Presentación

Índice
Introducción
En este Análisis del Sistema, veremos las acciones llevadas acabo por los
Criterios Básicos de aseguramiento orientado en garantizar el proceso de
identificación estableciendo bases para conocer su naturaleza, característica y
causa entre lo que se debe hacer y lo que se hace. Buscando solucionar los
problemas satisfaciendo al público paralelamente con el proceso.
El análisis de sistema tiene como objetivo describir en detalle, las necesidades
de información que deben satisfacer el sistema de información y las
arquitecturas lógicas del nuevo sistema, de forma independiente del entorno
técnico.
Análisis del
sistema
Desarrollo

Análisis del sistema

El análisis consiste en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar
entre lo que se debe hacer y lo que se hace. Es conveniente invitar a todos
aquel interesado a hacer comentarios sobre el sistema. El análisis no es
trabajo de una sola persona, cuantas más críticas se hagan y más ideas se
aporten, más esencial será la separación de lo no esencial.

Para analizar la información recabada es conveniente responder a los

cuestionamiento fundamentales; que, quien, como, cuando, donde y por qué se
realiza el trabajo.

¿Qué trabajo se hace? Se cuestiona sobre la naturaleza o tipo de labores

que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que se obtienen de
estas.

¿Quién lo hace? Se refiere a las unidades que intervienen en el

procedimiento y el factor humano, ya sea individuos o grupos, y sus aptitudes
para la realización de un trabajo específico; también se pregunta sobre las
actitudes del personal hacia el trabajo y las relaciones laborables entre las
personas y los grupos.

¿Cómo se hace? Se refiere a los métodos y técnicas aplicados para realizar

el trabajo y la forma en que han sido adaptados en la institución. También se
interroga acerca de los equipos e instrumentos utilizados en el desarrollo de las
labores.

¿Cuándo se hace? Se refiere a la información sobre la estacionalidad y

secuencia del trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener
resultados o terminar una operación.

¿Dónde se hace? Se refiere a la ubicación geográfica y domicilio de las

oficinas, funcionalidad de los locales y distribución interna del espacio con
relación a las operaciones y tareas del personal.

¿Por qué se hace? Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de

su procedimiento. Con esta pregunta también se pretende conocer los objetivos
de las acciones que integran el procedimiento, para así saber si no tiene objeto
que se siga desarrollando algún o algunos de esos objetivos.
El análisis y crítica de la información, debe realizarse desde diversos puntos de
vista.

 ¿Las operaciones que los integran siguen un orden lógico y constante?

 ¿Es lo más sencillos y claro?
 ¿Pueden mejorarse las operaciones?
 ¿Es posible eliminar las demoras?
 Entre otros.

Además, el analista responsable del estudio procederá al analista de las

operaciones que integran el sistema para estudiar si no las más
adecuadas. Este análisis se hará conforme a los siguientes puntos.
En relación al origen y finalidad de la operación:

 ¿Por qué se hace?

 ¿Para qué se hace?

En relación al lugar:

 ¿Dónde se hace?
 ¿Por qué se hace?

En relación a la secuencia:

 ¿Cuándo se hace?
 ¿Por qué se hace en ese momento?

En relación al método:

 ¿Cómo se hace?
 ¿Por qué se hace de ese modo?

En relación al volumen y tiempo:

 ¿El número de las operaciones y el tiempo en que se realizan

está de acuerdo con la distribución del trabajo y con los horarios
normales?

Con base en el análisis anterior y una vez que se ha llegado al

convencimiento de que la aplicación del sistema es conveniente, se
procederá a hacer una revisión de los siguientes aspectos.
Registro
 ¿Son claro?
 ¿Son costeable?
 ¿Son sencillos?
 ¿Son los necesarios?

Informes
 ¿Son útiles en todos sus aspectos para las personas a quienes
están dirigidos?
 ¿Son completos?
 ¿Reflejan la situación real y actual de las funciones?
 ¿Son opuestos?
 ¿Son claros?
 Entre otros.

Formas impresas
 ¿Es posible simplificarlas?
 ¿Sus diseños es adecuados? Es decir, ¿facilitad el trabajo y lo
presenta con claridad, sencillez, rapidez y exactitud?
 ¿Son indispensables?
 ¿Pueden combinarse?
 Entre otros.
 El proceso de análisis

En términos más concretos, las tareas del analista parece sencillas, sin
embargo su aplicación resulta difícil. La razón para esto puede
comprenderse con facilidad. Nos encontramos ante una gran
complejidad al tratar de analizar las relaciones reciprocas de niveles
múltiples de autoridad, responsabilidad, talentos, conocimientos,
capacidades, experiencias y resultados de los sistemas. El concepto
clave en el método de análisis de sistema es evaluar el funcionamiento
de cada sistema, tomando en cuenta la perspectiva y la razón de la
existencia de la organización.

El proceso de análisis debe sustentarse en la cantidad de hechos con

que se cuenta para la evaluación, en la medidas que el analista
clasifique estos hechos, comenzara a observar que algunos de ellos no
encajan en el diseño del nuevo sistema.
El proceso de análisis puede resumirse en las acciones siguientes:

 Piensa audazmente.
 Proporcione su imagen completa.
 Capture las ideas.
 Pruebe ideas.
 Diseñe el nuevo sistema
Pensar audazmente
La mayoría de los analistas de sistema realizan sus acciones a través de
patrones de hábitos convencionales, lo cual resulta cómodo. Pero para lograr
desarrollar un poder analítico se debe sacudir ese pensamiento tradicional; a
este respecto los psicólogos dicen que las cosas se ven y se consideran desde
un marco de referencia personal. Para un análisis eficiente debe romperse el
viejo marco de referencia.

En el siguiente organigrama se muestra la analogía del proceso con el método

clásico para el análisis del sistema que se concreta mas adelantes.

Metodo

consiga
la idea Definicion
del
programa
Fuentes de
hechos

Reunion Seleccione la
Analis de datos
de datos ideas
Desarrrollo
Pruebe sus de
ideas alternativas Aplicacion de
Diseñe el la solucion
nuevo sistema

Una forma de romper ese marco de referencia es pensar con audacia, ser
radical. Muchas veces las ideas más descabelladas resultan ser las mejores
soluciones.

En estos casos es conveniente ponderar los supuestos básicos y

necesariamente se debe comenzar con las siguientes:

¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué?

Proporcionar la imagen completa
Un analista de sistema eficiente siempre tiene un diagrama de flujo maestro
colgado en la pared de su oficina. Mientras está haciendo un trabajo de
análisis, mira de cuando en cuando este cuadro.

Capturar las ideas

Una vez que se ha introducido una gran cantidad de hechos en las mentes y
después de que se ha dado tiempo para su gestión, las ideas comenzaran a
fluis. Sin embargo, ellas no respetan el tiempo. Pueden surgir durante las horas
de trabajo, pero puede que no sea así.

Nunca hay que decir: ¨la escribiré después, porque se olvidara ¡escriba la
ahora ¡

Probar las ideas propias

A la mitad del análisis, se ocurrirán muchas ideas. El lector deberá preguntarse:

¨ ¿Son realmente buenas ideas? ¿Podrán soportar las críticas de la gente que
de por hecho tiene que aplicarlas? Es necesarios asegurarse de ellos. Otras
personas pueden dar sugerencia. De hechos, se encontraran más receptivos si
no les proporcionan una “solución”.

El lector puede haber pensado ya en una solución. Regrésese hasta el principio

y véase si ellos tienen algunas soluciones. Algunas de ellas pueden ser igual a
las tuyas.

Trátese de llevar el plan a alguien que no esté compenetrado en el sistema

actual hasta el grado de que piense que así esta bien. El debe de conocer el
presente sistema y los objetivos de este.

En su investigación, usted se encontrara con tales personas. Pregúntele:

 ¿Cree que va funcionar?

 ¿Qué sugiere que se haga con él?

No debe de uno molestarse porque esta persona critique su idea o uno de los
elementos en su plan. En realidad, el está haciendo un favor, puede evitar que
se comentan errores que realmente no se quieren cometer. Escúchense todas
las razones sobre por qué algunas partes del plan, no funcionara.
 Criterio básico para el análisis de sistema
El análisis consiste en separar las funciones esenciales; es decir, diferenciar
entre los que se debe hacer y lo que se hace. Un criterio común para realizar
esta tarea radica en la convivencia de invitar a todos aquellos interesados a
hacer comentarios sobre el sistema. El análisis no es trabajo de una sola
persona; cuanto más crítica se hagan y más ideas se aporten, más precisa
será la separación de lo no esencial.

Con la finalidad de apoyar la labor de análisis, se recomienda tomar en

consideración los siguientes criterios:

 Identificar de manera adecuada el problema, separando sus

componentes para conocer su naturaleza, sus características y las
causas de sus comportamientos.
 Establecer las bases para ofrecer opciones de solución al problema que
se estudia, e introducir medidas de mejoramiento administrativo.
 Durante la fase de análisis, los hechos y datos de los problemas
identificado deberán cuestionarse constantemente para que su
interpretación sea siempre confirmada.
 Reducir al mínimo indispensable los requisitos e información solicitada
para proporcionar los servicios y decisión de que consten los sistemas
operativos internos y de servicio público.

Métodos del análisis de sistemas

En realidad, el desarrollo de un buen trabajo de análisis básicamente depende
de la habilidad de la persona que está haciendo uso de esta técnica; sin
embargo, es conveniente señalar que la aplicación requiere un método al
señalar las fases del proceso de análisis.

El método clásico para el análisis de sistema se basa en lo que se conoció

durante varias décadas como métodos científico de resolución de problema.

El método clásico le da al analista de sistema un marco que le servirá como

guía, sea cual fuera el problema de sistema o los instrumentos o técnicas que
se utilice. Todo estos, se ajustara al método básico del procedimiento clásico.
Etapas de análisis de sistema

IDENTIFICACION DE PROBLEMAS OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS

En esta primera etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista se

involucra en la identificación de los problemas de las oportunidades y de los
objetivos. Esta fase es crucial para el éxito del resto del proyecto, pues nadie
estará dispuesto a desperdiciar su tiempo dedicándolo al problema equivocado.

La primera etapa requiere que el analista observe de forma objetiva lo que

ocurre en una empresa. Luego en conjunto con los otros miembros de la
organización hará notar los problemas. Muchas veces esto ya fue realizado
previamente; y por ello es que se llega a invitar al analista,

Las oportunidades son aquellas situaciones que el analista considera que

pueden perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de información
computarizados. Al aprovechar las oportunidades la empresa puede lograr una
ventaja competitiva o llegar a establecer un estándar industrial.

DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION

La siguiente etapa que aborda el analista es la determinación de los

requerimientos de información a partir de los usuarios particularmente
involucrarlos. Parta identificar los requerimientos de información dentro de la
empresa, puede utilizarse diversos instrumentos, los cuales incluyen: el
muestreo, el estudio de los datos y formas usadas por la organización , la
entrevista, los cuestionarios; la observación de la conducta de quien toma las
decisiones, así como de su ambiente; y también el desarrollo de prototipos.

ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA

Las siguientes etapas que ejecuta el analista consisten en analizar las

necesidades propis del sistema. Una vez más Existen herramientas y técnicas
especiales que facilitan al analista la realización de las determinaciones
requeridas. Estas incluyen el uso de los diagramas de flujo de datos que
cuentan con una técnica estructurada para representar en forma gráfica la
entrada de datos de la empresa, los procesos y salidas de la información. A
partir del diagrama de flujo de datos se desarrolla un diccionario de datos que
contiene todos los elementos que utiliza el sistema así como sus
especificaciones, si son alfanuméricos y espacios de impresión que requiere.

Durante esta fase, el analista de sistemas también utiliza las decisiones

estructuradas por realizar, que son decisiones donde las condiciones, acciones
y reglas de acción podrán determinarse. Existen tres métodos para el análisis
de las decisiones estructuradas: lenguaje estructurado (en nuestro caso el
español) las tablas de decisiones y los arboles de decisiones.
DISEÑO DEL SITEMA RECOMENDADO

En esta etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista de sistemas

usa la información que recolecto con anterioridad y elabora el diseño lógico del
sistema de información. El analista también diseña accesos efectivos al
sistema de información, mediante el uso de las técnicas de diseño de forma y
pantallas.

Una parte de diseño lógico del sistema de información es el diseño de la

interfaz con el usuario con el sistema y evidentemente, es de suma
importancia. Serian ejemplos de interface para el usuario: el uso del teclado
para introducir preguntas o respuestas, el uso de menús en la pantalla, con las
opciones que tiene el usuario, el uso de dispositivos como el ratón y muchos
otros.

DESARROLLO Y DOCUMENTACION DE SOFTWARE

En la sexta etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista trabaja con
los programadores para desarrollar todo el software original que sea necesario.
Dentro de las técnicas estructuradas para el diseño y documentación del
software se tiene: el método HIPO los diagramas de flujo, nassi-schneiderman,
los diagramas Warnier-Orr y el pseudocodigo.

Aquí es donde, el analista de sistemas transmite al programador los

requerimientos de programación durante esta fase, el analista también colabora
con los usuarios para desarrollar la documentación indispensable del software,
incluyendo los manuales de procedimiento.

PRUEBAS Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA

El sistema de información debe probarse antes de utilizarlo. El costo es menor

si se detectan los problemas antes de entrega del sistema. El programador
realiza algunas pruebas por cuenta, otras se llevan a cabo en colaboración con
el analista de sistemas. En un principio se hace una serie de pruebas, con
datos de tipo, para identificar las posibles fallas del sistema; más adelante, se
utiliza los datos del sistema real. El mantenimiento del sistema y su
documentación empiezan justamente en esta etapa y después esta función se
realizara de forma rutinaria a lo largo de toda la vida del sistema.

IMPLANTACION Y EVALUACION DE SISTEMA

En esta última etapa del desarrollo del sistema, el analista ayuda a implementar
el sistema de información. Esto incluye el adiestramiento que el usuario
requerirá. Si bien parte de esta capacitación la dan las casas comerciales la
supervisión del adiestramiento es una responsabilidad de analista de sistema.

Más aun el analista necesita planear la suave transición que trae consigo un
cambio de sistema
De manera resumida:

• Conceptualización: Consiste en obtener una visión de muy alto nivel del

sistema, identificando sus elementos básicos y las relaciones de éstos entre sí
y con el entorno.

• Análisis funcional: Describe las acciones o transformaciones que tienen lugar

en el sistema. Dichas acciones o transformaciones se especifican en forma de
procesos que reciben unas entradas y producen unas salidas.

• Análisis de condiciones: Debe reflejar todas aquellas limitaciones impuestas al

sistema que restringen el margen de las soluciones posibles. Estas se derivan
a veces de los propios objetivos del sistema:
o Operativas, como son las restricciones físicas, ambientales, de
mantenimiento, de personal, de seguridad, etc.
o De calidad, como fiabilidad, mantenibilidad, seguridad, convivencia,
generalidad, etc.

Sin embargo, en otras ocasiones las constricciones vienen impuestas por

limitaciones en los diferentes recursos utilizables:
o Económicos, reflejados en un presupuesto
o Temporales, que suponen unos plazos a cumplir
o Humanos
o Metodológicos, que conllevan la utilización de técnicas determinadas
o Materiales, como espacio, herramientas disponibles, etc.
• Construcción de modelos
Una de las formas más habituales y convenientes de analizar un sistema
consiste en construir un prototipo (un modelo en definitiva) del mismo.

• Validación del análisis: A fin de comprobar que el análisis efectuado es

correcto y evitar, en su caso, la posible propagación de errores a la fase de
diseño, es imprescindible proceder a la validación del mismo. Para ello hay que
comprobar los extremos siguientes:
o El análisis debe ser consistente y completo
o Si el análisis se plantea como un paso previo para realizar un diseño, habrá
que comprobar además que los objetivos propuestos son correctos y
realizables
Elementos y técnicas a utilizar en el análisis
La descripción narrativa debe usarse si el problema no se puede presentar en
forma suficiente clara, por medio de gráficas.
La recolección de información se hace por medio de una serie de entrevistas.
Para llevar a cabo estas entrevistas, se usarán cuestionarios para cada nivel de
investigación. Sin embargo los cuestionarios deben entenderse principalmente
como una guía para la recolección de la información. El analista debe
adaptarse en alto grado a la forma de pensar y presentar los problemas por
parte del entrevistado, sin perder el objetivo de obtener la información más
completa.
La metodología de estudio de sistemas involucra la serie de etapas que se
deben desarrollar para conocer, analizar, proyectar e implementar un sistema
administrativo. A continuación se procede a la enumeración y explicación de las
distintas etapas que deben desarrollarse en forma sucesiva para cumplimentar
un programa de análisis de sistemas administrativos.
1. Etapas del análisis de sistemas administrativos:
1.1. Relevamiento
Esta etapa tiene como objetivo básico recoger la información necesaria
respecto de: a) Las particularidades del trabajo administrativo, tal como se
están desarrollando actualmente. b) Los componentes de la organización y la
forma en que se han dividido las tareas entre ellos. e) Los problemas que se
presentan en la forma actual de ejecución. d) Las razones que justificaron llevar
adelante la labor de análisis y las expectativas de la dirección a niveles
gerenciales y de supervisión respecto del desarrollo del programa. e) Las
opiniones de los entrevistados referentes a posibles soluciones alternativas. f)
Tomar conocimiento de otras formas en que se ejecutaron los trabajos y
motivos que se tuvieron para discontinuarlos. g) Estado de definición,
asignación y supervisión de funciones, tanto formalmente establecidas, como
informalmente implementadas. h) La disponibilidad en el mercado de estudios
en empresas similares que puedan aplicarse al programa de análisis a
desarrollar. i) El empleo de tecnología específica que puede ser adquirida y
aplicada a la empresa bajo estudio. Los objetivos enunciados en los puntos a)
a g) inclusive se cubren con la "recolección interna de datos", mientras que los
dos restantes exigen un proceso de "recolección externa". El relevamiento no
sólo implica recoger información; se requiere que los datos colectados sean
adecuadamente sistematizados para establecer un esquema coherente que
permita medir su fiabilidad.
Dentro de la etapa de relevamiento podemos identificar las siguientes
actividades específicas:
1. Recolección interna de datos
Consiste en el desarrollo de un conjunto de técnicas dirigidas a reunir toda la
información necesaria de la organización y de los sistemas que son objeto del
trabajo de análisis. Entre ellas encontramos:
- Encuestas: Las encuestas se desarrollan mediante el diseño de cuestionarios
específicos que se dirigen a los componentes de la organización; usualmente
se utilizan tres tipos de formularios: los dirigidos a niveles gerenciales, a los
supervisores y al personal de línea. Para que una encuesta tenga efectividad
debe ser concreta, no muy extensa, de fácil respuesta y deben acompañarse
los cuestionarios con instrucciones relativas a cómo completar cada punto de la
misma.
Mediante las encuestas se pretende identificar: a) Las tareas que cumple el
encuestado. b) La frecuencia de ejecución y la cantidad de unidades
procesadas por unidad de frecuencia (día, semana, etc.). c) La documentación
que genera. d) Los registros que opera. e) Los archivos que mantiene o a los
que accede. f) La posición jerárquica que ocupa en la pirámide organizacional,
indicando de quién depende. g) El detalle de los subordinados que tiene a
cargo. Los puntos señalados de a) a e) inclusive se dividen en operados
directamente por el encuestado o por personas que están bajo su supervisión
directa.
En las encuestas dirigidas a supervisores y gerentes no se piden detalles sobre
documentación, archivos y registros. Asimismo en este tipo de encuestas se
pide que se mencionen los problemas concretos existentes, en opinión del
encuestado, y la posibilidad de solucionarlos con el programa emprendido, así
como las sugerencias específicas que se puedan aportar para superar los
problemas mencionados.
En síntesis, las encuestas son cuestionarios dirigidos a los componentes de la
organización; su contestación nos brinda un panorama primario, no pudiendo
considerarse satisfechas las necesidades de información con ellas. Su utilidad
únicamente se manifiesta como antecedente para el desarrollo de las técnicas
de entrevistas y observación directa.
- Entrevistas: Las entrevistas son el medio más idóneo para llevar a cabo la
recolección interna de datos. Consisten en un intercambio directo de
información entre un analista y un componente de la organización, en donde el
analista, de acuerdo a un plan de trabajo elaborado previamente, desarrolla
una actitud activa de conducción de la reunión. Si bien formalmente las
entrevistas tienen por objetivo reunir información, todo buen analista sabe que
la transmisión de datos tiene una corriente dual. Es así como, en el desarrollo
de las mismas, el analista debe utilizar el medio para informar al entrevistado
de temas tan disímiles como: a) la función del asesor y su posible utilidad si se
lo usa como tal; b) las limitaciones que tiene un trabajo de análisis de sistemas
si no es apoyado por los hombres de línea; c) eliminar incertidumbres respecto
de los alcances de las tareas y, con ello, sumar adhesiones o por lo menos
neutralizar recelos; d) trasmitir ideas o posibilidades y observar la respuesta
que el entrevistado efectúa ante las mismas.
Existen dos tipos de entrevistas bien diferenciadas: las que corresponden a
niveles gerenciales y de supervisión y las que se realizan al personal de línea.
Con relación a las primeras, el énfasis se acentúa en la detección de
problemas, obtención de opiniones personales del entrevistado sobre la
situación actual y de alternativas informalmente planteadas, expectativas frente
al trabajo y, fundamentalmente, en los niveles más elevados, clara idea
respecto de los objetivos, posibilidades y limitaciones del programa. En este
tipo de entrevistas debe excluirse expresamente considerar los detalles de
procedimiento; ello es así pues los trabajos contados por gerentes o
supervisores atienden a sus expectativas de cómo deberían ser y no a la
realidad de cómo efectivamente son. Además, ante situaciones no totalmente
conocidas, el supervisor difícilmente las admita, dando una versión del trámite
como él piensa que es, sin recurrir a preguntar a niveles operativos, lo que le
haría perder posiciones frente al analista.
- Observación Directa: Como observación directa se incluyen una seria de
actividades que desarrolla el analista, a través de las cuales toma
conocimiento, por simple visualización, de temas como: a) La disposición física
del personal y elementos de trabajo. b) La circulación de personas e
información. c) Las características de interacción con el público. d) El
funcionamiento de equipos. e) La estructura y ordenamiento de los archivos. f)
Los antecedentes que se disponen en la línea de trabajo respecto de su
ordenamiento, (Manuales, memos, órdenes escritas, etc.). g) La
documentación de base efectivamente completada, tanto en sus
particularidades de llenado de formularios, como en los volúmenes que alcanza
esta documentación.
El analista no puede actuar con prescindencia del personal de la empresa, lo
que ocurre es que la observación directa se ejecuta de común acuerdo con
gerentes y supervisores, pero sin que ellos tengan una participación directa, tal
como les corresponde en encuestas o entrevistas.

2. Recolección externa de antecedentes

La recolección externa de datos involucro la búsqueda de antecedentes
relacionados con el estudio que se está desarrollando, que puedan hallarse
disponibles en el mercado, fuera del ámbito de la empresa misma. Tres son las
fuentes de este tipo de datos. La primera de ellas es la bibliografía técnica, que
si bien adolece comúnmente del defecto de ser muy general, puede aportar
ideas y aun diseños aplicables a casos específicos. La segunda es las carpetas
de análisis y documentación de aplicaciones en empresas o de sistemas
similares; a nivel de estudios profesionales el archivo técnico que se va
formando con el devenir del tiempo constituye una invalorable fuente de
información, con la ventaja, inclusive, de contar con la experiencia de los
problemas vividos en la puesta en marcha. Finalmente, cabe mencionar la
posibilidad de adquirir proyectos modulares, ya debidamente estudiados, e
inclusive implementados. Esta forma de compra de tecnología requiere
habitualmente de un proceso de adaptación en donde el analista deberá
adecuar a las particularidades del medio los lineamientos generales del sistema
adquirido. En las aplicaciones computadas es frecuente, dado el tiempo y costo
que insume producir los programas, recurrir a la tecnología disponible antes de
pretender encarar para todos los sistemas el "trabajo a medida". Sistemas
standard como los de contabilidad general, liquidación de sueldos,
presupuestos y otros, pueden ser adquiridos o arrendados para operarlos en la
empresa, o utilizados en modalidad "service" enviando a procesar a centros de
cómputo que proveen el programa de trabajo.
 Tablas de decisiones
Que es una tabla de decisiones y como se elabora?
Las tablas de decisiones son un método tabular que permite desplegar todos
los elementos de un problema, desde su concepción hasta su solución. Cada
tabla muestra todas las condiciones que afectan una cierta situación así como
la relación que existe entre las diversas condiciones; indica, además, la acción
o acciones apropiadas para cada juego de circunstancias; la lógica utilizada
para elaborar tablas de decisiones es similar a la utilizada día a día en el
transcurso de la vida.
En la diversas operaciones que se efectúan en todas las empresas, es
frecuente encontrarse con métodos tabuladores que permiten utilizar la
información en una forma reducida y fácil de analizar, sustituyendo
procedimiento redactados, que en muchas casos resultan complicados de leer
e interpretar. Un ejemplo de este tipo de tablas se tiene en el siguiente cuadro
de primas de seguro de vida:
Estado de salud
Edad
Excelente Bueno Regular Pobre
Menos de 30 1.28 1.53 2.00 2.73
30 – 40 1.82 2.13 2.53 3.43
40 – 50 2.52 2.94 3.46 5.28
50 – 60 3.28 3.92 4.84 8.74
Más de 60 5.23 6.44 7.60 10.94

Para determinar la prima se requieren únicamente dos elementos de

información: la edad del solicitante y su estado de salud.

Estructura de una tabla de decisiones

Una tabla de decisiones se compone de 5 secciones:
Encabezado
El encabezado es el nombre que se le da a la tabla y que normalmente se encuentra
en la parte superior del talón de condiciones. Es muy útil tener un encabezado
nemotécnico ya que tabla de decisiones a menudo forma parte de un sistema o
de otra tabla de decisiones.

Talón de decisiones
El talón de condiciones tiene la lista de condiciones que afectan las decisiones
establecidas en el problema. Estas condiciones se establecen normalmente en
 términos de flujo de información que se tienen establecidas en el problema. Es
de vital importancia cuidad que todas las condiciones estén anotadas en el
talón de condiciones y que no se haya omitido ninguna de ellas.

Entrada de condiciones
En la entrada de condiciones se encuentra la lista de combinaciones que pueden ser
presentadas en un momento dado. Todas estas combinaciones se desarrollan
como reglas en columnas que pueden ser después analizadas para determinar
los requisitos de acciones a tomar.
Talón de acciones
En talón de acciones es una lista de todas las acciones que se pueden tomar para las
diversas reglas de la tabla. Esta acción puede consistir en efectuar cálculos,
manipulación de datos, lectura o escritura de registro o la dirección o otras
tablas, con o sin regreso a la tabla de donde partió.
Entrada de acciones
La porción de entrada de acciones de la tabla, indica cual o cuales de las acciones
listadas en el talón de acciones, deberán ser efectuadas para cada una delas
reglas en la tabla de acciones puede compararse en la declaración “THEN” de
un “IF”, en donde el “IF” se asimila a la entrada condiciones.
Encabezado Reglas
Talón de condiciones I Entrada de condiciones II
Talón de acciones IV Entrada de acciones III

Pasos para la construcción de la tabla

1. En hojas rayadas se pone el encabezado (nombre de problema) en la
parte superior al talón de condiciones.
2. Se listan, una a una las condiciones que se tengan en el problema. Se
asigna un número de condiciones, anteponiendo una C a cada número.
3. Se escriben de igual forma, todas las acciones que se tengan y se
numeran anteponiendo una A a cada número.
4. Se calcula el número de reglas posibles que debe haber en la entrada
de condiciones de las siguientes formula:
Numero de reglas = 2^n
En donde
N = número de condiciones
 O sea, si se tienen 3 condiciones se tendrá:
Numero de reglas = 2^3 = 8 reglas
5. Se deberán llenar los casilleros de las reglas con acciones positivas (S)
y con acciones negativas (N). en el método de dividir al mitad el número de
reglas y llenar una parte con S y otra con N en el primer renglón. En el
segundo se dividen las reglas entre cuadro y se llena con S y N alternado cada
parte: se procede análogamente hasta acabar con los renglones de
condiciones. Para mejor aclaración véase un ejemplo con 8 reglas (o sea 3
condiciones).
Reglas

1 2 3 4 5 6 7 8
C1 S S S S N N N N

C2 S S N N S S N N
C3 S N S N S N S N

6. Por ultimo queda llenar la acción entrada de acciones que se llenara

mediante (X) indicando cual acción deberá llevarse a cabo.

Tipo de tablas de decisiones

Existen tres tipos de tablas: de entrada limitada, de entrada extendida y de entrada

mixta.

Tablas de entrada limitada

Las tablas de entrada limitada son aquellas que contienen en la parte de

entrada condiciones solo si o un no, como respuesta con cada columna.
En la sección de entrada de acciones aparecen las “X” en la columna
apropiada, de tal manera que las demás queden en blanco. Los
ejemplos anteriormente vistos, corresponden a tablas de entrada
limitadas.
 CONDICION Regla
S
II

ACCION

X
IV III

Tablas de entrada extendida

Una tabla entrada extendida es aquella cuya respuesta en la sección de

entrada de condiciones son diferentes a si, no o indiferencia.
Tablas de entrada mixta
Una tabla de entrada mixta es aquella en donde se combinan las condiciones
de tabla de entrada limitado con las de tabla de entrada extendida.
Contratación de taquimecanógrafas
Diagramas o graficas de flujo:

Las gráficas de flujo representan una de las técnicas de análisis más

importantes y de mayor uso en el curso de los sistemas.
Los diagramas de flujo son la representación simbólica o pictórica de un
procedimiento administrativo; debido a su extenso uso, esta grafica ha tomado
muchas variaciones con el objeto de adaptarse a problemas especiales.
Adaptarse a diversas formas y bajo muchos títulos como resultado de
variaciones del método básico.
Para los fines de nuestro estudio, la presentación de la graficas de flujo se
expone ampliamente en el siguiente capítulo sobre instrumentos diagramáticos
para el análisis de sistemas.

Diagramas o carta de distribución de actividades:

Esta grafica denominada también carta de distribución de actividades, es de
gran importancia, ya que los sistemas y procedimientos funcionan dentro del
marco o estructura de la organización, y si esta es débil o defectuosa, los
sistemas o procedimientos tendrán que ser deficientes. Esto no quiere decir
que una organización adecuada de las actividades y su correcta distribución,
sea garantía de buenos sistemas y procedimientos, pero la organización y
distribución incorrecta y defectuosa puede hacer imposible la existencia de
sistemas y procedimientos.
La elaboración y análisis de este tipo de diagrama permite conocer qué
actividades son realizadas por un grupo de personas dentro de una unidad de
trabajo, ya sea ésta una sección o un departamento.

Permite analizar:
 Qué actividades se realizan en una oficina.
 Cómo está dividido el trabajo.
 En qué forma contribuye cada empleado en el desarrollo de las
actividades de la unidad.
 El tiempo
 que toma la realización o ejecución de los trabajos, así como que áreas
se encuentran con mayor carga que otras.

Datos que se anotan en la carta de distribución de actividades

a. Lista de las actividades que desarrolla el grupo o sección en orden
decreciente de importancia en la primera columna e a izquierda.
 b. Los nombres de los empleados, empezando con el jefe o supervisor del
grupo y orden decreciente de importancia, que se anotan en los
encabezados de las columnas y con la indicación también, del nombre
de sus respectivos puestos.
c. Las tareas o labores asignadas a cada empleado y la indicación del
tiempo estimado en horas, que cada uno dedica semanalmente a la tarea que
tiene asignada.
d. La sumatoria de las horas de las columnas verticales indican distribución
del tiempo de cada empleado a las tareas que tiene asignadas y as sumas
horizontales el total de horas estimadas para cada actividad que se desarrolla.

Pasos necesarios para elaborar la carta de distribución de actividades

a. Lista de actividades de la unidad o grupo. Esta debe proporcionar el jefe
del mismo, con la indicación de nombre de las personas que contribuyen al
desarrollo de las actividades.
b. Lista de tareas o labores asignadas a cada persona del grupo, con la
indicación del tiempo estimado en horas que por semana dedique a cada tarea.
Esta información debe obtenerse directa o individualmente de cada empleado y
por medio de las formas: descripción de labores de personal.
c. Para contar con la mayor información posible, es recomendable obtener
también la gráfica de organización (organigrama) de la unidad en estudio, los
instructivos si los hay y las agendas de labores.
Justificación
El análisis de sistema trata básicamente de determinar los objetos de análisis,
caracterizar su estructura y funcionamiento, marcar las directrices que permitan
alcanzar los objetivos propuesto y evaluar sus consecuencias. Dependiendo de
los objetivos de análisis, podemos encontrarnos antes dos problemáticas
distintas: Análisis de un sistema ya existente para comprender, mejorar, ajustar
y/o predecir su comportamiento y el Análisis como paso previo al diseño. De un
nuevo sistema-producto.
Conclusión
El análisis de sistema trata básicamente en determinar los objetivos y límites de
los procedimientos o métodos con objetivos de investigación, caracterizar su
estructura y funcionamiento. Un buen análisis, nos da una buena base para
presentar una efectiva solución, amplio resultado del estudio de factibilidad y
define que va a hacer el nuevo sistema, utilizando las herramientas una
descripción del sistema y generar un informe, de esta manera se logra el
objetivo, también se usan los diagramas de flujo de datos, flujo de árbol y
funcional para ayudar al desarrollo, incluyendo un diccionario de datos con
buenas fuentes de información.
Bibliografía
Sistema administrativo – análisis y diseño de Guillermo Gómez Ceja

Análisis y Diseño de Sistemas

Editora Mc Graw Hill
Anexos