PERFIL DE CARGO Y MANUAL DE FUNCIONES

DISTRIBUIDORA LAP

PROGRAMA DE FORMACION

GESTION DEL TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS – METODOLOGIA

PRESENTADO POR

PAUL VALENCIA ROSERO

IDENTIFICACION

1.113.517.696

PRESENTADO A

NINI JOHANNA NUÑEZ GONZALEZ

CORREO ELECTRÓNICO NIJONUGO8105@GMAIL.COM

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SAN JOSE DE CUCUTA, NORTE DE SANTANDER

 JUSTIFICACION

Este manual de funciones es una herramienta que permite orientar el buen

funcionamiento de la organización Distribuidora LAP. Contribuye al proceso de
adiestramiento y capacitación del personal administrativo y operativo, permite el
desarrollo y la división de actividades en cada puesto de trabajo.

Este manual de funciones tiene por finalidad regular y organizar la estructura interna
gracias a cada una de las funciones generales y especificas asignadas a cada uno
de los cargos que componen la organización.

Se debe resaltar este manual como la herramienta necesaria para la administración

del talento humano vinculado a cada uno de los cargos, se vuelven necesarios ya
que contienen una forma ordena y sistemática sobre los aspectos organizacionales
necesarios para la buena ejecución del trabajo.
 TABLA DE CONTENIDOS

JUSTIFICACION

3. POLITICAS Y NORMAS

4. MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS

I. Gerente.
II. Jefe administrativo y financiero.
III. Jefe de ventas.
IV. Jefe de logística.
V. Jefe de Talento Humano.
VI. Administrador de zona.
VII. Auxiliar logístico.
VIII. Auxiliar de ventas.
IX. Auxiliar comercial.

5. BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES

6. PARTICIPANTES
7. PERIOCIDAD
8. PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL
9. INSTRUMENTOS DE MEDICION
10. INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACION DEL MANUAL
 3. POLITICAS Y NORMAS

 El manual de funciones entrara en vigencia a partir de la fecha de su

aprobación.
 El manual de funciones para la división de reclutamiento y selección del
personal será utilizado como una herramienta didáctica para la capacitación
y en entrenamiento del personal de nuevo ingreso
 El área de Talento Humano es el responsable de difundir este documento y
de capacitar al personal en la aplicación de los procedimientos que
contienen.
 Se revisara periódicamente la efectividad de los cargos establecidos, con la
finalidad de actualizarlos y modernizarnos, ya que el manual es un
documento dinámico que puede ser modificado parcialmente cuando sea
necesario.
 Los procesos del área de Talento Humano se vigilara permanentemente para
asegurar la concordancia con los objetivos y las metas de la organización los
cuales busca ingresar el personal idóneo para garantizar la eficiencia en el
servicio que presta la organización y en el trabajo administrativo que opera
dentro de ella.
 4. MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS

5. Gerente.
6. Jefe administrativo y financiero.
7. Jefe de ventas.
8. Jefe de logística.
9. Jefe de Talento Humano.
10. Administrador de zona.
11. Auxiliar logístico.
12. Auxiliar de ventas.
13. Auxiliar comercial.
 MANUAL DE FUNCIONES

Identificación del Cargo

Nombre del Cargo GERENTE
Dependencia Área administrativa
Número de Cargos Uno (1)
Reporta a Junta directiva
Requisitos mínimos
Requisitos de formación Administrador de empresas,
especialista mercadeo y ventas
Requisitos de experiencia Dos (2) años de experiencia
profesional relacionada en comercio

Función principal

Planear, organizar dirigir y controlar las operaciones de cada uno de los

departamentos que proveen cada uno de los servicios establecidos por la
organización o por la empresa.

Descripción de funciones

1. Planear administrar y controlar los presupuestos, contratos, equipos y

suministros de cada área
2. Preparar los informes para la Junta Directiva evaluando periódicamente el
comportamiento de la empresa.
3. Señalar las políticas relacionadas con la administración de los servicios en base
al protocolo establecido por la empresa
4. Dirigir las funciones administrativas a cada uno de los jefes de área.
5. Establecer los procedimientos técnicos y administrativos según cada área.
6. Gestionar accesorias operativas y administrativas para la toma de decisiones y
solución de problemas.

Competencias: Pensamiento crítico, iniciativa, comunicación, capacidad de

planificar, capacidad de negociación, liderazgo y trabajo en equipo.
 MANUAL DE FUNCIONES

Identificación del Cargo

Nombre del Cargo JEFE ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
Dependencia Área administrativa
Número de Cargos Uno (1)
Reporta a Gerente

Requisitos mínimos
Requisitos de formación Administrador de empresas.
Requisitos de experiencia Dos (2) años de experiencia en
control de contabilidad y finanzas,
analista en planeación estratégica.

Función principal

Diseñar, instaurar y controlar las estrategias financieras de la empresa

Descripción de funciones

1. Gestionar y supervisar los recursos económicos y financieros de la organización

para poder trabajar con las mejores condiciones de costos, rentabilidad y
seguridad
2. Desarrollar y supervisar los procedimientos operativos y administrativos.
3. Optimizar los recursos económicos y financieros necesarios para conseguir los
objetivos planteados.
4. Analizar, definir y dirigir las inversiones de las empresas.
5. Coordinar las tareas de contabilidad, tesorería, auditoria interna y análisis
financiero.

Competencias: habilidad para la obtención y análisis de información, perspectiva

estratégica.
 MANUAL DE FUNCIONES

Identificación del Cargo

Nombre del Cargo JEFE DE VENTAS
Dependencia Área administrativa
Número de Cargos Uno (1)
Reporta a Gerente

Requisitos mínimos
Requisitos de formación Administrador de empresas,
Administrador Industrial.
Requisitos de experiencia Dos (2) años de experiencia
profesional relacionada.

Función principal

Cumplir con las metas de venta determinadas por la gerencia, mantener la eficiente
administración del departamento, planificando y ejecutando la estrategia de ventas,
generando nuevas oportunidades de negocio.

Descripción de funciones

1. Ejecuta y controla los planes comerciales de la empresa.

2. Posiciona los servicios de la distribuidora a nivel nacional.
3. Organiza y dirige el equipo comercial, reclutando, formando y motivando al
mismo.
4. Negociar personalmente los contratos comerciales con grandes clientes.

Competencias: trabajo en equipo, analizador de prioridades, planificador y

organizador.
 MANUALDE FUNCIONES

Identificación del Cargo

Nombre del Cargo JEFE LOGISTICA
Dependencia Área Operativa
Número de Cargos Uno (1)
Reporta a Gerente

Requisitos mínimos
Requisitos de formación Ingeniero Industrial, Administrador
de empresas, especialidad en
logística.
Requisitos de experiencia Dos (2) años de experiencia
profesional relacionada.

Función principal

Manejar la responsabilidad del buen funcionamiento, coordinación y organización

del área logística de la empresa, tanto a nivel de producción como a nivel de gestión
de personal, con el objetivo de distribuir a los clientes el pedido y mercancía en
tiempo y forma.

Descripción de funciones

1. Coordinar las diferentes aéreas del almacén entradas, reposición,

preparación de pedidos y transportes de los mismos.
2. Optimizar la política de aprovisionamiento y distribución de la empresa.
3. Optimizar, organizar y planificar la preparación y preparación de pedidos.
4. Optimizar procesos de trabajo.
5. Gestionar y supervisar el personal a su cargo.

Competencias: pensamiento crítico, comunicación, trabajo en equipo, autocontrol.

 MANUAL DE FUNCIONES

Identificación del Cargo

Nombre del Cargo JEFE DE TALENTO HUMANO
Dependencia Área administrativa
Número de Cargos Uno (1)
Reporta a Gerente

Requisitos mínimos
Requisitos de formación Administrador de empresas, o
administrador de recursos humanos.
Requisitos de experiencia Dos (2) años de experiencia en
dirección de personal.

Función principal

Dirigir y coordinar la marcha administrativa de la unidad a su cargo para que cada

uno de sus funcionarios labore con eficacia y eficiencia.

Descripción de funciones

1. Adelantar programas de inducción para todo el personal de la administración,

dando a conocer normas y reglamento de trabajo y hacerlos cumplir.
2. Procurar por que las normas, procedimientos, políticas y directrices
establecidas para la administración del personal y las relaciones laborales
sean cumplidas correctamente.
3. Velar por el bienestar y la moral del personal que labora dentro de la
empresa.
4. Realizar clima organizacional con el personal cada trimestre, para observar
el rendimiento.

Competencias: comunicación, capacidad de consulta, habilidades críticas, ética e

integridad, liderazgo, capacidad de gestionar las relaciones.
 MANUAL DE FUNCIONES

Identificación del Cargo

Nombre del Cargo ADMINITRADOR DE ZONA
Dependencia Área administrativa
Número de Cargos Seis (6)
Reporta a Jefes administrativo, logístico y de
ventas.
Requisitos mínimos
Requisitos de formación Administrador de empresas.
Requisitos de experiencia Dos (2) años de experiencia en
administración de recursos.

Función principal

Llevar a cabo las actividades necesarias para alcanzar las metas de la organización.

Descripción de funciones

1. Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la organización en la

ciudad especifica.
2. Manejar óptimamente los recursos materiales, humanos, financieros y
tecnológicos que le son confiados en la organización.
3. Piensa, evaluar, analiza, participa, asigna y tanto dentro de la organización
como fuera de ella.
4. Controlar el entorno de su organización y sus recursos.

Competencias: pensamiento crítico, comunicación, creatividad, autocontrol,

iniciativa, intuición, capacidad de negociación y planificación, trabajo en equipo y
liderazgo.
 MANUAL DE FUNCIONES

Identificación del Cargo

Nombre del Cargo AUXILIAR LOGISTICO
Dependencia Área operativa
Número de Cargos Seis (6)
Reporta a Jefe de Logística
Requisitos mínimos
Requisitos de formación Bachiller con conocimiento de
operaciones logística.
Requisitos de experiencia No necesita experiencia.

Función principal

Llevar el control y registro de actividades de recepción, almacenamiento,

consolidación y despacho.

Descripción de funciones

1. Controlar el cumplimiento de los procedimientos operativos en las

actividades de la bodega.
2. Reportar al jefe de logística los indicadores de gestión de la bodega y
posibles mejoras en los procesos.
3. Dirigir al personal de la bodega en las labores planificadas.
4. Controlar los gastos de transporte y aprobar los gastos de los mismos en
función de la carga transportada y el cumplimiento de la entrega.

Competencias: trabajo en equipo, iniciativa, comunicaciones.

 MANUAL DE FUNCIONES

Identificación del Cargo

Nombre del Cargo AUXILIAR DE VENTAS
Dependencia Área operativa
Número de Cargos Seis (6)
Reporta a Jefe de Logística

Requisitos mínimos
Requisitos de formación Bachiller con conocimiento en el
área de distribución mercantil.
Requisitos de experiencia Un (1) año de experiencia.

Función principal

Establecer una metodología que garantice que las órdenes de compra de los
clientes, se realicen de acuerdo a las condiciones acordadas, especialmente con
una entrega eficaz y eficiente.

Descripción de funciones

1. Atender y ofrecer a los clientes información sobre los productos de la

empresa.
2. Apertura y seguimiento de nuevos clientes potenciales.
3. Elaboración de estadísticas e informes de ventas.
4. Canalizar las necesidades del cliente.
5. Acordar con el cliente las condiciones de la venta, tiempo de entrega
condiciones de pago, validez de la oferta.
6. Elaborar los cálculos necesarios y presentar cotizaciones a clientes.
7. Asegurar la entrega del producto.

Competencias: compromiso, comunicación asertiva, trabajo en equipo.

 MANUAL DE FUNCIONES

Identificación del Cargo

Nombre del Cargo AUXILIAR COMERCIAL
Dependencia Área de ventas
Número de Cargos Seis (6)
Reporta a Jefe de ventas

Requisitos mínimos
Requisitos de formación Bachiller técnico en el área
comercial con manejo de relaciones
sociales.
Requisitos de experiencia Un (1) año de experiencia.

Función principal

Cumplir con brindar una excelente atención, un claro entendimiento y un eficiente

manejo de las necesidades de sus clientes para así contribuir permanentemente
en ellos un alto nivel de satisfacción que asegure la recompra y/o el cierre exitoso
de las diversas negociaciones en las que el asesor participe como representante
de la empresa.

Descripción de funciones

1. Cumplir a cabalidad y a tiempo con todas las tareas e informes que le sean
encomendados.
2. Hacer un uso racional de los recursos y herramientas de la empresa,
mostrando permanentemente buena disposición hacia la labor y hacia los
conductos regulares establecidos.
3. Análisis del cumplimiento del objetivo, informe de gestión diaria o reporte,
atendiendo reclamaciones e incidencias.
4. Realizar presentaciones, ofertas, tratamiento de objeciones, y cierre de la
venta.
 5. BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES

A. logra y mantiene un plan de organización dentro de la empresa.

B. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión
del plan general, de sus propios planes de trabajo y relacione pertinentes.
C. Facilita el estudio, planeación y organización de los programas de la
empresa.
D. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y
compensación del personal clave dentro de la organización.
E. Determina la organización de cada puesto y su relación con las demás
organizaciones.
F. Evita discusiones y mal entendidos de las diferentes secciones para el
cumplimiento de la labor.
G. Asegura la continuidad coherente en los procedimientos y normas
implantadas por la empresa a través del tiempo.
6. PARTICIPANTES

- El gerente
- Jefes de área
- Personal auxiliar y operarios

Cada una de las personas que componen la empresa y de las cuales

depende el buen cumplimiento de metas trazadas para alcanzar el éxito
propuesto. Para ellos deben ser conocedores y tener claridad acerca de las
funciones que les corresponden, así como para la actualización del manual
de funciones se debe conocer la mejora aplicada en los procedimientos que
se puedan establecer en los cargos.
7. PERIOCIDAD

En el tiempo inicia la empresa LAP no tenía claridad acerca de las funciones

de los cargos en sus puesto de trabajo debido a esto se presentaron las
dificultades en el manejo de responsabilidades, por lo tanto al establecerse
un manual de funciones hay que tener en cuenta el tiempo en el que este se
dará a conocer para capacitar a los trabajadores con las responsabilidades
necesarias, lo que lleva a que exista un tiempo programado para estas
capacitación de un mes de preparación.

Tiempo de divulgación Inmediato (2 Semanas)

Tiempo de capacitación 1 mes
Tiempo de ejecución Siempre
Tiempo de actualización cada 6 meses

Cada vez que este manual sea actualizado se debe realizar un acto
administrativo decreto, ordenanza o resolución para iniciar la descripción de
funciones y competencias laborales en cada uno de los empleados objetos
del presente manual.
8. PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL

8.1 Definir el contenido

Se debe realizar una introducción, identificar el objetivo de las aéreas en

las cuales se piensa aplicar el manual de funciones y competencias, para
esto debemos aclarar quienes serían los directos responsables en cada
área para la implementación y verificación del mismo.

8.2 Recopilación de la información

Necesitamos documentar de manera lógica cada detalle operativo dentro
de la organización o áreas de proceso, con ello se debe recomendar
realizar un estudio del personal que será seleccionado para laborar dentro
de ellas.

8.3 Estructurarlo
La estructura debe ser limpia y amplia con una redacción legible y lógica
para cada área o proceso que tenga acceso a el, también es importante
cuidar la ortografía y los siguientes detalles.
o Portada
o Nombre de la empresa
o Logotipo de la empresa
o Índice de contenido
o Versión impresa y digital.
8.4 Comunicarlo
El objetivo principal es difundir su existencia se deberá trabajar su
estrategia de comunicación para que cada empleado este enterado de
ellos y dar las herramientas correspondientes para su fácil acceso.
Se recomienda que el experto asegura que estos manuales deben contar
con un lugar y fecha de elaboración así como los responsables de su
realización y aquellos que lo autorizaron, es importante cuidar los
formatos para los que se presenta para cada área o proceso y que la
información sea clara para cada persona que pueda tener acceso a ella.
9. INSTRUMENTOS DE MEDICION

Es un mecanismo que permite a las organizaciones determinar sus fortalezas

y debilidades dentro de una organización, que va desde su parte más
importante que es el recurso humano hasta su producción, la cual debe
enfocarse en la mejora continua de la empresa y sus actividades, con el
propósito de tener una mejor competitividad dentro del mercado y la
productividad de la misma.
En la empresa LAP se deben aplicar instrumentos de medición para evaluar,
identificar habilidades y posibles falencias dentro de la organización.

 Lista de chequeo
 Encuesta
 Entrevistas
 Investigaciones
 Asignación al cargo
 Competencias laborales
 Actitudes y aptitudes
 Mesas de trabajo
10. INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACION DEL MANUAL

Todo el personal relacionado con la empresa LAP deberá consultar su

manual para conocer sus actividades y responsabilidades dentro de él,
evaluar su resultado y desempeño ejerciendo apropiadamente un
autocontrol.

Los jefes de las diferentes dependencias o departamentos tendrán que

evaluar constantemente el desempeño sus subalternos y proponer medidas
para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios en
el ambiente interno y externo dentro de la empresa.

Los organismos de control deben facilitar la medición del nivel del

cumplimiento de los procedimientos y controles que han sido establecidos
dentro del mismo manual de funciones y competencias, determinando, los
niveles y el logro del objetivo institucional.