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REDACCIÓN DE TEXTOS

COMERCIALES

Guía para el estudiante

Elaborado por el formador:


HERNÁN AUGUSTO SIERRA

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE


INCAP
Programa Técnico Laboral en Secretariado
Ejecutivo
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPARÓ CON FINES


ESTRICTAMENTE ACADÉMICOS, DE ACUERDO CON
EL ARTÍCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO
TEXTO ES EL SIGUIENTE:

ARTÍCULO 32:
“Es permitido utilizar obras literarias, artísticas o parte de
ellas, a título de ilustración en obras destinadas a la
enseñanza, por medio de publicaciones, emisiones o
radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro
de los límites justificados por el fin propuesto, o comunicar
con propósito de enseñanza la obra radiodifundida para
fines escolares, educativos, universitarios y de formación
personal sin fines de lucro, con la obligación de mencionar
el nombre del autor y el título de las obras utilizadas”.

Redacción de Textos Comerciales


Instituto Colombiano de Aprendizaje
Elaborado por:
Hernán Augusto Sierra

Editado por:
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

© Prohibida la reproducción parcial o total


bajo cualquier forma
(Art. 125 Ley 23 de 1982)

Bogotá – Colombia
Versión 01 - Enero 2010

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

CONTENIDO
Pág.

PRESENTACIÓN 6
GUÍA METODOLÓGICA 7
UNIDAD UNO
1. CATEGORÍAS GRAMATICALES………………………………………….. 8
1.1 Definición……………………………………………………………………… 8
1.1.1 Sustantivo……………………………………………………………………... 8
1.1.2 Adjetivo…….………………………………………………………………….. 11
1.1.3 Pronombre…………………………………………………………………...... 11
1.1.4 Artículo o determinante………………………………………………………. 12
1.1.5 Verbo………………………………………………………………..…………. 12
1.1.6 Adverbio……………………………………………………………………….. 14
1.1.7 Preposición……………………………………………………………………. 15
1.1.8 Conjunción…………………………………………………………………….. 15
1.1.9 Interjección……………………………………………………………………. 16
2. LA ORACIÓN GRAMATICAL……………………………………………… 16
2.1 Concepto……………………………………………………………………… 16
2.2 Estructura del sujeto …………………………………………………….…... 16
2.3 Estructura del predicado ……………………………………………………. 17
2.3.1 Complementos en el predicado verbal……………………..……………… 17
2.4 Clases de oraciones………………………………………………………….. 19
2.5 Conectores……………………………………………………………….…… 19
2.6 Escollos lingüísticos………………………………………………………….. 21
2.6.1 Anacoluto o solecismo……………………………………………………..... 21
2.6.2 Leísmo…………………………………………………………………………. 21
2.6.3 Eufemismo…………………………………………………………………….. 21
2.6.4 Que Galicado…………………………………………………………………. 22
2.6.5 Mal uso del gerundio: Ando, iendo ………………………………………… 23
2.6.6 Redundancia………………………………………………………………….. 24

UNIDAD DOS
3. ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DEL MENSAJE EMPRESARIAL.. 36
3.1 Concepto………………………………………………………………………. 36
3.2 Creación de mensajes escritos …………………………………………….. 36
3.3 Tipos de mensajes…………………………………………………………… 37
3.3.1 Mensajes comerciales……………………………………………………….. 37
3.4 Tipos de comunicaciones comerciales…………………………………….. 39
3.4.1 Solicitudes de datos………………………………………………………….. 39
3.4.2 Cotización, pedido y remesa ……………………………………………….. 41
3.4.3 Crédito, cobranza y reclamo ……………………………………………….. 43
3.4.4 Memorando …………………………………………………………………… 46
3.4.5 Mensaje sociales……………………………………………………………... 46
3.5 Características de una comunicación efectiva en la carta comercial…... 48
3.5.1 Tono……………………………………………………………………………. 48

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

3.5.2 Estilo………………………………………………………………..………….. 48
3.5.3 Asertividad……………………………………………….….……………..….. 49
3.5.4 Lenguaje positivo…………………………………………………………….. 50
3.5.5 Cortesía………………………………………………………………………... 51
3.5.6 Modernismo………………………………………………………………….. 51
3.5.7 Cohesión………………………………………………………………………. 52
3.5.8 Integridad……………………………………………………………………… 54
3.5.9 Claridad………………………………………………………………………... 54
3.5.10 Eficiencia…………………………………………………………………........ 54
3.5.11 Brevedad……………………………………………………………………… 55

UNIDAD TRES
4. LA COMUNICACIÓN………………………………………………………… 63
4.1 Definición……………………………………………………………………… 63
4.2 Emisor…………………………………………………………………………. 64
4.3 Receptor………………………………………………………………………. 64
4.4 Canal…………………………………………………………………………… 64
4.5 Mensaje………………………………………………………………………... 64
4.6 Código…………………………………………………………………………. 64
5. EL LENGUAJE…………………………………………………………….…. 64
6. TIPOS DE COMUNICACIÓN……………………………………………….. 65
6.1 Comunicación oral…………………………………………………..……….. 65
6.1.1 Consejos para superar las barreras en la comunicación.……………….. 66
6.1.2 El rumor……………………………………………………………………….. 66
6.1.3 Técnicas de comunicación oral………………………………..……………. 67
6.1.4 Características de la buena comunicación………………………………… 67
6.1.5 Formas de comunicación oral………………………………………………. 69
7. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL…………………………………… 74
7.1 Concepto………………………………………………………………………. 74
7.2 Tipos de comunicación organizacional…………………………………….. 74
7.3 Fallas en la comunicación………………………………………………….. 74
8. COMUNICACIÓN VIRTUAL………………………………………………… 79
8.1 Clases de comunicación virtual…………………………………………….. 79
8.1.1 Comunicación sincrónica…………………………………………………..... 79
8.1.2 Comunicación anacrónica (asincrónica) …………………………………. 79
8.2 E-MAIL……………………………………………………………….………… 79
8.2.1 Redacción de E-MAILS………………………………..……………………. 79

BIBLIOGRAFÍA 88

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

Apreciado Estudiante:

Usted escogió al INCAP para que lo oriente en el camino de la formación profesional.


La Institución le proporcionará un instructor, quien le ayudará a descubrir sus propios
conocimientos y habilidades.

El INCAP, le ofrece además, recursos para que usted alcance sus metas, es decir,
lo que se haya propuesto y para ello dispondrá de módulos guía, audiovisuales de
apoyo, sistemas de evaluación, aula y espacios adecuados para trabajos
individuales y de grupo.

Éste módulo guía que constituye además un portafolio de evidencias de aprendizaje,


está distribuido de la siguiente manera:

PRESENTACIÓN: Es la información general sobre los contenidos, la metodología,


los alcances la importancia y el propósito del módulo.

GUÍA METODOLÓGICA: Orienta la práctica pedagógica en el desarrollo del proceso


de formación evaluación y se complementa con el documento de la didáctica para la
formación por competencias de manejo del formador.

DIAGNÓSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitirá utilizar la


estrategia más adecuada para construir sus propios aprendizajes.

AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted


mismo descubra, qué tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de
insumo para la concertación de su formación y el reconocimiento de los aprendizajes
previos por parte de su formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad).

CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y están presentados así:


Unidad
Logro de competencia laboral
Indicadores de logro: Evidencias de Desarrollo
Didáctica del método Inductivo Activo para el desarrollo de las competencias:
o FDH: Formador dice y hace,
o FDEH: Formador dice estudiante hace,
o EDH: Estudiante dice y hace., valoración de evidencias
BIBLIOGRAFÍA

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

PRESENTACIÓN

La secretaria tiene en sus manos una serie de actividades imprescindibles para


cualquier empresa, y una de ellas es la buena elaboración de comunicaciones
comerciales, por lo tanto debe dominar muy bien la ortografía y la redacción; ya que
estos dos elementos son su presentación ante las demás entidades con las cuales
se tienen relaciones comerciales.

La comunicación escrita es un elemento de suma importancia en los momentos


modernos, cualquier persona con deseos de superación debe dominar y poner en
práctica la redacción.

Por tanto la secretaria moderna debe ser una profesional con gran sentido de
superación, que le posibilite asimilar los vertiginosos cambios que se presentan al
utilizar correctamente los términos modernos que le permiten una comunicación
clara, directa, concisa y amable.

La secretaria debe ser consciente de que cada vez más en el ámbito de su trabajo se
amplía y adquiere nuevas responsabilidades, que tienen que ver en su mayoría con
el manejo de las comunicaciones orales y escritas, a través de los medios modernos
a su disposición.

"No hay libro tan malo que no contenga algo bueno".


Miguel de Cervantes

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

GUÍA METODOLÓGICA

La estrategia metodológica del INCAP, para la formación técnica del aprendiz


mediante competencias laborales, comprende dos caminos:

1. Las clases presenciales dictadas por el Formador haciendo uso del método
inductivo – activo

2. El trabajo práctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Formador, a través


de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc.
Con esto, se busca fomentar en el estudiante el análisis, el uso de herramientas
tecnológicas y la responsabilidad.

Los módulos guía utilizados por el INCAP, para desarrollar cada uno de los cursos,
se elaboran teniendo en cuenta ésta metodología. Sus características y
recomendaciones de uso son:

 A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral el


cual viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen
los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que
evaluará el Formador

 Glosario: Definición de términos o palabras utilizadas en la unidad que son


propias del tema a tratar.

 Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios,


referenciados así:

- FDH (El Formador dice y hace): Corresponde a la explicación del


contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador.

- FDEH (El Formador dice y el estudiante hace): El estudiante desarrolla los


ejercicios propuestos y el Formador supervisa.

- EDH (El estudiante dice y hace) Es el trabajo práctico que desarrollan los
estudiantes fuera de la clase, a través de talleres, desarrollo de casos,
lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el
Formador.

Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos más


relevantes y ejercicios generales.

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

UNIDAD UNO

1. CATEGORÍAS GRAMATICALES

LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL: Organiza sintácticamente oraciones


complejas e identifica la estructura del sujeto, del predicado y los conectores,
evitando el uso de escollos lingüísticos.

INDICADORES DE LOGRO EVIDENCIAS DE

Reconoce correctamente los elementos de la  Conocimiento


oración gramatical.
Identifica el sujeto en la oración sobre textos.  Conocimiento
Completa adecuadamente textos analizando su  Producto
respectiva redacción.
Analiza el uso de los conectores lógicos.  Desempeño

FDH Formador Dice y Hace


1.1 DEFINICIÓN
Es una clasificación de las palabras de acuerdo con la función que desempeñan
dentro de la oración. En la actualidad, el término categoría gramatical se refiere a
una variable lingüística que puede tomar diferentes valores de acuerdo al lugar que
ocupa en la oración.

1.1.1 Sustantivo
Partícula gramatical que designa a personas, animales, objetos o conceptos.
Ejemplos: Juan, perro, Bogotá, mesa, etc.

TIPOS DE SUSTANTIVOS
Abstractos Denotan cualidades o Amor, belleza, esperanza, caridad,
ideas que sólo tienen fe…
representación mental

Concretos Designan seres u Perro, agua, lápiz, piedra, puerta,…


objetos reales que se
pueden percibir con los
sentidos

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

o seres imaginarios Sirena, gigante, lápiz, …


que se representan
como reales

Colectivos Designan en singular Alameda, ejército, rebaño…


un conjunto de seres
iguales
Individuales Designan en singular Álamo, soldado, oveja…
un sólo elemento de
una clase
Propios Se refieren de forma Luisa, Manizales, Aneto…
individual a un sólo
miembro de esa clase.

Algunos nombres de el Japón, el Perú, la Vega


países o regiones
admiten artículos
También aquellos a los El (río) Amazonas; el (monte)
que se les presupone Everest
un nombre común
omitido
Llevan artículo en Los Martínez, los Picasso expuestos
plural cuando denotan
una clase de
individuos u objetos
Comunes Designan a todos los Mujer, ciudad, montaña…
miembros de una
misma clase
Contables Designan cualidades Libro, árbol, lápiz, dos discos,
separables que se muchas chicas…
pueden contar
Admiten Diez libros, algún libro…
cuantificadores,
numerales, además de
indefinidos
No contables Designan sustancias, Aire, arena, agua, petróleo, oro…
materias o cualidades,
es decir, entidades
continuas no
separables
Sólo admiten Bastante dinero, mucho azúcar…
cuantificadores
indefinidos

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

Epicenos Son los que designan Gorila, víbora, elefante, cría…


personas o animales
sin diferenciar el sexo

1.1.2 Adjetivo
Palabra que se agrega al sustantivo para designar una cualidad.
Ejemplos: inteligente, melodiosa, alto

Los adjetivos concuerdan en género y número con los sustantivos. En relación con
su significado hay varias clases de adjetivos:

CALIFICATIVOS Son los que expresan una cualidad del


sustantivo: bueno, inteligente
DE RELACIÓN O Lingüístico, social, musical, ocular
PERTENENCIA
GENTILICIOS Santandereano, tolimense, bogotana, ruso
CUASIDETERMINATIVOS Siguiente, último, anterior, postrero

La característica formal del adjetivo calificativo es el “grado”. Hay tres tipos de grado:

POSITIVO
Es el grado en el que se enuncia simplemente la cualidad: César es alegre.

COMPARATIVO
Son de tres formas:

SUPERIORIDAD: formado por el adverbio MÁS y la conjunción QUE: "Karen es


más inteligente que Julián"

INFERIORIDAD: formado por el adverbio MENOS y la conjunción QUE: "Julián es


menos inteligente que Karen"

IGUALDAD: formado por el adverbio TAN+ COMO o con la locución IGUAL


DE+QUE:
"Marina es tan inteligente como Orlando"
"Carolina es igual de inteligente que Ricardo"

SUPERLATIVO
Hay dos clases de superlativo:

ABSOLUTO: enuncia una cualidad que se tienen en grado máximo. Se forma con
adverbios o sufijos: muy pobre, pobrísimo, paupérrimo, muy abundante,
abundantísimo, ubérrimo.

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

RELATIVO: enuncia una cualidad que se tiene en grado máximo respecto a un


grupo. Se construye con las fórmulas MÁS DE, MENOS DE, MEJOR DE:
La más inteligente de la clase, la más simpática de mis amigas, la menos querida de
mis tías, el mejor estudiante de mi salón.

1.1.3 Pronombre
Son una clase de palabras cerradas que funcionan en la oración como los
sustantivos, es decir, que pueden sustituir al nombre. Permite señalar su tiempo y
persona gramatical.
Ejemplos: yo, tu, el, esa, esta, me, mi, su.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRONOMBRES


PERSONALES Sustituyen y representan a Formas tónicas:
los nombres y las relaciones yo, tú, él, ella, ello, mí,
personales. Tienen formas ti, sí, conmigo, contigo,
tónicas y átonas. consigo, nosotros/as,
vosotros/as, ellos/as,
usted/es.
Formas átonas:
me, te, se, nos, os, le,
la, lo, les, las, los
DEMOSTRATIVOS Todas las formas de los esa, eso, esto, esta,
determinantes demostrativos este, aquella, aquello.
ejercen el papel de
“pronombre” sólo cuando
aparecen sin sustantivo.
INDEFINIDO Son palabras que no nadie, alguien, nada,
permiten definir propiamente algo, quienquiera,
a los sustantivos. quienesquiera,
cada uno y cada cual.
NUMERALES Son los que informan con Cinco, primero tercio,
exactitud de cantidades y ambos, doble,
órdenes de colocación duodécimo,
referidos a nombres, pero decimotercero.
sin mencionarlos.
RELATIVOS Son palabras que se refieren Que, cual, cuales,
a un elemento anterior en el quien, quienes, cuanto,
discurso, que se llama cuanta, cuantos,
“antecedente” y que puede cuantas.
ser explícito o implícito: El que se enfada
pierde.
Andrés quien estaba
jugando no viajó.
INTERROGATIVOS Son tónicos y siempre llevan ¿cuál?, ¿quién?,

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

- EXCLAMATIVOS tilde. ¿qué?, ¿cuántas?,


¡quién!

1.1.4 Artículo o determinante


Partícula que se antepone para anunciar su género y su número, cumple la función
de convertir en sustantivo cualquier palabra que se anteponga. Se dividen en
determinados e indeterminados:

DETERMINADOS MASCULINO FEMENINO NEUTRO

SINGULAR El carro La casa Lo útil


PLURAL Los carros Las casas

INDETERMINADOS MASCULINO FEMENINO

SINGULAR Un niño Una niña


PLURAL Unos niños Unas niñas

1.1.5 Verbo
Es la palabra que designa acciones, estados o procesos con formas distintas para
los diferentes tiempos, números y personas. El verbo varía en:

TIEMPO
Indica el momento en que se realiza la acción. Presente, pasado y futuro
Ejemplos: Juan corre (presente)
Juan corrió (pasado)
Juan correrá (futuro)

MODO
Muestra la actitud del hablante con respecto a lo que dice, y son:

Indicativo: indica certeza. Mañana lloverá mucho en Bogotá


Subjuntivo: indica posibilidad. Ojalá no llueva mañana en Bogotá
Imperativo: indica mandato o ruego. Cierre la ventana que va a llover

PERSONA
Indica a quien se le asigna la acción.
Primera: el que habla
Segunda: el que escucha
Tercera: de quien se habla

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NÚMERO
Indica la cantidad de quienes realizan la acción.

Ejemplos: él trabaja (singular)


ellos trabajan (plural)
VOZ
Expresa la forma que tiene el sujeto para participar en la acción del verbo.
Ejemplo: yo amo (activa)
yo soy amado (pasiva)

1.1.5.1 Clases de verbos

Verbos regulares
Son aquellos verbos que al ser conjugados mantienen su raíz.
Ejemplo: Amar
Amaba
Amé
Amaré
He amado

Verbos irregulares
Son aquellos verbos que al ser conjugados presentan cambios en la raíz.
Ejemplo: (Ir)
Voy
Fui
Iré
He ido

Infinitivo
Son verbos sustantivados que se caracterizan por las terminaciones ar, er ir.
Ejemplo: Nadar es saludable.
Comer en exceso es perjudicial.
Vivir lejos

Gerundio
Son verbos que actúan como adverbios y se caracterizan por las terminaciones
ando, iendo.
Ejemplo: Yudy salió caminando.
Ángela salió corriendo.

Participio
Son verbos que actúan como adjetivos y se caracterizan por las terminaciones ado e
ido, acompañadas de las conjugaciones del verbo haber.
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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

Ejemplo: yo he amado

Formas no personales del verbo


Nosotros hemos comido

1.1.6 Adverbio

Es una partícula gramatical que califica, modifica o amplia la significación del verbo,
del adjetivo o del mismo adverbio.

Clasificación de los adverbios

De lugar aquí, allí, allá, lejos, (a)delante, atrás, (a)dentro,


(a)donde, ahí, cerca, dónde, arriba, encima, detrás.
De tiempo hoy, mañana, luego, entonces, ya, todavía, aún,
constantemente, recientemente, nunca, ayer,
ahora, enseguida, recién, mientras, temprano,
antes, después, cuando.
De modo así, bien, mal, mejor, peor, igual, cual, como,
según, (la mayoría de los acabados en “mente”)
De afirmación sí, también, claro, bueno, efectivamente,
naturalmente, seguro, evidentemente,
verdaderamente.
De negación no, tampoco, nada, nunca, jamás.
De cantidad nada, mucho, poco, apenas, demasiado, más,
menos, tan, muy, bastante, casi, justo, todo,
cuanto.
De deseo ojalá, así.
De duda posibilidad quizá(s), igual, acaso, posiblemente,

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o probabilidad probablemente, seguramente.


De exclusión sólo, solamente, únicamente, aun, además.
inclusión o adición

Locución adverbial
Una locución adverbial está formada por dos o más palabras que constituyen un
conjunto sintáctico indivisible que se comporta igual que un adverbio: a oscuras, de
pronto, ante todo, con frecuencia, a traición, sin comparación, desde luego…

Algunas locuciones inciden sobre la oración entera y se refieren a la actitud del


hablante sobre los hechos: a lo mejor, tal vez, puede que...

1.1.7 Preposición
Es una palabra invariable que sirve para relacionar los elementos de una oración.

A ante bajo con contra de desde


en entre hacia hasta para por según
sin sobre tras
En desuso: cabe (junto a), so (debajo de)

1.1.8 Conjunción
Es una palabra invariable que une o enlaza palabras o proposiciones (frases u
oraciones), aunque haya oposición entre ellas.

Copulativas Dan idea de suma o y, e, ni


acumulación
Adversativas Dan idea de mas, pero, sino, sino que
contraposición
Disyuntivas Dan idea de opción o, u

Causales Establecen relación de porque , pues, puesto


causa que
Condicionales Expresan una condición si, con tal que, siempre
que
Concesivas Indican dificultad que no aunque, si bien, así, por
impide lo tanto
Comparativas Relacionan comparando como, tal como

Consecutivas Expresan una tan, tanto que, así que


consecuencia

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

Temporales Dan idea de tiempo cuando, antes que

Finales Indican una finalidad para que, a fin de que

1.1.9 Interjección

Expresión con la que se manifiestan impresiones repentinas o


exclamaciones, van entre signos de exclamación.
Ejemplos:
¡Ah!, ¡uf!, ¡bah!, ¡zas!, ¡eh! ¡ay!, ¡oh!, ¡ojo!, ¡cuidado!, ¡bravo!, ¡oiga!,
¡vaya!, ¡estupendo!, ¡Dios mío!, ¡Cielo santo!, ¡Qué horror! ! ¡Nunca!
¡Ahora!, ¡válgame Dios!

2. LA ORACIÓN GRAMATICAL

2.1 CONCEPTO
La oración gramatical es una unidad de comunicación que posee sentido completo,
carácter independiente y termina en pausa o punto. En tal sentido, la oración está
formada por dos partes: sujeto y predicado.

PARTES BÁSICAS DE LA ORACIÓN

SUJETO Es la persona, animal Viviana llegó


u objeto de quien se muy tarde
habla o quien (¿Quién llegó?
desarrolla la idea Viviana)
expresada por el Una luz cegó
verbo. sus ojos
(¿Qué cegó sus
ojos? Una luz)
PREDICADO Es todo aquello que se Yudy salió de
expresa del sujeto y viaje
aparece como la Ángela vive muy
acción realizada con lejos
todos sus efectos. Carlos tiene
veinticinco años

2.2 ESTRUCTURA DEL SUJETO


El sujeto puede ser simple o compuesto, según tenga uno o más núcleos.

16
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NÚCLEO DEL SUJETO


Normalmente es un sustantivo; cuando el sujeto se forma con dos o más grupos
nominales unidos por una conjunción, el núcleo es compuesto.
Ejemplo: El bravo cazador y su hermoso perro se internaron en el bosque.

2.3 ESTRUCTURA DEL PREDICADO


Existen dos clases de oraciones que dependen del verbo conjugado que contengan:
nominales y verbales

LA ORACIÓN NOMINAL
Es aquella que utiliza los verbos copulativos (ser o estar) y generalmente se refiere a
atributos.

Ejemplo:
Marisol Ospina es una gran mujer
sujeto Verbo copulativo atributo

LA ORACIÓN VERBAL
Es aquella que contiene un sujeto que realiza la acción, con determinados efectos y
en circunstancias específicas (complementos). Utiliza verbos no copulativos
(diferentes a ser o estar) en sus conjugaciones. El verbo conjugado es el núcleo de
estas oraciones.

Ejemplo:

La luna refleja La luz del sol


Sujeto Verbo conjugado complemento

2.3.1 COMPLEMENTOS EN EL PREDICADO VERBAL


El complemento del verbo modifica al verbo de tres maneras:

COMPLEMENTO DIRECTO
Es aquel que completa la oración verbal. Cuando una oración tiene complemento
directo se llama transitiva y se identifica aplicando la pregunta “qué” al verbo
conjugado.
Ejemplos: Lloraba lágrimas amargas (Lloraba qué: lágrimas amargas)
Me gusta el fútbol (Me gusta qué: el fútbol)

17
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

COMPLEMENTO INDIRECTO
Es aquel que asigna un destinatario de su acción. En otras palabras, aparece como
destinatario de la acción verbal y generalmente esta precedido de las preposiciones
“a” o “para”.

Ejemplos:
Compré un regalo para Teresa La destinatario del regalo es Teresa
Le escribiste una carta a tu amigo El destinatario de la carta es tu amigo

COMPLEMENTO CIRCUNSTANCIAL
Es aquel que establece las circunstancias en que se realiza la acción del verbo.

Ejemplos:
Shakira cantó muy bonito (CC de modo)
Trabajamos bastante en la casa (CC de cantidad)
Nos vemos el otro año (CC de tiempo)

2.4 CLASES DE ORACIONES

ENUNCIATIVA Expresa algo negativa o El estudiante realizó su


afirmativamente trabajo
Sandra no asistió a
clase
INTERROGATIVA Expresa una pregunta ¿Qué vamos a
estudiar?
¿Cuánto quedó el
partido?
EXCLAMATIVA Expresa alteración del No sabía que vendrías
ánimo ¡qué alegría!
Vamos a ganar ¡ánimo!
IMPERATIVA Expresa mandato, consejo Tráiganme los
o prohibición cuadernos
Hoy no sales a jugar
EXHORTATIVA Induce a alguien a obrar de Aplícale una inyección
una manera determinada Dígales que se va a
casar
DESPECTIVA Expresa desprecio Eres un imbécil
Te odio con todas mis
fuerzas
DUBITATIVA Expresa duda De pronto salimos a
bailar
Tal vez me encuentre
con Wilson

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DESIDERATIVA Expresa un deseo Ojalá pueda ingresar al


INCAP
Cuánto quisiera
conocerla

2.5 CONECTORES
Los conectores son partículas que nos sirven para ordenar y relacionar las diferentes
ideas que aparecen en un texto tal y como vemos en el siguiente ejemplo:

Bogotá, 15 de mayo de 2002

Querido Jaime:

En primer lugar quería decirte que no te he escrito antes


porque he estado muy ocupado. No me lo vas a creer pero nos
hemos venido a vivir a Bogotá.

Ya sabes que Ana estaba trabajando en un pequeño almacén


en Bucaramanga, también que no estaba muy contenta porque no
podía poner en práctica sus ideas. A finales de marzo, salió un
anuncio en el periódico para un trabajo en Bogotá, lo solicitó, se lo
dieron y por eso ahora te escribo desde nuestra nueva casa en
Bogotá. La casa es muy bonita, sin embargo no es tan grande
como la que teníamos antes aunque yo creo que es mucho más
cómoda. Además, ahora estamos más cerca de la familia y gran
parte de nuestros amigos. La verdad es que nos gusta mucho y
estamos muy contentos. Como ya hace unas semanas que
estamos aquí, hemos decidido hacer una pequeña fiesta y
queríamos invitarte. Ya sabes que te puedes quedar el fin de
semana o la semana entera con nosotros, aunque la casa es más
pequeña que la otra, tenemos un sitio para ti.

Por último, quería preguntarte cuáles son tus planes para este
verano porque si no vas a salir, a Ana y a mí, nos gustaría visitarte
un par de semanitas. ¿Qué te parece? Ya me contarás.

Un fuerte abrazo,

Alberto

19
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CLASES DE CONECTORES

Conectores de por que, por lo tanto, puesto que, por eso, por esta razón, en
causa – efecto consecuencia, por consiguiente, de ahí que, de modo que, en tanto
(relaciones lógicas) que, en cuanto, siendo esto así, por lo mismo que, por ende…

Conectores de antes, después, enseguida, en adelante, simultáneamente, entre


temporalidad o de tanto, anteriormente, posteriormente, seguidamente, luego,
orden (relaciones primeramente, en primer lugar, en segundo lugar, por último, en fin…
cronológicas)
Conectores de Se expresan por medio de las conjunciones adversativas, usadas
Contraste (o para confrontar dos ideas, o para oponer dos aspectos de un mismo
adversativas) asunto. Los conectores son: pero, empero (arcaísmo), no obstante, a
pesar de, sin embargo, por el contrario, aunque, inversamente, no
sólo, sino, con todo, más bien, fuera de, excepto, salvo, menos, antes
bien, más que, al revés, al menos, en vez de…
Conectores de Expresan la unión de un elemento con otro, al que se suma o agrega.
Adición Los conectores aditivos son: y, con, también, más, además, aún
más… La “o” que a veces se alterna con la y (“y/o”), expresa
disyunción como en: “te quedas o te vas”. La “o” con tilde (“ó”) es un
conector temporal.
Conectores de Cuando queremos enfatizar en lo dicho, o escrito, y buscamos otras
Ampliación formas para complementar nuestro mensaje. Los conectores son: por
ejemplo, en otras palabras, es decir, o sea, así, dicho de otro modo,
dicho en otras palabras, mejor dicho, por decir algo, lo que es igual a,
o es lo mismo, ahora bien, tanto que…
Conectores de Conectores empleados para establecer conexiones entre dos o más
comparación o ideas expresadas en un enunciado, es decir, relaciones de
igualdad de semejanza, homología o comparación. Son: del mismo modo, así
apreciación mismo, igualmente, de la misma manera, de igual modo, de igual
forma, como, tanto como…
Conectores de Cuando queremos acentuar lo enunciado de manera oral o escrita,
énfasis usamos estos conectores: sobre todo, ciertamente, evidentemente, lo
que es más, como si fuera poco, lo que es peor, repitiendo lo dicho,
retomando lo anterior, dicho de otro modo, de hecho…
Conectores que por otra parte, en otro sentido, por otro lado, por el contrario, en
expresan cambio contraste con, bajo otro punto de vista, desde otra perspectiva, desde
de perspectiva otro ángulo, si bien es cierto…
Conectores que finalmente, en suma, en conclusión, para terminar, para concluir, por
expresan resumen último, en fin…
o finalización

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2.6 ESCOLLOS LINGÜÍSTICOS


Son expresiones lingüísticas incorrectamente utilizadas tanto en el habla como en la
escritura. Estas incorrecciones se presentan con mucha frecuencia entre los
profesionales para quienes el lenguaje es su herramienta de trabajo. Algunas de
estas expresiones mal utilizadas son:

2.6.1 Anacoluto o solecismo


Es una incorrección en el orden lógico de una oración.

Ejemplos:
Balones para niños de goma (Anuncio en una tienda de juguetes)
Se arrienda habitación sin niños (aviso de arrendamiento)
Medias para caballeros de lana. (Anuncio en un almacén de ropa)
Se venden pañales para adultos desechables (Anuncio en una tienda)

2.6.2 Leísmo
Es la sustitución del pronombre personal lo/la por le, consiste en usar las formas
pronominales le, les cuando debieran usarse las formas lo, la, los, las.

Ejemplos:
Mario entró; no le vi salir.
Lo correcto es: Mario entró; no LO vi salir.

El buque (la embarcación) naufragó; le vimos hundirse.


Lo correcto es: El buque (la embarcación) naufragó; LO (LA) vimos hundirse.

Pablo les saludó (a Daniel y a Mario o a Daniel y a María).


Lo correcto es: Pablo LOS saludó.

2.6.3 Eufemismo
Es la sustitución de un término o frase que tiene connotaciones desagradables o
indecorosas por otros más delicados o inofensivos.

Ejemplos:
“Una mujer de color” a la mujer negra.
“La tercera edad” a la vejez
“Una fórmula heredada de la edad media” para designar la homosexualidad
“Pecado nefando” el pecado que no debe mencionarse.
“Amor oscuro” al amor que no osa decir su nombre.

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

2.6.4 Que Galicado


Consiste en emplear el pronombre relativo que después del verbo ser, en vez de los
adverbios cómo (para referirse a la manera), donde (para referirse al lugar) y cuando
(para referirse al tiempo).

Ejemplo:
Allí es que vive Allí
Forma correcta: Allí es donde vive o Allí vive

Así es que me gusta


Forma correcta: Así es como me gusta o Así me gusta

Ayer fue que llegó


Forma correcta: Ayer fue cuando llegó o Ayer llegó

QUE GALICADO EXPRESIÓN PREFERIBLE

Así es que me gusta Así es como me gusta. / Así me gusta. / Me


gusta así
Ahí fue que se enamoró Ahí fue cuando se enamoró. / Ahí fue
donde se enamoró. / Ahí se
enamoró.
En esa forma será que lo En esa forma será como lo lograremos. /
lograremos Así lo lograremos
Mañana es que vamos a Mañana es cuando vamos a saberlo. /
saberlo Mañana lo sabremos.
Es por eso que te lo digo Es por eso por lo que te lo digo. / Por eso
te lo digo.
Con este propósito fue Con este propósito fue con el que la invité.
que la invité / La invité con ese propósito
Cuando el uso es enfático y hay una preposición antes de la palabra
"que", es preferible repetir la preposición o usar una construcción sin
"que":

2.6.5 Mal uso del gerundio: Ando, iendo


El inapropiado uso del gerundio se presenta cuando se intenta dar simultaneidad a la
acción del gerundio con la del verbo principal.

Algunas veces el gerundio está mal empleado porque se usa como adjetivo o
modificador del sustantivo y no del verbo.

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EJEMPLOS:
INCORRECTO CORRECTO
El preso huyó, siendo detenido más El preso huyó, pero fue detenido
tarde más tarde
Recibí una caja conteniendo libros Recibí una caja que contenía
libros
Vendí la finca comprando un auto Vendí la finca y compré un auto
Necesitamos una secretaria sabiendo Necesitamos una secretaria que
inglés sepa inglés

2.6.6 Redundancia
Consiste en utilizar palabras que ya están implícitas en otras anteriores y que, por
tanto, no son necesarias.

Ejemplos:

Se pagarán esas cuentas a partir En "viernes" ya está implícito el


del día viernes concepto de día
Tiene dos hijas mujeres y un hijo Tanto "hijas" como "hijo" son
varón vocablos que expresan claramente el
sexo. Por consiguiente, las palabras
"mujeres" y "varón" no cumplen
ninguna función
Sus obras póstumas fueron "Póstumo" "Póstumo" es todo
publicadas después de su muerte aquello que sale a luz después del
fallecimiento del autor. No es
necesaria la aclaración "después de
su muerte" ya que nada "póstumo"
podrá ser anterior al fallecimiento
Le vino una terrible hemorragia de Una hemorragia es una pérdida
sangre deliberada de sangre.
En ese lapso de tiempo, ocurrió el “Lapso” es un periodo de tiempo
accidente
Pudo, pero sin embargo, no lo hizo Pero y sin embargo tienen la misma
significación
Fulano tiene una lengua bífida y Se incurre en redundancia; pues
viperina lengua bífida significa perteneciente
o relativo a la serpiente, y lengua
viperina lo mismo, ya que éste es un
término perteneciente o relativo a la
víbora
El 20 de julio de 1969, alunizaje del alunizaje solo refiere a la llegada a
hombre en la Luna la luna

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FDEH. Formador Dice, Estudiante Hace

EJERCICIOS DE APROPIACIÓN
1. Copie estas oraciones sustituyendo las palabras tabú por los eufemismos que
están en el recuadro.

Enfermos mentales víctimas finalizó su contrato laboral

 A Isabel la despidieron el martes


 Trabaja en un centro para locos
 El accidente cobró dos muertos

2. Clasifique los sustantivos

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3. En el siguiente texto, señale qué palabras son adjetivos

"Era Encarnación Guillén la vieja más acartonada, más tiesa, más ágil y dispuesta
que se pudiera imaginar. Por un fenómeno común en las personas de buena sangre
y portentosa salud, conservaba casi toda su dentadura, que no cesaba de mostrarse
entre sus labios secos y delgados durante aquel charlar continuo y sin fatiga. Su
nariz pequeña, redonda, arrugada y dura como una nuececita, no paraba un instante:
tanto la movían los músculos de su cara pergaminosa, charolada por el fregoteo de
agua fría que se daba todas las mañanas. Sus ojos, que habían sido grandes y
hermosos, conservaban todavía un chispazo azul, como el fuego fatuo bailando
sobre el osario. Su frente, surcada de finísimas rayas curvas que se estiraban o se
contraían conforme iban saliendo las frases de la boca, se guarnecía de guedejas
blancas. Con estos reducidos materiales se entretejía el más gracioso peinado de
esterilla que llevaron momias en el mundo, recogido a tirones y rematado en una
especie de ovillo, a quien no se podría dar con propiedad el nombre de moño".
PÉREZ GALDÓS, BENITO. "La desheredada"

4. Ejercicios del género: los sustantivos

Indica si los siguientes nombres son masculinos, femeninos o pueden ser tanto de un
género como del otro.

1. olor
2. monarca
3. postre
4. reloj
5. abogada
6. amistad
7. tijeras
8. bondad
9. dosis
10. emoción
11. sal
12. nube
13. arpa
14. coche
15. clima
16. cliente
17. capital
18. girasol
19. mediodía
20. calor
5. Sopa de letras. Busca en todas las direcciones doce adverbios de diferentes
clases
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U N I M K B A S T A N T E P N W L A N K

J A M A S J M I P C V O M H U A J G E A

A I P S V A K Q F G S H B U N I T U C N

D H C U E H V P A E B I L E C Z P R A L

L E O M J I A U T D O Q A N A D E H S B

U N H R E L C N P L I K I F V C O D I Q

O P I F A B A I K G A L L A U J N E S K

6. Identifique el eufemismo y realice una oración con cada uno de estos.

Interrupción voluntaria del embarazo / Aborto

Daños colaterales / Muerte de civiles

Relaciones impropias / Adulterio

Recluso o interno / Preso

Establecimiento penitenciario / Cárcel

Limpieza étnica / Matanza racista

Pasar a mejor vida / morir

7) Subraya las interjecciones de las siguientes oraciones.

-¡Ay! mi madre me va a pegar.

-Tu deberías ser menos chismoso, ¡eh!

-¡Uy! de milagro no se come la farola.

-¡Eh! mañana vienes a mi casa a hacer el taller de redacción.

-¡Oh!, ¡qué pena! Sara está enferma y está en chapinero.


-¡Cielo santo! ¡qué bonita ha venido hoy a clase!

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8. Sustituya en las frases siguientes la palabra COSA por otra más precisa

Ejemplo: La humildad es una cosa rara.


La humildad es una virtud muy rara.

1. El escritor expresó cosas muy bellas en sus páginas.


________________________________________________________

2. El explorador ha vivido cosas extraordinarias.


________________________________________________________

3. La envidia es una cosa despreciable.


________________________________________________________

4. El científico presentó cosas sorprendentes.


_______________________________________________________

5. El petróleo es una cosa que se encuentra en la naturaleza.


________________________________________________________

6. La falta de inteligencia es una cosa irremediable.


________________________________________________________

7. La cosa fue discutida en el consejo.


_______________________________________________________

8. La educación de los niños es una cosa difícil.


_________________________________________________________

9. El comercio es una cosa necesaria en un país.


_________________________________________________________

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

10. La guerra es una cosa pavorosa.


_________________________________________________________

11. La radio acaba de anunciar cosas terribles.


_________________________________________________________

12. El microscopio es una cosa indispensable para el biólogo.


________________________________________________________

13. La gula es una cosa vergonzosa.


_______________________________________________________

14. Ese periodista imparcial dijo las cosas como han pasado.
_________________________________________________________

15. Ese libro de poemas contiene cosas maravillosas.


________________________________________________________

16. Esta pintura es una cosa hermosa.


_________________________________________________________

17. Este patán gritó cosas abominables.


_________________________________________________________

18. La falta de puntualidad es una cosa muy extendida.


_________________________________________________________

19. La cosa se está poniendo pesada.


_________________________________________________________

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20. El nylon es una cosa muy útil.


_________________________________________________________

9. Ahora debes sustituir el verbo “hacer”, por otro más preciso.

 Los empleados hicieron una reunión

 Claudia hace unos cuadros muy hermosos.

 Los obreros hicieron una zanja en la calle.

 El sastre hace trajes sobre medidas.


________________________________________________________

 Tienes que hacer un completo informe.

10. Debes reemplazar ahora los verbos “tener”, “poseer” y “poner “por otros más
precisos.

Pon cada palabra en el sitio exacto.

Ya no tienes el mismo afecto por tu pareja.

Posee muchas ideas nuevas e interesantes.

Si no pones atención, no vas a entender el mensaje


_______________________________________________________________
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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

Tiene frecuente dolores en el abdomen.

La televisión Colombiana tiene pocos programas culturales.

No pongas la basura en esa caneca rota.

Los niños del Chocó no poseen buena salud.


________________________________________________________

11. A continuación encontrarás un listado de verbos. Escoge el más apropiado a


cada frase.

Fundir acomodar tramar pronunciar cavar


Escribir construir recorrer ganar sentir
Producir introducir medir recostar usar

1. El senador hizo un discurso muy convincente.

2. El Inurbe hizo una nueva urbanización.

3. Las abejas hacen miel.

4. La casa tiene seis metros de frente.


__________________________________________________________________

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5. El obrero puso la escalera contra el muro.


_______________________________________________________________

6. No pongas más palabras en tu redacción.


_______________________________________________________________

7. Hizo una conspiración para arrebatarle el poder.


_______________________________________________________________

8. Tuvo el primer puesto en la competencia.

_______________________________________________________________

12. En las siguientes frases falta un adjetivo. Elige el más apropiado, evitando los
siguientes: Estupendo, extraordinario, fantástico, magnífico, colosal, sensacional,
gran, espléndido, bueno.

 Estudió el caso y presentó un _________________ informe.

 El carro es una _____________ adquisición

 Lo recibieron después de una _______________ espera.

 Es un _______________ regalo para ella.

 La reunión se celebró con un _______________ homenaje.

 Una _____________ llamada de atención, vale mucho.

 En la TV presentarán un _____________ documental.

 Sustentó su trabajo con respuestas muy _______________.

 Le dieron la razón por que esgrimió ___________________ argumentos.

 Se rindió al ganador un ________________ homenaje.

 Organizó una ______________________ fiesta.

 En su almacén exhibe _________________ artículos.


31
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

13. Ejercicios conectores

En los siguientes enunciados falta un conector que exprese de manera inequívoca


cuál es la relación de significado que establecen entre sí las oraciones enlazadas.
Para cada enunciado se proponen cuatro posibles expresiones conectivas, escoge la
que mejor conviene en cada caso.

1. ......................... no sea siempre aparente, el terror a la muerte es universal,


constituye la motivación principal en la vida de la persona y nutre el instinto humano
de conservación. (además / de ahí que / porque / aunque).

2. Todavía son muchos los doctores y profanos que temen permitirle a un profesional
dejar morir o quitarle la vida a otro ser humano, .............................. éste lo haya
pedido y esté en su sano juicio. (debido a que / de ahí que / aunque / por lo que).

3. La oposición a la eutanasia por parte de las religiones cristianas brota de la


convicción de que sólo Dios da la vida y,.............................., sólo Él la puede quitar.
(gracias a / por su parte / sin embargo / por tanto).

4. Para la fe judía ortodoxa, la existencia posee un valor infinito y el acortarla es


siempre inmoral,............................. incluso un minuto de vida tiene un precio
incalculable. (como / pues / pero / si).

5. La intensidad y la amargura del debate actual sobre el derecho a morir con


dignidad disminuiría considerablemente........................ la sociedad, los médicos y los
políticos de la sanidad prestaran mayor atención a cómo mitigar el dolor y el
sufrimiento del enfermo. (porque / si / a causa de que / aunque).

6. Los familiares juegan un papel fundamental en la opción de morir, especialmente


cuando se trata de un enfermo mentalmente incapacitado, ............................... son
los parientes quienes mejor conocen los valores y deseos del moribundo. (porque /
como / salvo que / en caso de que).

7.................................... los medios de comunicación no han tenido siempre el mismo


impacto que de hoy, han estado presentes a lo largo de los siglos. (con la finalidad
de que / aunque / ya que / visto que).
8. Entre todos los medios de comunicación, la televisión es, sin duda, el más
completo, consumado, penetrante, popular y,.................................., el más efectivo.
(con todo / de todas formas / a su vez / por tanto).

9. En Norteamérica, por ejemplo, los expertos calculan que los adultos pasan la
mitad de su tiempo de ocio ante la pequeña pantalla, ................................. los niños
le dedican más tiempo que al colegio. (excepto que / mientras que / con tal de que /
con el objeto de que).

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10. Los medios ciertamente nos enseñan la realidad, .................................... lo hacen


a su manera. (mientras que / de ahí que / pero / a fin de que).

14. Taller de conectores

I. Ejercicios de Selección múltiple

1. En el siguiente ejemplo, ¿qué función cumple el conector marcado?


El muchacho evocaba con tristeza la ausencia de su abuelo. Sin embargo, algo lo
reconfortaba: el campo y sus árboles seguían allí.

a. Muestra suma de elementos.


b. Presenta una objeción en lo que se relata.
c. Permite finalizar el relato.

2. ¿Cuál de las siguientes oraciones debe utilizar con corrección el conector “y”?

a. Juan comía rápidamente. Pedro lo hacía lentamente.


b. La llegada de Juan fue inoportuna. Andrés se retiró rápidamente.
c. Fabiola corría por la colina. Su hermano la seguía muy cerca.

3. ¿Qué función cumple el conector “e”?

a. Facilita la unión de palabras con el fin de evitar la repetición de sonidos.


b. Permite mostrar una dificultad.
c. Une palabras de cualquier tipo.

4. Complete con el conector apropiado el siguiente ejemplo. Recuerde que sólo debe
marcar la opción correcta.

Ejemplo:
Pedro _____ Osvaldo deben esperar la respuesta. Es indispensable que alguno de
los dos se quede.
a. y
b. o
c. u

5. ¿Cuál de las siguientes parejas de oraciones requiere el uso del nexo “pues”?

a. No hay dulce. Compraré.


33
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b. Se lo dije. No me gusta mentir.


c. Iré a comprar. Lavaré el automóvil.

6. ¿Qué función cumple el conector marcado en el ejemplo?


Una idea entera se cambia porque una palabra se trasladó de sitio.
a. Adición de elementos.
b. Causa o razón de algo.
c. Oposición de elementos.

II. Ejercicios de Reconocimiento


Lea los siguientes textos y marque con un lápiz de color los conectores identificables.
Señale qué función cumple dentro del texto (dos puntos cada respuesta).

1. Con su poderosa vista de águila, los hipogrifos


leyeron el mensaje desde la entrada del desfiladero y
no pudieron soportarlo: ¡todas las amadas haches
habían desaparecido de las palabras que atesoraban
con tanta avaricia! Temerosos de desaparecer ellos
también huyeron (al fin y al cabo, ellos eran
hipogrifos con hache) hacia tierras inexploradas.
Pero... ¿qué magia tan poderosa había espantado a
los invencibles hipogrifos?

Justificación del uso

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________

2. Ningún habitante del pueblo se animaría a beber de esas aguas y hacerlo


sería una locura, sin embargo, ¿quién las había envenenado?

Justificación del uso


____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
__________________________________________________________

3. El día que pensó que estaba cerca de la costa, recobró la esperanza. Sin
embargo, un nuevo temor lo atormentó.

Justificación del uso

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____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________

4. Para qué hablar de las bebidas alcohólicas, ¡qué sabor tan desagradable!
Además era imposible beberlas, porque el hígado también amenazaba con
deshacerse.

Justificación del uso


____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_____________________________________________

III. Ejercicios de Creación.


Redacte oraciones, utilizando los conectores que se sugieren (dos puntos cada
respuesta). Respete ortografía, orden y claridad en sus oraciones.

1. pero:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
______________________

2. mas:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
______________________

3. y:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
______________________

4. e:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
______________________

5. o:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
______________________
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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

UNIDAD DOS

3. ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DEL MENSAJE EMPRESARIAL

LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL: Jerarquiza ideas para la creación de


mensajes y redacta documentos comerciales con precisión, claridad, brevedad y
concordancia.

INDICADORES DE LOGRO EVIDENCIAS DE

Identifica la concordancia en los mensajes.  Conocimiento


Valora la importancia del mensaje en la  Desempeño
comunicación empresarial
Elabora correctamente mensajes efectivos.  Producto
Aplica las características que debe tener un  Desempeño
mensaje efectivo.

FDH Formador Dice y Hace

3.1 CONCEPTO
El mensaje es el objeto central de cualquier tipo de comunicación que se establece
entre dos partes, el emisor y el receptor. Si bien en general se relaciona la idea de
mensaje con mensajes escritos, hoy en día la variedad de mensajes y estilos
comunicativos es ciertamente infinito y hace que los individuos podamos mantener
contacto con otras personas de diversas maneras.

Para definirlo técnicamente, el mensaje es el conjunto de elementos informativos que


el emisor envía a quien cumple la función de receptor. Entonces, es sólo a través del
mensaje que el fenómeno comunicativo puede generarse, ya que es el elemento vital
en el desarrollo de las relaciones interpersonales. Para poder llevar a cabo la
comunicación de manera apropiada, es de vital importancia que ambas partes
reconozcan y comprendan el lenguaje en el que el mensaje está establecido. En este
sentido, lenguaje puede ser no solamente el idioma o la lengua, sino también los
símbolos, las señas o los gestos que se estén transmitiendo.

3.2 CREACIÓN DE MENSAJES ESCRITOS

Para crear mensajes que cumplan con su objetivo es necesario ordenar en párrafos y
de manera cuidadosa los datos, los materiales y las ideas. Un mensaje es un
conjunto de párrafos relacionados que sugiere una intención comunicativa completa.

36
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Cada párrafo debe desarrollar una idea concreta, importante y esencial, sin la cual el
mensaje no sería completo. Para redactar un texto tenga en cuenta: Identificar
claramente las ideas fundamentales que se quieren desarrollar, tratar como máximo
dos ideas por carta, desarrollar cada idea en un párrafo expresada con claridad y en
detalle, e interconectar los párrafos para que el mensaje tenga unidad comunicativa.

Se sugiere utilizar un borrador (primer intento del escrito) si se tiene poca


experiencia. Es posible que al primer intento no se obtenga la comunicación deseada
y seguramente ameritará reiteradas revisiones y correcciones para mejorarla
constantemente. Un borrador puede mejorarse al revisar la estructura, la puntuación,
la ortografía, la sintaxis y cada una de las características de la comunicación
eficiente.

3.3 TIPOS DE MENSAJES

Los tipos de mensajes de mayor


reconocimiento debido a su
continuo uso son: los mensajes
comerciales, los mensajes
sociales, los mensajes oficiales y
los mensajes privados.

3.3.1 MENSAJES COMERCIALES


Son aquellos cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales,
negocios, compras, ventas, propaganda y movimientos internos de una empresa.
Una carta, por ejemplo, es un mensaje comercial escrito con un fin específico:
vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc.

Pueden ser entre otras: de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito,


propaganda, de cobro.

MÉTODO PARA REDACTAR MENSAJES COMERCIALES (CARTA)


A continuación se sugiere un método que permite redactar cartas correctamente,
mediante la aplicación de tres pasos básicos: conocer datos precisos y correctos del
destinatario, asegurarse de que se ha comprendido el objetivo del mensaje y tener
los materiales adecuados.

A. CONOCER LOS DATOS PRECISOS Y CORRECTOS DEL DESTINATARIO


Si se trata de una empresa, usaremos su nombre legal y se escribirá completo.
Cuando la carta se dirija a una sola persona, consignaremos su nombre como esa
persona lo usa. En caso de duda, se escribe de acuerdo con las reglas gramaticales.
Daremos el tratamiento adecuado a su profesión, puesto que ocupa, estado civil,

37
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

entre otros. Si se trata de un cuerpo colegiado, se utilizará el nombre con el que


funciona.

En cuanto a la dirección a donde debe dirigirse es importante hacer la investigación


pertinente para evitar errores. Si va dirigida a una población en el territorio nacional,
es necesario escribir el nombre de la ciudad, el Estado y el código postal. En una
oficina de correos debe existir un directorio que contenga los códigos postales de
todo el país. Si la carta va al extranjero se debe ser preciso con cada uno de los
datos requeridos.

Normalmente, una dirección se compone del nombre o la numeración de la calle,


incluyendo el número del predio, la ciudad, el Estado y el código, pero también puede
usarse un apartado postal, y en el caso de empresas que se ubican en sectores
rurales, el número del kilómetro en el que se localiza la entrada. Cuando una carta se
envía a una dirección en la misma ciudad, se usará la palabra Ciudad, en lugar del
nombre de la misma.

B. ASEGURARSE QUE SE HA COMPRENDIDO EL OBJETIVO DE LA CARTA


El objetivo de la carta es aquello que se pretende conseguir con ella. Los datos que
tenemos al respecto deben formularse en ideas claras y desarrollarlas en tres
párrafos bien definidos: la introducción, el cuerpo y la despedida.

Una vez estemos seguros de haber entendido lo que deseamos obtener con la carta,
es preciso plantear preguntas como: ¿Cuáles de los elementos formulados en ideas
deben estar en la introducción?, ¿cuál elemento o idea es determinante para situarlo
dentro de los conceptos fundamentales?¿qué frase de cortesía conviene usar en la
despedida?

Para obtener respuestas asertivas es importante conocer las características del tipo
de carta que se necesita. Una carta de pedido, por ejemplo, requiere datos muy
precisos y se caracteriza por su brevedad y concisión. Una carta de oferta o
propaganda tiene características completamente distintas. Es por ello, que debemos
practicar la redacción de los diversos tipos de carta y sus respectivas respuestas.

C. TENER LOS MATERIALES ADECUADOS


Las clases de papel de mayor utilización en la correspondencia son:
Papel bond: de diverso gramaje según la necesidad.
Papel carbón: utilizado en las formas continuas para obtener una copia
instantánea de cada documento.
Papeles livianos: seda y periódico utilizados en los formatos estándar de facturas,
remisiones, recibos de caja, etc.

38
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La oferta de papeles es muy extensa y su utilización está determinada por el objetivo


que pretende lograr quien envía el escrito. El color clásico es el blanco, pero es
posible utilizar otros tonos discretos y adecuados de acuerdo al tipo de
comunicación.

Los tamaños más utilizados actualmente en la correspondencia son:


Tamaño carta: para la ejecución de cualquier tipo de carta)
Tamaño oficio: se emplea especialmente en comunicados oficiales)
Tamaño media carta: es la mitad de una hoja tamaño carta y se utiliza para enviar
comunicados interdepartamentales

Existen algunas formas impresas que venden en las papelerías y que presentan los
más variados tamaños y clases de papel, se usan especialmente en contratos de
arrendamiento y documentos específicos. Estos documentos se deben diligenciar
con los datos requeridos.

3.4 TIPOS DE COMUNICACIONES COMERCIALES.


En el desarrollo de la actividad comercial se presentan diferentes clases de
comunicaciones comerciales, que aunque pueden realizarse en forma telefónica, es
preferible hacerlas por medio de una carta o en un mensaje electrónico. Lo realmente
importante es asegurarse que los datos y el medio a través del cual se envía la
comunicación garanticen la eficiencia y la eficacia del mensaje.

3.4.1 SOLICITUDES DE DATOS


Normalmente el primer mensaje está relacionado con una solicitud de informe, de
cotización o de consulta. Diariamente el correo lleva y trae correspondencia que
pregunta y que responde inquietudes sobre múltiples aspectos.

Los empresarios requieren conocer los paquetes de servicios que ofrecen las
entidades bancarias y financieras, la cobertura de las aseguradoras, sobre las
condiciones de una negociación: plazos, intereses, garantías o exclusividades; sobre
el comportamiento crediticio y solvencia de un cliente potencial o el desempeño de
un candidato a un cargo, son innumerables los factores que generan la necesidad de
comunicación interempresarial.

De otra parte, la gente particular necesita información acerca de requisitos de


ingresos, cupos y fechas de inscripción a colegios, universidades e instituciones;
sobre diversidad de productos y suscripciones. Hay muchos interrogantes para saber
a quién preguntar, cómo preguntar y por cuál medio hacerlo. Acertar en el
destinatario es fundamental. Cuando la correspondencia llega al destinatario
equivocado puede quedarse sin respuesta o pasar por muchos escritorios hasta
llegar a manos de quien pueda contestar.

39
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

El cómo escribir la carta se refiere al estilo y al tono, que veremos más adelante,
para motivar una pronta y eficiente respuesta. Si la solicitud de datos va a realizarse
por medio de una carta es muy importante saber expresarse, para facilitar la tarea
del destinatario y motivarlo a responder oportunamente. Por tanto, es conveniente
tener presente las siguientes sugerencias:

 Determinar a quién se dirige la solicitud, para garantizar una respuesta acertada.


 Precisar el tipo de información que se desea y la finalidad.
 Expresarse como mucha cordialidad y gratitud.
 Dejar abierta la posibilidad de información adicional.
 Manifestar una actitud de reciprocidad y disponibilidad para servir de igual
manera.

Ejemplo:
Lea cuidadosamente los siguientes borradores de párrafos de dos cartas de solicitud
de datos y sus respectivas respuestas.

Dentro de tres meses recibiré mi En atención a su solicitud,


diploma de bachiller en el colegio complacidos le adjuntamos un boletín
Cooperativo José Acevedo y Gómez informativo, en el que se detallan los
y aspiro iniciar mi carrera de requisitos y trámites de ingreso a la
ingeniería industrial. Facultad de Ingeniería de la
Universidad.
Cordialmente solicito información
sobre los requisitos para el ingreso a Cualquier precisión o información
la carrera. adicional que necesite, estaremos
atentos a ofrecérsela con gusto.
Agradezco me envíen la información
que ustedes consideren necesaria Esperamos poder contarlo entre
para iniciar los trámites nuestros alumnos a partir del próximo
correspondientes. semestre.

El señor Carlos Andrés Higuera nos Complacidos les informamos que el


solicitó la apertura de un crédito por Señor Carlos Andrés Higuera,
$120.000.000 y nos ha referido durante los 10 años de actividad
información sobre las relaciones comercial con nuestra empresa, ha
comerciales sostenidas con ustedes. demostrado una gran solvencia moral
y económica.
Por tanto, agradeceremos nos
informe, con carácter confidencial, Siempre ha respondido puntualmente
acerca de la solvencia moral y a todos sus compromisos crediticios
económica, además de las y se ha hecho acreedor de toda
costumbres de pago del señor nuestra confianza.
Higuera.
Estaremos atentos a ofrecerle, con
Esperamos tener la oportunidad de gusto, cualquier otra información que
poderles servir en futuras ocasiones. requieran.

40
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

3.4.2 COTIZACIÓN, PEDIDO Y REMESA


Cuando las empresas y las personas independientes necesitan un producto o un
servicio, por lo general, prefieren solicitar inicialmente varias cotizaciones sobre
precios, descuentos, garantías, forma de entrega y demás datos pertinentes de tal
manera que pueda elegir la mejor opción.

Después de seleccionada la mejor alternativa, el interesado procede a realizar su


pedido y, por supuesto, el vendedor a despachar la mercancía o prestar el servicio
requerido, lo que origina una factura y luego una remesa.

Es importante indicar que la carta sigue siendo en muchas ocasiones la forma más
práctica para solicitar una cotización. Luego vendrá el pedido, que puede efectuarse
a través de una forma preimpresa o de una carta, y posteriormente el despacho que
es acompañado por otra forma preimpresa o por otra carta.

Si se requiere redactar una carta para solicitar una cotización, es importante tener en
cuenta las siguientes recomendaciones:

 Al solicitar una cotización debe describirse con exactitud el producto o servicio


deseado, la cantidad y la urgencia con que es requerido el servicio o producto,
escribir muy claro la dirección, número de fax o correo electrónico al cual debe
enviarse la respuesta.

 Al enviar una cotización, es necesario identificar completamente el producto o


servicio, indicar el precio unitario y total, especificar el IVA (Impuesto de Valor
Agregado) y demás sobrecargos y descuentos, si los hay, señalando la
disponibilidad del producto, determinando quién corre con los gastos de
transporte y seguros, e indicar la forma de pago y el periodo de validez de la
cotización.

 Al hacer un pedido es importante mencionar la cotización, identificar con exactitud


el producto, indicar la cantidad, la forma de despacho requerida, la dirección
exacta donde debe despacharse y la manera de pago.

 Al despachar la mercancía o prestar un servicio, se entrega una remisión o la


factura correspondiente en la cual se describe el producto o el servicio, la
cantidad, el precio parcial y total, el IVA, cargos adicionales, descuentos y forma
de pago.

41
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

Ejemplos:

Solicitud de cotización

Cordialmente les solicito me coticen los


siguientes artículos:

50 lápices 2H para dibujo


10 resmas de papel bond 75 grs.
para fotocopiadora
3 docenas de esferos color negro
150 discos compactos (DVD)
10 rollos de cinta transparente ½
pulgada

Adicionalmente, deseo conocer la forma


de pago, el medio utilizado para el
despacho, el tiempo de entrega y demás
pormenores.

Cotización
Complacidos anexamos la cotización 346-6 de los artículos solicitados por ustedes.

CANT ARTICULO VALOR UNITARIO VALOR TOTAL


50 Lápices 2H para dibujo marca Faber
Castell $ 500 $ 25.000
10 Resmas de papel bond 75 grs
para fotocopiadora marca Dispapeles
$ 9.500 $ 95.000
3 Docenas esferos color negro marca
Kilométrico $ 10.800 $ 32.400
150 Discos compactos (DVD) marca
Princo $ 600 $ 90.000
10 Rollos de cinta transparente ½
pulgada 3M $ 1.500 $ 15.000
SUBTOTAL $ 257.400
IVA $ 41.184
TOTAL $ 298.584

Esta cotización tiene validez hasta el 30 de agosto de 2010. Por pago contra-entrega
y en efectivo ofrecemos un descuento del 10% sobre el total antes de IVA.

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Pedido
Solicito el favor despachar, de acuerdo con su cotización 345-6 del 18 de agosto de
2010, los siguientes artículos:

CANT ARTICULO VALOR UNITARIO VALOR TOTAL


50 Lápices 2H para dibujo marca Faber
Castell $ 500 $ 25.000
10 Resmas de papel bond 75 grs
para fotocopiadora marca Dispapeles
$ 9.500 $ 95.000
3 Docenas de esferos color negro
marca Kilométrico $ 10.800 $ 32.400
150 Discos compactos (DVD) marca
Princo $ 600 $ 90.000
10 Rollos de cinta transparente ½
pulgada 3M $ 1.500 $ 15.000
SUBTOTAL $ 257.400
IVA $ 41.184
TOTAL $ 298.584

Agradezco que el despacho se realice antes del 25 de agosto de 2010 a la siguiente


dirección Avenida Caracas Nº 63 – 66 Oficina 203 Bogotá, D.C.

3.4.3 CRÉDITO, COBRANZA Y RECLAMO


La mayoría de las transacciones comerciales se efectúan a crédito, por lo tanto en
ocasiones se recurre al pago con tarjeta de crédito, que representa créditos
automáticos otorgados por los bancos. Pero, en otras ocasiones es necesario
solicitar la aprobación de un crédito directamente a los proveedores y recurrimos a la
carta de solicitud de crédito, como primer paso.

Una vez otorgado el crédito, cuando el cliente, por distintas razones no cumple con
los compromisos de pago adquiridos, se hacen necesarias las cartas de cobro, que
en ocasiones pueden ser reiteradas, desde el simple recordatorio hasta la
advertencia de un cobro judicial.

Sin embargo, cuando la falla es del proveedor y la mercancía llega incompleta,


cambiada, averiada o con retrasos, es decir, que el servicio ofrecido no satisface al
cliente se originan las cartas de reclamo.

43
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

Para redactar este tipo de carta es importante que tenga en cuenta las siguientes
recomendaciones:

 Las solicitudes de crédito deben expresarse en un lenguaje positivo y motivante;


deben indicar el monto deseado y el plazo que se requiere. Además se ofrecen
las garantías de pago haciendo mención al cumplimiento de otros créditos.

 Las respuestas a tal solicitud pueden indicar aprobación o desaprobación. En los


dos casos las cartas deben dirigirse en lenguaje positivo y en caso de aprobación
indicar el monto, los plazos y la financiación.

 Si hay lugar a cartas de cobro se formula un simple recordatorio; luego, se hace


una invitación al cliente para que exprese las causas del incumplimiento y fije
nuevos compromisos de pago; si hay persistencia en el incumplimiento, se
comunica la decisión de un cobro jurídico.

 Cuando hay motivo para cartas de reclamo, estas deben expresar claramente el
origen del reclamo y solicitar o plantear alternativas para su solución.

Ejemplos:

Solicitud de crédito
Les informamos que a partir del 1 de febrero de 2011 abriremos nuestro local
comercial en el Centro Comercial Salitre Plaza, donde seguiremos ofreciendo toda
clase de instrumentos musicales.

Por tanto les solicitamos nos otorguen un crédito por $50.000.000 representados en
mercancía que ustedes producen y comercializan, la cual respaldaremos con cinco
cheques de $10.000.000 cada uno pagaderos a 30, 60, 90, 120 y 150 días
respectivamente.

Aprobación de crédito
Nos complace informarles que nuestro comité de créditos aprobó su solicitud de
crédito y les otorgó un crédito hasta por $50.000.000 que deberán respaldar con
cinco cheques a 30, 60, 90, 120 y 150 días.

Por tanto, a partir de la fecha pueden hacer sus pedidos de instrumentos musicales,
con la seguridad de que serán despachados hasta el monto aprobado.

Confiamos que éste será el inicio de unas excelentes relaciones comerciales.

Negación de crédito
Lamentamos informarles que por motivos financieros nos hemos visto en la penosa
necesidad de suspender los créditos durante el 2010.

44
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

Deseamos que en un futuro próximo tengamos la posibilidad de responder


positivamente a sus intereses e iniciar relaciones crediticias y comerciales con
ustedes.

Por ahora esperamos tener el placer de atender sus pedidos de contado con
nuestros descuentos especiales.

Primer cobro
Le recordamos que hace diez días se venció el plazo para el pago de su crédito con
nosotros, correspondiente a la factura 30031-6 del 25 de agosto de 2010.

Estamos convencidos que tal retraso debe haberse motivado por circunstancias
ajenas a su voluntad. Sin embargo, nos preocupa su silencio.

Esperamos recibir el pago en los próximos cinco días y que nuestras relaciones
continúen siendo mutuamente beneficiosas y cordiales.

Segundo cobro
Hace quince días le enviamos nuestra carta en la que le recordábamos el
vencimiento del plazo para el pago de su factura 30031-6 del 25 de agosto de 2010,
sin que hasta el momento hayamos obtenido su respuesta.

Por esta razón queremos nuevamente expresarle nuestra gran preocupación y


nuestro sincero interés por conocer las razones que han motivado el incumplimiento
y la manera como podríamos ayudarle.

Deseamos que nuestras relaciones comerciales no se vean afectadas y que


podamos continuar haciendo negocios.

Tercer cobro
Puesto que a pesar de nuestras reiteradas comunicaciones, usted no ha dado
respuesta alguna y su deuda sigue sin ser cubierta, lamentamos informarle que el
próximo 4 de septiembre de 2010 pasaremos su cuenta a nuestros abogados.

Como comprenderá los trámites judiciales le ocasionarán gastos adicionales y


muchas molestias que usted podrá evitar si efectúa su pago antes de la fecha
mencionada.

Lamentaríamos enormemente que se vea afectado su prestigio comercial debido a la


abrupta terminación de su crédito con nuestra empresa. Póngase al día y disfrute del
beneficio de nuestro crédito.

Carta de reclamo
Lamentamos informarles que la mercancía perteneciente al pedido 271215 del 05 de
octubre de 2010 llegó incompleta.
45
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

Hacen falta una docena de esferos kilométrico tinta negra y dos rollos de cinta
transparente ½ pulgada 3M, a pesar de estar facturadas. El resto de la mercancía
llegó en perfecto estado.

Les solicitamos el favor de despacharnos lo antes posible la mercancía faltante.

3.4.4 MEMORANDO
Es un documento de carácter interno mediante el cual se dan instrucciones, se
ofrecen datos, se felicita o se hacen llamados de atención. A pesar de ser una nota
interna debe presentar amabilidad y formalidad.

Ejemplos:

Instrucciones
Le informo que han sido aprobadas sus vacaciones a partir del 1 y hasta el 20 de
junio de 2011 inclusive.

Con la debida anticipación deberá hacer entrega de su cargo al señor Hernán


Orlando Suárez quien lo reemplazará durante su ausencia temporal.

Le deseamos que disfrute de sus merecidas vacaciones.

Llamado de atención
Con gran preocupación hemos notado en las últimas semanas sus permanentes
retrasos a la hora de ingreso a la oficina.

Por tal razón, le solicitamos que adopte las medidas necesarias para garantizar la
puntualidad en el inicio de sus labores diarias.

Solicitud de datos
Le solicito el favor de informarme sobre las ventas reales y exactas de los meses de
enero a junio de 2010.

Me urge recibir esta información para trabajar en la proyección de las ventas para el
segundo semestre del año.

3.4.5 MENSAJE SOCIALES


Las empresas están conformadas por seres humanos que tienen necesidades
fundamentales y compromisos familiares y sociales que atender. Dentro de las

46
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

comunicaciones empresariales que se manejan a diario también encontramos


aquellas que expresan sentimientos y compromisos particulares.

Por ejemplo, pueden identificarse algunas situaciones sociales como las siguientes
que ameritan mensajes escritos:

 Alguno de los empleados obtienen un grado académico, contrae matrimonio o


disfruta de la llegada de un bebé; debe expresársele una sincera felicitación y
desearle muchos éxitos o augurarle felicidades, según el caso.

 Uno de los empleados sufre una enfermedad o pierde a un ser querido, debe
expresársele sentimientos de solidaridad, y desearle pronto alivio o
manifestarle el sentido pésame, según el caso.

 La empresa está de aniversario o algún otro festejo y lo va a celebrar; lo que


indica que se necesita enviar invitaciones y posteriormente agradecimientos
por las expresiones de apoyo y amistad recibidas.

Tenga en cuenta las siguientes


sugerencias:
1. Los mensajes sociales deben
redactarse con sentido humano, esto
es, con gran sensibilidad para que se
tornen asertivos.
2. Emitir mensajes supremamente
breves, positivos y serenos.
3. Deben reflejar mucha amistosidad y
gran sinceridad.

Ejemplos:

Sentido pésame
En estos momentos tan difíciles para usted y su familia, deseamos hacerle presente
nuestros sentimientos de solidaridad.

Rogamos al Dios todopoderoso le conceda mucha resignación, y el recuerdo de su


padre le otorgue valor para seguir adelante.

47
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

Felicitación
Sinceramente queremos expresarle nuestra voz de felicitación por todos sus éxitos
académicos.

El grado de contador que le otorgó la Universidad Suramericana, nos llega de


regocijo a todos sus compañeros.

Agradecimiento
Deseamos agradecerle sinceramente por todas sus congratulaciones y por el
acompañamiento personal en los festejos de nuestro vigésimo aniversario.

Esperamos contarlo siempre entre los amigos y favorecedores de nuestra compañía.

3.5 CARACTERÍSTICAS DE UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA EN LA CARTA


COMERCIAL
Para lograr efectividad en los mensajes comerciales, es importante tener en cuenta
los siguientes aspectos lingüísticos:

3.5.1 Tono
En términos generales el tono es la manera de decir las cosas. Es una forma de
adaptar una carta a situaciones y a lectores diferentes. Se refiere al contenido
emocional de la correspondencia. Es preferible evitar ser brusco, ofensivo o efusivo,
la sinceridad implica no solo honestidad en la expresión de sentimientos sino también
consideración sincera por la situación del destinatario.

No hay que caer en el insulto ni en el elogio exagerado, para lograr el equilibrio no


hay que permitir que el elogio escriba la carta sino que ayude a trasmitir el mensaje
en forma adecuada.

Es importante tener en cuenta lo que quiere oír el destinatario, por ejemplo, la quejas
hay que exponerlas sin censurar al receptor. En el caso de tener que dar malas
noticias se utiliza un tono positivo. A nadie la gusta que le digan que no, que lo
desanime o que lo desilusionen.

No se debe mencionar el tema principal de la carta en la primera línea. Es mejor


defender o explicar la situación antes de comunicar la decisión que se ha tomado,
intentar enfatizar lo positivo del caso y ofrecer alternativas. Si la situación no permite
ningún tipo de cortesía al menos enviar un mensaje con tono positivo.

3.5.2 Estilo
Es la forma propia de comunicación que tienen las personas y las empresas. Abarca
el tema, el orden y la forma como se hallan expuestas las ideas, el giro de las frases,

48
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

el uso y el abuso de algunas palabras como la ausencia de otras. Podemos decir que
estilo es sinónimo de personalidad.

A continuación unas recomendaciones que permitirán mejorar el estilo:


o Domine el significado, la pronunciación y la escritura de las palabras que usa
frecuentemente.
o Tome el diccionario como el libro de consulta para resolver cualquier duda que se
presente.
o Evite el uso de palabras de significado vago (cosa, algo, eso, etc.)
o Evite el uso de extranjerismos, preferiblemente reemplazar estas palabras por
sinónimos.
o Utilice debidamente los signos de puntuación para evitar confusiones en el
mensaje.

3.5.3 Asertividad
Asertividad es una habilidad social, o una parte de las habilidades sociales, que
indica la capacidad para poder expresar conductas y pensamientos que nos permiten
defender los derechos de cada uno sin agredir ni ser agredido.

Una comunicación es asertiva cuando el tono empleado indica sentimientos positivos


y denota amistosidad porque eventualmente esta comunicación es la imagen de la
empresa.

Ejemplos:
Lamentamos comunicarles
Sentimos mucho lo ocurrido
Complacidos le informamos
Con mucho gusto le comunicamos
Es muy placentero informarles

Ejercicio
De los siguientes párrafos de una carta identifica cuál es el más asertivo.

Caso 1
Su solicitud de crédito por $22.000.0000 fue aprobada. Debe acercarse
a nuestras oficinas para los trámites correspondientes.

Caso 2
Nos complace informarle que su solicitud de crédito por $14.000.000
fue aprobada en el comité financiero. Por tanto, le sugerimos que se
acerque para gestionar los trámites correspondientes.

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

3.5.4 Lenguaje positivo


Es la expresión de una actitud que se debe llevar a cabo para mejorar. Una carta
comercial debe ser positiva en su tono para asegurar una reacción favorable del
lector. Tenga en cuenta las siguientes características:

o Evitar excesos de confianza en nuestro vocabulario con expresiones como tu,


para ti, contigo, etc.
o Evitar expresiones y palabras de sentido de sentido negativo como lamentamos,
queja, inferior, imposible, reclamación, desafortunadamente, etc.
o Emplear palabras tales como cooperación, servicio, sincero, etc.

Ejemplos:
Revisemos el siguiente ejemplo de un párrafo con tono totalmente negativo.
Lamentamos recibir su carta en la cual se queja de haber recibido una batería
defectuosa. Nos apena que este artículo haya sido encontrado poco satisfactorio. Le
rogamos devolverlo y en su reemplazo le enviaremos una nueva batería.
Su cuenta será acreditada por el valor de la batería vieja.

Analicemos el mensaje el mensaje, parte por parte.


"Lamentamos recibir su carta"... ¿Escribiría usted alguna vez a alguien de quien está
apenado de recibir su carta? Lo que usted lamenta en realidad es que la mercancía
estuviera defectuosa.

... en la cual se queja". El cliente probablemente no se está quejando sino


simplemente informando de una situación que debe ser corregida.

A continuación le indicamos una forma como podría haberse escrito la carta.


Muchas gracias por informarnos acerca de la batería que adquirió recientemente.
Lamentamos que no estuviera a la altura de lo que usted esperaba de ella; por lo
tanto, le rogamos devolvérnosla con cargo a nuestra cuenta.

En su lugar inmediatamente le enviaremos una batería nueva por la cual no tendrá


que pagar. Estamos seguros de que su nueva batería le prestará muchos años de
servicio.

Tenga en cuenta que…


A menudo es más fácil y más alentador para el lector destacar lo que usted puede
hacer en vez de lo que no puede. ¿Por qué escribir "lamentamos no enviarle un
cálculo de costo de aire acondicionado para su casa hasta que sepamos cuántas
habitaciones y cuál es su tamaño?". Al lector le agradaría más leer, "tendremos
mucho gusto en enviarle un presupuesto para la calefacción de su casa tan pronto
tengamos en nuestro poder el detalle del número de habitaciones de su casa y sus
tamaños".

50
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

3.5.5 Cortesía
Es tratar con atención y respeto al destinatario de la carta. Esta característica refleja
la actitud amistosa, sincera y cordial que contribuye a crear y sostener la buena
voluntad del lector hacia la empresa o persona que le escribe. La cortesía es parte
de la educación y por lo tanto debemos de tenerla muy en cuenta.

Ejemplos:
A continuación presentamos dos partes de una carta que sostiene la misma
información. Léala cuidadosamente y exprese su opinión sobre el cual de los dos
logrará conservar la buena voluntad del cliente hacia la compañía.

Parte A
Hemos recibido su carta en la que nos indica su desacuerdo con
nuestro sistema de cobros y con nuestro procedimiento de
contabilidad. Lamentamos que a usted le indique sólo resultados
indeseables. Sin embargo, tomaremos nota de sus sugerencias y
consejos.

Parte B
Sus sugerencias para efectuar cambios en nuestro sistema de cobros
resultan pertinentes y oportunas, agradecemos y examinaremos con
mucha atención recomendaciones como la suya, convencidos que
esto nos ayudará a mejorar nuestra forma de organización actual.

3.5.6 Modernismo
Es utilizar un lenguaje actualizado para la redacción. No consulte cartas comerciales
pasadas de moda, tratando de encontrar palabras para una carta que va a escribir
hoy. Emplee solamente aquellas palabras que se utilizan actualmente en los
negocios.

Hace algunos años cundo los negocios se desenvolvían en un estilo más formal, era
común usar expresiones tales como "su obediente servidor". Estas expresiones se
consideren hoy anticuadas. La carta comercial debe tener un lenguaje simple, claro,
moderno y breve. Cada palabra debe ser la apropiada para permitir una total
comprensión del mensaje.

Utilizar términos obsoletos transmite una imagen negativa de la empresa. Entre


otras expresiones podemos destacar las siguientes:

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

LENGUAJE ANTIGUO LENGUAJE MODERNO


Agradezco por anticipado Agradezco
Llegó a mis manos recibimos
La presente tiene por objeto informarle Le informo
Me es grato informarle Le informamos
Por medio de la presente, le informamos Con mucho gusto le informamos que
que
Acusamos recibo de su carta Muchas gracias por su carta
Adjunto a la presente le enviamos Complacido le enviamos
El 30 de los corrientes El 30 de marzo de 2010
Sin otro particular, nos despedimos Hasta otra oportunidad
Apreciado doctor Castro: Respetado doctor Castro:
Me dirijo a usted para comunicarle Complacido le comunico que:
Del año en curso De 201__

3.5.7 Cohesión
Es la característica que tiene un texto, consiste en que las diferentes frases estén
conectadas entre sí mediante diversos procedimientos gramaticales que permiten
que cada frase se interprete en relación con las demás. Al redactar un texto resulta
inevitable el repetir determinadas ideas o conceptos que son esenciales para el tema
que se está tratando. Una carta comercial tiene como objeto atraer y mantener la
atención del lector de tal manera que este sienta la necesidad de actuar, o por lo
menos, reaccionar favorablemente hacia ella. Para ello, el material debe ser
presentado en forma agradable y enfocado desde el punto de vista del lector.

La cohesión permite vincular la idea del primer párrafo con la del segundo y con las
de los demás párrafos, mediante palabras de enlace. Así, el lector es conducido a
través del tema mediante ideas articuladas hasta finalizar la lectura.

Lea con atención los dos mensajes de la carta que incluimos a continuación e
indique cuál de dos es más efectivo e interesante para el lector.

Mensaje A
La carta que usted nos envió hace unos días nos indica que su secretaria
debería usar cintas para máquinas de escribir, comprar marca kores. Le
adjuntamos un cupón que le permitirá comprar las primeras dos docenas de
cintas de kores con el 50 por ciento de descuento. Si usted usa estas cintas,
sabemos que los resultados serán muy satisfactorios para usted.

52
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

Mensaje B
Felicitaciones a su secretaria por la atractiva apariencia de la carta que nos
envió hace algunos días. Escritura artística de ese calibre merece cintas kores.
Lo invitamos a utilizar el cupón adjunto que le permitirá adquirir las dos primeras
docenas de cintas para máquina escribir kores con el cincuenta por ciento de
descuento. Tanto su secretaria como usted quedarán maravillados con la
escritura clara, firme y la duración que obtendrá con estas cintas de alta calidad.

Lea el siguiente ejemplo:


Estimada señorita Natalia:

Le enviamos la edición de enero de la guía de programas de olímpica stereo.


Nos complace saber que usted es asidua oyente del contenido musical que
ofrecemos durante las 24 horas.

Estamos seguros de que usted no deseará perderse un solo programa durante


el próximo año. Podría sugerirle, entonces, que usted tomara una suscripción
anual de la guía de programas, la cual cuesta solamente $ 5.800. Muchas
personas nos escriben diciéndonos que no se imaginan como podrían escuchar
buena música sin la guía de la emisora. Con esta guía usted también puede
programar la música que quiere escuchar con días y aún con semanas de
anticipación.

Le rogamos devolvernos la tarjeta adjunta para incluir su nombre en nuestra lista


de correo para el año que comienza.

Le enviaremos nuestra cuenta más adelante, pero usted puede comenzar su


programación musical a partir del 10 de enero de 2010.

Otras expresiones que se puedan usar para conectar párrafos son: así mismo, por lo
tanto, por consiguiente, de este modo, también, además, finalmente, entre otras.

Note en la carta anterior la manera como se han agrupado lógicamente las ideas
relacionadas en párrafos de diferente extensión; como se emplea la frase de
transición, "estamos seguros de que usted no deseará perderse un solo programa
durante el próximo año", a la otra frase, "con esta guía", para conducir al lector, de
manera natural, de un párrafo al siguiente; y como el penúltimo párrafo de la carta
incita a actuar de acuerdo con los deseos del remitente.

53
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

3.5.8 Integridad
Es la adecuada utilización de datos completos en el mensaje. Los mensajes
incompletos siempre necesitan aclaraciones posteriores.

En los siguientes párrafos puede apreciarse la diferencia entre el primer mensaje,


carente de información, y el segundo que muestra integridad:

o Gustoso le envío cheque para cubrir el saldo de la factura pendiente.

o Con mucho gusto le informamos que estamos enviando el cheque No. 4569225
del Banco de Bogotá por $1.670.000 para cubrir el saldo de la factura No.00250
del 02 de junio de 2010.

3.5.9 Claridad
Es la característica que permite entender sin esfuerzo alguno el contenido del
mensaje. Esto se logra cuando el lenguaje utilizado es cotidiano y cuando no se usan
abreviaturas, neologismos o extranjerismos. Las frases demasiado extensas tienden
a confundir al lector.

Compare los siguientes párrafos y escoja el de mejor comprensión.

Por su importante pedido, el 78615, le expresamos nuestro agradecimiento


sincero, fechado el día de ayer. Procederemos, por Transportes Coomotor; esta
misma tarde a hacerle de su mercancía el respectivo despacho.

Le agradecemos por su importante pedido 78615, del 02 de junio de 2010. Esta


misma tarde haremos el despacho de su mercancía, por Transportes Coomotor.

3.5.10 Eficiencia
Es la característica que exige la utilización de los datos precisos. La eficiencia
permite que cada frase y cada párrafo puedan ser entendidos sin tener que recurrir a
otra frase o a otro párrafo.

Ejemplo:

 La ciudad (en los datos del destinatario) es más eficiente expresar el nombre
propio de la ciudad.

 De los corrientes ( el día exacto)

 del año en curso (el año exacto)

54
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

1.5.11 Brevedad
Consiste en no dar tantos rodeos para llegar al tema central. Esta característica
implica el empleo de las palabras indispensables para hacer que el mensaje sea
completo. Una carta en la cual abundan las palabras no indispensables se hace
tediosa.

Ejemplos:
o Lea cuidadosamente las siguientes partes de dos cartas comerciales. Luego
seleccione la que parezca más efectiva y breve.

Parte A

Le estamos escribiendo esta carta para anunciarle que el Club de Oratoria tendrá su
próxima reunión a las 8 p.m. del día viernes, 9 de enero, y para extenderle nuestra
cordial invitación. Si usted decide venir, que es lo esperado, tendrá la oportunidad de
oír al Doctor Pedro Alcántara, quien será el orador principal. El tema principal de su
charla será "Tabúes y Tensiones". Esta charla será realizada por el orador quien es
un siquiatra y conferencista de fama internacional.

Parte B

Le agradecemos su asistencia a la próxima reunión del Club de Oratoria el viernes 9


de junio de 2010 a las 20:00. Como orador principal presentaremos al siquiatra y
conferencista Doctor Pedro Alcántara, quien compartirá con nosotros ideas
interesantes sobre "Tabúes y tensiones".

o En los dos párrafos siguientes es posible verificar cómo el mismo mensaje ha


sido expresado inicialmente con rodeos y luego en forma directa:

Después de revisar minuciosamente su cuenta desde que empezó con nosotros


hace más de 5 años, cuando la gente estimaba el esfuerzo por el trabajo y el deseo
de superación y el ahorro, en aras de colaborar con su desarrollo personal y familiar,
amablemente le informamos que su crédito ha sido aprobado.

Le informamos que su crédito ha sido aprobado.

55
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

Cartas a realizar bajo el siguiente formato

Bogotá, 15 de septiembre de 2011

Doctor
Wilson Eduardo Galvis
Rector
Institutito Colombiano de Aprendizaje
Avenida Caracas 63-66
Bogotá D.C.

Asunto: Lo que desee

Respetado doctor Galvis:

Le solicito bla bla bla bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb


Bbblabla bla bla bla bla
Blablabla blñablabla
Blablablablabla

Cordialmente,

María López
Aprendiz

Juana R.

FDEH. Formador Dice y Estudiante Hace

TAREA 1
Imagínese que es el jefe del Departamento de Recursos Humanos de una importante
empresa que se dedica al mercadeo y publicidad en general. Usted tiene que
informar a un compañero suyo de otra empresa sobre los nuevos cursos para
directivos de empresa, a través de una carta en la cual tiene que mencionar: el
programa, las fechas, los lugares de clase, la duración del curso y otra información
de interés.

TAREA 2
Imagínese que es el jefe del Departamento de Personal y, en nombre de toda la
empresa, tiene que realizar una carta de pésame para la familia del fallecido, uno de
los colaboradores más apreciado por la empresa.

TAREA 3
Como jefe de equipo de Promoción de una empresa multinacional, usted se tiene
que dirigir al jefe del Departamento Comercial a través de una carta informe en la
cual tiene que incluir un informe de visita a clientes. Procure que su informe cumpla

56
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

los requisitos previstos en el taller, respetando los principios de claridad, de unidad y


de primacía.

Ejercicio de corrección, con el estilo visto corrija.


Bogotá, 17 de febrero de 2010

Señora Luisa L. Contreras

Calle 34 27-85

Bogotá. Colombia

Hemos recivido su alfombra, y nos complaserá limpiarlas. Puede estar segura de que
la recibirá el mismo cuidado que quedamos a todos nuestros negocios.
Unaves que halla sido limpiada, su alfombra le será devuelta previo del pago de su
limpiesa.

Gracias por la oportunidad de servirla.

Siceramente,
H.L Rios

Teniendo en cuenta la situación que se plantea, redacte el mensaje en un tono


amable.

1. Revisando el listado de clientes se detecta que una estudiante que ingresa a


clase en marzo no ha cancelado la cuota de febrero. Debe redactar una carta
de cobro.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_____________________________________________________________.

2. Se presentó una aspirante al cargo de Secretaria de Gerencia y falló en la


entrevista. Debe redactar una carta comunicando que no salió favorecida.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
______________________________________________________________.

57
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

Redacta correctamente los siguientes mensajes analizando el yerro contenido:

1. Por medio de la presente me permito informarle que la referencia 324 se


encuentra descontinuada desde hace dos meses, por lo tanto…

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________ …

2. Estamos adjuntando a la presente la cotización por usted solicitada junto con


nuestro último catálogo…
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_______________________________________________________...

3. Le agradecería enviar la mercancía por TCC Transportadora, a la mayor


brevedad posible.
_________________________________________________________________
_____________________________________________________________
___________________________________________________________

4. Esta comunicación tiene por finalidad invitarla a la inauguración de nuestra


nueva sede, que se llevará a cabo en fecha próxima…

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________.

5. Debo manifestarle que debido a las políticas internas de la empresa, los


créditos han sido reactivados, por lo tanto le agradecería el envío del
formulario debidamente diligenciado y firmado, para…

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________

58
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

EDH. Estudiante Dice y Hace

Escriba los siguientes mensajes para que se queden comprensibles y


completos:

1. Tengo 24 años y he trabajado como secretaria durante cerca de cuatro años


en tres empresas diferentes, lo cual me ha permitido enriquecer mis
conocimientos y poder actuar con desenvoltura en cualquier situación.

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________.

2. Es un placer para nosotros tenerles que informar que la solicitud hecha por
ustedes hace más o menos ocho días, fue aceptada. Las condiciones de pago
serán expuestas en la misma carta.

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________.

3. En el día de hoy le estamos despachando tres cajas que contienen la


mercancía que compró por medio de la factura de compra No. 234, que
estamos adjuntando a la presente.
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
______________.

Ejercicios de sintaxis:

1. Ordena los textos que se presentan a continuación, de manera que la prioridad, en


cada caso, sea diferente. Recuerde el orden sintáctico, primero el sujeto, luego el
verbo y después los complementos:

EJEMPLO:
Para la remodelación de la compañía se envió el plan el 27 de agosto a la oficina de
Proyectos.
59
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

Orden sintáctico: El plan para la remodelación de la compañía se envió el 27 de


agosto a la oficina de proyectos.

Prioridad tiempo: El 27 de agosto se envió el plan para la remodelación de la


compañía a la oficina de Proyectos.

Prioridad lugar: A la oficina de Proyectos se envió el plan para la remodelación de la


compañía, el 27 de agosto.

1. Los exámenes de los alumnos de nuevo ingreso, los calificó la profesora con
un criterio riguroso.

Orden sintáctico:
Prioridad de manera:
Prioridad de acción:

2. Un diploma entregó el presidente a los vencedores del concurso de otoño.

Orden sintáctico:
Prioridad de tiempo:
Prioridad de los beneficiarios:

3. La nueva máquina para la secretaria del departamento de compras, llegó el


martes.

Orden sintáctico:
Prioridad de tiempo:
Prioridad de lugar:
Prioridad de la acción:

4. La base del desarrollo del hombre es la educación, principalmente en nuestra


época

Orden sintáctico:
Prioridad de tiempo:

60
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

5. Libros para la biblioteca de la escuela, los estudiantes donaron el mes pasado

Orden sintáctico:
Prioridad de acción:
Prioridad de tiempo:
Prioridad de beneficiario:

6. El banco Cafetero se compromete a prestar el servicio de recaudo y a efectuar


los pagos por ventanilla, mediante el presente convenio, a partir de la fecha.

Prioridad de tiempo:
Prioridad de convenio:
Prioridad de servicios:

7. Para el recaudo de consignaciones, se empleará el comprobante consignación


Cuenta Empresarial, con el logotipo del cliente, de acuerdo con el modelo que
se adjunta a la presente

Prioridad del comprobante:


Prioridad del modelo:
Prioridad del tiempo:

8. El banco Cafetero por intermedio de la oficina Panamericana, entregará a


cada una de las empresas del grupo Organización Servientrega, el día hábil
siguiente al de las operaciones y en forma diaria, los reportes de cuenta
empresaria, donde se mencionen los abonados recibidos en las oficinas, sin
soportes o copias de las consignaciones, de acuerdo como se estipula para
los demás convenios.

Prioridad de tiempo:
Prioridad de beneficiarios:

2. Ordene lógicamente y con claridad las siguientes oraciones, cuyos elementos


sintácticos fundamentales van separados con guiones a fin de facilitar el ejercicio.

1. Tuve- que acabó en pesadilla- una de esas noches- un sueño.

2. A trabajar- con una energía nueva- empezaron- mis gentes.

61
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

3. Los Nazis- diecisiete días antes- a Polonia -habían invadido.

4. Muchos- de origen traumático- son- de los conductos gomíferos.

5. Parece - me - mal compuesta- la esfera anillar - una máquina.

6. El niño - con una visible impaciencia - cuenta hasta el otro día - los
minutos.

AHORA DEBES ORGANIZAR EN ORDEN LÓGICO LA SIGUIENTE FRASE:

Mucho lamento las ocasionadas incomodidades; para poder servirle es para nuestra
organización el que usted nos brinde una nueva oportunidad de vital importancia.

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________

62
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

UNIDAD TRES

4. LA COMUNICACIÓN

LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL: 3. Identifica aspectos importantes de la


comunicación escrita, la comunicación organizacional y la comunicación virtual (uso
de e-mail y chat).

INDICADORES DE LOGROS EVIDENCIAS DE

Reconoce los componentes del esquema  Conocimiento


comunicativo.
Identifica la importancia de la comunicación virtual  Conocimiento
como elemento modernizador de las relaciones
laborales.
Elabora ejercicios aplicando técnicas de la  Producto
comunicación empresarial escrita
Valora la capacidad de comunicarse mediante  Desempeño
cualquier sistema de signos

FDH. Formador Dice y Hace

4.1 DEFINICIÓN
Es un proceso social de forma circular mediante el cual un emisor envía un mensaje
(codifica) a un receptor, este lo interpreta (decodifica) y devuelve sus impresiones
sobre el mensaje recibido.

ESQUEMA DE LA COMUNICACIÓN

http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n

63
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

4.2 EMISOR
Es aquel individuo que origina, codifica y emite cualquier tipo de mensaje.

4.3 RECEPTOR
Es aquel individuo que recibe, interpreta o decodifica cualquier tipo de mensaje.

4.4 CANAL
Medio por el cual se transmite la señal con la información de intercambio entre el
emisor y el receptor.

4.5 MENSAJE
Conjunto de señales, signos o símbolos que son objeto de una comunicación.

4.6 CÓDIGO
Es el conjunto de instrucciones que permite la codificación y decodificación del
mensaje.

5. EL LENGUAJE

Es la capacidad de comunicarse mediante cualquier sistema de


signos. Estos signos pueden ser escritos, orales, gestuales,
simbólicos, etc.

La lengua
Es un sistema de signos de carácter social y abstracto de una comunidad humana.

El habla
Es el acto personal mediante el cual se hace ejercicio de la lengua.

El dialecto
Es una variante de la lengua que se diferencia por expresiones propias de una región
o cultura.

Idiolecto
Es el conjunto de rasgos que distinguen a un individuo al hablar.

Jerga
Es el uso especial de la lengua por ciertos grupos sociales semejantes en oficio,
profesión o estrato.

64
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

6. TIPOS DE COMUNICACIÓN

6.1 COMUNICACIÓN ORAL


Es aquella que se desarrolla entre dos o más personas, tiene como medio de
transmisión el aire y como código un idioma (la lengua).

Para recordar…
Hasta el momento de la creación de la escritura, existía la necesidad de
almacenar de alguna forma en la memoria colectiva e individual toda clase de
información (historias, nombres, mitos...). Para ello, se crearon mapas lingüísticos
(rituales), entre los que se encuentran:

 Las fórmulas: Introducción oral breve y acompañada de música, a partir de la


cual se engancha una exposición extensa de todo aquello que recuerda. Se
utiliza en el aprendizaje ya que resulta una fórmula fácil y sencilla.
 Los nombres de lugares y personas: Los nombres propios hacen referencia a
nombres de los diferentes canales y lugares, a pesar de ser limitados, son
clave para memorizar qué existe en el sitio mencionado.
 La poesía: Histórica, religiosa, mitológica, etc. suele ser musical, teniendo
ritmos muy definidos.
 Las narraciones: Históricas, personales, introducciones a historias más
grandes pero que contienen mucha información histórica.
 Los repertorios legales o de otra índole: Son las más raras, escasas, ya que
ocupan mucha memoria.

Estas fórmulas se transmiten de boca en boca hasta la aparición de la escritura.


Dentro de este grupo podemos incluir las técnicas de los chamanes que recurrían
a un entrenamiento para memorizar con recursos relacionados con la memoria
auditiva: ritmos, movimientos, sonidos, melodías, etc.
De la comunicación oral a la escritura

Existen en la actualidad, dos grandes teorías que intentan explicar cómo se dio el
paso de una sociedad oral a una sociedad escrita. La primera, denominada Teoría
de la gran línea divisoria, explica cómo las sociedades orales definen una
mentalidad diferente e inferior a las sociedades en las que la escritura es la
principal forma de comunicación. De esta manera creen que con la invención de la
escritura, la humanidad ha dado un gran salto cualitativo muy importante, al
dotarnos de procedimientos que son capaces de aumentar nuestras capacidades
cognitivas. Con la escritura nuestro pensamiento se vuelve más reflexivo, más
abstracto, más complejo y estructurado, y por ello la escritura crea una sociedad
superior. La segunda teoría, conocida como Teoría de la continuidad niega la
superioridad de la escritura frente a la oralidad y defiende la idea de que ambos
tipos de comunicación, oral y escrita, son medios lingüísticos equivalentes. En
esencia, ambos derivados del lenguaje tienen funciones similares, sin embargo se
pueden especializar y por ello no existe una diferencia cognitiva.

65
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

6.1.1 CONSEJOS PARA SUPERAR LAS BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN


o Escuche todo lo que la otra persona le esté comunicando aunque le disguste.
o No emita un juicio sobre el mensaje a partir de sus prejuicios o estado emocional.
o Escuche todos los puntos de vista de quienes intervengan en una conversación o
discusión.
o Planifique la forma cómo va a comunicar algo.
o No exprese una opinión si no está seguro de lo que está diciendo.
o Verifique el efecto que su comunicación produce en el receptor.
o Trate de ser lo más objetivo posible cuando exprese una opinión.
o No exagere sus sentimientos para tratar de convencer a la otra persona.
o Considere siempre los sentimientos ajenos.
o No descalifique una opinión porque no es suya.

6.1.2 EL RUMOR
El rumor significa un escape a las
tensiones emocionales del ser humano
las cuales son alteradas por cualquier
cambio que ocurra a su alrededor y que
amenace su seguridad. Representa un
medio más de comunicación. Circula en
la comunicación informal y responde al
marco de referencia del que envía el
mensaje.

Se puede generar a partir de la versión


verdadera o falsa, lo cierto es que el
relato va perdiendo su autenticidad. Es un espejo del "alma interna" de las relaciones
jerárquicas entre los empleados y sus jefes, así como de los antagonismos y
rivalidades que prevalecen entre los miembros de una organización. Condiciona el
pensamiento, además de crear y alimentar el tema deseado por los instigadores.

CLASES DE RUMORES

Optimistas:
Confunden los deseos con la realidad.

Pesimistas:
Exponen temores o ansiedades.

Maliciosos:
Buscan generar discordia mediante el ataque a los integrantes de un grupo
determinado.

66
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

¿Qué motiva la creación de un rumor? El temor, la esperanza, la hostilidad, la


curiosidad y la falta de información.

Estrategia para evitar el rumor


Comunicación oportuna, eficiente y eficaz tanto en los niveles formales como
informales de la organización. Determine objetivamente sus causas, confronte las
noticias tergiversadas, explique la situación real y no rehúya a las aclaraciones.

6.1.3 TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN ORAL


Hablar en público o ante los medios de comunicación provoca, con frecuencia,
nerviosismo y temores. Es una situación lógica para quien no está habituado.

Pero existe un conjunto de recursos, que se engloban en la denominada ciencia de la


retórica, que pueden ayudarnos a vencer esos obstáculos y a mejorar nuestra
confianza y capacidad para hacer llegar nuestro mensaje de forma nítida, precisa y
eficiente.

Descartemos, desde el principio, que hablar en público requiere rebuscamiento o


grandilocuencia. Al contrario: lo mejor es la sencillez y la claridad; el lenguaje más
común y conocido por el auditorio al que nos dirigimos.

En definitiva, para comunicar bien hay que cuidar la forma en que se expresan los
mensajes, pero hay que ser rigurosos con el fondo, con el contenido. Es decir, el
buen orador construye sus discursos con respeto escrupuloso tanto a la forma (el
lenguaje que utiliza) como al fondo (lo que verdaderamente piensa, defiende y
plantea).

6.1.4 CARACTERÍSTICAS DE LA BUENA COMUNICACIÓN


Claridad: Expresar ideas concretas y definidas, con frases bien construidas y
terminología común y al alcance de los destinatarios. Si hay que emplear palabras
que puedan presentar dudas al auditorio, mejor detenerse en explicarlas para que
puedan ser comprendidas.

Concisión: Usar las palabras justas y precisas, evitar la palabrería. No hay que ser
lacónicos, pero tampoco enredar al destinatario en un discurso complejo.

Coherencia: Construir los mensajes de forma lógica, jerarquizando las ideas y


haciendo énfasis en los hechos objetivos y las opiniones, sean del orador o de otras
personas.

Sencillez: Tanto en la forma de construir nuestro mensaje como en las palabras


empleadas.

67
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

Naturalidad: Tal vez, lo más difícil de lograr. Requiere una expresión viva y
espontánea, lo que no implica vulgaridad o descuido. Es la prueba del dominio del
lenguaje y el camino para lograr esa naturalidad, precisamente por una concienzuda
preparación de la intervención. Sólo así, con preparación y ensayo, se puede
asegurar convenientemente que el mensaje llegue a sus destinatarios de forma
precisa y fácilmente comprensible.

¿CÓMO CONSTRUIR BIEN EL MENSAJE?


De la forma en que se organicen las frases, de las palabras que se utilicen, va a
depender en buena medida que el mensaje sea bien comprendido por los
destinatarios. Al elegir estas o aquellas palabras, y al construir las frases con una u
otra estructura, se está apostando por una determinada forma de llamar la atención
del oyente sobre aquellas ideas esenciales que tratamos de comunicar.

¿CÓMO PROCEDER?
A continuación, algunas recomendaciones que le permitirán construir un buen
mensaje oral:

A. Si se trata de una comunicación coloquial, frases muy cortas, de pocas sílabas.


En un discurso, las frases pueden ser más amplias, pero cuidando en su
construcción las opciones de "hacer pausas" (para respirar, o para remarcar un
concepto) que faciliten su expresión oral, y también su comprensión por el auditorio.

B. Para enfatizar las "ideas principales", las repeticiones son una herramienta
fundamental de la expresión oral. Repetición no significa reiteración, o monotonía. Se
recalca una idea, pero no necesariamente con las mismas palabras, sino con
sinónimos.

Posibilidades: Empezar varios párrafos con una misma palabra o expresión. Repetir
la última palabra de la frase anterior al comenzar una nueva. Terminar una frase
recalcando la idea con la que comenzamos. Concluir varias frases de la misma
forma. O, repetir un sustantivo, acompañándolo de distintos calificativos.

Para el buen uso de este recurso estructural (sin el peligro de caer en el abuso de
muletillas, frases hechas, o reiteraciones) lo mejor es preparar y ensayar a fondo la
intervención de que se trate. Sólo oyéndonos seremos conscientes de fallas y
carencias propias en la improvisación.

C. Hacer, periódicamente, recapitulaciones de nuestro mensaje, de las ideas


fundamentales que se están desarrollando en la intervención pública. Estos
resúmenes periódicos evitan que el auditorio se extravíe y aseguran un mejor
seguimiento del hilo argumental.

D. Proponer posiciones encontradas también ayuda a precisar y clarificar el mensaje


que tratamos de comunicar. Enfatiza lo que pretendemos expresar y nos permite dar

68
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

al mensaje los contornos y matices que queremos difundir (razón/emoción;


ciencia/experiencia, contrastes.)

E. Amplificar una idea de nuestro discurso, bien recurriendo a la síntesis de lo


expresado y a su repetición resumida; o bien, recalcando dicha idea desde diferentes
puntos de vista. Con ello, se aclara y profundiza el mensaje, y el receptor podrá
captar los matices y el conjunto de la idea expresada. Se amplifica recurriendo a
ejemplos, comparaciones o contrastes, aclaraciones, o, en ocasiones, con frases
hechas.

F. Construir la intervención (discurso) de menos a más, en orden acumulativo. Las


ideas y mensajes deben seguir un orden ascendente, apoyando cada una de ellas en
las anteriormente expresadas a las que, evidentemente, deben aportar algo nuevo.
Este orden lógico de construcción del mensaje nos permite, además, ir acrecentando
el interés de los destinatarios y mantener su atención a lo largo de la intervención.

6.1.5 FORMAS DE COMUNICACIÓN ORAL

* Panel.
* El debate.
* El foro.
* Phillips 6-6
* Seminario.
* Mesa redonda

PANEL
Es una discusión informal, realizada por un grupo de
especialistas o “expertos”, para analizar los
diferentes aspectos de un tema, aclarar controversias
o tratar de resolver problemas de su interés.

Pasos para su organización:


1. Selección del tema y fijación de objetivos.
2. Escoger al coordinador o moderador y a los
panelistas que pueden estar entre 4 y 8.
3. Tiempo asignado a los panelistas para la discusión.
4. Periodo destinado para contestar las preguntas del auditorio.
5. Forma de iniciación del panel: puede ser una pregunta general planteada por el
moderador a cualquiera de los miembros, o una breve exposición de cada
panelista.

Funciones del Moderador:


1. Anunciar el tema y el objetivo de discusión.
2. Presentar a los Panelistas.
69
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

3. Determinar el tiempo de la discusión y el de la realización de las preguntas.


4. Iniciar la discusión.
5. Mantener viva y animada la discusión.
6. Evitar que los panelistas se salgan del tema.
7. Hacer resúmenes breves sobre el estado de la discusión.
8. Finalizar la discusión.
9. Conceder la palabra a los miembros del auditorio, al terminar la discusión de los
panelistas.
10. Cerrar el panel.

EL DEBATE

Es una discusión dirigida entre dos personas o dos grupos que, ante un auditorio,
exponen sus ideas sobre un tema, sustentándolas con argumentos que chocan entre
sí. Es una manera de presentar puntos de vista opuestos sobre un mismo tema.

Sus objetivos son:


1. Exponer y defender opiniones sobre un tema.
2. Adquirir elementos de juicio, tanto con la preparación como con las exposiciones
para facilitar la toma de decisiones.
3. Ejercitarse en la expresión oral y escucha.

Normas para su preparación:


1. Elegir un tema de interés que suscite controversia y preparar los contenidos
teóricos.
2. Escoger un coordinador o moderador quien determina el esquema de trabajo que
en algunos casos puede ser un cuestionario con preguntas elaboradas de tal
manera que susciten la controversia.
3. Conformar grupos que defiendan o ataquen los planteamientos en pro y en
contra.
4. Designar un secretario.

Normas para su realización:


Durante el debate el coordinador debe:
1. Poner en consideración el objetivo.
2. Anunciar el tema y ubicarlo dentro del proceso.

70
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

3. Describir la actividad. Dar las instrucciones que rigen a los participantes y


cerciorarse de que han sido comprendidas por todos.
4. Formular la primera pregunta y dar la palabra en orden a los participantes.
5. Desempeñar durante la discusión el papel de moderador de la discusión,
agotadas las opiniones sobre la primera pregunta, pasar a formular las siguientes
6. Terminado el debate, el secretario tratará de que la asamblea llegue al consenso
sobre las conclusiones.

EL FORO
Es una exposición de un tema determinado
que realizan generalmente cuatro personas:
un mantenedor y tres ponentes. Se trata de
un tema dividido, por lo general en tres
subtemas, pero esto no quiere decir que el
número de ponentes no pueda aumentar, ni
que haya más subtemas. El foro es una
exposición de grupo.

Normas para su preparación:


1. Una vez conocidos los temas, se reúnen todos los integrantes del grupo y
determinan el tiempo exacto que van a emplear, teniendo en cuenta que hay que
distribuirlo en tres partes: presentación de la actividad, exposición de los
ponentes y preguntas del auditorio.
2. Sugerimos que el tiempo sea dividido en: 5 minutos para la presentación del
tema. 30 minutos para la exposición de los ponentes. 15 minutos para las
preguntas del auditorio.
3. En una reunión previa debe nombrarse el mantenedor, dividir el tema en tantas
partes cuantos ponentes haya, asignar un subtema a cada ponente, acordar el
orden de exposición.
4. Debe prepararse el tema estudiando y consultando libros, revistas, periódicos y
toda clase de publicaciones relacionadas con el tema.
5. Para mantener unidad temática y coherencia, los integrantes deben preparar todo
el tema en grupo y no individualmente.
6. El mantenedor debe aprenderse de memoria el nombre y el interés del tema
general, lo mismo que los nombres de los subtemas y los de las personas que lo
van a exponer.

Normas para su realización:


1. El coordinador o mantenedor pone en consideración el objetivo.
2. Anuncia el tema, hecho, problema o actividad que se va a discutir o analizar y lo
ubica dentro del proceso.
3. Describe la actividad que se va a realizar, da las instrucciones sobre las normas
que regulan la participación de los asistentes.

71
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

4. Declara iniciado el foro. Suministra los contenidos teóricos y concede la palabra a


los participantes. Para animar al participante que se encuentra tímido o renuente
a participar puede lanzarle una de las preguntas preparadas con antelación, para
así despertar el interés.
5. Orienta y estimula la participación de los asistentes centrando las intervenciones
hacia el tratamiento del tema y utilizando las ayudas que crea conveniente.
6. Cuando se considere que se ha agotado el tratamiento de un aspecto del tema, el
coordinador o el secretario hace una síntesis de lo expuesto antes de seguir
tratando los aspectos restantes.

PHILLIPS 6-6
Es una discusión en grupo en la que un
grupo mayor se divide en subgrupos de
seis personas, para que en seis
minutos de trabajo colectivo expresen
su opinión sobre un tema. Luego hay
una plenaria en la cual un integrante
por grupo expone las conclusiones a las
que llegaron.

Sus objetivos son:


1. Lograr la participación del grupo
general.
2. Reunir un buen número de interpretaciones sobre un tema.
3. Evitar el monopolio interpretativo y participativo.
4. Estimular el trabajo de aquellos participantes tímidos o pasivos.

Normas para su realización:


1. Describir la actividad.
2. Dar a conocer el tema o subtemas a desarrollar.
3. En cada subgrupo, se debe nombrar un relator. Relator es la persona que
durante los seis minutos apunta todas las ideas y a partir de ellas hace una
síntesis que luego expondrá en la plenaria.

Cuándo se aplica esta técnica:


1. Después de actividades en las que la asamblea ha tenido una actitud pasiva:
conferencias, películas, proyección de diapositivas, audiciones,
dramatizaciones entre otras.
2. Para realizar análisis de artículos de revistas o periódicos.
3. Para analizar situaciones conflictivas y sacar conclusiones.

72
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SEMINARIO
Es una técnica de trabajo en grupo y expresión oral utilizada para tratar a fondo un
tema predeterminado.

Normas para su preparación:


1. La preparación de un seminario debe
hacerse con bastante anticipación ya
que tienen dos clases de sesiones. Por
un lado, están las comisiones
encargadas de estudio de subtemas, de
concretar detalles y de elaborar las
recomendaciones; y del otro, las
sesiones plenarias que tienen por
objeto determinar puntos de vista
generales y sacar conclusiones.
2. Elección del tema.
3. Elaboración del plan y distribución de subtemas entre las comisiones.

Normas para su realización:


1. Reuniones previas de las comisiones para estudio de los subtemas. Cada
comisión nombra su representante y un relator para las plenarias.
2. Reunión plenaria, que debe ser coordinada por un presidente que modera las
intervenciones de los relatores de las diferentes comisiones. Un secretario
general del seminario que debe redactar el documento final con base en las
ponencias presentadas por escrito al seminario por cada comisión.

MESA REDONDA
Es la reunión de varias personas, tres o seis por lo
general, para exponer sobre un tema predeterminado y
preparado, bajo la dirección de un moderador. Su
objetivo es suministrar nuevos conocimientos sobre un
tema interesante.

Normas para su preparación:


1. Las personas eligen el tema para discutir; este debe
ser adecuado a sus capacidades, con el objeto de que la discusión sea posible;
con fuentes de información suficientes, a fin de encontrar argumentos en pro y en
contra.
2. Se debe nombrar un moderador, o sea un encargado de dirigir la discusión; este,
a su vez, designa un relator, cuyo oficio es resumir lo que cada expositor plantea.
3. Entre todos fijan el tiempo que debe emplearse en la discusión. La agenda o lista
de las ideas de desarrollo, de acuerdo con el siguiente modelo

73
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

7 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

7.1 Concepto
Es el grupo total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una
empresa, y entre ésta y su medio, es un conjunto de técnicas y actividades
encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros
de la organización. Influye en las opiniones, aptitudes y conductas de los clientes
internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla
mejor y más rápidamente los objetivos.

http://comorganizacional.blogspot.com/

7.2 TIPOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

• LA COMUNICACIÓN FORMAL: Es aquella donde los mensajes siguen los


caminos oficiales dictados por la jerarquía y especificados en el organigrama de la
organización. Por regla general, estos mensajes fluyen de manera descendente,
ascendente u horizontal.

• LA COMUNICACIÓN DESCENDENTE: Sirve para enviar los mensajes de los


superiores a los subordinados; uno de los propósitos más comunes de estos
comunicados es proporcionar las instrucciones suficientes y especificas de trabajo:
“quien, debe hacer que, cuando, como, donde, y porqué”.

• LA COMUNICACIÓN ASCENDENTE: Es la que va del subordinado hacia los


superiores. Este mecanismo es el canal por el cual la administración conoce las
opiniones de los subordinados, lo cual permite tener información del clima
organizacional en esos ámbitos.

• LA COMUNICACIÓN HORIZONTAL: Se desarrolla entre personas del mismo


nivel jerárquico. La mayoría de los mensajes horizontales tienen como objetivo la
integración y la coordinación del personal de un mismo nivel.

7.3 FALLAS EN LA COMUNICACIÓN

Las fallas en la comunicación es uno de sus problemas más importantes. Sin


embargo, los problemas de la comunicación suelen ser síntomas de problemas más
profundos. Por ejemplo, una planeación deficiente puede ser causa de
incertidumbres en la dirección que sigue una empresa.

74
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

• FALTA DE PLANEACIÓN: Muy a menudo la gente habla y escribe sin antes


pensar, planear y formular el propósito de su mensaje. No obstante, establecer las
razones de una instrucción, seleccionar el canal más apropiado y elegir el momento
adecuado son acciones que pueden favorecer enormemente la comprensión.

• SUPUESTOS CONFUSOS: Son los supuestos no comunicados que traen


algunos mensajes. Por ejemplo, un cliente le envía a un proveedor una nota en la
que le informa que visitará su planta. El cliente puede suponer por ese sólo hecho
que el proveedor lo recibirá en el aeropuerto, le reservará una habitación en un hotel,
resolverá sus necesidades de transporte y preparará una revisión detallada del
programa en la planta. Pero, por su parte el proveedor puede suponer que el
principal motivo de la visita del cliente a la ciudad es asistir a una boda, por lo tanto,
lo guiará a una visita rutinaria a la planta. Estos supuestos no aclarados por ambas
partes pueden resultar en confusión y pérdida de las buenas relaciones.

• DISTORSIÓN SEMÁNTICA: Es otra barrera a la comunicación efectiva ya que no


está claro el significado del comunicado. El anuncio de que “vendemos por menos”
es deliberadamente ambiguo; suscita la pregunta: ¿menos de qué? Las palabras
pueden provocar reacciones distintas. Para algunas personas el término “gobierno”
puede significar inferencia o gasto deficitario. Pero para otras puede significar ayuda,
trato igual y justicia.

• MENSAJE DEFICIENTEMENTE EXPRESADO: Aun siendo claras las ideas del


emisor en la comunicación, su mensaje puede sentir palabras mal elegidas,
omisiones, incoherencia, mala organizaron, oraciones torpemente estructuradas.

• BARRERAS A LA COMUNICACIÓN EN EL ÁMBITO INTERNACIONAL: La


comunicación en el ámbito internacional es todavía más difícil a causa de la
diferencia de idiomas, culturas y normas de cortesía. Traducir lemas publicitarios es
muy riesgoso. El lema de Exxon “ponga un tigre en su tanque” fue muy eficaz en
Estados Unidos, pero es un insulto para la población de Tailandia. Los colores tienen
diferentes significados en cada cultura. El negro se asocia por lo general con la
muerte en muchos países occidentales, mientras que en el lejano Oriente el color del
duelo es el blanco. Para librar las barreras a la comunicación en el ámbito
internacional, grandes empresas han debido tomar ciertas medidas.

• PERDIDA POR TRANSMISIÓN Y DEFICIENTE RETENCIÓN: Un mensaje que


debe ser transferido en una serie de transmisiones de una persona a la siguiente se
vuelve cada vez más impreciso. La deficiente retención de información es también
otro problema serio, así, la necesidad de repetir el mensaje y de emplear varios
75
Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

canales resulta obvia. Por lo tanto, en las compañías suele usarse más de un canal
para comunicar el mismo mensaje.

• ESCUCHA DEFICIENTE Y EVALUACIÓN PREMATURA: Son muchos los


buenos conversadores pero pocos los que saben escuchar. Todos hemos conocido a
personas que intervienen en una conversación con comentarios sin relación con el
tema. Una de las razones de ello es que quizá pretenden resolver sus problemas en
lugar de poner atención a la conversación. Escuchar exige total atención y
autodisciplina. Requiere asimismo que el escucha evite la evaluación prematura de lo
que dice la otra persona. Es común la tendencia a juzgar, a probar o reprobar lo que
se dice, en vez de hacer un esfuerzo por comprender el marco de referencia del
hablante. En cambio, escuchar sin hacer juicios precipitados puede hacer más eficaz
y eficiente la experiencia. Escuchar con simpatía por ejemplo, puede dar como
resultado mejores relaciones laborales y mayor compresión entre administradores.
Escuchar con empatía puede reducir algunas de las frustraciones diarias en las
empresas y resultar en una mejor comunicación.

• COMUNICACIÓN IMPERSONAL: La comunicación eficaz es más que


sencillamente trasmitir información a los empleados, requiere de contactos frente a
frente en condiciones de apertura y confianza. En siguiente recuadro de “perspectiva
internacional” ilustra cuan fácil es dejar de lado esta simple pero eficaz técnica de
comunicación. Como lo indica el contenido de este recuadro de “perspectiva
internacional”, para una verdadera mejora de la comunicación no suele requerirse
costosos y sofisticados medios de comunicación, sino la disposición de los
superiores a participar de la comunicación frente a frente. Tales reuniones
informales, sin muestras de categorías, ni imposición de autoridad formal, pueden
resultar amenazadoras para un alto ejecutivo, pero los riesgos implicados son pocos
frente a los beneficios que puede ofrecer una buena comunicación.

• DESCONFIANZA AMENAZA Y TEMOR: La desconfianza, la amenaza y el temor


minan la comunicación. En un ambiente en el que estén presentes estos factores,
todo mensaje será visto con escepticismo. La desconfianza puede ser producto de
incongruencias en la conducta del superior, o de anteriores experiencias en las que
el subordinado fue castigado por haberle transmitido honestamente a su jefe
información desfavorable pero verídica. De igual modo, ante la presencia de
amenazas la gente tiende a replegarse, a adoptar una actitud defensiva y
distorsionar la información. Lo que se necesita es entonces un ambiente de
confianza, el cual facilita la comunicación abierta y honesta.

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• PERIODO INSUFICIENTE PARA LA ADAPTACIÓN AL CAMBIO: El propósito de


la comunicación es efectuar cambios que pueden afectar seriamente a los
empleados: cambios en el horario, lugar, tipo y orden de trabajo, en las disposiciones
grupales o en las habilidades por emplear. Algunas comunicaciones apuntan a la
necesidad de capacitación adicional, ajustes profesionales o adecuaciones de
categoría. Los cambios afectan a las personas de diferente persona, de diferente
manera, de modo que puede tomar cierto tiempo, reflexionar en el pleno significado
de un mensaje.

• SOBRECARGA DE INFORMACIÓN: Cada individuo responde a la sobre carga


de información de distinta manera. Primeramente, puede desestimar cierta
información. Una persona que recibe excesiva correspondencia puede ignorar cartas
que debería responder. En segundo término, si un individuo se ve abrumado por
cierta información puede cometer errores al procesarla. En tercero, las personas
pueden demorar el procesamiento de información ya sea permanentemente o con la
intención de ponerse al día con el futuro. Cuarto, la gente puede filtrar información.
La filtración puede ser útil cuando se procesa primero la información más urgente e
importante y se concede por lo tanto menor prioridad a mensajes menos importantes.
Pero cabe la posibilidad de que primero se presente atención a asuntos fáciles de
manejar y de que se ignoren mensajes más difíciles y quizá decisivos.

• OTRAS BARRERAS A LA COMUNICACIÓN: En el caso de la percepción


selectiva los individuos tienden a perseguir lo que esperan percibir en la
comunicación esto significa que oyen lo que quieren oír e ignoran otra información
relevante. La influencia de la actitud, la predisposición actuar o no actuar de cierta
manera, se trata de una postura mental respeto de un hecho o situación. Es obvio
que si la gente ya se ha formado determinada opinión, no podrá escuchar
objetivamente lo que se le diga. Las diferencias de categoría y poder entre el emisor
y receptor de la información asimismo, cuando la información debe atravesar varios
niveles de la jerarquía organizacional tienden a sufrir distorsiones.

EL RUIDO ENTORPECE LA COMUNICACIÓN


Lamentablemente, la comunicación se ve afectada por el ruido,
todo aquello que (ya sea que esté presente en el emisor, la
transmisión o el receptor) entorpece la comunicación por
ejemplo:

* El ruido o un lugar muy cerrado puede impedir el desarrollo


de ideas claras.
* La codificación puede resultar fallida a causa del uso de
símbolos ambiguos.
* La transmisión puede verse interrumpida por la presencia de
estática en la cual, como ocurre a causa de una conexión telefónica deficiente.

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* La decodificación puede resultar fallida a causa de la atribución de significados


erróneos a palabras y otros símbolos.
* La comprensión puede verse obstruida por perjuicios.
* El cambio deseado puede no ocurrir a causa del temor a sus posibles
consecuencias.
* Puesto que el lenguaje es un factor especialmente importante de la
comunicación transcultural, no solo la opresión verbal sino también la postura y los
gestos pueden producir ruido y entorpecer la comunicación.

El presidente compañía le dice a su gerente general:


“El lunes próximo, a eso de las siete de la tarde el cometa Halley se hará visible. Es
un acontecimiento que ocurre cada 78 años. Reúna a todo el personal en el patio de
la fábrica, todos usando casco de seguridad, que allí les explicaremos el fenómeno.
Si llueve, este raro espectáculo no podrá ser visto a ojo desnudo, en ese caso
entraremos al comedor donde será exhibido un documental sobre ese mismo tema”.

El gerente de la compañía al jefe de producción:


“Por orden del presidente de la compañía, el lunes próximo a las siete de la tarde
aparecerá sobre la fabrica el cometa Halley. Si llueve reúna a los empleados con
casco de seguridad y llévelos al comedor, donde tendrá lugar un raro espectáculo,
que sucede cada 78 años a ojo desnudo”.

El jefe de producción al supervisor:


“A pedido de nuestro gerente general, el científico Halley de 78 años de edad,
aparecerá desnudo en el comedor de la fabrica usando casco, porque va a ser
presentado un documental sobre el problema de seguridad en los días de lluvia”.

El supervisor a su asistente:
“Todo el mundo desnudo sin excepción, deberá estar en el patio el lunes a las siete,
donde el famoso músico Halley mostrará el video bailando bajo la lluvia. El show se
presenta cada 78 años”.

Por último…el asistente a sus empleados:


“El jefe cumple 78 años el lunes y habrá una fiesta en el patio y en el comedor se
presentará a las siete el famoso conjunto de Bill Halley y sus cometas. Todo el que
quiera, puede ir desnudo, pero usando casco, porque se va a formar un bacanal
tremendo aunque llueva”.

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8. COMUNICACIÓN VIRTUAL

Se denomina comunicación virtual a aquella comunicación cuyos vínculos,


interacciones y relaciones tienen lugar no en un espacio físico sino en un espacio
virtual como Internet.

8.1 Clases de comunicación virtual

8.1.1 Comunicación sincrónica


Se presenta cuando dos hechos se desarrollan simultáneamente, por ejemplo,
cuando hay una puesta en común para trabajar de manera paralela en un espacio
virtual acordado. (Messenger, blogs, foros, etc.)

8.1.2 Comunicación anacrónica (asincrónica)


Se presenta cuando un hecho se desarrolla en un espacio virtual de manera
individual, sin una puesta en común para trabajar, por ejemplo, cuando enviamos
mensajes a alguna dirección sin tener certeza sobre el momento en que el
interlocutor lo leerá.

8.2 E-MAIL
El correo electrónico, en inglés email o e-mail, es un método para crear, enviar y
recibir mensajes a través de sistemas de comunicación electrónica. Es un servicio
muy utilizado en internet que permite el intercambio gratuito de mensajes entre
usuarios. Junto con el mensaje se pueden adjuntar archivos. Para enviar un mensaje
de e-mail es necesario tener la dirección de nuestro destinatario.

Una dirección de e-mail tiene la forma:


nombredecliente@nombredelservidor.com

8.2.1 REDACCIÓN DE E-MAILS


Es la puesta por escrito de cosas sucedidas, acordadas o pensadas con anterioridad,
pero por medio de una dirección de Internet.

Un empleado común envía y recibe e-mails diariamente, sin embargo es importante


escribirlos adecuadamente: deshacerse de viejas frases, ser específico, motivar al
lector a leerlo completo, etc.

A continuación, algunas recomendaciones para redactar e-mails:

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1.- Los e-mail deben ser cortos, unos cuantos párrafos a lo sumo. Si tiene que enviar
un documento muy largo, envíelo como “archivo adjunto”.

2.- Utilice la línea de asunto (subject) para capturar la atención y motivar al receptor a
leer el mensaje completo. Utilice una frase corta y concisa, que provea una idea
general del contenido del mensaje.

3.- En el primer párrafo del mensaje, sea explícito en lo que usted quiere que el
receptor sepa o haga como resultado de recibir el e-mail.

4.- Evite las oraciones incompletas, así como los acrónimos y lenguaje
exageradamente técnico.

5.- Recuerde que la gramática, puntuación, estilo, saludos y despedidas son tan
importantes como en una comunicación escrita. Nunca escriba todo en mayúsculas.

6.- Asegúrese de que su e-mail tenga un estilo y estructura similar al de una carta
comercial. Utilice párrafos cortos, elimine el exceso de palabras y redundancias, etc.

7.- La inmediatez del e-mail pueden llevarle a contestar demasiado de prisa, haga
una pausa para evitar contestar cuando se encuentra de mal humor, apresurado o a
la defensiva.

8.- Revise el mensaje con cuidado antes de enviarlo. Recuerde que son
permanentes e irrevocables.

9.- No envíe correos impersonales o que parezcan que se han enviado a miles de
personas. Es más probable que una persona lea un correo dirigido directamente a
ella, a su empresa u organización. Cuando le escriba a varias personas, considere
utilizar el campo CCO (BCC) en lugar de CC. Esto ocultará la lista de receptores.

10.- Si no va a utilizar acentos y caracteres especiales, déjele saber al receptor que


no lo hará a propósito.

Ejemplo de un E-mail:

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Bogotá, 01 de Agosto de 2010

Estudiantes
Secretariado ejecutivo
Instituto Colombiano de Aprendizaje- INCAP
Bogotá D.C.

Asunto: reunión

Apreciados estudiantes:

Les comunico que el doctor Wilson Eduardo Galvis, rector del


Instituto Colombiano de Aprendizaje- INCAP, cita a una
reunión el día Jueves 16 de agosto de 2010 a las 17:30 , de
carácter urgente, para acordar temas acerca de su
presentación personal, uso del uniforme y demás; los cuales
requieren de su presencia y colaboración, esperamos su
puntual asistencia.

Cordialmente,

Francy Viviana Suárez


Coordinadora de área
Instituto Colombiano de Aprendizaje sede chapinero
Teléfono: 311-6585089
Email: fsuárez@yahoo.com

Ejercicios:
Redacte un e-mail a un ser querido informándole que usted hoy sale de viaje ya que
es una oportunidad inmejorable de adquirir otro idioma, conocer otra cultura y
obtener unos excelentes ingresos. Su regreso está programado para dentro de un
año.

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VOCABULARIO
Señale la letra correspondiente a la palabra que tenga el significado más parecido
(sinónimo).

1. SUBALTERNO a. Inferior b. súbito c. ulterior

2. ESCÉPTICO a. limpio b. Atrevido c. dubitativo

3. PLAGIO a. Alegría b. Copia c. Borrador

4. DESDÉN a. Desprecio b. Codicia c. Diversión

5. ALIVIAR a. Separar b. Aligerar c. Nombrar

6. SECUELA a. Consecuencia b. Síntoma c. Oración

7. LISONJEAR a. Calcular b. Adular c. Amenazar

8. MOFA a. Burla b. Alabanza c. Moda

9. CAÓTICO a. Distante b. Débil c. Confuso

10. CONDONAR a. abandonar b. Perdonar c. Deplorar

EDH
Ahora debes escribir una oración utilizando cada una de las palabras que aparecen
con mayúscula sostenida.

VOCABULARIO
Organiza las siguientes palabras por orden alfabético y busca su significado en el
diccionario.
Bicameral Consumidor Derogar
Jerarquía Proveedor Avalúo
Convocatoria Sangría Prevaricato
Auditor Remesa Grabar
Destinatario Apóstrofe Déficit
Diligenciar Acrónimo Advenimiento
Radicación Anexo Pignorar
Sigla Destreza Lucro
Embalaje Organigrama Formato
Moroso Subvencionar Endosar

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Lee el siguiente texto y responde las preguntas 1 a 5.

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1. ¿Qué le asombra al sultán del anciano?


A. Su pobreza.
B. Su ambición.
C. Su genialidad.
D. Su laboriosidad.

2 ¿Qué estaba haciendo el campesino cuando se le acercó el sultán?


A. Mirando al sultán.
B. Plantando una palmera.
C. Contando monedas de plata.
D. Recogiendo los frutos de la palmera.

3 Según el texto, ¿qué quiere decir el anciano con la siguiente expresión?:


“¡Oh, sultán! Plantaron y comimos; plantemos para que coman”.
A. Así como unos plantaron, otros comieron.
B. Así como otros nos dieron, demos nosotros también.
C. Así como otros comieron, comamos nosotros también.
D. Así como otros plantaron para alimentarse, hay que plantar para comer.

4 En el primer párrafo, la palabra anciano entre paréntesis se usa para:


A. señalar que cheikk es el nombre de un anciano.
B. explicar que “cheikk” significa “anciano”.
C. indicar que el cheikk le habla a un anciano.
D. ejemplificar la palabra “cheikk”.

PRUEBA DE COMUNICACIÓN

1: No muy exacta 2: Ligeramente exacta 3: Generalmente exacta


4: Muy exacta

1. Yo sí sé escuchar. Estoy siempre atento y en actitud receptiva.

2. Cuando me encuentro con alguien por primera vez, trato de dar una buena
impresión.

3. Cuando hablo, lo hago oportunamente y me expreso de forma correcta. Mis


palabras tienen un efecto notorio sobre los demás.

4. Me encuentro animado al hablar. Mi lenguaje corporal es rico.

5. Empleo la modulación y el volumen de voz para reforzar lo que digo.

6. Cuando participo en una conversación siempre trato de ser amable.

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7. Hasta la fecha, mis técnicas de comunicación interpersonal son la clave de mi


éxito.

8. Comprendo la importancia que tiene el dominio de mí mismo y siempre lo


practico.

9. Interactúo bien con la gente porque entiendo todos los elementos implicados en
la conversación.

10. Siempre cuido lo que digo porque sé que hasta las paredes tienen oídos.

11. En muy pocas ocasiones hablo acerca de una información o la revelo si


considero que puede ser delicada.

12. Puedo permanecer en silencio a propósito, pues ejerzo un excelente control


sobre cada palabra que pronuncio.

13. Ejerzo control sobre lo que digo, incluso después de beber algunas copas.

14. Siempre me siento obligado a confesarlo todo para desahogarme.

15. Confío poco en los demás.

16. Soy capaz de guardar un secreto.

17. Muy pocas veces me siento impulsado a cometer una indiscreción.

18. Creo que las filtraciones de información en una empresa son graves y
negativas.

19. A menudo doy, inconscientemente, claves ocultas en mi conversación.

20. Nunca participo en altercados o discusiones.

21. El control que ejerzo sobre lo que digo es algo que sale natural de mí.

22. Siento que me comporto muy bien en la mayoría de las conversaciones.

23. No reacciono emocionalmente cuando me siento atrapado o me provocan.

24. Entiendo mis sentimientos recónditos y sé porqué digo ciertas cosas.

25. Sé cuándo es mejor guardar silencio.

26. Me cuesta mucho trabajo guardar para mí mismo la información importante


que se me confía.

27. Casi nunca empleo palabras malsonantes en un ambiente social o laboral.


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28. Sé escuchar a los demás pero con frecuencia no presto atención a lo que me
dicen.

29. Sé cuándo debo dejar de hablar a los demás.

30. Soy muy eficaz cuando se trata de persuadir a las personas de que
comprendan mi punto de vista o de que hagan lo que yo deseo.

31. A pesar de que me gustaría ser franco, creo que no podría sobrevivir si digo
siempre la verdad, así que miento de vez en cuando.

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BIBLIOGRAFÍA

 BASULTO, Hilda. Ortografía actualizada

 ARISTIZABAL, Alonso. Manual de la Secretaria Moderna.

 ORDOÑEZ, Daniel. Manual Práctico de Ortografía.

 PETER, Ujfalussy. Ortografía de Petùfar.

 RÍOS, Beatriz González de. DÍAZ Gildardo Luz Mariana. LUNA, Páez Dora
Ligia. RUIZ, Mesa Liliana. Correspondencia Comercial. Las comunicaciones
empresariales.

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