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Administración Documental
Curso.
Administración Documental en el Entorno Laboral.
Presentado a:
Claudia victoria suarez
INTRODUCCION
Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o
departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e
importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará
exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones.
∙ EVIDENCIA 3.
De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de
aprendizaje
Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o
radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente
contexto.
Desarrollo
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
1)CARTA
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
ENTRADA
Nº Fecha de
orden entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
de Día Mes
entrada
SALIDA
3. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva
un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
● único
● o existir tantos como departamentos haya
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)
2) CORRESPONDENCIA
Correspondencia Recibida
Recepción
Registro en el Sistema
Correspondencia enviada
Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias
cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento
no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados
con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben
llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.
Entrega
Registro en el sistema
Archivo de la correspondencia
4)FACTURA
5)DERECHO DE PETICIÓN
Toda entidad pública o privada con funciones públicas está en obligación de tener
centralizada y organizada la información, permitiendo un mayor control, mayor
eficiencia y transparencia a la hora de ser solicitada por los entes de control,
dando cumplimiento a las normas establecidas por el gobierno nacional y los entes
directivos encargados de regular la función archivística del país.
--------. Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7
“Conservación de Documentos” del
Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”.
--------. Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos
para la Consulta” del cápitulo V,
“Acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos.
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https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-
documentos.pdf
https://www.enelchile.cl/content/dam/enel-
cl/conocenos/proveedores/documentos/Pol%C3%ADtica%20recepci%C3%B3n%2
0de%20documentos%20tributarios.pdf
http://recedocumen63623.blogspot.com.co/