Modelo de Informe de Control Interno1

Señores Junta Directiva de la empresa Industria X S.A

Preparado por la Auditoría

Octubre de 2019

En atención al requerimiento organizacional de evaluación periódica de la

situación económica, operativa y de proyección de la empresa INDUSTRIA X S.A,
se presenta el informe de control interno por el periodo comprendido entre enero 1
y diciembre 31 del año 2019.

Justificación
Los informes de final del período sirven a la alta dirección no solo para evaluar el
trabajo ejecutado sino para determinar si lo realizado corresponde a los
requerimientos de la empresa.
El marco de internacionalización de las empresas, exige que la visión futura se
enfoque hacia la evaluación de los requerimientos propios de tal finalidad en todas
las áreas de la empresa; por éste motivo además de los informes que exige la Ley,
como la certificación de los estados financieros, el dictamen de los mismos, el
informe de gestión y el informe de control interno; se solicitó una vez más que para
el informe de gestión se preparasen informes por áreas, como las de recursos
humanos, producción, mercadeo, finanzas y control de calidad, además se lleva a
cabo la revisión de las compras cuyas características ya señaladas indican que se
dedican a la manufactura de productos farmacéuticos
Marco Conceptual
El control interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva y la alta dirección
de la empresa, con el apoyo constante del departamento de control interno, para
la administración de la entidad, diseñado específicamente para proporcionarle
seguridad razonable de conseguir efectividad y eficiencia en las operaciones,

1
suficiencia de la información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables.
Marco legal
El informe sobre Control Interno se constituye en un elemento básico que permite
determinar si los marcos legales y jurídicos se cumplen; si los ordenamientos
Corporativos son tenidos en cuenta; si los procedimientos aplicados corresponden
a los propuestos por la alta dirección y si los lineamientos establecidos de control
interno corresponden a la dinámica y desarrollo de la empresa.
.
Objetivos del informe de control interno

1. Dar a conocer la situación del control interno de la empresa.

2. Cumplir con la obligación de dar cuenta oportuna y por escrito de las
irregularidades o desviaciones en que se incurra en la realización del objetivo
social
3. Hacer conocer a la alta dirección que las operaciones que se celebran cumplen
con los estatutos y con las decisiones de los socios.
4. Informar a la alta dirección del cumplimiento de las responsabilidades asignadas
como son:

 Velar porque se lleve regularmente la contabilidad cumpliendo la

reglamentación contable y fiscal.
 Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se
tomen oportunamente las medidas de conservación y seguridad.
 Impartir instrucciones, practicar inspecciones y solicitar informes que sea
necesarios para establecer controles permanentes y necesarios.
 Autorizar con la firma los estados financieros debidamente acompañados
del dictamen y las notas que forman con ellos un todo indivisible.

Temas a tratar en éste informe (hechos relevantes)

EFICIENCIA OPERACIONAL GENERAL
Se han seleccionado los temas que se consideran importantes y que
requieren ser tomados en cuenta al momento de las decisiones.
Sin embargo, se debe tomar en cuenta que algunos procesos de la empresa
deben ser reestructurados para la correcta implementación del control
interno.

1. Consideraciones relacionados con aspectos generales

a) Es necesario la revisión legal y normativa de la compañía
Para comenzar, la organización de la oficina de Control debemos partir
por los primeras bases e inicios legales y normativos de la compañía ;
tales como los respectivos registros y/o actas ante los entes
gubernamentales y de control empresarial, es necesario su
documentación ante la cámara de comercio de Bogota, con el fin de
conocer, información de la compañía y su constitución, su objeto
social, su actividad principal, asi como el numero de plantas, bodegas,
locales con los que cuenta.

b. Para los procesos de Contratación deben implementarse dentro de la

Norma ISO 9001 (norma de control de calidad aplicable en las
operaciones) en forma amplia y detallada.
En cuanto al personal es necesaria una revisión, verificación de los
contratos laborales, con el fin de verificar las funciones designadas,
horarios, condiciones en general, sueldos etc. De la misma forma se
recomienda hacer un previo análisis, verificación y estudio técnico y
de mercado , con el fin de establecer la viabilidad de las
instalaciones productivas y comerciales.

2. Revisión por aréas de operación

Area de Direccionamiento y Estrategia

 Se efectuaron las revisiones correspondientes a la gestión estratégica, y

gerencial de la compañía donde se determinó principalmente que debe
definirse una estructura jerárquica ( organigrama) , en la cual se muestren
las áreas, los cargos con su respectiva subordinación.
Área Administrativa y de Gestión

 Se determina que la empresa no tiene a la fecha buena gestión

administrativa, tampoco cuenta con estándares o indicadores de gestión
que permitan medir el cumplimiento de tareas, objetivos para cada área y
en particular para cada empleado en general, al momento de contratarlos y
posteriormente en su proceso como empleados.

 La Empresa carece de un sistema de comunicación eficiente de los altos

cargos hacia los empleados, se requiere de políticas y la implementación de
un sistema de calidad que permita las notificaciones claras, concisas y
oportunas por ejemplo: en cambios de funciones, cargos, ascensos, notas
extraordinarias en cuanto a Dias de capacitaciones, simulacros, etc.

 Es necesario definir las funciones de cada cargo y de cada área, con el fin
de establecer metas, objetivos y una correcta planeación de las actividades
la cual cuente con un cronograma con fechas puntuales y resultados
probables o estimados.

 El departamento de recursos humanos debe tomar en cuenta que los

trabajadores deben estar capacitados para ejercer las funciones requeridas,
motivo por el cual se hace necesario revisar la documentación en el
momento de la contratación, estudios, experiencia laboral, cursos y en
cuanto a los obreros es necesario que se encuentren con certificaciones y
cursos al dia, de igual forma debe efectuar cumplidamente las obligaciones
laborales como el pago de ARL, afiliaciones , en caso de presentarse algún
accidente laboral.

Área de Compras

 Se observa que las compras no tienen control por parte de la persona

encargada, en su mayoría de veces, son solicitadas de manera urgente y
 se realizan sin revisar anteriores requerimientos, si los proveedores
cumplen o no con las condiciones para efectuar la compra
 La compañía no cuenta con una variedad de proveedores en cuanto
cercanía, productos, precios, e información de los proveedores como por
ejemplo su RUT, su cámara de Comercio
 Se observa que el proceso de compra es ineficaz, porque según lo
examinado, el área no lleva control de las cotizaciones , es decir en muchos
casos no las solicitan, y el área no contribuye en el uso eficiente de los
recursos de la empresa, porque no se cotiza al proveedor mas barato.
 Se debe dar prioridad a lo solicitado por el departamento de producción con
el fin de comprar la materia prima a tiempo y evitar paros en la producción
de la compañía.

Área de Producción

 El departamento de producción es el que manifiesta un mayor descontrol en

su actividad, puesto que no hay organización, planeación de las ordenes de
producción , no hay un control de las ordenes mismas, ni tampoco de las
remisiones al área de compras.
 Para el desarrollo de la producción en lo que tiene que ver con la
administración del personal es necesario establecer un canal de control con
recursos humanos con el fin de reforzar la labor del control y logro de
actividades del personal.
 Para una correcta gestión del persona de Produccion es necesario
implementar una planilla de control diaria, en la cual se observe hora de
entrada y hora de salida, función por dia, área de producción en la cual
participa, en el caso del uso de la maquina registrar el numero del activo fijo
utilizado, y la firma del jefe inmediato.
 Tambien el jefe de producción debe elaborar un cronograma diario de la
cantidad de producción a realizar al dia a dia.
 Se debe contar con un equipo técnico dentro del departamento de
producción que permita realizar mantenimiento periódicos a fin de evitar,
futuras fallas en las maquinas.
 La persona que asiste el área, debe contar con conocimientos previos a un
estudio de Ingeniera Industrial, contaduría publica y es ella la encargada de
 mantener el control de inventarios mediante el uso de Tarjetas soprote
Kardex y posterior a ello la alimentación en el software a diario.
 El área no cuenta con un manejo de equipos organizado, no tiene
información , por ejemplo, sobre el tipo de maquinas con el cuenta, su año
de adquisición, su modelo, su uso, sus garantías y de igual forma no tiene
políticas en cuanto a activos fijos, para el manejo en su depreciación.
 No se observa el control de las ordenes de producción , ni un cronograma
de actividades realizadas por máquina, motivo por el cual esto conlleva a el
riesgo de que siempre la producción se realice sin una correcta planeación,
de afán y en muchas ocasiones que no sea de manera completa y que
genere desperdicios , incumplimiento en pedidos a clientes, y por
consiguiente posibles perdidas monetarias.
 En la producción hubo una gestión deficiente del presupuesto planeado ,
con relación al ejecutado, se observa que se planeo producir alrededor de
92.000 unidades y se ejecutaron 6.047 unidades, es decir solo se logro
ejecutar el %15.21, aproximadamente, lo que conlleva a tener demasiada
materia prima en almacen, y que en su defecto sino se le da un uso
oportuno, puede convertirse en gasto no recuperable para la compañía.
 Es necesario que se haga un replanteamiento de como se esta realizando
el presupuesto de producción, con el fin de que se logre ejecutar
completamente lo planeado, y que esto no genere contratiempos o
desperdicios para el área de producción.
 Se debe evaluar y ajustar el uso de la maquinaria , ya que falta cubrir el
30% de su capacidad , se debe garantizar que se pueda cumplir con la
capacidad máxima de la maquina, motivo por el cual se debe reajustar la
planeación de producción de las horas maquina
 En cuanto al turno de los obreros se debe garantizar que al cubir el 100%
de la capacidad de la planta , esta sea divida en los dos turnos en la cual en
cada turno se ejecute el 50% de la capacidad y en el otro el restante, con el
fin de disminuir tiempos ociosos para los obreros.
 Se debe mantener un control de las funciones del área y los empleados que
las realizan a fin de verificar que ningún empleado este sin hacer nada, y
que por el contrario falte cubrir otras funciones en las cuales haya déficit de
personal.
  El área de producción al realizar nuevamente la programación y la
planeación de producción de observarse que se necesita personal, se debe
realizar la solicitud de contratación al área de recursos humanos , con el fin
de disminuir los costos por mano de obra extra en el presupuesto.
 La compañía debe reforzar el control de calidad a sus productos, ya que
muchos de ellos tienen mala calidad en su empaque, se sugiere
implementar un área de control de Diseño y Calidad Final al producto quien,
sea la encargada de mitigar los defectos de los empaques.
 Se requiere un mayor espacio de almacén para un control de material
oportuno es decir que se utilice desde el ultimo que se tiene en orden hasta
el primero que va llegando, esto contribuirá al riesgo de tener mas adelante
material obsoleto y que se tenga que dar de bajo sin ningún uso.
 Se debe reorganizar el departamento de producción, con el fin de que la
materia prima este a fácil alcance de los obreros , y también que las áreas
estén organizadamente en el edifico según el proceso, es decir que el
proceso comience en el piso 1, seguidamente el piso 2 y por último el piso
3, con esto se busca optimizar el tiempo de los empleados, y contribuiría a
su calidad de vida en el trabajo, facilitaría el proceso y agilizar otros en
donde hay déficit, según lo expuesto por el jefe de producción.

Área Financiera

 Para la elaboración del presupuesto anual se debe tener en cuenta que es

necesario elaborar el presupuesto en periodos más cortos de tiempo, es
decir de manera trimestral o bimensual, con el fin de realizar un mejor
manejo de los recursos y de igual forma prever obligaciones futuras con
tiempo, como lo son pagos a proveedores, producción, nomina, impuestos ,
etc.

 Para la elaboración del presupuesto se requiere la participación igualitaria

de todos los departamentos de la empresa, con el fin de saber a
profundidad los gastos y evitar insolvencia en requerimientos.

 La empresa debe evaluar la posibilidad de crear otras fuentes de

financiamiento, como inversiones en corto plazo en otras compañías,
 inversiones en títulos valores, como bonos, emisión de acciones, ya que
depender actualmente solamente de cuentas por cobrar podría causar
problemas de liquidez en la compañía.

 La revisión de los inventarios debe realizarse en periodos de periodo más

cortos, se sugiere que la política vaya de acuerdo a la de la elaboración del
presupuesto, esto para mayor control y facilidad del responsable y del área
financiera.
 El departamento de producción indica que las maquinas se descomponen
con cierta frecuencia, debido a esto se hace necesario la estimación de la
compra de nueva maquinaria, con el fin de mitigar los riesgos por las
maquinas que continuamente fallan, y a su vez efectuar un control de
Activos fijos, en el cual se estime correctamente la vida Util de los activos ,
a fin de reponerlos en el menor tiempo posible y sin implicaciones
financieras, altas para la empresa, la compañía podría pensar en caso de
adquisición urgente de una de las maquinas en adquirirla mediante la
modalidad de Leasing Operativo.

 La información financiera debe presentarse de manera más resumida,

utilizando de ser posibles medios magnéticos con el fin de contribuir al
mejoramiento y sostenimiento del medio ambiente, las cuentas o
componentes de los estados financieros deben contener notas explicativas.
Esta información también debe presentarse de manera comparativa con el
periodo inmediatamente anterior ya se de manera semestral o anual, con el
fin de evaluar resultados. Se requiere que la información fuente de los
estados financieros, se encuentra debidamente soportada , en archivo de
los últimos 5 años, y con un control acerca de las personas que manipulan
esta información.

Evaluación del Control interno

1. Se observa que es necesario dividir el presupuesto por áreas de
responsabilidad.
 2. Los ingresos que se reciben como producto de las cuentas por cobrar de
la empresa , son resultado de una revisión clara y soportada
contablemente.

3. Es necesaria que la información contable y financiera se presente de

acuerdo al dia del cierre del mes correspondiente, igualmente debe
presentarse con notas explicativas y de manera clara, oportuna y concisa.

4. La información financiera debe ser presentada a el nivel directivo de la

compañía , presidencia y socios y accionistas.

5. Se evidencia que las conciliaciones bancarias se encuentran

correctamente realizadas y su contabilidad se ajusta de acuerdo con lo
presentado en el extracto.

6. Es necesario reforzar la revisión de los inventarios, ya que no debe

realizarse una vez al año, sino de acuerdo a las ventas mensuales y a la
adquisición mensual de materia prima.

7. Se sugiere comités y/o reuniones de control por áreas de manera mensual

con el fin de verificar si se están cumpliendo o no con los objetivos y las
tareas propuestas.

Recomendaciones para mejorar el control interno:

1. Dividir la relación y realización del presupuesto por áreas de

responsabilidad y que el manejo únicamente este en manos del área
contable y financiera.
2. Con relación a obtener una mejor liquidez, mejores flujos, se recomienda
evaluar la posibilidad de realizar inversiones a corto tales en títulos valores
e otras compañias, hemos solicitado la preparación de un manual de
 procedimiento de control de los riesgos en las inversiones tal como lo
hacen las empresas con las cuales se negocian dichas operaciones.
Además debe preverse un control que evite que sea solamente una
persona la que tenga acceso a dicho manejo

3. Se recomienda hacer seguimiento preventivo al manejo y al funcionamiento

del sindicato laboral, con el fin de validar el cumplimiento de las condiciones
laborales, conforme a la ley, a fin de evitar, inconformidades, futuras
demandas, procesos judiciales, etc.

4. Se recomienda hacer la evaluación de inventarios en periodos intermedios

ya que no se debe realizar al final únicamente, pues se debe evaluar la
gestión que se le está realizando al inventario a fin de evitar deterioro de
inventarios y el gasto por mantenimiento de los mismos.
.
5. Se debe realizar pleno registro de los hallazgos realizados en las visitas
foráneas, tanto a oficinas como a locales y sedes, en la cual muestre un
estado de administración y financiero óptimo.

6. Se hace necesario implementar un control más pleno y adecuado en cuanto

a la maquinaria , esto debe estar a cargo del Jefe de costos, quien
oportunamente llevara control de la maquinaria a diario, en el cual se
muestre estado inicial, tiempo de producción, cantidad producida y estado
final, a fin de evitar inconvenientes futuros con las maquinas.

7. Se le sugiere a la empresa contratar los seguros por un valor razonable,

para de los bienes que posee en especial para su maquinaria , y sus
propiedades en terrenos locales, con el fin de evitar posibles perdidas ante
siniestros o eventos naturales no previstos.

8. Se debe realizar un registro de los operarios al dia de la misma forma con

control de llegada, salida, trabajo realizado y firma del jefe inmediato.
 9. Es necesario optimizar las funciones del personal con el fin de evitar
tiempos ociosos, el área encargada debe validar si es necesario que todos
trabajen en la misma jornada laboral o partir la jornada laboral en dos
turnos, con el fin de aumentar la producción, disminuyendo tiempos ociosos
e innecesarios.

10. Se debe implementar un mejor sistema de selección y contratación de

personal, verificando experiencia en lo solicitado, cumplimiento de
resultados y soporte de estudios realizados, igualmente se debe medir por
evaluación periódica máximo trimestral al personal ya contratado.

11. Se recomienda establecer una política para el control de los inventarios,

con el fin de que esta misma se adapte a la planeación de la producción y
se evite los contratiempos en abastecimiento de materia prima y por
consiguiente afectación

12. Se recomienda actualizar el sistema financiero para determinar futuros

inconvenientes ,respecto a los proveedores y también a las desviaciones
generadas en el presupuesto, se debe implementar indicadores que
reduzcan su riesgo.

Egresos y comportamiento con los pasivos

1. Se hacen las evaluaciones permanentemente con ocasión de la revisión

documentaria anticipada de las retenciones en la fuente y de Impuesto a las
ventas con base en los lineamientos establecidos en las normas tributarias
y el proceso de compra de acuerdo con lo establecido en las Norma ISO
9001 y cuando ha sido pertinente se han hechos las observaciones
relacionadas con posibles desviaciones.
 2. La empresa cumple con el pago a entidades de Seguridad social y las
cargas parafiscales de acuerdo con los porcentajes establecidos y teniendo
en cuenta los plazos asignados.

3. Se aplican las normas colombianas en relación con aspectos de

responsabilidad, plazos y pagos correspondientes a los siguientes
Impuestos.

 Renta
 Riqueza
 Retención en la fuente
 Impuesto a las ventas
 Retención de impuesto a las ventas
 Retención del impuesto de industria y comercio
 Industria y comercio
 Impuesto de timbre

4. Los gastos son subdivididos en costo de ventas, gastos administrativos, gastos

de ventas y otros egresos.

5. El costo de venta aplicado corresponde a aquellos valores que pueden activarse

como Inventarios y que se aplicarán a medida que se producen las ventas. Sin
embargo en la empresa el sistema de costos funciona aplicando todos los
elementos como gasto (costo) por no existir un sistema de Inventarios
debidamente establecido.

6. Al 31 de Diciembre se efectuaron los ajustes finales al proceso de actualización

de los registros en el software de Activos Fijos. También se efectuó prueba parcial
física de este inventario lo cual, permitió determinar una realidad de los Activos
fijos de que falta control en los activos, y un establecimiento de políticas y
procedimientos.
7. La Depreciación se aplica en línea recta pero utilizando un software
debidamente validado.

Área de recursos humanos

1. Esta área desarrollando además de su función, la correspondiente al manejo del

aseguramiento de la calidad; siendo la empresa además, receptiva a los
resultados de las auditorias de la calidad.
2. Se observa por la baja rotación de personal que el proceso de selección,
entrenamiento e inducción son adecuados.
3. Este departamento interviene igualmente en los procesos de organización de
eventos, visitas de funcionarios, atención al público.
4.Le falta organizar actividades de capacitación.
5.Mantiene preparada a la empresa para garantizar la calidad a nivel nacional e
internacional mediante el proceso permanente de actualización del proceso de
documentación.
6.Atención de las requisiciones provenientes de producción

Costos
1. Si bien existen unas distribuciones de gastos mensuales, y una
segmentación de los mismos, vemos necesario establecer un sistema, que
introduzca cambios fundamentales en su manejo.

2. Un sistema de costos es un elemento básico para asignar el precio de

venta; sin embargo, su fundamento actual es utilizarlo en el análisis
presupuestal el cual pueden ser un apoyo. Además, consideramos que no
contribuye a obtener en forma precisa un margen de utilidad, o al
establecimiento de puntos de equilibrios; previa la subdivisión de los costos
y gastos en variables y fijos para conocer el margen de contribución.
 3. Existen en el momento otras técnicas modernas para asignar costos en un
ambiente de tecnología de punta, cuando se deben empezar a evaluar el
capital intelectual, parte del cual debe ser igualmente asignado para
determinar precios.

4. Será el sistema de costos debidamente implementado un elemento básico

para determinar una segregación de los Inventarios necesarios de acuerdo
con la ley para asignarlos a las Ventas.

5. Consideramos que los costos asignados a los contratos son fruto de unas
técnicas de distribución, pero estos fundamentos técnicos no se están
reflejando en la contabilidad.

6. Seleccionar a los mejores proveedores y la negociación de los mejores

precios para generar más ganancias a la hora de los costos de materiales

7. Mas contratación de personal en las obras para el funcionamiento de las

maquinas correctamente para no incurrir en gastos extras de personal

Área de producción

Cuando se habla del área de producción en este tipo de empresa, se requiere un

interés por segmentar sus productos; para lo cual se requieren los fundamentos
formales dentro de un proceso de control contable. Seguimos recomendando el
control por procesos o actividades.

1. En el área de producción se evidencia que la función tiene correlación con 3

departamentos de Ventas, Compras y Finanzas para lo cual se recomienda
un control contable y financiero por proceso de producción dentro de los
mismos departamentos
 2. También se evidencia en el área de producción que es necesario hacer un
control especifico de los desperdicios
3. Se realiza un chequeo y se observa que falta reparación en algunas
máquinas y por las cuales los obreros no pueden realizar su trabajo,
recomendamos hacer una planeación anticipada del mantenimiento de las
máquinas para un mejor aprovechamiento
4. El espacio del almacenamiento es pequeño y en ocasiones es necesario
sacar todo el material que se tiene al frente para surtir el que se tiene en el
fondo del almacén por este motivo hay que realizar una organización de
materiales en el almacenamiento como sacar todo y al momento de
reorganizar primero surtir los materiales que recién llegan para que los
viejos queden al frente y se mas fácil alcanzarlos.
5. Durante la revisión se observa que hay un rechazo de algunos productos
por mal empacada y que solo se controla la calidad y no el proceso de
empacado así que hay generar más vigilancia respecto a estos procesos ya
que son igual de importantes para la venta del producto a los clientes

Área de compra
1. Realizar cotizaciones en varios sitios y con el tiempo suficiente para así
tener varias propuestas y elegir la mejor
2. Seleccionar el proveedor según sus precios de venta y con el tiempo
suficiente además seleccionar a mas de 3 proveedores para asi poder
comparar entre ellos sus precios y elegir el que mejor oferta maneje

Área de impuestos.

1. La internacionalización de los negocios implica la necesidad del fortalecimiento

del área de impuestos; además de la contratación de un buen consultor que
dados los requerimientos de tipo legal en el país, debe tener conocimientos
sólidos en materia tributaria y en Estándares Internacionales de Información
Financiera.
2. No obstante la anterior situación y con las limitaciones ya comentadas se ha
logrado buscar el mayor acercamiento al pago de un impuesto de renta justo, pero
cuyo resultado requiere la revisión de expertos que encuentren en los beneficios
tributarios vigentes, unas mayores posibilidades para la empresa por el año que
inicia y los siguientes.

3. El tema es aún más complejo si tenemos en cuenta que los impuestos no son
solamente el de renta sino están también el impuesto a las ventas, a la riqueza,
las retenciones en la fuente, así como el de impuesto de industria y comercio, y
otros territoriales.
4. Supervisión de la recepción del material pedido conforme a las disposiciones
contratadas para el mejoramiento en el desarrollo de su revisión

Área de información contable

1. En el área de información contable se presentan las siguientes situaciones:

a. Se debe adquirir un nuevo software con cuya parametrización se convertirá

en una herramienta que dará mayor solidez a la información.
b. Se debe realizar una programación de compras para una mayor claridad
sobre ellas

c. El contador y encargado del área financiera debe controlar la clave con la

cual se evitan las modificaciones a la información cerrada tanto mensual
como al final del período

2. Se debe preparar un cronograma para la presentación de los estados

financieros mensuales, ya que a la fecha presentaron alguna dificultad para
su interpretación, ejecución y registro.
3. En el transcurso del año, se deben efectuar varias reuniones entre
contabilidad, auditoría y finanzas, para definir aspectos procedimentales y
las cifras definitivas del final del período.

4. Con el apoyo de la auditoría y del área financiera se deben preparar las

notas para los estados financieros.

5. El cierre contable fue hecho tiempo después al debido (primer mes del año
siguiente).

6. Se tienen en cuenta las normas vigentes en relación con la aplicación de

los Estándares Internacionales de Información Financiera y se ha iniciado el
estudio de los efectos que puede tener para la empresa la obligación de
preparar la información fiscal tomando como referentes las cifras obtenidas
de los nuevos marcos técnicos normativos.

7. recomendación de páginas web cuando fue necesario; con el fin de que se

aplicasen cambios de alguna normatividad nueva en aspectos contables y
tributarios

Recomendaciones

1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

 Se recomienda seguir el organigrama planteado y de la misma forma

la subordinación
 Dentro del control interno realizado se observa que es necesaria la
Participación e implementación de un comité de auditoría.
 Se deben elaborar manuales, que contengan información, clara y
concisa que determina las labores de las personas del área.
 A pesar de que se conoce la responsabilidad por parte de cada cargo,
se deben tomar medidas preventivas como por ejemplo
capacitaciones, evaluaciones del cargo en periodos intermedios.

2. CONTROL DE LA GERENCIA Y LA OPERATIVIDAD

 Se recomienda determinar una estructura solida y objetiva , en cada
departamento, de modo tal que sea analizada por la junta directiva , o
quien haga sus veces.
 Se le recomienda realizar una retroalimentación a medida que se
finalicen cada uno de los controles internos, con el objetivo de evitar
errores futuros.
 Se recomienda elaborar junto con los demás apartamentos un
cronograma de actividades, y establecer proyecciones y objetivos,
para guiar al departamento en las metas a cumplir.

3. CAPACIDAD OPERATIVA DEL DEPARTAMENTO

 Elaborar un sistema de buzon de sugerencias en el cual los

trabajadores , puedan expresar de forma abierta sus opiniones
respecto a los diversos procesos.
 Se recomienda tener una estructura organiza definida , para reconocer
a quien se le deben reportar las novedades que ocurran dentro de la
empresa.
 Se recomienda mejorar las capacitaciones a los empleados, ya que
muchos cumplen funciones que no saben si les corresponden.

POLITICAS Y PRACTICAS DEL TALENTO HUMANO

 Se recomienda junto con el área encargada elaborar el manual de

funciones de cada uno de los empleados, dejando en claro las
 actividades, para las cuales fueron contratados, se debe designar la
responsabilidad en caso de eventos futuros inesperados.
 Se recomienda establecer herramientas estadísticas que permitan
cuantificar la productividad del personal.

EVALUACION DE RIESGOS

 Se recomienda concretar objetivos del departamento en relación a la

importancia de la participación en la organización.

 Se recomienda analizar las desviaciones generadas en los

presupuestos para estudiarlos y tomar los respectivos ajustes a que
allan lugar.
 Se propone establecer indicadores de gestión en cada una de las
áreas, para evaluar si se cumplio o no las funciones designadas y en
que porcentaje es eficiente cada persona.
 Lograr que al hacer los cortes mensuales, se revisen totalmente los saldos
de tal manera que no se produzcan atrasos en los meses subsiguientes.

 Preparar por lo menos el estado de resultados y el estado de situación

financiera mensualmente.

 Preparar un juego completo de estados financieros intermedios al 30 de

junio con sus correspondientes notas y certificaciones.

 Establecer claves para el uso del Software contable que limiten el acceso
por niveles de autorización una vez se finalicen los registros mensuales.

 Realizar mejoras en la programación de producción para que no hayan

inconvenientes y así poder informar oportunamente a todos sus
labores asignadas o trabajo que falte por realizar.
Riesgos (Los presupuestos planeados vs los ejecutados)

1. Se planeó una producción el cual se incurrieron en compras de materias

primas y otros costos y no se ejecutó en su totalidad esto conllevaría a un
déficit en los flujos de la empresa
Recomendación: ejecutar o reestructurar la producción de acuerdo a la
demanda con el Fin de no generar faltantes en inventarios ni incurriera en
materiales ociosos y de baja calidad

2. Se realizó una revisión en cuanto a las máquinas y se evidencio que en

muchas ocasiones fallan y se necesita reparación frecuentemente y en
cuanto a el material prima la cual hace falta en algunos procesos de
fabricación por estos motivos se han suspendido la producción de algunos
productos
Recomendación: se recomienda ejercer más en cuanto a la reparación de
las máquinas que se encuentran en estado de no uso y en cuanto a materia
prima hay que tener más de lo habitual ara asi no tener que parar ninguna
de las las fabricaciones de los productos
3. Se observó que los obreros tienen que desplazarse cierta distancia para
poder ir por la materia prima el cual se encuentra alejado del edificio de
producción y además el edificio de producción que se encuentra en un piso
superior tiene que pasar primero por el piso de empacado para poder llegar
al piso de proceso y luego devolverse al piso de empacado para realizar su
respectiva empacado
Recomendación: se recomienda que se realice un piso donde este la
materia prima o un departamento más cercano para que los obreros no se
desplacen esa distancia y no pierdan tanto tiempo mientras van y vienen, y
que los pisos se ordenen donde primero se pase por el 3 luego el proceso
en el 2 piso y el empaque en el 1 piso para así poder despachar
rápidamente después de ser empacado
 En cuanto al área de producción se recomienda realizar revisión
previa de la maquinaria y/ equipo antes de abandonar su labor tanto
el operario como el jefe de producción, a fin de encontrar posibles
 fallas de manera inmediata y que se pueda dar soporte antes de
empezar las labores el dia siguiente, esto con el fin de disminuir los
tiempos ociosos de los empleados.

Aspectos varios

1. Control Estrategico

Se preparó documento que permitió dejar claro:

 Organigrama jerarquizado por áreas de responsabilidad y creación del

Comité de Auditoria Interno en la compañía
 Matriz Dofa que permita identificar las oportunidades, amenazas,
debilidades y fortalezas de la compañía en la gestión actual.
 Se establecieron lineamientos organizacionales como Mision, Vision, y un
objetivo general , que permitirán que toda la empresa se oriente hacia un
resultado, con sentido de responsabilidad.

2. Control de cumplimiento.

Las pruebas de cumplimiento se relacionan con el seguimiento y control que se

tiene sobre aspectos legales y formales.

 Se verificaron los libros de contabilidad su registro y actualización.

 Se hace necesario verificar los contratos laborales de cada uno de los
empleados de la compañia
 Se hace necesario que los libros de actas, de contabilidad y
documentación se encuentren en custodia del gerente general y bajo
estricta custodia , impidiendo el acceso de terceros sin autorización a esta
información.
  Se está cumpliendo con el envío de la información anual a la
Superintendencia correspondiente, sin encontrar ordenamiento de
rectificaciones a la información enviada.
 La papelería utilizada en la correspondencia adolece del NIT como lo
exigen las normas tributarias.
 La facturación emitida cumple con los requisitos de ley.
 Se implementó el libro de control diario de facturación.
 Las facturas de compras son revisadas para que cumplan con los requisitos
establecidos en la ley y hagan posible la deducción de los costos y gastos
y los impuestos descontables.
 Los requerimientos fiscales en los cuales piden información para cruce de
terceros, han sido respondidas oportunamente y hasta el momento no se
han recibido emplazamientos, ni requerimientos adicionales.

Pruebas sustantivas

Corresponden a la aplicación de técnicas de auditoria, como observación, análisis,

y evaluación de su entorno que se hace con la mayor amplitud a distintas
operaciones en las cuales se hace el seguimiento, desde el punto de vista de, su
documentación, su realización, causación y su oportunidad.

 Se han efectuado revisiones a la cartera ejecutando una circularización.

 Las diferencias entre reportes de cartera del departamento comercial y
contabilidad se analizan.
 Diferencias en los anticipos entre reportes de cartera comercial y
contabilidad se corrigen cuando arrojan diferencias.
 Se observaron aspectos como los siguientes:

o Falta de comparación financiera en cambio de períodos anteriores

que afectan el año siguiente.
 o Se debe realizar posterior auditoria a los proveedores contratados a
la fecha tanto nacionales como extranjeros con el fin de validar
transparencia en su elección, sin ningún interés particular de por
medio.

Comentarios y propuestas finales

 Las condiciones de trabajo que la empresa tiene para sus empleados son
especialmente interesantes tanto para personas nuevas como para las
antiguas, observando un alto grado de pertenencia.

 Aunque la intercomunicación no necesariamente implica una necesidad

imperativa, debe establecerse un sistema de comunicación interno mas
eficiente.

 La dirección debe ser ejercida dejando amplia autonomía personal con un

control sobre los resultados.

 Se encuentra que con el fin de optimizar y facilitar proveedores de materias

primas, es óptimo que estas se adquieren mayoritariamente en el País, sin
embargo se debe evaluar la posibilidad de encontrar proveedores más
cerca a las fábricas de producción.

 Finalmente considero prioritario evaluar las características de contratación,

pues un salario con sus prestaciones y cargas parafiscales, aunque es
garantía para la estabilidad del empleado, da lugar a limitaciones en la
medición de los resultados esperados. La alternativa de una flexibilización
en torno a la evaluación por resultados sería una posibilidad.
  Conviene analizar si existe una herramienta ya técnicamente aplicada y
ensayada, que mediante un reporte diario o permanente permita
determinar si lo producido o ejecutado está representando un beneficio
frente al costo aplicado.

Finalizo agradeciendo la posibilidad que he tenido de colaborar con la empresa.

Atentamente,

_________________
Jefe de control interno
Bogota
Octubre 01 de 2019

Notas recomendación
Los presupuestos planeados vs los ejecutados
Riesgo