MATERIAL DE APOYO PRODUCCION DE

DOCUMENTOS 2016

1. INTRODUCCIÓN

Este material te permitirá desarrollar habilidades con la mayor perfección, eficiencia y

eficacia, con el fin de adquirir técnicas y cualidades para que te desempeñes con
profesionalismo en la ocupación de Asistente Administrativo. Recuerda que en la
actualidad es importante el oficio de redactar y digitar; ya que incide en las relaciones
comerciales e industriales y en general en todos los campos laborales.

EL CICLO DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

En el desarrollo de la actividad comercial se presentan diferentes clases de

comunicaciones comerciales, que aunque pueden realizarse en forma telefónica muchas
veces se prefiere hacerlas por medio de una carta o de un mensaje electrónico. En todos
los casos será importante identificar qué datos son fundamentales, para garantizar la
mayor eficiencia en la comunicación.

Una carta comercial generalmente está basada en un sólo tema. Aun cuando su contenido
sea de dos o tres párrafos, el tema es el mismo, o debe en lo posible ser el mismo, pero
este tema puede estar estructurado por una, dos o tres ideas. Con cada idea, se redactará
un párrafo.

Para las cartas comerciales, especialmente, los párrafos deben ser cortos, llamativos y
convenientes para lograr una mayor claridad del mensaje. Tres o cuatro líneas, bastarían
en la época actual, marcada por muchas ocupaciones. Un mensaje corto, se lee de
inmediato. Un mensaje extenso, requiere de mayor tiempo y corre el riesgo de apartarse
para después y quizás no ser leído por olvido.

Veamos a continuación cuál pudiera ser el tema central en una carta, y cuales las ideas
que estructuren ese tema:

Tema Central: Solicitud de una cotización

Primera idea estructural: Introducción a la necesidad de adquisición de un producto.

Segunda idea estructural: Solicitud expresa de la cotización

Tercera idea estructural: Solicitud de las condiciones de pago

A continuación se sugieren algunas recomendaciones a tener en cuenta en el momento de

redactar una carta:

Instructoras: Arledis Hurtado Conde, Xiomara Lara

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 Redacte párrafos cortos.

 Construya oraciones y frases cortas, pero con sentido.
 Estructure cada párrafo con base en una sola idea.
 Vincule un párrafo con otro, con frases conectivas, tales como: no obstante, sin
embargo, por consiguiente, asímismo, por lo anterior, entre otras.
 Procure proporcionar los párrafos.
 Mantenga un estilo propio y original, conservando la buena redacción y correcta
escritura.
 Evite la repetición de palabras. Utilice sinónimos.
 Haga énfasis en las ideas importantes.
 Utilice un tono optimista, amable y cortés, sin exagerar.
 Exprese el mensaje en primera persona del plural (nosotros) porque una carta
comercial, representa a un grupo empresarial, así haya un único firmante.
 Omita temas personales.

FRASES PARA EMPEZAR Y FINALIZAR ESCRITOS:

Modelo cartas, frases para empezar escritos Estas son algunas frases para comenzar
escritos de cartas. Dichas frases nos pueden servir de referencia en caso de tener que
hacer algún escrito por diferentes motivos, muchas veces nos preguntamos cómo enfocar
mejor el escrito, por lo cual aquí dejo algunas frases que pueden ser útiles para empezar
un escrito.

Las frases de los escritos la mayoría de las veces cambian dependiendo de la persona,
compañía, agencia, ect. que se envía el escrito. También cambiaría la frase dependiendo
del tipo de escrito que se trate ya que no es lo mismo una solicitud que una reclamación o
contestación a un escrito, por diferentes y variados motivos.

Frases recomendadas para iniciar los párrafos:

Párrafo de apertura: debe crear o despertar en la mente del lector el interés por el mensaje
que transmite:

 Gracias por su interés en nuestros productos.

 Con mucho gusto adjuntamos el cheque N°. 9876655, por $5.000.000. (cinco
millones de pesos) a cargo del Banco de Colombia.
 Es grato informarle las bases para la aceptación de la solicitud.
 Gracias por su valiosa contribución.
 La informamos que la reunión fue cancelada.
 Lo felicitamos por…
 Ofrecemos disculpas por las dificultades que ha tenido…

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Párrafo de cierre: con él se deja y mantiene el impacto favorable inicial. Debemos

despertar y mantener la simpatía y confianza hacia el producto o servicio que ofrecemos:

 Acepte nuestros mejores deseos por sus éxitos y satisfacción personal

 Con gusto atenderemos sus próximos pedidos
 Esperamos fortalecer las buenas relaciones que han unido a nuestras empresas.
 Esperamos que sea de gran utilidad la información adjunta.
 Agradeceremos…
 Confiamos en obtener su colaboración.
 Pueden contar con nosotros en una próxima oportunidad.

Despedida: expresión de cortesía que se presenta en dos alternativas:

Despedidas breves seguidas de coma, de acuerdo con el saludo, y despedidas con frase
de cortesía terminada en punto si el saludo es extenso.
Por ejemplo: agradecemos su gentil colaboración, nos despedimos atentamente y
esperamos su respuesta antes de cuatro días.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.

SOLICITUDES DE DATOS

Generalmente el primer mensaje está relacionado con una solicitud de informes, de

cotización o una consulta sobre diversos aspectos. A diario el correo lleva y trae
correspondencia que pregunta y responde inquietudes sobre múltiples temas.

Los empresarios necesitan saber acerca de los servicios que ofrecen las entidades
bancarias y financieras, de la cobertura de las aseguradoras, sobre condiciones de una
negociación: plazos, intereses, garantías, exclusividades; sobre el comportamiento
crediticio y solvencia de un posible cliente o el desempeño de un candidato a un cargo, en
fin son innumerables los factores que generan la necesidad de comunicación entre las
empresas.

Por su parte, la gente particular necesita información acerca de requisitos de ingresos,

cupos y fechas de inscripción a colegios y universidades; sobre diversidad de productos y
suscripciones.

Los interrogantes son muchos, y hay que saber a quién preguntar, cómo preguntar y por
qué medio hacerlo.

Acertar en el destinatario de los interrogantes es fundamental. Cuando la correspondencia

llega al destinatario equivocado puede quedarse sin respuesta, o pasar por muchos
escritorios hasta llegar a manos de quien pueda contestar.

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Cómo preguntar se refiere al estilo y al tono con los que debe redactarse el documento
para motivar una pronta y eficiente respuesta.

Y por qué medio hacerlo, se refiere a la escogencia del recurso más apropiado. Por
ejemplo, muchas veces se referirá navegar por Internet en busca de la información
requerida, otras veces se utilizará el correo electrónico, en otras ocasiones será suficiente
emplear el fax, el correo tradicional o el teléfono.

Si la solicitud de datos va a realizarse por medio de una carta, es muy importante saber
expresar, para facilitar la tarea del destinatario y motivarlo a responder oportunamente.

Por tanto, conviene tener presente las siguientes sugerencias:

 Determinar a quién se dirige la solicitud para garantizar una

respuesta acertada.
 Precisar el tipo de información que se desea y la finalidad.
 Expresarse con mucha cordialidad y gratitud.
 Dejar abierta la posibilidad de información adicional pertinente a
discreción del informante.
 Si el beneficio es unilateral, adjuntar sobre con porte pagado y
dirección para respuesta.
 Manifestar una actitud d reciprocidad y disponibilidad para servir
de igual manera.

Analiza los siguientes borradores de los párrafos centrales de dos carta de solicitud de
datos y sus respectivas respuestas:

SOLICITUDES

Dentro de tres meses recibiré mi título de bachiller en el Colegio Andino de Cali y aspiro
seguir la carrera de ingeniería industrial.

Por lo anterior, muy cordialmente les solicito me informen sobre los requisitos de ingreso a
la Facultad de Ingeniería de esa universidad.

Mucho les agradeceré me envíen la información que ustedes consideren necesaria para
iniciar los trámites correspondientes.

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El señor Juan Carlos Solarte nos ha solicitado la apertura de un crédito por $50.000.000,00
y nos ha expresado sus relaciones comerciales con ustedes.

Por tanto, mucho les agradeceremos nos informen, con carácter confidencial, acerca de la
solvencia moral y económica, y costumbres de pago del señor Solarte.

Esperamos tener la oportunidad de poderles servir en futuras ocasiones.

RESPUESTAS

En atención a su solicitud, complacidos le adjuntamos un boletín informativo, en el que se

detallan los requisitos y trámites de ingreso a la Facultad de Ingeniería de esta
universidad.

Cualquier precisión o información adicional que necesite, estaremos atentos a ofrecérsela

con mucho gusto.

Esperemos poder contarlo entre nuestros alumnos a partir del próximo semestre.

Complacidos les informamos que el señor Juan Carlos Solarte, durante los 10 años de
actividad comercial con nuestra empresa, ha demostrado una gran solvencia moral y
económica.

Siempre ha respondido puntualmente a todas sus compromisos crediticios y se ha hecho

acreedor a toda nuestra confianza.

Estaremos atentos a ofrecerles, con mucho gusto, cualquier otra información que
requieran.

EJERCICIO:

Prepara dos cartas de solicitud de datos para las siguientes situaciones:

1. En los próximos días abrirás un almacén de electrodomésticos y deseas conocer

las condiciones de negociación de un fabricante.
2. Deseas asegurar el almacén y quieres información al respecto.

COTIZACIÓN, PEDIDO Y REMESA.

Cuando las empresas y las personas independientes necesitan un producto o un servicio,

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por lo general prefieren solicitar inicialmente varias cotizaciones sobre precios, descuentos,
garantías, forma de entrega y demás datos pertinentes, de tal manera que pueda
escogerse la mejor opción.

Después de seleccionada la mejor alternativa, el interesado procede a hacer su pedido y,

por supuesto, el vendedor, a despachar la mercancía o prestar el servicio requerido, lo que
origina una factura y luego una remesa.

Nuevamente, sin olvidar las posibilidades del correo electrónico, ha de reconocerse que la
carta sigue siendo en muchas ocasiones la forma más práctica para solicitar una
cotización. Luego vendrá el pedido, que puede efectuarse a través de una forma
preimpresa o de una carta, y posteriormente el despacho que se acompaña de otra forma
preimpresa o de otra carta.

Si la carta es la alternativa, debe tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones:

 Al solicitar una cotización debe describirse con exactitud el producto o servicio

deseado, la cantidad y la urgencia con que es requerida y la dirección, número de
fax o correo electrónico al cual debe enviarse la respuesta.

 Al enviar la cotización, ya sea por carta o en forma preimpresa, es necesario

identificar completamente el producto o servicio, indicar el precio unitario y total,
especificar el IVA (impuesto a las ventas) y demás sobrecargos o descuentos, si los
hay; señalar la disponibilidad del producto o servicio, determinar quién corre con los

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gastos de transporte y seguros, e indicar la forma de pago y el período de validez

de la cotización.

 Al hacer un pedido es importante mencionar la cotización, identificar con exactitud

el producto o servicio, indicar la cantidad y la forma de despacho requerida, la
dirección exacta donde debe despacharse y la manera de pago.

 Al hacer el pago de la factura, mediante una remesa interbancaria, un cheque, una

consignación, una carta de crédito o cualquier otro sistema, debe estar
acompañado de una carta explicativa en la que se especifique el número de factura
y la fecha en que desea pagar.

Analiza los siguientes borradores de los párrafos centrales de las cartas de solicitud de
cotización, envío de cotización, pedido y remesa.

SOLICITUD DE COTIZACIÓN:

Muy cordialmente le solicito me coticen los siguientes textos:

10 Rojas: Redacción comercial estructurada ISBN 958-600-045-1

10 Basulto: Ortografía actualizada ISBN 958-601-571-5
10 Revilla: Gramática española moderna ISBN 958-601-521-9

Adicionalmente, deseo conocer la forma de pago, el medio utilizado para el despacho y el

tiempo de entrega.

COTIZACIÓN:

Complacidos les anexamos la cotización 345-6 válida hasta el 30 de agosto de 2015.

Como podrán verificarlos, les estamos ofreciendo un descuento del 20% por pago de
contado.

Esperamos recibir su pedido para proceder de inmediato a su despacho.

PEDIDO:

Les solicito el favor de despacharme, de acuerdo con su cotización 345-6 del 30 junio de
2015, los siguientes textos:
V. Unitario V. Total

10 Rojas: Redacción comercial estructurada 9.800 98.000

ISBN 958-600-045-1
10 Basulto: Ortografía actualizada ISBN 958-601-571-5 9.500 95.000

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10 Revilla: Gramática española moderna 10.000 100.000

ISBN 958-601-521-9 ________ ________
Subtotal 293.000
Menos descuento 20% 58.600
Más flete 3% 7.032
________
Total $241.432

Mucho les agradeceré el despacho inmediato de este pedido a la siguiente dirección:

Transversal 68ª, 1-88 Santafé de Bogotá.

REMESA:

Complacido les adjunto el cheque 348732-6 del Banco del Estado por
$241.432 para pagar la factura 726-3 del 5 de julio de 2010.

Mucho les agradezco la prontitud con que fue atendido mi pedido y la

excelencia de sus textos.

Espero en un futuro próximo hacerles nuevos pedidos.

CRÉDITO, COBRANZA, RECLAMO Y AJUSTE.

Actualmente gran parte de las transacciones comerciales se efectúan a crédito. Para ello,
algunas veces se recurre al pago con tarjetas de crédito, que representan créditos
automáticos otorgados por los bancos o entidades financieras que proporcionan las
tarjetas, pero en otras ocasiones es necesario solicitar la aprobación de un crédito
directamente a los proveedores, por lo que suele recurrirse a la carta de solicitud de
crédito, como primer paso.

Una vez otorgado el crédito, cuando el cliente por

distintas razones no cumple con los compromisos
de pago adquiridos, se hacen necesarias las cartas
de cobro, que en ocasiones deben ser reiteradas,
desde el simple recordatorio hasta la advertencia
de un cobro judicial.

Pero cuando la falla está por los lados del

proveedor, y la mercancía llega incompleta,
cambiada, averiada o con retrasos, o el servicio
ofrecido no satisface al cliente, se originan las
cartas de reclamo.

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De otra parte, tanto los pagos anticipados como la imposibilidad de cambiar la mercancía
averiada, entre otras causas, originan descuentos en el valor de la factura, que requieren
ajustes en la contabilidad y que se confirman al cliente a través de una carta de ajuste.
Si efectivamente se recurre a la carta, ya sea enviada por fax, correo electrónico o correo
tradicional, deben tenerse en cuenta las siguientes sugerencias:

 Las solicitudes de crédito deben expresarse en un lenguaje positivo y motivante;

deben indicar el monto deseado, el plazo requerido y la forma cómo va a invertirse,
si hay lugar a esto; además se ofrecen las garantías de pago, haciendo mención al
cumplimiento de otros créditos. Generalmente, la carta de solicitud de crédito se
acompaña de un formulario provisto por la empresa que otorga el crédito.
 Las respuestas a tal solicitud pueden indicar la aprobación o desaprobación del
crédito o su aplazamiento. En los tres casos, las cartas deben dirigirse muy
positivamente. En caso de aprobación indicar las nuevas posibilidades o
alternativas que se ofrecen.
 Si hay lugar a cartas de cobro, inicialmente se formula un simple recordatorio;
luego, se hace una invitación al cliente para que exprese las causas del
incumplimiento y fije nuevos compromisos de pago; si hay persistencia en el
incumplimiento, se comunica la decisión de iniciar un cobro judicial y las
consecuencias que esta acción le ocasionaría.

 Cuando hay motivo para cartas de reclamo, éstas deben expresar claramente el
origen del reclamo y solicitar o plantear las alternativas de solución.
 Las cartas de ajuste deben indicar claramente el concepto, el número de la factura
afectada y el valor exacto que se ajustará en la cuenta del cliente.

Analiza los siguientes borradores de los párrafos centrales de las cartas de solicitud de
crédito, cobro, reclamo y ajuste. Trata de mejorarlos.

SOLICITUD DE CRÉDITO.

A partir del 1 de diciembre abriremos nuestro

nuevo local en el Centro Comercial
Primavera, donde seguiremos ofreciendo
toda clase de instrumentos musicales.

Por lo anterior, les solicitamos nos otorguen

un crédito por $50.000.000 representados en
instrumentos de su producción, los cuales
respaldaremos con letras de cambio o
pagarés a 30, 60, 90 y 120 días de
vencimiento.

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Complacidos les anexamos el formulario provisto por ustedes, del cual queremos destacar
nuestro historial de cumplimiento con otras compañías, dispuestas a brindarles referencias
comerciales.

APROBACIÓN DE CRÉDITO.

Nos complace informarles que nuestro comité de créditos aprobó su solicitud y les otorgó
un crédito hasta por $50.000.000 que deberán respaldar con letras de cambio a 30, 60, 90
y 120 días.
Por tanto, a partir de la fecha pueden hacernos sus pedidos de instrumentos musicales,
con la seguridad de que les permitirá satisfacer a sus clientes más exigentes.
Confiamos que éste será el inicio de unas excelentes relaciones comerciales.

NEGACIÓN DE CRÉDITO.

Lamentamos informarles que por motivos financieros nos hemos visto abocados a
suspender los créditos durante algún tiempo.

Deseamos que en un futuro próximo podamos responder positivamente a su interés, e

iniciar relaciones crediticias con ustedes.

Por ahora esperamos tener el placer de atender sus pedidos de contado, con nuestros
descuentos especiales.

PRIMER COBRO.

Le recordamos que hace 10 días se venció el plazo de pago de su crédito

con nosotros, correspondiente a la factura 8792-5 del 30 de junio de 2010.

Estamos convencidos de que tal retraso debe haberse motivado por

circunstancias ajenas a su voluntad. Sin embargo, nos preocupa su silencio.

Esperamos recibir el pago en los próximos 5 días y que nuestras relaciones continúen
siendo mutuamente beneficiosas.

SEGUNDO COBRO.

Hace 14 días le enviamos nuestra carta en la que le recordábamos el vencimiento del

plazo para el pago de su factura 8792-5, sin que hasta el momento hayamos obtenido su
respuesta.

Por tanto, queremos nuevamente expresarle nuestra gran preocupación y nuestro sincero
interés en conocer las razones que han motivado el incumplimiento y la manera como

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podríamos ayudarle.

Deseamos que nuestras relaciones comerciales no se vean afectadas y que podamos

continuar haciendo negocios.

TERCER COBRO.

Puesto que a pesar de nuestras reiteradas cartas, usted no ha dado respuesta alguna y su
deuda aun sigue sin ser cubierta, lamentamos informarle que el próximo 5 de marzo de
2008 pasaremos su cuenta a nuestros abogados.

Como comprenderá los trámites judiciales le ocasionarán muchas molestias y gastos

adicionales que usted podrá evitar si efectúa su pago antes del 5 de marzo.

Mucho lamentaríamos, igualmente, que se vea afectado su prestigio comercial con la

cancelación de su crédito con nosotros. Póngase al día y disfrute de los beneficios del
crédito.

CARTA DE RECLAMO.

Lamentamos informarles que la mercancía perteneciente a nuestro pedido 378-3 del 15

de febrero de 2013 llegó incompleta.

Nos hicieron falta dos sillas referencia MS-453 y una mesa referencia TL-467, a pesar de
estar facturadas. El resto de la mercancía llegó en perfecto estado.

Les solicitamos el favor de despacharnos con la mayor rapidez posible la mercancía

faltante.

AJUSTE

Complacidos les informamos que hemos abonado a su apreciable cuenta $186.000 por
concepto de descuento por pronto pago de la factura 4876-5 del 10 de junio de 2008.

Esperamos seguir contando con su confianza de siempre y le deseamos muchos éxitos

empresariales.

Anexo encontrará nuestro reciente catálogo en el que se presentan nuestros últimos

diseños en muebles.

EJERCICIO:

Redacta los borradores de cartas para las siguientes situaciones:

1. Redacta una carta de cobro para enviar a un cliente cuya obligación por $450.000

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se venció.
2. Elabora una carta de reclamo porque llegó averiada parte de la mercancía
correspondiente al pedido 426 del 17 de febrero de 2013.

MEMORANDO

Es un documento de carácter interno mediante el cual se

solicitan informes, se dan instrucciones, se ofrecen datos, se
felicita o se hacen llamados de atención; facilita la
comunicación en general entre los funcionarios de una misma
empresa, tanto de jefe a subalterno como de subalterno a jefe.

Actualmente, gracias al computador, esta clase de

comunicaciones puede realizarse a través de las redes de computadores y lograr
respuestas inmediatas.

Sin embargo, ya sea que el mensaje se entregue personalmente o se envíe por correo
electrónico, es importante garantizar la eficiencia en la comunicación.

El memorando, a pesar de ser una nota interna, debe presentar amabilidad y formalidad,
además de brevedad, corrección y todas aquellas características analizadas en la carta.

Analiza los siguientes borradores de los párrafos centrales de tres memorandos:

INSTRUCCIONES

Le informo que han sido aprobadas sus vacaciones a partir del 1 y hasta el 20 de junio
de 2012 inclusive.

Por tanto, con la debida anticipación deberá hacer entrega de su cargo al señor Julio
Rodríguez Bocanegra, quien lo reemplazará durante su ausencia temporal.

Le deseamos que disfrute mucho sus merecidas vacaciones.

LLAMADA DE ATENCIÓN

Con gran preocupación hemos notado en las últimas semanas sus permanentes retrasos
en la hora de ingreso a la oficina.

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Por tal razón, le solicitamos que adopte las medidas necesarias para garantizar la
puntualidad en el inicio de sus tareas diarias.

SOLICITUD DE DATOS

Le solicito el favor de informarme sobre las ventas reales de los meses de enero a junio de
2012.

Me urge recibir esta información para trabajar en la proyección de las ventas para el
segundo semestre del año.

DATO CURIOSO Y DE INTERES GENERAL.

MEMORANDOS EN PAPEL SERÁN HISTORIA

Las entidades públicas colombianas se preparan para cumplir la política de Cero Papel, por
orden presidencial.
Para este 2013 todas las entidades públicas del país deberán implementar partes esenciales
de ...la política de Cero Papel.
A partir de abril, las comunicaciones y memorando internos en papel tendrán que haber
quedado en el pasado, pues a partir de esa fecha esta las comunicaciones solo se podrán
hacer única y exclusivamente en soportes electrónicos, como el correo, intranet o demás
sistemas parecidos.
La medida, establecida en la Directiva Presidencial 04 de 2012, hace parte de la Política de
Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública, con la que el
Gobierno busca incrementar la eficiencia del sector público, ahorrar recursos e impactar
favorablemente el medio ambiente reduciendo los procesos de impresión en las
organizaciones.
El reto propuesto va más allá de la digitalización de documentos, la no impresión o
incentivar el uso de correos electrónicos para las comunicaciones: implica un cambio de
mentalidad y procesos dentro de las empresas, propósito que muchas de las organizaciones
y entidades colombianas están resolviendo a través de la gestión documental.
“La implementación de un proceso de gestión documental en una organización le permite
encontrar información 80% más rápido, ahorrar en gastos administrativos hasta en un 50%,
optimizar los tiempos de respuesta de días a minutos, reducir el uso de papel y energía a la
mitad y eliminar casi que completamente el riesgo de pérdida de datos”, explica Robisson
Ruiz, gerente general de Delcop Colombia, empresa que tiene la representación de Xerox
en Colombia.
Pero ¿cómo pueden las entidades y organizaciones colombianas dar pasos más efectivos y

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hacer realidad una política como la de Cero Papel?

Según Robisson Ruiz, cuando las compañías asumen el reto pueden sentirse abrumadas
por el cumplimiento de la política. Para evitarlo, deben enfocarse en que el cambio de los
procesos de manejo de la información traerá múltiples beneficios.
Agrega que la experiencia muestra que lo esencial es entender que el proceso necesita de
asesoría pues cada empresa tiene requerimientos diferentes.
“Existen expertos dedicados a la gestión documental que son los adecuados para hacer
alianza con las compañías. Lo importante en este punto es encontrar aliados que tengan
productos de última tecnología, una sólida representación en el país y altos estándares de
servicio al cliente”.
Aunque la política de cero papel no es totalmente desconocido para los empresarios y
entidades públicas colombianas, sí se trata de una tendencia que ha tomado un nuevo y
definitivo aire debido a la directriz presidencial y a los beneficios que ofrece.

Publicado por: DINERO.COM.

EJERCICIO:

Redacta los borradores para tres memorandos, de acuerdo con la siguiente información,
estos serán elaborados en su correo electrónico y enviará un pantallazo de los mismos a
Blackboard:

1. El Gerente desea solicitar información sobre los preparativos adelantados para la

junta nacional de salud ocupacional que deberá comenzar en 10 días.
2. El Jefe de Recursos Humanos responde al Gerente sobre los preparativos de la
junta.
3. El Gerente felicita al los miembros del departamento de Recursos Humanos por la
manera como se desarrolló la junta.

MENSAJES SOCIALES:

Puesto que las empresas están conformadas por seres humanos, con necesidades
fundamentales y compromisos familiares y sociales básicos, las comunicaciones que se
manejan a diario no solamente se refieren a aspectos comerciales, sino que muchas veces
expresan sentimientos y compromisos particulares.

Por ejemplo, pueden identificarse, entre otras, las siguientes situaciones sociales que
ameritan mensajes escritos:

 Uno de los empleados obtiene un grado académico, contrae matrimonio o disfruta

la llegada de un bebé; debe expresársele una sincera felicitación, y desearle
muchos éxitos o augurarle felicidades, según el caso.

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 Uno de los empleados sufre una enfermedad o pierde un ser querido, debe
expresársele sentimientos de solidaridad, y desearle pronto alivio o manifestarle el
sentido pésame, según el caso.
 La empresa está de aniversario o algún otro festejo, y lo va a celebrar; se necesita
enviar invitaciones y posteriormente agradecimientos por las expresiones de apoyo
y amistad recibidas.

Nuevamente, conviene recordar que estos mensajes pueden enviarse por fax, correo
electrónico o correo tradicional; sin embargo, muchas veces es preferible entregar
personalmente el mensaje. En todos los casos, deben tenerse en cuenta las siguientes
sugerencias:

1. Los mensajes sociales deben redactarse con sentido humano, esto es, con gran
sensibilidad para que se tornen asertivos.
2. Ser mensajes supremamente breves, positivos y serenos.
3. Deben reflejar mucha amistosidad y gran sinceridad.

EJERCICIO:

Analiza los borradores de los siguientes mensajes y mejóralos:

SENTIDO PÉSAME

En estos momentos tan difíciles para usted y su familia, deseamos

hacerle presente nuestros sentimientos de solidaridad.

Rogamos al Dios Todopoderoso le conceda mucha resignación, y el

recuerdo de su padre le otorgue valor para seguir adelante.

FELICITACIÓN

Muy sinceramente le expresamos nuestra voz de

felicitación por todos sus éxitos académicos.

El grado de contador que le otorgó la Universidad

Central, nos llena de regocijo a todos sus
compañeros.

AGRADECIMIENTO

Deseamos agradecerle muy sinceramente por todas sus congratulaciones y por habernos
acompañado personalmente en los festejos de nuestro vigésimo aniversario.

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Esperamos contarlo siempre entre los amigos y favorecedores de nuestra empresa.

EJERCICIO:

Elabora con apoyo de la herramienta Publisher o las plantilla que hacen parte de Word las
tarjetas de mensajes sociales para las siguientes situaciones:

1. Juan Pablo Villamizar, compañero de trabajo, acaba de contraer matrimonio.

2. La señora Judith Caldas, compañera de trabajo, ha sido intervenida

quirúrgicamente y se encuentra hospitalizada.

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