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Tabla de Contenidos
DESCRIPCIÓN
En esta sesión aprenderá acerca crear fórmulas para lograr eficiencia en la obtención cálculos.
Veremos la importancia de las fórmulas en la hoja de cálculo para realizar todo tipo de cálculos.
Una de las grandes herramientas que existen en Excel son las fórmulas, las cuales permiten
simplificar el trabajo al momento de buscar resultados de diversos cálculos y operaciones
extremadamente útiles, que completan todo el poder de la hoja de cálculo.
CAPACIDAD
Al final de esta sesión estará en capacidad de realizar todo tipo de cálculo utilizando las fórmulas y
referencias de celda
TEMÁTICA
Fórmulas básicas
Referencias de celda
Tablas y rangos
1. FÓRMULAS BÁSICAS
Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula divide al resultado
de 10 elevado al cuadrado y le suma 20 al resultado.
Ejemplo:
= 20+(10^2)/2
Todas las fórmulas en Excel deben comenzar con un signo igual (=). Esto se debe a que la
celda contiene o es igual a la fórmula y el valor que calcula.
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Operador de comparación Significado Ejemplo
= (signo igual) Igual a A1=B1
> (signo mayor que) Mayor que A1>B1
< (signo menor que) Menor que A1<B1
>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
Referencias: celdas que contienen a los valores empleados en el cálculo del resultado.
Constante: valor fijo que también puede ser empleado.
Argumentos: valores o celdas empelados en una función para obtener el resultado esperado.
2. REFERENCIAS DE CELDAS
Son aquellas que identifican la ubicación exacta de los valores que serán utilizados en la fórmula
para obtener el resultado, logrando así automatizar los cálculos generados por una fórmula.
El valor de la fórmula va a depender entonces de los valores de las celdas referenciales, y cambiará
cuando se modifiquen los valores de las celdas referenciadas.
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Referencias Relativas:
Sabemos que el término “relativo” significa “cambiante”, entonces diremos que son aquellas celdas
que cambian automáticamente su referencia (posición) al ser copiada la fórmula que las contiene.
Para explicar adecuadamente estas referencias, desarrollaremos el siguiente ejercicio:
“Tenemos los datos de las ventas del mes de enero en el siguiente cuadro, en que se pide calcular
el Monto vendido, importe de IGV e Importe vendido”.
Importante:
Como cada producto tiene sus propias sesiones vendidas y precio unitario, entonces las celdas que
conforman la fórmula obtenida =B5*C5, son CELDAS RELATIVAS. El cálculo para el resto de
productos se generará al copiarse la dicha fórmula (proceso que veremos posteriormente).
Referencias Absolutas:
El término “Absoluto” puede significar “Fijo”, por ello diremos que son aquellas celdas que no
cambian su referencia (posición) al ser copiada la fórmula que las contiene.
Para explicar este tipo de referencia, seguiremos con el ejercicio anterior:
Ahora crearemos la fórmula del Importe IGV:
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La fórmula a emplear es: Importe IGV=%IGV*Monto vendido
Hagamos clic en la celda donde se calculará el resultado: E5
Escriba la fórmula a usar: =D5*B11.
A continuación, en la fórmula, debemos fijar la celda B11, para completar la fórmula: D5*B11
pulsamos la tecla de función F4, quedando así: =D5*$B$11
Luego pulsamos Enter y el resultado es de: 117.00
Referencias Mixtas:
Una referencia mixta es una combinación de posiciones relativas y absolutas, por ejemplo; la
referencia C$3 se dice que la columna C es relativa y la fila 3 es absoluta. En otro ejemplo, la
referencia $B4 se dice que la columna B es absoluta y la fila 4 es relativa.
Con el siguiente ejercicio, explicaremos mejor el uso de este tipo de referencia: “Se desea calcular
las comisiones de ventas para diferentes niveles de ventas y tasas de comisión”. Para ello tenemos
el siguiente cuadro de datos.
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¿Por qué esta fórmula?
Cuando esta fórmula sea copiada verticalmente, la referencia $A6 irá cambiando a $A7, $A8, $A9 y
$A10 ya que la fila es relativa; sin embargo, la referencia B$5 se mantendrá fija ya que la fila es
absoluta.
Cuando esta fórmula sea copiada horizontalmente, la referencia B$5 irá cambiando a C$5, D$5, E$5
y F$5 ya que la columna es relativa; sin embargo, la referencia $A6 se mantendrá fija ya que la
columna es absoluta. Obteniendo así todas las comisiones de ventas en todas las celdas del cuadro.
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Como los Totales de Enero a Marzo los encontramos en otras hojas el procedimiento para realizarlo
es el siguiente:
Obteniendo el Total Enero en la hoja Resumen:
Hacer clic en la etiqueta de hoja Resumen y luego clic en la celda donde se desea obtener el
resultado para este caso: E4
Escriba el signo =
Ahora hacer clic en la etiqueta de la hoja ENERO y luego clic en la celda referencial a usar (Ejemplo:
F10).
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Pulse Enter. Se obtuvo el primer resultado.
Para el caso del Total Febrero y Marzo seguimos los pasos anteriores. Observa como se muestra los
resultados.
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Se refiere a la hoja
de cálculo
= E10/[Cambio.xlsx]PERU!$C$5
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Ahora crearemos la fórmula para el Importe Vendido.
Hagamos clic en la celda donde se calculará el resultado: F5
Escriba la fórmula a usar: =D5+E5 y pulse Enter.
A continuación, copiamos la fórmula como en los casos anteriores.
3. TABLAS Y RANGOS
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas (registros), en la que la primera fila
contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos) y las demás filas contienen los
datos almacenados. Por ello, también le llama listas de base de datos.
Un rango, es un conjunto de celdas contiguas (una junto a la otra) que pueden ser seleccionadas
para realizar una operación igual con todas ellas.
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Cabeceras de columnas
Cabeceras TABLA
de filas
RANGO
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4. Hacer clic en el botón Aceptar para crear la tabla.
5. Obtendrá el siguiente resultado:
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Nombre de la tabla
Toda tabla tiene un nombre predeterminado (Ejemplo: Tabla1), pero el usuario puede
cambiarlo.
1. Hacer clic dentro de la tabla a nombrar.
Estilos de la tabla
Para colorear una tabla en forma rápida y sencilla, debe utilizar uno de los estilos
predeterminados de la ficha Diseño.
Solución:
1. Hacer clic dentro de la tabla
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2. Seleccione la ficha Diseño y del grupo Estilos de tabla hacer clic en el botón Más, luego,
elija el estilo solicitado: “Estilo de tabla medio 10”
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3.4 Crear un estilo de tabla personalizado
Ejercicio:
Crear un estilo personalizado llamado CIS-UCV que tenga las siguientes características en
toda la tabla:
Fuente: Negrita, Color de fuente: Purpura
Bordes: Externo: Estilo doble, Interno: Simple, Color de borde: Azul claro
Relleno: Azul énfasis 1, Color de trama: Azul, énfasis 1, claro 40, Estilo de trama:
Atenuado al 12.5%
Solución:
1. Hacer clic dentro de la tabla creada.
2. Seleccione la ficha Diseño, en el grupo Estilos de tabla, despliegue el botón Más.
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5. Hacer clic en el botón Formato y personalice las características del estilo
según lo solicitado:
Fuente: Negrita, Color de fuente: Purpura
Bordes: Externo: Estilo doble, Interno: Simple, Color de borde: Azul claro.
Relleno: Azul énfasis 1, Color de trama: Azul, énfasis 1, claro 40, Estilo de trama:
Atenuado al 12.5%
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Hacer clic en el botón Aceptar.
El estilo CIS-UCV se ha creado, para verificar hacer clic en el botón Más del grupo
Estilos de tabla (Categoría: Personalizada)
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5. En la ventana que se muestra, hacer clic en el botón Formato.
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2. Seleccione la ficha Diseño, hacer clic en el botón Más del grupo Estilos de tabla y
luego hacer un clic derecho en el estilo a borrar. Ej.: CIS-UCV.
3. Elija Eliminar
Ejercicio:
Activar a la tabla creada, la fila de totales, que muestre el total de pacientes registrados.
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Solución:
1. Hacer clic dentro de la tabla
2. Seleccione la ficha Diseño y el grupo Opciones de estilo de tabla, active Fila de totales.
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Criterio de ordenación
Los datos de una tabla, se ordenan usando en la ficha Datos, uno de los botones:
.
Ejercicio:
Se tiene la siguiente tabla y se desea ordenar los datos en forma ascendente a partir de la
columna Paciente.
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Solución: (Método 02)
Si se fija, cada cabecera de la tabla, tiene un botón de lista que puede desplegar un menú con
opciones rápidas de ordenación, así como la posibilidad de ordenar por colores.
Ejercicio:
Ordenar los datos de la tabla, a partir de la columna Servicio en forma Descendente.
1. Hacer clic en el botón de lista del campo que activará la ordenación. Ej. Servicio
2. Seleccione el tipo de ordenación a realizar. Ej. Ordenar de Z a A.
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3.9 Segmentación de datos en una tabla
Es una herramienta sencilla e interactiva para filtrar datos. Podrá seleccionar los elementos y
ver inmediatamente los resultados.
Crear un filtro
Ejercicio 01:
Filtrar los elementos correspondientes al Servicio de Oncología.
Solución
1. Hacer clic dentro la tabla
2. En ficha Diseño, hacer clic en el botón Insertar segmentación de datos
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Para filtrar en la lista de elementos, considere el criterio: Oncología:
Hacer clic en Oncología.
Observe los resultados en la tabla.
Ejercicio 02:
Filtrar los pacientes: Luján Alfaro Diego y Narro Pérez Iván.
Solución
1. Hacer clic dentro la tabla
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Observe los resultados en la tabla.
6. Para filtrar en la lista de elementos, considere los criterios: Luján Alfaro Diego y Narro Pérez
Iván:
Para filtrar varios elementos
8. Hacer clic sobre cada elemento a filtrar. Ej. Luján Alfaro, Diego y Narro Pérez, Iván.
Nota: Para seleccionar varios elementos también puede usar la combinación de teclas:
Shift + Clic (Selección continua)
Ctrl + Clic (Selección discontinua)
Borrar filtro
Si desea borrar el filtro puede hacer un clic en el botón:
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Ocultar la ventana de filtrado:
Hacer clic derecho sobre la ventana de filtro y elija Quitar… Ejemplo: Quitar Servicio
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Observe tenemos dos servicios duplicados de Odontología.
3. Hacer clic dentro de la tabla
4. Seleccione la ficha Diseño y en el grupo Herramientas, elija la opción Quitar duplicados
5. Seleccione el campo(s) donde hay duplicados a quitar. Ej.: Servicio.
6. Hacer clic en el botón Aceptar.
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Observe ya no tenemos el servicio duplicado de Odontología.
Solución:
1. Hacer clic dentro de la tabla
2. En la ficha Diseño, haga clic en la opción Convertir en rango
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3. Hacer clic en el botón Si, para confirmar la conversión de la tabla.
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4. BIBLIOGRAFÍA
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