SEMANA 1 Sistemas de Gestión

CONCEPTOS GENERALES DE SISTEMAS DE GESTIÓN

Iniciamos la temática con la teoría de los sistemas y los

conceptos básicos. Si vamos a la definición de Sistema de la
Real Academia Española, sistema es el conjunto de reglas o
principios sobre una materia racionalmente enlazados ente sí, o
el conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí,
contribuyen a un determinado objeto.

Esto lleva a estudiar la Teoría de Sistemas (TS), rama específica

de la Teoría General de los Sistemas (TGS).

La TGS se define a partir de los trabajos del alemán

Ludwing Von Bertalanffy, que fueron publicados entre los años 1950
a 1968, los cuales establecen supuestos básicos de la teoría. Se
presentan a continuación:

•Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias

naturales y sociales.

•Esa integración parece orientarse rumbo a un la teoría de sistemas.

•Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia

de estudiar los campos no-‐físicos del conocimiento científico,
especialmente en ciencias sociales.

•Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios

unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de
las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de
la unidad de la ciencia.

•Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación

científica.

La TGS define que las propiedades de los sistemas no se

pueden describir como elementos separados, su entendimiento y
compresión se presenta en un conjunto global, teniendo en
cuenta las siguientes premisas:

•Los sistemas existen dentro de sistemas: Cada sistema se

encuentra dentro de otro más grande.
• Los sistemas son abiertos: están interrelacionados con otros
sistemas, siempre reciben o entregan algo (Procesos de entradas y
salidas), estos sistemas se caracterizan por mantener un proceso de
cambio infinito con su entorno y con los otros sistemas.

•Las funciones de los sistemas dependen de su estructura .

En cuanto a su naturaleza los sistemas se pueden

clasificar en:
•Sistemas cerrados: Son aquellos que no presentan cambios, ni
interacción con otros sistemas, no presentan interacción con el
entorno, son “herméticos” y no les afecta o influye aspectos
externos, no reciben recursos de origen externo para su
funcionamiento, su comportamiento es determinado y programado y
funciona con un pequeño intercambio de energía. Un ejemplo de
estos sistemas son las máquinas.

•Sistemas abiertos: Son aquellos que presentan una interacción activa

y permanente con el ambiente o entorno que los rodea, a través
de procesos de entradas y salidas, se evidencia intercambio de
energía y materia y tienen capacidad de adaptación para sobrevivir.
Por lo general, los sistemas abiertos no son aislados y deben tener
interacción con el ambiente y otros sistemas. Los sistemas abiertos
pueden restaurar su propia energía, procesan y reparan sus
pérdidas. El concepto de sistema abierto es aplicable en diferentes
ámbitos, en un enfoque individual, organizacional o como sociedad.

MODELO GENÉRICO DE SISTEMAS ABIERTOS

Los sistemas abiertos presentan los siguientes parámetros que
caracterizan sus propiedades:

•Entrada: Se denomina también como insumo o impulso, se

considera como la fuerza de inicio o arranque del sistema y
suministra la energía, recursos o materiales necesarios para el
funcionamiento del sistema.

•Salida: Se denomina también como producto o resultado, se

considera como la finalidad por la cual se reunieron los recursos y
materiales y se realizar la interrelación del sistema, los resultados
deben ser coherentes con el objetivo del sistema.

•Procesamiento: Se denomina también como procesador o

transformador, corresponde al proceso de cambio, en el cual se
convierten la energía, materiales y recursos en los resultados o
salidas.

•Retroalimentación: Denominado también como retroinformación o

retroacción, se considera una función de retorno al sistema que
pretende comparar los criterios de los resultados o productos con
las salidas o resultados, como parte de una evaluación que busca
mantener el producto o salida dentro de los estándares o criterios
preestablecidos.

•Ambiente: Es el entorno alrededor del Sistema, el medio que

lo envuelve y que está en constante interrelación con el sistema,
pues del ambiente recibe las entradas y salidas del sistema.

La Teoría de Sistemas – TG aplicada a la administración, se

puede visualizar en una organización con los sistemas de toma de
decisión, tanto en los individuos dentro de la organización como las
decisiones colectivas.

La Teoría de Sistemas, desde el componente histórico, ha

desarrollado y evolucionado en concepto, donde se identifican los
siguientes aspectos, presentados en la tabla No.1:
Tabla 1. Evolución de la Teoría de Sistemas
A principios del siglo XX, Hebert Spencer afirma “Un organismo
social se asemeja a un organismo individual en los siguientes
rasgos esenciales:

 En el crecimiento.
 En el hecho de volverse más complejo a medida que crece.
 En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes
exigen una creciente interdependencia.
 Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la
vida de sus unidades componentes.
 Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada
por creciente heterogeneidad".

Es importante conocer que las organizaciones presentan las

características de los sistemas abiertos, como las que se relacionan
a continuación:
•Comportamiento probabilístico y No determinístico: Toda
organización se ve influenciado por su entorno o ambiente, el
cual no tiene fronteras y se determina por variables que pueden
ser desconocidas y no controladas. En las Administración no se
puede esperar que las organizaciones y el ambiente tengan
comportamientos que sean predecibles, ya que la base del
comportamiento humano y su reacción depende de las variables a
las cuales estén expuestos y por naturaleza son complejos.

•Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y

compuesta por partes menores: Toda organización es vista como
un sistema dentro de otro sistema, los sistemas son complejos
en atería de sus elementos y sus interacciones, formando un todo
que no puede ser entendido como partes individuales.

CICLO PHVA
El ciclo PHVA, también es denominado ciclo de Deming, el cual
fue dado a conocer por Edwards Deming en la década del 50.
Esta teoría está basada en los conceptos del estadounidense
Walter Shewhart, donde PHVA significa: Planificar, hacer, verificar y
actuar. En inglés se conoce como PDCA: Plan, Do, Check, Act.

El ciclo PHVA es una de las principales herramientas de

mejoramiento continuo en las organizaciones, utilizada por los
sistemas de gestión de la calidad (SGC) y otros sistemas de
gestión, con el propósito de permitirle a las empresas una mejora
integral de la competitividad, de los productos ofrecidos, mejorando
permanentemente la calidad, también le facilita tener una mayor
participación en el mercado, una optimización en los costos y
por supuesto una mejor rentabilidad, de igual manera es herramienta
para la mejora en los procesos internos de una organización en
materia de gestión, como por ejemplo: Gestión Ambiental,
Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad Física, Seguridad de la
información, gestión del talento humano, entre otros.

FIGURA 2. CICLO PHVA

Por su dinamismo puede ser utilizado en todos los procesos de la
organización, por su simple aplicación, que si se hace de una
forma adecuada, aporta en la realización de actividades de forma
organizada y eficaz.

Al aplicar el ciclo PHVA en una organización se debe tener claro

el componente de cada uno de los pasos, como se presenta a
continuación en la tabla Núm. 2:

APLICACIÓN DEL CICLO PHVA

La aplicación del ciclo PHVA en una organización es una
herramienta adecuada que se enfoca en el mejorar los procesos que
fortalece las estrategias para que las empresas sean líderes en el
mercado, con enfoque en sostenibilidad y sean rentables.
ENFOQUE SISTÉMICO
El enfoque sistémico es la aplicación de la Teoría General de los
Sistemas TGS, teniendo como premisa que es una teoría integradora.
Esto aplicado en las organizaciones se establece como que cada
proceso que integra la organización se interrelaciona con los otros
para generar un producto o resultado, el cual es el insumo de
otro proceso, todo enfocado en unas políticas y objetivos estratégicos
de la organización.

Es común en las organizaciones observar que los directivos ven

los procesos misionales (producción de productos y servicios) como
los que generan el valor ganado, utilidad o rentabilidad del
negocia dejando a un lado los procesos estratégicos y de apoyo
como aquellos que solo generan el gasto. Por esto, la
implementación de los sistemas de gestión se vuelven como una
herramienta para “organizar la casa” establecer los mecanismos y
reglas que permiten que la organización sea dinámica y flexible
ante las necesidades del mercado y de clientes.

Las organizaciones son sistemas abiertos que requieren de otros

sistemas y del entorno para conseguir los insumos para sus
procesos y sus resultados y productos son el insumo de otros
procesos, por esto en los estándares de los Sistemas de Gestión
de Calidad, se aplican los mapas de procesos y la caracterización
de los procesos, esto permite a las organizaciones organizar sus
procesos.

EVALUACIÓN E INDICADORES DE GESTIÓN

Las organizaciones se miden con resultados para lo cual los

procesos de evaluación, seguimiento y monitoreo son importantes para
la toma de decisiones y la medición del desempeño de los
procesos.

Cuando una organización tiene adecuados mecanismos de medición y

estos son analizados para la toma de decisiones por parte de los
líderes, los procesos tienden a la mejora de la calidad de los
productos y servicios, la optimización de los recursos y a la
rentabilidad del negocio, sin embargo, esto no es lo único que
debe buscar una organización, la gestión debe ser integral, midiendo
los procesos estratégicos, misionales y de soporte, para que sea
sustentable y rentable a la vez.
Existen diferentes mecanismos de evaluación, entre los cuales se
identifican los siguientes:

•Procesos de evaluación o auditoria de los procesos

•Indicadores de gestión

Los indicadores de gestión son una relación entre las variables

cuantitativas o cualitativas, que permiten con sus resultados analizar el
comportamiento o tendencia de una situación clave de un proceso o
un fenómeno determinado, comparado o en relación con los objeticos
y metas establecidos. Los indicadores de gestión pueden ser
valores, índices, relaciones, porcentajes, unidades, estadísticas u otras
expresiones cuantitativas, las cuales dan información del
comportamiento o desempeño de un proceso o de toda la
organización. Los resultados de los indicadores debe ser comparado
con una referencia, dados por limites o metas, sobre las cuales y
posterior a un análisis de los resultados se deben tomar acciones
correctivas o preventivas para la mejora del proceso según sea el
caso. Es importante tener en cuenta que la gestión de una
organización no debe ser limitada a un cumplimiento de una meta
medida por un indicador, los indicadores son las herramientas de
medición de la gestión, no corresponden al objetivo de la gestión.

Los indicadores de gestión se definen de acuerdo con las

características de los procesos y los objetivos de la organización,
inicialmente se deben identificar los aspectos claves de los
procesos que requieren un seguimiento y monitoreo, con el fin de
saber que se va a medir, en segunda instancia es importante
contar con información o data base, información de antecedentes
y referentes para definir el indicador y la meta o nivel de
referencia para comparar los resultados, un ejemplo claro en las
organizaciones se presenta en los indicadores de servicio al cliente,
en la cual se monitorea las quejas o reclamos de los clientes, sin
embargo, el indicador se debe definir por su tipo:

Según la literatura, se identifican cuatro (4) tipos de

indicadores:

•Eficiencia: Describe la relación entre dos variables, la producción

de un bien o servicio y los recursos (insumos y materias primas)
requeridos para alcanzar el nivel de producción.

•Eficacia: Grado de cumplimiento de los objetivos de la

organización.
• Efectividad: Mide la relación entre la eficiencia y la eficacia.

•Calidad: Capacidad de la organización para responder a las

necesidades de los usuarios de los productos y servicios.

•Productividad: Mide la relación entre la producción y los recursos

empleados.

•Economía: Capacidad de la organización para administrar y mover

los recursos financieros para lograr el cumplimiento de los objetivos.

También se identifican otros tipos de indicadores de gestión, como

los indicadores de proceso, de cobertura, de cumplimiento.

Según documentos de la CEPAL (2012), se definen diez

(10) pasos para construir indicadores de gestión:

1. Establecer las definiciones estratégicas u objetivo como referente de

medición.
2. Establecer las áreas de desempeño relevantes a medir.
3. Formular el indicador y definir la forma de cálculo.
4. Validar los indicadores aplicando criterios técnicos.
5. Recopilar datos.
6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la
periodicidad de la medición.
7. Establecer supuestos por medio de procesos de observación.
8. Señalar la fuente de los datos o medios de verificación.
9. Evaluar, establecer referentes comparativos y establecer juicios.
10. Comunicar e informar el desempeño logrado.

Dentro de la gestión se pueden utilizar herramientas para la

consolidación de la información del indicador, para esto se usa en
algunas organizaciones las hojas de vida del indicador o fichas
técnicas del indicador, donde presentan de manera clara su
información, objetivo, fórmulas de cálculo, tipo de indicador, unidades
de medida, área o proceso a la cual corresponde, meta,
periodicidad de medición y demás información para su comprensión
y aplicación.
MEJORAMIENTO CONTINUO

El concepto de mejoramiento continuo es la esencia de los

procesos de calidad, diferentes personajes han dado definiciones de
mejoramiento continuo en el siglo XX, las cuales se presenta
en la tabla N. 3

Tabla N. 3 Definiciones de Mejoramiento Continuo en el siglo XX

Según Harrington (1987), en un estudio en diversas empresas

estadounidenses, existen diez (10) actividades de mejoramiento que
cualquier empresa debe aplicar sea grande o pequeña.

1. Obtener el compromiso de la alta dirección.

2. Establecer un consejo directivo de mejoramiento.
3. Conseguir la participación total de la administración.
4. Asegurar la participación en equipos de trabajo por parte de los
empleados.
5. Conseguir la participación individual.
6. Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas, por medio de
equipos de control de los procesos.
7. Desarrollar actividades con la participación de los proveedores.
8. Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas.
9. Desarrollar e implementar planes de mejoramiento a corto plazo y
una estrategia de mejoramiento a largo plazo.
10. Establecer un sistema de reconocimiento

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

El concepto de acciones correctivas y preventivas se fortalece
con los estándares de los Sistemas de Gestión de la Calidad
SGC -‐ ISO 9000, donde se establece que las organizaciones deben
contar con procedimientos de acciones correctivas y preventivas para
la atención de las no conformidades reales y potenciales, teniendo
en cuenta esto, se debe dar claridad a los conceptos definidos
en los requisitos del SGC.

En primera instancia, es necesario, definir el concepto de No

Conformidad, según ISO 9001:2008, es el incumplimiento de alguno
o varios requisitos, estos requisitos pueden ser legales, requisitos
internos dados por los procedimientos internos de la empresa o
los requisitos suscritos como compromisos con los clientes.

Las No conformidades pueden ser reales, cuando se evidencia el

incumplimiento al requisito o No conformidades Potenciales, cuando una
situación puede generar un posible incumplimiento a un requisito.

Al identificarse una No conformidad, se le debe dar un

tratamiento, que corresponde a las correcciones, que corresponde a
la eliminación de una no conformidad detectada, la corrección se
puede llevar a las siguientes actividades:

•Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para

que cumpla con los requisitos.
•Reparación: Acción tomada sobre un producto no conforme para
convertirlo en aceptable para su utilización prevista.
•Reclasificación: Variación de la clase de un producto no
conforme, de tal forma que sea conforme con los requisitos
diferentes a los iniciales.
•Concesión: Autorización para utilizar o liberar el producto que
no es conforme con los requisitos especificados.
•Desecho: Acción tomada sobre un producto no conforme, para
impedir su uso inicialmente previsto.
Para dar claridad a los términos se presenta la tabla Núm. 4.

En la teoría de la administración de calidad se presentan

herramientas y métodos que ayudan al proceso de análisis de la
No Conformidades, que permiten identificar la causa raíz y definir las
acciones correctivas, las cuales se mencionan a continuación:

•Estratificación
•Hojas de verificación
•Grafica de Pareto
•Diagrama de Causa-‐Efecto
•Carta de control
•Diagrama de Ishikawa (Espina de Pescado)
•Tormenta de ideas
•Los 5 porqués
•5W2H

Para el proceso de investigación de las no conformidades potenciales

que generan las acciones preventivas, se contemplan algunas
metodologías que ayudan a definir el nivel de riesgo y las
posibles soluciones, las cuales se presentan a continuación:
•Análisis de riesgos
•Análisis de modos y efectos de falla
•Benchmarking (referenciación)

Según los Sistemas de Gestión de Calidad, se deben contemplar los

procedimientos asociados para el tratamiento de las no
conformidades, el desarrollo de las acciones correctivas y
preventivas, en la figura Núm. 1 se presenta un ejemplo genérico
de este procedimiento. Figura Núm. 1 Procedimientos de Acciones
Correctivas

EJEMPLIFICACIÓN DE LA TEMÁTICA

Mapa de procesos y caracterización de procesos empresa del

sector manufactura – productos farmacéuticos.

Las empresas del sector manufactura se inclinan por la

estandarización de los procesos productivos con el fin de garantizar,
a sus clientes, la calidad de sus procesos y productos. Por lo
tanto, damos un ejemplo de una empresa de fabricación de
productos farmacéuticos para aplicar su esquema de Mapa de
procesos y caracterización de procesos, que es clave en los
procesos de planificación para la implementación de sistemas de
gestión.
COLFARMA*es un empresa que cuenta con diferentes procesos y
que tiene definidas sus políticas integrales, sus objetivos estratégicos
y sus metas corporativas. Dentro de sus procesos se pueden
identificar los procesos estratégicos, los cuales son los que le
permiten dar el direccionamiento y lineamientos del sistema; los
procesos misionales, los cuales comprende los procesos productivos
que identifica las necesidades del cliente hasta que lleva al
cliente los productos requeridos y los procesos de soporte, que
corresponden a aquellos procesos que aportan para que los
procesos misiones funcionen, esta dinámica se puede representar en
un mapa de procesos, el cual se presenta a continuación en la

Figura Núm. 2.
La definición de la caracterización de los procesos es una
herramienta que aunque no es de carácter obligante para las
organizaciones, constituye en un mecanismo que permite una
visualización clara de las entradas, el proceso y las salidas de
cada área o proceso de la organización. Esto facilita el
entendimiento del sistema y sus interrelaciones con los subsistemas.
Cada área o proceso de una organización necesita insumos de
materiales, documentos e información para el desarrollo de su trabajo
y sus productos o resultados corresponden a las entradas de otros
procesos por eso es dinámico y se define en un sistema
abierto. Para el ejemplo que se presenta, se caracteriza el
proceso de manufactura, donde se definen las entradas requeridas
y los proveedores de los materiales e información, se describen
las actividades que realiza el proceso en el esquema de PHVA
y se describen los resultados, productos o salidas del proceso. En
la caracterización del proceso se puede incluir información sobre los
requisitos que aplican para este, los recursos necesarios y los
indicadores de gestión con los cuales se les hace evaluación y
monitoreo al proceso para su mejora continua. Esto lo podemos
ver en la Figura Núm. 3
Figura Núm. 3 Caracterización de proceso de Manufactura
– Colfarma*
SEMANA 1-1 Sistemas de Gestión en
Seguridad y Salud en el Trabajo
NORMATIVIDAD EN MATERIA DE RIESGOS
LABORALES
En materia de riesgos laborales, Colombia al estar adscrita a la
Comunidad Andina de Naciones (CAN) ha reglamentado las
directrices emanadas por esta institución, desarrollando la
normatividad del Sistema General de Riesgos Laborales, que en la
actualidad está compilado en el Decreto 1072 de 2015 en el
titulo 4 Riesgos Laborales, en la Tabla N. 1 se encuentra un
resumen de la normativa compilada en este Decreto.

RESUMEN TÍTULO 4 DECRETO 1072 DE 2015

Dentro de la normatividad vigente existen otras normas que de
acuerdo con la actividad económica de las organizaciones aplican
para un adecuado desarrollo del Sistema de Seguridad y Salud en
el Trabajo SG SST.

La integridad del SG SST se asocia con la capacidad del sistema

de gestión de integrarse con otros sistemas de gestión como el
Sistema de Gestión de Calidad, ya que los lineamientos
establecidos por la normatividad, están alineados y cuentan con
aspectos comunes, lo que permite que el Sistema de Gestión
pueda ser ajustado, sea dinámico y se adapte a las
necesidades y condiciones de cada organización y su entorno para
cumplir de manera eficaz su misión y objetivos.

Los aspectos comunes entre los sistemas de gestión de calidad SGC

y el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo SG
SST, son:

•Se debe definir una política integral, basados en los lineamientos

de la organización, cumpliendo los requisitos establecidos por las
normas.
•Se deben fijar objetivos y metas.
•Se deben considerar el establecimiento de responsabilidades y
funciones en los diferentes niveles de la organización.
•Se realiza identificación de procesos claves para la gestión.
•Se deben establecer documentos o procedimientos obligatorios para
la gestión, se definen claramente el control de documentos y
registros, procedimientos de auditorías, producto no conforme, acciones
correctivas y preventivas.
•Se desarrolla un proceso de planificación y definición de
responsables y recursos para el cumplimiento de los objetivos.
•Se establece un esquema de herramientas para medición y
seguimiento de los procesos (indicadores de gestión), para lo cual
se usan metodologías para su adecuado seguimiento y toma de
decisión, de acuerdo con su revisión periódica y análisis.
•Se realiza evaluación de los resultados para identificar las
desviaciones que puedan generar no conformidades.
•Se analizan las no conformidades y se establecen acciones
correctivas y preventivas, con el fin de corregir las desviaciones de
los procesos o los incumplimientos de los requisitos.
• Se realizan procesos de evaluación del sistema por medio de
auditorías que permite revisar los procesos e identificar las acciones
de mejora.
•La alta dirección revisa el sistema de gestión de manera
periódica con el objetivo de evaluar su desempeño y establecer las
recomendaciones para la mejora.
GENERALIDADES DEL SG SST
POLÍTICA SST
El establecimiento de la política del SG SST, debe estar alineada o
integrada a las políticas de la organización, algunas organizaciones
desarrollan una política integral que cumple con los requisitos de
sus sistemas de gestión, otras organizaciones establecen diferentes
políticas de acuerdo con sus necesidades y lineamientos corporativos.

La política SST se establece en los artículos 2.2.4.6.5, 2.2.4.6.6 y

2.2.4.6.7 del Decreto 1072 de 2015

La política en SST debe cumplir los siguientes requisitos:

•Ser adecuada con las actividades que desarrolla la organización

y debe contar con alcance para todos los centros de trabajo
y a todos los trabajadores, contratistas y subcontratistas.

•Todos los trabajadores deben tener acceso a esta, esto incluye

trabajadores directos, en , contratistas y subcontratistas.

•Debe establecer el compromiso de la organización en pro de la

implementación del SG SST para la gestión de los riesgos laborales.

•La política debe se especifica para cada organización, teniendo en

cuenta su tamaño y ser apropiada para la naturales de sus
peligros.

•Se debe redactar de manera concreta y clara para facilitar su

entendimiento, debe estar firmada por parte del representante legal de
la organización.

•Debe ser comunicada y difundida a todos los niveles de la

organización, debe estar disponible en todos los centros de trabajo
y estar accesible para las partes interesadas.

•La política debe ser revisada de manera anual por parte de la

alta dirección y si es el caso se debe actualizar de acuerdo con
las condiciones de la organización y sus cambios al momento de la
revisión.
OBJETIVOS DE LA POLÍTICA

En el contexto de la política se deben contemplar como mínimo los

siguientes objetivos

•y la salud de todos los trabajadores, mediante la mejora

continua del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el
Trabajo SG SST, en la organización.

•Cumplir con la normatividad legal vigente Identificar los peligros,

evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos controles.

•Proteger la seguridad aplicable en materia de riesgos laborales.

ORGANIZACIÓN DEL SG SST – OBLIGACIONES Y

RESPONSABILIDADES.

Para establecer el proceso de organización del SG SST, la

organización puede definir en su organigrama el cargo o área
responsable de la administración del SG SST. Se recomienda que
dependa de la alta dirección, gerencias o áreas directivas, con el
fin de dinamizar los procesos de toma de decisión.

En esta etapa de organización del SG SST, se contemplan las

responsabilidades y obligaciones de empleadores, trabajadores y ARL,
las cuales se deben definir de manera clara y debidamente
documentadas, comunicadas y asumidas por las partes.
Las responsabilidades que se presentan en los artículos 2.2.4.6.8,
2.2.4.6.9 y 2.2.4.6.10 del decreto 1072 de 2015, se pueden
establecer en los siguientes documentos:

•Las responsabilidades de la empresa y de la Administradora de

Riesgos Laborales ARL se pueden documentar en el manual de los
Sistemas de Gestión.

•Las responsabilidades de los trabajadores se pueden documentar en:

O Perfiles de cargo
O Manuales de funciones y responsabilidades
O Documentos anexos a los contratos laborales o contratos de
prestación de servicios para el caso de contratistas y subcontratistas.

Es importante que la organización divulgue y capacite al personal de

todos los niveles, referente a sus responsabilidades en el SG SST,
ya que estas responsabilidades deben ser evaluadas, por medio del
mecanismo de rendición de cuentas.

El proceso de rendición de cuentas, puede parecer un concepto

confuso, sin embargo, en la práctica, se puede llevar de manera
conjunta con el proceso de evaluación de desempeño general de
la organización, evaluación de proveedores para el caso de
contratistas, por medio de talleres de grupos de trabajos u otros
mecanismos de participación; el proceso de rendición de cuentas es
una evaluación del cumplimiento de las responsabilidades asignadas,
esta evaluación debe generar compromisos de mejora por parte de
los evaluados para fortalecer los procesos de cultura en seguridad, el
personal debe ser consciente de sus responsabilidades e incorporarlas
al desarrollo de sus labores como una función más
independientemente del cargo o nivel en la organización.

La rendición de cuentas debe ser anual y estar debidamente

documentada.

CAPACITACIÓN

De acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.4.6.11 del Decreto

1072 de 2015, “El empleador o contratante debe definir los
requisitos de conocimiento y práctica en seguridad y salud en
el trabajo necesarios para sus trabajadores...” , est o implica que
se debe contar con la definición de las competencias en SST
necesarias para el desarrollo de las funciones de los empleados y
contratistas de la organización, por lo general se consideran los
aspectos de experiencia, formación y entrenamiento. Esta definición
de competencias se puede establecer en los siguientes documentos:

•Perfiles o descripciones de cargo

•Matriz de competencias
La competencia en SST es útil en los procesos de selección y
contratación de personal, con el fin de contar con personal idóneo
de acuerdo con las actividades a realizar y que conozcan los
conceptos básicos en materia de riesgos laborales y prevención
de accidentes de tránsito y enfermedades laborales.

La organización debe establecer un programa de capacitación para

todo el personal, directo, en misión, cooperado, contratista y
subcontratista, esto programa de capacitación tiene el objeto de
proporcionar al personal los conocimientos necesarios para el
desarrollo de sus trabajos de manera segura.

El diseño y elaboración de los programas de capacitación se

debe desarrollar teniendo en cuenta la siguiente información:

•Perfiles y descripción de cargos

•Resultados de la identificación de los peligros y evaluación de los
riesgos de las actividades rutinarias y ni rutinarias

•Diagnóstico de condiciones de salud y Diagnóstico sociodemográfico

de la población trabajadora

•Actualización de la normatividad en materia de riesgos laborales

y otra normatividad relacionada, así mismo los lineamientos y
requisitos de los clientes, según sea el caso.

El temario del programa de capacitación puede contener los siguientes

aspectos:

•Objetivo: Definición de lo que pretende con la formación.

•Alcance / Cargos: Definición de los cargos o el personal a
la cual está dirigida la capacitación.
•Contenido: Temática a abordar en la capacitación.
•Duración: Tiempo estimado de la capacitación
•Metodología: método pedagógico con que se impartirá la
capacitación (taller teórico, taller práctico, charla, capacitación presencial,
formación virtual, etc.)
•Responsable
•Recursos.

El programa de capacitación se debe revisar anualmente y ajustarlo

de acuerdo con los cambios de la organización, sus actividades y
la normatividad vigente, el Comité Paritario de Seguridad y Salud en
el Trabajo tiene como responsabilidad revisar y aprobar el programa
de capacitación, con el objetivo de establecer los planes de mejora.

En materia de inducción, la organización debe garantizar este

proceso desde el inicio de las labores del personal que ingresa
por primera vez, en el cual se debe explicar los peligros y
riesgos a los cuales va a estar expuesto, los controles establecidos
y demás aspectos en riesgos laborales que permitan la prevención
de accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

DOCUMENTACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

La documentación y su conservación es uno de los aspectos más

importantes en el SG SST, esta debe estar disponible y actualizada.
Los documentos que deben componer el SG SST son:
•Política y objetivos de la organización en materia de SST, los
cuales deben estar firmados por parte del representante legal.

•Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora SG

SST.

•Identificación de peligros y evaluación de riesgos

•Informe de las condiciones de salud y perfil sociodemográfico, según

los lineamientos del sistema de vigilancia epidemiológica, según los
riesgos prioritarios existentes en la organización.

•Plan anual de trabajo en SST, el cual debe estar firmado por el

representante legal y el responsable del SG SST de la organización.

•El programa anual de capacitación y sus respectivos registros.

•Procedimientos e instructivos en materia de seguridad y salud en el

trabajo.

•Registros de entrega de equipos de protección personal.

•Registro de entrega de protocolos de seguridad, fichas técnicas

y procedimientos de trabajo del SG SST.

•Soportes y registros de las convocatorias, elecciones y conformación

del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y sus
respectivas actas de reuniones. Para el caso de vigía de seguridad
y salud en el trabajo, la designación y registro de actuaciones.

•Reportes e investigaciones de los incidentes, accidentes de

trabajo y enfermedades laborales.

•Identificación de amenazas, análisis de vulnerabilidad y los

respectivos planes de prevención y atención de emergencias.

•Programas de vigilancia epidemiológica, incluidos los resultados de

las mediciones ambientales y los perfiles de salud generados por los
monitoreos biológicos.

•Registros de las inspecciones de seguridad a instalaciones, maquinaria

y equipos.
•Matriz legal debidamente diligenciada y actualizada, que contemplen
las normas de Sistemas de Riesgos Laborales, aplicables a la
organización.

•Registros de las evidencias de la implementación de los

controles de los riesgos prioritarios.

•Los registros pueden mantenerse en medio físico o magnético,

según lo considere la organización, la documentación debe ser
redactada de manera clara y entendible, debe ser revisada, aprobada
y difundida a todos los trabajadores.

•La conservación de la documentación es importante para el SG

SST y para la misma organización, la normatividad exige que
determinados documentos se mantengan por un lapso de tiempo de
veinte (20) años, la organización debe garantizar la protección y
cuidado de la documentación contra todo daño, deterioro o pérdida.

•El responsable del SG SST, puede tener acceso a todos los

registros del SG, excepto la información de historias clínicas
ocupacionales de acuerdo con la normatividad vigente.

•Los documentos y registros de los cuales se deben garantizar la

conservación son:

•Diagnóstico o perfiles de condiciones de salud, exámenes

médicos ocupacionales de ingreso, periódico y retiro de los
trabajadores y sus conceptos de aptitud medico laboral.

•Exámenes médicos, exámenes paraclínicos correspondientes a

monitoreo biológico, audiometrías, espirómetrías, radiografías, entre otros,
esto SOLO Y ÚNICAMENTE sí la organización cuenta con médico
ocupacional a cargo del componente de medicina laboral y tenga
la custodia sobre esta información.

•Resultados o informes de los monitoreos ambientales establecidos en

los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos de
seguridad y salud en el trabajo.

•Registros de las actividades de formación, inducción y capacitación

en seguridad y salud en el trabajo.

•Registro de suministro y entrega de elementos de protección

personal.
•Los documentos y registros restantes del Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud en el Trabajo, se conservaran de acuerdo con
la normatividad vigente y las políticas de las organizaciones
referente al control y conservación de documentos y registros.

COMUNICACIÓN
Los procesos de comunicación interna y externa del SG SST, es
importante en la medida que esto permite identificar el qué, como,
quién y cuándo se comunicará la información referente al SG SST,
la normatividad vigente establece que la organización debe
establecer mecanismos eficaces, con el fin de:

•Recibir, documentar y responder de manera adecuada las

comunicaciones internas y externas referentes a temas de seguridad
y salud en el trabajo.

•Garantizar la difusión de los aspectos del SG SST a los

trabajadores y partes interesadas.

•Disponer de canales de comunicación para reportar inquietudes,

quejas, ideas y aportes por parte de los trabajadores y partes
interesadas en materia de seguridad y salud en el trabajo.

Teniendo en cuenta lo anterior, la organización puede contar con

matrices de comunicación, establecidas en procedimientos o instructivos
que explique los mecanismos y canales de información, otros
mecanismos de comunicación pueden ser:

•Medios virtuales: cuentas de correos asociadas al reporte de

incidentes, sugerencias, reporte de presuntas quejas de acoso laboral,
líneas éticas, blog de noticias especializados en seguridad y salud en
el trabajo, entre otros.

•Mecanismo de reporte físico, tarjetas de reporte de eventos, actos

inseguros y condiciones peligrosas.

•Charlas per operacionales – charlas de seguridad de 5 minutos,

donde se tocan temas de seguridad antes de iniciar las laborales
diarias.

•Momentos de seguridad, son temas cortos de seguridad y salud

en el trabajo dados al inicio de reuniones sistemáticas o comités de
operaciones y reuniones de clientes y proveedores.
•Carteleras, pendones y medios físicos de divulgación

•Comunicaciones de la alta dirección notificando temas y decisiones

referentes a seguridad y salud en el trabajo.

EJEMPLIFICACIÓN DE LA TEMÁTICA

A continuación se presentan ejemplos de componentes de SG SST

que algunas organizaciones han implementado en los aspectos de
organización del Sistema de Gestión.

Políticas y alineación con objetivos y metas

Con el fin de demostrar la alineación entre las políticas, los
objetivos y las metas, las organizaciones usan cuadro de control
como el que se presenta en el siguiente ejemplo.

Cuadro de control

CAPACITACIÓN

Una forma práctica para administrar un programa de capacitación, es

por medio de la matriz de capacitación, en la cual se pueden
compilar la información básica del proceso de formación.
COMUNICACIÓN
GLOSARIO DE TÉRMINOS

•Acciones correctivas Acción tomada para eliminar la causa

de la no conformidad detectada u otra situación no deseable

•Nota 1 Puede haber más de una causa de una no conformidad.

•Acción de mejora Acción de optimización del Sistema de Gestión,

para lograr mejoras en el desempeño de la organización en
materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente de forma
coherente con su política.

•Acción Preventiva Acción tomada para eliminar la causa de

una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

•NOTA 1 Puede Saber más de una causa para una no

conformidad potencial.

•NOTA 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo

suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que
vuelva a producirse.

•Alta Dirección Persona o grupo de personas que dirigen y

controlan una empresa

•Auditoria Proceso sistemático, independiente y documentado para

obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva
con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios
de la auditoria

•Documento Información y su medio de soporte. El medio de

soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, una
fotografía o muestra patrón, o combinación de estos

•Mejora Continua Proceso recurrente de optimización del sistema de

gestión en SST para lograr las mejoras en el desempeño en SST, de
forma coherente con la política de la organización.

•Nota 1 El proceso no necesariamente tiene lugar en todas las

áreas de actividad simultáneamente.

•No conformidad No cumplimiento de un requisito. Puede ser

una desviación de estándares, prácticas, procedimientos de trabajo,
requisitos normativos aplicables, entre otros
•Organización: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o
institución, o parte o combinación de ellas, sean o no sociedades,
p6blica o privada que tiene sus propias funciones o administración.

•NOTA 1 Para las organizaciones con más de una unidad operativa,

unidad operativa se puede definir por si sola como una organización

•Partes Interesadas Persona o grupo, dentro o fuera del lugar

de trabajo involucrado o afectado por el desempeño de Seguridad y
Salud en el Trabajo de una organización.

SEMANA 2 Sistemas de Gestión

IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y EVALUACIÓN DE RIESGO

El decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.15 define que la

organización debe implementar un proceso de identificación de peligros,
evaluación de riesgos y determinación de controles, bajo una
metodología sistemática, es decir, que para desarrollarse requiere
información de entrada, con la cual se aplican los métodos de
identificación y evaluación de riesgos, para establecer controles, las
salidas corresponden a los planes de acción para minimizar los
riesgos y prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales,
como se presenta en la figura n. 01.

El alcance de la identificación de peligros y evaluación de riesgos

debe tener en cuenta todos los procesos, los centros de trabajo,
incluyendo las actividades rutinarias y no rutinarias; toda la maquinaria,
equipos y herramientas y contemplando a todos los trabajadores, esto
incluye al personal directo, en misión, cooperado, contratistas y
subcontratistas.
Identificación de Peligros y Evaluación de
Riesgos

La organización es libre de adoptar la metodología que se ajuste a

sus necesidades, tamaño y características. Las metodologías, por lo
general, son cualitativas o cuantitativas, existen casos en los cuales
las organizaciones pueden fusionar varias metodologías o crear una
propia. La participación del personal y de las directivas de la
organización es importante en este proceso, ya que los
trabajadores cuentan con información de entrada valiosa para una
adecuada identificación de peligros y pueden aportar en la
definición de los controles propuestos, generando espacios de
participación activa y mayor compromiso en los procesos de
implementación de las medidas de controles.

Es importante resaltar que la función del responsable del SG SST,

es de gestionar y brindar las herramientas técnicas y metodológicas
para el desarrollo de la identificación de peligros y evaluación de
riesgos más no es el responsable directo de la identificación e
implementación de los controles, esto es responsabilidades de todos
los involucrados, por eso de la importancia de la participación y
empoderamiento del proceso por parte de trabajadores, niveles de
supervisión y alta dirección.

La identificación de peligros y evaluación de riesgos debe ser

periódico, la normatividad establece que debe ser como mínimo de
manera anual, de igual manera se debe actualizar en caso que se
presenten accidentes o eventos catastróficos, cambios de proceso,
actividades, maquinarias y equipos.
Existen otras consideraciones a tener en
de peligros y evaluación de riesgos. De
estos, las actividades de la empresa y
se pueden complementar la evaluación
según el peligro, en la tabla n. 01 se
cuenta en la identificación
acuerdo con la prioridad de
las condiciones de trabajo,
con metodologías específicas
presentan algunos ejemplos.

Otras consideraciones son la presencia de agentes cancerígenos

en los centros de trabajo o lugares donde se desarrollen las
labores, para estos casos la normatividad establece que estos riesgos
deben ser prioritarios, independientemente de la dosis y nivel
exposición.

El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo tiene la

función de conocer los resultados de las diferentes evaluaciones
ambientales realizadas y así definir de manera conjunta con la
organización las recomendaciones y planes de acción a implementar
para la minimización de los riesgos.

CLASIFICACIÓN DE PELIGROS Y APLICACIÓN DE MÉTODOS

DE VALORACIÓN

La clasificación de los peligros es una variante importante para

realizar una adecuada evaluación de riesgos, para lo cual se
pueden basar en lo establecido en el Anexo A de la Guía
Técnica Colombiana GTC 45, esta clasificación se presenta en
la figura n. 0 2 que está a continuación: