1.

DESCRIPCION GENERAL

1.1. NOMBRE DE LA EMPRESA:

GEDOCORP S.A.S

Con el nombre de nuestra empresa, queremos reflejar grandeza y

posicionamiento seguro en el sector de LOS SERVICIOS DE GESTIÒN
Documental integral. Gedocorp significa gestión documental corporativa.

Gedocorp: Sinomino de Gestión, administración Empresarial

Campo de acción: Prestación de Servicios.

LOGO:

Nuestra imagen corporativa refleja en su forma y colores, la particularidad de

nuestro productos y servicios de Digitalización y gestión Documental en la era
de las TIC´s

1.2 ACTIVIDAD DE LA EMPRESA

Actividad Económica: Comercial, sector de Servicios

Prestar los servicios de digitalización, microfilmación, gestión documental,
asesorías y todos los demás conexos a los anteriores.
Clasificación: ACTIVIDAD ECONOMICA: COD: 9231
.

1
  El código y la descripción de la actividad se encuentran en el
decreto 1607/2002.
(Decreto 1607 del 31 de Julio de 2002 del Ministerio de Protección Social).

1.3 VISION, MISIÒN Y OBJETIVOS DE LA EMPRESA

1.3.1 VISIÒN

Gedocorp S.A.S para el 2020, pretende ser una compañía, líder en Colombia,
en la prestación de servicios para la administración y gestión documental.
Consolidarse como una de las compañías de información, partiendo de una
permanente actualización de procesos metodológicos, tecnológicos, operativos
que nos mantengan a la vanguardia de los últimos avances en tecnología, en
manejo de sistemas de gestión e información documental a fin de ofrecer a
nuestros clientes productos y servicios que faciliten una correcta gestión
empresarial que responda a las necesidades y expectativas del mercado
empresarial, optimizando el uso, la conservación y la administración de su
información documental.

1.3.2 MISION

Proveer soluciones integrales para el manejo y administración de la información

documental cumpliendo con expectativas tecnológicas, y económicas basados
en la innovación y presentación de servicios y productos de excelente calidad
que contribuyan a la conservación y preservación del patrimonio documental de
la empresa.

Ofrecer a nuestros clientes y contratistas de cualquier sector o actividad

económica que requieran la prestación de servicios de gestión documental
integral y demás servicios asociados, en forma escalonada.
Lo anterior lo lograremos a través de un adecuado trabajo en equipo, manejo
enmarcado en la gestión, la planeación, ejecución y control de todas nuestras
actividades.

2
Lema:

“La forma Inteligente de mantener viva su memoria corporativa

1.3.3 OBJETIVOS Y POLITICAS DE LA EMPRESA

• OBJETIVO GENERAL

El objetivo general de nuestra empresa, es proveer de soluciones

especializadas que permitan a corto, mediano y largo plazo, optimizar el uso y
manejo de su información, facilitando la comunicación, colaboración,
coordinación entre las diferentes personas que integran al cliente, para que se
pueda llevar a cabo una gestión documental integral que aseguren y garanticen
su calidad, para satisfacer oportunamente las necesidades de nuestros
clientes y obtener ventajas competitivas.

• POLITICAS DE NUESTRA EMPRESA.

Desarrollo sostenible:
• Tomar una serie de medidas que incluyen el establecimiento para la
efectiva implementación de un programa Salud ocupacional y el
Medio ambiente, cuya política es brindar un entorno sano y seguro
para nuestros empleados, así como el ambiente natural circundante y
el público en general.
• La política está basada en responsabilidades morales, sociales y
legales, que delinea claramente las responsabilidades de la
administración y del personal, brindando mecanismos para que ambos
puedan cumplir con esas responsabilidades.
• Para nosotros son importantes los avances significativos en la
identificación y corrección de problemas relacionados con el ambiente
y los aspectos de salud relativos a la seguridad e higiene industrial. La
mejora continua de procesos, vincular de manera consciente y unir los
conceptos de productividad con el uso adecuado de los recursos,

3
 principalmente en el ahorro energético, el consumo de agua y el uso
control y optimización de documentos.

Económico:
• Nuestros Servicios generan beneficios importantes para la sociedad,
incluyendo, el ahorro de recursos para nuestras actividades
económicas, usando el minino de recursos, no transformamos
materias primas, contribuimos con una cultura de reutilización y
reciclaje de papel.
• Nuestras actividades generan bienestar para los accionistas,
empleados, gobierno y otros interesados.
Ambiental:
• Utilizamos en forma eficiente la energía y los recursos en nuestras
operaciones y promovemos el uso eficiente entre los clientes.
• Somos actores importantes en el desarrollo y uso adecuado del papel,
como un elemento reciclable en alternativas contractivas con menores
impactos ambientales y la generación de producción limpia, al
reutilizarlo, cuando se determina una disposición final de los
documentos.
• Somos activos en incentivar el uso racional del papel, reutilización,
factores que contribuyan al desarrollo sostenible y que son
comercialmente viables y benéficos al medio ambiente y al hombre.
Social:
• Nos comprometemos en forma responsable en lo social, dentro de
nuestro papel de empresa comercial y de servicios a través de la
generación de empleo, educación, capacitación y el desarrollo de
habilidades de los empleados, transferencia de tecnología y
habilidades soportando las iniciativas de la comunidad.
• El éxito comercial nos brindará los medios para actuar de esta forma.

1.4 REFERENCIA DE LOS PROMOTORES

• CARLOS IGNACIO MATEUS

4
 PROFESIÒN: Administrador Documental
Cargo: Gerente Administrativo.
Experiencia: Manejo de Archivos, outsoursing administrativo.
• Liedy Johama
PROFESIÒN: Administrador Documental
Cargo: Gerente de Producción.
Experiencia: Control de Procesos administrativos, industriales y de
servicios.
• JENNY G
1.5 LOCALIZACIÒN DE NUESTRA EMPRESA.

CRA 66 A No 19-39

Nos ubicamos en la
zona industrial de la
ciudad de Bogotá,
debido a la actividad de
nuestra empresa, y por
costos de transporte de
materiales, ya que en
este sector encontramos
muy cerca todos los
proveedores de las
materias primas
utilizadas dentro del
proceso de producción.

5
2. DESCRIPCION DEL PRODUCTO O SERVICIOS

2.1 NOMBRE DEL PRODUCTO

Nombre del Producto / Comercial

GEDOCORP:
Representa lo que hacemos LA GESTIÓN Documental integral, además es la
unión de las primeras letras del objeto social de la empresa “Gestión
Documental Corporativa”

Descripción de los productos y servicios

Gedocorp S.A.S, es una organización que brinda soluciones integrales a sus
necesidades de gestión documental corporativa, mantenemos viva su historia
empresarial, ayudando a su administración en la gestión de procesos
corporativos del manejo de su información como el mayor activo, al preservarla
y mantenerla. Su mejor aliado acorde a las necesidades empresariales.
Manejamos su información con profesionalismo, brindando procesos de
Gestión Documental enmarcadas en un conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a su planificación, manejo y organización
de la documentación producida y recibida por las organizaciones empresariales
que la requieran, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar
su utilización y conservación.
El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la información corporativa sea recuperable para
su uso de la Administración en el servicio a usuarios y como fuente su memoria
corporativa y de la Historia de las empresas.
Damos Importancia a sus archivos, porque estos son importantes para sus
Administraciones, los documentos que los conforman son imprescindibles para
la toma de decisiones basadas en antecedentes y hechos. Pasada su vigencia,
estos documentos son potencialmente parte del patrimonio corporativo,
cultural y de la identidad empresarial, que es única.

6
Los procesos realizados por nuestra empresa son los siguientes:
 Escaneado y microfilmación de documentos
 Limpieza de la imagen .
 Corrección de la deformación producida por el lomo en escaneo de
libros, preservación.
 Generación de documentos en formato PDF simples o con enlaces
"Bookmark" para mostrar los capítulos o epígrafes secundarios.
 OCR, (reconocimiento óptico de caracteres) y generación de documento
en formato Microsoft Word, RTF, TXT o HTML a partir del documento
escaneado.
 Creación de "tesauros"ﾝ, que relacionan palabras que están vinculadas
no por el significado ni por un concepto global que las une, sino por
una temática.
 Gestión Documental: Fondos Acumulados, Tablas de retención
Documental, Tablas de valoración.
 Soluciones para Gestión Documental- Outsourcing de Digitalización
 Alistamiento Físico, Digitalización, Indexación, Radicación de
Correspondencia, Personal, y Consultoría.
 Soluciones Integrales para el Manejo de la Documentación Física y
Electrónica.
 Consultoría en Procesos Documentales
 Servicio de Gestión Documental y Digitalización
 Servicios y Soluciones en Gestión Documental
 Outsourcing para el Manejo y Administración de Sistemas de
Información Documental
Beneficios Procesos de Digitalización
La necesidad de procesar, almacenar, distribuir y consultar los documentos de
una manera rápida y confiable con el fin de garantizar la calidad de los
procesos dentro de las organizaciones, hace que el proceso de digitalización
se vuelva cada vez más importante y prioritario en las organizaciones
Algunos de los aspectos más relevantes en cuanto a la digitalización lo
constituyen en el ahorro generado por:
 Evita gastos excesivos de Almacenamiento

7
  Evita Múltiples copias y múltiples archivos.
 Facilita la Depuración de documentos.
 Facilita la Localización rápida y su control o manejo.

Beneficios Microfilmación:
· Se evita el desgaste o rotura de documentos originales.
· No hay riesgo de robo o destrucción de documentos (Folios).
· Los documentos originales no circulan ni interna ni externamente.
· Se evita el costo y el tiempo de traslado de documentación.
· No ocupan lugar en los escritorios.
· Las imágenes pueden imprimirse con calidad similar a una fotocopia.
· Ofician de copia de seguridad de documentos
Beneficios Outsourcing en Gestión Documental
Es un servicio especializado; en el cual se suministra personal altamente
calificado en Archivística y Tecnologías de información para desarrollar los
procesos de las Unidades de Información.
A través de este servicio Gedocorp S.A.S, le administrará los documentos de
sus Archivos de Gestión, Central e Histórico dentro de las instalaciones de su
empresa; mediante el diseño de procesos y su implementación por medio del
suministro de personal técnico o profesional, como de herramientas
tecnológicas.
Beneficios:
 Recuperación rápida y precisa de los documentos.
 Reducción de los costos operativos.
 Uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información.
 üSuministro de personal altamente calificado en el manejo integral de los
documentos e información.
 Generamos valor agregado a sus procesos administrativos

2.1.1 Marco Teórico

2.1.2 Los archivos de documentos se remontan hacia la antigüedad, el uso
del papel y el documento como tal viene de la antigüedad.

8
En Roma el archivo nacerá vinculado a la necesidad de custodiar la
documentación financiera. El concepto de archivo, como memoria de las
personas o de hechos, sólo se desarrollará hasta finales del Imperio.

EL TABULARIUM. El Tabularium simbolizaría la expresión máxima de un

Estado tan fuertemente establecido, jerarquizado y burocratizado como lo fue el
Imperio Romano y su reflejo en las diferentes provincias del mismo. Para
entender la importancia del archivo en época romana, hay que entender que el
Imperio Romano basaba su dominio y su poder en una administración
fuertemente implantada en todos los rincones del imperio, y donde la
administración provincial y local era fiel reflejo de todo lo que acontecía en la
metrópoli, Roma.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO EN EL PERIODO ROMANO

Los documentos se depositaban de acuerdo a las funciones o a las distintas

magistraturas.
Esa sucesión de documentos formarían lo que conocemos como series. En
algunas casas los documentos de un mismo magistrado durante un periodo de
gobierno se unían formando un códice al que se le añadía el nombre del
magistrado y el nombre del encargado del archivo. Podían llevar o no un orden
cronológico, pero todos los documentos generados durante al ejercicio de su
cargo permanecían juntos. Se seguía el procedimiento de procedencia
institucional de los documentos. No tenían conocimiento de que estaban
sentando las bases de la ciencia archivística.
En la mayoría de archivos, se formaban rollos con estos documentos y cada
uno de estos se depositaban en los estantes de las galerías. También es
posible que se guardaran en cajas cilíndricas de madera que recibían el
nombre de SIRINIUM.

EL CONTENIDO DE LOS ARCHIVOS

• Commentarium: en ellos se recogía alguna información de lo que se decía en

las sesiones de la curia local.

9
• Actas: conservaban las decisiones del ordo decurional (publicadas
oficialmente como decretos) cuyo contenido constaría íntegramente, de las
intervenciones y deliberaciones que precedían a las votaciones y demás actos
públicos realizados por los decuriones. Acta y Commentarii testimoniaban, por
tanto, la vida oficial de las instituciones estatales.

• Decreta Decurionum: quedaban plasmadas las decisiones de la curia. El texto

era depositado en el archivo local (tabulae publicae), adquiriendo entonces
validez.

Otra documentación conservada en el tabularium al margen de la

documentación generada por la curia sería la perteneciente a la hacienda.
Serían los siguientes:

• Documentos y contabilidad del erario municipal: la necesidad de disponer de

un archivo viene de la necesidad de documentar toda la administración
financiera de una ciudad.

• Propiedades públicas municipales: la Ley Malacitana, en su capítulo 63, dice

que los dunviros debían velar porque los contratos de locatio quedaran
registrados detalladamente en el archivo local, detallándose cada
arrendamiento (las condiciones dictadas, el precio de cada alquiler, los
garantes aceptados e inmuebles dejados, hipotecados u obligados, los
certificadores de los precios que hubiesen sido aceptados).

• Catastro Municipal: muchas ciudades poseerían catastros en los cuales

aparecería el estado tanto de la propiedad pública como de la privada. Dichos
catastros estarían en los archivos municipales. Igualmente aparecería
información concerniente a los territoria, constatando las divisiones del suelo y
sus límites.

• Libro de cuentas, Kalendarium o Inventarium: cada administración municipal

registraría las ocupaciones de propiedades públicas (con los datos del

10
inmueble arrendado, ubicación, superficie, fecha de la ocupatio, el nombre del
arrendatario, forma de pago, etc.). En el tabularium estaría el original.

• Registro de multas: registro las multas impuestas por los magistrados locales.
Lo más probable es que ese dinero tendría destinos concretos, con frecuencia
para sufragar y mantener construcciones públicas.

La siguiente documentación es de vital importancia para el funcionamiento de

las instituciones romanas. Serían los siguientes:

• Lista de ciudadanos: redacción de listas públicas de ciudadanos locales,

obtenidas de los registros del censo probablemente. Suministraba un
instrumento de consulta que podía tener diversas utilidades.

• Censo Local: se realizaba cada cinco años por el Duunvir Quinquenalis.

Recogía datos familiares y sobre la propiedad. Quedaba en el archivo local una
copia, antes de enviar su contenido al tabularium de la capital provincial, donde
quedaba otra, enviándose el original a Roma. Datos familiares del censo
(estado civil, número de hijos, etc.). Las tabulae censoriales servirían para
comprobar la identidad y los bienes de quienes quedaban obligados a
prestaciones públicas de personas y animales, así como para constatar
quienes estaban obligados a pagar impuestos locales y estatales.

La siguiente relación de documentación es variada y contempla desde los

juramentos cuando se accedía a un cargo por parte de Magistrados y Escribas,
relaciones de decuriones, etc.

• Juramento de los Magistrados y Escribas: los Scribae juraban su cargo y

quedaba registrado en el archivo local, Ley Irnitana, capítulo 73.

• Documentación de los “Comitia”: las elecciones anuales para las

magistraturas locales, generaban determinada documentación que
seguramente se depositaría en el tabularium local. La lista de candidatos era
expuesta públicamente en el foro, pero sería una copia, cuyo original estaría

11
depositado en el archivo municipal. Parece probable que se levantara acta de
los resultados, así como del escrutinio final de los comitia, depositándose
probablemente dichos documentos en el tabularium local para que quedara
constancia oficial por si surgían reclamaciones o dudas.

Documentos concernientes a las “Relaciones Exteriores” de las ciudades: las

tablas de hospitium y patronatus, copias en bronce que servían como contrato
doble para ambas partes. Quedaba depositado el original en el archivo
municipal.

• Calendario de Días Festivos e Inhábiles para actividades oficiales: este

calendario municipal, renovado anualmente, era una de las primeras tareas a
acometer por los magistrados entrantes y, una vez elaborado, quedaría
registrado en el tabularium local para las posibles consultas.
• Documentación de las Actividades Judiciales: en casos de litigio los
munícipes podían obtener copias de archivo. También en el tabularium local
podían conservarse documentos particulares de testamentaría y de otras
clases.
PERSONAL DEL ARCHIVO
Aunque el responsable del archivo era el tabularium había muchas personas
que trabajaban a su alrededor. Los encargados del archivo eran de la jerarquía
más alta del orden ecuestre.

Normalmente los responsables del archivo duraban 2-3 años en el cargo. Sin
embargo, las personas que trabajaban en el archivo tenían cargos vitalicios por
al experiencia en el dominio de la profesión.

COMUNICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los archivos eran públicos y cualquiera podía acceder a ellos, pero nunca un
documento podía salir del archivo, para ello se expedía una copia certificada
(con el mismo valor que un original) con una fórmula de validación y con los
datos de ubicación del original.

12
La fórmula de autentificación con que se finaliza el documento era: “Scriptum et
recognobi” Trasladado y cotejado del original.

En nuestro país y principalmente en la ciudad de Bogotá, la creciente

demanda de talento humano especializado en la gestión documental, que
requieren las empresas para hacer un uso adecuado y racional de su
información es alto debido a necesidades de mercado y cambios de modelos
administrativos, de globalización, innovación y de la era de las tecnologias de la
infroamción y comunicación.
Por ello la rápida evolución de la civilización contemporánea, nos lleva a la
necesidad de una revisión de los juicios que se han hecho acerca de los
problemas y necesidades estrechamente ligadas con el hombre y su arraigo a
lo tradicionalista y que pueden ser solucionados con la utilización de nuevas
tecnologías como los sistemas en la era de la información y de las
comunicaciones por las ventajas que ofrecen en cuanto a rapidez, oportunidad
de accesos, rompimiento de barreras comerciales, firmas de tratados y de
apertura comercial hacia el mundo.

De esta preocupación surge la intención en la búsqueda de brindar servicios

integrados, escalonados en el tiempo que no sea tradicionalista y que
responda con una necesidad, optimizando los procesos, tanto en tiempo como
en costos, pero que a su vez cumplan con los requerimientos exigidos por la
sociedad de la información en oportunidad, tiempo de respuesta y usos
racional, que responda a las necesidades de usuarios.

Por otro lado, procesos administrativos que contribuyan al bienestar ambiental

del país y principalmente Bogotá, al no representar excesivos costos
energéticos y de recursos en su manufactura ni en su uso, pues se optimizan y
enfatizan en su reutilización en otros productos o bienes al servicio del hombre
para el caso del papel cuando hay una disposicion final.

2.2 JUSTIFICACIÒN

13
Por que utilizar nuestros servicios: Por tres grandes razones:

Por costos:
Debido a una gestión documental integrada a sus procesos administrativos
redunda en beneficiaos económicos a las administraciones, al reducir los
costos operativos, perdidas, reducción de tiempos de respuestas o de
almacenaje de información física, facilitando su uso adecuado y optimización
también.

Por requerimientos legales y contractuales:

Dando cumplimiento a la Ley 594 de 2000: ley general de archivos para

entidades publicas y las privadas que ejercerá actividades publicas; debido a
los documentos bien organizados, permiten a las administraciones estar
disponibles de inmediato ante cualquier requerimiento legal, administrativo,
litigio, etc y responder oportunamente evitando los sobrecostos.

Por Sostenibilidad

Debido a que en el medio actual se necesitan nuevas alternativas que se

adapten a las necesidades de un desarrollo sostenible, una producción mas
limpia, esta se acomoda a la filosofía o principio de alcanzar el desarrollo
sostenible y una mejor calidad de vida para todas las personas, con la
reutilización de materiales que en este caso se sustenta en el papel evitando la
tala de mas árboles al poderse utilizar nuevamente en procesos productivos.

“Se entiende por Desarrollo sostenible el que conduce al crecimiento

económico, a la elevación de la calidad de vida y al bienestar social, sin
agotar la base de recursos naturales en que se sustenta, ni deteriorar el medio
ambiente o el derecho de las generaciones futuras a utilizarlo para la
satisfacción de sus propias necesidades.” (Ley 99 de 1993 ).

2.3 OBJETIVOS

14
 2.4 OBJETIVO GENERAL

Proveer de soluciones especializadas que permitan a corto, mediano y largo

plazo, y en forma escalonada dar respuesta oportuna a las necesidades de
mercado, optimizar el uso y manejo de su información, facilitando la
comunicación, colaboración, coordinación entre las diferentes personas que
integran al cliente, siendo sus mejores aliados, para que se pueda llevar a cabo
una gestión documental integral que aseguren y garanticen su uso en las
organizaciones, con calidad, para satisfacer oportunamente las necesidades
de nuestros clientes y obtener ventajas competitivas y rentables bajando sus
costos de manejo y de administración en las organizaciones.

2.4.1 OBJETIVO ESPECIFICO

a). Proveer a las empresas, y usuarios, clientes en general de soluciones de

manejo de información acordes a sus necesidades de tamaño y forma.

b). Fomentar medidas y estrategias que contribuyan al mejoramiento del

manejo de los documentos en las organizaciones, su importancia al
considerarse también como uno de los activos mas valiosos.

c). Incorporar tecnologías adecuadas a las organizaciones mediante la

implementación de procesos administrativos y tecnológicos que ayuden a las
organizaciones a hacer un buen uso y optimización de su información
documental .

2.5 NECESIDADES

Nuestros servicios satisfacen necesidades propias de cualquier entidad privada

o pública en razón de la información que generan. Porque:
• Baja los costos operativos

15
 • Ahorro de recursos
• Ahorros en almacenamiento
• Facilita la información de forma inmediata ante cualquier requerimiento
legal, o administrativo.
• Ayuda a la administración de una entidad a la toma de decisiones al
tener de forma inmediata la información evitando sobre esfuerzos.

2.6 ASPECTOS LEGALES

2.6.2 GESTIONES:

Constitución por escritura publica o documento privado ante la cámara de

comercio.
Cancelación de la tasa correspondiente establecida por los derechos de
matricula, junto con el documento de solicitud . Diligenciar:

· Formulario del Registro Único Tributario RUT diligenciado

· Formulario Registro Único Empresarial – RUE

· Formulario Adicional de Registro con otras entidades

· Incluir documento de constitución.

El representante legal de la sociedad que va a solicitar la Matrícula Mercantil
debe presentar personalmente el formulario del RUT. En caso de no
presentarlo personalmente, debe ir reconocido notarialmente.
b. Presentar todos los documentos anteriormente diligenciados en cualquier
sede de la Cámara de Comercio de Bogotá y cancelar los derechos de
Matrícula correspondientes.
Tarifas para la matrícula de comerciante.
Al finalizar este proceso el empresario obtiene:

16
1. La Cámara de Comercio de Bogotá al efectuar la Matrícula Mercantil de
persona jurídica remitirá a la DIAN la información pertinente para que ésta
asigne el NIT, el cual quedará consignado en el Certificado de Matrícula y de
Existencia y Representación Legal.
2. Su empresa queda formalizada ante la DIAN
3. Inscripción en el Registro Mercantil y pago del impuesto de registro para
Bogotá y Cundinamarca
4. Asignación del NIT e inscripción en el RIT
5. Notificación de la apertura del establecimiento a Planeación Distrital, con
lo cual la Cámara de Comercio de Bogotá informa a Bomberos, Alcaldías
Locales, DAMA y Secretaría de Salud
6. Certificado de matrícula, existencia y representación legal
Una vez matriculada la sociedad debe inscribir sus libros de comercio de
conformidad con la ley.
http://www.ccb.org.co

2.7 ASPECTOS TECNICOS

2.7.1 ESPACIO FISICO

2.7.1.1 PLANTA FISICA.

GEDOCORP S.A.S, Cuenta con una infraestructura física de 200 m2, para
realizar allí sus actividades tanto administrativas, comerciales, como de
producción o digitalización.

1. Para el desarrollo de actividades administrativas cuenta con un área de

40 m2, donde encontramos:
• Recepción: Por este sector ubicamos el acceso del personal
administrativo, clientes y visitantes
• Oficina No 1, Dirección Gerencia Gral. y Comercial.
• Oficina No 2, Dirección Administrativa y de Recursos Humanos.
• Oficina No 3, Dirección de Planeación y Producción.

17
 • Áreas Comunes baños, cocina y deposito administrativo.
2. Para el desarrollo de las actividades de producción, digitalización se
cuenta con un área de 124 m2, donde encontramos:
1. Sector maquinas y equipos de microfilmación
2. Sector maquinas y equipos de digitalización
3. Sector de almacenamiento de insumos maquinas y equipos
4. Sector almacenamiento de almacenamiento papeles
5. Sector de Calidad.
6. Almacenamiento de información servidores

3. Para áreas de almacenamiento tanto de materia prima como de

producto terminado se cuenta con un área de 36m2

2.7.1.2 MAQUINARIA, EQUIPOS MOBILIARIO

Para el desarrollo, de las actividades de producción se cuenta con la siguiente

maquinaria, equipo y mobiliario.

18
 • MAQUINARIA y Equipos:
• Maquina Microfilmadora Marca RX
o 1- MAQUINA fotocopiadora
o Cámara fotográfica Canón

• EQUIPOS de Oficina
o Fax marca Sony
o Computadores 6 destop
o Computadores portatiles 2
o Scanner marca Ricoh 4 de alta velocidad

• SERVIDORES
o 1- Servidor base de datos clientes
o 1 Servidor base datos empresarial.

2.7.2 PROCESOS DE DIGITALIZACIÒN

Operativo:

•QUE ES LA MICROFILMACION:

La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basado

fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en
otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una
cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha
depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta
cinta se ¨fotografían¨ los documentos con fuertes reducciones, sin por ello
perder calidad o información.

De esta reducción o miniaturización de tamaño derivan todas las aplicaciones

y, por consiguiente sus grandes ventajas. La operación se lleva a cabo con
maquinas especiales, y manejadas por personal competente que

19
continuamente están testeando todo el material para que la calidad de
mantenga dentro de los parámetros establecidos (Normativas IRAM).

•TIPOS Y FORMAS DEL MICROFILM DOCUMENTAL

En los formatos normales es posible que en cada rollo de microfilm de 16 mm

puedan estar contenidos 2.800 documentos tamaño oficio, 5.600 de tamaño
carta, y mas de 11.000 del tamaño de un cheque, y este de ambos lados.
Basicamente existen tres anchos de cinta de microfilm, y de ellos se deriban
multiples formatos.

1) Pelicula en rollo de 16 mm de ancho:

2) Pelicula en rollos de 35 mm
3) Pelicula 105 mm. En microfichas

Tipo de Películas:

a) Sales de plata (haluros) - para originales - Muy alta definición

b) Sales de Plata - para copias - muy buena calidad de copia

•Diazoica (organica) - Copia de uso muy económica polaridad (-) •Vesicular

(organica) - Copia de uso muy económica polaridad (+)

PRINCIPALES CARACTERISTICAS DEL MICROFILM:

•La pelicula de microfilm es muy durable, dada su estabilidad quimica,

pudiendo conservar las imágenes entre 100 y 400 años, dependiendo de las
condiciones de archivamiento. Las condiciones ideales de conservación son
de 18 - 22 grados centigrados y 30 - 40 % de humedad relativa. Si la

20
pelicula de sales de plata se viran a sales de sulfuro o de oro, la estabilidad
quimica es mayor, por lo tanto también su conservación. •Ahorro sustancial
de espacio (mas del 95%) •Ahorro de elementos de archivo (armarios,
estanterías, carpetas, etc.) •Acceso y localización rápido, y consulta ágil.
•Seguridad derivada, de que al ser de menor volumen es mas sencillo y
económico asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos y
roedores, etc. •Seguridad en la conservación de la información de los
documentos, ya que esto, en el microfilm es inadulterable. No se puede
modificar la información. •El microfilm es mas fácil y económico de distribuir
y de reproducir, pues una copia del microfilm cuesta muy poco, y al ser esta
de poco tamaño, tiene poco flete o gastos de envío. •El microfilm se puede
digitalizar. Cada fotograma de un rollo de microfilm, puede ser transformado
en imágenes digitales. De esta manera, se puede dar a esta, un tratamiento
informático por computadoras, con todas las ventajas que les son
conocidas.

•ESQUEMA DE LAS POSIBILIDADES DEL MICROFILM:

Los documentos una vez microfilmados, (el microfilm y sus copias pueden
llegar a tener validez legal) se pueden copiar para su uso en otro tipo de
película mas económica, y usar para su consulta en los lectores o lectores
impresores. Estos últimos tienen la capacidad de restituir el documento a
papel. Asimismo se pueden digitalizar los documentos en archivos TIF,
JPG, etc. y distribuirlos grabados en CDROM.

21
Equipos de lectura y reproduccion disponibles en el mercado:

•Lector de Microfichas •Lector de Microfilm en rollo de 16 mm. Avance y

retroceso manual •Lector de Microfilm en rollo de 16 mm. Avance y
retroceso motorizado •Lector de Microfilm en rollo de 16 y 35 mm. Avance y
retroceso motorizado •Lector de Microfilm en rollo de 16 mm y microfichas.
Avance y retroceso motorizado •Lector impresor de Microfilm en rollos 16,
35 y microfichas •Lector impresor de Microfilm en rollos 16, 35 y microfichas
con busqueda automática •Lector digitalizador de microfilm en rollos de 16
mm.

Marcas mas comunes de los equipos lectores y lectores impresores: Kodak,

Canon, 3M, Alos, Minolta, Bell & Howell, Agfa, Indus, etc.

APLICACIONES:
El microfilm se aplica a archivos de todo tipo, especialmente a los
voluminosos archivos historicos, comerciales, y de arte, cubriendo las
siguientes areas:
COLECCIONES
DIARIOS •REVISTAS •FOLLETOS •LIBROS
REGISTRO CIVIL:
•LIBRO DE NACIMIENTOS •MATRIMONIO •DEFUNCIONES
COMERCIALES:
•FACTURAS •LEGAJOS •COMPRAS •REMITOS •LIBROS CONTABLES
•DOCUMENTOS CONTABLES •CHEQUE Y CUPONES
INDUSTRIA
•PLANOS DE CONSTRUCCION •MANUALES •CATALOGOS
ARTE
•PINTURAS •DIBUJOS •BOCETOS •FOTOGRAFIAS
SALUD
•HISTORIAS CLINICAS •RADIOGRAFIAS •HISTOGRAMAS
OTROS

22
•ESTUDIOS DE CIENCIAS •DOCUMENTOS LEGALES •CENSOS Y
ESTADISTICAS

¿Cómo funciona?
Mano o sobremesa / Resolución / Número de bits
SINGLE PASS / Conexión / Driver TWAIN
Software / Otros aspectos
Respuesta a las dudas más frecuentes sobre el escáner

El escáner es un periférico que nos permite digitalizar imágenes o texto y

almacenarlas en el disco duro de nuestro ordenador para su posterior
tratamiento o modificación mediante una serie de aplicaciones específicas.

El escáner ha sido desde hace algún tiempo una herramienta esencial para
tiendas de fotografía y video, para empresas de publicidad y en general
para tareas de documentación, sin olvidar a profesionales liberales como
artistas, ingenieros, arquitectos o abogados.
( Tomado de ACCESO A LA INFORMACION DIGITAL Y EL ROL DEL
ADMINISTRADOR DE RECURSOS DE INFORMACIÓN
María Lourdes Flores de la Fuente San Jose Costa Rica 1999)

23
3. ESTUDIO DE MERCADO

3.1 ANALISIS DEL ENTORNO:

Para el análisis del entorno se tienen en cuenta los factores determinantes en

el Servicio o producto, como son la necesidad de sustituir un sistema
tradicional (amontonar, o acumular fondos documentales) y su aceptación en
el mercado así:

 En el factor Económico
 Factor legal
 Factor Social

3.1.1 ECONOMICO:

24
Al proveer de un servicio de gestión documental integral, permite sustituir
sistemas tradicionales arcaicos, como el de amontonar en el archivo
comúnmente llamado muerto sin ninguna técnica, comparados con grandes
ventajas que se describen a continuación, además de las descritas
anteriormente en la definición del producto como tal:

* La gestión documental permite ahorrar recursos y sobreesfuerzos

* El proveer de una solución adecuada al manejo de información documental,
permite, que ésta esté oportunamente disponible en forma técnica y
ordenada, para el usuario.
* Permite su optimización y uso al usuario
* Facilita la toma de decisiones a la administración en forma oportuna.

♦ Mayor economía

♦ Otros beneficios

Evita la perdida de Información al tener control de la misma.

Evita la duplicidad de información y archivos.
Sobrecostos por almacenamiento.

3.1.2 LEGAL

Nuestros servicios de gestión Documental están, enmarcados en las siguientes

leyes colombianas:

a). Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos-Principios geenrales que

regulan la función archivistica en Colombia.

b). LEY 99 DE 1993 (diciembre 22)

Art. 1. Principios Generales:

25
Principio 8: Para alcanzar el desarrollo sostenible y una mejor calidad de vida
para todas las personas, los Estados deberían reducir y eliminar las
modalidades de producción y consumo insostenibles y fomentar políticas
demográficas apropiadas.

Principio 9: Los Estados deberían cooperar en el fortalecimiento de su propia

capacidad de lograr el desarrollo sostenible, aumentando el saber científico
mediante el intercambio de conocimientos científicos y tecnológicos, e
intensificando el desarrollo, la adaptación, la difusión y la transferencia de
tecnologías, entre éstas, tecnologías nuevas e innovadoras.

ARTICULO 3. Del Concepto de Desarrollo Sostenible.

Se entiende por desarrollo sostenible el que conduzca al crecimiento
económico, a la elevación de la calidad de la vida y al bienestar social, sin
agotar la base de recursos naturales renovables en que se sustenta, ni
deteriorar el medio ambiente o el derecho de las generaciones futuras a
utilizarlo para la satisfacción de sus propias necesidades.

En efecto es prioritario cubrir las necesidades del presente sin comprometer la

capacidad de las generaciones futuras, al racionalizar el uso de documentos se
recupera gran parte del material que es reciclable y contribuye al uso racional
de los recursos y la energía.

Ley 6 de 1992, ARTÍCULO 74: VALOR PROBATORIO DE LA IMPRESIÓN DE

IMÁGENES ÓPTICAS NO MODIFICABLES. Adicionase el Estatuto Tributario
con el siguiente artículo:
"Artículo 771-1. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no
modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables,
efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos
Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que
administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el
Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor
probatorio".

26
Decreto 2620 de 1993, por el cual se reglamenta el procedimiento para la
utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los
comerciantes. Considerando entre otros, lo expresado por el artículo 48 del
código de comercio decreta:
“Artículo 1º Todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier
medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos,
tales como la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos entre otros.”
Decreto 2649 de 1993,
“ARTICULO 112. CONTABILIDAD DE LAS EMPRESAS EN
LIQUIDACION. ......
Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción,
guarda y destrucción de los libros y papeles del ente económico.”
“Artículo 134. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. Los
entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de
contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas,
los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus
operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben
conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el
cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No
obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico,
pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades
comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5)
años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los
libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe
acreditarse ante la cámara de comercio, por cualquier medio de prueba, la
exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.”
(S.N.)
Ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, en su artículo 12
establece que los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en
cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.

27
Decreto 2150 de 1995, suprime autenticación de documentos originales y el
uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad
tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las
entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y
transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo
documental por parte de los particulares, entre otros.

http://tecnodocument-tecnodocument2010.blogspot.com

3.1.3 SOCIAL

Desde los aspectos sociales una buena gestión documental y administrativa

de cualquier entidad pública o privada debe responder a las necesidades de
nuevos métodos para hacer más sencillo, económico y rápido el acceso a la
información en su forma de utilizarla para dar respuesta a cualquier
requerimiento, siendo más eficientes y productivas para que tengan mayor
aceptación social.

“Según el Plan maestro y de estudios recientes, la mayor parte del material

que recolectan los recicladores callejeros son residuos que provienen del
sector residencial y pequeños productores (593 Ton/dia), el material restante es
reciclado por la misma industria que reintegra sus materiales sobrantes a su
propio proceso productivo, según el plan maestro, del material recuperado en la
ciudad por los recicladores presenta la siguiente distribución:
- 10 % Asociación de Recicladotes de Bogota (Recolección
y acopio).
- 20.2% Recicladores de Santa Inés (el Cartucho Acopio ).
- 69.8 % Recicladores de sectores diferentes a Santa Inés
(Recolección y Acopio. )
Por otra parte los resultados evidencias, que el 100% de la población
recicladora (cerca de 12.000 personas) solo del 23.3 % opera bajo alguna
modalidad formal de asociación.” (**)

28
Con los anteriores aspectos mencionados se contribuye al mejoramiento de la
calidad de vida de las personas en todos los aspectos: económicos,
ambientales y sociales, redundando en mayores beneficios, como el beneficio
ambiental, al ahorrar recursos de transformación manufacturera, cuando se da
una disposición final a los documentos después de haber cumplido sus ciclos
vitales y de retención.

Además con este compromiso la empresa contribuye en el aspecto social,

generando empleo y bienestar de las personas en general, ayudando al
desarrollo sostenible y social del país.
(**) Red de solidaridad social perspectivas del reciclaje en bogota mayo 2001.

3.2 ANALISIS DE LA DEMANDA:

3.2.1 DESCRIPCIÒN:

Satisfacer las necesidades de nuestros clientes de cualquier sector

manufacturero, industrial, de servicios, institucional de entidades públicas o
privadas, ofreciendo alternativas acordes a sus necesidades con servicios
integrales de digitalización, microfilmación, gestión documental y demás
servicios asociados, complementarios a los del principal.

3.2.2 COMPORTAMIENTO DEL MERCADO

El crecimiento del mercado en el sector industrial, comercial, institucional y de

servicios, es gradual al paso del desarrollo industrial, del tecnológico,
económico y del crecimiento de las ciudades y de la población demográfica.

AUMENTO DE POBLACION EN LA CIUDAD DE BOGOTA

Población Proyectada para Bogotá

1999 6.322.702 Habitantes
2010 8.089.560 Habitantes
Diferencia 1999-2010 1.763.830 Habitantes

29
Hogares nuevos 489,953 (3.6 personas por hogar)

Viviendas hogares nuevos 357,63 (1.37 hogares por vivienda)

Viviendas demandadas por 55,758 (25.000 hab/año,

cambio de uso equivalentes a 275.000
hab. en 11 años y 76.389
hogares)
Total viviendas 413,388
demandadas hogares
nuevos
Viviendas necesarias para 87,209 Viviendas para disminuir a
la población existente 1,37 el número de hogares
por vivienda existente
Fuente: www.alcaldiabogota.gov.co sección población y vivienda año 2004

Según el cuadro anterior, se calcula que Bogotá tendrá cerca de 1.800.000,

más de habitantes para el 2010..

Además, para actividades diferentes a residencial se necesitarán,

aproximadamente, 140.000 inmuebles más destinados a comercio, negocios,
industria, cultural y mixto residencial-comercial, entre otros.

• Del total de construcciones que se levantarán (500.000), 110.000

podrían levantarse dentro de los límites urbanos actuales y las otras 390.000,
en áreas nuevas (a las afueras) que ocuparían unas de 7 mil hectáreas.

• Bogotá cuenta con 9 mil hectáreas únicamente para su desarrollo. La

mitad hacia al norte y el resto hacia el sur y el occidente.

• Es decir, que si las proyecciones son correctas y si se implementa a

cabalidad el POT, en el 2010 solo quedarían unas 2 mil hectáreas libres por
urbanizar. De estas cifras ya han sido descontadas las áreas necesarias para
la construcción de equipamientos, parques y zonas sociales.

30
Fuente: www.alcaldiabogota.gov.co sección población y vivienda año 2004

3.2.3 ANALISIS Y PERFIL DEL CLIENTE

La empresa esta interesada en saber cual es el nivel de satisfacción del cliente

con respecto a los servicios de gestión documental que se ofrecen en el
mercado en la ciudad de bogota, si se ajusta a las necesidades y expectativas
del cliente usuario.

Para la empresa es importante determinar las debilidades de los sistemas

tradicionalistas, como es el de arrumar en el archivo muerto, sin ningún
proceso ordenado y técnico. Medir y evaluar a través de un estudio de
mercado, el nivel de satisfacción y aceptación del cliente de un tipo de sistema
de archivos técnicamente administrado, como el que se provee, con mas
ventajas comparativas en sus empresas al no tenerlo; se realizareá en la
ciudad de bogota, inicialmente y demás ciudades capitales e intermedias a
nivel nacional gradualmente.

Tenemos como referencia en la ciudad de bogota que 143, clientes entre

empresas y profesionales, se adaptan al perfil que buscamos para ser
encuestados, tomamos como muestra representativa el 7%, para realizar
nuestras encuestas, de los resultados obtenidos concluimos:

• De acuerdo al estudio de mercado que se ha realizado, nuestros

servicios esta dirigido a cualquier sector de tipo: industrial,
institucional, comercial, de servicios y oficinas.

• El cliente ha tomado conciencia, que aunque los sistemas de

almacenamiento de documentos tradicionalistas por ser procesos
atípicos, son un poco más costosos que los técnicamente organizados;
con una buena gestión, brindan economía y bajan los costos.

31
3.3 ANALISIS DE LA OFERTA:

En la ciudad de Bogotá, encontramos empresas que ofrecen diversos

servicios de gestión documental entre las cuales tenemos: de asesorias, de
outsorucing, de gestión documental. Estas empresas en general manejan y/o
ofrecen servicios de mayor costos que otras, sin dar mayor valor agregados a
sus procesos que redunden en mayores beneficios mutuos: cliente –
proveedor.

FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LA COMPETENCIA

FORTALEZA:
• Los sistemas de gestión documental bien planteados, manejados y
distribuidos por empresas muy visionarias dentro del sector de
servicios, generan gran credibilidad y confiabilidad en su entorno.
• .
DEBILIDADES
• Por esta falta de posicionamiento, no hay conocimiento para difundir
estos servicios, lo cual genera incremento en los costos de mano de
obra, y escasez de la misma.
• Por falta de promoción y publicidad en el mercado, falta conocimiento
del cliente de las bondades ofrecidas de tener una gestión documental
apropiada, no generaría un aumento en la demanda de estos servicios.
TABLA DE COMPARACION
P Precio Observación

Revista CONTACTO 1a. Edicion 2002

3.4 CANALES DE Mercadeo

32
Los actuales servicios ofrecidos serán difundidos a través de:
• Participación en ferias o eventos de entidades publicas o privadas
sobre archivos o productos derivados para los mismos,
• Brochures donde se da a conocer los servicios, sus ventajas,
• Asesorias directas.

3.5 BARRERAS DE ACCESO AL MERCADO:

Para el ingreso de nuestro producto al mercado hemos encontrado algunas

barreras como son:
• Costo de materiales e insumos y entrega oportuna.
• Escasez y costo de mano de obra calificada.
• Mal establecimiento de hábitos y motivaciones del cliente consumidor.
• Conducta y preferencias del comprador por el servicio.
• Altos costos de patentes de marca e impuestos, para software y
hadward.
• Altos costos de registro de marca y certificaciones de calidad.
• Situaciones de orden público e inflación.
• Inestabilidad de la economía para fijar el precio del producto, o
servicios, y sostenibilidad de los precios.

4. PLAN COMERCIAL Y DE MARKETING

41. PLAN COMERCIAL

Para el ingreso al mercado de nuestros servicios o productos, hemos realizado

planes, de marketing, promoción, publicidad y distribución que garanticen el
conocimiento en el sector del mercado a aplicar.

Para la realización de nuestras ventas de servicios, hemos proyectado un

punto de mercadeo en ferias, congresos o eventos afines a nuestro objeto
social, o actividad principal, para dar a conocer nuestros servicios al cliente de

33
manera directa, como también con la ayuda de algunos clientes que nos
refieran, lograremos, las ventas planeadas estas son las siguientes:

Mensualmente obtendremos ventas por servicios de $ 60.000.000, equivalente

al 70% de la totalidad de nuestra venta de servicios mensual proyectada.

4.2. PLAN DE MARKETING

4.2.1 ESTRATEGIAS PARA DAR A CONOCER EL SERVICIO O
PRODUCTO
• Precio:
El precio del servicio, se fijara por debajo del propuesto por los ya establecidos,
sin que haya mayor afectación de utilidades. Además se establecerá por
políticas de precios del mercado.

• Distribución de los servicios:

La distribución será flexible en el mercado, para obtener mejor comercialización

y accesibilidad del los servicios por parte del cliente consumidor, así:

• De Empresa a Consumidor pequeño y a pequeña escala.

• Ventas directas en ferias o eventos o mediana escala
• De empresa a clientes grandes y consumidor final a gran escala.

4.2.2 ESTRATEGIA DE CLIENTES

• Clientes Directos, por medio del contacto en nuestro punto de

venta de fábrica, donde los clientes, pueden adquirir nuestra
asesoria directa, y pueden presentar requerimientos particulares
tanto técnicamente como en los precios, evitando la
intermediación.

34
 • Clientes mediante los distribuidores, estos clientes no tiene un
contacto directo con nosotros, pero si requieren asesoria mas
especializada, de la que le puede brindar el distribuidor, el le
indicara como ubicarnos, para resolver sus inquietudes.
• Profesionales, a los cuales nuestros servicio-producto se adapta a
las necesidades particulares de sus proyectos.

4.3 ESTRATEGIA DE PRECIOS

4.3.1 FORMA DE PAGO

4.3.1.2 DE CONTADO:

• Para clientes especiales por tamaño de empresa, a partir de la

compra de cierta cantidad considerable de servicios, realizaremos un
descuento del 7%, preferencial adicional a esa compra.
• Para nuestros clientes que nos hayan referido tendremos un precio
especial del 3% de descuento sobre nuestro valor oficial establecido.

4.3.2 CREDITO
• A los clientes directos contactados a través de ferias o eventos,
daremos un crédito a partir de N $ ventas mes, de 30 días,
sosteniendo el 3% de descuento, según sea el servicio pactado.
• Para empresas que cumplan con los requerimientos exigidos para el
ingreso a nuestra base de datos, y legalmente constituidas, daremos
un plazo de pago de los mismos 30 días.

4.4 ESTRATEGIA DE DISTRIBUCIÒN

• Promoción:
La promoción y publicidad del servicio o producto se hará a través de medios
como:

 Página Web propia de la empresa incluida su imagen corporativa, productos,

servicios y asesorias.

35
 Portafolio de servicios.
 Artículos en revistas especializadas de servicios
 Páginas Amarillas de directorio Telefónico.
 Ferias de archivistica, culturales, congresos y eventos.

S is te m a P la ca s S is te m a S is te m a
M EDIO S DE P RO M O CIO N S u p e rb o a r D ryce l G yp la c D ry W a ll pa ne l G2 M
PaginasWeb

X X X X X
Brochur

X X X
Revistasdelmediodelaconstruccion

X X X X X
Articulosperiodisticos

Av
isoprensa

Paginasamarillas

X X X X X
Ferias yeventosdeconstruccion

X X X

5. GESTIÒN ADMINISTRATIVA y ORGANIZACIONAL

5.1 ADMINISTRACION DE PERSONAL

. Diseño Administrativo:

La empresa tiene un organigrama general y por departamentos así:

Órgano Directivo: Junta Directiva, Gerente general, secretaría.

Órgano Operativos: Dirección de planeación y producción, Auxiliar de
producción, operarios o auxiliares.
Órgano Administrativo: Dirección administrativa y financiera, contabilidad.
Órgano Comercial: Dirección comercial y ventas.

Ver organigrama. Estructura Organizacional

36
 JUNTA DIRECTIVA

GERENTE GENERAL

SECRETARIA GENERAL

DIRECCIÒN DE PLANEACIÒN Y DIRECCIÒN ADMINISTRATIVA DIRECCIÒN COMERCIAL Y VENTAS

PRODUCCIÒN Y FINANCIERA

ALMACENISTA AUXILIAR DE REVISOR FISCAL JEFE DE PERSONAL

PRODUCCIÒN

CONTABILIDAD REPRESENTANTE DE
VENTAS

OPERARIO 1

OPERARIO 2

CARGOS FUNCIONAMIENTO INCIALES

OPERARIO 3

CARGOS FUNCIONAMIENTO PROYECTADO

Se establecen Jerarquías en el Organigrama con el objeto de establecer

funciones específicas y responsabilidades, con el fin de especializar el puesto
de trabajo y lograr habilidades y destrezas, reportando a un jefe inmediato de
área o Departamento.

37
DESCRIPCION DE CARGOS:

I .- Nombre del Puesto: GERENTE

Ubicación Área Gerencia
Naturaleza: Dirección Administrativa
Descripción De funciones:
-Las funciones:
• Las facultades establecidas en los estatutos de la empresa como:
Usar de la firma o razón social y hacer cumplir y ejecutar las decisiones de la
asamblea general de accionistas o de la junta directiva.
• Autorizar con su firma todos los documentos públicos o privados que deban
otorgarse en desarrollo de los intereses u objeto de la sociedad.
• Velar por la buena marcha de la compañía y por los intereses de la misma.
• Cumplir y hacer cumplir las normas que reglamenta la buena marcha de la
compañía, entre otras.
• Dirigir el funcionamiento de la empresa.
• Determinar los objetivos propuestos de la empresa.
• Planear la aplicación de recursos y la buena distribución de utilidades
cuando las hubiere.
• Controlar el cumplimiento de las metas.
• Coordinar las diversas dependencias y áreas de la compañía.
• En general todas aquellas funciones que vayan en desarrollo del objeto
social y de los intereses de la empresa.
Jefe inmediato: Junta de Socios
Funcionarios a cargo: Director administrativo, director t de proyectos y técnico,
sistemas y secretaría.
Requisitos: Estudios Profesional-.
Condiciones de trabajo: Oficina
Responsable: CMG- Fecha de elaboración: Octubre 21 de 2009
Fecha de revisión: Enero de 2009.

II .- Nombre del cargo: DIRECTOR ADMINISTRATIVO.

Ubicación: Área gerencial y administrativa.

38
Naturaleza: Administrativo
Descripción de Funciones:
• Administrar el patrimonio de la empresa
• Hacer el análisis contable y financiero.
• Controlar los servicios administrativos
• Dirigir administrativamente la empresa
• Nombrar y remover los empleados de la compañía cuando estime
conveniente.
• Coordinar asesores externos que sean de interés a la compañía.
Jefe Inmediato: Junta de socios y/o el Gerente
Funcionarios a cargo: Jefe de asuntos contables y financieros, contador, revisor
fiscal.
Requisitos: Estudios. Administración de Empresas
Condiciones de Trabajo: Oficina.
Responsable CMG .- Fecha de elaboración: Octubre 21 de 2009

III.- a). Título del cargo: CONTADOR

b). Ubicación: Área Financiera
c) Naturaleza: Financiera
d). Propósito:
Ser un punto focal para llevar, controlar, registrar las operaciones diarias
contables de la empresa.
Funciones y Responsabilidades:
1. Revisar los reportes de ventas e ingresos de la empresa, de acuerdo a guía
de procedimientos establecidos
2. Registrar todas las facturas de los consumidores finales y notas crédito o
débito; y emitir los reportes diarios, así como preparar todas las
declaraciones de impuestos que sean necesarias (Iva, Ica, etc)
3. Elaborar los cierres contables mensuales y anuales , dejando sus
respectivos respaldos..
Elaboración y revisión de las planillas de nómina: personal administrativo,
empleados en general y operarios (De acuerdo al procedimiento de elaboración
de planillas)

39
4. Elaborar los cálculos de indemnización y de horas extras.
5. Elaborar las liquidaciones de primas de servicios y de navidad y efectuar el
cálculo y registro de la provisión de vacaciones
6. Elaborar planillas del I.S.S o EPS respectiva y demás obligaciones
relacionadas con aportes parafiscales.
7. Entregar y mantener organizado el archivo de documentación de la
contabilidad, así como también el de correspondencia recibida y enviada.
8. La responsabilidad de administración del sistema y el mantenimiento del
plan de cuentas
9. La emisión y análisis de reportes financieros internos y externos
10. El control de activos los activos fijos en relación con las capitalizaciones,
los traslados, los retiros, los cálculos de la depreciación y las amortizaciones,
el cierre de activos fijos y el cálculo de los ajustes por inflación.
Las reconciliaciones de bancos y de las otras cuentas de los estados
financieros.
g). Competencias Requeridas:
-Experiencia en contabilidad Tributaria y general 5 años.
-Conocimiento del sistema de calidad de la Compañía
-Experiencia en Software: Office 95, Excell, Paquetes Contables SIGO.
-Excelentes relaciones Interpersonales
-Capacidad de trabajo en equipo
-Buen desempeño bajo presión
h). Jefe Inmediato: Gerente Financiero
i) Estudios: Profesional en Finanzas
ii) Condiciones de Trabajo: Oficina.
Jefe inmediato: Gerente Financiero
Funcionarios a cargo: Auxiliar de contabilidad
Condiciones de trabajo: oficina
Responsable: Cimg- Fecha de elaboración: Octubre 22 de 2009
Fecha de revisión: Enero de 2009

IV Nombre del Puesto: DIRECTOR DE PLANEACION Y PRODUCCIÒN:

Ubicación: área técnica
Naturaleza: Dirección, coordinación y planeación técnica

40
Descripción de cargos:
• Realizar estudios técnicos
• Contratar estudios técnicos
• Analizar contratos
• Coordinar asesores técnicos.
• Realizar planes de producción en planta
• Coordinar procesos de montaje e instalación en obra.
• Soluciones de diseño para espacios arquitectónicos
• Investigación y desarrollo de nuevos productos.
• Manejo de personal de planta de producción.
Jefe Inmediato: Gerente
Funcionarios a cargo: Jefe de oficina de proyectos y oficina de licitaciones.
Requisitos: estudios: Profesionales y especialización
Condiciones de trabajo: Oficina.
Responsable: Cimg..- Fecha de Elaboración: octubre 20 de 2009
Fecha de revisión: Enero de 2009

V Nombre del cargo: AUXILIAR DE PRODUCCIÒN

Ubicación: Planta y obra
Naturaleza: Supervisión y control de obra
Descripción de Funciones:
• Cumplir órdenes del Director de Proyectos
• Distribuir el personal para labores
• evaluar eficiencia y disciplina de su personal
• Revisar calidad de los materiales
• Revisar mediciones de obra
• Revisar calidad de trabajos ejecutados
• Revisar y consultar planos de obra
• Velar por la seguridad Industrial
• Mantener la obra ordenada y aseada
• Coordinar el trabajo de los subcontratistas.
Jefe Inmediato: Director de proyectos

41
Funcionarios a cargo: Personal operativo
Requisitos: Experiencia en procesos industriales
Responsable: Cimg- Fecha de elaboración: Octubre 20 de 2009
Fecha de revisión: Enero de 2003.

VI Nombre del puesto: DIRECTOR COMERCIAL Y VENTAS

Ubicación:
Naturaleza: Promoción distribución y ventas del producto
Descripción de Cargos:
- Coordinar las ventas a los distribuidores.
- Diseñar plan de ventas de mercadeo y canales de distribución.
- Organizar punto de venta en planta.
- Implantar planes de marketing.
- Coordinar ventas con las demás dependencias.
Jefe Inmediato: Gerente General
Funcionarios a cargo: Ninguno
Requisitos: Administradora
Experiencia: en publicidad y marketing
Responsable: Cimg- Fecha de Elaboración: Octubre 22 de 2009
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÒN

• Necesidad de personal
• Reclutamiento: Prensa, Centro de Información para el empleado,
SENA.
• Hoja de Vida: Recepción de hoja de vida.
• Análisis de Antecedentes: Hoja de Vida.
• Selección de Perfiles.
• Prueba y entrevista para el Cargo.
• Examen medico de Ingreso.

CONTRATACION

• Elaboración de contrato

42
 • Tramites EPS, y parafiscales.
• Inducción de seguridad y puestos de trabajos.
• Entrega de Cargo y funciones
• Abrir registro.
• Informar al área o sección el ingreso.

TRABAJO O CARGO

• Entrega de Dotación y ficha.

• Llevar control diario de planillas, ingreso y salida.
• Control de horas extras.
• Aplicar multas y sanciones.

OFICINA

• Deducir prestamos
• Descuentos EPS. Seguro Social y Fondo de Pensiones.
• Descuento Fondo Empleados.
• Abonar Subsidios Transporte.
• Elaborar Nomina
• Liquidar nomina
• Registrar información
• Generar y entregar comprobante de pago.
• Pago Salarios.

Aspecto Jurídico: Constitución de sociedad por acciones simplificadas S,A,S de

acuerdo a la Ley 1258 de 2008. Su naturaleza será siempre comercial,
independientemente de las actividades previstas en su objeto social
Para aspectos tributarios regirá por las regla aplicables a las sociedades
anónimas Tramítese legales de funcionamiento, constitución por documento
privado ante cámara de comercio

43
 7. Estudio Financiero:

Determina la viabilidad económica del proyecto.

Inversiones diferidas: Gastos previos, de legalización y constitución empresa

Capital de Trabajo: Es igual a activo circulante- pasivos circulantes.

El capital de trabajo es la inversión de una empresa en activos a corto plazo

(efectivo, valores negociables, cuentas por cobrar e inventarios). El capital de
trabajo neto se define como los activos circulantes menos los pasivos
circulantes; estos últimos incluyen préstamos bancarios, papel comercial y
salarios e impuestos acumulados. Siempre que los activos superen a los
pasivos, la empresa tendrá capital neto de trabajo, casi todas las compañías
actúan con un monto de capital neto de trabajo, el cual depende en gran
medida del tipo de industria a la que pertenezca; las empresas con flujo de
efectivo predecibles, como los servicios eléctricos, pueden operar con un
capital neto de trabajo negativo, si bien la mayoría de las empresas deben
mantener niveles positivos de este tipo de capital. El capital de trabajo es la
inversión de una empresa en activos a corto plazo (efectivo, valores
negociables, cuentas por cobrar e inventarios). El capital de trabajo neto se
define como los activos circulantes menos los pasivos circulantes; estos últimos
incluyen préstamos bancarios, papel comercial y salarios e impuestos
acumulados. Siempre que los activos superen a los pasivos, la empresa tendrá
capital neto de trabajo, casi todas las compañías actúan con un monto de
capital neto de trabajo, el cual depende en gran medida del tipo de industria a
la que pertenezca; las empresas con flujo de efectivo predecibles, como los
servicios eléctricos, pueden operar con un capital neto de trabajo negativo, si
bien la mayoría de las empresas deben mantener niveles positivos de este tipo
de capital.

7.1 Fuentes de Financiación: Corresponden a la utilización de los dividendos

no distribuidos, la depreciación y la venta de activos. Aportes de los socios.

7.2 Fuentes externas Créditos con entidades financieras nacionales o

extranjeras como establecimientos de créditos, entidades de servicios
financieros, fondos financieros o empresas incubadoras.

Con entidades Nacionales o extranjeras :

- Apalancamiento para provisión de recuros fiancieros con
Banco de Comercio Exterior, Fondo Nacional de granatias,
Cooperación Española.
- Fortalecimento de garantias proveneitnes del Fondo
Nacional de Garantía (FNG), dentro de las cuales se
otorgan condiciones especiales de respaldo a empresas
nevas.
- Establecimeinto de lineas de credito BID-Colciencias-
bancoldex, con ell respaldo del FNG, que dará soporte a
los fundadores de empresas de base tecnológica.

44
 - Lineas de cr´dito Blacoldex-Colciencias. Establecida de
acuerdo con la Ley 29 de 1990 y los decretos 393, 585 y
591 de 1991. Esta linea finacia proyectoss empresariales
de innovacióny desarrollo tecnológico de largo plazo.
- Linea de Credito BID- Colciencias. Financai
proyectoscoopperativos de investigación y desarrollo
cofinaciados. Colciencias fiancia hasta el 70% del valordel
proyecto a PYMES.

Relación de Fondos de Fomento y de Capital de Riesgo:

-Fondo Emprender, FE, adscrito a lSENA.

-Fondo Nacional de productividad y competitividad (FNPC).
-Fondo Nacional de Garantías S,A (FNG)
-Organismos finacieros de primer priso, es la denominación que reciben en
Colombia las entidades fiancieras y de ahorro directamente encargadas de
conmceder los prestamos a las personas.

7.3 Inversión Inicial requerida

Inversión Fija+Capital de trabajo= Total Inversión

Punto de equilibrio.: recuperación de la inversión

El punto en que los ingresos de la empresa son iguales a sus costos, se llama
punto de equilibrio, en el que no hay ni utilidad ni pérdida. En la tarea de
planear, este punto es una referencia importante, es un límite que influye para
diseñar actividades que conduzcan a estar siempre arriba de él, lo más alejado
posible, en el lugar en donde se obtienen mayor proporción de utilidades.

Concepto Proyección Años

0 1 2 3
Inversión Fija
Capital de
trabajo

Total
Inversión

45
46