Informe

Recepción, radicación registro y distribución o

embalaje de documentos

Elaborado por:
MIGUEL SEBASTIÁN CASTRO ZAPATA

Administración documental en el entorno

laboral
Sena

2019
 Introducción

Es fundamental para la buena administración de los archivos y documentos tener un

procedimiento que permita una óptima circulación, haciendo que sus objetivos sean
cumplidos y así garantizar a las empresas u organizaciones una mejor distribución y
control de estos. El objetivo de este informe es mostrar el paso a paso la recepción,
radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente contexto para
las que es conveniente establecer un registro, ya que permite mayor rapidez en su
localización para hacer las consultas requeridas o los procesos necesarios.

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación

y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

carta
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras entre otros es decir, aquellas que ofrecen información a la
empresa.

correspondencia
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de
ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.
Correspondencia Recibida Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al
personal del Centro de Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes
pasos: Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de
Información. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día. Sellar el
documento original y la copia y firmar ambos ejemplares. Firmar el cuaderno de
correspondencia. (En caso de que el departamento de origen no utilice el Sistema en la
WEB y siga con el procedimiento manual). 5. Entregar al Coordinador del Centro de
Sistemas de Información para su conocimiento, registro y asignación de la tarea.

facturas
Recepción: Se recibe en la ventanilla única de archivo Radicación: se radica mediante
un software que emite un sticker con el número de radicado, fecha de recepción y
entidad que envía Registro: se registra en el software de correspondencia Distribución:
se lleva al área de Contabilidad

Documentos externos recibidos

Los documentos o comunicaciones externas que se reciben a través del servicio de
mensajería externa o local, deben ser radicado y su distribución a las diferentes
dependencias se realiza de la siguiente manera:
El encargado recibe, clasifica las comunicaciones externas en fuelle, o en carpetas, por
dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas.
Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a
su distribución.
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el
formato para verificación y control del recibido en la Ventanilla única.

Memorando
Si el documento es un memorando interno, éste deberá enviarse sin necesidad de
imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para
un trámite legal o administrativo.
Después de enviado el documento, si es requerido en forma física por el destinatario y
para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto con el formato
Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el Asunto, el número de
radicación generado con el fin de tener la evidencia de que envió el documento. El
destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el formato
antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control
del envío.