CODIGO IN-

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INVENTARIO DE ENTREGA Y PRE-INVENTARIO 2
VERSIÓN 6

FECHA 21/
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 PRE-INVENTARIO DEL INMUEBLE CONSIGNADO O RECONSIGNADO

-El Auxiliar de Consignaciones coordina la cita con el propietario para recibir el inmueble. Se llega
puntualmente, se saluda cordialmente y se procede a hacer el pre-inventario, llenando el formato que existe
para ello; los detalles que considere necesarios los debe anotar en la parte de Observaciones. Se toman las
fotos para publicidad, se pegan los avisos en sitios visibles, se reciben las llaves y el propietario firma el pre-
inventario.
En caso que el propietario no asista a la cita, el inventarista de entrega realiza la labor anterior pero dando la
observación que el propietario no asistió al pre-inventario.
-Cuando el pre-inventario se realiza sin presentarse el propietario , el inventarista de entrega recibe formato
de pre-inventario de Auxiliar de contratos programa la visita para proceder a realizar el pre-inventario; los
detalles que considere necesarios los debe anotar en la parte de Observaciones. Se toman las fotos para
publicidad, se pegan los avisos en sitios visibles.
-En ambos casos, al llegar a la Inmobiliaria el inventarista de entrega se dirige al auxiliar de consignaciones
y le hace entrega del pre-inventario y de las llaves, estas ultimas si el propietario las tiene en su poder, en
caso contrario se hace entrega al Auxiliar de contratos.

 ENTREGA DEL INMUEBLE ARRENDADO

La Auxiliar de Contratos programa las citas para realizar el inventario de entrega, y le hace entrega de las
llaves del inmueble y el respectivo contrato de arrendamiento para tomar los datos del arrendatario: código,
nombre, dirección, teléfono, etc. Adicionalmente, el inventarista verifica en el SGI si el inmueble cuenta con
todos los servicios públicos y si estos se encuentran independizados o se prestan en forma compartida.
Llega a la hora acordada, saluda cordialmente y procede a tomar lectura de los contadores de agua, luz y
gas. Se prueban las llaves, se ubican en su sitio y se empieza el recorrido del inmueble con el Arrendatario,
probando la red hidráulica y eléctrica, y realizando la filmación total del inmueble. Cuando existan detalles de
lujo o se constaten daños, se hace la observación por escrito. Se le hacen cuatro recomendaciones por parte
de la Inmobiliaria:
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1-Por seguridad es conveniente cambiar las guardas o claves de las chapas principales.
2-Tener en cuenta las lecturas de los contadores de los servicios públicos, ya que a partir de dicha lectura
empieza a pagar el arrendatario.
3-La Inmobiliaria da 3 días para que el Arrendatario revise y pruebe todo y pase una relación con los daños y
observaciones que no se especificaron en el inventario de entrega.
4-El inmueble debe ser entregado en el estado que se recibe. En caso de que esté recién pintado debe
también entregarse pintado en el color que se recibe.
Se hace firmar el inventario, se entrega la copia que le corresponde y las llaves.
Una vez se llega a la Inmobiliaria, si existen daños urgentes que se detectaron en el inmueble en el
momento de la entrega, se pasa un informe a mantenimiento en el FT-086, se sacan copias digitales del
inventario y estas se entregan al auxiliar de contratos, para que sean enviadas tanto a propietario como al
arrendatario. Las copias impresas se relacionan en el libro de control del Inventarista y se pasa a archivo,
donde el auxiliar de archivo firma el recibido.

 PROCEDIMIENTO CON LAS FOTOS TOMADAS A LOS INMUEBLES

Una vez realizados los pre-inventarios, se debe ingresar el archivo fotográfico al sistema, en el menor tiempo
posible. Solo se imprime la foto de la fachada, la cual debe pegarse en la cartelera de la oficina principal y de
la sucursal.

 PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE ENTREGA CON FILMACIÓN

Después de realizar el inventario filmado, se procede a bajarlo en el computador por medio del software de
la misma cámara de video, posteriormente, se queman 2 CD (uno para propietario y otro para arrendatario),
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después se codifican los videos con el número del inmueble y se guardan en la carpeta asignada por la
ingeniera para que puedan ser vistos por los funcionarios que tienen acceso a este sistema. Cada inventario
(video y formato) se le entrega al auxiliar de contratos, quien es responsable del envío.

 ÚTILES PARA EL INVENTARIO

-Probador de Energía : con el arrendatario verificar red eléctrica.
-Formato Inventario (2):incluye Pre-inventario e Inventario final.
-Cámara Digital : tomar fotos del inmueble.
-Cámara de Video: Grabar inventarios de entrega física del inmueble.
-Avisos: de arriendo
-Probador de teléfonos

NOTAS

-Tener siempre en cuenta la confirmación de los valores de administraciones, así como del contacto
respectivo en la misma. Asi mismo confirmación de parqueaderos u otros servicios asignados por la Co-
propiedad del inmueble.

-Informar cualquier anomalía con servicios públicos teniendo siempre presente que los registros de agua y
gas deben estar cerrados y los tacos de luz abajo. Confirmar la línea telefónica con el funcionario de la
empresa asignado.

-Se debe verificar el tipo de pintura por medio de una lanilla blanca sin ejercer fuerza o presión, según
recomendaciones dadas en las capacitaciones y el departamento de mantenimiento.

-Todo inmueble debe quedar con avisos y con su respectiva foto. Asi mismo consignar en el pre-inventario
cuantas llaves quedan en el inmueble en la entrada e internamente.

Anexos: Formato de Pre-Inventario FT-046

Inventario de Entrega FT-038
Inventario de Entrega 2 FT-060