Diagnóstico y presentación de la auditoria administrativa, de acuerdo con el análisis factorial

Actividad Evaluativa Eje 3

Auditoria Administrativa

Nathalia Gonzales Cupitra

María Isabel Morales Buitrago

Nurys Mirley Pabón Jiménez

Visney Trujillo Rodríguez

Profesor
Oscar Daniel Carvajal

Fundación Universitaria del Área Andina.

Facultad de ciencias administrativas, económicas y financieras.
Administración de Empresas – Modalidad Virtual: Auditoria Administrativa
Agosto 2019
 Introducción

Determinando el análisis factorial a la Empresa como lo es la de Postobón SAS, se da a una

clase de métodos estadísticos con el propósito principal es sacar a la luz la estructura de una matriz

de datos. Se analiza la estructura de las interrelaciones entre un gran número de variables

dependientes e independientes. Utilizando información calcula en dimensiones latentes, conocidas

como factores, que buscan explicar dichas interrelaciones. Es lo tanto en una técnica de reducción

de datos dado que si se cumplen con base al objetivo de la información contenida en la matriz de

para determinar cuáles serán los pasos por seguir en nuestra auditoría.
 HALLAZGOS Y DIAGNÓSTICO

Se expone la presentación de la empresa Postobón SAS, junto con información relevante

hallada en el documento anterior del Eje 2. Adicional, se detalla información del plan de auditoría,

objetivos, proceso de la auditoría y algunos obstáculos dentro del proceso.

Postobón SAS, ha logrado un gran impacto en el mercado durante los últimos años, es una

de las empresas líderes y admiradas en Colombia por su participación en la industria de bebidas no

alcohólicas. Tiene la capacidad de ofrecer productos en varias ciudades del país, con un diseño

exclusivo y profesional. Dentro de la competencia directa se encuentra la empresa Coca cola; pero,

esta no ha sido un obstáculo para que Postobón siga evolucionando y siendo una de las marcas

preferidas por los consumidores.

La fórmula, el sabor, el diseño y los precios asequibles de los productos es un factor

importante que le genera ventajas con respecto a la competencia ya que, al ofrecer los productos de

alta calidad y aun precio cómodo puede ser adquirido fácilmente por el consumidor; además,

Postobón se caracteriza por la diferenciación e innovación de sus productos; Finalmente se logra la

comercialización por medio de los diferentes canales de distribución para llegar al consumidor final,

el canal más utilizado por Postobón es el directo y ha generado resultados positivos.

Plan de auditoría Administrativa Postobón SAS.

Objetivo de la Auditoria Administrativa.

Es la revisión de la ejecución y puesta en práctica de los sistemas, políticas y procedimientos

establecidos por la dirección, verificar que todo esté puesto en marcha como lo estipulan los

objetivos de la empresa y realizar planes de mejoras en caso de ser necesario. También, velar por el

cumplimiento del programa de auditoría interna, el cual deberá tener en cuenta los riesgos evaluar

integralmente la totalidad de las áreas de la compañía. Asimismo, supervisar por la planeación,

organización y la transparencia de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en las normas

contables.

Responsables.

Los responsables o equipo auditor, se estructura de la siguiente forma:

Coordinador: Nathalia González Cupitra.

Líderes: Nurys Pabón Jiménez

María Isabel Morales Buitrago

Analista: Visney Paola Trujillo.

Área de intervención.

La principal área para la intervención de la auditoría es la Administrativa, para determinar

los procesos, políticas y lineamientos por parte de la gerencia, por otra parte, la financiera, talento

humano, producción y comercial, con el fin de verificar que cumplan con la estructura

organizacional y evaluar el desempeño para lograr los objetivos propuestos.

¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

Teniendo como referencia el objetivo planteado de la auditoría de revisar y determinar si

dentro de la empresa se están cumpliendo con las políticas, procedimientos, las normas establecidas

para que cada área funcione de acuerdo con las metas y planeación de esta.

Por lo tanto, para el desarrollo de la auditoría, se requiere de recursos que permitan verificar

y evaluar el funcionamiento de cada área, de lo anterior, la empresa cuenta con los recursos y/o

documentos que han permitido la ejecución de esta, entre los cuales: estados financieros, manuales

de funciones, reglamentos internos, manuales procesos, manual de mantenimiento y prevención,

protocolos de seguridad y salud en el trabajo, estructura organizacional, plataforma estratégica,

personal capacitado, infraestructura, equipos tecnológicos, maquinarias, entre otros.

La empresa Postobón SAS, cuenta con los recursos necesarios para cada que cada área tenga

un buen funcionamiento y cumpla con los objetivos propuestos.

Dentro de los objetivos trazados por Postobón son:

Seguir liderando y teniendo un buen posicionamiento y recordación en el mercado.

Marcar la diferencia e innovación.

Seguir Ampliando su portafolio de productos y su sistema de distribución.

Cumplir con la plataforma estratégica establecida por la empresa.

Contribuir al cuidado y prevención del medio ambiente.

Contar con el personal capacitado, comprometido y todos los recursos necesarios para llevar

a cabo su actividad económica.

Alcanzar su meta propuesta de expansión y desarrollo del negocio central, modelo de

negocio multicategorica, innovación efectiva, expansión geográfica y desarrollo sostenible.

Por lo tanto, Postobón SAS para cumplir con sus objetivos cuenta con ciertos recursos en sus áreas

para lograr alcanzarlos, a continuación, se mostrará los recursos con lo que cuenta:

Área Administrativa.

Los recursos con lo que cuenta la empresa para esta área son: estructura organizacional,

manual de funciones, definición de políticas, procesos, reglas y procedimientos, locación de oficinas

administrativas , estudios periódicos del impacto al medio ambiente, equipos tecnológicos y

sistemas para guardar la información esencial, planificación, dirección, organización y control de

las actividades empresariales, subsistemas, útiles de papelería y representantes con un alto liderazgo

y compromiso.

Área Financiera

La compañía Postobón realiza una buena planeación financiera, con el fin de cumplir con sus

metas planteadas, además, su contabilidad la llevan al día, y cumpliendo con las normas, las cuales

son las normas internacionales financieras y normas internacionales de contabilidad.

En el año 2018 creció la compañía en la macro categoría de bebidas no alcohólicas,

manteniendo el liderazgo en diferentes segmentos, con resultados relevantes tanto en volumen como

en valor. Los ingresos de la sociedad Postobón S.A. en 2017 llegaron a $1.624.829, un 4,7% más

que en 2016.Sus ingresos operacionales en el año 2017 llegaron a $1.624.829 millones, un 4,7%

más con respecto a 2016, que cerró en $$1.552.537 millones. Y el activo total de la sociedad a 31

de diciembre de 2017 es de $3.167.796 millones, con un aumento de $485.257 millones, que

equivale a un incremento del 18,1% con relación a diciembre 31 de 2016.El pasivo total pasó de

$869.901 millones en diciembre de 2016 a $1.141.951 millones en diciembre de 2017, con un

aumento de 31.3%. Este cambio se explica principalmente por las obligaciones financieras

contraídas.
 Los documentos o recursos con los que cuenta esta área son: estados financieros, informes

mensuales y anuales, software contable, planeación financiera, implementación de las normas

contables, Contador, auxiliares, revisor fiscal, etc.

Área comercial.

En esta área posee recursos como: la estrategia comercial, el portafolio de productos (35

marcas, 500 representaciones), diseño, precios, 71 centro de trabajos, 52 canales de distribución, 19

plantas productoras y para la publicidad patrocina al deporte, educación, medio ambiente y anuncios

publicitarios por diferentes canales de televisión. Además, con investigación del mercado,

competidores, sistemas de ventas y para la recolección de información de los clientes.

Área de producción.

Esta es una área fundamental para Postobón, ya que de esta depende que se elaboren los

productos y que cumplan con la satisfacción del consumidor, por eso cuenta con recursos tales como:

materias primas, maquinarias, vehículos, manuales de procedimientos para realizar el proceso de

producción eficazmente, el personal idóneo, sistemas para el ingreso de productos, almacenamiento,

logística, presupuesto, construcciones, edificaciones, y equipos, muebles y equipos de cómputo,

equipos de transporte, envases y empaques, activos de refrigeración, dispensadores, implementación

de sistema de gestión de calidad y programación de las actividades, con el fin de evitar la escasez

de los recursos y costos.

Talento humano.

Postobón genera una cantidad de empleo, cuenta con 11.287 empleados de vinculación

directa, un buen sistema de Seguridad y salud en el trabajo realiza incentivos a los colaboradores,

préstamos, capacitaciones, dotaciones, evaluaciones de desempeño implementa proceso de selección

del personal con el fin de contar con los mejores y capacitados.

¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

El proceso de auditoría se está ejecutando de acuerdo con lo planeado, ya que la empresa ha

proporcionado suficientes fuentes de cada área para determinar si estás cumplen con los estándares

y metas establecidas; además, el funcionamiento se está desarrollando acorde a los objetivos

alcanzar, puesto que se cuenta con los recursos suficientes para las actividades y funciones.

los factores que se están desarrollando acorde a lo planeado por la empresa son:

Mercadeo:

En este factor se ha podido evidenciar que se cuenta con una orientación para alcanzar ciertas

estrategias comerciales que ha planteado Postobón como: marcar la diferencia, innovar, ofrecer

diferentes productos, los precios asequibles y hacer llegar los productos hasta el consumidor final,
por diversos canales de distribución en varias partes del país, además, cuenta con el personal idóneo

encargado con el plan de marketing y así poder cumplir con las ventas establecidas. También, se han

obtenidos resultados positivos en el acogimiento del producto por parte del consumidor, además, se

realiza publicidad constante para dar a conocer los productos en el transcurso del tiempo que se van

elaborando y se realizan encuestas para identificar el grado de satisfacción del consumidor.

Actividad productora.

En este factor se ha evidenciado una organización, estructura en la producción, en efectuar las

operaciones de una forma eficiente y económica.

Productos y procesos:

En este factor se emplea correctamente, ya que la empresa cuenta con un proceso

estructurado para la fabricación de sus productos para lograr obtener una selección y diseño de estos,

además, los métodos adecuados que se deben realizar para su elaboración y cumplir con la

elaboración de la cantidad de productos programados.

Política y dirección:

Este factor ha sido de gran importancia para la empresa, puesto que cuenta con una estructura

organizacional definida y una plataforma estratégica que permite alcanzar objetivos, también,
existen normas, lineamientos que se deben cumplir y cuenta con directivos comprometidos; por otra

parte, en este factor se trata de inculcar a los colaboradores el sentido de pertenencia y supervisar

que las actividades se estén desarrollando de forma adecuada.

Medios de producción.

En este factor la empresa ha invertido en 15 plantas productoras, en infraestructura, en

maquinarias, herramientas y tecnología; además, cuenta con manuales para operar de manera

adecuada las maquinarias y sus respectivas reparaciones.

Medio ambiente:

La empresa cumple con protocolos establecidos para mitigar los impactos ocasionados al

ambiente, por eso aplica las normas vigentes, realiza diferentes actividades para ejercer su

responsabilidad social. Cabe resaltar, que a pesar de que la empresa adopte medidas, este será un

factor que obstaculice el funcionamiento de las operaciones de la empresa, puesto que se debe estar

actualizando en el surgimiento de nuevas normas para no ocasionar un impacto negativo al medio

ambiente.

Contabilidad y estadística.

En este factor se cuenta con la realización informes contables periódicos, con la asesoría de

un contador, se aplica las normas contables legales vigentes, implementación de un software

contable que le permita llevar un control de sus movimientos y manuales para el uso del

software.

Suministros.

En este factor la empresa cuenta excelentes proveedores, con un proceso estándar para la

recepción de las materias primas y protocolos de calidad, almacenamiento de manera adecuada,

reportes de verificación de productos recibidos, sistematización de ingreso de productos, revisión de

ingreso de mercancía en el sistema, programación de carga de vehículos y de entrega, planeación de

carga del pedido y un gran abastecimiento.

Fuerza de trabajo.

En este factor se cuenta con personal calificado, comunicación, aplicación de manuales de funciones,

compromiso, capacitaciones constantes, adaptación, incentivos, reglamentos de accidentes de

trabajo, sistema de seguridad y salud en el trabajo y motivación.

¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

los factores que no permiten que se logren los objetivos con claridad son:
Medio ambiente.

 Otro factor es el medio ambiente ya que en el año 2017 el clima estuvo marcado

 por las lluvias, una condición que impacta directamente sobre el negocio de las bebidas, ya

que se vio afectada el consumo disminuyó y la producción industrial estuvo a la baja.

 El desconocimiento de nuevas normas y permisos para ejercer sus actividades sin afectar al

medio ambiente.

Financiamiento.

 El cambio de régimen monofásico a plurifásico en el cobro del IVA, ya que esto afecta la

producción y ventas; ya que se estima que esta medida podría afectar un 10% del volumen.

(ley de financiamiento,2019).

 El nivel de endeudamiento que ha tenido la empresa debido a las obligaciones contraídas, es

decir, los créditos que han solicitado, con el fin de suplir con el presupuesto para llevar a

cabo el funcionamiento de la empresa.

Desconocimiento o falta de aplicación de nuevas normas contables y financieras.

Productos y procesos.

 Otro factor en lo cual la empresa debe estar preparado, es el entorno político, ya que el

gobierno reglamentó la norma de Responsabilidad Extendida al Productor para envases y

empaques posconsumo, por lo cual año tras año deben implementar estrategias que ayuden

al medio ambiente y de paso que ayuden a minimizar costos de producción.

Otros factores.

 Conflictos sociales: Este factor ha influido de manera negativa; ya que por la mala

administración del gobierno se ha presentado disturbios en las manifestaciones lo que ha

generado que sus empleados tengan contratiempos como no lleguen a tiempo a su trabajo,

por lo cual baja la productividad de la empresa.

¿A qué factores debemos poner mayor atención?

A uno de los factores que le debemos colocar mayor atención es al de medio ambiente por medio

del reciclaje , ya que esto ayuda a mitigar que el gobierno por decirlo de una manera obligue a las

empresas a cuidar el medio ambiente de manera forzada, ya que muchas no lo hacen por su propia

mérito, por lo cual ayudaría a mantener el buen nombre de la compañía y que se siga caracterizando

por ser una de las empresas que ayudan más al medio ambiente.
 Por otro lado, sería el factor Político, en el cual la compañía debe estar muy atenta a estos

cambios y poderlos afrontar de la mejor manera, e ir implementando las leyes sin infringir la ley, y

si estas leyes disminuyen los ingresos, se podría mitigar un poco disminuyendo los costos de

producción.

Al factor de financiamiento, ya que la empresa ha tenido un nivel de endeudamiento por

créditos para cumplir con obligaciones contraídas, esto genera a tomar medidas para que no afecte

con el patrimonio y la sostenibilidad de la empresa.

¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

 Los objetivos que se pueden alcanzarse son:

 Cumplir con el propósito de la auditoría.

 Conocer los factores que obstaculizan a la empresa y así realizar las medidas correctivas.

 Evaluar el funcionamiento de cada una de las áreas.

 Verificar si se están aplicando las políticas, lineamientos y procedimientos

establecidos.

 Evaluar el desempeño, compromiso y trabajo en equipo entre los colaboradores.

 Cumplir con la actividad económica de la empresa.

 Determinar la capacidad productiva y si las estrategias comerciales cumplen acorde al plan

de marketing.

 Analizar la satisfacción del consumidor final respecto a los productos ofertados.

 Establecer las fortalezas y debilidades frente a la competencia.

Los objetivos que no pueden alcanzarse son:

Conocer realmente la situación financiera de la empresa.

Conocer el patrimonio con el que cuenta la empresa.

Mitigar los impactos ambientales ocasionados a la empresa.

Determinar si la empresa es capaz de superar sus deudas.

Estar actualizados en las normas vigentes.

¿Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores?

El auditor se contrató con la función específica permite determinar un dictamen sobre la

razonabilidad financiera de Postobón frente a los estado financieros, durante el proceso de auditoría,

se solicita verificar los proveedores, un estimado de clientes, para determinar la confirmación de

cuentas pendientes por pagar registradas en los libros contables de la compañía, es de resaltar que

las pruebas realizadas en la auditoria son de vital cumplimiento, lo cual indicarán hallazgos y esto a

la vez son emitidas por el auditor.

2.Presentación del diagnóstico

Se deben preparar los documentos para hacer el diagnóstico

Indicar con calidad la problemática y factores que lo generan

Exponer a las personas involucradas

Sugerir decisiones para mejorar e impulsar que se hagan.

 CÓDIGO:
FORMATO INFORME AUDITORÍA F05-PRO-CIG001
ADMINISTRATIVA
VERSIÓN 1

Nombre del proceso del área Auditoria

RESPONSABLE (S) Coordinación de auditoría interna

Nathalia Gonzales Cupitra

María Isabel Morales Buitrago
EQUIPO AUDITOR Nurys Mirley Pabón Jiménez
Visney Trujillo Rodríguez

FECHA DE AUDITORÍA 10 septiembre

Visney Trujillo2019
Rodríguez
Profesional grupo control interno
HALLAZGOS Y DIAGNOSTICO
Se expone la presentación de la empresa Postobón SAS, junto con información relevante hallada

en el documento anterior del Eje 2. Adicional, se detalla información del plan de auditoría,

objetivos, proceso de la auditoría y algunos obstáculos dentro del proceso.

Postobón SAS, ha logrado un gran impacto en el mercado durante los últimos años, es una de

las empresas líderes y admiradas en Colombia por su participación en la industria de bebidas no

alcohólicas. Tiene la capacidad de ofrecer productos en varias ciudades del país, con un diseño

exclusivo y profesional. Dentro de la competencia directa se encuentra la empresa Coca cola;

pero, esta no ha sido un obstáculo para que Postobón siga evolucionando y siendo una de las

marcas preferidas por los consumidores.

La fórmula, el sabor, el diseño y los precios asequibles de los productos es un factor

importante que le genera ventajas con respecto a la competencia ya que, al ofrecer los productos

de alta calidad y aun precio cómodo puede ser adquirido fácilmente por el consumidor; además,

Postobón se caracteriza por la diferenciación e innovación de sus productos; Finalmente se logra

la comercialización por medio de los diferentes canales de distribución para llegar al consumidor

final, el canal más utilizado por Postobón es el directo y ha generado resultados positivos.
 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Es la revisión de la ejecución y puesta en práctica de los sistemas, políticas y procedimientos

establecidos por la dirección, verificar que todo esté puesto en marcha como lo estipulan los

objetivos de la empresa y realizar planes de mejoras en caso de ser necesario. También, velar

por el cumplimiento del programa de auditoría interna, el cual deberá tener en cuenta los

riesgos y evaluar integralmente la totalidad de las áreas de la compañía. Asimismo, supervisar

por la planeación, organización y la transparencia de la información financiera se ajuste a lo

dispuesto en las normas contables.

AREA DE INTERVENCION
la principal área para la intervención de la auditoría es la Administrativa, para determinar los

procesos, políticas y lineamientos por parte de la gerencia, por otra parte, la financiera, talento

humano, producción y comercial, con el fin de verificar que cumplan con la estructura

organizacional y evaluar el desempeño para lograr los objetivos propuestos.

 CÓDIGO:
FORMATO INFORME AUDITORÍA F05-PRO-CIG001
ADMINISTRATIVA
VERSIÓN 1

DOCUMENTOS PARA EL DIAGNOSTICO

las fuentes documentales básicas a las que se pueden acudir son:

 Acta constitutiva
 Ley que ordena la creación de la organización
 Reglamento interno
 Reglamentación especifica
 Manuales administrativos
 Cuadros de distribución de trabajo
 Plantillas de personal

PROBLEMÁTICA Y FACTORES QUE LO GENERAN

Al momento de verificar el área de intervención principal el cual es el administrativo podemos

decir que no se estaba realizando un efectivo proceso documental, esto hacia que se perdiera
información importante, de toda la organización en general, así mismo podemos determinar
que en el área comercial y de distribución, aún hace falta elementos de última tecnología para
su óptimo desarrollo, en cuanto a lo financiero podemos decir que está realizando un proceso
muy completo ya que es una de las áreas con mayor capital humano capacitado para dar detalle
de cualquier inconveniente presentado, Postobón ha realizado una estrategia organizacional la
cual hace diferenciación de producto, dónde se encuentra enfocada en la innovación, la
amplitud del portafolio, el sistema de distribución propio a nivel nacional, que ha Sido difícil
ver igualar para cualquier competidor, en este sentido las fortalezas logísticas combinadas con
la fortaleza de innovación se han convertido en una fuente clave de ventaja competitiva para
Postobón
Análisis: por medio de su logística logra ser la empresa más competitiva gracias al control de
varias áreas que la constituyen, las cuales si miramos a nivel general el factor de riesgo es
mínimo al evaluar la problemática teniendo en cuenta que estás áreas constantemente entran en
un plan de mejora y seguimiento para garantizar la eficacia organizacional.
 PERSONAS INVOLUCRADAS

Profesor: Carlos Andrés Pérez Rodríguez

Directivos y área administrativa de la empresa Postobón

RECOMENDACONES

Al verificar estás áreas afectadas en el proceso de auditoría realizado, que tiene como objetivo la
revisión del funcionamiento y procesos claves de Postobón y su nivel de cumplimiento de la
normativa vigente en la materia, se aprecia una evolución franca, acelerada entre 2018 y 2019,
principalmente en la consolidación de procesos, transparencia y trazabilidad de las decisiones
adoptadas.
En particular: se recomienda avanzar en el desarrollo administrativo de las tareas asociadas a la
documentación y entrega de informes para evitar que este tipo de información se pierda o se tenga
difícil acceso a ella.
En cuanto a la distribución debería calcularse la entrada de productos a nivel nacional de una forma
más detallada para su óptimo desarrollo y ejecución de inventarios.
Determinar las áreas de oportunidad en cada una de las etapas del proceso administrativo junto con
esto se encontraron las causas que hacen que la empresa, aunque se dirija a la mejora continua,
existen elementos que la dificulten o la obstaculicen.
 CONCLUSIONES

Del presente trabajo, se puede identificar las ventajas que tienen las auditorias en las empresas,

teniendo en cuenta las falencias que se pueden mejorar si se determinan a tiempo y que es

fundamental evaluar cualquier proceso necesario e indispensable para poder llevar un control de la

misma. Por eso, eso es de vital importancia que la empresa cuente con los recursos necesarios para

cumplir sus objetivos y obtener una buena productividad.

Por otra parte, se puede concluir, que el análisis factorial permite determinar un conjunto de factores,

con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia con que opera la empresa. De lo anterior, una vez

aplicado este método a la empresa Postobón, se logró determinar los factores que no están

permitiendo que esta cumpla con sus políticas y objetivos propuestos.

 REFERENCIAS

https://www.google.com/search?client=tablet-android-
lenovo&sxsrf=ACYBGNTmzAHdap9b4z79uF_8JundVPx24Q%3A1568676535960&ei=txqAXd
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2i39j35i39j46i39j0i131j0j46j0i67j0i20i263j0i22i30j0i22i10i30j33i160.2rGumiOvlbg#imgrc=YCy
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