Tipos de arquivos

Arquivos setoriais: Funcionam junto aos criadores do documento ou recebedores dos mesmos,
cumprindo funções de arquivo corrente. Descentraliza as atividades do arquivo corrente- junto
aos órgãos operacionais. Por exemplo, se um locar começar a funcionar em outro
edifício. No edifício antigo ficará o arquivo central(que é obrigatório) e no novo
edifício ficará o arquivo setorial(não obrigatório, que depende da situação. Por
exemplo uma mudança, e isso faz com que fique inviável ficar tramitando com
arquivos de um edifício para o outro, e então cria-se o arquivo setorial). O arquivo
setorial só armazenará os arquivos correntesss...
Os arquivos setoriais descentralizam os arquivos e as atividades também porque tanto
os arquivos quanto as atividades irão do arquivo central para o setorial... se não há o
arquivo setorial, os arquivos e as atividades estarão concentradas no arquivo
central.Não só os arquivos, mas também as atividades...
Quanto ao tipo, os arquivos são classificados em setoriais e centrais.

Segundo Marilena leite Paes :A opção pela centralização ou descentralização não deve
ser estabelecida por sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos
critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituição à qual o arquivo
vai servir, suas atividades, seus tipos e volumes de documentos, a localização física de
suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e
financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição
da melhor política a ser adotada.

Independentemente da centralização, as normas e atividades de controle e orientação

devem, necessariamente, ser centralizadas, a fim de evitar a aplicação de critérios
diferenciados no modo como funcionarão os arquivos da mesma instituição.

Questão: Para cada fase do arquivo, existem formas de tratamento, organização e

conservação específicas. Nesse sentido, conforme a abrangência de atuação, os
arquivos que ficam junto aos órgãos operacionais são conhecidos como
Gerais? Setoriais? Centrais? Inativos? Processuais?
Nos arquivos das instituições públicas e privadas, uma das fases de arquivamento é
constituída por documentos que perderam todo o valor administrativo e são
conservados pelo seu valor histórico
Essa fase é conhecida como arquivo de
Segurança? Terceira idade? Métodos padronizados? Acumulação ordenada?
Recolhimentos sistemático?
(b)

Valoração dos documentos

Valor administrativo: também chamado de primário, refere-se ao valor que o
documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o
documento foi criado( todo documento nasce com objetivo administrativo) e por isso
está presente em todo documento quando de sua criação.
É um valor temporário , ou seja, todo documento, em determinado momento de sua
existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se
possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é
chamado, por alguns autores de valor funcional, em virtude de suas características...
Também pode ser chamado de
*valor primário: (imediato) : manifesta-se sob três diferentes tipos., ou seja:
Valor administrativo-documentos que envolvem a política e métodos e que são
necessários para a execução das atividades do órgão. Exemplo: programas de trabalho,
relatórios, etc... (valor primário, imediato e valor administrativo são os mais cobrados
em provas).
Valor jurídico ou legal- documentos que envolvem direitos a curto e longo prazo do
Governo ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. EX: acordos,
contratos, convênios, etc...
Valor fiscal- documentos que se referem a operações financeiras, e à comprovação de
receitas e despesas geradas para atender às exigências governamentais. Exemplo:
notas fiscais, receitas, faturas, etc...
*Valor histórico: também chamado de valor secundário, refere-se à
possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os
quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de
pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O
documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor
histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o
documento jamais o perderá. O arquivo administrativo perde seu valor
administrativo e depois ganha ou não valor histórico(se conta ou não a história
da instituição. Se não conta, será eliminado.) Administrativo é temporário, o
histórico é definitivo...Esse valor histórico ou secundário se divide em:
 Valor histórico probatório- documentos que retratam a origem da organização,
reforma e história de uma administração. Ex: atos normativos, exposição de
motivos etc.

Valor histórico informativo- documentos que, embora recebidos por uma

determinada entidade em função de suas atividades, são valiosos pelas
informações que contém retratando pessoas, fatos ou épocas. Ex: tabelas,
recenseamento, documentos sobre serviço militar, índices de pré-indicadores
econômicos, etc.

Arquivo corrente-1 idade

Arquivo intermediário-2 idade Valor primário
Arquivo permanente-3 idade Valor secundário

São três tipos de arquivos, porém só tem 2 valores.primário e secundário. Cuidado

com a banca...

Prazo de guarda
Ou período de retenção é o período em que o documento deve ser mantido nos
arquivos correntes e intermediário
Prazo de guarda= período no arquivo corrente + período no arquivo intermediário
Quando o documento é produzido no arquivo ele já é analisado . por exemplo, esse
documento vai ficar 5 anos no arquivo corrente e 3 anos no intermediário. Nesse
caso, o prazo de guarda será? 8 anos...
O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo
com os seguintes fatores(como determino o tempo que o documento vai ficar no
arquivo corrente e intermediário. Como é calculado? É só pensar: o documento
ficará no arquivo corrente o tempo que ele estiver sendo usado. E no
intermediário? Pouca frequência. Vai se observar a frequência doo uso das
informações contidas no intermediário):
Frequência de uso das informações contidas nos documentos
Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal dos
documentos(prazos prescricionais).

O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo

com os seguintes fatores:
 Existência de outras fontes com as mesmas informações(documentos
recaptulativos). Se eu tenho o mesmo documento em dois lugares eu posso optar
por destruir um...
Necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas
administrativas(prazos precaucionais).

Destinação dos documentos

Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua
destinação final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu
valor administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou
guarda permanente.
Eliminação: Quando o documento não tiver valor histórico
Guarda ´permanente: Quando o documento tiver valor histórico

Lista de eliminação
È uma relação específica de documentos a serem eliminados numa operação e que
necessita ser aprovada pela autoridade competente. Não é qualquer um que ppode
escolher quais documentos eliminar...
Critérios que regulam a retenção de documentos
Devem ser conservados documentos que provem como a instituição foi organizada e
como funciona e que possam responder funções técnicas relativas a operações da
organização, como pesquisas e projetos.ou seja, que serão realmente consultados no
arquivo permanente.

Critérios que regulam a eliminação de documentos

Em geral podem ser eliminados documentos onde o texto esteja repetido em outro
Cópias cujos elementos essenciais estejam reproduzidos em outro
Documentos como convites, cartas de agradecimentos e outros
Documentos que se tornaram obsoletos e não representam interesse npara a
administração
Eliminação
Os processos mais indicados de eliminação são: fragmentação, maceração(mergulhar
documento em água até que se deteriore. Na idade média a igreja católica acreditava
que ao utilizar o processo de maceraçãoo para eliminar documentos considerados
malignos eles estariam eliminando obras diabólicas ao mergulhar o documento na
água), alienação por venda ou doação.
O processo de incineração deve ser evitado por não ser ecologicamente correto.
Observe: não é proibido,mas os autores dizem que não é recomendável...