Sunteți pe pagina 1din 12

REQUEST FOR QUOTATION FORM 

Date:  December 14, 2011 

The City invites your company to provide a price quotation for the following item(s): 

The Supply of Ready Mix Concrete – as required by the City of Penticton 

Prices should be firm for the calendar year – 2012 
Pricing FOB City Limits. 

Quotations will be accepted no Later than:  2:00 pm, Tuesday, January 10, 2012 

Quotations may be faxed or mailed.  Please note that the City will not be held responsible 
for transmission problems or other errors that could occur. 

To:  City Purchasing Department 
City of Penticton 
616 Okanagan Ave. E. 
Penticton, BC  V2A 3K6 
Fax No. (250) 490­2557 

Contact information 

General inquiries  Cathy Ingram  Purchasing Manager  250­490­2555 


Main Contact  John Fenske  Works Superintendent  250­490­2542 

Thank you for submitting your quotation. 

Cathy Ingram 
Purchasing Manager 

NOTE:  Should any potential bidders download this Request for Quotation, it 
is the proponent's responsibility to check for Addendas which will be posted 
on the City of Penticton's website. 
(http://www.penticton.ca/EN/main/business/tenders­rfps.html)
City of Penticton – (RFQ­Supply of Ready Mix Concrete 2012) 

CONDITIONS 

1)  A qualified quotation is one, which meets both the specifications as outlined in the 
enclosed specification section of the quotation document, as well as the Conditions 
contained in this Request For Quotation (RFQ). A qualified quotation must also meet 
cost expectations of the City for this particular RFQ. 

2)  The City of Penticton reserves the right to accept any or all Request for Quotations or 
parts of Quotations and to waive any informalities, irregularities or technicalities.  The 
City also reserves the right to award the Contract for such goods or services as the 
City  deems  will  best  serve  its  interest.   It further reserves the right to award the 
Contract  on  a  split  order  basis,  lump  sum,  or  individual  item basis, or such other 
combination unless otherwise specified by the City or the tenderer. 

3)  A quotation, which is not qualified, is one, which does not meet the specifications 
and/or Conditions and/or exceeds the cost expectations of the City. In the event that 
any  or  all  quotations  exceed  the  cost  expectations  and/or  do  not  conform  to 
specification, and/or do not meet the conditions, the City reserves the right to reject 
any or all quotations and seek and alternative solution of its choosing. 

4)  The City will decide whether a quotation is qualified by evaluating it based on the 
specifications and price, and may opt to have the quotations examined by qualified 
engineers  to  ensure  quality  and  conformity  to  the  specifications.  The  Purchasing 
Department will examine all quotations and recommend which, if any, is in the City's 
best interest. 

5)  The City recognizes that "BEST VALUE” is the essential part of purchasing a product 
and/or service and therefore the City may prefer a quotation with a higher quotation 
price, if it offers greater value and better serves the City's interests, as determined by 
the City, over a quotation with a low price. 

6)  The City reserves the right to negotiate with the preferred bidder or any bidder on 
any details­­ including changes to specifications and price. If specifications require 
significant  modification,  all  bidders  shall  have  the  opportunity  to  adjust  their 
quotations or requote altogether, as determined by the Purchasing Department. 

7)  The City reserves the right to cancel this RFQ at any time.  The City also reserves the 
right to reject quotations from bidders who are unable to provide evidence that they 
are  capable of providing the necessary labour, skills, materials, and equipment to 
perform the work.  Evidence of such competency and experience must be provided by 
the contractor upon request. 

8)  All goods, equipment, supplies, labour and workmanship associated with this RFQ

City of Penticton – (RFQ­Supply of Ready Mix Concrete 2012) 

must  conform  to  all  necessary  standards for use in Canada and the Province of 


British Columbia­ such as CSA, ULC, ETL, WCB, Canadian Weights and Measures, 
Canadian Electrical Codes, etc. 

9)  All Chemical shipments, if any, must include current MSDS sheets. 

10)  All  information  provided  to  the  City  is  subject  to  release  through  Freedom  of 
Information,  unless  information  is  given  in  confidence,  and  so,  must  be 
communicated in writing as CONFIDENTIAL. 

Note:  BEST VALUE is the value placed on service, quality, past performance 
and price. 

11)  Please use the accompanying RFQ Form when submitting your quotation; you may 
attach additional sheets to the form if necessary. 

12)  All quoted prices shall include delivery F.O.B. City Works Yard or other destination 
point, as specified by the City and the successful bidder, here named the 
“ Contractor” shall bear all risk of loss or damage. 

13)  The Contractor will guarantee that its quotation will meet the needs of the City. 
The Contractor will also guarantee that any goods supplied and/or services rendered 
shall be correct.  If the goods supplied and/or services rendered by the Contractor 
are in any way incorrect or unsuitable, all correction costs shall be borne solely by 
the Contractor. 

14)  Only the Contractor shall be notified, but inquiries are welcome. 

15)  The Contractor shall notify the City that it possesses the necessary legal patents 
and/or has legal permission to manufacture, sell and/or service the product(s) it will 
supply.


City of Penticton – (RFQ­Supply of Ready Mix Concrete 2012) 

CONCRETE SPECIFICATIONS 

All Concrete supplied must come from a batch plant to ensure consistency and 
conformity. 

Unless otherwise stated, all concrete materials and workmanship shall comply with the 
relevant CSA specifications. 

a.  General Portland Cement Concrete 

Concrete shall consist of the following components: 

i.  Aggregates 

(1)  Max. aggregate size 19mm conforming to CAN/CSA­A23.1. 

ii.  Paste 

(1)  Portland cement 
(2)  Water 
(3)  Entrained water 
(4)  Additives where permitted by Engineer 

b.  Materials 

i.  General 

Prior to establishing a source of aggregates, the contractor shall have the 
aggregate sampled by the City's appointed testing firm.  The source of 
supply will be approved if the samples submitted meet the requirements 
of these specifications. 

ii.  Fine Aggregate 

Fine aggregate shall meet the requirements of A.S.T.M. Designation C­ 
33. 

Sand shall be tested for impurities by colorimetric test in conformity with 
A.S.T.M. Designation C­40. 

iii.  Coarse Aggregate 

Coarse  aggregate  shall  conform  to  the  requirements  of  A.S.T.M. 


Designation C­33.

City of Penticton – (RFQ­Supply of Ready Mix Concrete 2012) 

Aggregate sizing shall conform to A.S.T.M. Designation C­33, Table 11, 
Size No. 57. 

Aggregates shall be kept clean and free from all other materials during 
transportation and handling.  The aggregates shall be kept separated 
from each other at the site, until measured and placed in the mixer. 

iv.  Portland Cement 

Cement  used  on  the  work  shall  be  Portland  Cement  and  shall  be  a 
domestic product approved by the Engineer.  Bulk or bag cement may be 
used, but bulk cement shall be batched by an approved weighing device. 
The  cement  shall  meet  the  requirements  of  the  current  A.S.T.M. 
Designation C­150 or C.S.A. Standard A5. 

A.S.T.M. Type I  C.S.A. Normal 
A.S.T.M. Type III  C.S.A. High­Early Strength 
A.S.T.M. Type IV  C.S.A. Sulphate­Resistant 

The  Engineer  reserves  the  right  to  appoint  an  independent  testing 
laboratory to carry out tests on the cement as frequently as is deemed 
necessary. 

v.  Air Entraining Manager 

Air entraining Manager conforming to A.S.T.M. Designation C­260 must 
be added to the batch independently.  Sufficient air entraining Manager 
shall be added to produce the air content specified. 

vi.  Water Reducing Manager 

Approved  water  reducing  Managers  if  used  shall  conform  to  the 
requirements  of  A.S.T.M.  Designation  C­494.    Before  using  water 
reducing Manager the concrete supplier shall furnish evidence that it will 
be compatible with the brand of air entraining Manager he proposes to 
use. 

vii.  Calcium Chloride 

Calcium chloride shall only be used when approved by the Engineer, but 
in no case will the amount added be greater than 2% of the cement 
weight, nor shall it be used when the air temperature is above 4°C.


City of Penticton – (RFQ­Supply of Ready Mix Concrete 2012) 

viii.  Water 

Water  used  in  mixing  concrete  shall  be  clean  and  shall  not  contain 
deleterious amounts of acids, alkalies or organic materials. 

c.  Concrete Design Mix 

The contractor shall use only ready­mixed air entrained concrete which has been 
proportioned and mixed in an approved central mixing plant located within the 
City of Penticton. 

i.  Minimum Cement Content for 32MPa 

Each cubic metre of concrete prepared under these specifications shall 
contain not less than 335 kg/m 3  weight of Portland Cement:* 
*  Volume determination shall take place after air entraining 
Manager has been incorporated into the mix. 

ii.  Slump 

All concrete shall have a maximum slump of 80mm. (MMCD Section 
02523, Item 2.1) Non­compliant concrete shall be removed and 
replaced at the contractor's expense. 

Sidewalks & Curbs:  Maximum Aggregate Size ­ 20mm (3/4") 
Maximum slump at point of discharge ­ 50mm (2") 

NOTE:  extruded  concrete  for  curbs and sidewalks shall have a 


slump of 0mm. 

iii.  Air Content 

All concrete shall have an air content of 5% ­ 8%. (MMCD Section 
02523, Item 2.1) Non­compliant concrete shall be removed and 
replaced at the contractor's expense.


City of Penticton – (RFQ­Supply of Ready Mix Concrete 2012) 

iv.  Air Content and Compressive Strength 

Concrete supplied shall conform with the following requirements for air 
content and minimum compressive strength: 

MINIMUM ALLOWABLE COMPRESSIVE STRENGTH 

Air Content  Compressive Strength 
%  in 28 days 

5 ­ 8  32 MPa 

Concrete not achieving the minimum allowable strength shall be removed 
and replaced at the contractors or suppliers expense. 

d.  Concrete Testing 

i.  General 

­ Concrete supplied for City contracts may be tested by the City or by 
a recognized testing laboratory approved by the Works 
Superintendent. 

­ Concrete may be tested on site in the plastic state for slump, 
entrained air, cement content and sand and gravel analysis. 

­ If any of the tested items do not comply with these specifications the 
mix load being tested and previous loads for that day shall be rejected 
and removed. 

­ Concrete samples may be taken at the plant or construction site at a 
frequency of 1 per day per crew or as designated by the Works 
Superintendent. 

ii.  Test Cylinders 

­ Test Cylinders shall be made and stored in accordance with A.S.T.M. 
Designation C­31 and will be tested in accordance with A.S.T.M. 
Designation C­39. 

­ When storage of cylinders is impractical at the site it should be noted 
that cylinders are not to be transported any considerable distance 
immediately after molding.

City of Penticton – (RFQ­Supply of Ready Mix Concrete 2012) 

­ At all times the cylinders should be handled in a manner that will 
provide adequate protection against damage and ensure that test 
results will provide a sound basis for evaluation of concrete quality. 

­ Each test shall consist of 3 test cylinders each being broken at 28 
days or at 7 days if high early strength concrete is specified.  The 
average breaking strength of the 2 cylinders with most closely related 
breaking strengths shall determine the compressive strength of the 
test sample. 

Test cylinders are to be taken as follows: 

(1)  1 cylinder from the first load delivered and then at least 1 
cylinder for every 400 ft. (12m) of curb or sidewalk. 
(2)  Every project must have at least 3 cylinders taken. 

e.  Seasonal Requirements 

i.  When the air temperature is at or below 5°C or when in the opinion of 
the Works Superintendent there is a probability of its falling to that 
limit during the placing period, or within 24 hours, the temperature of 
the concrete, immediately after being deposited in the forms, shall not 
be less than 10°C nor more than 27°C.  To accomplish this, the mixing 
water and if necessary the fine aggregates, shall be heated. 
Aggregates shall not be heated above 65°C and all frozen lumps of 
aggregate shall be excluded from the mix. 

ii.  To avoid the possibility of flash set when either water or aggregate is 
heated to a temperature in excess of 38°C, the water and aggregate 
shall be mixed together first in such a way that the temperature of the 
combination is reduced to below 38°C before cement is added. 

f.  Ready Mix Concrete 

i.  Concrete Plant 

Bins with separate compartments shall be provided at the batching 
plant for the fine coarse aggregates.  Means of control shall be 
provided so that, as the quantity desired in the weighting hopper is 
obtained, the material may be shut off with precision.  Weighing 
hoppers shall be able to eliminate accumulations of tare materials and 
to discharge fully.


City of Penticton – (RFQ­Supply of Ready Mix Concrete 2012) 

Indicating devices shall be in full view of the operator while charging 
the hopper.  The operator shall have convenient access to all controls. 

ii.  Mixers and Agitators 

All stationary and truck mixers shall be capable to combining the 
ingredients of the concrete within the specified time of the number of 
revolutions specified. 

The agitator shall be capable of maintaining the mixed concrete in a 
uniform mass and of discharging the concrete with a satisfactory 
degree of uniformity. 

The mixing truck shall not be loaded above its recommended capacity. 

iii.  Mixing Requirements 

Under normal weather conditions the concrete, after the introduction 
of mixing water, cement and aggregate shall: 

Be mixed for a minimum of 10 minutes or a minimum of 50 
revolutions of the drum at mixing speed before placing. 

Be deposited in the forms within 60 minutes, or before the drum has 
been revolved 100 revolutions, whichever comes first. 

The maximum number of drum revolutions at mixing speed shall not 
exceed 100, after which all revolutions shall be at agitating speed. 

iv.  Delivery 

Ready mixed concrete shall be mixed and delivered in accordance with 
the requirements set forth in A.S.T.M. Designation C­94, C.S.A. 
Standard A.23.1.3 and shall be subject to all provisions herein relative 
to materials, strength, proportioning, consistency, measurement and 
mixing. 

Delivery of concrete to the job site within the Penticton city limits shall 
be shown as a separate item per load. 

v.  Re­tempering 

Concrete shall not be re­tempered if test values are within 
specifications at the time of delivery to the site.

City of Penticton – (RFQ­Supply of Ready Mix Concrete 2012) 

Concrete may be re­tempered at the job site with water and/or 
entraining Manager if the following requirements are met: 

Mixing time after the admixture or water has been introduced shall not 
be less than 3 minutes at mixing speed. 

Total mixing and agitating time for the load shall not exceed 60 
minutes or 100 revolutions of the drum. 

g.  Availability of Concrete 

The supplier shall be able to supply ready mix concrete during normal 
working hours of the City of Penticton, (7:00 am to 3:45 pm). The City will 
attempt to give (12) hours notice of concrete required, however orders 
may be placed with less notice. 

h.  Payment 

The basis for payment will be delivery slips from the Supplier’s plant 
signed by an authorized representative of the City of Penticton. Delivery 
slips shall show clearly:

· location of delivery
· batch time
· time of arrival at the job site
· volume of concrete delivered
· concrete strength
· any admixtures
· slump and air content
· unloading time

10 
City of Penticton – (RFQ­Supply of Ready Mix Concrete 2012) 

BID SHEET 

REQUEST FOR QUOTATION:  Supply of Ready Mix Concrete 2012 

CLOSING DATE & TIME:  2:00 pm, Tuesday, January 10, 2012 

The  undersigned  Bidder  has  carefully  examined  the  Conditions,  Specifications,  and 
Drawings (if applicable) for the work requested and will construct or provide the services 
required. 

This quotation is valid for:  days. 

NOTE:  If you are supplying goods, please include a delivery lead­time schedule with 
your submission. 

We, the undersigned, having read the City of Penticton specifications, submit the following unit prices for the 
supply  of  ready  mix concrete  for  2012.  Submissions  of  pricing  does not  guarantee  the  City  will  purchase 
materials from your company. 

Note: 

1. All deliveries will be within Penticton city limits.  Delivery Cost will be shown as a separate item per 
load. 

2.  A  standby  time  of 10 minutes per cubic meter for all loads will be included in the unit price. 


Standby time will commence when unloading begins. Any time after 10 minutes will be charged at 
the unit price for standby time. This will apply to one location deliveries and multiple location 
deliveries. 

3.  The quantities below are based on data from 2007­2011. The City does not guarantee these 
quantities and reserves the right to increase or decrease the quantities. 

4. The City reserves the right to award this contract in separate parts depending on “best value” for 
each unit shown. 

* Prices below do not include applicable taxes 

GREATER THAN 2 CUBIC METERS 
QUANTITY  UNIT PRICE + ENVIRO LEVY  DELIVERY COST 
TYPE 
M 3  $______/m 3  $_______/ LOAD 

32 MPA  210 

25 MPA  15 

20 MPA  45 

Standby Time > 10 min / m 3  $_______________/ hr

11 
City of Penticton – (RFQ­Supply of Ready Mix Concrete 2012) 

2 CUBIC METERS OR LESS 
QUANTITY  UNIT PRICE + ENVIRO LEVY  DELIVERY COST 
TYPE 
M 3  $______/m 3  $_______/LOAD 

32 MPA  160 

25 MPA  15 

20 MPA  30 

Standby Time > 10 min / m 3  $______________ / hr 

OPTIONAL 

UNIT PRICES – APPLIED AS REQUESTED 

Heated Ingredients  _________ per m 3 
1% Ca Cl.  _________ per m 3 
2% Ca Cl.  _________ per m 3 

FIRM NAME 

ADDRESS 

PHONE NO.  POSTAL CODE 

FAX NO.  DATE 

SIGNATURE OF BIDDER 

PRINT NAME

12