y control
• sistemas de grandes proporciones que
corporativa permiten funcionalidades especializadas y se
integran con otros.
17
APROXIMACIÓN
ágil
tradicional
18
HERRAMIENTAS
• Diagrama Gantt
• Diagrama Burn‐Down
i
• Estructura de Descomposición de
ágil
Trabajo (WBS) Herramientas
• Control de Cambios
tradicional
19
impulsado por • influye el negocio
el negocio
el negocio • métricas
NIVEL DE MADUREZ
• consistente
responsable
• administración proactiva
administración proactiva
• repetible
eficiente • base de conocimiento
base de conocimiento
• documentado
activo
• no formal
no formal
• no evidencia
caótico
• no documentación
no documentación
20
SELECCIONAR EL MODELO • alto costo de entrada
DE IMPLEMENTACIÓN Y EL
DE IMPLEMENTACIÓN Y EL • mayor tiempo de implementación
PROVEEDOR • más personalizable
adquisición • infraestructura propia
• conocimiento • administración directa
• experiencia
i i • no hay terceros
no hay terceros
• comprobado • personal TI
• soporte
• confiable
• bajo costo de entrada
• menor tiempo de implementación
arrendamiento • menos personalizable
• infraestructura delegada
f d l d
SaaS • administración delegada
• intermediación
• acuerdos de nivel de servicio (SLA)
21
PRESUPUESTO
22
LOS SIETE OBJETIVOS FUNCIONALES

LOS SIETE OBJETIVOS FUNCIONALES
23
¿PRIORIDADES
DEL
DEL
NEGOCIO?
24
SIETE OBJETIVOS
SIETE OBJETIVOS
reportes y seguimiento
p y g
estimación y programación de actividades
eficiencia
asignación de equipo y recursos
g q p y
comunicación
colaboración
proceso
p
25
SIETE OBJETIVOS
SIETE OBJETIVOS
reportes y seguimiento
p y g
Grupo Objetivo estimación y programación de actividades
• Gerencia Gral. eficiencia
• Coordinación de Proyectos
d ó d
• Financiera
Necesidades comunicación
• Formalizar el seguimiento
F li l i i t colaboración
l b ió
• Incrementar el control de proyectos
proceso
• Analizar el rendimiento
• Facturación
Implicaciones
• Registrar de horas
• Centralizar el control
• Evaluar de resultados
de resultados
26
SIETE OBJETIVOS
SIETE OBJETIVOS
estimación y programación de actividades
yp g
Grupo Objetivo eficiencia
• Oficina de Proyectos asignación de equipo y recursos
• Coordinación (PMO, Financiera, RR.HH.)
d ó ( )
comunicación
• Ventas
Necesidades colaboración
• Mejorar la
M j l estimación del esfuerzo (pronósticos)
ti ió d l f ( ó ti ) proceso
• Evaluar apropiadamente el costo de oportunidad
Implicaciones
• Planear
• Almacenar los datos históricos
• Controlar los cambios
27
SIETE OBJETIVOS
SIETE OBJETIVOS
eficiencia
Grupo Objetivo asignación de equipo y recursos
• Unidad Administrativa comunicación

• Unidad Financiera
d d
colaboración
• Operaciones
Necesidades proceso
• Reducir los costos de operación
R d i l t d ió
• Acelerar los procesos (automatización)
• Aumentar la rentabilidad del equipo (personas)
Implicaciones
• Diagnosticar y evaluar los procesos
• Evaluar el rendimiento de los miembros
28
SIETE OBJETIVOS
SIETE OBJETIVOS
g q p y
Grupo Objetivo comunicación
• Operaciones colaboración
• Recursos Humanos
proceso
Necesidades
• Administración del talento humano
• Planeación adecuada de los proyectos y las cargas
Pl ió d d d l t l
de trabajo
• Aumentar la rentabilidad del equipo (personas)
Implicaciones
• Planeación integrada / centralizada
• Evaluar el rendimiento de los miembros
29
SIETE OBJETIVOS
SIETE OBJETIVOS
comunicación
Grupo Objetivo colaboración
• Operaciones proceso
Necesidades
• Reducir la dependencia de personas
• Simplificar el proceso de transferencia de
conocimiento
• Facilitar la operación descentralizada (equipos
virtuales y teletrabajo)
• Formalización
Implicaciones
• Infraestructura TI
• Cultura organizacional flexible
• Objetivos y Metas vs. Horario y Jornadas
Obj ti M t H i J d
30
SIETE OBJETIVOS
SIETE OBJETIVOS
colaboración
Grupo Objetivo proceso
• Operaciones
Necesidades
• Reducir la dependencia de personas
• Simplificar el proceso de transferencia de
conocimiento
• Facilitar la operación descentralizada (equipos
virtuales y teletrabajo)
• Formalización
Implicaciones
• Infraestructura TI
• Cultura organizacional flexible
• Objetivos y Metas vs. Horario y Jornadas
Obj ti M t H i J d
31
SIETE OBJETIVOS
SIETE OBJETIVOS
proceso
p
Grupo Objetivo
• TODOS
Necesidades
• Formalización
• Certificación y Acreditación
• Cumplimiento de normas y reglamentaciones (SOX)
Implicaciones
• Reestructuración
• Alto impacto en la operación
Alt i t l ió
32
CONSIDERACIONES ADICIONALES
CONSIDERACIONES ADICIONALES
33
omnipresente
compatible fácil de usar
!
reportes liviano
soporte
APLICACIÓN WEB
APLICACIÓN WEB
omnipresente
!
reportes liviano
soporte
APLICACIÓN DE
ESCRITORIO
omnipresente
!
reportes liviano
soporte
CREAR LA LISTA DE OPCIONES
HERRAMIENTAS DE SOFTWARE
HERRAMIENTAS DE SOFTWARE
37
APLICACIONES
APLICACIONES
DE
DE
WEB
ESCRITORIO
ALGUNAS
ALGUNAS
HERRAMIENTAS
WEB ESCRITORIO
@task Microsoft Project
Daptiv PPM Intellisys Project
Clarizen OpenMind
Project Insight
Project Insight Project KickStart
Project KickStart
Celoxis RationalPlan Multi Project
Projecturf FastTrack Schedule
Central Desktop Service Desktop Pro
Easy Projects NET Milestones
eStudio MinuteMan
Copper FusionDesk
Fusion Desk Professional
http://online‐project‐management‐review.toptenreviews.com/ http://project-management-software-review.toptenreviews.com/
APLICACIONES WEB
@TASK
40
@task
R
Resumen de proyectos
d
41
@task
Registro de tiempo
i d i
42
APLICACIONES WEB
CLARIZEN
43
Clarizen
Página inicial
á i i i i l
44
Clarizen
Vista de proyecto
i d
45
APLICACIONES WEB
EASY PROJECTS NET

EASY PROJECTS NET
46
Easy Projects NET
Página inicial
á i i i i l
47
Easy Projects NET
Registro de tiempo
i d i
48
APLICACIONES WEB
LIQUID PLANNER
49
Liquid Planner
Diagrama de Gantt
d
50
Liquid Planner
Colaboración
l b ó
51
Liquid Planner
Reportes
52
CONCLUSIONES
CONSEJOS ÚTILES
CONSEJOS ÚTILES
53
CONSEJOS
1
Antes de adoptar la herramienta, se debe
d idi
decidir como se va a usar, quienes y cuantos, y
i t
que factores apoyarán mejor los procesos de la
compañía
54
CONSEJOS
2
Invertir en la herramienta adecuada. Esto se
q ,
traduce en una herramienta que, tras haber sido
implementada, simplifica la operación y permite
y
el acceso a información actualizada y
consolidada
55
CONSEJOS
3
Buscar soluciones que se adapten al cambio.
B l i d t l bi
Estos cambios deben ser fáciles de implementar
56
CONSEJOS
4
El proceso de implementación debe tomar el
El d i l t ió d b t l
tiempo suficiente para garantizar que los
procesos internos pueden ser soportados por la
i t d t d l
herramienta. Pruebas piloto, demostraciones y
pruebas son una gran estrategia antes de asumir
pruebas son una gran estrategia antes de asumir
un cambio de alto impacto
57
CONSEJOS
5
Se debe pensar siempre en el futuro. Si se
p g
esperan buenos resultados luego de la
implementación, es prudente tener una ruta de
y p
evolución y madurez soportadas en una buena
herramienta de software
58
CONSEJOS
6
No existe una herramienta que pueda ser
N it h i t d
utilizada en todos los casos –no hay única talla
59
www.simpleprojectz.com
ads@simpleprojectz.com
GRACIAS
60

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