Unidad 4/ Escenario 8

Lectura Fundamental

Creación de indicadores en
Business Intelligence

Contenido

1 Introducción a Power BI

2 Fuentes de datos y Análisis de información

3 Business Case: ejemplo del BSC en herramientas de BI

4 Construcción de un indicador en PowerBI

Palabras clave:
Indicadores, Business Intelligence, cuadro de mando, Balance Scorecard.
1. Introducción a Power BI.
Power BI es una herramienta de Business Intelligence desarrollada por Microsoft que permite
tanto la captura de información como la integración de múltiples fuentes de datos para
desarrollar visualizaciones o “dashboards” que sinteticen la información de la compañía en
información relevante y facilite la medición de metas.

Esto quiere decir que el principal propósito debe apuntar a convertir datos en información, lo
que asume que en la empresa pocos conocen de bases de datos y solo quieren encontrar en la
información respuestas simples a preguntas puntuales, como por ejemplo lo haría el personal
del equipo comercial: ¿cuánto llevamos de ventas acumuladas al día de hoy? ¿Qué tan cerca
estamos de cumplir la meta? ¿Cómo estamos en ventas de la categoría X comparado con el año
pasado?

La respuesta a estas preguntas es ese diseño de indicadores y las visualizaciones adecuadas,

las cuales dependen del perfil de usuario de la herramienta. Al gerente de la compañía le
interesa ver indicadores macros de la empresa, mientras que al gerente comercial le interesa ver
información e indicadores que detallen sus procesos comerciales específicamente; por ello, la
construcción de dashboard se fundamenta en entender quién es el usuario final de esos reportes
y qué es relevante de visualizar para él.

Captura de información o Análisis de información

Conexión con BD existente Desarrollo de consultas
Definición de metas (campos calculados)

Creación de dashboard
según perfiles (comercial, Diseño de Indicadores
gerencia, financiero, etc). y visualizaciones.

Figura 1. Diseño de indicadores y visualizaciones adecuadas

Fuente: Elaboración propia (2017)

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Generalmente las empresas que implementan herramientas de BI ya han realizado un avance
significativo en los procesos de integración de información, captura recurrente de datos,
estandarización de estos y la migración a un ERP. Esto quiere decir que la empresa pasó de
utilizar apuntes a mano, Excel u otros programas de arquitectura “simple” donde cada uno de
manera separada y desestructurada capturan los datos, a un sistema donde todos se conectan
a una misma plataforma para generar los registros de información.

Un ERP es una herramienta avanzada que para efectos de este curso contiene información
tipo Base de datos (BD), que provee de manera opcional software de BI propio o de terceros y
que requiere de interfaces para consultar la información para los empleados de una compañía;
realizar esto para las necesidades de cada cliente implica costos y tiempo del personal de
sistemas o de consultores externos del proveedor del ERP. Es por ello que, para el usuario final,
tener toda la información de manera organizada y estructurada no genera valor, a no ser que
exista una interfaz de reportes que presente de manera simple esta información relevante.

2. Fuentes de datos y análisis de información

Los tipos de archivos que permite leer PowerBI son:

• Archivos simples; como Excel, TXT/Csv. XML, JSON

• Base de Datos (DB); como Access, SQL Server, Oracle, IBM, MySQL, SAP, Ect.

• Azure; Azure SQL DB, SQL Datawarehouse, HDFS, DocumentDB

• Servicios en línea; como Dynamics 365, Salesforce, Google Analytics, Facebook, etc.

• Otros como: ODBC, OLE DB, WEB, OData, Exchange, R, etc.

Por otro lado, PowerBi permite capturar la información de manera similar a una hoja de Excel,
semejante a ingresar la información a una hoja de Excel, al usar la opción “Enter data” del software.

2.1 Instalación de PowerBI

Para instalar la herramienta, ingrese desde su navegar al siguiente link: https:powerbi.microsoft.

com/es-es/downloads/

Luego de ello, siga los pasos de instalación que le solicitan; para realizar lectura, lo primero que
debe hacer es instalar el software en su equipo. Luego de instalarlo podrá empezar a seguir este
caso ejemplo.

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3. Business Case: ejemplo del BSC en herramientas de BI
La compañía “CaféOle” que ingresó hace poco al país, ha contratado su equipo para realizar
un BSC en la herramienta PowerBI, para lo cual esta empresa realizó previamente un análisis
DOFA y PESTEL. Del análisis se definió una estrategia de crecimiento agresiva de la compañía,
triplicando la presencia tanto en sus puntos de ventas como en las grandes superficies.

Luego de realizar sesiones de trabajo con las diferentes gerencias, surgieron los siguientes
objetivos estratégicos:

• Incrementar la rentabilidad de la compañía ------------- Financiero

• Cumplir el plan de ventas de la compañía -------------- Clientes

• Aumentar el número de puntos de ventas (PDV)------ Procesos

• Capacitación in Company para el equipo comercial ------ Aprendizaje y crecimiento

En el mundo no académico, esto podría llegar a ser más de lo que recibiría como información
relevante, lo demás se podría capturar mediante entrevistas a diferentes gerencias y sesiones
de trabajo con IT.

Pregúntese ¿cómo podría crear el indicador que mida la rentabilidad de la compañía? ¿Es un
indicador existente? ¿Existe la información para generarlo? ¿Cada cuánto está esa información
disponible para actualizarlo? ¿Cuál sería la meta a alcanzar? Con las respuestas, podría llenar el
formato de indicador en la semana 7. Realicemos el ejercicio del segundo objetivo estratégico:

Tabla 1. Segundo objetivo estratégico

Cumplir el plan Estado actual de las ventas de la categoría de

Objetivo Descripción
de ventas de la CaféPods y su cumplimiento por parte del equipo
estratégico del objetivo
compañía comercial
Ventas Definición Acumulado de ventas al corte de la categoría
Indicador
CaféPod del indicador caféPods
Unidad de SI (categoría=”CaféPod” Y año(fecha)=2017 Y
Frecuencia
medición Fórmula de mes(fecha)=mes actual
cálculo ENTONCES SUMA(Ventas) DE LO CONTRARIO
Mensual Ventas ($ COP)
NULL

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 Fuente de Permanente, actualización
Tabla de ventas del ERP Disponibilidad
información diaria.
Fuente y
La gerencia comercial, luego de revisar el año anterior, y bajo el objetivo de
método de
crecimiento agresivo, estableció incrementar un 25% las ventas para el próximo año,
fijación de
con metas graduales por periodo.
metas
Responsable Responsable Responsable
de la fijación de de alcanzar la del
metas meta seguimiento Comentarios- Periodos mensuales
Equipo de
Ger. Comercial Ger. Comercial
ventas
Periodo 1 Periodo 2 Periodo 3 Periodo 4 Periodo 5
Metas
250 Millones 255 Millones 258 Millones 260 Millones 265 Millones
Fuente: Elaboración propia (2017)

Este ejemplo, requiere realizar un análisis previo de la información disponible, es decir la tabla
de ventas, para entender qué meta definir.

La información del cálculo del indicador se presenta a continuación:

Tabla 2. Cálculo de indicadores

Fecha Ventas mes Meta

1/01/2017 189641000 250000000
1/02/2017 240250000 255000000
1/03/2017 319450000 258000000
1/04/2017 224648000 260000000
1/05/2017 255482000 265000000
Fuente: Elaboración propia (2017)

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3.1 Carga de información manual a PowerBI

Ingrese la información a PowerBI mediante el botón “Enter Data” de la pestaña home:

Figura 2. Pantallazo de cómo ingresar información en Power BI

Fuente: Elaboración propia (2017)

Aparecerá una ventana llamada “create cialog” en el cual podrá empezar a llenar la tabla. Puede
copiar y pegar la tabla de ventas presentada anteriormente o escribir los campos. Cuando dé
doble clic sobre un campo podrá escribir en él. Cuando termine de llenar un campo puede dar
enter para insertar una nueva fila o dar clic sobre el botón asterisco de columnas/fila para crear
una nueva en blanco. Cuando termine puede escribir el nombre de la tabla y dar clic en “Load”
que agrega la tabla a las fuentes de datos disponibles del proyecto.

Figura 3. Pantallazo de cómo llenar la tabla

Fuente: Elaboración propia (2017)

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Al cargar los datos puede revisar sus tablas/hojas de datos disponibles en el botón Data
(con forma de hoja de datos, a la izquierda sobre la franja negra)

3.2 Tipos y configuración de los campos en PowerBI

Se debe verificar que el software configure de

manera adecuada los tipos de campos de las
columnas. Los tipos de campos disponibles
son:

• Campo numérico con decimales (1.2

Decimal Number)

• Campo de tipo moneda ($ Fixed decimal

Number)

• Campo numero entero (123 Whole

Number)

• Campo Porcentaje (% Percentage) Figura 4. Pantallazo configuración de los campos

en PowerBI
• Campo Fecha y hora (Date/Time) Fuente: Elaboración propia (2017)

• Campo solo Fecha (Date)

• Campo de solo hora (Time)

• Campo zona horaria UTC (Date/Time/

Timezone) Para mayor detalle de los tipos de campo
ingrese al siguiente enlace:
https://powerbi.microsoft.com/es-es/
• Campo de duración (Duration)
documentation/powerbi-desktop-data-types/
• Campo Verdadero/Falso (True/False)

• Campo Binario (Binary)

Para el ejemplo, se requiere que la columna fecha sea de campo tipo Date al ser un campo
que representa las fechas de las ventas. Y las columnas Ventas mes y Meta sea de tipo Fixed
decimal number al ser un campo que representa las ventas.

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Puede validar el tipo de los campos y cambiarlos ingresando a el botón de hoja de datos y luego
en la pestaña “Modeling” encontrará el data tipe de cada columna al seleccionarla y lo podrá
modificar.

Figura 5. Pantallazo de cómo ver los tipos de campos

Fuente: Elaboración propia (2017)

Finalmente, con la información agregada, puede construir el indicador.

4. Construcción de un indicador en PowerBI

Para ello se ingresa al botón con forma de Gráfico de barras llamado “Report” y se
encontrarán con una pantalla blanca que representa el Dashboard. La metodología de
construcción de gráficos en PowerBI es Drag&Drop lo que quiere decir que los campos se
arrastran hasta espacios que los configuran para la visualización.

Continuando con el caso, se presenta el desarrollo de 2 gráficas para el Dashboard de un

gerente comercial, con la información presentada anteriormente.

Figura 6. Gráfica para el Dashboard de un gerente comercial

Fuente: Elaboración propia (2017)

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La gráfica de líneas del lado izquierdo representa el histórico de ventas, responde a las
preguntas ¿cuánto he vendido en los últimos meses?, ¿Qué tendencia manejó la venta de este
mes contra el mes anterior?, etc. La gráfica del lado derecho es el KPI o indicador de
cumplimiento de esa meta y responde a la pregunta ¿cuánto llevo de las ventas en este mes y
qué tan cerca estoy de cumplir la meta? El indicador visualmente muestra que el mes de mayo,
sus ventas van en 255.4 millones, muy cerca de los 265 millones de la meta en ese mes.

El proceso de construcción del indicador de

líneas, inicia al ingresar a Report y haber cargado
los datos de manera previa. En la parte derecha
encontrará la zona de Visualization, donde están
todos los tipos de gráficos disponibles. También
encontrará la zona de campos de las tablas, con
la lista de todos los campos disponibles.

Inicie seleccionando la tabla con la que va a

trabajar, por defecto se llamará Tabla1/Table1 o
el nombre con el que haya guardado los datos.

Seleccione los campos a trabajar, que para el

gráfico de líneas serían Fecha y Ventas mes y
luego escoja el tipo de gráfico a realizar, en este
caso es el de líneas.

La herramienta habrá creado un indicador con

esta información, que requiere formatear, ajustar
según cada caso.

Por defecto el software tomó año como el nivel

de detalle de fecha, por ello solo aparece un
punto en la gráfica. Cambiar el nivel de detalle
a mes, que es como se desea visualizar la data
implica dar clic sobre las flechas que aparecen
de manera descendente. Esta es la forma visual,
aunque exista la forma manual, debajo de los
tipos de gráficos, donde se selecciona el visual
level filters. Figura 7. Pantallazo Construcción de un indicador
en PowerBI
Fuente: Elaboración propia (2017)

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Al dar dos veces clic sobre el detalle pasará de año a mes.

Figura 8. Pantallazo de cómo ingresar información en Power BI

Fuente: Elaboración propia (2017)

Realizar el KPI de cumplimiento de ventas según la meta se puede realizar con otro tipo
de gráfico, o incluso con el mismo tipo de gráfico de líneas. El objetivo es seleccionar la
visualización que mejor represente información de manera gráfica. Para ello, se deben
seleccionar las 3 columnas disponibles: Fecha, Meta, Ventas Mes y en el tipo de gráficos está el
de forma de Gauge (Odometro).

Esta lectura es ilustrativa en el desarrollo de un indicador, no obstante, el uso de la herramienta y

sus funcionalidades es el que permite la construcción de dashboards de impacto en la empresa.

En la siguiente gráfica encontrarán un ejemplo de cómo se visualiza de diferentes maneras el

indicador y su meta a alcanzar:

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Figura 9. Pantallazo de cómo visualizar el indicador y la meta
Fuente: Elaboración propia (2017)

El Balanced Scorecard es la integración de varios indicadores que representen las diferentes

perspectivas en un mismo dashboard. No existe un formato estándar para crearlo y por ello
está a su libre criterio el cómo construirlo. Solo debe considerar que siempre deben estar los
indicadores de las 4 perspectivas y es preferible tener pocos indicadores maestros de cada
perspectiva en un mismo dashboard, el cual se puede detallar para cada perfil gerencial.

4.1 Creación de campos calculados

Si se requiere generar nuevos campos que sean el resultado de cálculos entre otras columnas,
se puede utilizar el botón New Measure con el cual se crean nuevos campos para visualizar.

Continuando con el ejemplo, deseamos conocer el % de cumplimiento de las ventas, para

ellos creamos un campo calculado (Boton new measure) y generamos la consulta usando los
comandos del software, como SUM, AVERAGE, IF, etc.)

Conocemos que las metas son mensuales y las ventas igual, así que ambos datos están en el
mismo nivel de detalle, por lo que usar VentasMes/MetaMes sería adecuado, asumiendo que
esos son los nombres de campos de su tabla.

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Cumplimiento de ventas = SUM (Tabla[VentasMes])/SUM(Tabla[Meta]), generaría el campo
en porcentaje de cumplimiento acumulado. No obstante, se puede usar el filtro de mes para
garantizar que sólo tome el mes relevante. Esto se podría con el campo IF o con un filtro de
mes.

Para detalle de las funciones disponibles en campos calculado consulte el

siguiente enlace:
https://powerbi.microsoft.com/es-es/documentation/powerbi-desktop-tutorial-
create-calculated-columns/

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Bibliografía
Gan, F. y Triginé, J. (2012). Cuadro de Mando Integral. Madrid: Ediciones Díaz de Santos.

Kaplan, R. y Norton, D. (2009). Cómo utilizar el cuadro de mando integral. Barcelona: España.
Gestión 2000.

Kaplan, R y Norton, D. (2009). El cuadro de mando integral. Barcelona: Gestión 2000.

Kaplan, R y Norton, D. (2004). Mapas estratégicos. Barcelona: Gestión 2000.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Taller financiero aplicado

Unidad 4: Herramientas de análisis y Estudios de caso

Escenario 8: Creación de indicadores en Business
Intelligence

Autor: David Julián Meneses Reyes

Asesor Pedagógico: Amparo Sastoque Romero

Diseñador Gráfico: Paola Andrea Melo
Asistente: Eveling Peñaranda

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