UNION TEMPORAL PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO,

VER. No. 02
AGUAS DE GÉNOVA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA DEL 25/07/2018
2018 SISTEMA DE GESTIÓN SST

CONTENIDO

1. OBJETIVO ................................................................................................................................................1
2. ALCANCE .................................................................................................................................................1
3. DEFINICIÓN .............................................................................................................................................2
4. RESPONSABILIDAD..................................................................................................................................2
5. GESTION DEL CAMBIO ............................................................................................................................2
6. COMUNICARSE INTERNAMENTE ENTRE LOS DIFERENTES NIVELES Y FUNCIONES DE LA
ORGANIZACIÓN CONTRATISTAS Y PARTES INTERESADAS EXTERNAS. ..............................................................2
7. INDICACIONES SOBRE CÓMO PROCEDER PARA LA PARTICIPACIÓN Y CONSULTA, DE LOS
TRABAJADORES EN ............................................................................................................................................5
8. SEGUIMIENTO Y MEJORA DE ASPECTOS VINCULADOS CON CAMBIOS, COMUNICACIÓN,
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA.............................................................................................................................5

1. OBJETIVO
Definir las pautas a seguir para la gestión del cambio dentro de la organización incluyendo como se
identifican los peligros y valoran los riesgos SST asociados al cambio.

En cuanto a la comunicación, participación y consulta:

Pautas sobre como:
1. Comunicarse Internamente Entre los diferentes niveles y funciones de la organización.
2. Comunicarse con contratistas y otros visitantes al sitio de trabajo.
3. Recibir y documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas
externas.

Indicaciones sobre cómo proceder para la participación de los trabajadores en:

1. La identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles.
2. La investigación de incidentes
3. El desarrollo y revisión de las políticas y objetivos del SST.
4. La representación en asuntos SST.

Y la consulta a los contratistas, en donde haya cambios que afecten SST de la empresa

2. ALCANCE
A todo el personal, visitantes y contratistas que están bajo el control de la empresa.

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3. DEFINICIÓN
Peligro: fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las
personas, o una combinación de estos.

4. RESPONSABILIDAD
La responsabilidad de implementar, mantener, hacer seguimiento y mejorar los presentes
procedimientos es del representante por la dirección.

5. GESTION DEL CAMBIO

1. Para la empresa, el cambio dentro del sistema de gestión implica:
 Observar en los puestos de trabajo modificaciones en métodos, modificaciones en ubicación
de herramientas, y en lugares de trabajo.
 Modificaciones ocasionadas por las acciones correctivas y preventivas en lugares de trabajo.
2. Una vez identificado el cambio tanto en el área administrativa como en el área operativa se
procede a notificar el cambio para que sea capturado, en el área operativa procede el residente
de obra o Inspector SST a recolectar y capturar la información pertinente al cambio y se entrega
al Responsable SST para que se realicen las modificaciones del lugar. Para el área administrativa
el Responsable SST hace la recolección de la información y la valoración de la misma en la matriz
de identificación de peligros y valoración de riesgos.
3. En la matriz se procede a aplicar controles que ayuden a mitigar los riesgos nuevos valorados
como importantes.
4. Se ubican los recursos necesarios para aplicar estos controles con la colaboración de la gerencia
general.
5. Se hace seguimiento a la implementación de los controles y se evalúa su eficacia observando
que la accidentalidad no haya subido por este factor.
6. Las acciones ante una no eficacia se formulan en el formato de solicitud de acciones correctivas
hasta que sean eficaces validadas por la gerencia.

6. COMUNICARSE INTERNAMENTE ENTRE LOS DIFERENTES NIVELES Y FUNCIONES

DE LA ORGANIZACIÓN CONTRATISTAS Y PARTES INTERESADAS EXTERNAS.

Para realizar esta comunicación se procede de acuerdo con lo expuesto en la tabla adjunta.

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PROCESO
MENSAJE EMISOR RECEPTOR CANAL FORMA PERIODICIDAD REGISTROS
INVOLUCRADO

Importancia de cumplir Entrenamiento

Responsable Durante la ejecución
requisitos legales, los Trabajadores en puesto de Verbal Proceso Operativo Registro de entrenamiento
SST de sus funciones
reglamentarios y de trabajo
otra índole en SST Gerente / Cuando se considere Verbal en reuniones o Registro
junto con requisitos del Reuniones de Direccionamiento
Responsable Toda la Empresa Verbal que debe reforzarse ó de asistentes o acta de
ENTRE LOS DIFERENTES NIVELES Y FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN

sistema de gestión SST estratégico

SST se realicen cambios reuniones
Entrenamiento
Responsable Durante la ejecución
Trabajadores en puesto de Verbal Proceso Operativo Registro de entrenamiento
SST / de sus funciones
trabajo
Responsable de Cuando se considere
Política Y objetivos Reuniones de Direccionamiento
Gerente Proceso / Toda la Verbal debe reforzarse ó se Registro de asistentes
incluyendo SST SST estratégico
empresa realicen cambios
Cuando se considere
Responsable Reuniones de
Trabajadores Verbal (Charla) debe reforzarse ó se Recursos Humanos Registro de Asistentes
SST SST
realicen cambios

Responsable de Reuniones de Después de la Revisión

Gerente Verbal Revisión y Mejora
Decisiones y acciones proceso SST por la Dirección
Acta Informe de revisión por la
tomadas con la revisión
Asistentes de Cada Proceso según Gerencia
por la dirección Responsable de Reuniones de Después de la Revisión
Proceso / Verbal la naturaleza de la
proceso SST por la Dirección
Trabajadores decisión
En el evento de
Responsable de Reunión de Otro si al contrato u oficio
Gerente Escrito requerirse esa Comercial
proceso Gerencia solicitando servicios temporales
Cambios ocurridos al actividad
SST Por intermedio
Trabajador trabajador del Inspector verbal permanente Proceso Operativo Identificación de peligros
SST
Responsable de Reuniones de Direccionamiento Verbal en reuniones o Registro
Gerente Verbal Permanentemente
Proceso SST estratégico de asistentes
Responsable Reuniones de Acorde con la
Formación y toma de Trabajadores Verbal Recursos Humanos
SST SST formación
conciencia en SST
Residente de Entrenamiento Registro de Asistentes
Durante la ejecución
Obra / Trabajadores en puesto de Verbal Proceso Operativo
de los proyectos
Inspector SST trabajo

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PROCESO
MENSAJE EMISOR RECEPTOR CANAL FORMA PERIODICIDAD REGISTROS
INVOLUCRADO
NIVELES Y FUNCIONES DE
ENTRE LOS DIFERENTES

Informe de Indicadores Responsable de Gerente/

Indicadores Magnético Mensual Revisión y Mejora Indicador de Gestión
LA ORGANIZACIÓN

de Gestión proceso Responsable SST

Solicitud de Acciones Cualquier

Gerente / Al momento de Oportunidades de mejora o
correctivas, preventivas integrante del Solicitud escrita Escrito Revisión y Mejora
Responsable SST solicitar el evento cambios
o de mejora sistema

Resultados de Responsable SST /

Auditorías Internas de Auditor Responsable de Informe Escrito En la reunión de cierre Auditorías Internas Informe de Auditoria
calidad proceso
En el evento de
Gerente / Gerente / Cartas /
contratistas Verbal / Escrito requerirse esa
Asistente Reuniones
Comunicación con los actividad
CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

Proceso Operativo Oficios con el Usuario

contratistas En el evento de
Gerente / Oficios /
Usuario Verbal / Escrito requerirse esa
Asistente Reuniones
actividad
Orden de En el momento de Orden de servicio u orden de
Orden de servicio u Gerente / Responsable de compra
servicio u orden Escrito requerir producto o Compras y logística
orden de compra Asistente proceso
de compra servicio Acuerdo
Coordinación para la
realización de En el momento de Comunicación verbal para
Responsable de Responsable de
actividades (consultas Reuniones Escrito realizar actividades Todos los procesos capturar en identificación de
proceso proceso
donde hayan cambios entre departamentos peligros
en el SST )
Acuerdos entre Al momento de
Gerente / Acuerdos de
proveedores y la Proveedor Escrito aprobarse como Compras acuerdo
Asistente calidad
empresa proveedor

Coordinación para la Supervisor del Al momento de recibir

usuario Telefónico Verbal Proceso Operativo Informe de Instalación
INTERESADAS

prestación del servicio proyecto la orden de servicio

(USUARIOS)
EXTERNAS
PARTES

Seguimiento del
Reuniones Verbal Durante el servicio Proceso Operativo Acta de reuniones
Servicio alcalde /
Comunicados del secretario de Usuario
gobierno Telefónico / En el momento que el
usuario (Que impacten Verbal / Escrito DESPACHO Registro de quejas del Usuario
Escrito Usuario lo desee
en el SST )

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7. INDICACIONES SOBRE CÓMO PROCEDER PARA LA PARTICIPACIÓN Y CONSULTA,

DE LOS TRABAJADORES
 La representación en asuntos SST

Para que los trabajadores participen en asuntos SST, se motivan mediante actividades establecidas en el
plan de bienestar.

Los casos más representativos de este punto es cuando se eligen los miembros del COPASST, la Brigada
de Emergencia y el Comité de Convivencia Laboral, donde los trabajadores postulan a quienes debe ser
miembros de estos comités para que los representen.

 La identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles.

Cuando se tenga identificados nuevos peligros en los lugares de trabajo, el trabajador tanto del área
administrativa como del área operativa tiene la obligación de comunicarlo para mejorar las condiciones o
actos inseguros que se encuentren, de acuerdo con la nueva valoración, esta nueva valoración debe
tener eficacia de reducción de riesgo con la aplicación de los nuevos controles.

 La investigación de incidentes y accidentes laborales

Los trabajadores participan y se le consultan cuando ocurran incidentes y accidentes laborales para que
ellos den su versión sobre el tema para tomar las acciones correspondientes en la investigación de los
mismos.

 El desarrollo y revisión de las políticas y objetivos del SST.

La empresa revisa con los trabajadores el grado de entendimiento y cumplimiento de sus actividades en
seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente para observar el nivel de desempeño como se cumplen
las políticas y objetivos del SST.

Después de esta revisión se toman acciones de mejora cuando los propósitos de la política y objetivos no
se están logrando.

 La consulta donde haya cambios que afectan el SST de la empresa.

Los cambios de procedimientos, se debe reportar al Inspector SST y/o Residente de Obra, para que se
proceda a ajustar estos peligros con la valoración correspondiente y la implementación de controles
eficaces, dejando el registro en el FORMATO GESTIÓN DEL CAMBIO (Anexo 01)

8. SEGUIMIENTO Y MEJORA DE ASPECTOS VINCULADOS CON CAMBIOS,

COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA.
El seguimiento es responsabilidad del Responsable SST las mejoras se evidencian con acciones
correctivas y/o preventivas aplicables al tema los cuales se validan como eficaces ante la gerencia.
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